Информационные технологии в управлении (работа 2)
РЕФЕРАТ
по курсу «Менеджмент»
по теме: «Информационные технологии в управлении»
1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:
ручная ИТ;
механическая ИТ;
электрическая ИТ;
электронная:
появление больших ЭВМ в конце 70-х;
появление больших ЭВМ в конце 80-х.
Особенность современных ИТ:
Распределённая компьютерная техника;
Дружественное программное обеспечение;
Развитые коммуникации;
Развитие сети Internet.
Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.
2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Современное делопроизводство включает:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
организационная;
распорядительная;
организационная;
информационно-справочная;
по личному составу;
плановая.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.
В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:
Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции документов:
сканирование документов;
запись на сервер;
классификация документов;
передача изображений на рабочую станцию;
поиск изображений по отдельным элементам;
рассылка и печать.
Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
сканирование;
распознавание текста;
форматирование в текстовый файл.
2 вида систем распознавания символов:
обучаемые (FineReader);
интеллектуальные (Cunei Form).
Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
индексирование документов
полнотекстовый поиск по ключевым словам;
ассемблирование документов;
организация доступа к документу независимо от места его хранения;
защита данных;
организация выдачи и возврата документа;
контроль версии документа;
рассылка документа.
Пример: Documentum.
Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
Основные функции:
электронная почта;
поддержка видеоконференций;
управление изображениями;
совместное использование документов;
маршрутизация;
календарное планирование.
Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело
Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.
Основные функции:
описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
организация хранения документов и возможность их просмотра;
организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
установка прав на работу с документами;
контроль исполнения документа;
поддержка коллективной работы с документом.
Пример: Staff Ware.
3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
Комплекс технических средств составляют:
компьютеры любых моделей;
устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
устройства передачи данных и линий связи;
оргтехника и устройства автоматического съема информации;
эксплуатационные материалы и др.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
построить распределенные хранилища информации (базы данных);
расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
снизить стоимость обработки информации.
Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.
В распределенных системах используются три интегрированные технологии.
Технология «клиент – сервер».
Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.
Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).
Основные функции текстовых процессоров:
Ввод и форматирование текста
Хранение и воспроизведение
Разметка
Редактирование
Верстка
Печать
Орфография
Деловая графика
Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:
Мастер создания писем.
Фоновая проверка грамматики.
Средства рисования таблиц.
Решение для Internet-Intronet:
гипертекстовые ссылки
создание HTML страниц
Инструментарий для коллективной работы.
Электронная почта, списки-ссылки.
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
Новые функции Excel-2000
Автокоррекция при вводе формул
Настраиваемые ячейки
Новые показатели
Наглядная печать
Многоступенчатая отмена
Решение для Internet-Intronet
Web-запросы
Многопользовательский режим работы
Импорт из HTML формата
5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.
Типы структур БД:
Линейные списки.
Цепной список.
Инвертированный файл.
Индексный файл.
Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.
Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).
Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.
Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:
1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).
2. Управление доступом информации:
идентификация пользователя;
авторизация (проверка полномочий);
регистрация обращения к защищенным ресурсам;
реагирование системы при попытках несанкционированных действий.
3. Механизм шифрования.
4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.
5. Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.
6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.
6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации
Основные отличия ГВС и ЛВС:
ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).
ГВС – общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналы связи.
INTERNET – новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.
Имеется два типа доступа в INTERNET.
1. Режим Shell.
К интерфейсу подключается только ПК провайдера.
Основные черты:
– пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).
– К Internet подключен только ПК провайдера.
2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)
– ПК пользователя становится частью Internet.
– провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet
Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.
Список литературы
1. Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003.
2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005
3. Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.
4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.