Формирование базы данных

РЯЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПРЕДМЕТ : ИНФОРМАТИКА

ТЕМА

Система управления базами

данных MICROSOFT ACCESS

Выполнила студентка

2-го курса экономического

факультета

_______________________

Проверил : ______________

г. Рязань

1999г.

Вариант 3

Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: “ наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть: сортировку записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений в поле “Сумма выручки”: “Цена за единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”: “Произведено” - “Реализовано”, итоговые вычисления по полям “Остаток”, “Сумма выручки”: создать форму для ввода новых записей в таблицу базы данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет по результатам запроса, вид отчета “В один столбец”, в отчете предусмотреть вычисление итогов по полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицу базы данных и просмотра содержимого таблицы.

Таблица

Дата	Наименова-ние изделия	Цена изделия (руб.)	Произве-дено (шт.)	Реализо-вано (шт.)	Остаток (шт.)	Сумма выручки (руб.)
06.01.99	Глушитель	250	480	450
06.01.99	Колесо	380	150	150
22.02.99	Корпус	65	80	80
06.01.99	Диск	70	60	55
06.01.99	Маховик	98	350	300
22.02.99	Глушитель	250	400	400
23.03.99	Корпус	65	60	60
19.03.99	Глушитель	250	350	380
22.02.99	Колесо	380	180	180
23.03.99	Маховик	98	280	260

Итого :

Выполнение задания.

Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как на экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и “Создать” В появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который будет записан файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT (расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой программой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.

Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.

Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы имя таблицы - “Произв_деятельность”

Представим определение полей в виде таблицы:

Поле	Тип	Размер поля	Число десятичных знаков	Формат поля	Маска ввода
Дата	Дата\время			Краткий формат даты	99.99.00;0
Наименование изделия	Текстовый	30
Цена изделия	Денежный		Авто	Денежный
Произведено	Числовой	С плавающей точкой 8 бт.	Авто
Реализовано	Числовой	С плавающей точкой 8 бт.	Авто

Следует отметить, что для отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину 9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длинным наименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30 символов.

После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть” появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных PRO_DT.MDB.

Сведем результаты действий в таблицу.

Элемент ACCESS	Действия пользователя	Результат операции
Меню ACCESS	Выбор пунктов меню “Файл”, “Создать”	Диалоговое окно дискового пространства активного диска (ДОАД)
ДОАД	Выбор имени файла PRO_DT.MDB	Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД)
ОБД	Последовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица”	Переход в окно формирования структуры таблицы (ОФСТ)
ОФСТ	Ввод имен полей, выбор типа данных и элементов форматирования данных	Создание структуры файла таблицы, присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД)
ОБД	Нажатие кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицу	Формирование таблицы базы данных с исходной информацией.

Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне “Создание запроса” нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе данных имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора таблицы для создания запроса последовательно нажмем кнопки “Добавить” и “Закрыть”. В появившемся окне формирования структуры запроса выполним следующие действия:

В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.

В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню выбираем “По возрастанию”.

Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение : “Остаток: Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое поле “Остаток” Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую клавишу мыши выберем в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся диалоговом окне свойств поля в строке формат поля активизировав раскрывающееся меню выберем “Числовой” и опишем его свойства.

Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма выручки: Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма выручки” и нажав правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип данных при помощи меню как “Денежный”

Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:

Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Остаток” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Сумма выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения запроса” и присвоим запросу имя “Полный запрос”

Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.

Элемент ACCESS	Действия пользователя	Результат операции
Окно базы данных	Последовательное нажатие кнопок “Запрос и “Создать”	Диалоговое окно создания запроса (ДОСЗ)
ДОСЗ	Кнопка “Новый запрос”	Диалоговое окно “Добавление таблицы” (ДОДТ)
ДОДТ	Выбор исходной таблицы Кнопки “Добавить, Закрыть”	Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ)
ДОФЗ	Выбор полей запроса, условий сортировки	Структура таблицы запроса (СТЗ)
Вычисляемые поля ДОФЗ	Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей, форматирование данных.	Структура таблицы запроса (СТЗ)
Итоговые запросы ДОФЗ	Выбор полей запроса; меню ACCESS - “Вид” ”Групповые операции”, определение итога полем “SUM”	Структура таблицы запроса (СТЗ)
СТЗ	Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу	Результатная таблица запроса.

Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.

Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем кнопки “Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание формы”. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор таблицы\запроса”) выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем нажмем кнопку Мастера. Из предложенных “Мастером” разновидностей выберем форму “В один столбец” . После запуска мастера необходимо определить поля формы. Перенесем в форму весь список полей. При закрытии макета формы присвоим ему имя “Произв_деятельность”

Создадим в форме кнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения данных в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на экране отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты “Вид” и “Панель элементов”)

Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем пиктограмму “Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие” - “Добавление новой записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке - рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.

Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы, отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие формы”. Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме появятся две кнопки позволяющие управлять работой формы.

При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с пользователем на создание новой записи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии на кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в окно базы данных.

Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы

Элемент ACCESS	Действия пользователя	Результат операции
Окно базы данных	Нажатие кнопки “Создать”	Окно “Создание формы” (ОСФ)
ОСФ	Выбор таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера	Окно “Мастера по разработке форм” (МРФ)
МРФ	Выбор мастера “В один столбец”	Окно мастера создания структуры формы (МСФ)
МСФ	Выбор полей, порядка полей в форме, выбор типа и названия формы.	Готовая форма
Окно базы данных	Нажать кнопку “Конструктор”	Конструктор форм (КФ)
КФ	Меню ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов”	Вызов на экран “Панели элементов”(ПЭ)
Окно базы данных, КФ, ПЭ	Выбор на “Панели элементов” пиктограммы “Кнопка”, перенос ее на форму.	Мастер создания кнопки (МСК)
МСК	Выбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к кнопке	Функциональная кнопка в форме.

Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -

“Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В появившемся диалоговом окне выбираем поля которые будут помещены в отчет. В следующем диалоговом окне определяем поле, по которому будет производиться сортировка записей - “Наименование изделий”. Затем определяем стиль оформления отчета. Определяем, что расстояние между строк 0,5 см., формат бумаги - А4, ориентация бумаги - книжная, заголовок отчета - “Справка по производственной деятельности”. После этого Мастер откроет отчет в режиме предварительного просмотра. Для вычисления итогов по полю “Сумма” в режиме конструктора отчета в “Области примечаний отчета” создадим поле, активизируем вызов на экран окна свойств. Затем, в строке “Данные” введем формулу +SUM ([Сумма]). В раскрывающемся меню в строке “Формат поля” укажем “Денежный”, в строке “Сумма с накоплением” укажем “Для группы” и отформатируем название поля - “Общая сумма выручки” . В окончании работы сохраняем отчет присваиваем ему имя.

Представим действия в виде таблицы

Элемент ACCESS	Действия пользователя	Результат операции
Окно базы данных	Нажатие кнопок “Отчет” и “Создать”
ОСО	Выбор таблицы\запроса, нажатие кнопки “Мастер”
ОВМО	Выбор мастера “В один столбец”
ОМСО	Выбор полей и очередности полей в отчете, выбор полей для сортировки данных, выбор типа отчета, выбор полей для вычислений, выбор формата отчета выбор типа группировки	Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями
Стандартный отчет	Изменение структуры, форматирование отчета	Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями

Создадим макрос в виде панели кнопок. Для этого в окне базы данных последовательно нажать кнопки “Форма” и “Создать”. В окне “Создание формы” нажать кнопку “Пустая форма”. При этом откроется окно конструктора форм Если на экране нет “Панели элементов”, то надо воспользоваться пунктами меню ACCESS “Вид” и “Панель элементов”. Создадим на поле формы кнопку. Для этого нажмем мышью на пиктограмму “Кнопка” панели элементов и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве поля формы. В открывшемся окне мастера создания кнопки нажмем “Отмена”. Поместив указатель мыши на созданную кнопку, нажмем на правую клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт “Свойства” В раскрывшемся меню выберем пункт “Свойства событий” В строке “Нажатие кнопки” перейдем в режим построителя макросов, после чего перейдем в пункт “Макросы” в окне построителя.

Ответим да на запрос программы о сохранении макроса и сохраним его под именем “Ввод данных” В открывшемся окне конструктора макроса выберем в раскрывающемся меню пункта “Макрокоманда” выберем “Открыть таблицу”. В разделе “Аргументы макроса” в строке “Имя таблицы” выберем “Произв_деятельность”, в строке “Режим” - таблица”, в строке “Режим данных” - “Изменение”. Закроем конструктор сохранив сделанные изменения. Поместив указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишу выберем в появившемся меню пункт “Свойства кнопки” В меню свойств выберем “Свойства макета”. В строке “Рисунок” нажмем на кнопку перехода в окно построения рисунков. Выберем из списка рисунок “Новая запись”, при этом рисунок появится на созданной кнопке. Для обозначения кнопки надписью, выберем пиктограмму “Подпись” и разместим указатель мыши рядом с кнопкой. Введем надпись “Ввод новой записи”. Повторим те же действия для создания кнопки “Просмотр таблицы”, но при этом в разделе “Аргументы макроса” в строке “Режим данных” укажем “Только чтение”. Также при изменении свойств кнопки выберем рисунок “Просмотр документа, а при выборе пиктограммы “Подпись” наберем текст “Просмотр таблицы”.

Для помещения названия панели кнопок выберем пиктограмму “Подпись”, зафиксируем указатель мыши на свободном месте формы и ведем текст “Панель кнопок”. Сохраним сделанные изменения.

Представим действия в виде таблицы

Элемент ACCESS	Действия пользователя	Результат операции
Окно базы данных	Нажать кнопки “Форма”, “Создать”, “Пустая форма”	Конструктор создания формы (КСФ)
КСФ	Меню ACCESS. Пункты “Вид”, “Панель элементов”	Вывод панели элементов на экран (ПЭ)
КСФ, ПЭ	Нажать на пиктограмму “Кнопка” ПЭ, зафиксировать указатель мыши на поле формы	Мастер создания кнопки (МСК)
МСК	Нажать кнопку “Отмена”	Кнопка на поле формы (К)
К	Поместить мышь на кнопку, нажать правую клавишу	Контекстное меню (КМ)
КМ	Выбор пункта “Свойства”	Окно свойств кнопки (ОСК)
ОСК	Выбор пункта “Свойства событий”, в строке “Нажатие кнопки” выбор пиктограммы режима перехода в режим построения макроса	Окно построителя макросов (ОПМ)
ОПМ	Выбор пункта “Макросы”, сохранение макроса, присвоении имени “Ввод данных” макросу	Открытие окна конструктора макросов (ОКМ)
ОКМ	Выбор в пункте “Макрокоманда” пункта “Открыть таблицу”, в разделе “Аргументы макроса” выбрать , имя таблицы режим открытия, режим данных, закрыть ОКМ	Запись созданного макроса в окно базы данных
ОСК	Выбор пункта “Свойства макета” в строке “Рисунок” перейти в окно построителя рисунков	Окно построителя рисунков (ОПР)
ОПР	Выбрать рисунок	Создание рисунка на кнопке
ПЭ	Выбрать пиктограмму “Подпись”, разместить на поле формы, набрать текст подписи.	Создание надписи к форме

Для автоматического запуска панели кнопок с “рабочего стола” Windows в окне базы данных выбирают кнопку “Макрос”. Нажимают кнопку “Создать” и в открывшемся окне “Макрокоманда” выбирают “Открыть форму”. В позиции “Аргументы макроса” в строке “Имя формы выбирают “Панель кнопок”, а в строке “Режим” - “Форма”. При сохранении макроса ему присваивают имя “autoexec”. Çàêðûâàþò ACCESS. На диске С: находят файл с именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают этому ярлыку имя. При активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически запускается панель кнопок

Список литературы

Визе Манс Microsoft ACCESS 2.0 Локализованная версия. М., Бином. 1995.

Евдокимов В. В. Экономическая информатика. Учебник для ВУЗов. СПб. Питер. 1997