Cистема обработки информации

ТЕМА № 3.РАБОТА С ТЕКСТОВЫМИ РЕДАКТОРАМИ.

1. Обработка текстовой информации в автоматизированных системах.

Ввод, редактирование и форматирование текстов.

Большинство документов, предназначенных к печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, т.е. представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, Набранных обычными символами (буквами, цифрами, знаками препинания и др.). При работе с текстовыми документами компьютер превращается в подобие очень мощной и "интеллектуальной" пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввода, редактирование и форматирование. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Текстовые редакторы и текстовые процессоры.

Все электронные текстовые документы требуют ввода и, обычно, редактирования, но форматирование документа не всегда является обязательным.

Более того, форматирование текстового документа в некоторых случаях вредит делу, поскольку информация о форматировании заносится в текст в виде невидимых кодов. Наличие подобных кодов может мешать определенным программам, работать с текстами. Так, например, текстовой редактор Блокнот не способен отразить на экране текстовой файл, созданный в текстовом процессоре WordPad, хотя обе программы принадлежат к одной группе стандартных программ Windows 9x и обе предназначены для работы с текстами.

Таким образом, имеются различные программы: одни из них используются только для ввода и редактирования текста, а другие позволяют также его форматировать. Первые программы называют текстовыми редакторами, а вторые – текстовыми процессорами.

Все текстовые редакторы сохраняют в файле "чистый" текст и благодаря этому совместимы друг с другом. Различные текстовые процессоры записывают в файл информацию о форматировании по – разному и по этому несовместимы друг с другом. Однако во многих текстовых процессорах есть возможность преобразования текста из одного формата в другой.

В состав системы Windows 9х входит стандартный текстовый редактор Блокнот и простой текстовой процессор WordPad. Неформатированные текстовые файлы в системе Windows имеют расширение .ТХТ, а файлы WordPad – расширение .DOC.

2.Текстовой редактор "Microsoft Word". Режим работы и команды.

Word является стандартной Windows – программой, его запуск и завершение осуществляется стандартно (двойным щелчком левой кнопки мыши по значку).

В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов – Стандартная и Форматирование.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа.

Вертикальная полоса прокрутки программы Word имеет особенность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т.д.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Методы представления документа.

Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.

1. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим предназначен только для работы с текстом.

2. Режим электронного документа необходим для просмотра готового документа.

3. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге.

4. Режим структуры удобен для работ над планом документа.

Работа с несколькими документами.

В отличие от своего упрощенного аналога, процессора Wordpad, текстовой процессор Word позволяет работать одновременно с несколькими документами.

Активное окно документа имеет собственные кнопки:

1. сворачивающую

2. разворачивающую

3. закрывающую

После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области.

Для переключения в окно нужного документа нужно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна.

Ввод и редактирование текста.

Окно текущего документа всегда содержит мигающую вертикальную черту – курсор.

По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу Enter.

Команды управления курсором.

HOME	В начало текущей строки
END	В конец текущей строки
CTRL+HOME	В начало документа
CTRL+END	В конец документа
PAGE UP	Вверх на один экран
PAGE DOWN	Вниз на один экран
CTRL+PAGE DOWN	На одну печатную страницу вперед
CTRL+PAGE UP	На одну печатную страницу назад
CTRL+ВЛЕВО	На одно слово назад
CTRL+ВПРАВО	На одно слово вперед
CTRL+ВНИЗ	На один абзац вперед
CTRL+ВВЕРХ	На один абзац назад

Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента производится протягиванием мыши.

Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши Delete.

Отмена действия ошибочных команд.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка – Отменить или кнопкой на панели инструментов.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка – Повторить. Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены.

Определение вида начертания шрифта.

В Word все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или при отсутствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.

Эффекты недоступные с панели инструментов Форматирование, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой Формат. В нижней части всех вкладок этого диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с заданными параметрами шрифта.

Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элементам панели Форматирования. Раскрывающийся список Подчеркивание представляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пунктиром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электронных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере.

Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервалы между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.

Выравнивание абзацев.

Выравнивание абзаца – это расположение его между правыми и левыми полями страницы.

В программе Word выравнивание задают щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование абзацев.

Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац, которое открывают командой Формат – Абзац или с помощью пункта Абзац в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.

Но более удобно форматировать при помощи линейки.

Форматирование с помощью линейки.

Линейка позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформулировать абзацный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой – это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и т.д.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.

5. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид "уголка". Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отображения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно менять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все позиции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.

Преобразование текста в список.

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Word поддерживает два вида списков – маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно нумеруются.

Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или, соответственно, Маркеры на панели инструментов.

Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат – Список или выбрать в контекстном меню пункт Список. При этом открывается диалоговое окно список.

Оформление текста в несколько столбцов.

В газетах и некоторых книгах (обычно в словарях и энциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие строчки легче читать.

Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают по кнопке колонки. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.

На линейки форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.

Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, можно сделать так чтобы колонки имели одинаковую длину. Для этого надо дать команду Вставка – Разрыв, установить переключатель на текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.

Если стандартный метод форматирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат – Колонки.

Создание таблиц.

1. Небольшие таблицы создаются с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов.

   Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица – Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалогового окна.

   Если необходимо разделить или объединить ячейки, то, выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица – Разбить ячейки или Таблица – Объединить ячейки.

   Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять в ручную. На панели инструментов для этой цели служат кнопки Нарисовать таблицу и Ластик.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша ТАВ позволяет переходить от текущей ячейки к следующей. Каждую ячейку таблицы можно формировать независимо от остальных. Если щелкнуть на ячейки правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то строки текста в ячейки таблицы можно расположить вертикально.

Предварительный просмотр и печать документа.

Чтобы убедится в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка (с лупой) на панели инструментов, или команда Файл, предварительный просмотр.

В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать.

Если оформление документа не устраивает, возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого открывают командой Файл диалоговое окно Параметры страницы.

Это диалоговое окно содержит четыре вкладки.

Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечататься особым образом.

4. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов – самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию.

5. В абсолютном большинстве случаев используют команду Файл, Печать. В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.

Вопросы:

1. Чем отличаются текстовые редакторы от текстовых процессоров?

2. Что такое операция редактирования?

3. Что такое форматирование документа?

4. Какие команды управления курсором вы знаете?

5. Опишите окно Microsoft Word.

Задание области печати.

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати.

Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду "Файл" – "Область печати" – "задать".

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду "Файл" – "Область печати" – "Задать", то заданная область печати сбрасывается.

Создание диаграмм.

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и поместить ее в той же самой рабочей книге.

Для создания диаграмм и графиков удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде баз данных, Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включать в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.

Если диаграмма создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.

На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

Щелкнув на маркере правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт под названием Формат, можно изменить содержание или оформление элемента диаграммы с помощью диалогового окна Формат.

Вопросы:

1. Какова структура документа Microsoft Excel?

2. Охарактеризовать режим:

а) файл;

б) правка;

в) вставка;

г) формат;

д) сервис;

е) данные.

3. Как вывести активную часть таблицы на печать?

4. Как создаются диаграммы?

ТЕМА № 5. РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.

База данных - это файл специального формата, содержащий информацию, заданную определенным образом.

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов.

В базах данных столбцы называются полями, а строки –записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Простейшие базы данных можно создать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы данных можно создать в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.

Существует два формата простейших баз данных.

1. С заданным разделителем.

2. С фиксированной длиной поля.

Пример текстовой базы данных с разделителями в редакторе Блокнот. Разделителем является запятая.

- Блокнот

Файл Правка Поиск ?

Фамилия,Имя,Отчество,Дата рождения,Домашний телефон Александров,Андрей,Иванович,16/03/86,123-45-67 Борисова,Анна,Георгиевна,27/05/86,765-43-21 Воробьев,Олег,Петрович,18/09/85,111-11-11 Гришин,Иван,Викторович,31/01/86,222-22-22

Та же текстовая база с фиксированной длиной полей

- Блокнот

Файл Правка Поиск ?

Фамилия Имя Отчество Дата рождения Домашний телефон Александров Андрей Иванович 16/03/02 123-45-67 Борисова Анна Георгиевна 27/05/86 765-43-21 Воробьев Олег Петрович 10/09/85 111-11-11 Гришин Иван Викторович 31/01/86 222-22-22

Свойства полей. Типы полей.

Поля – это основные элементы структуры базы данных.

От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.

Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.

Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля – размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.

4. Особый тип поля – Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.

СУБД Аccess 9х

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.

Исходное окно Access 9x.

Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы – эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic

Режимы работы с Access 9x.

Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по - другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

Кнопка создать служит для создания новых объектов.

Таблицы. Создание таблиц.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.

Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.

Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

Режим таблицы

Конструктор

Мастер таблиц

Импорт таблиц

Связь с таблицами

Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.

В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.

Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.

Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Приемы работы с таблицами баз данных.

1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице

2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.

3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве подпись.

6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширять. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Его пункты позволяют отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.

8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.

Запросы

Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных, содержащая подробные сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.

Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

Выбор базовых таблиц для запроса.

1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки запросы диалогового окна база данных и щелчка на кнопке создать.

2. В открывшемся диалоговом окне новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта конструктор.

3. Создание запроса в режиме конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.

4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне добавление таблицы. В нем отражаются все таблицы имеющиеся в базе.

5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке добавить.

6. В окне добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: таблицы, запросы, запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

Заполнение бланка запроса по образцу.

Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.

Строки нижней панели определяют структуру запроса, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.

Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки.

Строка Условие оборота, здесь записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу.

Например, назначены два условия отбора при наборе игроков футбольной команды: по весу игрока (более 80 кг.) и по росту (менее 190 см.).

7. Запуск запроса выполняют щелчком на кнопке Вид. При

запуске образуется результирующая таблица.

8. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к

созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно

еще раз щелкнуть по кнопке Вид.

Вопросы:

1. Дать определение понятию "база данных".

2. Какие типы полей существуют?

3. Какие способы создания таблиц вы знаете?

4. Рассказать приемы работы с таблицами данных.

ТЕМА №1. ПРИНЦИПЫ УСТРОЙСТВА И РАБОТЫ, ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫХ МАШИН.

1. Структура ПЭВМ, системные устройства.

Современные персональные ЭВМ оснащаются разнообразными техническими устройствами и по своему составу могут значительно отличаться друг от друга. Однако для всех типов ПЭВМ можно выделить минимальный (базовый) состав аппаратуры. Дисплей системный, блок, клавиатура.

Конструкции ПЭВМ конкретного типа могут отличаться друг от друга составом и расположением технических устройств. Например, в последних моделях компьютеров внешние запоминающие устройства (накопители) на жестком и гибких магнитных дисках, конструктивно включены в один общий корпус, называемый системным блоком.

В портативных компьютерах типа NOTEBOOK вообще все технические устройства, включая клавиатуру и дисплей, объединены вместе в виде портфеля – "дипломата". Технические устройства, входящие в ее состав, можно разделить на три группы:

1. Системные устройства

2. Внешние запоминающие устройства

3. Устройства ввода – вывода

Системные устройства образуют центральную часть персональной ЭВМ и служат для обработки информации, поступающей от внешних запоминающих устройств и устройств ввода – вывода.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) предназначены для длительного хранения данных и программ. Информация сохраняется на ВЗУ, и после выключения электропитания компьютера.

Устройства ввода – вывода предназначены для ввода и вывода данных, текстов компьютерных программ, графиков, рисунков и другой информации, а так же для организации диалога человека – пользователя с компьютером.

Внешние запоминающие устройства и устройства ввода – вывода объединяются общим названием – внешние или периферийные устройства.

Базовый состав ПЭВМ может дополняться другими техническими средствами, например, манипулятором типа "мышь", графопостроителем, сканером и другими устройствами.

Расширение состава аппаратуры ПЭВМ выполняется простым подключением дополнительных устройств к системному блоку посредством линий связи (электрических кабелей). Такое несложное расширение состава ПЭВМ возможно благодаря модульному принципу их построения. Суть этого принципа заключается в том, что все технические средства разделяются на отдельные блоки, например, центральный микро процессор, внутренняя память и другие. Такие блоки называются функциональными модулями. Связь между модулями осуществляется через специальный канал – системная шина.

Внешние запоминающие устройства.

Особенностью внешних запоминающих устройств (ВЗУ) является возможность длительного хранения информации, которая сохраняется после выключения ПЭВМ. Информация, хранящаяся в ВЗУ, предназначена для обработки центральным микропроцессором. Но перед этим она должна быть полностью или по частям переписана в оперативное запоминающее устройство внутренней памяти компьютера и только после этого обработана. Обмен информацией между ВЗУ и ОЗУ осуществляется в двух направлениях: прямом и обратном. Процесс передачи информации из ВЗУ в оперативную память для последующей обработки центральным микропроцессором называется вводом, обратный процесс – выводом.

В ПЭВМ наиболее широкое распространение получили следующие виды ВЗУ:

- накопители на гибких магнитных дисках (НГМД);

- накопители на жестком магнитном диске (НЖМД);

- накопители на лазерном диске (НЛД).

Основными характеристики ВЗУ являются:

- емкость;

- время доступа;

- скорость передачи.

Емкость ВЗУ – максимальное количество информации, которое можно записать на данном устройстве. Единицы измерения – кило- и мегабайты.

Время доступа – это отрезок времени с момента обращения к ВЗУ до момента, когда необходимая информация, хранящаяся на ВЗУ, будет найдена. Единицей измерения являются тысячные доли секунды – миллисекунды.

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой из ВЗУ в оперативную память в единицу времени. Единица измерения – килобайты в секунду.

Вопросы:

1. Назовите базовый состав ПЭВМ

2. Что является основными характеристиками ВЗУ?

3. Чем определяется емкость ВЗУ. Ее единицы измерения.

4. Что такое время доступа? Единицы измерения.

5. Чем определяется скорость? Ее единицы измерения.

2. Устройства ввода - вывода информации.

Устройство ввода-вывода предназначены для выполнения следующих функций:

- ввода информации в ПЭВМ;

- корректировки вводимой информации;

- вывода результатов обработки;

- организация диалога человека с компьютером.

Из всего многообразия устройств ввода-вывода, которыми могут оснащаться современные ПЭВМ, основными, входящими в базовый состав аппаратуры, являются: клавиатура, дисплей и печатающее устройство.

Клавиатура представляет собой устройство для ручного ввода информации в ЭВМ.

Все клавиши входящие в ее состав, можно разделить на 5 групп:

алфавитно-цифровые;

дополнительные цифровые;

управление курсором;

специальные;

функциональные.

Группа алфавитно-цифровых клавиш объединяет клавиши букв латинского и русского алфавитов, десятичных цифр и специальных знаков (арифметических операций, операций сравнения, препинания и т.д.).

Клавиши имеют две надписи: одна – вверху, другая – внизу. Верхние соответствуют буквам латинского алфавита, нижние – русского и могут быть как прописными, так и строчными. Клавиши с цифрами и специальными знаками также имеют две надписи.

Переход с латинского алфавита на русский и обратно выполняется нажатием специальной клавиши. В нижней части, в середине, клавиатуры расположена клавиша пробела.

Клавиши управления курсором обозначены стрелками, расположенными в разные стороны. Они предназначены для перемещения метки курсора на экране дисплея соответственно влево, вправо, вверх и вниз.

Клавиша Page Down выполняет "листание" отображаемой информации на размер экрана дисплея вперед, а клавиша Page Up – назад. С помощью клавиши Home на экран дисплея выводятся первые строки отображаемой информации, а курсор устанавливается в первую позицию первой строки экрана дисплея.

Группа специальных клавиш:

Alt – используется в комбинациях с другими

Backspace – удаление символа, расположенного перед курсором

Break – прерывание выполнения команды или программы

Caps Lock – переключение размера букв (прописные или строчные)

Delete – удаление символа, расположенного над курсор

ЛАБОРАТОРИЯ

ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ

Составитель: Титова Е.Я. – преподаватель дисциплины

" Автоматизированная система обработки информации"

УТВЕРЖДАЮ:

Зам. Директора

по учебной части

________________/Ковалева О.В./

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

По предмету "Автоматизированная система обработки информации"

Часть 1 (теоретический курс)

По специальности:

2311 "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания"

Рассмотрено на заседании комиссии

математики и естественно – научных дисциплин

ПРИКАЗ № от 2002 г.

Председатель комиссии ______________/XXXXXXXXXXXXXXXXXX./

2002 г.

Введение

Методическое пособие по предмету "Автоматизированная система обработки" составлено на основе Примерной программы для средних специальных учебных заведений по специальности: 2311 "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания" – Министерства внешних экономических связей Российской Федерации (М.1997г.)

В данном пособии рассмотрены следующие темы, предусмотренные Примерной программой:

Принципы устройства и работы электронно-вычислительных машин.

Состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности.

Работа с текстовыми редакторами.

Работа с электронной таблицей.

Работа с базами данных.

Тема 1 – принципы устройства и работы вычислительных машин: назначение, принцип работы основных устройств, основные характеристики. Организация памяти ЭВМ, оперативные и постоянные запоминающие устройства, их основные характеристики. Устройства ввода – вывода информации.

Тема 2 – состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности: основные понятия. Сервисные программы и операционные оболочки. Локальные и глобальные информационные сети.

Тема 3 – работа с текстовыми редакторами. Загрузка редактора и выход из него. Команды главного меню. Ввод и корректировка текста.

Тема 4 – работа с электронной таблицей. Организация и управление электронной таблицей. Режимы работы электронной таблицы. Команды главного меню. Построение графиков и диаграмм.

Тема 5 – работа с базами данных. Назначение и системы управления базами данных. Основные понятия базы. Структура полей. Методика работы с базой данных.

В результате освоения данного курса студенты должны уметь:

- работать с персональной ЭВМ в различных программных оболочках;

- пользоваться текстовыми, графическими редакторами в процессе своей профессиональной деятельности;

- пользоваться электронной таблицей для решения профессиональных задач;

- производить необходимые расчеты и поиск информации с помощью базы данных. Изучение предмета базируется на использовании современных средств вычислительной техники.

ТЕМА № 2. СОСТАВ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

1. Экономическая информация как объект автоматизированной обработки.

Термин "информация" происходит от латинского informetio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.

Под информацией в широком смысле понимают сведения об окружающей природной и технической среде и происходящих в них процессах.

1. Одним из важнейших свойств является новизна.

2. Другим свойством является способность информации храниться и накапливаться.

3. Информация может обрабатываться.

4. Информация может передаваться на расстояние. Для этого существуют различные устройства: телефон, телеграф, теле- и радиопередающая аппаратура.

Совокупность методов приема, хранения, обработки и передачи информации называется информационной технологией. Информационная техника и технология, обеспечивающие обработку информации в различных областях человеческой деятельности, образуют информационные системы.

Всякая информация независимо от ее содержания может быть представлена символами, текстом, графикой либо их комбинациями. Наиболее простой формой представления информации является символьная. Эта форма основана на использовании букв, цифр, знаков.

В качестве примера символьного представления информации можно привести светофор. Разные цвета информируют о готовности к разным действиям.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ОБРАБОТКИ.

источник информации: частные показатели, исходные данные		получатель информации: обобщенные показатели, таблицы, диаграммы
устройство хранения	устройство хранения
устройство обработки		передат - чик		прием – ник		устройство обработки

2.Автоматизированные рабочие места и сети персональных ЭВМ

С помощью ПЭВМ решается большое кол-во информационных и вычислительных задач в самых различных областях. При всем их многообразии можно выделить три основных режима ПЭВМ:

автономный режим, когда обработка информации выполняется полностью (от ввода исходных данных, до получения готового результата) на отдельной, не связанной с другими вычислительными устройствами;

работа в составе информационных сетей;

работа в качестве удаленных "интеллектуальных" терминалов ЭВМ более высокого класса.

Перспективным направлением использования ПЭВМ является создание на их основе автоматизированных мест (АРМ) специалистов различных профессий (руководителя, менеджера, бухгалтера, экономиста и др.)

Автоматизированным рабочим местом специалиста называется рабочее место, оборудованное персональной ЭВМ с необходимыми техническими средствами и программным обеспечением, позволяющим с наименьшими затратами решать стоящие перед ним задачи по обработки информации.

АРМ, кроме ПЭВМ, оснащается печатающим устройством, а при необходимости и множительным оборудованием.

Для связи с аналогичными АРМ или другими ЭВМ в состав технических средств могут входить специальные устройства связи.

Программное обеспечение АРМов составляют прикладные программы (базовые и специальные) и наоборот справочные материалы (нормативов, стандартов и др. документов).

Основой базового программного обеспечения современных АРМов составляют программные пакеты: редакторы текстовой информации, табличные процессоры, системы управления базами данных.

Пакет специальных программ включает программы, разработанные для конкретного АРМ, и определяется спецификой решаемых задач. Например, для АРМ бухгалтера-экономиста такими программами могут быть, в частности, следующие:

учет основных средств;

расчет заработной платы;

учет и контроль движения материалов и др.

Автоматизированные рабочие места могут быть соединены друг с другом и, образовывать сети ПЭВМ.

Объединение двух и более ЭВМ, расположенных на сравнительно небольшом расстоянии друг от друга и соединенных каналами передачи информации, называются локальными сетями.

Локальные сети предназначены в основном для сбора передачи и обработки информации на одном предприятии, организации, где расстояние между отдельными ПЭВМ, как правило, не превышает 1 – 2 км.

3.Программная оболочка NORTON COMMANDER.

Существуют программы, которые служат не для получения какого-либо конкретного результата, а призваны, только облегчить работу с другими программами. Это так называемые программы – оболочки. Одной из них является пакет Norton Commander (NC).

Сервисная программа NC состоит из нескольких файлов, расположенных на магнитном диске, как правило, в отдельном каталоге. Запуск программы осуществляется загрузкой в оперативную память файла с именем nc.exe.

После вызова программы на дисплее появляется основной экран Norton Commander. в его состав входят:

информационные панели;

командная строка;

строка подсказки.

Информационные панели (левая и правая) предназначены для отображения информации о файлах, сводной информации о диске, каталогах и т.д.

Информация в панелях может располагаться в алфавитном порядке:

по именам каталогов и файлов;

по расширениям файлов;

по значению даты и времени создания;

по размерам файлов.

В нижней части информационных панелей выводится имя, размер в байтах, дата и время создания файла (или каталога), на который установлен курсор.

Строка подсказки содержит информацию о назначении используемых программой функциональных клавиш.

Функциональные клавиши, используемые программой (NC)

F1. – Помощь – Вывод на экран дисплея информации о назначении и действии команд программы.

F2. – Вызов – Вывод на экран дисплея меню пользователя.

F3. – Чтение – Вывод на экран дисплея содержимого файла, выбранного курсором на панели.

F4. – Правка – Редактирование содержимого файла, выбранного курсором на панели.

F5. – Копия – Копирование файлов и каталогов.

F6. – Имя – Переименование и перенос файлов.

F7. – Новый – Создание каталогов.

F8. – Удаление – Удаление файлов и каталогов.

F9. – Меню – Переход к работе с управляющим меню.

F10. – Выход – Прекращение работы с программой.

Содержимое информационных панелей можно просматривать, используя клавиши управления курсором.

5. Удаление файлов.

Для удаления файла с диска следует установить курсор в информационной панели на имя файла и нажать функциональную клавишу F8. Перед началом удаления на экран дисплея выводится запрос.

В ответ следует нажать клавишу Enter, если выбранный файл действительно нужно удалить. Для отказа от выполнения операции удаления следует в ответ на запрос выбрать Cancel (отмена) и нажать клавишу Enter. При удалении файлов надо быть внимательным, чтобы случайно не удалить файл, содержащий нужную информацию.

Вопросы:

1. Как выполняется вызов программы Norton Commander?

2. Из каких частей состоит основной экран программы N.C?

3. Расскажите о назначении функциональных клавиш, используемых при работе с программой?

4. Какие основные операции выполняются с файлами?

4. Операционная оболочка MICROSOFT WINDOWS.

Microsoft windows – это программа, обеспечивающая удобную среду, в которой вы будете работать. Она использует цветные картинки (которые называются значками), окна и меню. Эта среда называется графический пользовательский интерфейс.

Графический пользовательский интерфейс – это способ взаимодействия с компьютером, основанный на применении значков и изображений.

Чтобы сообщить компьютеру, что вы хотите сделать, вам нужно всего лишь выбрать подходящие пункты меню или значки, а не вводить команды в ответ на приглашение.

Вместе с программой Windows поставляются целый набор прикладных программ.

Прикладная программа – это название объединяет компьютерную программу, которая делает что-то полезное для вас, например, помогает создать письмо (Microsoft Word) или создать сложную таблицу (Microsoft Excel).

Если вы уже установили Windows на свой компьютер, то через некоторое время после его включения вы попадете прямо к рабочему столу Windows.

1. РАБОЧИЙ СТОЛ WINDOWS.

Экран Windows состоит из следующих основных элементов:

Рабочий стол. Эта область, которая занимает весь экран.

Указатель мыши. Указатель, появляющейся на экране (обычно в виде наклонной стрелки), используется для выбора элементов и команд. Указатель передвигается с помощью мыши.

Значки.

Значки – это маленькие картинки, которые символизируют программы (Microsoft Excel, Word Perfect и т.д.), файлы (документы, электронные таблицы, графику), информацию о печати (опции установок, используемые шрифты) и информацию о компьютере (накопители на жестких и гибких магнитных дисках).

Мой компьютер. Значок Мой компьютер дает вам доступ к окну, в котором "находится" содержимое вашего компьютера. Там вы можете найти информацию о Панели управления, накопителях на магнитных дисках и принтерах, которые у вас установлены.

Корзина (Recycle Bin). Корзина является вашим электронным "мусорным ведром". Вы перетаскиваете в корзину ненужные файлы, папки или другие значки. Чтобы удалить ее содержимое, сначала надо выполнить двойной щелчок на значке Корзина, чтобы открыть ее окно. Затем выделить те объекты, которые вы хотите окончательно удалить, развернуть меню Файл и выбрать команду Очистить корзину. Перед тем, как выполнить вашу команду, Windows просит у вас подтверждения.

Справа вверху расположены три кнопки. Рассмотрим их слева на право.

Левая кнопка позволяет свернуть окно. Средняя кнопка позволяет развернуть окно на весь экран (а потом и восстановить его до начального размера). Правая кнопка позволяет закрыть данное окно (и соответственно завершить задачу).

Ниже, сразу за заголовком, расположена строка меню. С ее помощью могут быть вызваны различные функции, характерные для данной программы.

Под строкой меню может располагаться панель инструментов. С помощью инструментов можно быстро выполнять различные действия.

Справа и снизу вдоль окна могут быть расположены линейки (строки) прокрутки. Они используются, если в окне не помещается вся выводимая информация, строки прокрутки в этом случае позволяют просматривать содержимое окна.

Типы окон.

Все окна можно разделить на пять типов:

1. окно Windows программы;

2. окно Dos – программы, запущенной в окне;

3. вторичное окно Windows программы (создается непосредственно самой программой).

4. окно с сообщением или запросом (создается одной из работающих в данный момент Windows программ).

5. окно раскрытой папки.

Активные и неактивные окна.

На экране может быть только одно активное окно, все остальные окна, находящиеся в этот момент на экране, не активны. Активное окно всегда выводится поверх других и все действия, совершаемые в данный момент, относятся именно к нему (программа, которой соответствует данное окно, также называется активной). Заголовок активного окна выделяется ярким цветом, у неактивных окон заголовки блеклого цвета. Если окно данной программы неактивно, то говорят, что программа выполняется в фоновом режиме.

3. МЕНЮ WINDOWS.

Строка меню.

Строка меню расположена сразу за заголовком. Чтобы выбрать один из пунктов меню, необходимо щелкнуть по нему мышью, при этом откроется соответствующее подменю. Приняты следующие соглашения:

- если пункт подменю написан блеклым цветом, то данная опция сейчас недоступна, ее выбор игнорируется;

- если рядом с названием пункта меню стоит троеточие "…", то при выборе данной опции раскроется соответствующее диалоговое окно (окно запроса соответствующих параметров);

отправить – позволяет отправить данный файл (папку) в портфель, на дискету и т.п.

создать – позволяет открыть ярлык, папку, текстовой документ и т.п.;

удалить – позволяет удалить данный объект (поместить его в корзину);

переименовать – позволяет изменить имя (подпись под пиктограммой) данного объекта;

упорядочить значки – позволяет расположить пиктограммы согласно их имени, типу, размеру, дате или автоматически;

выстроить значки – позволяет расположить пиктограммы по условной сетке;

отменить – позволяет отменить последнее действие;

что это такое? – позволяет получить справку по данному объекту;

свойства – позволяет увидеть свойства объекта (например, параметры запуска DOS – программ, параметры рабочего стола, свойство файла) и, при необходимости, настроить их.

4. ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ WINDOWS 98.

Операционная система Windows98 автоматически запускается при старте компьютера. Обычно также сразу загружается и графическая часть; если этого, по каким либо причинам не произошло, то необходимо набрать в командной строке:

win

Запуск Windows 98 сопровождается выводом заставки, а затем вы попадаете на рабочий стол.

Если вы хотите завершить работу с Windows, нажмите кнопку пуск на панели задач, а затем выберите операцию Завершение работы.

Вам будет предложено:

приостановить работу – перевести компьютер в энергосберегающий режим;

выключить компьютер – завершить работу с операционной системой Windows 98;

перезагрузить компьютер – выйти в режим эмуляции MS-DOS, т.е. выгрузить графическую оболочку.

Если в момент выхода запущены Windows программы и в них есть не сохраненная информация, то перед выходом Windows предложить ее сохранить.

Вопросы:

1. Из каких основных элементов состоит рабочий стол Windows?

2. опишите внешний вид окна.

3. Какие типы окон вам известны?

4.Какие виды меню вы знаете?

5.Как происходит запуск и завершение Windows 98?

ТЕМА №4 РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ

Практически весь диалог пользователя с табличным процессором (выбор режимов, запуск команд, встроенных функций, построение диаграмм и др.) за исключения ввода числовых данных и поясняющих текстов, осуществляется с помощью манипулятора "мышь". Девять режимов работы Microsoft Excel наименование, которых в виде меню отображается в верхней части экрана дисплея, обеспечивают решение учетно-экономических задач практически любой сложности.

Режим "Файл" предназначен для выполнения действий над активными частями (т.е. заполненными данными клетками) электронной таблицы как единым целым. В этом режиме выполняется запись электронных таблиц в файл на магнитный диск, чтение данных из файла в электронную таблицу, переименование, копирование и т.д. Активная часть таблицы может быть выведена на печатающее устройство. По аналогии с текстовым редактором Microsoft Word перед началом печати выполняется установка параметров печатной страницы (размер, величины нижнего, верхнего, левого и правого отступов от края, нумерация страниц).

Подготовленная для печати таблица может быть просмотрена на экране дисплея в виде, соответствующем установленным размерам и параметрам печатной страницы.

В режиме "Правка" выполняются действия по удалению указываемых диапазонов клеток и вставке новых, переносу клеток с данными из одной рабочей таблицы в другую. Здесь же может выполняться автоматический поиск необходимой информации, расположенной в таблице. Поиск производится как по столбцам, так и по строкам. Пользователю перед началом поиска следует только задать содержимое искомой ячейки, например, вид формулы, число, текст.

В режиме "Вид" устанавливается содержание служебной панели основного экрана табличного процессора:

- наличие или отсутствие строки формул;

- наличие или отсутствие строки состояния электронных таблиц;

- компоновка строки с условными графическими обозначениями (пиктограммами) наиболее часто используемых команд;

- размер части электронной таблицы, вводимый на экран дисплея и ее масштаб.

5. Основные обслуживающие программы П.К.

Проверка и оптимизация жестких дисков.

Вы уже знаете, что файл – это поименованная группа байтов, записанная на жесткий или гибкий магнитный диск.

Вся поверхность магнитного диска разделена на пронумерованные участки, каждый из которых имеет длину 512 байтов. Такой участок называется сектором. По команде чтения (записи) данных, поступающей в дисковод из программы, специальное устройство подводит головку чтения (записи) к заданному в команде сектору и читает ровно 512 байтов в оперативную память (или записывает на диск из памяти). Таким образом, информация физически может читаться и записываться только порциями по512 байтов каждая (даже если нам необходимо всего 5 или 100 байтов). Однако для организации файловой системы используются более крупные порции данных – кластеры, каждый из которых состоит из некоторого числа секторов. В типичном случае (для старых дисков) кластер содержит 4 сектора (2048 байтов).

Каждый файл, записываемый на диск, занимает целое число кластеров, причем часть памяти последнего кластера не используется. Например, файл длинной 124 байта занимает один кластер, файл длинной 7262 байта – четыре кластера и т.д.

Однако последовательность кластеров, занимаемых конкретным файлом, не является непрерывной: в общем случае эта некая совокупность разбросанных по диску групп кластеров (в каждой группе – один или более последовательных кластеров), которые соединены между собой специальными ссылками, размещенными в управляющих таблицах диска.

Такая организация файлов обеспечивает максимальную гибкость системы. Например, если вы корректируете файл и увеличиваете его размер так, что файлу потребуется новый кластер, системе не надо переписывать файл заново на свободное место: достаточно найти на диске свободный (не используемый) кластер, записать в него новую информацию и связать его ссылкой с предыдущим кластером. И наоборот, если размер файла при модификации уменьшается, часть его кластеров помечается, как свободная и может быть использована для записи другого файла.

Когда вы начинаете работу с чистым магнитным диском, система пишет на него файлы последовательно, один за другим. Однако при интенсивных манипуляциях с файлами (при модификации, удалении старых и записи новых файлов разной длинны) нарастает уровень фрагментации диска: файл, который логически воспринимается системой как единое целое, физически расщеплен на множество цепочек кластеров, расположенных в разных местах диска. Это приводит к ряду негативных последствий: повышается вероятность разрушения целостности файла, снижается производительность машины, ускоряется износ дисковода.

Время от времени, даже если все работает нормально, рекомендуется проверять логический диск и устранять фрагментацию файлов.

Проверка дисков.

В среде MS-DOS диск проверяют чаще всего с помощью программы NDD (Norton Disk Doctor), а в Windows 95 вместо NDD используют приложение ScanDisk.

Дефрагментация.

В MS-DOS с помощью программы SPEEDISK можно установить фрагментацию файлов и тем самым заметно повысить скорость чтения (записи) информации, а также уменьшить износ дисковода. Суть дефрагментации заключается в том, что все файлы, которые находятся на диске, переписываются в начало диска, - так, чтобы каждый файл занимал непрерывную последовательность кластеров. Заодно выявляются дефектные участки диска.

В Windows 95 вместо SPEEDISK используют приложение Defrag.

Архивирование файлов.

Архивирование – это упаковка (сжатие) файла или группы файлов с целью уменьшить место, занимаемое ими на диске. Архивирование используют при хранении запасных (страховых) копий на дискетах или жестких дисках, а также при создании дистрибутивов программных продуктов, чтобы уменьшить количество дискет при продажи или передачи продукта.

Для упаковки файлов используются служебные программы – архиваторы, каждая из которых вместо одного или нескольких файлов создает один архивный файл в том или ином формате, ассоциированным с расширением. В России наиболее распространены архиваторы LHA (расширение .LZH), ARJ (расширение .ARJ), PKZIP/PKUNZIP (расширение .ZIP). Основными характеристиками архиватора являются:

- степень сжатия файла (отношение размера исходного файла к размеру

упакованного файла);

- скорость работы;

- сервис (т.е. набор функций архиватора).

Архиватор PKZIP/PKUNZIP имеет превосходные качества, однако для упаковки и распаковки файлов в этом архиваторе приходится использовать не одну, а две программы (а это не очень удобно).

Архиваторы ARJ позволяет создавать многотомные архивы (т.е. архивные файлы, которые размещаются на нескольких дискетах).

Почти все архиваторы дают возможность создать удобный "самораспаковывающийся" архив, т.е. архивный файл с расширением .ЕХЕ.

Для распаковки такого архива достаточно запустить его как программу. При вызове архиватора необходимо указать аргументы командной строки: команды режимы, имена архивов и файлов. Если запустить архиватор без аргументов командной строки, на экран выдается подсказка с описанием всех возможностей программы.

Разработчики стремились упростить сервис; поэтому многие команды и ключи одинаковы во всех архиваторах.

В качестве примера рассмотрим две наиболее распространенные операции, выполняемые с помощью архиваторов LHA и ARJ.

1.Создание нового архива или добавление файла в архив:

arj a <имя архива> [<имя файла>].

По команде а (Add – Добавить) в архив <имя архива> добавляется файл <имя файла>. Если <имя файла> не указано и файл <имя архива> не существует, создается новый архив из всех файлов текущего каталога.

Например, по команде

arj a single

создается архив singl.arj из всех файлов текущего каталога.

2. Извлечение файлов из архива и распаковка:

arj e<имя архива>[<имя файла>].

По команде е (Extract – Извлечь) из архива <имя архива> извлекается и распаковывается файл <имя файла>. Если <имя файла> не указано, архив распаковывается полностью и все файлы помещаются в текущий каталог.

Например, по команде

arj e single

архив single.arj распаковывается в текущий каталог.

В последнее время большую популярность приобрел российский архиватор RAR, который, в отличие от описанных программ, имеет интерфейс пользователя.

Защита от компьютерных вирусов.

Компьютерный вирус – это небольшая программа, имеющая специфический "алгоритм". Обычно этим алгоритмом предусмотрены: внедрение вируса в "тело" нормальной программы, миграция вируса (т.е. перемещение в другие участки компьютерной системы), собственные мероприятия вируса (т.е. выполнение запланированных автором действий по созданию помех в работе компьютера). Тем или иным способом вирусная программа попадает в компьютер (в системную область диска, в исполнимые файлы, драйверы устройств) и "заражает" их. Вирусы пишут некоторые программисты из озорства или хулиганства, а иногда просто из желания напакостить кому-либо или всему человечеству. Вирус первым начинает работу при запуске зараженных им системных или прикладных программ. Способы распространения и действия вирусов крайне разнообразны – от выдачи безобидных сообщений или картинок (иногда шутливого характера) до вывода из строя всей компьютерной системы (например, может быть безвозвратно утрачена вся информация на жестком диске). Если ранее вирусы портили только программные элементы системы, то сейчас "технокрысы" научились "поедать" и документы MS Word.

Для защиты машины от компьютерных вирусов, как и для защиты живых существ от болезней, используются средства профилактики, позволяющие не допустить попадания вируса в систему, а также программные средства диагностики и "лечения".

Существует целый спектр программ, предназначенных для профилактики заражения вирусом, обнаружения и уничтожения вирусов. В настоящее время наибольшей популярностью пользуются постоянно обновляемые антивирусные программы DRWEB (Doctor Web) И.Данилова, ADINF Д.Мостового, AVP Е.Касперского (существуют версии для Windows). Следует отметить, что имеются и превосходные антивирусные программы западного происхождения, однако они не всегда эффективны против отечественных вирусов.

Все дискеты, которые приносят вам, необходимо проверять перед использованием с помощью одной из антивирусных программ, например, DRWEB.EXE.

Никогда не выполняйте начальную загрузку машины с дискеты, если она предварительно не прошла тщательный контроль на присутствие вируса в системной области.

Однако абсолютно надежных программ, гарантирующих обнаружение и уничтожение любого вируса, не существует (тем более что постоянно появляются новые разновидности вирусов). Чаще всего источниками заражения являются компьютерные игры, приобретенные неофициальным путем. Поэтому наилучшей защитой компьютера служит ваша собственная аккуратность (и даже щепетильность): вероятность заражения (если вы не в сети) можно свести почти к нулю, если пользоваться только лицензионными, легальными продуктами.

Содержание

Введение

Тема 1. Принципы устройства и работы, электронно-вычислительных машин.

1.1. Структура ПЭВМ, системные устройства.

1.1.1.Состав и назначение системных устройств.

1.1.2. Внешние запоминающие устройства.

1.2.Устройства ввода – вывода информации.

Тема 2. Состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности.

2.1. Экономическая информация как объект автоматизированной

обработки.

2.2. Автоматизированные рабочие места и сети персональных ЭВМ.

2.3. Программная оболочка Norton commander.

2.3.1.Просмотр содержимого файла.

2.3.2. Редактирование содержимого файла.

2.3.3. Копирование файлов.

2.3.4. Переименование и перенос файлов

2.3.5. Удаление файлов

2.4. Операционная оболочка Microsoft Windows.

2.4.1. Рабочий стол Windows.

2.4.2. Окна.

2.4.3. Меню Windows.

2.4.4.Запуск и завершение Windows 98.

2.5. Основные обслуживающие программы П.К.

2.5.1. Проверка и оптимизация жестких дисков.

2.5.2. Архивирование файлов.

2.5.3. Защита от компьютерных вирусов

Тема 3.Работа с текстовыми редакторами.

3.1. Обработка текстовой информации в автоматизированных системах.

3.1.1. Ввод, редактирование и форматирование текстов.

3.1.2. Текстовые редакторы и текстовые процессоры.

3.2. Текстовой редактор "Microsoft Word". Режим работы и команды.

3.2.1. Методы представления документа.

3.2.2. Работа с несколькими документами.

3.2.3. Ввод и редактирование документа.

3.2.4. Отмена действия ошибочных команд.

3.2.5. Определение вида начертания шрифта.

3.2.6. Выравнивание абзацев.

3.2.7. Форматирование с помощью линейки.

3.2.8. Преобразование текста в список.

3.2.9. Оформление текста в несколько столбцов.

3.2.10.Предварительный просмотр и печать документа.

Тема 4. Работа с электронной таблицей.

4.1.Структура документа Excel.

4.1.1. Содержимое ячеек.

4.1.2. Ввод информации на рабочий лист.

4.1.3. Выбор ячеек.

4.1.4. Операции с ячейками.

4.1.5. Автоматизация ввода данных.

4.1.6. Создание и использование простых формул.

4.1.7. Форматирование и изменение размеров ячеек.

4.1.8. Печать готового документа.

4.2. Создание диаграмм.

Тема 5. Работа с базами данных.

5.1. База данных.

5.1.1.Свойства полей. Типы полей.

5.2. СУБД Access 9x.

5.2.1. Исходное окно Access 9x.

5.2.2. Таблицы. Создание таблиц.

5.2.3. Приемы работы с таблицами баз данных.

5.2.4. Выбор базовых таблиц для запроса.

5.2.5. Заполнение бланка по запросу.

Литература.

.

Литература.

1. С.Симонович, Г.Евсеев, А.Алексеев. Специальная информатика.

2. Н.Радченко, О.Козлов. Информатика.

3. Ю.Шафрин. Информационные технологии.

4. М.Кэмпбелл. Word. Ответы.

5. Б.Ляпунов. Основы экономической информатики.

РЕЦЕНЗИЯ

На "Методическое пособие" по предмету "Автоматизированные системы обработки информации" часть 1 (теоретический курс) по специальности 2311 "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания" подготовленного преподавателем Пятигорского торгово-экономического техникума Титовой Е.Я.

В Методическом пособии изложено пять тем в соответствии с Рабочей программой по дисциплине АСОИ для специальности №2311 "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания".

1. Принципы устройства и работы вычислительных машин:

Назначение ЭВМ, принципы работы основных устройств. Организация памяти ЭВМ: оперативные и постоянные запоминающие устройства, внешние запоминающие устройства. Устройства ввода-вывода информации.

2. Состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности:

Программное обеспечение ЭВМ: основные понятия. Операционные системы: понятие виды.

3. Работа с текстовыми редакторами:

Текстовые редакторы как один из видов прикладного программного обеспечения ЭВМ, общие сведения о редактировании текстов.

4. Работа с электронной таблицей:

Электронная таблица EXCEL: назначение и элементы. Организация и управление электронной таблицей. Режимы работы электронной таблицы.

5. Работа с базами данных.

Базы данных: назначение и система управления базами данных. Применение базы данных для обработки числовых и текстовых данных.

Методическим пособием предусмотрено усвоение студентами необходимых теоретических знаний и приобретение практических навыков работы на ПЭВМ.

Методическое пособие составлено методически грамотно с учетом имеющихся в компьютерном классе средств вычислительной и информационной техники в соответствии с примерной программой для средних специальных заведений торгово-экономического профиля.

Преподаватель информатики

Пятигорского торгово-экономического техникума Л.Д.Вяткина