Пример должностной инструкции секретаря-референта
ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов
01.03.96
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Секретарь-референт
относится к категории специалистов
предприятия,
принимается
и увольняется директором.
Основными
задачами секретаря-референта
являются организационное
и
документационное обеспечение
деятельности генерального директора.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия;
приказами (указаниями) руководства предприятия;
нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
На
должность секретаря-референта
назначаются лица с высшим,
средним
специальным
образованием и стажем работы не менее
1 года или без стажа, но
при
условии прохождения обучения на курсах
секретарей-референтов.
Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
организации управленческого труда;
применения средств вычислительной и организационной техники;
перевода
служебной документации на иностранный
язык коммерческого
партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
оказания первичной медицинской помощи.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое
руководство и контроль за организацией
делопроизводства
в
структурных подразделениях и филиалах
предприятия.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
Ведение
и оформление кадровой документации и
учета (в случае отсут
ствия
инспектора по персоналу).
Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
Осуществлять
подготовку необходимых документов,
обеспечивать финан
сово-хозяйственную
деятельность предприятия.
Обеспечивать прием, учет,
регистрацию, контроль исполнения
документов,
информационно-справочное
обслуживание и хранение документной
информации.
Контролировать
качество подготовки, правильность
составления, согласования
и
утверждения документов, представляемых
на подпись руководству предприятия.
Осуществлять контроль
исполнения документов и поручений
руководства,
принимать
оперативные меры, направленные на
своевременное и качественное
их
выполнение.
Осуществлять
организацию подготовки, принятия
решения и доведения их
до
непосредственных исполнителей. Проводить
анализ справок и докладов, предо
ставляемых
руководству, давать по ним компетентные
заключения.
Осуществлять
оперативную связь со сторонними
организациями (как ком
мерческими,
так и государственными) и отдельными
гражданами по вопросам теку
щей
деятельности предприятия (телефон,
факс, электронная почта и т. п.).
Вести прием посетителей.
Выполнять работу
по документационному обеспечению
кадровой деятель
ности
предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных
карточек формы Т-2 или личных дел;
—
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
Проводить ежегодный
отбор документов на архивное хранение
или на
уничтожение. •
Выполнять отдельные
поручения руководства по профилю
финансово-
хозяйственной
деятельности предприятия.
Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать от функциональных
служб необходимые материалы, а
также
объяснения о причинах задержки
выполнения заданий и поручений
руководства.
Рассматривать
документы и направлять их на исполнение
руководителям
и
специалистам предприятия.
Требовать от
исполнителей доработки документов,
подготовленных с на
рушением
установленных правил их составления
и оформления (ГОСТ 6.38-96),
международных
правил оформления документов (ISO).
Визировать документы
управленческой деятельности в
рамках своей
компетенции.
Вносить на рассмотрение
руководства предложения по улучшению
доку-
ментационного
обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм
и
методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
Требовать
от руководства создания нормальных
условий
для выполнения
служебных
обязанностей и
сохранности
всех документов,
образующихся в деятель
ности
предприятия.
Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".
Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать
со всеми службами
(сотрудниками) предприятия
по во
просам
проверки исполнения документов,
поручений и представления
необходимой
информации
руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
Сохранность
документации, разглашение сведений,
имеющих гриф "Кон
фиденциально"
или "КТ".
Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт
подпись О.С. Васильева
28.02.96