Работа с текстовым редактором Microsoft Word

Робота з текстовим редактором

Microsoft Word

Розглянемо основні можливості при роботі з Word і рекомендації по їхньому застосуванню.

Автоматизація виконання задач і отримання допомоги

В Word 97 є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових задач.

Автозаміна

Нижче перераховані деякі типи помилок, що можуть бути виправлені автоматичні при введенні:

Наслідку випадкового натиску клавіші CAPS LOCK (вперше з'явилася в Word 95). Наприклад, в початку пропозиції слово Этот автоматично замінюється на Цей, а режим введення великих літер (відповідний натиснутій клавіші CAPS LOCK) автоматично відключається.

Типові опечатки в словосполученнях. Наприклад, слова “поштовий адрес» автоматичні замінюються словами поштова адреса.

Граматичні не сумісні пари слів. Наприклад, слова «это слово» автоматичні замінюються словами це слово.

Автоформат при введенні

В Word передбачена можливість автоматичного форматування тексту при введенні.

Автоматичне створення і маркованых списків ,що нумерувалися (вперше з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо в початку першого елементу списку ввести зірочку, буде створений маркованый список.

Автоматичне створення меж (вперше з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо ввести три і більше число дефісів (-) або знаків рівності (=) підряд, а після цього натиснути клавішу ENTER, буде автоматичні створена одинарна або подвійна межа.

Автоматичне привласнення тексту вбудованих стилів (вперше з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо завершити рядок тексту не знаком перепинання, а подвійним натиском клавіші ENTER, їй буде автоматичні присвоєний стиль «Заголовок 1».

Автоматичне форматування порядкових номерів і дробів (вперше з'явилося в Word 95; вживано тільки до англійського тексту). Наприклад, поєднання «1st» автоматичні замінюється поєднанням, а дріб «1/4» — символом ј.

Автоматичне оформлення мережевих шляхів і адрес Интернета (наприклад,\\Reports\May\Week1. doc і http://www. microsoft. com/) як гіперссилок. При виборі гіперссилки на адресу Интернета автоматичні запускається наявний засіб перегляду Web і відкривається означена Web-сторінка. При виборі гіперссилки на мережевий шлях автоматичні запускається програма, необхідна для відкриття файлу призначення, і відкривається означений файл.

Автоматичне застосування форматування, що використається для оформлення почала першого елементу списку, до початку наступних елементів цього списку. Наприклад:

1. Word 97 виконає всю роботу за вас.

2. Word 97 зробить ваші документи вродливими.

Автоматична модифікація обрису символів. Наприклад, текст Жирний автоматичні переходить в Жирний, а _Курсив_ — в Курсив.

Автоматичне перетворення послідовності плюсів і дефісів (+- - --+ - - --+) в таблицю. Кожній парі плюсів (+) відповідає один стовпчик.

Автоматична заміна пробілів в початку елементу маркованогоабо списку ,що нумерувався відповідним відступом ліворуч.

Автозаповнення

Автоматична пропозиція повного варіанту слова або фрази після введення декількох перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть клавішу ENTER. Нижче перераховані деякі елементи, до яких вживано автозаповнення:

Поточна дата;

Дні тижд;

Назви місяців;

Ім'я автора і назва організації;

Елементи списку автотекста.

Автореферат

В Word 97 з'явилася можливість виконання статистичного і лінгвістичного аналізу документа з метою виділення його ключових положень. На основі цього аналізу складається реферат. Таким Чином можна виділити ключові положення в електронному документі і продивлятись його з різним ступенем деталізації або помістити автоматичні складений реферат в окремий документ. Розмір реферату встановлюється користувачем і може варіюватися.

При укладанні рефератів необхідно дотримуватися законів про авторське право. Відповідальність За точність реферату покладається не на програму, а на користувача.

Автоматичне створення і попередній перегляд стилів

При роботі зі стилями в Word 97 використайте наступні нові можливості:

В випадку застосування нового форматування до тексту автоматичні створюється новий стиль.

В випадку модифікації форматування тексту відповідні модифікації автоматичні вносяться в визначення стиля.

Список стилів на панелі форматування містить зразки стилів.

Майстер листів

Майстер листів дозволяє легко і швидко створити потрібний листа шляхом вибору готових елементів листа. Крім Того, раз введені відомості про адресата (ім'я, прізвище, адреса, посада і т. П.) автоматичні зберігаються. При створенні наступного листа цьому адресату достатньо буде вибрати його ім'я з списку; всі інші дані будуть додані автоматичні.

Помічник

Новий засіб Office 97 — помічник — використає технологію IntelliSense™. Його основне призначення — автоматичне надання рад і довідкових відомостей, що можуть знадобитися по ходу виконання задачі. Наприклад, якщо помічник вирішить, що ви збираєтеся розпочати створення листа, те запропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобом отримання довідкових відомостей про роботу в Word 97, а також рад по підвищенню ефективності роботи, наочних прикладів і покрокових інструкцій по виконанню конкретних задач.

Перевірка правопису

Нижче перераховані основні засоби перевірки правопису і правки тексту, що використаються в Word 97.

Засіб Опис

Перевірка орфографії при введенні Перевірка на наявність орфографічних помилок по ходу введення тексту і виділення можливих помилок прямо в документі (вперше з'явилося в Word 95).

Перевірка граматики при введенні Перевірка на наявність граматичних помилок по ходу введення тексту і виділення можливих помилок прямо в документі. Як і при автоматичній перевірці орфографії, при перевірці граматики автоматичні пропонуються можливі варіанти правильного написання. Для висновку списку варіантів слідує клацнути виділений текст правою кнопкою миші.

Пропуск певних елементів

Тексту при перевірці правопису - По бажанню користувача при перевірці орфографії пропускаються слова, складатися з великих літер і/або цифри ,що містять.

- Пропуск імен файлів і адрес Интернета.

Перевірка граматики Виділення помилок і автоматична пропозиція варіантів правильного написання дозволяє істотно скоротити час правки. У Порівнянні З попередніми версіями покращений синтаксичний аналіз, більш точними стали варіанти ,що пропонуються правильного написання, а також поширений набір граматичних і стилістичних правив.

Спільна перевірка орфографії

І граматики В тексті водночас виконується пошук і орфографічних, і граматичних помилок. Всі помилки усуваються за один сеанс перевірки.

Таблиці, межі і заливка

В Word 97 з'явилися наступні засоби, що спрощують роботу з таблицями, межами і заливкою.

Таблиці

Засіб Опис

Малювання* таблиць
Дозволяє створювати таблиці — стовбчики, рядка і осередка, — малюючи їх з допомогою миші, як олівцем. Тепер окремі осередки таблиці можуть мати будь-яку ширину і висоту.

Ластик Дозволяє легко усунути межу будь-який осередка, рядка або стовбчика таблиці, що дасть той же ефект, що і об'єднання осередків. В попередніх версіях Word можна було об'єднувати тільки осередки, що знаходяться в одному рядку. В Word 97 можна об'єднувати будь-які сусідні осередки — як по вертикалі, так і по горизонталі.

Вирівнювання по вертикалі
Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених осередків таблиці по верхньому або нижньому краю або по середині осередка, використовуючи кнопки вирівнювання, розташовані на панелі інструментів. Якщо текст в осередках орієнтований вертикально, призначення цих кнопок міняється автоматичні: використайте їх для вирівнювання по верхньому або нижньому краю або по центру осередки.

Вертикальна орієнтація тексту
Дозволяє розмістити вертикально (з поворотом на 90 градусів) текст в осередках таблиць, написах і рамках. Цей засіб може виявитися дуже корисним при створенні наклеек, а також друкованих документів, що містять відомості про авторські права і т. П., розташовані вертикально.

Модифікація розміру рядка таблиці Дозволяє регулювати висоту будь-який рядка безпосередньо в таблиці шляхом пересування межі рядка вверх або вниз подібно тому, якомога змінити ширину стовбчика Якщо при пересуванні утримувати нажатой клавішу ALT, на вертикальній линійці буде показана фактична висота рядка.

Межі і заливка

Засіб Опис

Нові типи меж Для оформлення документів пропонується більш 150 різноманітних типів меж, в тому числі объемные межі і межі, складатися з декількох ліній, що особливо популярні в професійних документах.

Межі сторінок Дозволяє створити межу навколо кожної сторінки. В доповнення до 150 нових типів меж пропонуються більш 160 типів графічних меж сторінки. Також існує можливість настройки меж сторінок. Наприклад, можна: і Задати свій тип межі для кожного краю сторінки; і Помістити колонтитули всередину межі; і Оформити першу сторінку не так, як інші.

Межі тексту Дозволяє застосувати межі до окремих слів і символів всередині абзаца. При Цьому можна використати будь-які наявні типи меж. Наприклад, це істотно спрощує створення меж навколо заголовків.

Заливка тексту Дозволяє виділити найбільш важливі фрагменти документа, до яких слідує привернути увагу інших користувачів. В Word 97 заливку можна застосувати не тільки до всього абзаца, але і до окремих слів і символів всередині абзаца. При Цьому можна використати будь-які наявні типи заливки.

Малювання

В Word 97 пропонується новий набір графічних засобів, з допомогою яких можна легко прикрасити текст і малюнки шляхом додання обсягу, тіні, текстурных і прозорих заливок, а також автофігур.

Засіб Опис

Графічний редактор Office Надає велике число різноманітних інструментів малювання, розташованих на панелі інструментів Малювання. Для прикраси тексту і малюнків пропонуються 100 що настроюються автофігур,




4
виду заливки (миттєва градієнтна, узорная, прозора і малюнком), а також додання тіні і обсягу.

Графічний редактор Office володіє потужними і різноманітними можливостями, він замінив графічний редактор Word і застосовується в усіх додатках Microsoft Office.

Малюнки Графічний редактор Office забезпечує всю гнучкість, необхідну для успішної роботи з малюнками, наприклад:

Розміщення малюнків в будь-якому місці документа, в тому числі вбудова їх в рядок тексту, шляхом звичайного пересування

Модифікація відносного розташування тексту і малюнків, в тому числі створення подложек і фоновых малюнків з допомогою команди Помістити за текстом.

Н
аписи Написи використовуються замість рамок; до них применимы всі можливості графічного редактора Office, в тому числі додання обсягу, заливки і тла, а також обертання, модифікація розмірів і обрезка.

Зв'язані написи Для організації перетекания тексту між декількома позиціями в документі слідує розмістити написи, а після цього встановити між ними зв'язки. При доданні рядків в зв'язаний напис текст автоматичні перетекает в наступний напис. При вилученні рядків з напису в неї перетекает текст з наступного напису. Документ може містити декілька складених ланцюжків написів. Зв'язки не обов'язково повинні бути розставлені в прямому направленні.

Обтекание текстом

будь-яких об'єктів Існує можливість обтекания текстом об'єктів будь-який форми і розмірів. Текст може обтекать об'єкт безпосередньо по його контуру.

Web і Интернет

В Word 97 є набір різноманітних засобів, призначених для роботи з Web і Интернетом.

Зв'язок з Web

Ця функція, загальна для всіх програм Microsoft Office, служить для створення і перегляду гипертекстовых документів в мережі интранет і Web.

Засіб Застосування

Гиперссылки Настанова зв'язку з будь-яким файлом — файлом Microsoft Office, файлом в форматі HTML або іншим файлом, — розташованим на будь-якому внутрішньому або зовнішньому Web-вузлі або файловом сервере. Щоб перейти до місця призначення, достатньо щелкнуть гиперссылку. Word автоматичні розпізнає мережеві шляхи, а також адреси електронної пошти і Интернета, і форматирует їхн як гиперссылки.

Панель Web Служить для швидкого відкриття, пошуку і перегляду будь-яких документів, в тому числі Web-сторінок. Панель надає можливість переходу від одного документа або вузла до іншого, переміщення вперед і назад по відкритим документам, а також приміщення важливих документів, виявлених в Web, в папку «Избранное», що дозволяє швидко повернутися до них.

Стиск малюнків Автоматичний стиск малюнків і ілюстрацій, вставлених в документ. Малюнки в форматі JPEG не преобразуются, а всі растровые малюнки преобразуются в новий формат стислих изображений PNG.

Редагування Web-сторінок

Засіб Застосування

Майстер Web-сторінок Автоматизація створення Web-сторінок. Майстер надає вже налаштовані шаблони Web - сторінок, що можна легко змінити в відповідності з задачею. На вибір пропонуються різноманітні шаблони, відповідні найбільш часто видам ,що використаються Web-сторінок, наприклад, зразки початкових сторінок. Крім Того, для створюваних сторінок можна вибрати найбільш підхожі стилі оформлення, кожний з яких включає в себе кольори тла, маркери, горизонтальні лінії і інші елементи.

Звукове оформлення Розміщення файлів звукозапису на Web-сторінках. Для цього необхідно мати засіб перегляду Web, що передбачається обробку файлів звукозапису. В документі можна вказати місце розташування файлу звукозапису, а також число повторень запису.

Відеозапис Розміщення файлів відеозапису на Web-сторінках. При вставленні в документ файлу відеозапису слідує вказати потрібний файл, режим відтворення — «при відкритті» і/або «при настанові покажчика» — і, як і для звукозапису, число повторень запису. Для тих засобів перегляду, що не дозволяють продивлятися файли відеозапису, в документ можна ввести що замінить її текст з ілюстраціями.

Малюнок Розміщення малюнків на Web-сторінках, як в звичайному документі Word.

Бігучий рядок Розміщення бігучого рядка на Web-сторінках. Введіть текст бігучого рядка, а після цього задайте потрібні параметри: ефект анімації, направлення і швидкість руху, колір тла і розмір тексту.

Маркери Дозволяють урізноманітнювати графічне оформлення Web-сторінок. В Word є набір багатокольорових графічних зображень, що можна використати в якості маркерів на Web-сторінках.

Горизонтальні лінії Розміщення на Web-сторінках різнокольорових графічних горизонтальних ліній, що покращують оформлення Web-сторінок. Ці лінії є доповненням функцій вбудованих меж і заливки в Word.

Форми HTML Створення однакових форм в документах Word і на Web-сторінках. HTML надає повний набір елементів управління Visual Basic, доповнений спеціальними елементами управління кодами HTML.

Коди HTML Спрощують створення Web-сторінок. Word забезпечує точне відображення (в режимі WYSIWYG) найбільш часто кодів ,що використаються HTML (більш 80): таблиць, шрифтів, фонових звуків і т. П.

Електронні засоби

На Web-вузлі Word є великий вибір різноманітних засобів редагування Web-сторінок в Word 97. Цей набір засобів регулярно оновлюється згідно останнім технологічним і стилістичним тенденціям.

Розділ Застосування

ClipArt Collection Online Містить останні, найсвіжіші графічні елементи для Web-сторінок. Clip Gallery Live, електронна колекція файлів для Word, включає різноманітні легко зразки елементів оформлення Web-сторінок: фони, маркери ,що завантажуються, кнопки, значки, горизонтальні лінії, файли відеозапису і звуки.

Templates Online Містить нові шаблони Web-сторінок з звичайними для Web-сторінок стилями оформлення.

AutoUpdate Web Tools Містить останню версію засобів редагування Web-сторінок в Word. Відновлення вашої системи може бути виконане автоматичні або вручну.

Перегляд електронних документів

В Word 97 є набір різноманітних засобів, що спрощують перегляд електронних документам.




Засіб Застосування




Режим електронного документа Оптимальний режим для перегляду електронних документів на екрані. Для зображення тексту документа використовується більш великий шрифт, а слова переносяться по межі вікна.




Схема документа Дозволяє миттєво отримати доступ до будь-якої частини документа. Вікно документа поділяється на дві області: в лівій частині відображається схема документа, а в правій частині — текст документа. Схема документа являє собою зображення структури документа, складеної по заголовкам. Вона дозволяє швидко продивитись структуру документа, перейти до потрібної частини документа однім натискомом мыші і визначити своє положення в документі. Поточне положення в документі виділене на схемі документа контрастным кольорем.

Гіперссилки Настанова зв'язку з будь-яким файлом — файлом Microsoft Office, файлом в форматі HTML або іншим файлом, — розташованим на будь-якому внутрішньому або зовнішньому Web-вузлі або файловом сервере. Щоб перейти до місця призначення, достатньо щелкнуть гиперссылку. Word автоматичні розпізнає мережеві шляхи, а також адреси електронної пошти і Интернета, і форматирует їхн як гиперссылки.

Перехресні гиперссылки Створення в документі, призначеному для перегляду на екрані, «живих» перехресних заслань шляхом перетворення перехресних заслань в гиперссылки. Щоб перейти до тексту, на що вказує гиперссылка, не потрібне прокручивать весь документ. Тепер для цього достатньо щелкнуть перехресне заслання і переміщатися вперед і назад по зв'язаним абзацам з допомогою панелі Web.

Тло документа Щоб зробити документи Word і Web-сторінки більш привабливими, використайте різноманітні види тла, в тому числі текстурную заливку. Тло, добавлене з допомогою команди Тло (меню Формат), відображається тільки в режимі електронного документа і не виводиться на печатку.

Анимация тексту Додання ефектів анимации до тексту.

Перехід по об'єктам Переміщення по об'єктам, розташованим в документі, за допомогою смуги прокрутки. При Цьому можна вибрати тип об'єктів, по яким слідує здійснювати переміщення: сторінки, розділи, примітки, звичайні і концевые сноски, поля, таблиці, малюнки, заголовки і виправлення. Наприклад, щоб просмотреть всі таблиці в документі, слідує вибрати режим Перехід по таблицям.

Влаштування Microsoft IntelliMouse Microsoft IntelliMouse — це влаштування типу «мышь», що дозволить виконувати прокрутку і модифікацію масштабу документа. Крім Того, з його допомогою можна змінювати ступінь деталізації при перегляді документа в режимі структури або автореферату.

Редагування повідомлень електронної пошти

Існує можливість використати Word 97 для створення і редагування повідомлень електронної пошти в Exchange і Outlook.

Засіб Застосування

Автоматичне створення гиперссылок Автоматичне форматирование мережевих шляхів, а також адрес електронної пошти і Интернета — наприклад, http://www. microsoft. com/— як гиперссылок при введенні. Щелкнув гиперссылку, можна перейти до означеного місця призначення — в даному прикладі, до основної Web-сторінки Microsoft.

Автори повідомлень на схемі документа Автоматичне виявлення довгих повідомлень, що містять репліки декількох авторів, і вказівка імені автора кожної частини повідомлення на схемі документа. Щелкнув ім'я автора, можна миттєво перейти до відповідної частини документа.

Доступ до даних адресной книги,

Стосовним до означеного

В повідомленні імені Пошук в адресной книзі відомостей про будь-який відправника або одержувача повідомлення при читанні або написанні повідомлення. Щелкните ім'я правой кнопкою мыши і виберіть команду Відомості про адресу в контекстному меню.

Автоматичне форматирование

Неформатированных повідомлень

WordMail Автоматичне форматирование неформатированных повідомлень ,що входять електронної пошти при першому відкритті. Це упрощает наступний обмін повідомленнями: для оформлення заголовків використовуються певні стилі, до реплік додаються отступы, повідомлення різних авторів виділяються різними кольорами і т. П.

Шаблони WordMail Швидке укладання повідомлення електронної пошти. Пропонується 10 шаблонів повідомлень з різноманітними стилями оформлення. Наприклад, з допомогою шаблону термінового повідомлення можна скласти термінове повідомлення електронної пошти.