Организация и проведение PR компаний на предприятии
Курсовая работа
Тема «Организация и проведение PR-компаний на предприятии»
Оглавление
Введение
Глава I. Смысл и назначение PR
1.1 Определение, сущность PR
1.2. Средства и формы коммуникаций в PR
Глава II. Смысл и назначение презентации
2.1 Сущность презентации
2.2 Классификация презентаций
2.3 Цели презентации
Глава III. Работа с аудиторией
3.1 Определение целевой аудитории
Глава IV. Структура презентации
Глава V. Речевая подготовка презентации
5.1 Структура информативной речи
5.2 Структура убеждающей речи
5.3 Последовательность речи
5.4Режимы донесения речи до слушателей
5.5 Качество голоса
Глава VI. Использование наглядных пособий
Заключение
Практическая работа
Список использованной литературы
Введение
Паблик рилейшнз (PR) становятся всё более значимой сферой деятельности компаний, структур, общественных организаций. Рост внимания к сфере PR в последние годы не случаен, он определяется рядом объективных факторов: растущий динамизм, изменчивость и неопределенность деловой среды – обусловили для организаций необходимость установления и ведения устойчивых информационных связей с партнерами и потребителями.
Организация специальных событий – одна из функций PR специалистов в современном бизнесе. Что же такое специальные события?
Специальные события – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.
Основными спецсобытиями являются: церемонии открытия, приемы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки и д.р.
Успешное спецсобытие требует более серьезной подготовки, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Важно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ.
В этой работе в дальнейшем мы подробно рассмотрим один из видов спецсобытий – презентация, как мероприятия по представлению новых услуг, продуктов, фирмы, а также, как презентация может быть формой открытия чего-либо. Но для начала я хочу рассказать, что именно из себя представляет PR.
Глава I. Смысл и назначение PR
1.1 Определение, сущность PR
Во всех областях человеческой деятельности PR приобрел колоссальное значение. Каждая отрасль по-своему определяет важность этого инструмента для себя. В большей или меньшей степени он используется практически везде: политике, бизнесе, благотворительности и т. д. Существует множество понятий Паблик Рилейшнз (ПР, связи с общественностью, СО, общественные связи, public relations, PR) и трудно выбрать конкретно одно. Я решила уделить внимание некоторым из них, наиболее удачным на мой взгляд:
1) PR понимают планируемые, продолжительные усилия, направленные на создание и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и ее общественностью.
2) PR – коммуникативная деятельность, направленная на формирование и поддержание гармоничных и доброжелательных отношений между учреждением и общественностью на основе целенаправленной, оперативной, правдивой и достаточной информации.
3) PR – это специальная наука и искусство управления социальной информацией в условиях внеценовой конкуренции:
направленные на установление и поддержание открытого двухстороннего общения между службами и их общественностью;
посредством положительных информационно разъяснительных материалов, активных акций и оценок ответных общественных реакций;
основанных на правде, знании и гласности;
с целью достижения взаимопонимания, согласия, социального партнерства и создания благоприятных обстоятельств.
4) Public relations – это управление всей совокупностью коммуникативных процессов с целью достижения взаимопонимания и поддержки.[8]
5) Паблик рилейшнз – система связей с общественностью, предполагающая многократную деятельность по улучшению взаимоотношений между организацией (фирмой) и общественностью, а также с теми, кто вступает с ней в деловой контакт как внутри, так и за ее пределами.
6) Паблик рилейшнз – это система информационно-аналитических и процедурно-технологических действий, предполагающих создание и распространение посланий, направленных на гармонизацию взаимоотношений внутри некоторого проекта, а также между участниками проекта и его внешним окружением в целях успешной реализации данного проекта.
7) Паблик рилейшнз – это искусство и наука достижения гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности.
Сделаем краткий анализ приведенных определений. Ряд авторов определяя PR применяют термины «наука», «искусство». Некоторые авторы рассматривают PR как деятельность по достижению позитивного имиджа, но в конечном счете во всех определениях присутствуют одни и те же смысловые блоки, описывающие цели, задачи, средства и результаты PR-деятельности.
Сделав обобщение выше приведенных определений предлагаю свое определение: Связи с общественностью – наука, искусство и коммуникативная деятельность, направленная на создание и поддержание благоприятных отношений между субъектом PR и его общественностью на основе достоверной информации.
Сущность связей с общественностью наиболее полно и рельефно проявляется при сравнении PR-деятельности с другими видами коммуникативных действий, осуществляемых организацией для установления и поддержания отношений с населением.
1.2 Средства и формы коммуникаций в PR
Далее я рассмотрю средства и формы коммуникаций, использующиеся в коммерческой PR-деятельности.
1. Средства рекламы. Стратегическая задача рекламы – вызвать желание, создать мотивировку для спроса на товар.
Реклама в печатных изданиях, на радио и телевидении, через всемирную сеть Интернет.
Рекламные щиты - реклама, которая способствует созданию и запоминанию образа товара или фирмы. Она может быть рассчитана как на прохожих, так и на проезжающих в транспорте пассажиров. Как один из подвидов данной рекламы можно рассматривать электронные табло, световую рекламу типа бегущей строки, размещенных в общественных местах, на улицах.
Реклама на транспорте - особенно эффективна для рекламы товаров массового спроса и сферы услуг.
Реклама в метро - может включать щиты, размещаемые в вестибюлях и переходах, липкие аппликации в вагонах метро. Радиореклама в метро эффективна для рекламы магазинов, товаров и отдельных услуг.
Прямая почтовая реклама (рассылка) - в виду отсутствия перечней адресов граждан по профессиям, интересам и пр., реклама товаров массового спроса возможна только в виде массового «заброса» в почтовые ящики в районах максимально приближенных к зоне распространения товаров и услуг. Для товаров производственного назначения рассылка иногда является наиболее эффективным средством воздействия на потенциальных покупателей.
Реклама на товарах народного потребления - реклама на упаковках, пакетах и т.д. Наиболее эффективна для рекламы товаров массового спроса или рекламы фирмы в целом.
Устная реклама - реклама товара или услуг при личном общении или по телефону. Личное общение (при определенном умении) наиболее эффективный способ воздействия на человека и д.р.
2. Публикации. Под публикациями понимаются брошюры, статьи, информационные журналы компании, они играют важную роль в информировании целевых клиентов о том, что представляет собой изделие или услуга, как оно работает; привлекается внимание к предприятиям и его изделиям; содействуют созданию образа компании и передают важные новости на целевые рынки.
3. Новости. Одна из главных задач специалистов по связям с общественностью – предоставление медиа благоприятных новостей о компании, её продукции и сотрудниках, что предполагает владение навыками создания концепции будущей статьи, ее исследования и подготовки пресс-релиза. Но мастерство специалиста по связям с общественностью не ограничивается подготовкой новостей. Ему необходимо обладать талантом общения и убеждения, чтобы заинтересовать пресс-релизом медиа, которые направят на пресс-конференцию своих представителей. Также необходимо наладить отношения с редакторами и репортерами.
4. Выступления. Выступления – еще один способ создания паблисити компании и ее товарам. Все чаще руководителям компаний приходится общаться с представителями медиа, вести переговоры, выступать в торговых ассоциациях и на коммерческих встречах. Их ораторское искусство влияет на имидж компании.
5. Участие в общественной деятельности. Компании могут улучшать свою репутацию, жертвуя деньги и время на благотворительные акции. Обычно руководителей крупных компаний просят поддержать какие-либо общины. В других случаях компания жертвует определенную сумму денег на конкретные цели. В создании репутации фирмы такой целевой маркетинг становится все более распространенным.
6. Средства идентификации. В перегруженном информацией обществе компания обязана бороться за внимание потребителей. Она должна создать мгновенно узнаваемый образ. Для этого используются эмблемы (логотип) компании, писчая бумага с водяными и иными знаками, брошюры, печати, визитные карточки, стиль и дизайн помещений, униформа сотрудников.
7. Акции и специальные события (мероприятия)
Специалисты в области PR насчитывают сотни мероприятий, по праву включаемых в PR.
Естественно, что каждая фирма, каждый субъект предпринимательской деятельности выбирает те из них, которые могут быть выполнены квалифицированно и со временем принесут наибольшую пользу.
К широко используемым в практике паблик рилейшнз акциям или специальным событиям (мероприятиям) можно отнести:
выставки, ярмарки, фестивали; встречи, семинары, «круглые столы», конференции, юбилеи; специальные награды; дни открытых дверей; митинги, публичные дебаты, коллективные обеды, банкеты, фуршеты; соревнования; парады, конкурсы красоты; события и мероприятия, организованные спонсорами для общественности;
создание благотворительных и просветительских фондов, приемы, презентации, концерты; визиты, специальные поездки как награда за особые заслуги; закладка первого камня в фундамент; визиты заслуженных и выдающихся людей; выборы; пресс-конференции; спортивно-оздоровительные, туристические мероприятия; специальные образовательные программы; празднования государственных, национальных, религиозных праздников.
Приведенный перечень специальных ПР-мероприятий или событий далеко не полон. Кроме того, в каждой стране, местности, где, как правило, сложились определенные исторические или политические традиции, такие мероприятия могут приобретать особую окраску. В целом же специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения «заслуженной» прессы.
Если содержание организованных событий, масштабы, состав их участников и приглашенных гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то, несомненно, средства массовой информации не могут обойти их молчанием. Они получают освещение в виде репортажей с места событий, фотоматериалов, где непременно будут упомянуты инициаторы специального события и организация получит заслуженное положительное освещение, что очень важно для реализации ПР-программы.
Остановимся подробнее на основных мероприятиях, которые часто практикуются в связях с общественностью:
Благотворительность — проявление филантропии, не предполагающее каких-то обязательств со стороны получающих поддержку.
Выставка— показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении клиента для удовлетворения собственных. Выставки —позволяют широкой общественности узнать об учреждении. Удобное место для изучения спроса на товары или услуги учреждения, определения рынка сбыта, привлечения новых партнеров к взаимовыгодному сотрудничеству. Она дает возможность ознакомиться с деятельностью конкурентов. Встречи с представителями СМИ, специалистами, потенциальными потребителями, руководителями государственных и общественных организаций позволяют в свободной обстановке рассказать о деятельности своего учреждения, планах на будущее, благотворительности. Выставки могут сопровождаться конференциями, эти мероприятия дополняют друг друга.
Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками в дальнейшей рекламной деятельности или в собственной газете.
Дни открытых дверей — проведение организацией комплекса мероприятий в установленные дни в целях ознакомления общественности с конкретным проектом или же краткого ознакомления со всеми направлениями деятельности всех подразделений. Подготовка дней открытых дверей требует разработки сценария проведения этого мероприятия, назначение ведущих для общего и отдельных собраний по интересам (или подразделениям). Сценарий проведения дней открытых дверей помимо собраний, встреч, предполагает посещение рабочих мест и ознакомление с интересующими посетителей достопримечательностями.
Конференция — мероприятие, ориентированное непосредственно на целевые аудитории. Специально для прессы не предназначено, но не исключает ее приглашения и присутствия. Проводится для обсуждения последующих действий или вопросов, представляющих взаимный интерес собравшихся.
Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
При ее проведении необходимо учитывать следующее: место (туда должно быть удобно доехать); содержание (должно соответствовать объявленной теме и профессионально близко для тех, кому сообщается информация); визуальность (что кроме «говорящих голов» увидят участники конференции); время (не должно совпадать с другими значимыми для журналистов мероприятиями). Подготовка пресс-конференции кроме решения организационных вопросов включает подготовку пресс-релизов, брошюр и фотографий, составление списка возможных вопросов и ответов. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.
Спóнсорство – поддержка общественных, культурных, спортивных, религиозных организаций и деятелей, изданий, телепередач, кинопоказа, радиостанций, а также общественно значимых мероприятий и инициатив в целях приобщения или сохранения положительной общественной репутации, известности. Спонсорство можно рассматривать как более современный вариант благотворительности, в котором отчетливо просматривается стремление к выгоде, рекламе и паблисити. На эти блага спонсоры обменивают свою финансовую и иную поддержку. Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании.
Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.
Глава II. Смысл и назначение презентации
2.1 Сущность презентации
Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги для приглашенной аудитории.
Предметом презентации может быть открытие или создание фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.
Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.
Как правило общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы. Планируют краткие выступления как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов.
2.2 Классификация презентаций
Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
Презентация общественной организации (фирмы). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
Презентация услуги или товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новшестве, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями и дополнительной полезной информацией.
Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных партнеров и сотрудников в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
Презентация плана будущих планов и работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных планах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.
2.3 Цели презентации
Большинство руководителей признают три общие цели публичного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство речей - это сочетание двух или более целей.
Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Лекция в учебном классе - это пример информативного выступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.
Убеждающие. Вторая общая цель - это убедить слушателя. Убеждающие выступления бывают разными.
Они варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение слушателя к предмету, до тех, которые пытаются заставить слушателей действовать определенным способом.
Убеждающие выступления предназначены для того, чтобы добиться скрытой или явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в соответствии со значением этого слова, не сразу раскрывается для выступающего или наблюдателя.
Оценка эффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую можно наблюдать и оценивать.
Развлекательные. Третья общая цель публичных выступлений - развлечь, а, следовательно, ожидаемая реакция слушателей - удовольствие.Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы.
Глава III. Работа с аудиторией
3.1 Определение целевой аудитории
Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.
Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь.
Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что слушателю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять ориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких вопросов:
Насколько велика будет аудитория?
Насколько образованы слушатели?
Какие профессиональные группы они представляют?
Какова представленная возрастная группа?
К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?
Лучший способ проанализировать аудиторию - лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива - поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.
Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.
Глава IV. Структура презентации
Проведение презентации включает этапы:
1. Определение цели ( или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, - поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых.
2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.
Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения ( станции метро, транспорт).
3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.
Возможный сценарий может строится по следующей схеме:
a) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,
b) показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую технологическую научную художественную новизну объекта презентации,
c) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения ( по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, - если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,
d) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,
e) слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.
f) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,
g) коктейль, банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.
Глава V. Речевая подготовка презентации
5.1 Структура информативной речи
Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть и заключение. Основная часть сообщения имеет три элемента: центральная идея, основные мыли и подтверждающие материалы.
Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, даже если они забудут все остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.
После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.
Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.
Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.
В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.
Такова должна быть структура информативной речи.
5.2 Структура убеждающей речи
Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо более сложная.
Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:
1. Привлечение внимания.
2. Указание на потребность.
3. Способ удовлетворения потребности.
4. Наглядность результатов.
5.3 Последовательность речи
О сообщении, в котором мысли логически связаны и выстроены гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных презентациях структура построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.
Перечисление и параллелизм - это средства, с помощью которых можно сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний.
Ораторы, которые повторяют сходную фразеологию при передаче своих мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.
У параллелизма есть ритм, который легко слушать и легко запомнить. Он делает сообщение более последовательным.
5.4Режимы донесения речи до слушателей
Существуют четыре основных режима публичных выступлений:
1) импровизация,
2) речь «без бумажки»,
3) речь, выученная наизусть,
4) речь по рукописи.
Основное преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в том, что она, как правило, плохо спланирована.
Речь «без бумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможность планирования, и в результате речь лучше организована. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произносятся именно так.
Выученная наизусть речь позволяет представить хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.
Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации.
При чтении с рукописи можно быть очень точным, можно контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой речи занимает больше времени, и часто рукопись становится барьером между оратором и аудиторией.
5.5 Качество голоса
С тех пор как шумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди более осознанно относятся к громкости. Обращаясь к аудитории, ораторы должны регулировать громкость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посторонние шумы.
Скорость, или темп, в котором говорит оратор также влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.
Разнообразие - это ключ к успешному использованию лучших качеств своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту оратор в состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся.
Глава VI. Использование наглядных пособий
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.
Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".
Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.
Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.
Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторые из них:
1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.
2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.
3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления.
Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.
4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.
5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора к удостоверьтесь в исправности аппаратуры.
Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.
Заключение
Итак, в первой главе работы было рассмотрено подробно, что представляет из себя PR, были представлены и изучены наиболее популярные виды средства и форм коммуникаций в PR.
Во второй главе я уделила и рассмотрела понятие презентации, ее необходимость и значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости от направления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации, также было уделено внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.
Речевая подготовка презентации, которая рассматривается в пятой главе имеет очень большое значение в организации презентации, потому что оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.
Также эффективность презентации повышает использование наглядных пособий, типы и виды которых, а также некоторые рекомендации приведены в шестой главе.
На основе всего я сделала вывод, что для представления новой турфирмы или услуги, товара наиболее эффективна, актуальна в нынешнее время будет правильно построенная по предыдущим приведенным критериям презентация.
Практическая работа
Мультимедийная Flash презентация
REVICO www.revico-tur.com – одна из ведущих турфирм ближнего зарубежья. Более пяти лет занимает лидирующее место в лучшей 10.
Создание мультимедийной Flash презентации REVICO - проект разработан по заказу компании Business Country Network Corp.
Основные направления представленные в презентации – тур-продукция, основные партнеры и туроператоры, сервис, культура и отдых, горячие путевки и продажа.
Продолжительность презентации: loop
Используемые технологии: Flash презентация создана с использованием современных технологий Flash, в сочетании с видео и аудио роликами
Вес презентации 3,3 MB
Преимущество Flash-презентаций = минимальные расходы в разработке и высокая степень эффективности. Flash-презентации идеально подходят для иллюстрирования годовых отчетов, медиа-хитов и создания материалов для выставок и конференций. Визуальные средства, доступные благодаря технологии Flash, выделят вашу презентацию из общего ряда и укрепят имидж вашей компании. Кроме того, Flash-презентация может быть легко размещена на вашем сайте.
Мультимедийная Flash презентация - лучший способ рассказать о компании, ее услугах или отдельном тур-продукте.
Flash презентации выгодно отличаются от традиционной рекламы возможностью использования новейших компьютерных разработок. Flash презентация упрощает участие в выставках и даёт возможность проведения мультимедийной презентации товаров и услуг. Звуковая, видео и графическая информация оживляют рекламный материал и обеспечивают наиболее легкое его восприятие. Flash презентация как рекламное средство - дополнительная возможность убеждения клиентов. Записанная на диск любого размера презентация, позволит Вашему клиенту быстро и легко ознакомиться с Вашей деятельностью, получить подробную информацию о услугах и продукции и ее характеристиках, сложить имидж компании .
Flash презентации становятся такой же естественной необходимостью, как обычные визитки или печатная реклама. В отличии от зарубежных стран, эта относительно новая для России разновидность рекламного продукта, но достаточно быстро и вполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. Стоимость их разработки и тиражирования в десятки раз ниже создания рекламных роликов на ТВ, не говоря уже об их демонстрации, а информативность и зрелищность зачастую гораздо выше.
Список использованной литературы
1. Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблик рилейшнз для коммерсантов. - М., 2000. - 132с.
2. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. - СПб: Изд-во Буковского, 1995. -267с.
3. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки. -СПб.: Питер, 2001.-688 с.
4. Алёшина И. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров.- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 1997. – 256 с.