Автоматизации процесса учета договоров на предприятии

ГОУ ВПО

Уфимский государственный авиационный технический университет

Факультет информатики и робототехники

Кафедра автоматизированных систем управления

Специальность 230102 –

Автоматизированные системы обработки информации и управления

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине

Теоретические основы автоматизированного управления

на тему

Автоматизации процесса учета договоров на предприятии

Исполнитель: Старцева Е.Б

студ. гр. АСОИ-431, курс 4

Консультант Максютова Д.Р.

Уфа – 2011

Содержание

Постановка задачи

Описание предметной области

Функциональная модель существующего процесса

Описание недостатков и предложение по автоматизации

Мнемосхема предлагаемого процесса

Функциональная модель предлагаемого процесса

Информационная модель предлагаемого процесса

Обоснование выбора программного обеспечения для реализации

Вывод

Список использованной литературы

Постановка задачи

В данной курсовой работе требуется выдвинуть предложение по автоматизации процесса учета договоров на предприятии.

Для этого необходимо провести моделирование системы учета договоров на предприятии, используя методологию структурного проектирования (IDEF-методологию), построить функциональную модель и мнемосхему существующего процесса. Изучить работу системы на предмет недостатков и выдвинуть предложения по автоматизации, отразив это в мнемосхеме, функциональной и информационной моделях предлагаемого процесса.

2. Описание предметной области

В данной курсовой работе рассмотрению, анализу и автоматизации подлежит деятельность предприятия ООО «УралСтройПроект», в частности, работа по учету договоров. Профиль компании – строительство жилых и нежилых помещений, оптовая торговля строительными материалами.

Рассматривается процесс учета договоров на предприятии, этот процесс представляет собой комплекс различных процессов, связанных с необходимостью взаимодействия с архивом документов, а также интенсивным документооборотом. Этот процесс осуществляют все сотрудники предприятия, за исключением экспедиторов и рабочих.

Организационная структура предприятия ООО «УралСтройПроект» представлена на рис. 1.

Процесс учета договоров на предприятии отображен на мнемосхеме (Рис. 2), дальнейшая детализация данного процесса представлена на функциональной модели «Моделирование учета договоров на предприятии» (как есть) (Рис. 3).

Организационная структура предприятия:

Рис. 1. Организационная структура ООО «УралСтройПроект»

Мнемосхема существующего процесса:

Рис. 2. Мнемосхема существующего процесса учета договоров на предприятии ООО «УралСтройПроект»

3. Функциональная модель существующего процесса

Данная функциональная модель построена по методологии IDEF0, при помощи ERP-системы Computer Associates BPWin. Контекстная диаграмма процесса учета договоров на предприятии представлена на рис. 3. На рис. 4 изображена ее дочерняя диаграмма 2-го уровня. Рис. 5-7, 15-17 представляют собой декомпозицию функциональных блоков диаграммы рис. 4, причем диаграмма рис.5 представлена с помощью методологии IDEF3. Рис. 8, 9, 14 представляют собой декомпозицию функционального блока «Оформить проект договора» (Рис. 7), а рис. 10-13 представляют собой декомпозицию функционального блока «Провести внутреннее согласование» (Рис. 3).

4. Описание недостатков и предложение по автоматизации

В существующем процессе имеется ряд недостатков:

- отсутствие единой информационной базы, и, как следствие, возможная избыточность хранимой информации;

- отсутствие автоматизированного учета договоров приводит к постоянным обращениям к «твердым» копиям документов, что существенно замедляет процесс;

- трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;

- трудоёмкость получения сводных отчетов;

- длительность сроков подготовки и согласования документов;

- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.

Рис. 3. Моделировать систему учета договоров на предприятии

Рис. 4. Моделировать систему учета договоров на предприятии

Рис. 5. Принять решение по коммерческому предложению

Рис. 6. Обменяться с контрагентом учредительными и финансовыми документами

Рис. 7. Оформить проект договора

Рис. 8. Разработать проект договора

Рис. 9. Провести внутреннее согласование

Рис. 10. Провести экспертизу надежности

Рис. 11. Провести экономическую экспертизу

Рис. 12. Провести бухгалтерскую экспертизу

Рис. 13. Провести юридическую экспертизу

Рис. 14. Ответить на протокол разногласий

Рис. 15. Спланировать работы по договору

Рис. 16. Исполнить условия договора

Рис. 17. Осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом

При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:

- создания информационной системы, содержащей ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;

- автоматической регистрации новых документов;

- возможности создания требующихся запросов к информационной системе;

- решается проблема обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. каждый пользователь имеет свой собственный логин и пароль, а также имеются группы пользователей: пользователь, администратор, только просмотр;

- передачу документов осуществлять при помощи персональных компьютеров, тем самым сократить время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.

Организация учета договоров на основе «Респект: учет договоров» сможет решить поставленные задачи.

5. Мнемосхема предлагаемого процесса

Мнемосхема предлагаемого процесса учета договоров на предприятии представлена на рис. 18.

6. Функциональная модель предлагаемого процесса

Функциональная модель учета договоров на предприятии с использованием информационной системы «Респект: учет договоров» представлена на рис.19-33. Она построена с помощью методологий IDEF0 и IDEF3. Уровни декомпозиции аналогичны уровням существующего процесса (рис. 3–17).

Рис. 18. Мнемосхема предлагаемого процесса

Рис. 19. Моделировать систему учета договоров на предприятии

Рис. 20. Моделировать систему учета договоров на предприятии

Рис. 21. Принять решение по коммерческому предложению

Рис. 22. Обменяться с контрагентом учредительными и финансовыми документами

Рис. 23. Оформить проект договора

Рис. 24. Внести данные о проекте договора в шаблон документа

Рис. 25. Провести внутреннее согласование

Рис. 26. Провести экспертизу надежности

Рис. 27. Провести экономическую экспертизу

Рис. 28. Провести бухгалтерскую экспертизу

Рис. 29. Провести юридическую экспертизу

Рис. 30. Ответить на протокол разногласий

Рис. 31. Спланировать работы по договору

Рис. 32. Исполнить условия договора

Рис. 33. Осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом

Рис. 34. Модель данных информационной системы «Респект: учет договоров»

7. Информационная модель предлагаемого процесса

На рис. 34 приведена информационная модель информационной системы, разработанная с помощью программы Erwin.

8. Выбор программного продукта для реализации данной модели

Для устранения недостатков предлагается внедрение программного продукта «Респект: учет договоров». Внедрение программного продукта «Респект: учет договоров» обеспечивает:

- систематизацию учета и хранения документов;

- оперативный доступ к документам и отчетам;

- эффективное управление процессами движения и обработки документов;

- сокращение времени процедур согласования договоров и принятия решений;

- сокращение непроизвольных затрат рабочего времени сотрудников;

- минимизацию финансовых затрат на учет договоров.

«Респект: учет договоров» – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.

Основные возможности программы:

Подготовка договоров:

На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами. Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.

Согласование договоров:

Ответственный за договоры, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

Формирование бланков документов:

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer. При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

Ведение журнала договоров предприятия:

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам. Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.

Планирование:

Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам. Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки.

Формирование универсальных отчетов

Контроль исполнения договоров:

Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг. Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а так же выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Анализ результатов договорной работы:

Система формирования отчетных данных, позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным.

При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления. Кроме формирования бланков документов, система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

Внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены, например:

Отсканированные оригиналы договоров

Схемы и спецификации

Табличные документы

Документы произвольного содержания

Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8

Интеграция в 1С:Управление торговлей 8

Интеграция в 1С:УПП 8

Хранение договоров

Вывод

В данной курсовой работе был рассмотрен процесс учета договоров на предприятии ООО «УралСтройПроект», с помощью методологии структурного проектирования (IDEF- методологии) была построена функциональная модель, которая отображает все этапы данного процесса, а также представлена информационная модель. В ней отражена логическая структура будущей БД, спроектированной для организации электронного документооборота в рамках исследуемого процесса.

В ходе работы был произведен анализ существующий системы и выявлены недостатки. Также был выбран продукт, на базе которого планируется построение электронного учета договоров.

Список использованной литературы

Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE средства разработки информационных систем. —М.: 1999г. —297с.

Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. — М.: 2002г.

Халянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес процессов. —М.: 2006г. —309с.

Миронов, В.В., Н.И. Юсупова Концептуальные модели баз данных.— Уфа: УГАТУ, 2007г.— ISBN 978-5-86911-699-4.

Ресурсы сети Интернет.