Характеристика ЧУП "Перен", выбор и обоснование объекта автоматизации
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ
Кафедра менеджмента
РЕФЕРАТ
На тему:
«Характеристика ЧУП «Перен», выбор и обоснование объекта автоматизации»
МИНСК, 2008
1. Общая информация о предприятии.
Частное торговое унитарное предприятие «Перен» зарегистрировано решением Минского исполнительного комитета, является предприятием, основанным на частной форме собственности и действует в соответствии с законодательством Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь «О предприятиях в Республике Беларусь», Уставом и Учредительным договором.
Учредителями предприятия являются граждане Республики Беларусь.
Предприятие приобрело право юридического лица с момента регистрации, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в судах, арбитраже и третейском суде.
Учредители не несут ответственности по долгам и обязательствам предприятия, а предприятие не несет ответственности по долгам и обязательствам учредителей. Учредители несут ответственность за убытки в пределах своего вклада.
Отношения предприятия с другими юридическими и физическими лицами во всех сферах хозяйственной деятельности строятся на основе договора (контракта). Предприятие свободно в выборе предмета договора, определении обязательств, любых других условий хозяйственных взаимоотношений, не противоречащих действующему законодательству.
ЧУП «Перен» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов своей деятельности, ведет статистическую отчетность в порядке, определяемом действующим законодательством, предоставляет данные в Инспекцию Государственного Налогового Комитета и несет ответственность за их своевременное представление и достоверность.
Имущество предприятия состоит из основных фондов и оборотных средств, а также иных ценностей, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе.
Источниками формирования имущества предприятия являются:
денежные и материальные взносы учредителей;
доходы, полученные от осуществления хозяйственной деятельности;
доходы от ценных бумаг;
кредиты банков и других кредиторов;
иные источники, не запрещенные законодательными актами Республики Беларусь;
Основным направлением деятельности ЧУП «Перен» является розничная торговля нефтепродуктами и сопутствующими товарами через сеть АЗС. В собственности предприятия находится 5 АЗС, расположенных в пределах г. Минска, а также резервуарный парк для хранения нефтепродуктов. На всех АЗС реализуются все виды автомобильного топлива (Аи-95, А-92, А-76, ДТ) моторные масла, присадки и прочие сопутствующие товары.
Фирма существует 1,5 года и успешно выдерживает условия жесткой конкуренции среди более 5 крупных предприятий г. Минска, реализующих нефтепродукты.
Прибыль, остающаяся у предприятия после уплаты налогов и других платежей в бюджет, поступает в полное его распоряжение. Из этой прибыли по нормативам, установленным в соответствии с решением Совета учредителей, предприятие формирует фонды. Размер, порядок формирования и использования фондов определяются самостоятельно предприятием.
2 Основные этапы развития предприятия.
ЧУП «Перен» зарегистрировано 22 сентября 2003г. На тот момент был полностью сформирован уставный фонд предприятия и были приобретены на условиях лизинга 2 АЗС, а также была получена лицензия концерна «Белнефтехим» на розничную торговлю нефтепродуктами.
На момент образования предприятия штат состоял из: директора, секретаря, главного бухгалтера, сотрудников и обслуживающего персонала АЗС (10 человек).
В марте 2007 года ведутся переговоры по поводу приобретения еще трех АЗС. Возникает необходимость в расширении штата. Принимаются на постоянную работу программист, бухгалтер и коммерческий директор.
В апреле 2007 года приобретены три АЗС, в связи с чем расширен штат сотрудников АЗС.
В июне 2008 года получена лицензия на розничную торговлю маслами и прочими сопутствующими товарами, всвязи с чем штат увеличен на одного бухгалтера.
2.1.3. Структура предприятия.
Число работающих на ЧУП «Перен» - 31 человек:
директор;
коммерческий директор;
секретарь – делопроизводитель;
бухгалтерия (3 человека);
программист;
сотрудники АЗС (24 человек).
Рис. 1 Организационная структура ЧУП «Перен»
Таблица 1
Функции и обязанности сотрудников ЧУП «Перен»
|
Должность |
Функции и обязанности |
Директор |
Управление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами |
|
Коммерческий директор |
Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмы |
|
Секретарь – делопроизводитель |
Работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров |
|
Бухгалтерия |
Ведение бухгалтерского учета и отчетности |
|
Программист |
Обслуживание компьютерной сети, установка и настройка программного обеспечения, обслуживание системы и учет реализации |
|
Сотрудники АЗС |
Прием, продажа нефтепродуктов, обслуживание оборудования АЗС |
Структура ЧУП «Перен» основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Рис.
2
Схема связи фирмы по реализации
нефтепродуктов (текущее состояние).
На предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:
Четкое разделение труда.
Иерархичность уровней управления.
Наличие стройной системы правил и стандартов.
Дух формальной обезличенности.
Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.
4. Анализ существующей системы организации складского учета на предприятии
Управление торговыми процессами на предприятии розничной торговли основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления и реализации товаров. От рациональной организации потоков информации, способов сбора, регистрации, передачи и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.
Особенностью учета реализации на ЧУП «Перен» является небольшая номенклатура товаров (автомобильные бензины и дизельное топливо), три пункта реализации продукции (резервуарный парк АЗС) и склад хранения нефтепродуктов.
При поступлении нефтепродуктов в офис поступает международная накладная, после чего бухгалтером отписывается накладная на оприходование данного товара на склад хранения нефтепродуктов. Для оприходования топлива на АЗС бухгалтером выписываются расходная накладная на склад хранения нефтепродуктов и приходная на АЗС.
После поступления нефтепродуктов на АЗС оператор вносит поступление нефтепродуктов в программу учета реализации, делает запись в журнале поступления нефтепродуктов, занося в него информацию о недостачах или излишках поступившего топлива.
В процессе реализации в компьютерно-кассовой системе регистрируются все операции по реализации топлива и масел за наличный расчет и по электронным картам, осуществляется оприходование нефтепродуктов и контролируются остатки топлива по резервуарам и сопутствующие товары. При закрытии смены распечатываются сменные отчеты по реализации топлива, сопутствующих товаров и остаткам топлива по резервуарам. После закрытия смены все отчеты передаются на офис для последующей обработки.
Поступившие на офис сменные отчеты обрабатывает программист разнося реализацию в программе Excel по АЗС, видам топлива и категориям потребителей (карты Берлио, собственные кредитные карты, транзитные электронные карты других эмитентов).
Одной из самых сложных задач для предприятия ЧУП «Перен» является оперативный контроль реализации топлива. При большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание.
Основные проблемы несовершенства методов ведения учета на предприятии ЧУП «Перен»:
невозможность получения оперативной информации о товарных остатках;
создание предпосылок для увеличения дебиторской задолженности клиентов обслуживающихся по электронным картам;
использование различных программ для сходных действий (1С, Excel), невозможность прямого экспорта данных из Excel в 1С.
5. Выбор и обоснование объекта автоматизации.
На офисе предприятия все компьютеры объединены в локальную сеть, функционирующую под управлением сервера с системой Windows 2000 Advanced Server, что обеспечивает защиту информации и распределение ресурсов сети между пользователями. На сервере и локальных компьютерах установлен антивирус Symantec Antivirus Corporate 9.0.3, а также набор офисных приложений Microsoft Office 2000.
Бухгалтерский учет осуществляется на базе локализированного программного комплекса 1С версии 7.7 разработки филиала ОАО «Юкола-Сервис». Изменения нормативно-правовой базы отслеживаются в программном продукте «Консультант Плюс» разработки компании ООО «Юрспектр».
Учет реализации и остатков топлива по резервуарам АЗС ведется в Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 20 наименований сопутствующих товаров по четырем основным видам нефтепродуктов в программе Excel посредством ввода данных из суточных сменных отчетов, поступающих с АЗС.
Таблица. 2
SWOT – анализ состояния фирмы.
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
Существующая организационная структура, с определенными бизнес-процессами и распределенными ролями. |
Слабая обратная связь. Большие издержки на документооборот. Недостаточная оперативность документооборота. Большой объем информации. |
|
Возможности |
Угрозы |
|
Известная торговая марка. Качественный сервис. Дополнительный сервис. Создание сходных по роду бизнесов. Создание эффективной сети поставок |
Сращивание с государственными структурами и получение кредитов. Демпинговая ценовая политика. Снижение стоимости услуг за счет повышения качества. |
Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.
Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.
Объектом автоматизации выбран отдел программиста, т.к. именно в этом отделе работа содержит большое количество ручного труда по внесению в программу Excel суточной реализации по АЗС. На ввод реализации пяти АЗС программист затрачивает 4 часа, т.к. необходимо разбивать реаллизацию по следующим категориям: номер АЗС, категория цены, наименование контрагента.
Для реализации задачи автоматизации труда программиста выделим следующие этапы:
Организация модемной связи с АЗС.
Разработка программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС.
Разработка программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организация функции контроля остатков по резервуарам.
Разработка модуля экспорта данных из Access в 1С.
Организация системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации.
Таблица 3
Основные аргументы выбора информационной системы собственной или адаптивной разработки.
|
Аргументы «за» |
Аргументы «против» |
|
|
Самостоятельная разработка (заказная) |
Полное соответствие текущим требованиям организации Наличие предыдущих наработок |
Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы |
|
Готовая система (адаптированная) |
Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам |
Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы-разработчика |
Как видно из таблицы у каждого из путей есть свои достоинства и свои недостатки. Поэтому для уменьшения инвестиционных потоков в проект, а также обеспечения совместимости и возможности последующего масштабирования системы совместим оба подхода:
в качестве программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС используем встроенные средства терминального режима для Windows/Dos;
разработку программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организацию функции контроля остатков по резервуарам и организацию системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации поручим программисту;
разработку модуля экспорта данных из Access в 1С филиалу ОАО «Юкола-Сервис».
ЛИТЕРАТУРА
Эффективность автоматизации учета на предприятиях /Д. И. Агейкин, Э. Л. Ицкович, Ю. Л. Клоков и др. - М.: Финансы и статистика, 2001
Бизнес-план развития ЧУП «Перен», 2008г.
Внутренняя документация ЧУП «Перен»