Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы

Введение

Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация, знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях.

В современном информационном обществе повышается значение информации как товара. Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада информационного сектора в создание национального богатства. Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации.

Информация в туристической отрасли

Известно, что туризм представляет собой мощную отрасль по торговле услугами. Основу туристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия транспорта, торговли и др.).

Туризм – информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Однако выделяется одна особенность – связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

Услуги (например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля, комплексные туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам.

Можно выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная и интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это – комплексная услуга, как с точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационно насыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и внутренний, – сфера растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не тур агентами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.

Программное обеспечение офиса туристического предприятия

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).

Как известно, программное обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».

Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно:

• осуществление разнообразных операций для работы с данными;

• оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;

• формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

• определение порядка расчета тура;

• оперативное оформление заказов;

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, не только в сфере туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота (системы управления электронными документами) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам (рис. 1).

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

электронный архив документов;

согласование и утверждение ОРД;

контроль исполнения документов и поручений;

автоматизация договорного процесса;

управление библиотекой книг (bookmanagement);

библиотека регламентов управленческих процедур;

оформление командировок;

организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

система контроля выполнения должностных инструкций.

Рисунок 1. Классификация СЭД

Обзор основных СЭД в России

Ниже приведены главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России. В данном обзоре представлены сведения о системах полученные, при проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY.

Какие-то системы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то – менее распространенные в России – описаны весьма лаконично. Более подробную информацию о системах можно узнать на сервере конференции Docflow (http://www.docflow.ru).

В обзоре сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного продукта.

DocsFusion и DocsOpen

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/ products/dkm/index.html). Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система DocsOpen – клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа DocsFusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду DocsFusion и клиенты PowerDocs иCyberDocs.

В России DocsOpen представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS (http://www.hummingbirdsolutions.com). Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).

Documentum

Documentum (http://www.documentum.com) – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «ДокументумСервисиз» http://www.documentum.ru/. Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, – это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования.

Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам / управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик MicrosoftExchange или LotusNotes.

Продукт открыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

MicrosoftSharePointPortalServer

Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft (http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

Система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Общее назначение, область применения:

1. Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе: делопроизводство, документационное обеспечение управления; контроль исполнения решений и поручений;
архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;

2. Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;

3. Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.

Состав системы DocsVision:

1. Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.

2. Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы организационно-распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.

– «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

– Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

– Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

– Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint, MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие.

Партнеры и заказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используя программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision.

Общие сведения об архитектуре:

Система реализована в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиент реализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны по URL. Система аутентификации пользователей интегрирована с MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностью строить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский, украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы.

OptimaWorkflow

Хотя система и называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспорта MicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше MicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

«БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них – чуть ниже).

Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

На «БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют LotusNotes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и LotusNotes в качестве основы своей информационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию LotusNotes на каждое рабочее место.

«Дело»

Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализованWeb-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов.

Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

«Евфрат»

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией CognitiveTechnologies (http://www.cognitive.ru). Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании – системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

электронный документооборот туристический информация

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы.

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Даже в сложившейся сложной экономической ситуации основными тенденциями для выбора СЭД продолжают оставаться следующие:

Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;

Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;

Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД

Функционал СЭД.

Простота работы в СЭД.

Невысокие затраты на обслуживание.

Доступная стоимость.

Обзор российского рынка СЭД

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС – Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик – «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик – «CognititveTechnologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

DIRECTUM. Разработчик – «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

DocsVision. Разработчик – «DocsVision», компания выделилась из «DigitalDesign». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.

LanDocs. Разработчик – «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.

Эффект Офис. Разработчик – «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ». Система электронного документооборота позволяет обеспечить систематизацию, безопасное хранение и эффективный поиск документов. Функциональность, надежность, гибкость с относительно невысокой стоимостью эксплуатации сделало систему одной из самых популярных российских разработок в сфере электронного документооборота.

Далее к данным из открытых источников о перечисленных системах СЭД на рынке России будет применен информационный подход с целью выбора программы для автоматизации офиса турфирмы с учетом изложенных выше критериев отбора.

Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы

Объектом выбора являются программы для автоматизации делопроизводства турфирмы:

БОСС-Референт;

ДЕЛО;

ЕВФРАТ-Документооборот;

DIRECTUM;

DocsVision;

ЭффектОфис;

LanDocs.

Формулирование цели

Целью выбора программы для автоматизации деятельности делопроизводства турфирмы является:

Простота использования;

Финансовая доступность;

Сокращение затрат рабочего времени на составление отчетов;

Требования к техническому оснащению.

Анализи отбор значимых факторов

Начнем знакомиться с сайтами производителей и описаниями программных продуктов. Выберем те программы, с которыми имеет смысл познакомиться поближе, а из них выберем самую оптимальную.

Значимые факторы при отборе программ:

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей (полный функционал)

Фактор очень важный, т. к. без его оценки, затраты будут непредсказуемы и могут сильно ударить по бюджету турфирмы. Поэтому стоит проанализировать стоимость продуктов и определить ценовые планки.

Использование ЭЦП

Безусловно, одно из главных условий сохранения целостности и правомочности электронных документов.

Автоматическое сохранение всех редакций документа

Это условие позволяет проследить все изменения в документе, которые могут быть и важными, и нет, а также персонифицировать и датировать эти изменения.

Системные уведомления

Функции относятся к удобству интерфейса, работы с системой.

Ведение секретного делопроизводства

Сохранение коммерческой и служебной тайны, конфиденциальности информации.

Интеграция с другим ПО

Тоже важный фактор, позволяющий использовать установленное до внедрения СЭД ПО, а также навыки персонала при работе с этим ПО.

Технические требования клиентского ПК

Если при внедрении любой ИС как правило необходимо устанавливать новые серверные станции, то ПК пользователей обычно подходят для клиентов, иногда после небольшой модернизации.

Поиск и отбор информации о вариантах

http://www.boss-referent.ru/about/

http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

http://www.evfrat.ru/

http://www.directum.ru/

Таблица 1. Формализованное представление информации

Наименован-ие программы	Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, полный функционал системы, $	Использован-ие ЭЦП	Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа	Систем-ные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт	42 000,00	есть	нет	есть	нет	Microsoft Office, FineReader, OCR, CuneiForm, FaxChange, 1С.	Pentium III 650, RAM 192 Mb, HDD 1,5Gb
DIRECTUM	38 855,00	есть	есть	есть	нет	Microsoft Office, FineReader, Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000, MS Project	Pentium 4 Xeon 2000, RAM 2Gb, HDD: 2–3 диска.
LanDocs	33 735,00	есть	есть	есть	есть	Microsoft Office, 1С, FineReader.	Pentium II 500, RAM 512 Mb, HDD 50Gb
ЕВФРАТ	27 400,00	есть	нет	есть	есть	MicrosoftOffice	Pentium III 500, RAM 512 Mb, HDD 15Gb
DocsVision	9 200,00	есть	есть	есть	нет	Microsoft Office, 1С, FineReader.	Pentium III 1Гц, RAM 512 Mb, HDD 300Gb
ДЕЛО	10 245,16	есть	есть	есть	есть	MicrosoftOffice, FineReader, подсистемы: «АРХИВНОЕ ДЕЛО», «ЭЦП и шифрование», «Дело WEB», «Поточное сканирование», «Мастер паролей»	Pentium IV, RAM 512Mb, HDD 1Gb.
EffectOffice	6 295,36	опционально	есть	есть	есть	Microsoft Office, FineReader, «ЭффектГрафика», «ЭффектБлокнот»	Pentium II, RAM 64Mb, HDD 1Gb

Далее производится оцифровка значений качественных факторов. Для этого используются данные экспертных исследований. Выражаются значения этих факторов в числовом виде.

Шкала оцифровки для каждого фактора:

Оцифровка факторов «использование ЭЦП, автоматическое сохранение всех редакций документа, уведомления системные и ведение секретного делопроизводства» оцениваются по шкале от 1 до 3 – наличие функции есть высшая оценка

Фактор «стоимость» оценивается по шкале от 1 до 4, чем ниже стоимость, тем выше оценка.

Фактор «возможности интеграции с другим ПО» оценивается по отличиям в программном обеспечении в шкале от 1 до 7 (от плохих показателей к наиболее подходящим).

Фактор «технические требования клиентских ПК» оценивается по техническим параметрам компьютера, чем ниже требования, тем выше оценка (от 1 до 5).

Таблица 2. Оцифровка факторов

Варианты	Стоимость	Использован-ие ЭЦП	Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа	Систем-ные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт	4	3	1	3	1	5	2
DIRECTUM	4	3	3	3	1	7	1
LanDocs	3	3	3	3	3	4	4
ЕВФРАТ	3	3	1	3	3	1	3
DocsVision	2	3	3	3	1	4	3
ДЕЛО	2	3	3	3	3	6	2
EffectOffice	1	2	3	3	3	4	5

Таким образом, стоимость и технические требования оцениваются по принципу «чем меньше, тем лучше», остальные факторы – «чем больше, тем лучше»

Определение коэффициентов значимости факторов.

По десятибалльной шкале:

Стоимость – 10 баллов. Стоимость программы для автоматизации деятельности любого предприятия является важнейшим фактором.

Ведение секретного делопр-ва – 9 баллов. Данный фактор важен для обеспечения конфиденциальности информации.

Использование ЭЦП – 4 балла. На сегодня фактор носит почти обязательный характер.

Технические требования клиентского ПК – 5 баллов. Позволяет понять подходит ли существующее программное обеспечение на предприятии для установки данной программы.

Интеграция с другим ПО – 6 баллов. Данный показатель указывает на использование персоналом привычных навыков.

Автоматическое сохранение всех редакций документа – 3 балла. Иногда проследить маршрут документа внутри фирмы бывает чрезвычайно важно.

Системные уведомления – 2 балла. Данный фактор не является существенным для выбора системы.

Таблица 3. Нормализация коэффициентов значимости

Стоимость	10	0,243902439
Использование ЭЦП	4	0,097560975
Автосохранение версий документов	3	0,073170731
Системные уведомления	2	0,048780487
Секретное делопроизводство	9	0,219512195
Интеграция с др. ПО	6	0,146341463
Тех. требования ПК клиента	7	0,170731707
Сумма	41	1,000000000

Таблица 4. Вычисление взвешенной оценки

Нормализация значения коэффициентов значимости
Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $	Использование ЭЦП	Автоматическое сохранение всех редакций документа	Системные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК	Взвешенная оценка
0,243902439	0,09756	0,073171	0,04878	0,2195	0,1463	0,1707
0,210526316	0,15	0,05882353	0,1428571	0,06667	0,16129	0,1	0,132565609
0,210526316	0,15	0,17647059	0,1428571	0,06667	0,22581	0,05	0,142078729
0,157894737	0,15	0,17647059	0,1428571	0,2	0,12903	0,2	0,16995773
0,157894737	0,15	0,05882353	0,1428571	0,2	0,03226	0,15	0,138650747
0,105263158	0,15	0,17647059	0,1428571	0,06667	0,12903	0,15	0,119315882
0,105263158	0,15	0,17647059	0,1428571	0,2	0,19355	0,1	0,149488974
0,052631579	0,1	0,17647059	0,1428571	0,2	0,12903	0,25	0,147942326

По взвешенной оценке можно выделить безусловного лидера для автоматизации деятельности предприятия туристской отрасли. Программа LanDocs набрала большую оценку благодаря сочетанию функциональных особенностей. Также можно выделить Дело по этому же критерию и ЭффектОфис из-за низкой стоимости. Наименьшую оценку набрала программа DocsVision в связи со своими функциональными особенностями.

Заключение

Туристская отрасль – информационно насыщенная деятельность, поэтому является сферой растущего применения информационных технологий.

Функционал СЭД

Простота работы в СЭД

Невысокие затраты на обслуживание

Доступная стоимость

Существует несколько методов для выбора подходящего продукта. Одним из них является метод «информационного подхода к анализу процессов и явлений в сервисной и туристских сферах»

При его применении (приложение 1) была вычислена взвешенная оценка и получены следующие результаты:

Лучшие показатели имеют программы LanDocs и Дело.

Худший показатель у DocsVision.

Сравнивая показатели различных систем СЭД в приведенной таблице, имеем:

По стоимости лицензий для одновременной работы 50-ти пользователей наименьшие затраты у продуктов Эффект Офис, Дело и DocsVision. Системы LanDocs и Евфрат имеют средние показатели. Самые дорогие Босс Референт и Directum.

Все сравниваемые программы позволяют использовать электронно-цифровую подпись, только у Эффект Офис эта функция опциональна. Также все системы, кроме Евфрата, поддерживают автосохранение всех версий документа.

Босс Референт, DocsVision и Directum не поддерживают ведение секретного документооборота.

По возможностям интеграции с другим ПО Directum и Дело выглядят наиболее солидно, очень бедно обстоят дела у Евфрата – только MS Office.

По критерию технических требований к клиентскому ПК самые нетребовательные Эффект Офис и LanDocs, очень много ресурсов необходимо DocsVision и Directum.

Таким образом, можно утверждать, что простое сравнение различных информационных систем не позволяет осуществить выбор какого-либо продукта без точной оценки множества факторов. Взвешенная оценка значимых факторов дает более объективную картину, при этом необходимо правильно выбрать оцениваемые параметры.

Литература

Чудновский А.Д., Жукова М.А. Информационные технологии управления в туризме: учеб. пособие. – М.: КНОРУС, 2006.

Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Варакин Л.Е. Глобальное информационное общество: критерии развития и социально-экономические аспекты. – М.: Междунар. акад. связи, 2001.

Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007.

http://www.garant.spb.ru – Гарант Интернейшнл

http://www.doc-online.ru – Независимый портал О СЭД.

http://www.docflow.ru – Конференции Docflow. Исследование рынка СЭД.

http://www.boss-referent.ru/about/

http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

http://www.evfrat.ru/

http://www.directum.ru/

http://www.docsvision.com/o-sisteme/

http://www.effectoffice.com/

http://landocs.ru/

азмещено на