Обов'зки секретаря

Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний технічний універститет

імені Івана Пулюя

Реферат на тему:

Обов’язки секретаря

Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.

Тернопіль- 2000

Зміст

Трохи з історії.

Можливості секретаря-референта.

Основні функції секретаря.

Сучасні вимоги.

Класифікація секретарів.

Обов'язки.

Висновок.

1. Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Можливості секретаря-референта.

Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

мати професійний імідж;

добре володіти мовою і письмом;

володіти хорошою пам'яттю;

добре орієнтуватися у часі;

тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

бути енергійним, проявляти ініціативу;

швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

контролювати фінанси офісу;

бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;

підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

оформлення протоколів розсилок виписок з них;

аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

організація прийомів відвідувачів;

прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

технічне забезпечення роботи керівника;

підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

організація прийому працівників і відвідувачів;

телефонне обслуговування;

підготовка відряджень;

організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

стенографування;

контроль за святковими і ювілейними датами;

обробка пошти;

машинописні роботи;

збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Перелік посилань

При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових бібліотек.

Лізогуб Олег

В рамках проекту “Працюй головою”

Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua