Документы делового общения

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документирования ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И.

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы (формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в действие с 1 января 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие – 1 января 2005 года.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

В дело 13-10

подпись Резун Б.В.

15.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Повестка дня:

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

2. СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

ВЕРНО

секретарь

подпись

Б.В. Резун

16.03.04

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов.

В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации, проверки, экспертизы, приёма-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приёма работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утверждённой формы.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.

Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом).

В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения.

Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.

Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.

Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.

Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?», начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии:

О списании оборудования

полиграфической лаборатории

О выделении документов и дел

к уничтожению

О приёме-передаче дел по

должности бухгалтера-

операциониста

Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержится выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка.

Например:

Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ»

Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через межстрочный интервал от левого поля.

Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием.

Составлен комиссией:

Председатель

- исполнительный директор Прохоров И.О.

Члены комиссии:

1 Управляющий делами Баринов П.Е.;

2 Член Совета директоров Воронин С.Д.

Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей, т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.

Во вводной части акта также могут быть указанны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т. п.).

Например:

Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А.

Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что …», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связной текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Например:

15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку, приём-передачу дел по должности и т. п.);

16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал, а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют».

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 03-12;

2 экземпляр – в Совет директоров;

3 экземпляр – в Управление по работе с персоналом.

При наличии приложений к акту ссылка на них даётся в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.

Например:

Председатель комиссии

И.А.Морозов

Члены комиссии

О.В.Аверина

Т.Г.Болотова

Н.В.Носов

В.С.Сидоров

Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации, или его заместителями, по указанию, приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

20.03.04 №2

Закрытое акционерное

Общество Издательство

«Дивина»

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор

(личная подпись) В.П.Сидоров

АКТ

21.03.04

№3

Москва

О пересортице и недостаче

печатной продукции

Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 20.03.04

Составлен комиссией:

Председатель – старший товаровед коммерческого отдела Рогова В.И.

Члены комиссии:

Экспедитор склада Суриков А.П.

Директор магазина Сухов Д.В.

20 марта 2004 г. со склада печатной продукции в магазин издательства «Дивина» поступило 100 пачек печатной продукции по товарно-транспортной накладной № 025 15627.

При поэкземплярной проверке литературы было установлено:

1. По сводной накладной № 1318 значится 100 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 50 тыс. руб.

2. Фактически магазином получено 50 экземпляров книги Альбова А.С. на сумму 225 тыс. руб. и 50 экземпляров романа Хейли А. «Колёса» на сумму 15 тыс. руб.

3. Образовалась пересортица товарных фондов магазина и недостача в сумме 10 тыс. руб.

Комиссия считает необходимым в трёхдневный срок доставить со склада издательства в магазин недостающие 50 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 25 тыс. руб. и накладную на полученные экземпляры книги А.Хейли.

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 06-11;

2 экземпляр – на склад печатной продукции;

3 экземпляр – в магазин издательства.

Председатель комиссии

(личная подпись)

В.И.Рогова

Члены комиссии

(личная подпись)

А.П.Суриков

Д.В.Сухов

Письмо-благодарность

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Введение

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить, что стандарт распространяются на «предприятия, организации и их объединения, независимо от организационно-правовой формы и виды деятельности».

Доверенность

Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей.

В последнее время различные организации все чаще и чаще используют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах.

Определение доверенности содержит часть 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий.

Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получения товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т. д.). На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов).

В соответствии с действующим гражданским законодательством, выдача доверенности является сделкой, и к организации, ее совершающей, предъявляются все требования, какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц.

Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью, т.е. иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в ее учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действия доверенности. В этом случае он обязан известить об этом поверенного, а также всех тех лиц (организаций, граждан) для представительства перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается, что доверитель и поверенный заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу, такое соглашение не имеет юридической силы, и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий.

Поверенный в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя, но доверенности могут выдаваться и другим лицам, не связанным с организацией трудовыми отношениями, а также и организациям.

Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить, что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя, если он не имеет право совершать их самостоятельно. Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий, для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензия).

Поверенный в соответствии с п. 3 ст. 182 ГК РФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства (когда лицо постоянно и самостоятельно представительствует от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности).

Следует отметить, что поверенный не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных доверенностью. Сделка, заключенная с превышением полномочий, считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного, если только организация-доверитель впоследствии не одобрит её.

Действие доверенности прекращается в следующих случаях:

Истечения срока доверенности;

Отмены доверенности лицом, выдавшим её;

Отказ лица, которому выдана доверенность;

Прекращение (ликвидации или реорганизации) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

Прекращение юридического лица, которому выдана доверенность.

Рассмотрев ряд общих вопрос, касающихся доверенности, перейдем теперь непосредственно к порядку её оформления.

При оформлении, секретарю важно неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к форме доверенности. Ст. 185 ГК РФ предусматривает письменное исполнение доверенности. То есть секретарь должен составить доверенность в форме письменного документа. Обычно, для этого используется фирменный бланк организации, содержащий указание на её организационно-правовую форму и наименование, а также основные реквизиты (почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты). Но возможно использование и просто листа бумаги с оттиском углового штампа организации.

Для наиболее часто используемых доверенностей, а также для тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств др.), что позволяет правильно их оформить, избежав различного рода ошибок.

В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата ее составления (подписания). Например, «г. Москва, двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года». Следует отметить, что если в доверенности отсутствует дата ее совершения, то такая доверенность в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ признается ничтожной, т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.

Следующим моментом, который необходимо отразить в доверенности, является срок её действия. Такой срок может быть различным – от нескольких дней (при совершении каких –либо разовых действий) до трех лет. Выдача доверенностей на более длительный срок гражданским законодательством Российской Федерации запрещена! Срок действия может быть определен конкретной датой («действует до 8 мая 1999 г.») или же определенным промежутком времени с момента ее выдачи («в течение 1 года со дня выдачи»). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок ее действия, то в соответствии опять же с п.1 ст.186 ГК РФ такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня ее совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия, сохраняет силу до её отмены доверителем. По правилам, срок действия доверенности указывается в ее конце.

В доверенности необходимо отразить полное наименование организации-доверителя, ее местонахождение, а также фамилию, имя, отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность поверенного. Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.

В доверенностях на имя адвоката указывает его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).

Правильность изложения секретарем полномочий поверенного крайне важна. Полномочия – это указание на те действия, которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя. Полномочия излагаются предельно четко, максимально конкретно во избежании в дальнейшем различного рода противоречий.

В зависимости от объектов сделок, осуществляемых через представителей, доверенности имеют свои особенности. Гражданское законодательство требует, чтобы в доверенности на совершении дарения представителем был назван предмет дарения (автомашина, строение и т.д.), а также одаряемый. (Замечу, что дарение запрещается в отношениях между коммерческими организациями, за исключением обычных подарков, стоимость которых не более пяти минимальных размеров оплата труда). В доверенности должны быть отдельно оговорены полномочия поверенного по передаче недвижимого имущества (т.е. подписание соответствующего акта сдачи-приемки или иного документа) по договору купли-продажи или обмены. Такие полномочия возможно оформить и самостоятельной доверенностью.

Отдельная оговорка требуется и для права поверенного, представляющего организацию в арбитражном и общем судах, окончание дела миром, признания или отказ полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда, получение исполнительного листа.

Следующим шагом является указание на то, могут ли полномочия по настоящей доверенности быть переданы другим лицам, (т.е. передоверие).

Далее следует указание на срок действия доверенности, о котором подробно говорилось.

Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного. Такая доверенность не будет иметь юридической силы!

Теперь о том, за чьей подписью выдаются доверенности от имени организации.

Гражданское законодательство определяет, что от имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем (генеральным директором, председателем Правления и т.д.), возможно также возложение полномочий по подписанию доверенностей на какое-либо другое должностное лицо (например, Вице-президент), но с условием, что таковые полномочия отражены в учредительных документах организации.

Ряд доверенностей должны содержать две подписи: руководителя и главного (старшего) бухгалтера. К таким доверенностям закон относит доверенности от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

Закон возлагает на должностных лиц ряда организаций и удостоверение доверенностей, которое приравнивается к нотариальному. Так, начальники военных лечебных учреждений, их заместители по медицинской части, старшие или дежурные врачи удостоверяют доверенности находящихся на излечении военнослужащих; командиры воинских частей – доверенности военнослужащих, проходящих службу в их частях; начальники исправительно-трудовых учреждений – доверенности лиц, отбывающих заключение и т.д.

В организации, где работает гражданин, могут быть удостоверены доверенности на получение им заработной платы, иных платежей, связанных с трудовыми отношениями (премий и т.д.), вознаграждений авторов и изобретателей, пенсии, пособий и т.д.

На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать, именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать. Отмечу, что доверенности, не имеющие печати, не обладают юридической силой!

Как показывает практика, слабый контроль за выдачей доверенностей влечет порой для организаций самый неблагоприятные последствия. Поэтому секретарю важно правильно и четко организовать строгий учет выданных доверенностей.

Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.

Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения: номер доверенности, дата ее выдачи, кому выдана доверенность и на совершения какого действия, срок действия доверенности, подпись лица, получившему доверенность. Целесообразно также делать отметку о возращении доверенностей по истечению срока действия, исполнению полномочий, отмены и т.д.

Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета (его обычно ведет бухгалтерия).

Приведем ряд примера наиболее распространенной доверенности.

Бланк организации

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва, восьмое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года

№ 000-0

Общество с ограниченной ответственностью «Интер-трей2 в лице Генерального директора Иванова П.И., действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя Генерального директора Васильева Ю.Н. (паспортные данные) подписывать от имени Общества любые договоры и соглашения, бать полномочным представителем на всех предприятиях, в учреждениях и организациях, вести дела Общества в арбитражных и общих судах, со всеми правами, предоставленными законами истцу, ответчику или третьему лицу, в том числе с правом окончания дела миром, признания иска или отказа полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда.

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность действительна по 08 февраля 2001 года.

Генеральный директор П.И.Иванов

(печать организации)

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, сотрудник фирмы «Юрисформсервис» Николаев Алексей Константинович, доверяю консультанту Григорьевой Екатерине Александровне получить мой гонорар в размере 2 млн. 860 тыс. рублей (двух миллионов восьмисот шестидесяти тысячи рублей).

17 мая 1997 г. Николаев А.К.

Подпись Николаева А.К. удостоверяется

Дата подпись

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по решению.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины, какого – либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылке.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно – распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли, вытеснит их из так называемо, «внутренней переписки», организации.

Докладная и объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основной для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать уставленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформление этих документов появляются свои особенности.

Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющие существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

название вида документа (докладная записка, объяснительная);

дата;

регистрационный номер;

адресат;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Например:

Северный административный

округ г. Москвы

Муниципальный

книжный магазин

«Лира»

Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименование предприятия или организации прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (19.03.04) от границы левого поля ниже названия вида документа или объяснительной записки является датой её подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

Префектура Юго-Восточного

административного округа

г. Москвы

Центр делового сотрудничества

Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причём в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращённая форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения «господину», «госпоже»:

Председателю

Московской

лицензионной палаты

г-ну Лямину А.Е.

Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:

Комитет по культуре

Правительства Москвы

(именительный падеж)

Начальнику отдела театров

и концертной деятельности

Можаевой Л.А.

(дательный падеж)

Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чём?», начинается отглагольным существительным с предметом «О» и обычно не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (фланговым способом).

Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели её создания.

Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументируемая информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот «Довожу (Доводим) до Вашего сведения …» в этой части текста не употребляется. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым», «прошу (просим)».

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной – кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой – объясняются причины, приводятся расчёты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчётные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста – перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т. п.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит «отметка о наличии приложений», которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы-приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.

Например:

Приложение:

1 Договор о разработке научно-технической продукции от 19.02.04 на 2 л. в 1 экз.

2 Акт сдачи-приёмки научно-технической продукции по договору от 19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х экз.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.

Муниципальное предприятие

при Правительстве Москвы

«Экспресс-реклама»

Заместителю председателя

Московской регистрационной

палаты

Докладная записка

Г-ну Мазкову В.В.

19.03.04 № 14

Москва

Об утверждении формы

паспорта регистрации

вывесок торговых предприятий

Во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 20.02.04 № 136-р «О приведении в порядок вывесок и витрин торговых предприятий в г. Москве» нами разработана автоматизированная система регистрации вывесок.

Для внедрения системы с 01.04.04 прошу Вас утвердить единую машиноориентированную форму «Паспорт регистрации вывески торгового предприятия в г. Москве».

Приложение: на 1 л. в 5 экз.

Генеральный директор (личная подпись)

И.А.Истрин

Северный административный округ

г. Москвы

Общество с ограниченной

Ответственностью

«Продовольственный магазин

№ 35 «Наташа»

Начальнику Отдела

Госинспекции цен

Префектуры Северного

административного

округа г. Москвы

г-ну Костикову Л.П.

Объяснительная записка

19.03.04 № 17

Москва

О размере торговой надбавки

Ассортиментный перечень продовольственных товаров, которые магазин будет реализовывать по социально низким ценам в подарочных наборах к Празднику 9 мая, был утверждён Управлением потребительского рынка 01 марта 2004 г.

В пунктах 6. «Сахар» и 7. «Кондитерские изделия» при расчёте розничной цены процент торговой надбавки нашего магазина составил 10%, что полностью соответствует распоряжению Правительства Москвы от 14.01.04 № 56-р.

Генеральный директор (личная подпись)

Г.Д.Андреева

Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.

Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:

Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.

Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.

Например:

Начальнику транспортного

отдела

Трофимову О.Ф.

При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращённо:

Ректору ВАВТ

Шорину А.Б.

Заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу.

Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

Внутренняя докладная записка также стоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

В зависимости от цели создания докладной записки её текст может представлять собой только предложение автора.

В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определённого поведения, совершённых действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:

«10 марта 2004 г. я опоздал на работу на 30 минут, т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Университет» с 8.30 до 8.50».

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и её расшифровки.

Аналитическая лаборатория

Директору хлебозавода «Нива»

Докладная записка

Горбуновой В.П.

10.03.04

Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающего вспомогательного материала и муки, т. к. лабораторная печь и лабораторная тестомесильная машина давно не работают.

Прошу дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.

Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.

Заведующий лабораторией (личная подпись)

И.И. Истомина

Научно-исследовательский

отдел автоматики

Заместителю директора

Политехнического музея

Объяснительная записка

Хитрову И.Н.

10.03.04

08 марта 2004 г. в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222, инвентарный № 71547.

Поломка была совершена в моё отсутствие, т. к. с 05 марта я замещаю на 0.5 ставки музейного смотрителя отдела космонавтики и обхожу закреплённые за мной залы по специальному графику.

Музейный смотритель (личная подпись)

Н.П. Ковалёва

Московский Экономико-Финансовый Институт

Курсовая работа по предмету

«Деловое общение»

Документы делового общения

Выполнил студент группы:

7МТ-331-ВЧ-С

Воротников В. В.

Проверила:

Труфанова И. В.

Москва 2004

Содержание

ЗАО "Статус"

ПОТОКОЛ

12.07.99 N 4

Рязань

общего собрания

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ - ......

СЕКРЕТАРЬ - .....

ПРИСУТСТВОВАЛИ: .......

ПРИГЛАШЁННЫЕ: .......

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации летнего отдыха сотрудников

2. О переходе на новую систему премирования

1. СЛУШАЛИ:

......

ВЫСТУПИЛИ:

Грачёв И.И. .......

Каршин А.И. .......

Лан О.Б. .......

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.99

2. СЛУШАЛИ:

.......

ВЫСТУПИЛИ:

Словин Н.Н. .......

Шмелёв А.В. .......

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Перейти на новую систему премирования с 01.08.99

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ < > ............

СЕКРЕТАРЬ < > ............

В дело 13-10

18.07.99 < >

Литература

1) Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

2) Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

Служебные письма

Письмо – самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.

Письмом выражают поздравление пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).

Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.

В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.

Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках, где после названия организации указывается должность руководителя.

Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц; четыре арабских цифры – год.

Например: 01.03.04.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 1 марта 2004 г.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.

Например: 2004.03.01

Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:

Министерство труда РФ

При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

Министерство высшего

и профессионального образования РФ

Управление делами

Заместителю начальника

Ялимову Н.П.

При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Например:

П.Р.Кореву

ул. Парковая, д.17, кв.34

Иваново, 153043

Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5, то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.

Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входит наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.

Например:

Генеральный директор

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например:

Генеральный директор

Генеральный бухгалтер

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Л.Д.Жукова

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних докладных) часто предусматривает визирование. Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.

При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при необходимости в состав визы включают также наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным, т.к. это повышает культуру оформления документа, его внешний вид. Кроме того, это облегчает работу с документом в процессе его создания специалистами аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службы – при контроле качества подготовки документа и его оформления руководителя – при его подписании.

Например:

Начальник юридического отдела

личная подпись

М.Л.Левкин

05.03.2004

На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа копии (второго экземпляра) документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), правилами, регламентами или распорядительным документом первого руководителя.

Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых предоставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение её оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике – на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчётно-платёжных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах предоставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. В некоторых документах (трудовой договор, командировочные удостоверения, пропуска и д.р.) предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «М.П.». Не допустимо проставление печати на свободном поле документа.

Отметка об исполнители. На письмах (др. информационно-справочных документах) должны быть поставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.

Например:

Трусов

735-8942

или

Трусов Николай Степанович

735-8942

Текст письма. Письмо – самый массовый вид документов, выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех случаях общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от разновидности писем их текст строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты и д.р.); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость, краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу.

В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и большой объём документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выпаженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, т.к. письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой форме. Не допустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идёт о принципиальном не согласии. Категорический отказ или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к совету избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение…». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».

Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «оплата гарантируется…» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.

Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счёт приведения значительного количества фактического (количественного, цифрового) материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «издательство не планирует…», «фирма не может обеспечить…» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);

– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);

Форма изложения текста от первого лица единственного числа уместна в тех случаях, когда письмо составлено на должностном бланке руководителя организации (его заместителя) или носит конфиденциальный характер.

Если письмо содержит формы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» – в начале, «С уважением, начальник управления» – в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста цифрами 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяется.

В благодарственном письме выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Письмо-приглашение пишется, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

2 апреля 2004 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Служебные письма

Например: 01.03.04.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 1 марта 2004 г.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.

Например: 2004.03.01

Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Министерство труда РФ

Например:

Министерство высшего

и профессионального образования РФ

Управление делами

Заместителю начальника

Ялимову Н.П.

Например:

П.Р.Кореву

ул. Парковая, д.17, кв.34

Иваново, 153043

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Например:

Генеральный директор

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Например:

Генеральный директор

Генеральный бухгалтер

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Л.Д.Жукова

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Например:

Начальник юридического отдела

личная подпись

М.Л.Левкин

05.03.2004

Например:

Трусов

735-8942

или

Трусов Николай Степанович

735-8942

В письмах используются следующие формы изложения текста:

– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);

– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);

Письмо-приглашение

Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия структурных подразделений, планированием, отчётностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 – изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии, с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 – выявление ранее изданных, поэтому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их не исполнения или особенностей выполнения;

3 – составления проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, чёткое формулирование распорядительных действий;

4 – оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвёртом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарём-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсулом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаге форматом А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

наименование организации – автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименований вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии – полное);

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

рег. номер;

место составление или издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации – автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографическим способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (10 марта 2004 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказ по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном – в центре строки. В общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографическим способом, как правило, центровано. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белёв Тульской обл.

г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чём?», формулируется с помощью отлагательного существительного («О создании…», «Об утверждении…») и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для…» или со сложных отымённых предлогов «В связи…», «С целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

«Для организации подготовки к открытию филиала…»;

«С целью привлечения дополнительных средств…»;

«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…».

Следует помнить, что предлог «В целях…» до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подобном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами «Для…», «В связи…», «С целью…» и т. п.

Оборот «На основании вышеизложенного…» является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «В связи…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.04 № 870 «О повышении тарифной ставки (окладов) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…»;

«Во исполнении Постановления Правительства Москвы от 20.02.04 № 838 «О дотации журнала «Моя Москва»…».

Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать – с какого срока (или на какой срок). Например:

«Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2003 года»,

«Внести с 01 июня 2003 г. следующие изменения в положение о персонале предприятия:»

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например:

«Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 15.03.04.»;

«Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в июне 2004 г.» или

«Управлению кадров (Тюмина И. В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 июня 2004 г.»

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К.»

Архаичные обороты типа: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т. к. наименование предприятия или организации – автора указано в заголовочной части), личную подпись её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делаются. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Виза или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положения табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:

(личная подпись) И.П.Васильев

11.03.04

Юрисконсульт

(личная подпись) И.Г.Зверев

12.03.04

Грифы согласования оформляются по образцу:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель

начальника

Государственной

налоговой инспекции № 33

(личная подпись) И.О.Волков

17.03.04

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента

инженерного обеспечения

Правительства Москвы

(личная подпись) П.С.Павлов

18.03.04

Закрытое акционерное общество

«Технопромэкспорт»

ПРИКАЗ

22.03.04 № 131

Москва

[О создании договорно-

правового управления]

Для улучшения правового обеспечения деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Создать договорно-правовое управление акционерного общества «Технопромэкспорт».

2 Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 2004 г.

3 Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

Председатель правления

личная подпись Б.М. Петров

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

Протокол заседания

Правления

17.03.04 № 3

(личная подпись) Т.С. Шохин

18.03.04

Заместитель председателя

правления

(личная подпись) О.В. Степанов

18.03.04

Начальник Управления

по персоналу

(личная подпись) В.Т. Акимов

19.03.04

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и др.) и разовые или периодически созываемые собрания, собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания – повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен бать уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе форматом А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименования организации, наименования вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний, заседание оформления начинается с наименования структурного подразделения.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом (12. 10. 95.) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписание и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20 –22 . 10.95; 20.12. 95 –23.12. 95, а в протоколах общих собраний акционеров – буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номера заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№ 1, № 12 и т.п.).

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Например:

Заседания Совета директоров

Собрание учредителей

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположения реквизита бланка.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляется сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждения).

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляется после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:

Председатель – Марков С.В.

Секретарь – Петрова А.И.

При проведении общих собраний акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения независимого квалифицированного специалиста (обычно из фирмы – реестодержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:

Ведущий – главный менеджер финансово – инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.

Например:

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.

Фамилия присутствующих оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например:

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т.е. в неё входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал. Например:

Приглашенные: куратор школьного муниципального округа « Таганка» Агеева Н.О., заместитель директора Департамента образования Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю.А.

В кратких протоколах председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать.

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальными органами, оформляется после слова «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалы докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляется с красной строки (от 1-го положения табулятора). Например:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово- хозяйственной деятельности за 2 квартала 1993г.

Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия.

Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в тексте протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: «Текст доклада прилагается» (после точки).

Слово «ВЫТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержания выступления.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записывается в порядке поступления и оформляется с красной строки. Фамилии лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Возможно ли увеличение фонда заработной платы в III квартале на 30%?

Нет, предприятие вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагается по степени их значимости.

Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или по какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям:

поручить кому – что сделать – к какому сроку?

или

что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя.

Например:

РЕШИЛИ:

Внести изменения в структуру и штатную численность предприятия на 1993г.

Утвердить Положение о персонале предприятия.

Вручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектования отделов и служб кадрами специалистов к 20. 03. 04.

Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10 .03. 04. Ответственные – секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К. К.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: «За» - 10, «против» – 0, «воздержались» – 0 или «Единогласно».

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Подписи председателей и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).

Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делаются.

Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:

Председатель

Секретарь

личная подпись

личная подпись

В.А.Морозов

Т.М.Елисеева

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личные подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П.Кезина

05.03.04

При утверждении протокола руководителем вышестоящей её полное наименование включается в наименование должности.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П.Кезина

05.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И.

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

В дело 13-10

подпись Резун Б.В.

15.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Повестка дня:

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

2. СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

ВЕРНО

Секретарь

личная подпись

Б.В. Резун

16.03.04

Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Логичность

Каждое письмо представляет собой:

– изложение сути вопроса;

– речевое действие;

– заключение.

Грамотность – необходимая часть любого документа

Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

Письмо-благодарность

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Письмо-приглашение

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………..3

Протокол. Выписка из протокола …………………………………………………..4

Приказ ……………………………………………………………………………….12

Объяснительная записка: внутренняя и внешняя ………………………………..17

Докладная записка: внутренняя и внешняя ……………………………………....17

Доверенность от лица и организации ……………………………………………..26

Акт …………………………………………………………………………………..32

Договор ……………………………………………………………………………..37

Письма: служебные, благодарственные и приглашение…………………………41

Литература ………………………………………………………………………….48

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

(на срок до 2-х месяцев)

г. Москва___________ "10"марта__ 2004 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Ника»_________________, (наименование)

именуемое в дальнейшем "Общество", в лице Директора Ярцевой К.Н.______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и г-на (ки)

Российской Федерации Иванова Петра Сергеевича____ именуемого (ой) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник принимается на временную работу в Общество в качестве электромонтажгика________________________________________________.

2. Заработная плата Работника составляет 15000___________________ _________________ рублей в месяц.

3. Работник в период работы в Обществе подчиняется непосредственно главному энергетику____________________________________________.

4. Работник обязан выполнять следующие должностные обязанности: должен качественно выполнять все электромонтажные работы _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения)

(Вариант: Выполнять обязанности, указанные в должностной инструкции).

5. Работник обязан приступить к работе с "10"марта___ 2004 г.

6. Настоящий трудовой договор заключается на 2_________ месяц (а) (дня/дней) (не более 2-х месяцев) и действует с "10"марта_____ 2004 г. по "10"мая___ 2004 г.

7. Место работы Работника: здание фирмы «Ника»________________________. Варианты:

а) Общество вправе посылать Работника для выполнения заданий в ______________________________, расположенную по адресу: _____________ (наименование компании) ________________________________________.

б) Общество вправе посылать Работника для выполнения заданий в любой район в пределах ___________________ области.

8. По истечении срока трудового договора он может быть продлен по соглашению сторон, или между ними может быть заключен новый трудовой договор о приеме на временную или постоянную работу.

9. Если по истечении срока трудового договора трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора продлевается на неопределенный срок и Работник приобретает статус постоянного работника.

10. Работа в Обществе является основным местом работы Работника.

11. Режим работы, права и обязанности сторон, основания прекращения трудового договора и иные условия определяются в Положении о персонале, утверждаемым руководителем Общества.

12. Дополнительные условия по настоящему договору: дополнительных условий нет___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

13. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

14. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.

15. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором и Положением о персонале, стороны руководствуются действующим трудовым законодательством.

16. Стороны руководствуются внутренними нормативными актами Общества (Положением о персонале, правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) только при условии ознакомления с ними Работника под расписку.

17. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством.

18. Договор составлен в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится в Обществе, а другой у Работника.

Подписи сторон:

ОБЩЕСТВО: Директор Ярцева К.Н.__________________________________

РАБОТНИК: Иванов Пётр Сергеевич________________ (Иванов_____)

Паспорт серия 12 34 _________ Nо. 56789____ выдан ОВД «Царицыно» 28.02.2001 г. _________________________________________________________________ (кем, когда)

Адрес г. Москва, ул. Кукушкина д. 5 кв. 46______________________

Трудовой договор

В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащий нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст.56).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его заместитель по кадровой службе).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе) (Трудовой кодекс РФ, ст.57).

Трудовые договора могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случая, когда трудовые отношения не могут быть установленный на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:

фамилия, имя, отчество работника;

фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица.

Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

срок действия (в случая заключения срочного трудового договора);

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Возможно включение в трудовой договор других условий:

об испытании;

о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводится за счет средств работодателя.

Работодатель не имеет право требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Из сказанного вытекает, что организации имеют право разработать и использовать индивидуальную форму трудового договора, однако многие кадровые службы используют примерную форму трудового договора, рекомендованную Министерством труда РФ.

Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.