Характеристика справочно-библиографического аппарата библиотеки

Справочно-библиографический аппарат публичной библиотеки

ХАРАКТЕРИСТИКА СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО АППАРАТА БИБЛИОТЕКИ.

Библиографическая работа - совокупность процессов по библиографированию и библиографическому обслуживанию.

Основными направлениями библиографической деятельности библиотек являются:

организация справочно-библиографического аппарата;

справочно-библиографическое обслуживание;

информационно-библиографическое обслуживание;

использование рекомендательных пособий в руководстве чтением;

пропаганда библиотечно-библиографических знаний (библиографическое обучение читателей);

составление библиографических материалов различного содержания и назначения;

консультативная и методическая работа.

Объём библиографической деятельности, используемые формы и методы определяются возможностями каждой библиотеки, зависят от места, занимаемого ею в системе библиотек.

В ЦБС библиографической работой занимаются не только сотрудники библиографического отдела, но и работники других структурных подразделений центральной библиотеки, библиотекари филиалов. Их участие предусматривается в едином плане библиографической работы централизованной библиотечной системы (ЦБС). Все библиотекари системы отчитываются о библиографической работе по единой форме.

Библиографический отдел централизованной библиотечной системы организует библиографическое обслуживание читателей всей системы. Он совместно с филиалами определяет состав справочно-библиографического аппарата ЦБ и филиалов, помогает филиалам и его организации и редактировании, координирует и контролирует библиографическую работу во всей системе.

ЦБС осуществляет координацию и кооперирование библиографической деятельности с библиотеками других ведомств, что позволяет избежать дублирования в работе и повысить качество обслуживания читателей.

Справочно-библиографический аппарат библиотеки по праву считается ключом к фонду документов, раскрывая его состав и содержание в различных аспектах. Однако этим не ограничивается назначение СБА. Соответствующие его части служат таким же ключом к источникам, находящимся в фондах других библиотек или вообще к мировым информационным ресурсам, независимо от места их хранения. Этим определяется значение справочно-библиографического аппарата в деятельности библиотек всех типов и в первую очередь крупных научных библиотек.

Справочно-библиографический аппарат - это совокупность традиционных и электронных справочных библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой им информации. Он является основой всей деятельности библиотеки, и от его рациональной организации зависит оперативность, полнота и точность удовлетворения запросов читателей.

Состав СБА сформировался в результате эволюционного развития под воздействием усложнявшихся задач библиотек по удовлетворению разнообразных информационных потребностей читателей.

Состав справочно-библиографического аппарата и наполнение его элементов зависит от статуса библиотеки и направлений её специализации, контингента обслуживаемых читателей и их информационных потребностей, технической оснащённости библиотеки и её включённости в корпоративную библиотечно-информационную систему.

В составе СБА обычно выделяют:

фонд справочных изданий;

фактографические поисковые системы;

каталоги;

библиографические издания и картотеки (базы данных);

единый алфавитно-предметный указатель или ключ к СБА.

Качество СБА определяет уровень работы всей библиотеки, в первую очередь библиографической.

Состав, объём, содержание, структура и особенности организации СБА определяются статусом библиотеки, спецификой региона (области, города, района, микрорайона), фондами библиотеки и читательскими запросами.

Традиционный СБА состоит из трёх основных частей:

системы библиотечных каталогов, оптимальной для конкретной библиотеки;

системы картотек;

справочно-библиографического фонда.

В библиотеках где выдают большое количество справок по запросам читателей и пользователей, организуется и ведётся фонд выполненных библиографических справок.

Систему каталогов образуют обычно алфавитный, систематический и предметный каталоги, а так же краеведческий каталог. Назначение каталогов заключается в том, чтобы раскрыть фонды в различных аспектах - по видам документов, по авторам и заглавиям, по содержанию и иным признакам с учётом принадлежности изданий к определённому подразделению библиотеки.

Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль так как в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации. Библиотеки формируют систему картотек с учётом своей специфики и возможностей.

Чаще всего организуются и ведутся:

общие или (универсальные) библиографические картотеки - систематическая картотека статей (СКС) или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная картотека (ГИК);

тематические картотеки;

краеведческие картотеки;

специальные картотеки (заглавий художественных произведений, рецензий, персональные, картотеки произведений изобразительного искусства и прочие).

Система библиографических картотек аналитически раскрывает состав и содержание газет, журналов и периодических сборников, продолжающихся и некоторых непериодических изданий в различных аспектах: по всем отраслям знания, определённым темам и вопросам, о крае, об отдельных видах или жанрах произведений и т.д.

ЦБ организует и ведёт сводные картотеки периодических и справочных изданий, выписываемых и имеющихся во всех филиалах, входящих в ЦБС.

СБА каждого филиала создаётся с учётом его специфики.

В централизованных системах, объединяющие детские библиотеки, СБА организуется и ведётся аналогично ЦБС общедоступных библиотек: центральный СБА формируют в ЦДБ, а в библиотеках-филиалах ведут каталоги и картотеки с учётом состава обслуживаемых читателей.

Широкое внедрение информационных технологий и возможность использования компьютерных сетей связи существенно изменяют состав каждого из элементов СБА и взаимоотношение между ними.

В общедоступных библиотеках особое внимание уделяется комплектованию фонда популярных справочных изданий по сельскому хозяйству, любительскому техническому творчеству, медицине и охране здоровья населения.

Важным требованием является поддерживание СБА на должном уровне, обеспечивающем быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное удаление материалов из карточных частей СБА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдение единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СБА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации.

Профиль комплектования справочно-библиографического аппарата библиотеки, как правило, совпадает с профилем комплектования первичных документов.

Особенности СБА обусловлены статусом библиотеки, её организационно-функциональной структурой, величиной и видовым составом фонда, его территориальным размещением, наличие связей с другими библиотеками и некоторыми другими чертами, характерными для соответствующего типа библиотеки.

Как и в областных библиотеках, СБА центральных библиотек рассредоточен по подразделениям внутри самой библиотеки, а так же по библиотекам-филиалам, находящимся за пределами центральной библиотеки. Тем не менее СБА библиотек-филиалов надо рассматривать в качестве единого составляющего всей системе, поскольку она (система) считается единым библиотечным учреждением. Это относится также и к ЦБС небольших городов и сельских районов.

Центральный СБА организуется в ЦГБ, ЦРБ, ЦДБ, и отражает фонд ЦБ и всех библиотек-филиалов. Он формируется как комплексный СБА. Его назначение - раскрытие и пропаганда единого фонда ЦБС. Центральный СБА составляет основу единого СБА библиотечной системы определённого региона.

Центральные алфавитные каталоги книг позволяют узнать, есть ли в ЦБС определённая книга и в каких изданиях, какие книги того или иного автора представлены в едином фонде, в составе какой серии вышла интересующая читателя книга, а также подбирать книги об интересующих лицах. Они предназначаются как читателям (центральный читательский алфавитный каталог), так и для служебных целей (центральный служебный алфавитный каталог).

Совместно с библиотеками других ведомств (систем) ЦБС создают сводные алфавитные каталоги книг и периодических изданий, что позволяет читателям получать информацию о наличии и местонахождении нужных изданий в библиотечных фондах региона.

Центральный систематический каталог раскрывает содержание единого фонда, позволяет узнать, какие книги по различным отраслям знания есть в данной ЦБС.

В ЦДБ организуются: алфавитный каталог, систематический каталог и алфавитный карточный указатель заглавий произведений. Алфавитный каталог полностью отражает фонд ЦДБ. Он является служебным, его используют в работе, как правило, библиотекари и руководитель детского чтения, но к нему могут обращаться и читатели. Центральный систематический каталог отражает единый фонд изданий для детей и литературу для руководителей детского чтения. Центральный СК состоит из отдельных частей, предназначенных читателям конкретных возрастных групп. Литература для руководителей детского чтения отражается в определённой части СК.

Алфавитный карточный указатель заглавий (единый на фонд ЦДБ и библиотек-филиалов, обслуживающих детей) включает названия произведений не только художественной, но и научно-познавательной литературы.

В библиотеках-филиалах, обслуживающих как взрослых, так и детей, каталоги и картотеки имеют свои особенности. Алфавитный каталог отражает весь фонд библиотеки, СК подразделяется на части (для взрослых и учащихся по возрастным группам (для детей 8 - 9 и 10 - 14 лет), а СКС состоит из двух частей - для взрослых и детей 10 - 14 лет.

Если библиотека-филиал обслуживает только детей, то она организует алфавитный каталог (отражающий весь фонд), а систематический каталог изданий для детей создаётся с учётом возрастных особенностей. Так, для читателей младшего школьного возраста зачастую оформляют иллюстрационные турникеты, каталоги-ширмы или каталоги-альбомы. Для 8 - 9 летних детей часть СК организуют на карточках большого формата и иллюстрированными разделителями и т.д. В особой части СК отражают материалы для организаторов детского чтения. Кроме того, школьники могут использовать СКС и карточный алфавитный указатель заглавий произведений.

Таким образом библиографические картотеки дополняют библиографические каталоги. Так же, как и каталоги, библиографические картотеки центрального СБА выполняют и функции библиографических картотек ЦБ. В систему картотек входят следующие:

общая библиографическая картотека (универсальная, не обязательно CКС);

краеведческая (если отсутствует краеведческий каталог);

тематическая (два-три, если в них ощущается необходимость);

картотека методических материалов и библиографических пособий;

картотека заглавий произведений художественной литературы.

Кроме названных, некоторые библиотеки продолжают вести (традиционно) картотеки новых книг и иные картотеки с учётом своих потребностей и возможностей. Так, некоторые библиотеки создают картотеки, информирующие о новых книгах, поступающих во все библиотеки ЦБС, тематические картотеки (в помощь работе по профессиональной ориентации молодёжи, в помощь экономическому образованию и самообразованию, тематические картотеки художественной литературы и др.). Безусловна нужна картотека методических материалов (систематическая картотека методических материалов), так как ЦБ является центром библиографической и методической работы для всех массовых библиотек.

Следует остановиться на особенностях центрального краеведческого каталога, который по существу совмещает в себе функции каталога и картотеки. Это - наиболее полный источник библиографической информации об изданиях, публикациях и других материалах, посвящённых району, городу, области, краю, в которых находится ЦБС.

Картотека периодических изданий включает сведения о газетах, журналах, бюллетенях и периодических сборниках, которые выписывают ЦБС и другие библиотеки региона. На основе этой картотеки ЦБ составляет информационный бюллетень (список) периодических изданий и рассылает его всем библиотекам региона, а также заинтересованным организациям и учреждениям. Сводная картотека справочных и библиографических изданий создаётся с целью информирования читателей об имеющихся в библиотечных системах региона отраслевых энциклопедиях, справочниках и словарях, о библиографических пособиях по различным отраслям знания.

Каталоги и картотеки центральной библиотечной системы (прежде всего систематический каталог, систематическая картотека статей, краеведческий систематический каталог и тематические картотеки) тесно взаимосвязаны и дополняют друг друга. Это достигается с помощью ссылочных и отсылочных карточек от рубрик и под рубрик картотек к аналогическим делениям систематического каталога. К систематическому и краеведческому каталогам, а так же к систематической картотеке статей составляется единый алфавитно-предметный указатель (АПУ), в котором предусматривается выделение персональных рубрик, посвящённых политическим деятелям, учёным, писателям, художникам, композиторам. В них, кроме фамилии, имени и отчества лица указываются даты его жизни, а также область, в которой он работал.

В АПУ предусматриваются буквенные и предметные разделители, ссылки и отсылки. АПУ регулярно пополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования систематического каталога и библиографических картотек читателями.

Черты особенного в СБА наиболее ярко проявляются в двух типах библиотек - универсальных и специальных.

СБА республиканских, краевых, областных библиотек универсальные по содержанию, различаются по объему и структуре, что обусловлено историей развития библиотеки и современными масштабами ее деятельности. Основная часть СБА сосредоточена в библиографическом отделе и располагается вблизи от пунктов обслуживания читателей. Однако в современной универсальной научной библиотеке многие отделы (в первую очередь отраслевые) ведут библиографическую работу, создают те или иные элементы СБА ("распределенный" СБА), поэтому большое значение приобретает вопрос об СБА УНБ как единой системе, находящейся в основном в ведении библиографического отдела.

СБА библиографического отдела является центральным. Он тесно связан с СБА отраслевых отделов и отделов обслуживания. В отраслевых отделах создаются специализированные части СБА, дополняющие центральный СБА. Справочно-библиографический фонд отраслевого отдела включает отраслевые энциклопедии, словари и справочники, реферативные журналы и другие отраслевые и тематические библиографические пособия, не имеющие широкого читательского адреса. Так же, как и в центральный СБА, в него могут включаться тематические сборники документов по профилю отдела.

В отделах обслуживания тоже создается свой СБА, который обычно включает руководящие документы, основные энциклопедии, словари, справочники, рекомендательные указатели, картотеку рекомендательных указателей и др. В читальных залах все эти материалы представлены обычно на полках открытого доступа.

Библиографической работой занимается каждый сотрудник библиотеки, для них СБА предстает как одно из средств решения профессиональных задач. Поэтому, в некоторых отделах создаются специфические части СБА, необходимые для внутренних работ, например, у алфавитная картотека печатной карточки Всероссийской книжной палаты (в отделе обработки), картотека докомлектования (в отделе комплектования), а также части, помогающие более рациональному использованию СБА нескольких библиотек - сводные каталоги и картотеки, СБФ, справочники по библиотекам.

СБА ЦБС по многим параметрам подобен СБА областной библиотеки, но его структура сложнее, так как включает части, созданные в центральной библиотеке (в библиографическом и других отделах), и части, которые формируются в библиотеках-филиалах. В некоторых случаях объем фондов и обслуживания самой ЦБС и ее СБА превосходят соответствующие показатели областной библиотеки.

Задачей СБА ЦБС является обеспечение читателям широкого доступа не только к фондам всех библиотек системы, но и к фондам библиотек региона (города, района). С этой целью в СБА ЦБС активно развиваются элементы сводного информирования: центральные и сводные каталоги на фонды ЦБС; сводные каталоги, включающие данные о фондах других библиотек региона; сводные каталоги периодических изданий, получаемых библиотеками разных ведомств; сводные каталоги на СБФ; сводные паспортные данные на каталоги и картотеки всех отделов, филиалов и других библиотек региона; сводные алфавитно-предметные указатели к каталогам и картотекам.

Состав СБА ЦБС в значительной степени зависит от особенностей обслуживаемого региона. ЦБС крупных городов, работающие в координации с универсальными и отраслевыми библиотеками, не имеют острой потребности в создании сводных частей СБА (за исключением сводных каталогов, которые отражают фонды самой ЦБС). ЦБС небольших городов и районные ЦБС, напротив, нуждаются в системе сводных каталогов и картотек.

Сегодня особую роль приобретают ЦБС и их СБА в обслуживании специалистов, число которых в составе читателей ЦБС постоянно растет.

Библиографические картотеки ведутся как ЦБ, так и библиотеками-филиалами, однако состав их различен. Систематическая картотека статей создается в ЦБС, а в филиалах могут быть лишь отдельные отраслевые разделы, а также картотеки на отдельные виды изданий, систематическая картотека методических материалов и др. ЦБ выполняет координационные функции. Например, она организует и ведет единый СБФ по главному сельскохозяйственному профилю региона.

СБА специальных научных и научно-технических библиотек. Деятельность специальных библиотек тесно связана с соответствующими органами научной и технической информации, предприятиями и научными учреждениями. Они обслуживают ученых, специалистов, производственников.

СБА специальной библиотеки должен быть ориентирован на выполнение всех типов запросов, поступающих в библиотеки.

Поэтому он обычно включает издания документов правительства, универсальные энциклопедии, словари, справочники, библиографические пособия. Но в основном СБА имеет отраслевую (или многоотраслевую) направленность, создается с учетом особых групп документов, приобретаемых библиотекой.

Центральный справочно-библиографический аппарат ЦБС создается в ЦБ, ЦДБ и включает справочно-библиографический аппарат ЦБ и ЦДБ и справочно-библиографический аппарат библиотек-филиалов.

Справочные и библиографические издания выделяются в отдельный фонд, который располагается на полках открытого доступа в читальном зале. Единственные экземпляры справочных изданий используются читателями в стенах библиотеки и на дом не выдаются.

Система каталогов и картотек ЦБС формируется как единый комплексный справочно-информационный аппарат, всесторонне раскрывающий и пропагандирующий единый фонд. Система каталогов и картотек включает: алфавитные и систематические каталоги, систематические картотеки статей краеведческие картотеки, картотеки библиографических и методических пособий, указатели заглавий произведений художественной литературы, каталоги и картотеки отдельных видов изданий и материалов.

Литература

Диомидова. Г.Н. Библиографоведение: Учебник для средних профессиональных учебных заведений. - СПб.: Профессия. - 2003. - 288 с. - (Серия "Библиотека"). Диомидова. Г.Н. Библиография: Общий курс. - М.: 1991. - 242 с.

Справочник библиотекаря / Гос. б-ка СССР им. В.И. Ленина; Сост. С.Г. Антонова, Г.А. Семёнова. - М.: Книга, 1985. - 303 с.

Справочник библиотекаря / науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. - СПб.: Профессия, 2004. - 448 с. - (Серия "Библиотека").