Запуск Word. Выход из Word. Настройка пользовательского интерфейса. Открытие и сохранение документа

Лабораторная работа №1

Запуск Word. Выход из Word. Настройка пользовательского интерфейса. Открытие и сохранение документа.

Существует несколько способов запустить Microsoft Word для Windows 95. Какой из них лучше выбрать, зависит от того, в каких целях вы используете эту программу. Если вы запускаете Word с помощью кнопки Пуск Windows 95, Word создает пустой незаполненный документ. Запуск Word из панели Microsoft Office позволяет создать в Word новый документ или заставить его загрузить уже существующий документ, выбранный вами.

Упражнение 1. Запуск Word.

1.1. Запуск Word с помощью кнопки Пуск

Чтобы запустить Word из меню Пуск, сделайте следующее:

Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке Пуск.

Из появившегося меню выберите пункт Программы.

Щелкните по пункту меню Microsoft Word.

1.2. Запуск Word с помощью панели Microsoft Office

Чтобы запустить Word с созданием нового документа, щелкните по кнопке Microsoft Word в панели Microsoft Office. Word запустится, и можно вводить новый текст.

Чтобы запустить Word с созданием нового документа по шаблону, сделайте следующее:

Щелкните по кнопке Создать документ в панели Microsoft Office. Появится диалоговое окно Создание документа.

В диалоговом окне Создание документа выберите вкладку, содержащую нужный вам шаблон, укажите шаблон и щелкните по кнопке ОК.

После этого Word запустит и создаст новый документ на основе выбранного вами шаблона.

Чтобы запустить Word для редактирования существующего документа, сделайте следующее:

Щелкните по кнопке Открыть документ в панели Microsoft Office. Появится диалоговое окно Открытие документа.

В диалоговом окне Открытие документа перейдите на тот диск и в ту папку, в которой расположен нужный вам документ. Укажите этот документ и щелкните по кнопке Открыть. Word запустится и откроет выбранный вами документ.

Рис. 1.1. Общий вид окна Word после запуска

На рис.1.1 показан общий вид окна Word, появляющегося на экране после запуска программы, и отмечены его главней части, большинство из которых являются стандартными для приложений Windows 95.

Запустите Word одним из предложенных выше способов.

Упражнение 2. Выход Word.

Есть несколько способов выйти из программы Word.

Щелкните по кнопке Закрыть , которая расположена на правом конце строки заголовка Word. Это самый простой способ выйти из Word.

Выберите команду Файл  Выход.

Щелкните по значку управляющего меню, расположенному в левом конце строки заголовка Word, и из появившегося меню выберите команду Закрыть.

Щелкните правой кнопкой мыши по строке заголовка окна Word и из появившегося меню выберите команду Закрыть.

Нажмите [Alt+F4] (Нажмите клавишу Alt и, не отпуская ее, клавишу F4).

К
огда вы попытаетесь выйти из Word с помощью одного из этих способов, Word проверит все открытые документы и шаблоны. Если хоть в одном из них будут обнаружены несохраненные изменения, Word предложит вам их сохранить на диск с помощью такого диалогового окна:

Упражнение 3. Настройка пользовательского интерфейса.

3.1. Панели инструментов Word.

Word имеет очень удобные панели инструментов, позволяющие быстро давать команды для выполнения многих базовых, повседневных действий. Рисунки на кнопках панелей инструментов символически представляют действия, производимые соответствующей командой.

Чтобы дать команду, вынесенную на панель инструментов, щелкните по соответствующей кнопке левой кнопкой мыши. Если вы не знаете, какое действие выполняет какая-либо кнопка, наведите на нее курсор мыши и, ничего не нажимая, подождите секунду. Возле курсора появится всплывающая подсказка с названием этой кнопки.

Чтобы вывести на экран или убрать с экрана панели инструментов, пользуйтесь командой Вид  Панели инструментов или контекстным меню Панели инструментов.

Чтобы включить или выключить панели инструментов с помощью команды Вид  Панели инструментов, сделайте следующее:

Выполните команду Вид  Панели инструментов. Появится диалоговое окно Панели инструментов.

Рис. 1.2. Контекстное меню панели инструментов

Сбросьте флажки, соответствующие тем панелям инструментов, которые вы хотите убрать с экрана. (Чтобы «сбросить флажок», в котором стоит галочка, достаточно щелкнуть по нему мышью. Word сотрет галочку, показывая, что флажок сброшен.)

Щелкните по кнопке ОК.

Включать и выключать панели инструментов можно также с помощью контекстного меню:

Щелкните правой кнопкой мыши по любой из панелей инструментов. Появится контекстное меню Панели инструментов, показанное на рис.1.2.

Чтобы включить или выключить одну из панелей инструментов, щелкните по имени этой панели в контекстном меню (любой кнопкой мыши). Те панели, которые в данный момент имеются на экране, помечены галочкой.

3.2. Контекстное меню Word

Контекстные меню Word облегчают работу с некоторыми часто употребляемыми командами. В контекстных меню для удобства команды, которые вам скорее всего могут понадобиться для той работы, которой вы в данный момент заняты. Например, вызвав контекстное меню во время работы с таблицей, вы увидите в нем группу команд, предназначенных для работы с таблицами.

Пользоваться контекстными меню следует так:

Поместите указатель мыши на тот фрагмент содержимого документа, с которым вы собираетесь работать.

Щелкните правой кнопкой мыши.

Из появившегося контекстного меню выберите нужную команду.

Чтобы закрыть контекстное меню без выбора команды, щелкните любой кнопкой мыши за пределами меню или нажмите клавишу [Esc].

Чтобы работать с контекстным меню с помощью клавиатуры, сделайте следующее:

Поместите курсор вставки на тот материал, с которым вы хотите работать (или выделите этот материал).

Нажмите [Shift+F10].

Нажмите первую букву нужной команды меню. Если две или более команды в меню начинаются с одной буквы, нажимайте эту букву до тех пор, пока не подсветится имя нужной вам команды. Затем нажмите [Enter].

С помощью этого метода у вас не получится вызвать контекстное меню Панели инструментов, так как клавиатура не позволяет работать с панелями инструментов.

3.3. Подсказки, которые выдает Word.

Microsoft Word весьма охотно дает советы и подсказки своим пользователям. Ниже мы рассмотрим основные типы подсказок и научимся включать или выключать их вывод на экран.

Всплывающие подсказки

Всплывающие подсказки Word дают вам мгновенную информацию и позволяют не трать время на припоминание того, что вы когда-то знали, но забыли. Для каждой кнопки каждой панели инструментов, а также для каждой кнопки режимов просмотра (эти кнопки находятся на левом конце горизонтальной полосы прокрутки) Word может показывать всплывающую подсказку – надпись, сообщающую вам, для чего предназначена эта кнопка. Для некоторых кнопок можно также узнать горячие клавиши, нажатие которых вызывает туже команду, что и щелчок по этой кнопке.

Чтобы вызвать всплывающую подсказку, наведите курсор мыши на нужную кнопку и, ничего не нажимаю, подождите секунду. Возле кнопки появится («всплывет») надпись-подсказка с названием этой кнопки, как показано на рисунке справа. Более развернутое описание кнопки и связанного с ней действия появляется при этом в строке состояния внизу Word. Если кнопка панели инструментов в данный момент не работает, в строке состояния появляется объяснение причины, из-за которой эту кнопку нельзя сейчас использовать.

Если всплывающие подсказки не появляются, выберите команду Вид  Панели инструментов и в появившемся окне Панели инструментов установите флажок Всплывающие подсказки, после чего щелкните по кнопке ОК.

Если вы хотите, чтобы во всплывающие подсказки включалась информация о горячих клавишах, установите флажок Сочетание клавиш в том же диалоговом окне.

Подсказки прокрутки.

Один из самых удобных способов перемещаться по документу Word – перетаскивание бегунка в вертикальной полосе прокрутки. При этом Word отображает подсказку прокрутки. В этой подсказке указан номер странице документа, которая соответствует данному положению бегунка. Осторожно перемещая бегунок прокрутки, вы можете с легкостью перепрыгнуть точно на ту страницу, которая вам нужна.

3.4. Система Справки Word.

Система справки содержит полную информацию о всех имеющихся в Word командах, диалоговых окнах, сообщениях, клавишах и полях ввода. В этой системе также имеются пошаговые инструкции для выполнения различных операций, таких как редактирование, форматирование, корректура, а также демонстрации реальных примеров этих работ. Для вызова Справки можно воспользоваться командой меню ?. При этом появляется меню, показанное на рисунке справа.

Система Справки Word устроена точно так же, как и все другие Справки в Windows 95.

Если вам нужна более подробная информация, выберите команду ?  Вызов справки. Вы попадете в Справочную систему Microsoft Word. Появившееся на экране диалоговое окно имеет три вкладки, каждая из которых предлагает свой способ поиска нужной информации:

Вкладка Содержание содержит упорядоченный по смыслу список основных тем. Этим списком можно пользоваться как оглавлением книги.

Вкладка Предметный указатель содержит алфавитный список всех тем Справки. Пользуйтесь ею, как если бы это был предметный указатель книги.

Вкладка Поиск позволяет искать в системе Справки указанные вами слова или фразы.

Упражнение 4. Открытие и сохранение документа.

4.1. Сохранение документа.

Сделав что-нибудь стоящее со своим документом, вы обязательно должны сохранить его в файле на диске.

Чтобы сохранить документ, сделайте следующее:

Щелкните по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов. Word выведет на экран диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис.1.3.

Рис. 1.3. Диалоговое окно Сохранение документа

Выберите диск или папку на диске, в которой вы хотите сохранить ваш документ. Если вам необходимо создать новую папку для хранения документа, нажмите кнопку Создать новую папку на диалоговом окне Сохранение документа.

Введите имя вашего документа (либо примите имя, предложенное Word) и щелкните по кнопке Сохранить Имя может быть длиной до 255 символов, включая расширение «.doc». Однако расширение вводить не надо, оно будет добавлено автоматически. Это расширение имени файла позволяет всем программам знать, что этот файл является документом, созданным в Word.

В строке состояния при этом видна полоса прогресса, показывающая процесс сохранения документа Word. Для очень длинных или сложных документов полоса прогресса в строке состояния может замедлиться или даже остановиться. Не пугайтесь! Word не умер, – просто программе потребовалось в этот момент произвести сложные вычисления или операции с диском, и Word возобновит движение индикатора полосы прогресса через несколько секунд.

Однажды сохранив свою работу, вы можете щелкать по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов и сохранять таким образом ваш документ снова и снова без необходимости указывать его имя. Word при этом не будет выводить на экран диалоговое окно Сохранение документа.

В любом случае рекомендуется сохранять документ как можно чаще. Это позволит вам защититься от непредсказуемых вещей, таких как выключение электричества или зависание компьютера. Перезагрузившись после подобных потрясений, вы обнаружите копию вашего документа в том виде, в котором он вы в последний раз записали его.

После того, как вы закончили печать документа на принтере, сохраните его, прежде сем закрывать документ или выходить из Word. Это даст вам абсолютную уверенность, что документ на диске в точности соответствует тому, что вы получили на бумаге.

4.2. Изменение имени и места хранения документа.

Из-за различных причин вам понадобиться изменить имя файла или место, где он храниться. Например, если вы отредактировали файл и хотите сохранить новую версию под новым именем, оставив старый вариант нетронутым, то вам нужно переименовать файл с вашим документом. Кроме того, вам может понадобиться перенести файл на другой диск или в другую папку.

Чтобы изменить имя файла или место его хранения, сделайте следующее:

Выберите команду Файл  Сохранить как.

Если необходимо, укажите нужный диск или нужную папку, которой будет храниться документ.

Если необходимо, введите другое имя для документа.

Щелкните по кнопке Сохранить.

Если вы не хотите сохранять на диске старую версию документа, вам придется уничтожить ее средствами Windows 95, т.к. сам Word не стирает старые файлы при их переименовании.

4.3. Открытие документа.

Возвращение к документу, над которым когда-то уже работали, осуществляется с помощью специальной операции Word, называемой «открытие документа».

Диалоговые окна Открытие документа, Вставка файла, Вставка рисунка и Открытие источника данных организованы одинаково. Все нижеследующие инструкции, кроме пункта 1, применимы к любому из этих четырех диалоговых окон. Пункт 1 в нижеприводимых инструкциях описывает вызов диалогового окна Открытие документа. Другие диалоговые окна вызываются с помощью других команд.

Чтобы открыть документ, сделайте следующее:

Щелкните по кнопке Открыть на стандартной панели инструментов.

Word выведет на экран диалоговое окно Открытие документа, показанное на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Диалоговое окно Открытие документа

Если документ, который вы хотите открыть, отсутствует в списке, укажите диск или папку, в которой он храниться. Документ в текущей папке открывается двойным щелчком левой кнопки мыши. Чтобы перейти на папку, расположенную выше, или на другой диск, щелкайте по кнопке Переход на один уровень вверх, пока вы не увидите в списке ту папку или тот диск, который вам нужен. Переход в папку или на диск из списка также осуществляется двойным щелчком.

Произведите двойной щелчок мыши на значке того документа, с которым вы собираетесь работать.

Если с этим документом вы недавно работали, его имя будет присутствовать в нижней части меню Файл. Чтобы открыть такой документ, достаточно щелкнуть по его имени в меню.

Чтобы помочь решить, какой из файлов вам нужен, Word предусматривает несколько способов отображения и сортировки списка файлов и папок в диалоговых окнах Открытие документа, Вставка файла, Вставка рисунка и Открытие источника данных. Для выбора этих возможностей существуют четыре кнопки, показанные на рис.1.4.

4.4. Закрытие документа.

Ниже перечислены все способы, с помощью которых можно закрыть документ Word.

Выберите команду Файл  Закрыть. Если документ отображен в двух или более окнах, все окна с этим документом будут закрыты.

Нажмите клавишу [Shift] и выберите команду Файл  Закрыть все. Это приведет к закрытию всех открытых документов.

Нажмите [Ctrl+W], чтобы закрыть активное окно с документом. (Все другие окна, содержащие данный документ, остаются открытыми).

Надмите [Ctrl+F4] чтобы закрыть активное окно с документом. (Все другие окна, содержащие данный документ, остаются открытыми).

Щелкните по кнопке Закрыть , расположенной на правом конце заголовка окна.

Выйдите из Word любым из способов, описанных в упражнении 2.

Задание для самостоятельной работы

1. Запустите Microsoft Word.

2. Работая с документом, используйте режим "разметка страницы", чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого раскройте пункт горизонтального меню Вид и щелкните по строке Разметка страницы.

3. При форматировании текстов очень важно, чтобы одновременно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит выравнивание абзацев. Если на вашем мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выберите масштаб вместо "100%" - "По ширине". Для этого:

• нажмите кнопку панели инструментов, левее списка масштабов и в раскрывающемся списке выберите масштаб По ширине.

• или воспользуйтесь командой горизонтального меню Вид  Масштаб и установите переключатель в положение По ширине.

4. Проследите, чтобы были установлены ограничители текста. Для этого выберите команду Сервис  Опции вкладку Просмотр и в группе переключателей Показывать активизируйте Ограничители текста. Это помогает ориентироваться на полосе набора при выравнивании абзацев и, особенно, при форматировании таблиц. К тому же ограничители текста не выводятся на печать.

5. С самого начала приучайтесь работать в режиме включенных специальных символов. Для этого, выбрав команду меню Сервис  Опции в группе переключателей Непечатаемые символы активизируйте Все или работайте с включенной кнопкой Непечатаемые символы панели инструментов. Эти символы служат для облегчения работы с текстом и не выводятся на печать.

6. Обратите внимание на то, что указатель мыши принимает различную форму в зависимости от того, какие задачи может в этот момент выполнять. Зачастую это очень удобная подсказка.

7. На первых занятиях очень важно научиться различать текстовый курсор экрана (мигающий) и указатель мыши, принимающий вид текстового курсора. Вам удастся избежать множества ошибок, если с самого начала запомните, что текст вводится в то место, где мигает курсор, вставка объекта происходит в то место, где мигает курсор, а указатель мыши служит для установки текстового курсора в нужное место и в процессе набора текста может не участвовать.