Интерфейс Excel 97

Экран Excel

После запуска программы на экране отображено Главное окно программы с новой рабочей книгой.

Подробнее о рабочих книгах рассказано в главе 5.

В верхней части окна программы, как и в других Windowa-приложениях, располагается строка заголовка, содержащая кроме названия приложения кнопки для выполнения над окном программы операций сворачивания, вос­становления предыдущего размера и закрытия.

Щелчок на первой кнопке приведет к сворачиванию окна про­граммы. Окно программы в этом случае не отображается на эк­ране, и только по кнопке на Панели задач Windows можно оп­ределить, что работа с программой не завершена. Щелкнув на кнопке Excel в Панели задач, можно восстановить предыдущий вид окна программы.

С помощью средней кнопки группы, эквивалентной выбору ко­манды Восстановить системного меню окна программы, можно переключаться между полноэкранным ч пймчттмм режимом ото­бражения окна программы. При полноэкранном режиме окно программы занимает весь экран. Щелкнув на второй кнопке при работе в полноэкранном режиме, можно вернуться к предыду­щим размерам окна программы.

Щелчком на третьей кнопке можно завершить работу с Excel.

Слева в строке заголовка отображен значок так называемого сис­темного меню. Щелкнув на значке, можно открыть системное меню, которое наряду с командами Свернуть, Развернуть и За­крыть содержит также команды Восстановить, Переместить и Размер. Двойной щелчок на значке системного меню окна про­граммы приведет к завершению работы с Excel. В строке заго­ловка наряду с названием приложения также отображается имя файла, если окно документа развернуто до полноэкранного пред­ставления.

Под строкой заголовка расположена строка меню. Здесь вы мо­жете выбирать между девятью меню, содержащими взаимосвя­занные команды. Под строкой меню на экране можно обнару­жить панели инструментов Стандартная и Форматирование. Ниже строк панелей инструментов располагается строка фор­мул, а под ней — собственно область ввода данных. Под областью ввода данных расположены ярлычки листов с кнопками про­крутки ярлычков, строка состояния и Панель задач Windows.

Строка меню и команды меню

Для выполнения различных операций следует использовать ко­манды меню, доступ к которым можно получить через строку меню. Строка меню располагается под строкой заголовка и со-дернсит имена отдельных меню. Щелкнув на имени меню левой кнопкой мыши, можно открыть меню и выбрать одну из содер­жащихся в нем команд. Для выбора команды щелкните на ней левой кнопкой мыши. Кроме того, активизировать строку меню можно также с помощью клавиатуры. Для этого нажмите кла­вишу [Alt] и клавишу с подчеркнутой буквой соответствующего меню. Для выбора команды нажмите клавишу с подчеркнутой буквой команды.

Рис. 3.2

Строка меню

Через строку меню вы можете получить доступ ко всем коман­дам программы. Для выбора команды можно использовать раз­личные способы:

1 • Для выбора команды с помощью мыши щелкните сначала на имени меню. Меню будет открыто, и следующим щелчком левой кнопки мыши вы можете выбрать команду меню.

2. Для выбора команды меню с помощью клавиатуры активизи­руйте строку меню, нажав клавишу [F10] или клавишу [Alt]. Откройте затем нужное меню, нажав клавишу с подчеркнутой

буквой в имени меню. На следующем этапе нажмите клавишу с подчеркнутой буквой команды для выбора команды. Задать выполнение команды можно также, поместив на ней строку выделения с помощью клавиш управления курсором и нажав клавишу [Enter].

3. Задать выполнение многих команд можно с помощью специ­альных сочетаний клавиш. Соответствующие сочетания кла­виш отображены рядом с именами команд. Например, с по­мощью сочетания клавиш [Ctrl]+[0] можно открыть рабочую книгу.

4. Многие команды можно выбрать также из контекстного меню. Для открытия контекстного меню определенного объекта или элемента программы следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши. Контекстное меню содержит команды, наиболее часто используемые при работе с соответствующим объектом или элементом.

Команды меню отображаются различным цветом в зависимости от ситуации и режима работы. Если команда отображена серым (бледным) цветом, то это означает, что в текущей рабочей ситуа­ции она недоступна. Щелчок мыши на такой команде не приве­дет к выполнению операции. Например, команда Правка/Вста­вить без предварительного помещения в буфер обмена опреде­ленного содержимого недоступна. Взаимосвязанные команды в меню объединены в группы, границы которых обозначены раз­делительными линиями.

Панели инструментов

Excel располагает несколькими встроенными панелями инстру­ментов, из которых по умолчанию на экране отображены только панели Стандартная и Форматирование.

1. Чтобы задать отображение нужной панели инструментов от­кройте меню Вид.

2. Выберите в этом меню команду Панели инструментов.

3. Щелчком мыши сбросьте или установите флажки панелей Стандартная и Форматирование и других в зависимости от того, хотите вы задать их отображение или сокрытие.

Панели инструментов содержат кнопки, нажав которые с помо­щью мыши, вы можете задать выполнение связанных с кнопка­ми команд. Кнопки, как правило, представляют часто исполь­зуемые команды. Использование кнопок панелей инструментов позволяет сэкономить время по сравнению с выбором команд меню.

При помещении на кнопке указателя мыши на экране в форме всплывающей подсказки будет отображена информация о функ­циональном предназначении кнопки.

Дополнительные сведения о панелях инструментов можно по­лучить из главы 13.

Ниже представлены функции кнопок панели инструментов Стандартная.

Создать Открыть

Сохранить

Печать

Щелкайте на этой кнопке, чтобы создать новую пустую рабочую книгу.

Щелкните на этой кнопке для выведения на экран окна диалога Открытие документа и последующего выборе открываемого документа.

Используйте эту кнопку для выполнения операции сохранения файла. Если книге уже присвоено имя, то нажатие кнопки приведет к сохранению файла. При первом сохранении (безымянного) документа после нажатия кнопки будет открыто окно диалога Сохранение документа. Укажите имя для сохраняемого документа в поле Имя файла и закройте окно, нажав кнопку Сохранить.

Нажав эту кнопку, вы можете задать вывод документа на печать с учетом используемых по умолчанию (предварительно установленных) параметров.

Предвари- С помощью этой кнопки можно

тельный перейти в режим предварительного

просмотр просмотра, в котором документ

отображается в том виде, в каком он

будет выведен на печать.

Орфография Нажав эту кнопку, можно запустить процесс проверки орфографии во всем листе или выделенном диапазоне.

Вырезать После щелчка на этой кнопке

выделенный фрагмент документа будет перемещен в буфер обмена. Оттуда вы можете вставить его в любой позиции любое количество раз. Вырезанный фрагмент будет храниться в буфере обмена до помещения туда другого содержимого.

Копировать С помощью этой кнопки можно

скопировать фрагмент документа в буфер обмена. Из буфера обмена вы можете вставить скопированное содержимое в другой позиции. Как и в случае вырезанного фрагмента, скопированный фрагмент вы можете вставить любое количество раз.

Вставить Вставка содержимого буфера обмена. Буфер обмена содержит текст или объекты, помещенные туда при последнем выполнении операции вырезания или копирования.

Формат Нажав эту кнопку, можно скопировать по образцу параметры форматирования с одного объекта на другой. После щелчка на кнопке указатель мыши будет дополнен изображением кисточки. Если вы хотите скопировать формат на несколько областей, щелкните на кнопке два раза.

Отменить Если произведенные изменения не устраивают вас, то нажав кнопку Отменять, вы можете отменить их. С помощью этого способа можно, например, вернуть в рабочий лист непреднамеренно удаленные элементы.

Вернуть Изменения, которые были отменены с помощью команды Правка/Отменить (кнопки Отменить), можно вернуть, нажав эту кнопку.

Добавить Нажатие этой кнопки открывает на гиперссылку экране окно диалога Добавить гиперссылку.

Панель Web С помощью этой кнопки кнопки можно отобразить и скрыть панель инструментов Web.

Автосумма Нажав эту кнопку, вы можете сложить значения диапазона ячеек. В ячейку будет вставлена функция определения

суммы.

Мастер Нажатие этой кнопки приведет к функций открытию на экране окна диалога Мастер функций.

Сортировка С помощью этой кнопки вы можете по задать сортировку списка в возрастанию возрастающем порядке.

Сортировка Нажав эту кнопку, можно задать по убыванию сортировку списка в убывающем порядке.

Мастер Нажатие этой кнопки приведет к диаграмм запуску мастера диаграмм.

Карта С помощью этой кнопки можно

инициировать вставку географической карты.

Рисование С помощью этой кнопки можно

отобразить и скрыть панель Рисование.

Я Масштаб С помощью этого поля можно задать масштаб отображения документа на экране.

Помощник Нажав эту кнопку, можно вызвать на экран Помощника по Office, который поможет советами в различных ситуациях.

Отдельные кнопки панели инструментов Форматирование будут описаны в главе 6.

Строка формул

С помощью строки формул можно вводить данные — числовые значения, текст, формулы — в ячейки рабочего листа или в диа­грамму. С ее помощью можно также выделять ячейку или диа­пазон ячеек.

В строке формул отображается содержимое активной ячейки — постоянное значение или формула. С помощью команды Вид/Строка формул можно задать отображение и сокрытие стро­ки формул.

Для редактирования данных в строке формул щелкните в ней кнопкой мыши или нажмите клавишу [F2]. Внесите нужные изменения и завершите редактирование, нажав кнопку с зеленой отметкой в строке формул или клавишу [Enter].

Вы можете отменить изменение данных, щелкнув на кноп­ке с изображением красного крестика в строке формул или нажав клавишу [Esc].

В левой части строки формул располагается поле имени. С его помощью вы можете присвоить имена определенным диапазонам ячеек, а также выделить отдельные ячейки или диапазоны ячеек.

Строка состояния

Строка состояния располагается на нижнем крае окна приложе­ния и отображает важную информацию о текущем режиме ра­боты и состоянии отдельных функций клавиатуры. Из строки состояния вы можете, например, узнать, включен или выключен цифровой блок клавиатуры. Если цифровой блок клавиатуры включен, то в строке состояния указано NUM.

Слева в строке состояния содержится информация о текущем режиме работы. Здесь можно встретить следующие обозначения:

• Готово — программа ожидает ввода данных или выбора ко­манды.

• Ввод обозначает, что в ячейку вводятся данные.

• Правка — содержимое ячейки редактируется.

• Укажите обозначает, что следует выделить ячейку или диа­пазон ячеек.

• Вычислить отображено только в том случае, если отключена

функция автоматического пересчета листа и данные в листе

изменились.

В строке состояния отображаются также следующие сокращения для обозначения функций клавиатуры:

NUM Чаще всего вы будете встречать в строке состояния это обозначение. Оно означает, что включен цифро­вой блок клавиатуры (нажата клавиша [NumLock]). Кроме того, на клавиатуре в этом случае должен го­реть соответствующий индикатор.

SCRL Обозначение SCRL отображается, если вы нажали клавишу [ScrollLock] и сместили видимую часть эк­рана.

CAPS Обозначение CAPS означает, что включен и зафик­сирован верхний регистр клавиатуры.

ДОБ Если в строке состояния указано ДОБ, то это озна­чает, что нажатием сочетания клавиш [Shift]+[F8] включен режим добавления и вы можете выделить дополнительные диапазоны ячеек,

ВДЛ Обозначение ВДЛ отображается в том случае, если нажатием клавиши [F8] включен режим выделения, позволяющий расширить выделение с помощью клавиш управления курсором.

FIX Если вы на вкладке Правка окна диалога Парамет­ры (команда Сервис/Параметры) установили фла­жок параметра Фиксированный десятичный фор­мат при вводе, то в строке состояния отображается обозначение FIX.

Чтобы задать отображение или сокрытие строки состояния *на длительный срок», поступите следующим образом:

1. Откройте меню Сервис.

2. Выберите команду Параметры.

3. В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Вид.

4. В иоле Отображать устанпдчтр ипи спрогл.чч¹ флажок парямртра Строку состояния.

5. Закройте окно диалога, нажав кнопку ОК. или клавишу [Enter].

Кнопки прокрутки ярлычков

В левом нижнем углу окна документа расположены так называемые кнопки прокрутки ярлычков, с помощью которых можно задать отображение на экране 'ip-лычков определенных листов.

Полосы прокрутки

Довольно часто для того, чтобы видеть всю содержащуюся в листе информацию, нужно сместить видимую часть документа по горизонтали или по вертикали. Этот процесс называется про­круткой документа, С помощью полос прокрутки вы можете смещать видимую часть экрана и работать со всем документом. Для прокрутки документа нужно щелкать на кнопках со стрел­ками на концах полос прокрутки.

Excel располагает горизонтальной и вертикальной полосами про­крутки, с помощью которых вы можете перемещаться по доку­менту. Полосы прокрутки располагаются на правом и нижнем краях окна.

На полосах прокрутки расположены так называемые движки прокрутки, отображающие относительные текущие горизонталь­ную и вертикальную позиции в документе. Перетащив движок прокрутки, можно быстро отобразить на экране другую часть документа. Если полосы прокрутки не отображены на экране, то, чтобы задать их отображение, поступите следующим обра­зом:

1. Откройте меню Сервис.

2. Выберите команду Параметры.

3. В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Вид.

4. В поле Параметры окна установите флажки параметров Го­ризонтальная полоса прокрутки и Вертикальная полоса про­крутки. Сбросив флажки этих параметров, вы можете подавить отображение полос прокрутки.

5. Закройте окно диалога Параметры, нажав кнопку ОК или клавишу [Enter].

Для быстрого перемещения в документе с помощью полос про­крутки перетаскивайте в соответствующем напрап.-штии движки прокрутки. Размер (длина) движка прокрутки указывает, какая часть всего документа отображена на экране. Позиция движка указывает, в какой части таблицы мы находимся я настоящее время.

Кроме того. Excel располагает так называемыми маркерами раз­деления окна, которые расположены справа от и1ризонта-1ьной и сверху от вертикальной полос прокрутки. Млрксры разделения окна можно перетаскивать.

С помощью маркеров разделения окна можно разделить окно ..окумента на несколько областей и s каждой, ооллгти задать ото­бражение своей части документа. Каждая из ou;i,ii_rc'i] снабжена собственными полосами прокрутки. На рисунке 3.11 можно ви­деть окно документа, разделенное иа несколько областей.

Вы можете убрать разделение окна на области, щелкнув дважды ва разделительной линии. Программа также предоставляет воз­можность разделить окно с помощью команды Окно /Разлс лить.

Рабочие книги и листы

Под рабочей книгой понимают файл Excel, с которым вы рабо-таете и в котором сохраняете данные. Рабочая книга может со-

держать листы различных типов. Тем самым в одной книге вы

можете представить данные в различных ракурсах.

Окно рабочей книги также располагает строкой заголовка с тремя кнопками — сворачнвания, разворачивания до полноэ­кранного размера и закрытия. Если окно документа развернуто до полноэкранного представления, то строка заголовка окна до­кумента не отображается, а кнопки для выполнения операций над окном документа представлены в строке меню.

Рабочие листы используются для ввода и анализа данных и яв­ляются составной частью рабочей книги. Рабочий лист во

многом напоминает разграфленный лист бумаги. Оя содержит прямоугольную сетку, образуемую 65536 горизонтальными стро­ками и 266 вертикальными столбцами. Пересечение строки и столбца образует ячейку. В ячейках можно сохранить разлиич-ную информацию — текст, числа или формулы. Каждая ячейка имеет в листе уникальный адрес, образуемый заголовками столб-ца и строки (буквой столбца и номером строки). Первая ячейка рабочего листа имеет адрес А1.

Адреса ячеек важны при работе с формулами. В левой части строки формул — поле имени — отображается адрес активной ячейки или диапазона ячеек.

Более подробные сведения о рабочих книгах приведены в главе 5.