Розробка відомості "Прибутки-Збитки по реалізації" в Access i Excel

Зміст

1. Предметна галузь

2. Задача

3. Інформаційне забезпечення

4. Опис вихідної інформації

5. Описание информационно-логической модели

6. Схема БД "Реалізація товарів"

7. Вихідні документи

Проведемо аналіз даних засобами табличного процесору Excel1

Оформлення засобами текстового редактору Word.

Список використаної літератури

Предметна галузь

Облік реалізації продукції підприємством

Задача

Задача – організувати облік і спостереження за реалізацією продукції згідно з її обсягами виробленя, розрахунок збитків по нереалізованих товарах.

Засобами інтегрованого пакету прикладних програм MS Office розробити прикладне програмне забезпечення для означеної предметної галузі і задачі. До складу пакету програм включити:

Автоматизовану базу даних, розроблену у середовищі СУБД Access;

Програму аналізу даних засобами табличного процесору Excel;

Документ Word, отриманий шляхом злиття з даними таблиць СУБД Access.

Рішення задачі автоматизованим способом забезпечить можливість оперативної обробки інформації для обліку і спостереження за реалізацією продукції за відповідний проміжок часу (місяць). Буде сприяти підвищенню точності і вірогідності облікових даних.

Необхідність автоматизованого рішення задачі визначається зменшенням трудових витрат на обробку інформації, підвищенням якості обліку і контролю на підприємстві, оперативним одержанням різнобічної результатної інформації, збільшенням її вірогідності і точності.

Інформаційне забезпечення

Дані про виробництво готової продукції, а саме – найменування товару; одиниця виміру; собівартості одиниці продукції(ціна закупівлі за одиницю); кількість; дата виготовлення.

Відповідні дані про реалізацію товарів, а саме - найменування товару; одиниця виміру; ціна реалізації; кількість.

Нижче приводяться зразки використовуваних на підприємстві форм документів.

Перша таблиця бази даних "Виробники" має такий вид:

Таблиця 1

Друга таблиця бази даних "Реалізація" має такий вид:

Таблиця 2

Третя таблиця бази даних "Товари виробників" має такий вид:

Таблиця 3

Опис вихідної інформації

Вихідні дані представлені в таблиці, зображеної на рис.1:

Рис.1. Вихідні дані БД "Реалізація товарів"

Описание информационно-логической модели

Таблиці БД містять набір даних по конкретній темі, наприклад Постачальникі. Використання окремої таблиці для кожної теми означає, що відповідні дані збережені тільки один раз, що робить базу даних більш ефективної і знижує число помилок при введенні даних.

Розподіл даних у таблицях.

У таблицях дані розподіляються по стовпцях (які називають полями) і рядкам (які називають записами) [5, c.38].

Наприклад, кожне поле в таблиці "Виробники" містить дані одного типу для виробника, такі як назва виробника, код виробника. Кожен запис у таблиці містить повні зведення про виробників, такі як, адреса виробника.

Запити будуть використовуватися для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. Так складемо запит на вибірку.

Запити, у свою чергу будуть покладені в основу складання звіту "Прибутки (збитки) від реалізації продукції" і програми аналізу даних у Excel.

Схема БД "Реалізація товарів"

Схема даних БД "Реалізація товарів" приведена на рис.2.

Рис.2. Схема данных БД «Реалізація товарів»

Вихідні документи

Головна інтерфейсна форма "Реалізація товарів та збитки" наведена на рис 3.

Рис.3. Головна інтерфейсна форма "Реалізація товарів та збитки"

Звіт "Прибутки чи збитки реалізації", наведена на наступному рисунку (рис.4)

Рис.4. Звіт " Прибутки чи збитки реалізації "

Запит " Прибутки чи збитки реалізації" (у режимі конструктора з розрахунковими полями) для складання звіту " Прибутки чи збитки реалізації " і листів-повідомлень виробникам збиткового товару представлений на рис.5. Ций ж запит, але в режимі таблиці представлений на рис.6.

Рис.5. Запит "Прибутки чи збитки реалізації" у режимі конструктора.

Рис.6. Запит " Прибутки чи збитки реалізації " у режимі таблиці.

Проведемо аналіз даних засобами табличного процесору Excel

Визначимо обсяг даних, з яким буде потрібно працювати: 1) уся таблиця, запит або всі дані форми звіту; 2) тільки деякі записи.

Виконаємо одне з наступних дій.

У вікні бази даних Mіcrosoft Access виберемо запит, з яким потрібно працювати в Mіcrosoft Excel.

У меню Сервіс укажемо на пункт Зв'язки з Offіce і виберемо команду Аналіз у Mіcrosoft Excel.

Запит Mіcrosoft Access буде збережений у виді книги Mіcrosoft Excel (файл із розширенням XLS), що потім буде відкрита в Mіcrosoft Excel.

Застосувавши Автофільтр з умовою по полю Прибутки (збитки), "меньше 0" одержимо такий вид запиту "Понесені збитки":

Рис.11. Понесені збитки

Побудуємо діаграму, що показуе дані по збиткових товарах (рис.12).

Рис 12. Графічний аналіз даних по збиткових товарах.

Таким чином ми здійснили аналіз даних засобами табличного процесору Excel.

Оформлення засобами текстового редактору Word

Оформимо засобами текстового редактору Word листи-повідомлення постачальникам збиткового товару про можливе тимчасове припинення його закупівлі, та вкажемо збитки та кількість нереалізованого товару.

Проведемо злиття (рис.13)

Рис.13. Злиття з документами Microsoft Word.

При цьому Word утворіть стільки листів – повідомлень, скільки постачальників поставили збитковий товар. Приклад листа-повідомлення наведено нижче.

Товар: Икра червона

Шановні керівники фірмі ВАТ КІТ

Ви повідомляєтесь про те, що ваш товар в кількості 170 банок приніс збитки в розмірі -488 грн., так як він був не весь проданий.

15.11.2008 г.

Список використаної літератури

Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. - СПб.: Питер, 1997.

"Автоматизированные информационные технологии в банковской деятельности" под ред. Титоренко Г.А., М.: Финстатинформ, 1997.

Керри Н. Праг, Мишель Р. Ирвин. ACCESS для WINDOWS. –К: Диалектика, 1996.

Роб Крамм. Программирование в ACCESS. –К: Диалектика, 1995.

Справка Microsoft Access 2002.//Корпорация Microsoft (Microsoft Corporation), - 2001.