Табличный процессор Excel (работа 4)

Введение

Наверное, трудно сейчас представить современного человека, не владеющего компьютером. Безусловно, компьютер занимает важное место в жизни человека. Данную работу я посвящу табличному процессору Excel – одному из компонентов пакета Microsoft Office 97. Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом – это как компьютер "общается" с пользователем, позволяет строить различные графики, множество диаграмм, которые способствуют более полному способу представления информации и усвоения материала.

При написании этого реферата я использовала текстовый редактор Word 7.0 из пакета Microsoft Office 97.

1. Основные понятия, используемые при изучении объекта

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным.

Табличный процессор - программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

создание и редактирование электронных таблиц;

создание многотабличных документов;

оформление и печать электронных таблиц;

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

создание слайд-шоу;

решение оптимизационных задач;

решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;

разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т. д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.

2. Классификация элементов объекта

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0 При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.

Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

Формат - Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.

Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

? - Подменю помощи

Подробная характеристика элементов объекта

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет "рабочую книгу", в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением "xls".

Так как Excel – табличный редактор, то и основную информацию я буду отображать в таблицах. Файл:

Создать	Создать новую рабочую книгу.
Открыть	Открыть существующую рабочую книгу.
Закрыть	Закрыть рабочую книгу.
Сохранить	Сохранить изменения в файле на диске.
Сохранить как	Сохранить рабочую книгу под новым именем.
Сохранить рабочую область	Сохранить измененные документы и состояние рабочей области.
Свойства	Вывод сведений о данном документе
Доступ	Совместное использование одного документа несколькими пользователями
Параметры страницы	Изменение параметров страницы для документа
Область печати - Задать - Убрать	Определение области листа для распечатки Удаление определения
Предварительный просмотр	Просмотр документа перед печатью
Печать	Вывод документа или его части на печать
1 2 3 4	Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл.
Выход	Выход из программы Excel

Правка:

Отменить	Отменить последнее произведенное действие
Повторить	Вернуть отмененное действие
Вырезать	Вырезать выделенный обьект в буфер
Копировать	Скопировать выделенный обьект в буфер
Вставить	Вставить обьект из буфера
Специальная вставка	Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы
Заполнить - Вниз - Вправо - Вверх - Влево...	Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.
Очистить - Все - Форматы - Содержимое - Примечания	Очистка Всего содержимого ячеек Форматов данных в ячейках Формул или значений ячеек Примечаний к ячейкам
Удалить	Удалить строку, столбец или ячейки
Удалить лист	Удаление рабочего листа
Переместить/скопировать	Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу
Найти	Поиск текста в выделенных ячейках
Заменить	Поиск текста и замена его новым текстом
Перейти	Быстрый переход на ячейку или область

Вид:

Строка формул	Показать или скрыть панель формул
Строка состояния	Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментов	Выбрать стандартные панели инструментов
Во весь экран	Вывести на экран только таблицу и Основное меню
Масштаб	Изменение масштаба таблицы от 10% до 400%
Диспетчер отчетов	Печатать или определить вид отчета
Диспетчер видов	Определить поименованный Вид

Вставка:

Ячейки	Вставить новую ячейку
Строка	Вставить новую строку.
Столбец	Вставить новый столбец.
Лист	Вставить новый рабочий лист.
Диаграмма - На этом листе - На новом листе	Вставить вновь создаваемую диаграмму.
Макрос - Модуль - Диалоговое окно - Макрос MS Excel 4.0	Создание нового программного модуля. Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа макросов
Разрыв страницы	Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати.
Функция	Вызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.
Имя - Присвоить - Вставить - Создать - Применить	Присвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа существующих имен в формулу. Создать автоматически имя выделенному интервалу. Замена ссылок в формуле на имена.
Примечание	Создание, редактирование и удаление примечания

Продовження таблиці.

Рисунок	Вставка рисунка из внешнего файла
Объект	Одного из объектов стандартизированных Microsoft

Формат

Ячейки	Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки
Строка - Высота - Автоподбор высоты - Скрыть - Показать	Изменение параметров строки Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую строку
Столбец - Ширина - Автоподбор ширины - Стандартная ширина - Скрыть - Показать	Изменение параметров столбца Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый столбец
Лист - Переименовать - Скрыть - Показать - Подложка	Переименовать рабочий лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий лист Изменить фон рабочего листа
Автоформат	Автоматическое форматирование рабочего листа
Стиль	Выбор стиля для форматирования листа
Размещение - На передний план - На задний план - Сгруппировать	Размещение видимых объектов

Сервис:

Орфография	Проверка орфографии
Зависимости - Влияющие ячейки - Зависимые ячейки - Источник ошибки - Убрать все стрелки - Панель зависимостей	Показать зависимости при помощи стрелок Показать стрелками ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки зависимостей
Автозамена	Добавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметра	Решение задачи с одним параметром
Сценарии	Создание и проверка условных сценариев
Поиск решения	Поиск решения по заданной модели
Защита - Защитить лист - Защитить книгу	Защитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений всю книгу
Надстройки	Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера
Макрос Запись макроса Назначить макрос	Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
Параметры	Изменение и установка параметров системы

Данные:

Сортировка	Сортировка выделенных ячеек
Фильтр - Автофильтр - Показать все - Расширенный фильтр	Отбор записей с помощью раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне
Форма	Поиск, изменение и удаление записей базы данных
Итоги	Добавление итогов к списку
Таблица подстановки	Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу
Текст по столбцам	Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов	Средство создания шаблонов документов
Консолидация	Объединение диапазонов в указанный диапазон
Структура - Скрыть детали - Показать детали - Сгруппировать - Разгруппировать - Автоструктура - Удалить структуры - Параметры	Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа
Сводная таблица	Создание и изменение сводной таблицы
Поле сводной таблицы	Установка свойств поля сводной таблицы
Обновить данные	Обновление сводной таблицы
Получить внешние данные	Вставка данных из внешнего источника

Окно:

Новое	Открыть новое окно
Расположить	Изменение расположения окон
Скрыть	Убрать с экрана текущее окно
Показать	Показать скрытые окна
Закрепить области	Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.
1 Активное окно 2 Активное окно	Перейти в одно из открытых окон

?

Вызов справки	Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей.
О программе	Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.

Заключение

Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основных возможностях табличного процессора Excel. Применение этого табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации. Ведь не зря доказано, что представление информации в табличном виде, а также в виде графиков, диаграмм позволяет более наглядно и лучше представить информацию.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.