База данных для организации по продаже канцелярских товаров

Оглавление

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Понятие ИС и ее жизненного цикла, этапы проектирования ИС

1.2 Подход к проектированию информационной системы, реализованный в проекте

1.3 Характеристика CASE-средства для моделирования бизнес-процессов предметной области и выбранного метода (IDEF0 или DFD - общие сведения, состав диаграмм)

1.4 Характеристика CASE-средства для создания модели данных предметной области. ERD модель (общие сведения, состав диаграммы "сущность-связь")

1.5 Роль и место базы данных в информационной системе, обоснование выбора используемой в проекте СУБД

2. Проектная часть курсовой работы

2.1 Описание предметной области задачи

2.2 Постановка задачи

2.3 Построение модели потоков данных (IDF0, DFD) в BPwin

2.4 Построение модели данных в ERwin

2.5 Создание базы данных

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Информационные системы (ИС) управления предприятиями присутствуют на Российском рынке относительно недавно, эксперименты с внедрением данных систем на отечественных предприятиях стали проводиться в основном с начала 90-х годов. Количество внедрений изменяется десятками, качество внедрения зачастую является предметом споров, слухов, домыслов и разочарований. В то же время, интерес к ИС не угасает, и руководители предприятий "отваживаются" на рискованные шаги.

Реорганизация деятельности предприятия, особенно если такая реорганизация связана с внедрением корпоративных информационных систем, связана с серьезным риском. Можно привести множество примеров, когда проекты по внедрению готовых или разработанных под заказ информационных систем оканчивались неудачей. Между тем существующие и опробованные в течение многих лет методики и инструментальные средства позволяют минимизировать риски и решать ключевые вопросы, возникающие на различных этапах реорганизации бизнес-процессов предприятия, в том числе реорганизации, сопровождающейся внедрением информационных систем. ^¹

В связи с большим документооборотом, есть насущная необходимость в автоматизации процесса их формирования. Используя имеющиеся СУБД можно решить эту проблему. В данной работе поставлена цель: рассмотрение возможностей формирования отчетов; задача: автоматизация формирования отчетов по отгрузке товаров в разрезе клиентов. Для решения задачи выбраны две методологии: IDEF0 и DFD. Решение основной части проходит с помощью методологии DFD. Инструментальным средством выбрана СУБД.

1. Теоретическая часть

1.1 Понятие ИС и ее жизненного цикла, этапы проектирования ИС

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами. ^²

Под жизненным циклом системы обычно понимается непрерывный процесс, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания системы и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации. Современные сети разрабатываются на основе стандартов, что позволяет обеспечить, во-первых, их высокую эффективность и, во-вторых, возможность их взаимодействия между собой. Вообще говоря, все стандарты на информационные системы (как и на любые системы, вообще) можно разбить на следующие два основных класса:

Функциональные стандарты, определяющие порядок функционирования системы в интересах достижения цели, поставленной перед нею ее создателями.

Стандарты жизненного цикла, определяющие то, как создается, развертывается, применяется и ликвидируется система.

Модели, определяемые стандартами этих двух классов, конечно же взаимосвязаны, однако решают совершенно разные задачи и характеризуются принципиально различными подходами к их построению.

Например: наиболее полной функциональной моделью системы является сама система, однако "биография" самой системы ни в коем случае не может рассматриваться в качестве модели ее жизненного цикла. Куда ближе к модели жизненного цикла информационной системы является описание жизни живого существа, начиная с момента зачатия.

Таким образом, жизненный цикл информационной системы охватывает все стадии и этапы ее проектирования:

предпроектный анализ (включая формирование функциональной и информационной моделей объекта, для которого предназначена информационная система);

проектирование системы (включая разработку технического задания, эскизного и технического проектов);

разработку системы (в том числе программирование и тестирование прикладных программ на основании проектных спецификаций подсистем, выделенных на стадии проектирования);

интеграцию и сборку системы, проведение ее испытаний;

эксплуатацию системы и ее сопровождение;

развитие системы. ^³

1.2 Подход к проектированию информационной системы, реализованный в проекте

Можно выделить два основных подхода к проектированию современных информационных систем - структурный и процессный. Первый основан на использовании организационной структуры предприятия, когда проектирование информационной системы идет по подразделениям. Технологии деятельности всего предприятия в этом случае описываются через технологии работы его подразделений. Главным недостатком структурного подхода является привязка к организационной структуре, которая довольно часто меняется, поэтому в проект информационной системы постоянно приходится вносить изменения.

Несколько по-иному обстоит дело при процессном подходе. Этот подход ориентирован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. При процессном подходе предприятие рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых бизнес-процессов. В отличие от организационной структуры они меняются достаточно редко. Основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти. А вот число обеспечивающих бизнес-процессов может достигать нескольких десятков.

Процессный подход подводит к необходимости перехода на так называемое тонкое производство, или тонкую ресурсосберегающую структуру (Lean production).

Основными чертами такой реорганизации являются:

широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;

сокращение количества уровней принятия решений;

сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;

повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг.

Процессный подход к анализу и моделированию бизнес-процессов и последующей разработке требований к информационным системам позволяет оперативно изменять и дорабатывать технологии, безболезненно (без остановки производства) модернизировать информационную систему предприятия. ^⁴

В проекте реализован процессный подход, ввиду удобства его использования.

1.3 Характеристика CASE-средства для моделирования бизнес-процессов предметной области и выбранного метода (IDEF0 или DFD - общие сведения, состав диаграмм)

В качестве средств структурного анализа и проектирования, наиболее распространенны следующие нотации:

SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для новых систем SADT (IDEF0) применяется для определения требований (функций) для разработки системы, реализующей выделенные функции. Для уже существующих - IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм (рис.1). Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция).

Рис.1 Модель в нотации IDEF0

DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Как правило, диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3. Методология моделирования IDEF3 позволяет описать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов, позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций.

ER (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь". Методология описания данных (IDEF1X).

Таким образом мы можем сделать следующие выводы по практическому использованию: применение универсальных графических языков моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов на этапе анализа.

По диаграммам делаем следующий вывод: наиболее существенное различие между разновидностями структурного анализа заключается в их функциональности.

Модели SADT (IDEF0) наиболее удобны при построении функциональных моделей. Они наглядно отражают функциональную структуру объекта: производимые действия, связи между этими действиями. Таким образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации. Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре. С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся как самого процесса, так и то, с помощью чего он реализуется: дублирование функций, отсутствие механизмов, регламентирующих данный процесс, отсутствие контрольных переходов и т.д.

DFD позволяет проанализировать информационное пространство системы и используется для описания документооборота и обработки информации. Поэтому, диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3 хорошо приспособлен для сбора данных, требующихся для проведения анализа системы с точки зрения рассогласования/согласования процессов во времени.

Нельзя говорить о достоинствах и недостатках отдельных нотаций. Возможны ситуации, при которых анализ IDEF0 не обнаружил недостатков в деятельности организации с точки зрения технологического или производственного процесса, однако это не является гарантией отсутствия ошибок. Поэтому в следующем этапе анализа необходимо перейти к исследованию информационных потоков с помощью DFD и затем объединить эти пространства с помощью последней нотации - IDEF3.

Что касается IDEF1X, наряду со многими достоинствами, существенным недостатком является невозможность адекватно и полно описать предметную область. Поэтому, код клиентского приложения, генерируемый в дальнейшем на основе информации о структуре БД, не позволяет построить эффективное приложение со сложной бизнес - логикой. Это вызвано тем, что данные для хранения в БД необходимо представить в таблицах, к структуре которой предъявляются требования нормализации.

1.4 Характеристика CASE-средства для создания модели данных предметной области. ERD модель (общие сведения, состав диаграммы "сущность-связь")

Цель моделирования данных - обеспечить разработчика ЭИС концептуальной схемой базы данных в форме одной модели или нескольких локальных моделей, которые может быть относительно легко отображены в любую систему баз данных.

Наиболее распространенным средством моделирования данных являются диаграммы "сущность-связь" (ERD), нотация которых была впервые введена Питером Ченом в 1976 г. и получила дальнейшее развитие в работах Ричарда Баркера. Различные CASE-средства используют несколько отличающиеся друг от друга нотации ERD. Одна из наиболее распространенных нотаций предложена Баркером (Oracle Designer). В CASE-средстве SilverRun используется один из вариантов нотации Чена. CASE-средства ERwin, ER / Studio, Design / IDEF используют методологию IDEF 1Х. ^⁵

Диаграммы "сущность-связь" (ERD) предназначены для разработки моделей данных и обеспечивают стандартный способ определения данных и отношений между ними.

Фактически с помощью ERD осуществляется детализация хранилищ данных проектируемой системы, а также документируются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей).

Эти диаграммные техники используются, прежде всего, для проектирования реляционных баз данных (хотя также могут с успехом применяться и для моделирования иерархических и сетевых баз данных).

Диаграммы "сущность-связь" включают:

сущности;

атрибуты;

связи.

Сущность (Entity) - любой объект, событие или концепция, имеющие существенное значение для предметной области, и информация о которых должна сохраняться.

Каждая сущность является множеством подобных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от остальных.

Атрибут (Attribute) - любая характеристика сущности, значимая для рассматриваемой предметной области. Атрибут предназначен для квалификации, идентификации, классификации, количественной характеристики или выражения состояния сущности.

Каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущностями. Связь (Relationship) - поименованное логическое соотношение между двумя сущностями, значимое для рассматриваемой предметной области.

Сущность является независимой, если каждый экземпляр ее может быть однозначно идентифицирован без определения его отношений с другими сущностями. Независимая сущность изображается прямоугольником с четко выраженными углами. Сущность является зависимой, если однозначная идентификация экземпляра сущности зависит от его отношения к другой сущности. Зависимая сущность изображается прямоугольником со скругленными углами.

Первичный ключ (Primary Key) - это атрибут или группа атрибутов, однозначно идентифицирующих экземпляр сущности. На диаграмме первичные ключи размещаются выше горизонтальной линии. Ключ может быть сложным, т.е. состоять из нескольких атрибутов.

Альтернативный ключ (Alternate Key) - потенциальный ключ, не ставший первичным. На диаграмме альтернативный ключ обозначается AK n. m, где n - порядковый номер ключа, m - порядковый номер атрибута в ключе.

Внешние ключи (Foreign Key) создаются автоматически, когда сущности соединяются связью (миграция ключа). Связи между таблицами реляционной БД представляются одинаковыми ключами в таблицах (внешними ключами).

Связи (логические отношения между сущностями) именуются глаголами или глагольными фразами. Имена связей выражают некоторые ограничения или бизнес-правила и облегчают чтение диаграмм.

На логическом уровне можно установить:

идентифицирующую связь один-ко-многим;

неидентифицирующую связь один-ко-многим;

связь многие-ко-многим.

Разработка ERD включает следующие основные этапы:

Идентификация сущностей, их атрибутов, а также первичных и альтернативных ключей.

Идентификация отношений между сущностями и указание типов отношений.

Разрешение неспецифических отношений (отношений многие-ко-многим).

1.5 Роль и место базы данных в информационной системе, обоснование выбора используемой в проекте СУБД

Основной функцией любой СУБД является поддержка независимости, целостности и непротиворечивости данных в условиях коллективного использования. Независимость данных понимается как способность СУБД создавать различные представления об одних и тех же хранимых данных, остающихся инвариантными к изменениям среды функционирования БД [25]. Требуемая степень независимости данных достигается в результате введения внешнего, концептуального и внутреннего уровней определения и манипулирования данными. С внешней точки зрения база данных - это совокупность различных информационных моделей ПО, предназначенных для информационных потребностей пользователей; с концептуальной - база данных есть общая модель ПО, обеспечивающая поддержку различных прикладных систем; с внутренней - база данных рассматривается как физическое представление данных в конкретной среде, используемой для хранения информации. Являясь информационной моделью ПО, база данных обеспечивает коллективное использование информации и необходимые условия для естественной эволюции существующих приложений ИС без их разрушения.

Благодаря концепции БД обеспечивается независимость описания предметной области и задач приложений от структур данных и методов их обработки, программ - от логической структуры базы данных, логической структуры данных - от методов их физической организации.

В информационных системах, использующих БД, можно:

сделать программы ввода, модификации и поиска данных независимыми от программ содержательной обработки приложений;

минимизировать объем хранимых данных путем сокращения их дублирования;

избежать противоречий в хранимых данных;

обеспечить сохранность и целостность информации:

многократно использовать одни и те же данные различными прикладными программами;

обеспечить гибкость и адаптивность структуры данных к изменяющимся информационным потребностям пользователей;

поддерживать адекватность базы данных моделируемой ПО;

обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа.

Концепция БД позволяет создавать интегрированные информационные системы, поддерживающие сложные и разнообразные структуры объектов предметной области, содержащие большое число типов данных, значительные объемы фактографической или текстовой информации, а также сделать реальной задачу обеспечения высокой достоверности обработки и хранения больших объемов данных. ^⁶

2. Проектная часть курсовой работы

2.1 Описание предметной области задачи

Функционирование организации по продаже канцелярских товаров: ООО "КТ" осуществляет продажу канцелярских товаров. Хранится следующая информация о предприятиях-клиентах: название, юридический адрес, телефон, руководитель, главный бухгалтер. Клиентами являются магазины, частные предприятия, кафе, туристические фирмы. Менеджер оформляет заказ, в котором указано наименование заказчика, дата заказа, наименование товара, количество товара, а так же отметки о выполнении\не выполнении заказа, и о выполнении\не выполнении оплаты заказчиком. Заключается двусторонний договор. После выполнения заказа составляется отчет в разрезе клиента, в котором указывается наименование клиента, дата заказа, наименование, количество и цена товара, и выводится общий итог по стоимости.

2.2 Постановка задачи

2.2.1 Цель проектирования ИС:

Потребность в создании ИС обусловлена необходимостью автоматизации деятельности фирмы.

2.2.2 Основные функции, требующие автоматизации:

учет клиентов и заказов;

учет договоров.

2.2.3 Используемые документы и их описание:

Товар - внутренний документ, содержащий информацию о наличии товара, о его цене. Функция: учет товара.

Клиент - внутренний документ, содержащий информацию о клиенте. Функция: учет клиентов.

Заказ - внутренний документ, содержит информацию о всех заказах, сделанных клиентами. Функция: учет заказов.

Договор - исходящий документ. Функция: юридическое обоснование.

Отчет - внутренний документ, составляется на основе запроса по клиентам и товару.

2.3 Построение модели потоков данных (IDF0, DFD) в BPwin

Анализ предметной области организации отгрузки товара и получения отчетов по данному процессу проведем с помощью CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

IDF0 - необходимостью определения соответствующих областей в исследуемой системе, на которых необходимо сфокусировать внимание в первую очередь (моделирование деятельности фирмы с целью построения некоторой информационной системы);

DFD - данные диаграммы используются для описания документооборота и обработки информации. Они являются дополнением к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций с документами в системах обработки информации.

На контекстной диаграмме А-0 отображена система управления процессом.

Report for Diagram: A-0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Организация процесса отгрузки товара

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Сведения о клиенте

Организация работы фирмы - совокупность технологических процессов. Основным результатом этого технологического процесса является оказание различных услуг. Процесс работы подразделяется на 2 непрерывных потока, Один ориентирован на товар, второй - на клиента. (А0)

Report for Diagram: A0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Комплектование набора товаров

Activity Name: Обслуживание клиентов

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Отгружаемый товар

Link Name: Сведения о клиенте

Следующие две диаграммы - это частные случаи декомпозиции подсистем рассматриваемого процесса. В них выделяются основные процессы. Ниже приведены отчеты по каждой из диаграмм. (А2, А23)

Report for Diagram: A2, Обслуживание клиентов

Подсистемы:

Activity Name: Оформление "карточки" клиента

Activity Name: Оформление пакета документов

Activity Name: Предоставление услуги

Потоки данных:

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Отгружаемый товар

Link Name: Пакет документов клиента

Link Name: Готовый пакет документов

Link Name: Карточка клиента

Link Name: Документация

Link Name: Сведения о клиенте

Link Name: Карточка документов клиента

Хранилища:

Data Store Name: База клиентов

Data Store Name: Хранилище оформленных документов

Report for Diagram: A23, Предоставление услуги

Подсистемы:

Activity Name: Прием заявки

Activity Name: Поиск заказанного товара

Activity Name: Заполнение первичной документации

Activity Name: Отгрузка товара

Потоки данных:

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Готовый пакет документов

Link Name: Сведения о клиенте

Link Name: Отложенные заявки

Link Name: Заявка на товар

Link Name: Первичная документация

Link Name: Отчет об отгрузке

Link Name: Заявка на склад

Link Name: Документы на отгрузку

Link Name: Отчет о наличии

Link Name: Выполненная заявка

Link Name: Отказ

Хранилища:

Data Store Name: БД выполненных заявок

Data Store Name: БД отложенных заказов

Data Store Name: БД отчетов

Внешние сущности:

External Name: Клиент

2.4 Построение модели данных в ERwin

Erwin имеет два уровня представления данных: логический и физический.

2.4.1 Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, например "Постоянный клиент", "Отдел" или "Фамилия сотрудника". Объекты модели логического уровня называются сущностями и атрибутами.

Рис.1 Диаграмма ERD-уровень сущности

Рис.2 Диаграмма ERD-уровень атрибутов

2.4.2 Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится вся информация обо всех объектах БД. Исходя из этого можно утверждать, что одна и та же логическая модель может быть представлена несколькими физическими. Представленные в физической модели атрибуты несут конкретную информацию о конкретных физических объектах.

Разделение модели данных на логическую и физическую решают важную задачу наиболее оптимального представления данных, удобного для понимания как специалистам, так и простым пользователям.

Рис.3 Диаграмма ERD-физическая модель

Вторая задача - масштабирование. Существует реальная возможность создания физической модели под любую поддерживаемую ERwin СУБД на основе одной логической модели.

2.5 Создание базы данных

Создадим базу данных "Отгрузка товаров в разрезе клиентов" в СУБД MS Access. Основным назначением базы данных "Отгрузка товаров в разрезе клиентов" будет автоматизация функции по учету клиентов и заказов.

Рис.1 Схема данных БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов"

2.5.1 Таблицы для хранения данных

В соответствии со схемой данных БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов" имеет следующие таблицы:

Рис.2 Таблицы БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов"

Созданные таблицы в конструкторе имеют следующий вид. В верхней части окна Конструктора каждому полю соответствует название, тип данных, описание, а в нижней части окна задаются свойства поля, такие как длина, маска ввода, условие на значение, значение по умолчанию, подпись, индекс и др.

Рис.3 Пример структуры таблицы "Договоры" в конструкторе

2.5.2 Формы для ввода информации

Создадим формы для ввода информации. Например, для заполнения формы - Заказы, необходимо заполнение форм-справочников: формы - Товар и формы - Клиенты; а для формы Договоры, необходима форма-справочник: Справочник договоров.

Рис.4 Пример форм-справочников: товар и клиенты

Рис.5 Форма для оформления заявки на товар

Рис.6 Форма для оформления договора

Создадим так же главную кнопочную форму приложения с помощью диспетчера кнопочных форм и зададим параметры запуска, чтобы БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов" запускалась с главной кнопочной формы.

Рис.7 Главная кнопочная форма БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов"

2.5.3 Запросы для создания отчетов

Рис.8 Вкладка "Запросы" в окне БД "Отгрузка товаров в разрезе клиентов"

Для формирования отчета в разрезе клиента создадим запрос "Клиент запрос". Данный запрос предназначен для выбора клиентов, заказов и стоимости заказов за определенный промежуток времени (месяц).

Рис.9 Запрос "Клиент запрос" в Конструкторе

2.5.4 Отчет

Для формирования отчета в разрезе клиентов, создадим "Отчет_Клиенты" на основании запроса "Клиент Запрос".

Рис.10 "Отчет_Клиенты", сформированный по запросу "Клиенты Запрос"

Созданная база данных позволяет вести учет клиентов, товара и заказов, а так же внутренней документации.

Заключение

В начале работы была поставлена цель: рассмотрение возможностей формирования отчетов. В ходе работы была создана база данных, с помощью которой осуществляется возможность формирования отчета по отгрузке товара в разрезе клиентов.

В заключении работы, отметим, что создание ИС, обеспечивающей возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных не дань моде, а объективная необходимость.

Существует возможность автоматизации, создании, работы других документов, что может послужить основой для совершенствования проекта для данного элемента Электронной ИС.

Список использованной литературы

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко, - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2004.

Вендров А.М. CASE - технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2005.

Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2006.

Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. - М.: ДИАЛОГМИФИ, 2004.

Список сетевых ресурсов

http://do. bti. secna.ru/lib/book_it/inf_sistem.html

http://www.abn.ru/inf/setevoi/cycle. shtml

http://www.cfin.ru/press/loginfo/2001-02/06. shtml