Организация договорной работы в компании – забота не только юридической службы

СОДЕРЖАНИЕ

Организация договорной работы в компании - забота не только юридической службы 2

Инвентаризация и разделение ответственности 2

Порядок заключения договоров 4

Визирование - пережиток или необходимая процедура? 5

Оформление изменений проекта договора 8

Регистрация, идентификация и хранение 11

Отдельные виды договорных обязательств 12

Контроль за исполнением 14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

Организация договорной работы в компании - забота не только юридической службы

По объему выполняемых действий договорная и претензионноисковая работа занимает, пожалуй, центральное место в деятельности юридической службы компании. Качественное оформление указанных процессов выступает залогом успешной работы субъекта хозяйствования и отсутствия конфликтов между юридическим и иными подразделениями предприятия.

Как грамотно построить договорную работу на предприятии и только ли от юридической службы зависит эффективная организация такой работы?

Конкретная специфика отношений по организации договорной работы зависит от вида деятельности компании, ее роли на рынке, политики взаимоотношений с поставщиками и потребителями и множества других факторов. Тем не менее можно разработать некие общие рекомендации построения указанных процессов.

Заметим, что все процедурные моменты целесообразно закрепить в соответствующем локальном нормативном акте - Положении о договорной работе.

Для примера рассмотрим организацию договорной работы на предприятии, занимающемся оптовой торговлей ресурсами и продукцией производственного назначения, в собственности которого находятся несколько товарно­складских комплексов, а численность персонала составляет 200 человек (далее - ОАО "Б").

Инвентаризация и разделение ответственности

Первое, что следует сделать, - провести инвентаризацию всех имеющихся на предприятии договорных отношений и закрепить "зоны ответственности" за каждым структурным подразделением.

На исследуемом предприятии основными видами заключаемых договоров являются:

- договоры, опосредующие осуществление основной деятельности ОАО "Б", - оптовой торговли, аренды и хранения, договоры перевозки, транспортной экспедиции и иные договоры, связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров, оказания услуг;

- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", - закупок для собственных нужд, поддержание имущества в надлежащем состоянии, получение услуг от сторонних организаций в части обеспечения деятельности ОАО "Б", и другие договоры, не связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров.

На ОАО "Б" ответственными за соблюдение порядка рассмотрения проекта договора являются начальники структурных хозяйственных отделов (далее - СХО), за которыми закреплены следующие "зоны ответственности":

- по договорам купли­продажи (поставки), комиссии, поручения и иным, напрямую связанным с оборотом товаров, - начальник СХО по соответствующей номенклатуре товаров;

- по договорам аренды, хранения - начальник юридического отдела;

- по договорам перевозки автотранспортом, автотранспортной экспедиции, рекламы и связанным с ними договорам - начальник отдела маркетинга;

- по договорам подряда - главный инженер ОАО "Б", руководители баз;

- по договорам, опосредующим осуществление вспомогательной деятельности, - главный инженер ОАО "Б", руководители баз, начальники функциональных отделов и направлений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, обеспечивающие потребности ОАО "Б" в приобретении, пользовании либо отчуждении товаров, работ, услуг, объектов интеллектуальной собственности для собственного использования.

Порядок заключения договоров

Далее следует разработать и утвердить основные принципы порядка заключения договоров - либо субъект хозяйствования твердо придерживается собственных шаблонных форм, либо пользуется чужими проектами, поступающими от поставщиков и клиентов. В упомянутой организации используется комплексный подход.

Так, договоры по порядку заключения подразделяются на следующие группы:

- договоры, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б";

- договоры, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б";

- договоры, условия которых предлагаются государственными органами, типовые и примерные договоры, утвержденные нормативными актами.

При этом, как правило, в отношениях с поставщиками ОАО "Б" практикует заключение договоров в редакции поставщиков, в отношениях с потребителями применяет договоры в редакции ОАО "Б".

Как известно, договоры могут заключаться: путем составления единого документа, подписанного сторонами; посредством факсимильной связи; путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

По общему правилу договоры, заключаемые ОАО "Б", заключаются в простой письменной форме. Внешнеэкономические договоры заключаются в письменной форме в обязательном порядке. Простая письменная форма договора считается соблюденной также и в случае направления счета­фактуры, счета (как оферты) и товарной накладной на отпуск и оприходование товарно­материальных ценностей (товарно­транспортной накладной), содержащих существенные условия достигнутого между сторонами договора.

В локальных актах рассматриваемого предприятия закреплено, что при оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", по общему правилу следует руководствоваться стандартными образцами договоров. При оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б" или изложены в нормативных актах или локальных актах контрагентов, необходимо руководствоваться редакцией контрагента с учетом соблюдения принципов симметричности в отношении прав и обязанностей сторон, а также добровольности заключения договора и выбора его условий.

Визирование - пережиток или необходимая процедура?

Следующим этапом построения договорной работы является оформление процедуры визирования. Это внутренняя процедура, заключающаяся в проставлении уполномоченным работником организации подписи на договоре в подтверждение того, что соответствующая функциональная служба ознакомлена с договором и он соответствует интересам организации в части условий, проверка соответствия которым возложена на данного работника. Будучи внутренней процедурой, визирование не оказывает влияния на заключенность либо незаключенность договора, равно как и на права и обязанности соответствующего предприятия в отношении третьих лиц.

Подчеркнем, что визирование не является обязательной процедурой, но его введение позволяет достичь как минимум следующих целей:

- ознакомить ключевых участников бизнеспроцессов с возникающими у предприятия обязательствами;

- уменьшить риски в деятельности субъекта хозяйствования путем предварительной проверки законности и целесообразности совершаемых хозяйственных операций.

Очевидно, что введение процедуры визирования приводит к небольшому замедлению обращения внутрифирменной бизнесинформации. Поэтому необходимость ее введения каждый субъект хозяйствования определяет самостоятельно в зависимости от объемов производства, внешних и внутренних рисков и численности персонала.

В ОАО "Б" визирование проектов договоров осуществляется в следующем порядке:

- договоры с поставщикаминерезидентами и покупателяминерезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником финансово­экономического отдела (далее - ФЭО), главным бухгалтером, начальником отдела организации внешнеэкономической деятельности (далее - ООВЭД), начальником юридического отдела;

- договоры с поставщикамирезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером, начальником юридического отдела;

- договоры с потребителями визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО и начальником юридического отдела. Допускается тиражирование стандартных бланков договоров с единожды проставленными визами;

- договоры аренды и хранения визируются начальником юридического отдела, начальником ФЭО и главным бухгалтером;

- иные договоры, связанные с основной деятельностью по закупке и реализации товаров, визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером и начальником юридического отдела;

- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", визируются исполнителем, его начальником, начальниками функциональных служб в зависимости от наличия в договорах условий, проверяемых соответствующими службами, и начальником юридического отдела.

В исключительных случаях допускается подписание договора без соблюдения процедуры визирования либо с соблюдением процедуры визирования не в полном объеме, если просрочка в заключении договора нанесет ущерб интересам ОАО "Б".

В Положении о договорной работе, действующем на взятом для примера предприятии, также закреплено содержание компетенций, реализуемых перечисленными выше лицами посредством визирования. Так, визированием договора исполнитель подтверждает, что данный проект договора оформлен им в соответствии с требованиями локальных актов ОАО "Б", проекту присвоен номер, внесены все необходимые технические данные в части реквизитов сторон договора, затребованы дополнительные документы, если они необходимы для заключения договора. Визированием договора, связанного с осуществлением основной деятельности по закупке и продаже товаров, начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции подтверждает, что все условия договора в части фактических взаимоотношений сторон (наименование, количество и цена продукции, срок и порядок расчетов, доставки и т.д.) в полной мере отвечают интересам ОАО "Б" и экономически целесообразны.

В свою очередь, визированием договора следующие должностные лица подтверждают:

- начальник ООВЭД - что все условия договора в части соблюдения внешнеэкономического законодательства соблюдены;

- главный бухгалтер - что договор соответствует требованиям бухучета и в нем присутствуют все условия, необходимые для осуществления бухгалтерского и налогового учета при исполнении договора;

- начальник ФЭО - что условия договора в части экономического обоснования выбора поставщика, условия о порядке расчетов соответствуют интересам ОАО "Б", заключение договора экономически целесообразно;

- начальник юридического отдела - что условия договора в части порядка, сроков рассмотрения и разрешения споров и претензий соответствуют интересам ОАО "Б", проект договора не нарушает действующее законодательство Республики Беларусь и локальные акты ОАО "Б", договор оформлен без нарушений.

Оформление изменений проекта договора

Довольно редко на практике проект договора подписывается в редакции, первоначально предложенной каким­либо из участников гражданскоправовых отношений. Логичным следствием такой ситуации выступает необходимость регламентировать процедуру внесения изменений в проект договора и согласования его условий до момента заключения. При этом ключевым моментом данной процедуры является определение лица, занимающегося урегулированием разногласий с контрагентом по условиям договора. И далеко не всегда, как отмечал автор в предыдущей статье *, таким лицом выступает сотрудник юридической службы.

В ОАО "Б" процедура согласования разногласий по проекту договора оформлена следующим образом.

В случае наличия замечаний к проекту договора у визирующих его лиц данные замечания излагаются исполнителю, который обязан провести переговоры с контрагентом, объяснив последнему необходимость корректировки проекта договора и позицию ОАО "Б" в части оспариваемых условий.

Возможны две группы замечаний к условиям договора - замечания в связи с нарушением проектом договора действующего законодательства Республики Беларусь и замечания, продиктованные потребностью усилить положение ОАО "Б" по отношению к контрагенту либо исключить дискриминирующие ОАО "Б" условия.

Первая группа замечаний в обязательном порядке должна быть учтена исполнителем и внесена в проект договора. Допускается оставление проекта договора в первоначальной редакции, если исполнителем проведены переговоры по замечаниям второй группы, контрагент отказывается корректировать проект договора, существует реальный риск нанесения ущерба интересам ОАО "Б" отказом контрагента от заключения договора, а риск возникновения негативных последствий в случае заключения договора на условиях контрагента нивелируется длительностью хозяйственных отношений и устойчивой деловой репутацией контрагента. В случае отказа контрагента от принятия замечаний второй группы и заключения договора на первоначальных условиях начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции обязан взять под свой контроль исполнение договора с целью предупреждения нарушения его условий со стороны ОАО "Б" и применения санкций.

Изменение условий проекта договора, как правило, осуществляется путем внесения исполнителем измененных условий в его текст. В случае если проект договора уже подписан контрагентом, исполнитель совместно с юридическим отделом оформляет протокол разногласий к проекту договора. Изменение условий внешнеторгового договора, как правило, оформляется путем составления дополнительного соглашения к договору. До подписания протокола разногласий и (или) дополнительного соглашения исполнитель обязан провести переговоры с контрагентом относительно наличия препятствий к подписанию им протокола разногласий. В случае отказа от подписания протокола разногласий договор является незаключенным и исполнителю запрещается его использовать в своей деятельности.

Допускается внесение в проект договора (за исключением внешнеторговых) редакционных изменений, не касающихся прав и обязательств сторон договора (исправление описок, опечаток, неверного указания фамилий, имен, отчеств, законодательно закрепленных терминов и т.д.), путем корректировки текста договора. Изменения, касающиеся прав и обязанностей сторон договора, оформляются путем подписания дополнительных соглашений к нему.

Подписание договора и проставление печати

Отдельным этапом договорной работы является подписание договоров, что, в свою очередь, требует регламентации полномочий по их подписанию. Особенно актуальным данный вопрос становится для крупных предприятий, в которых исполнительный орган физически не способен собственноручно подписать все договоры, да и не должен это делать в силу необходимости сконцентрировать свои усилия на стратегических вопросах развития субъекта хозяйствования. Подписание договоров тесно связано с распределением полномочий между директором, его заместителями и иными лицами.

В ОАО "Б" данный вопрос решен так. Право подписи договоров имеют:

- генеральный директор, лицо, исполняющее его обязанности, - в соответствии с Уставом ОАО "Б";

- заместители генерального директора, главный инженер - на основании и в соответствии с доверенностью.

При этом, как правило, договоры аренды и хранения подписываются генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности, главный инженер подписывает договоры, не связанные с оборотом товаров.

Право подписи договоров имеют другие работники ОАО "Б" на основании и в соответствии с доверенностью. Обычно другие работники ОАО "Б" подписывают договоры с потребителями Республики Беларусь.

Если договор подписывает лицо, не указанное в преамбуле договора, в договоре делается отметка с проставлением косой черты и указанием должности, фамилии, инициалов лица, подписавшего договор, а также его полномочий (исполнение обязанностей генерального директора на основании Устава, действие на основании доверенности).

Печать ОАО "Б", как правило, проставляется на договорах, подписанных генеральным директором, его заместителями, главным инженером. Допускается проставление печати на документах, являющихся приложениями к договорам и подписанных иными работниками ОАО "Б", а также на иных документах для подтверждения их происхождения от ОАО "Б". Отсутствие печати на договоре не влияет на заключенность договора, подписанного уполномоченным лицом. Проставление печати на договоре и относящихся к нему документах является обязательным в том случае, если между сторонами существует договор (соглашение), в котором прямо закреплено, что все последующие договоры между этими сторонами и относящиеся к ним документы должны скрепляться круглыми печатями сторон.

Регистрация, идентификация и хранение

Вопросы, связанные с присвоением реквизитов проекту договора, а также хранением документов являются составной частью документооборота компании и в значительной степени зависят от специфики ее деятельности. В рассматриваемой в качестве примера организации "Б" реализованы следующие подходы.

При заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", исполнитель присваивает договору номер, состоящий из следующих частей: номер структурного подразделения, номер по порядку в данном структурном подразделении, год заключения. Если договор является разовым, индекс "год заключения" не ставится.

При заключении иных договоров, в том числе с поставщиками, используются реквизиты, присвоенные договору контрагентом. При заключении договоров аренды номер присваивается договору по порядку с соответствующим индексом в зависимости от местонахождения арендуемого имущества.

Структурные хозяйственные отделы регистрируют заключенные договоры с поставщиками продукции в специальном журнале в хронологическом порядке. Допускается вести электронный учет заключенных договоров. Заключенные договоры хранятся в отделе, который их зарегистрировал, с разбивкой по поставщикам.

В аналогичном порядке в отдельном журнале регистрируются заключенные договоры и направленные проекты договоров с потребителями. Договоры аренды регистрируются в книге договоров аренды юридического отдела и хранятся в данном отделе с разбивкой по базам и годам.

Ответственность за ведение журналов и книги регистрации договоров, своевременность внесения записей, их достоверность, возлагается на начальника соответствующего СХО.

Все остальные договоры хранятся в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля с разбивкой по годам в хронологическом порядке.

Не позднее 5-го числа каждого месяца начальник СХО обязан представить в юридический отдел сведения о заключенных договорах с поставщиками для формирования единой базы по ОАО "Б".

Договоры со всеми документами и приложениями хранятся в соответствующих отделах в течение всего периода их действия, а после его окончания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству ОАО "Б", сдаются в архив по истечении установленного срока, но не ранее истечения срока исковой давности с момента осуществления последней поставки либо последнего платежа по договору.

Отдельные виды договорных обязательств

Помимо "процессуальных" положений, по нашему мнению, целесообразно поместить в документ, регламентирующий организацию договорной работы, нормы, относящиеся к условиям используемых в деятельности субъекта хозяйствования договоров. Наличие таких положений стандартизирует деятельность специалистов по договорной работе и повышает качество внутрифирменных бизнеспроцессов. При этом для особых "зон риска", к которым традиционно относятся внешнеэкономические сделки, сделки с использованием бюджетных средств и некоторые иные, полагаем не лишним будет продублировать в локальных актах предприятия императивные положения законодательства Республики Беларусь.

Например, в ОАО "Б" зафиксированы следующие положения.

Независимо от вида заключаемого договора в нем, как правило, должны присутствовать следующие обязательные условия: стороны договора; предмет договора; срок действия договора; имущественная ответственность сторон; порядок изменения и расторжения договора; порядок рассмотрения споров; дата заключения договора; место заключения договора; надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени. Условия в части расчетов (цена, срок и порядок расчетов и другие) в договорах с потребителями могут быть изложены в спецификациях и (или) счетахфактурах, являющихся частью договора.

В договорах, опосредующих осуществление торговой посреднической деятельности, в качестве обязательного условия должна быть определена цель приобретения товаров. Договор закупки товаров, работ, услуг, оплачиваемых за счет бюджетных средств, должен содержать полное наименование и юридические адреса сторон, место и дату составления (заключения) договора, предмет договора, цель (цели) приобретения товаров, цену (тариф), размер вознаграждения по договору комиссии, поручения, источники финансирования, общую сумму обязательств по договору с выделением суммы обязательств на текущий финансовый (бюджетный) год, порядок оплаты, форма расчетов, способ передачи товара, выполненной работы или результатов исследований, срок действия договора, ответственность сторон за нарушение условий договора, качество товара (работ, услуг) и гарантийные обязательства поставщика (подрядчика). В случае если названным договором предусмотрена выборка товара, то в договоре закрепляется обязанность по письменному уведомлению о готовности товара к передаче.

Во внешнеторговом договоре обязательно указываются сведения о дате и месте заключения договора, предмете договора, количестве, качестве и цене товара, условиях расчета и поставки, валюте платежа, сроках поставки товаров, ответственности сторон, порядке разрешения споров, а также названиях, юридических адресах и банковских реквизитах договаривающихся сторон. В нем также должны присутствовать условия о возврате суммы денежных средств в случае непоставки или недопоставки товара в установленные сроки с целью соблюдения требований законодательства Республики Беларусь о ВЭД, а также ответственность за несвоевременный возврат денежных средств.

С учетом специфики деятельности ОАО "Б" в локальном акте также зафиксированы особые требования к содержанию внешнеторгового договора, опосредующего импорт в Беларусь товаров в пластмассовой, стеклянной таре, таре на основе бумаги и картона, и внешнеторгового договора, заключенного с резидентом Российской Федерации (в части передачи документов, подтверждающих уплату НДС).

Контроль за исполнением

Еще одним немаловажным этапом в организации договорной работы будет регламентация контроля за исполнением обязательств. При этом можно выделить две зоны контроля - за исполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов.

В ОАО "Б" контроль за исполнением договоров в части соблюдения сроков поставки и оплаты, условий в части количества и качества, а также иных условий покупки и поставки осуществляется исполнителем.

Контроль за наличием и состоянием дебиторской задолженности осуществляется начальником СХО в соответствии с локальными актами ОАО "Б". О ходе взыскания дебиторской задолженности, результатах рассмотрения исковых заявлений, ходе исполнительных производств юридический отдел информирует всех заинтересованных по их запросу.

Особенности заключения и исполнения договоров с контрагентами, имеющими просроченную задолженность перед ОАО "Б", устанавливаются локальными актами.

Обращаем внимание читателей, что центральное место в контроле за исполнением обязательств занимает претензионноисковая работа, эффективную организацию которой постараемся осветить в следующей статье.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года. Минск "Беларусь" 1997г.

Гражданский кодекс Республики Беларусь от 19 ноября 1998 г.: с комментариями к разделам / Коммент. В.Ф. Чигира // Мн.: Амалфея, 1999.

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 10 декабря - 1998 г. // Мн.: Амалфея, - 1999.

Гражданское право: Учебник, под ред.А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого, М.: Проспект. – Т.2. – 2000.

Гражданское право. Учебник. Часть 1. Издание третье, переработанное и дополненное. / Под ред.А.П. Сергеева. - М., ПРОСПЕКТ, 1998. - 632с.

Гражданское право России. Курс лекций. Часть первая / Под ред.О.Н. Садикова.М., 1996.

Иоффе О.С. Советское гражданское право. Т.1 Л., 1958., Новицкий И.Б. Сделки. Исковая давность.М., 1954.

Колбасин Д.А. Гражданское право. Общая часть. - Мн.: ПолиБиг. По заказу общественного объединения "Молодежное научное общество". 1999. - 374с.

Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь. В 2 книгах. Кн.1. / Отв. ред. В.Ф. Чигир. – Мн.: Амалфея, 1999. – 624с.