Характеристика інтегрованого пакету Microsoft Office як засобу для вирішення задач менеджменту

Міністерство освіти і науки України

Академія муніципального управління

Контрольна робота

на тему „Характеристика інтегрованого пакету Microsoft Office як засобу для вирішення задач менеджменту”

Виконала:

Студентка 51 МОз групи

Спеціальності „Менеджмент організації”

Заочної форми навчання

Красновид Ольга В’ячеславівна

Київ-2007

План

Вступ

Взаємодія прикладних програм Microsoft Office та можливість спільної роботи

Текстовий процесор Microsoft Word

Редактор електронних таблиць Microsoft Excel

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access

Редактор презентацій Microsoft PowerPoint

Електронний органайзер Microsoft Outlook

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

Тепер уже ніхто не сумнівається, що продукція корпорації Microsoft – це ключ до успіху у Вашій професійній діяльності й необхідність Вашого повсякденного життя.

Створена в 1975 році, Microsoft Corporation є визнаним світовим лідером у виробництві програмного забезпечення для персональних комп'ютерів. Компанія пропонує широкий спектр програмних продуктів і послуг для ділового й особистого застосування. Кожний такий продукт створений для того, щоб наші користувачі могли легко, просто й ефективно працювати з персональними комп'ютерами у своїй повсякденній практиці.

Основне призначення Microsoft Office – автоматизація діловодства, тобто полегшення роботи користувачів, яким необхідно обробляти інформацію, яка відноситься до різних сфер професійної діяльності.

Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кілька прикладних програм, що утворюють єдине середовище для обробки всілякої інформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб для підготовки й демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint а також інструмент організації й планування роботи Microsoft Outlook. Крім того, існує професійна версія Microsoft Office, у яку крім перерахованих додатків входить система керування базами даних Microsoft Access.

Зокрема, за допомогою текстового процесора Microsoft Word зручно, наприклад, оформляти пояснювальні записки чи реферати, малювати схеми чи писати книги. З іншої сторони, оброблювач електронних таблиць Microsoft Excel часто використовується в бухгалтерії. Система управління базами даних Access звичайно знаходить застосування у тих областях діяльності, які пов’язані з обробкою значних об’ємів інформації, наприклад при обліку товарів на підприємстві чи даних про студентів у вищих навчальних закладах. Програма створення презентацій PowerPoint використовується для підготовки різних презентацій для виступу перед будь-якою аудиторією. Прикладна програма Outlook знаходить своє застосування, головним чином, як обробник повідомлень електронної пошти, а також як упорядник розкладів (розклад дня, тижня и т.д.).

Іншими словами, професійний користувач в процесі своєї діяльності має справу з декількома основними різновидами інформації: текстова інформація, таблиці чисел, бази даних та графіка. Крім цього, інформація також може оформлюватися у вигляді бланків певної конфігурації, які також називаються формами. Інакше кажучи, користувачі, що належать до різних сфер професійної діяльності, опрацьовують інформацію, котра має вигляд, властивий тій чи іншій галузі. Розробка пакету Microsoft Office мала на меті зібрати програмні засоби, призначені для опрацювання різного роду інформації, яка використовується менеджменті.

Звичайно, будь-яке підприємство має потребу в інструментах для роботи з текстами (створення, редагування, оформлення документів), а також для обробки даних (електронні таблиці, засоби аналізу й планування, бази даних). Але цього, як правило недостатньо. Адже з документами працюють різні люди, і документи часто складаються з різних частин, включаючи тексти, числа, таблиці, графіки, діаграми, малюнки, навіть звук або відео.

Сьогодні все це можливо завдяки створеному компанією Microsoft сімейству програм для підтримки офісної діяльності Microsoft Office.

Взаємодія прикладних програм Microsoft Office та можливість спільної роботи

Microsoft Office характеризується тісною інтеграцією своїх прикладних програм. Це означає, що всі програми, що входять до складу Microsoft Office, "уміють" обмінюватися інформацією й дозволяють робити це досить просто.

Наприклад, якщо необхідно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, що містить ілюстрації, то дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати на їхній основі графіки й діаграми, а потім помістити їх у текст документа, що створений в Microsoft Word. Переміщення діаграми виконується за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft Windows і вставки в документ, які доступні через основне меню прикладних програм, через панелі інструментів, через гарячі клавіші або через контекстне меню, що з'являється при натисканні на праву кнопку миші.

Прикладні програми Microsoft Office допускають обмін будь-якими даними між будь-якими додатками. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel для оформлення звітів в Microsoft Word або для ілюстрації презентації в Microsoft PowerPoint. Можна помістити окрему частину таблиці з Excel у текст документа Word або в слайд PowerPoint, а можна імпортувати в базу даних Microsoft Access. Крім того, будь-яка прикладна програма Microsoft Office дозволяє помістити в документ (будь це текст, електронна таблиця, презентація або база даних) малюнок у будь-якому форматі, а також відеофрагмент або просто звуковий ролик.

Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, загальних для всіх прикладних програм. До них належать механізми перевірки правопису й граматики, засіб для малювання, інструмент для створення барвистих заголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагування математичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок, і т.д. Сюди ж належать й панелі інструментів, і навіть меню, які є стандартними елементами будь-якої прикладної програми Microsoft Office.

Ці інструменти встановлюються на диску один раз, а потім використовуються всіма додатками Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску, забезпечує високу швидкість роботи додатків і єдиний інтерфейс. Можна легко почати роботу з будь-яким додатком Microsoft Office, вивчивши лише одне з них.

Починаючи з версії 97, в Microsoft Office входить нова прикладна програма – Microsoft Outlook. Цей додаток являє собою інструмент для організації й планування персональної діяльності менеджера. Microsoft Outlook включає електронну пошту, базу по контактах, календар і т.д. Але головне – він зв'язує всі прикладні програми, виступаючи як засіб організації роботи з ними. За допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, додавши в її опис супровідний документ. Це може бути список питань, які планується обговорити, у форматі Microsoft Word, або звіт про результати року по продажах у форматі Microsoft Excel.

Працюючи в мережевих операційних системах, прикладні програми сімейства Microsoft Office підтримують спільну групову роботу кількох людей над спільними документами. Існує можливість використання матеріалів, розміщених не тільки на локальному диску робочої станції, але й на сусідньому комп'ютері або на сервері всієї мережі.

Крім того, всі прикладні програми Microsoft Office підтримують роботу з електронною поштою. При роботі над документом, що вимагає коректури декількох людей, можна послати цей документ поштою в режимі послідовного розсилання. Як тільки один учасник роботи закінчить вносити виправлення, документ відправляється до наступного. Після того, як документ обійде всіх зазначених у розсилці людей, воно вертається до того, хто його посилав, при цьому всі позначки й виправлення буде відображено окремим кольором для кожного учасника спільної роботи. Виправлення можна переглянути й вирішити, які з них потрібно прийняти, а які скасувати.

Текстовий процесор Microsoft Word

У потужному текстовому процесорі Microsoft Word зручно створювати найрізноманітніші документи. Текст, що вводиться, відображається на екрані саме в тому вигляді, у якому він буде виведений на друк. Потужні засоби редагування тексту наближають його за своїми можливостями до настільних видавничих систем, зберігаючи при цьому простоту використання.

Користувачеві доступні різноманітні засоби редагування: зміна типу й стилю шрифту, вирівнювання абзаців, установка міжстрокових інтервалів, виділення рамками, багатоколонний текст, виділення абзаців, авто нумерація листків й багато чого іншого. У текст можна вставляти таблиці, ячейки яких можуть містити як текст, так і числа. Вбудований засіб побудови діаграм дозволяє з легкістю вибирати будь-який з безлічі доступних типів графіків. Більше того, в ячейки можна вставляти формули, що автоматично перераховують результат при зміні параметрів. Необхідно також відмітити, що Word надає можливість створення в документі математичних формул будь-якої складності.

Word також дозволяє писати без помилок. У ньому є вбудована програма корекції помилок. Підтримується режим динамічної перевірки орфографії. Кожне написане вами слово буде перевірятися негайно, і якщо воно містить помилку – ви відразу помітите це по спеціальному маркуванню, яке відзначає слово, написане неправильно. Для того щоб зробити корекцію невірно написаного слова, досить буде клацнути по ньому правою кнопкою миші, і Вам буде запропонований список можливих замін. У Word ви також можете скористатися новим механізмом перевірки орфографії. Користувачі також по достоїнству оцінять можливість автоматичного форматування тексту.

При підготовці документу до друку можна задати сторінкам поля, зміст колонтитулів, формат і орієнтацію сторінки. Крім того, наявний зручний засіб попереднього перегляду документа перед друком, яке, зокрема, надає можливість перегляду декількох сторінок.

Таким чином, текстовий процесор Word дозволяє швидким і зручним способом вирішувати задачі, які пов’язані зі сферою діловодства, а саме – створювати і обробляти текстові документи будь-якої структури і степеня складності.

Менеджеру, як керівнику, доводиться за робочий день створювати, редагувати, перекладати, видаляти безліч документів різної складності. В цьому йому допомагає текстовий процесор.

Не дивно, що всі підприємства чи установи обирають для роботи саме текстові процесори фірми Microsoft. Користуватися іншим це все одно, що ходити на руках, коли весь світ ходить на ногах – в принципі можливо, але незручно.

Але що робити, коли необхідно створити, наприклад, список працівників і прослідкувати зростання чи спад їхньої заробітної плати. В цьому менеджерам допомагає таблиця, яка створюється за допомогою редактора електронних таблиць Microsoft Excel.

Редактор електронних таблиць Microsoft Excel

Програмним продуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel.

За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методи графічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм, можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хто тільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу "майстрів" – допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм.

У таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.

Наприклад, у таблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я, по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваної роботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді на найрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35 до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи є зв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітників стаж роботи більше 10 років?

А якщо підприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався у певному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який із магазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високе співвідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливість дослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів.

Функція Auto Calculate (Автоматичне обчислення) дозволяє побачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділивши необхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат ви бажаєте побачити – суму або середнє арифметичне.

Також в Excel є можливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення із клавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше. При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок, і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вміст ячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter.

При запуску Excel на екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочих листків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків. У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access

Терміни “база даних” і “система управління базами даних” частіше всього використовуються в комп’ютерній тематиці. Поняття база даних можна застосувати до будь-якої інформації, в якій знаходяться зв’язані за певною ознакою елементи. По суті, база даних – це подоба електронній картотеці, електронному сховищу даних, яке зберігається в комп’ютері у вигляді одного чи декількох файлів.

Характерною особливістю баз даних є те, що вони наявні майже у всіх організаціях, незалежно від роду діяльності чи форми власності. Працюєте ви в університеті, магазині, офісі чи складі, вам необхідно створити, узагальнити чи видалити інформацію. Важливим є і те, що бази даних Microsoft Access можуть успішно співпрацювати з будь-якими іншими, які мають формат FoxPro, Paradox і т.д.

Структура Access

СУБД Access при обробці інформації розглядає базу даних як набір декількох структурних елементів, кожний з яких може включати один або декілька об’єктів. Серед основних складових бази даних з точки зору Access можна виділити наступні об’єкти:

Таблиці. Являють собою об’єкти, які створюються користувачем для зберігання інформації про предмети чи суб’єкти в певній структурі. Будь-яка таблиця складається з полів (стовпчиків) и записів (рядків)

Запити. Є об’єктами, які призначені для отримання потрібних даних з таблиць, які містяться у базі даних. За допомогою запитів можна створювати вибірки даних, добавляти чи видаляти інформацію в певній таблиці. Крім того, за допомогою запиту можна також створювати нові таблиці на основі однієї чи декількох таблиць, які вже є в базі даних.

Форми. Являють собою об’єкти, які використовуються для розробки інтерфейса, за допомогою якого відбувається введення даних користувачем, а також відображення інформації бази даних на екрані

Звіти. Є об’єктами, які використовуються для підведення яких-небудь підсумків на основі створених даних і виводу цих підсумків в певному форматі на друк.

Сторінки. Являють собою об’єкти, які забезпечують доступ до інформації, яка наявна в базі даних, із мережі за допомогою браузера, наприклад Internet Explorer. Кожна сторінка, як правило, представляє собою HTML-файл, за посередництвом якого користувачі Internet отримують доступ до наявних баз даних.

Макроси. Є об’єктами, призначеними для виконання певних дій при виникненні тої чи іншої події. Наприклад, за допомогою макросів можна створювати запити, формувати звіти, відкривати таблиці, обробляти форми і т.д.

Модулі. Являють собою об’єкти, які містять одну чи декілька процедур, написаних мовою Visual Basic. За допомогою модулів можна реалізовувати широкий спектр можливостей по обробці даних, які недоступні розробнику у випадку використання макросів.

Редактор презентацій Microsoft PowerPoint

Ще декілька років назад презентації представляли собою доповіді з ілюстраціями, виконані на папері чи плівках, і демонстровані за допомогою проекторів. При цьому створення яскравих і переконливих презентацій було доволі трудомісткою справою.

За допомогою програми PowerPoint створення презентації стало простою та захоплюючою справою. Для проведення презентації в невеликій аудиторії достатньо мати комп’ютер зі звичайним монітором. За достатньо великої кількості глядачів у наш час використовують проектор, який дозволяє відображати інформацію, яка висвічується на моніторі, на великий настінний екран. Також презентації можуть проводитися для користувачів локальної мережі та мережі Internet.

PowerPoint – це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне – потужні функції роботи з текстом, включаючи довільне створення контуру тексту, засоби для малювання, побудову діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т.п.

Презентація – це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їхній показ на екрані, роздавальний матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеному за допомогою PowerPoint.

Слайд – це окремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку, діаграми і т.д. Створені засобами PowerPoint слайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 35-міліметрові слайди на фотоплівці.

Основними можливостями PowerPoint по створенню презентації є наступні:

управління процесом проведення презентації, тобто відображення слайдів, в ній наявних;

управління переходами між слайдами, тобто визначення порядку відображення слайдів презентації під час її показу;

установка параметрів зовнішнього вигляду, відображення і появи слайдів;

робота с текстом, таблицями, графікою, анімацією, звуком, відео, а також об’єктами Word, Excel та Internet.

Електронний органайзер Microsoft Outlook

Однією з основних задач прикладної програми Microsoft Outlook є надання користувачу можливості спілкуватися з іншими користувачами за допомогою електронної пошти. Крім того, дана програма являє собою універсальний електронний органайзер, кий дозволяє керувати календарем (тобто створювати діловий розклад на кожен день, вказуючи у ньому назначені зустрічі), вести облік задач, які потребують виконання, записувати різні замітки и т.д.

Усі дані в Microsoft Outlook зберігаються в папках. При першому запуску програми відображається вміст папки Входящие, яка використовується для читання і відправки повідомлень, а також дозволяє розсилати запрошення на збори.

Якщо для прикладу взяти Microsoft Outlook ХР, то порівняно з попередніми версіями, в ній з’явилися нові можливості, які роблять роботу в ньому більш зручною та ефективною. Зокрема, особисті і повторювані зустрічі розбиваються на групи та маркуються окремими маркерами. Наприклад, всі зустрічі, які призначає старший менеджер, маркуються червоним кольором, а зустрічі директора – синім.

Крім того, всі нагадування, які стосуються одного часового проміжку, Outlook відображає в одному вікні. Це особливо зручно за умови довгої відсутності користувача на робочому місці через хворобу або відпустку. Нагадування при цьому можна відключати по одному чи всі разом, скориставшись при цьому спеціальною кнопкою Прекратить все.

Microsoft Outlook має великі можливості, серед яких є наступні:

можливість виявлення у вхідній пошті небажаних повідомлень;

розширення функції захисту своїх повідомлень шляхом управління розширеннями ( заборона отримувачу пересилати, роздруковувати, редагувати отримане від вас повідомлення і т.д.);

підвищення зручності читання за рахунок відображення більшого об’єму тексту повідомлень;

можливість надання загального доступу до ваших персональних даних.

Таким чином можна зробити висновок, що прикладна програма Microsoft Outlook завдяки широкому спектру реалізованих в ній можливостей (робота з електронною поштою, створення ділового розкладу, обробка списку контактних осіб и т.д.) являється програмним продуктом, необхідним для ефективної роботи ділових людей різного рангу.

ВИСНОВОК

Сучасне життя представити без сучасної техніки просто неможливо.

Жодна фірма не обходиться без допомоги комп'ютерів. Зберігання даних, написання документів, складання графіків, таблиць, розкладів, створення презентацій – у всьому цьому нам допомагає комп'ютер, і допомагає успішно.

Найуспішнішим програмним пакетом на сьогоднішній день, який допомагає вирішити чи не всі завдання менеджменту є інтегрований пакет Microsoft Office. Однією з найбільш значних особливостей даного пакету являється те, що в ньому зібрані прикладні програми, які дозволяють виконувати практично будь-яку роботу, яка пов’язана з діловодством і офісною роботою менеджера. Інакше кажучи, кожен користувач, якому доводиться мати справу з різними документами, обробляти певні дані чи працювати з презентаціями, зможе вирішити поставлені перед ним задачі за допомогою пакету Microsoft Office.

У пакеті Office для зручності користувача широко застосовуються мастери, які допомагають створювати в прикладних програмах різні об’єкти: діаграми, таблиці, звіти, форми, презентації і т.д. Також широко використовуються різного роду підказки. Це дозволяє менеджерам вчасно готувати різні завдання, тим самим підвищуючи ефективність праці.

Іншими словами, структура прикладних програм Office орієнтована на полегшення роботи користувача, що являється своєрідною концепцією даного пакету.

Список використаних джерел

Глушаков С. В., Сурядний А. С. Microsoft Office ХР / Настольная книга специалиста. – Х.: Фолио, 2006, 750 с.

Глушаков С. В., Сурядний А. С. Microsoft Office 2003 / Учебный курс. – Х.: Фолио, 2005, 511 с.

Глушаков С. В., Сурядний А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров / Учебный курс. – Х.: Фолио, 2004, 500 с.

Глушаков С. В. Самоучитель для работы на персональном компьютере / Учебный курс. – Х.: Фолио, 2005, 275 с.

Інтернет-сайт www.russoft.ru

Інтернет-сайт www.microsoft.com/rus/

1