Банковский документооборот (на примере Якутского филиала № 8603 Сбербанка России)
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
ФИЛИАЛ БАЙКАЛЬСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
ЭКОНОМИКИ И ПРАВА в г. Якутске
Кафедра экономики и банковского дела
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: "Информационные технологии управления "
По теме: "Банковский документооборот"
(на примере Якутского филиала №8603 Сбербанка России)
Проверила Калаврий Т.Ю.
Выполнила студентка IV курса (МБ-06)
Иванова О.С.
Якутск 2010г.
Содержание
Введение
Глава 1. Прием и ведение документооборота
1.1 Общие положение
1.2 Прием документов от клиентов
1.3 Оформление первичных учетных документов
Глава 2. Документооборот на примере якутского отделения сбербанка России №8603
2.1 Хранение первичных учетных документов и бухгалтерских документов
2.2 Ведение книги регистрации лицевых счетов
2.3 Формирование выписок по счетам клиентов. Выдача чековых книжек
Заключение
Список сокращений
Введение
Целью данной курсовой работы является: анализ документооборота в банке, на примере Якутского отделения СБЕРБАНКА РОССИИ № 8603.
В этой курсовой работе мной рассмотрены правила документооборота Подробно изучен регламент 88-9-р.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации в Якутском Головном Отделении № 8603 Сбербанка России разработаны на основе “Правил документооборота и технологии обработки учетной информации в Сбербанке России” № 304-2-р (Редакция 2) от 04 ноября 2000 г. (со всеми изменениями и дополнениями).
Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.11.96 г. № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, Положением № 302-П Банка России с учетом специфики работы структурных подразделений Якутского Головного отделения № 8603 Сбербанка России.
Правила обязательны к применению всеми структурными подразделениями и отделами Якутского Головного отделения № 8603 Сбербанка России.
Правила устанавливают основные требования по:
приему и оформлению первичных учетных документов;
формированию выписок по счетам клиентов;
составу отчетов за день, формируемых структурными подразделениями и представляемыми в бухгалтерские службы;
проверке и включению данных первичных учетных документов в баланс;
формированию документов синтетического и аналитического учета;
уничтожению испорченных бланков ценных бумаг и бланков;
исправлению ошибочных записей;
ведению книг регистрации лицевых счетов;
порядку хранения первичных учетных и бухгалтерских документов.
Кроме того, в Правилах определена периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета.
В Правилах определены основные требования по организации и ведению бухгалтерского учета уполномоченными дополнительными офисами, а также порядок хранения первичных документов этих структурных подразделений.
Правила определяют также основные требования к документообороту при наличии в отделении централизованной базы данных счетов клиентов.
Правила документооборота могут содержать порядок формирования и архивирования первичных учетных и бухгалтерских документов в электронном виде.
Данная курсовая работа состоит из 34 страниц и содержит: введение, 2 главы, заключение, 1 приложение и списка использованной литературы.
Глава 1. Прием и ведение документооборота
1.1 Общие положение
Бухгалтерские операции выполняют уполномоченные работники, для которых их выполнение закреплено должностными инструкциями (входит в должностные обязанности). В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета (независимо от того, в каком подразделении они работают).
Расчетно-кассовое обслуживание клиентов (физических и юридических лиц), прием, предварительный контроль расчетных и кассовых документов клиентов осуществляют уполномоченные работники структурных подразделений. Оформленные первичные учетные документы в составе отчета за день передают в подразделения бухгалтерского учета.
Уполномоченные работники структурных подразделений осуществляют операции в соответствии с нормативными документами Банка России и Сбербанка России и перечнем операций, подлежащих дополнительному контролю, с дополнительной подписью контролирующего работника.
Бухгалтерский учет операций осуществляют работники ОБУиО отделения, занятые обработкой документов первичного учета, последующим контролем и отражением операций в бухгалтерском учете.
Сектор централизованных операций по счетам физических лиц ОБУиО отражает следующие операции в ЦБД отделения:
Централизованные операции - операции по счетам клиентов, совершаемые в ЦБД отделения: зачисление поступивших средств на счета клиентов физических лиц, в том числе на счета банковских карт, начисление и причисление процентов, списание налога с доходов согласно действующему законодательству.
Перечень централизованных операций может быть дополнен операциями, предусмотренными другими нормативными документами Сбербанка России.
Централизованные операции в ЦБД отделения отражаются сектором централизованных операций по счетам физических лиц.
Децентрализованные операции - операции по счетам клиентов, в том числе по счетам банковских карт, оформленные структурными подразделениями, первичные документы по которым поступают в ОБУиО в составе отчетов дня структурных подразделений для отражения в учете и контроля.
Децентрализованные операции в ЦБД отделения отражаются сотрудниками сектора обработки первичной отчетности, рабочее место которых расположено в уполномоченном дополнительном офисе.
ОБУиО Якутского Головного отделения № 8603 Сбербанка России составляет бухгалтерский баланс, являющийся составной частью сводного баланса Северо-Восточного территориального банка.
Сводный баланс Северо-Восточного территориального банка Сбербанка России является составной частью сводного баланса Сбербанка России.
Все работники отделения, осуществляющих бухгалтерский учет, и структурных подразделений в части выполнения бухгалтерских операций и ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.
Главный бухгалтер или по его поручению начальник сектора ОБУиО определяет конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов. Главный бухгалтер утверждает Положения о секторах, входящих в структуру отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Распоряжения главного бухгалтера по ведению бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерские подразделения необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.
Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в учреждениях Сберегательного банка Российской Федерации (Рабочий план счетов), утвержденным Президентом Сбербанка России 09 декабря 1997 года, который разработан на основании Плана счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации, с учетом последующих изменений и дополнений.
Первичные учетные документы - оправдательные документы, применяемые для оформления банковских, финансово-хозяйственных операций на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Расчетный документ - это распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств (платежное поручение, аккредитив, чек), а также распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (платежное требование, инкассовое поручение).
Кассовые документы - первичные учетные документы, применяемые при оформлении операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежной наличности и ценностей.
Счета межфилиальных расчетов - счета (в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте, в драгоценных металлах), открываемые на балансах участников системы межфилиальных расчетов для учета взаимных расчетов.
ЦБД отделения - централизованная база данных Якутского отделения № 8603, в которой ведутся лицевые счета клиентов отделения и внутренних структурных подразделений, включая счета банковских карт, и осуществляется аналитический учет. К данной базе может быть организован удаленный доступ в режиме реального времени для структурных подразделений Якутского отделения № 8603. В случае отсутствия доступа к данной базе структурные подразделения ведут Информационные БД (Информация о счетах).
Информационная БД - локальная база данных структурного подразделения Якутского отделения № 8603, которая содержит информацию о счетах клиентов и документах, принятых для проведения операций по счетам, за исключением счетов банковских карт. Состав информации по счетам международных банковских карт в информационной базе данных структурного подразделения регламентирован Порядком № 299-2-р.
Информация о счетах - информация о счетах клиентов структурного подразделения Якутского отделения № 8603 и документах, принятых для проведения операций по счетам, которая имеется в структурном подразделении на бумажном носителе (в картотеке).
Сектор централизованных операций по счетам физических лиц ОБУиО - подразделение отдела бухгалтерского учета и отчетности, осуществляющее ведение лицевых счетов по счетам физических лиц отделения, централизованные операции по счетам физических лиц отделения и бухгалтерский учет проведенных по ним операциям.
Структурное подразделение, имеющее удаленный доступ к ЦБД отделения - автоматизированные внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам в режиме on-line с ЦБД отделения.
Структурное подразделение, не имеющее удаленный доступ к ЦБД отделения - автоматизированные внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам в локальной базе данных и взаимодействующее с ЦБД отделения в режиме off-line, или внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам вручную.
документооборот банк учетный документ
Банк - центральный аппарат, филиал (территориальный банк, отделение, организационно подчиненное территориальному банку, отделение Сбербанка России г. Москвы), дополнительный офис филиала Сбербанка России, осуществляющие кредитование юридических лиц и предпринимателей.
1.2 Прием документов от клиентов
Уполномоченные работники структурных подразделений принимают документы от клиентов - юридических лиц как правило в операционное время, а от клиентов - физических лиц - только в операционное время, установленное для их обслуживания. При этом все документы, поступающие в структурные подразделения в операционное время, подлежат оформлению в этот же день и отражению по счетам баланса тем же днем.
Операционное время обслуживания юридических лиц во всех структурных подразделениях устанавливается приказом по отделению.
Документы, поступающие от клиентов - юридических лиц во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени оговаривается в договорах на расчетно-кассовое обслуживание клиентов - юридических лиц.
Представляемые клиентами - юридическими лицами (в том числе банками - респондентами) расчетные документы на осуществление расчетов в валюте РФ по их поручению в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями Банка России. При этом платежные поручения, чеки, аккредитивы, платежные требования, инкассовые поручения оформляются в соответствии с Положением Банка России № 2-П и Положением № 222-П.
Платежные поручения от клиентов - юридических лиц могут приниматься как на бумажных носителях, так и в электронном виде, переданные по системе АС “Клиент-Сбербанк”.
Представляемые клиентами - юридическими лицами кассовые документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с Положением № 318-П Банка России, Регламентом № 628-3-р, Регламентом № 1354-2-р и настоящими Правилами.
Для осуществления валютных операций и операций с драгоценными металлами клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России, действующим законодательством и соответствующими нормативными документами Сбербанка России.
Чеки и платежные поручения клиентов принимаются в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, обозначенного на документе, без исправления даты и других реквизитов, обозначенных в документе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в структурное подразделение Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.
В тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков клиент обязан указывать назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.
Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют платежные поручения, денежные чеки без указания назначения сумм платежа.
Порядок приема и исполнения расчетных и кассовых документов клиентов - юридических лиц изложен в Порядке № 814-3-р Сбербанка России.
Особенности исполнения поручений клиентов - юридических лиц о зачислении денежных средств на основании реестра/реестров на зачисление и взаимодействие подразделений отделения при приеме электронных списков, подписанных ЭЦП, для зачисления денежных средств на счета клиентов - физических лиц осуществляется согласно Регламенту Сбербанка России от 23.01.2002 года № 878-2-р от 04.10.2006 года (с учетом изменений и дополнений), и внутренних нормативных документов Якутского отделения № 8603.
Порядок приема и исполнения расчетных документов в валюте Российской Федерации и иностранной валюте банков - респондентов регламентирован Порядком № 577-4-р Сбербанка России, а в драгоценных металлах - Порядком № 928-р (с учетом изменений и дополнений).
Взаимодействие подразделений отделения при прохождении платежей.
При приеме от клиентов расчетных документов на бумажных носителях операционный работник проверяет правильность их оформления согласно п.5.2 Правил. Требующие валютного контроля расчетные документы ОПЕРО передаются операционным работником сотруднику ОВиНО, в структурных подразделениях - ответственному, назначенному приказом по ДО для осуществления валютного контроля. На основании прошедших проверку (в т. ч. валютный контроль) расчетных документов на бумажных носителях, направляемых в другие структурные подразделения, через корреспондентский субсчет, счета МФР операционный работник формирует ЭПД путем ручного ввода реквизитов документа в АБС "RS-Bank", либо сканирования бумажного расчетного документа.
В секторе РКО ЮЛ используется АС "Клиент-Сбербанк" для совершения операции на основании электронных расчетных документов. Электронные расчетные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные форматами, утвержденными Банком России и Сбербанком России. При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных расчетных документов обеспечивается использование в них ЭЦП, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом. Порядок приема расчетных документов клиентов, подписанных ЭЦП, их защиты, оформления и подтверждения предусмотрен договором на предоставление данного вида услуг. Бумажные копии электронных расчетных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами и подписями уполномоченных сотрудников.
Расчетные документы для получателей клиентов - физических лиц, имеющих лицевые счета во всех структурных подразделений, находящихся в ЦБД операционный работник сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения до 17-00 ч. проводит документы средствами АБС "RS-Bank" в очередь для СЦОпоСФЛ ОБУиО для отражения операций клиентов в ЦБД отделения. Ответственный сотрудник СЦОпоСФЛ ОБУиО распечатывает документ из очереди "Подготовка списка ФЛ" для дальнейшей обработки. При невозможности зачисления средств на счета клиентов - физических лиц платежное поручение с отметкой "Отказ на документ по причине: (указывается причина отказа) регистрируется в журнале и информация по телефону или по OUTLOOK передается операционному работнику сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения Якутского ОСБ № 8603 СБ РФ. Операционный работник удаляет документ в АБС "RS-Bank". В том случае, если сумма предназначалась к зачислению согласно реестру, и зачислена не полностью, по причине возврата, то не зачисленная сумма относится на "транзитный" счет 47422, с которого на следующий день производится возврат на счет ЮЛ. Сотрудник РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения распечатывает документ на возврат на счет юридического лица.
По ЭПД, сформированным на основании расчетных документов на бумажном носителе и прошедшим в АБС "RS-Bank" форматный и логический контроль1 операционный работник передает пачки расчетных документов на бумажных носителях ответственному сотруднику, осуществляющему дополнительный контроль. Все операции по счетам клиентов подлежат дополнительному контролю в соответствии с требованиями Приложения № 5 Положения № 302-П, Порядка № 1076-р и приказа на осуществление дополнительного контроля. Совмещение в одном лице обязанностей по формированию ЭПД и проведению дополнительного контроля запрещается.
В случае обнаружения ошибки в документе на бумажном носителе, допущенной по вине клиента (ошибка в платежных реквизитах, несоответствие суммы прописью с суммой указанной цифрами, дата больше/меньше текущей на 10 дней и т.д.) ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, удаляет ЭПД в АБС "RS-Bank" и сообщает об этом Операционному работнику; в документе на бумажном носителе указывает в верхнем углу: "Документ удален по причине: (указывает причину, по которой документ удален) и ставит свою подпись и производит своевременный возврат документа на бумажном носителе операционному работнику для возврата клиенту.
В случае, если сумма ЭПД в АБС "RS-Bank", не соответствует сумме документа на бумажном носителе, ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, сообщает об этом операционному работнику, делает отметку "Отказ на документ по причине: (указывается причина отказа)" и производит своевременный возврат документа на бумажном носителе операционному работнику. Операционный работник исправляет сумму проводки в АБС "RS-Bank", скорректированный операционным работником ЭПД вновь передается для контроля ответственному сотруднику, осуществляющему дополнительный контроль.
В течение дня до 18-00 часов по мере завершения контроля всех расчетных документов, в случае, если остались документы на бумажных носителях, которые по каким-нибудь причинам отсутствуют в АБС "RS-Bank" (если у клиента недостаточно средств на счете или документ был удален операционным работником и т.д.), ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, сообщает об этом операционному работнику. Информация том, что документ не заведен в АБС "RS-Bank" доводится в тот же день операционному работнику структурного подразделения. В документе на бумажном носителе ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, указывает в верхнем углу: "Документ не заведен", ставит свою подпись и передает его операционному работнику.
Операционный работник устанавливает по какой причине документ остался не заведенным и после выяснения причины производит операцию в АБС "RS-Bank" по счету клиента. В документе на бумажном носителе зачеркивает запись сотрудника производящего дополнительный контроль "Документ не заведен", ниже делает запись "К отправке", ставит свою подпись, проставляет штамп и передает документ на дополнительный контроль ответственному сотруднику.
В случае если в АБС "RS-Bank" остались не проконтролированные ЭПД, по которым нет документа на бумажном носителе, то ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, выясняет не был ли документ дважды списан со счета клиента.
В случае если выясняется, что операционным работником ошибочно дана двойная проводка (т.е. платежный документ списан дважды со счета клиента), ответственный сотрудник, осуществляющий дополнительный контроль, удаляет ЭПД в АБС "RS-Bank" и сообщает об этом операционному работнику.
В случае, если выясняется, что документ на бумажном носителе не был передан операционным работником ответственному сотруднику, осуществляющему дополнительный контроль, операционный работник незамедлительно передает его.
Документам, подлежащим дополнительному контролю, после проведения операционным работником присваивается статус "открыт". В случае положительного результата проведения дополнительного контроля ЭПД прошедшим контроль присваивается статус "закрыт" и ЭПД содержит идентификационный код сотрудника, проводившего дополнительный контроль.
После проведения сеанса отгрузки ЭПД документ становится недоступным для корректировки.
В договоре банковского счета между банком и клиентом - юридическим лицом устанавливаются конкретные сроки выполнения операций.
Операции списания/зачисления средств со счета одного клиента - юридического лица на счет другого клиента - юридического лица, открытый в том же структурном подразделении, осуществляется одним операционным днем.
Структурные подразделения (кроме уполномоченных дополнительных офисов, в которых имеется рабочее место сотрудника ОБУиО) передают для логического контроля по счетам клиентов - юридических лиц расчетные документы на бумажном носителе в составе отчета за день в сроки, установленные Приказом по отделению.
Порядок осуществления операций списания/зачисления средств с расчетного счета на бизнес-счет клиента-юридического лица.
По бизнес-счетам Сберкарт
(ОПЕРО) При поступлении от клиентов расчетных документов на пополнение бизнес-счета Предприятия, операционный работник осуществляет ввод платежного поручения в АБС RS-bank, 2-й экземпляр поручения с подписью и штампом под роспись в журнале передает в Сектор РКО ФЛ ОПЕРО для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ этим же операционным днем.
При поступлении от клиентов расчетных документов на пополнение бизнес-счета Предприятия,
открытого в том же структурном подразделении, операционный работник осуществляет ввод платежного поручения в АБС RS-bank, 2-й экземпляр поручения с подписью и штампом под роспись в журнале передает в Сектор РКО ФЛ Д/О (№№ 060,061 соответственно) для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ этим же операционным днем.
открытого в другом структурном подразделении, операционный работник осуществляет ввод платежного поручения в АБС RS-bank с использованием счета незавершенных расчетов по операциям с использованием платежных карт 30232.02 (п.14.3.1 Порядка 636-2-р), 2-й экземпляр поручения с подписью и штампом в составе отчета передает в СОПО ОБУиО. Не позднее дня, следующего за днем отражения операции пополнения Бизнес-счета в АБС RS-bank, бухгалтер передает 2-й экземпляр поручения под роспись в журнале в Сектор РКО ФЛ ОПЕРО для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ.
При поступлении средств на пополнение бизнес-счета Предприятия по субкорреспондентскому счету или счету МФР, сотрудники ТРЦ производят зачисление средств на бизнес-счета этим же днем, распечатывают кредитовые авизо и передают под роспись в журнале в Сектор РКО ФЛ ОПЕРО не позднее 08 ч.15 мин. следующего дня для зачисления на бизнес-счет в АС СБЕРКАРТ.
По бизнес-счетам Международных карт
При пополнении бизнес-счета Предприятия (Организации) одновременно с перечислением денежных средств на бизнес-счет Предприятие предоставляет в структурное подразделение по месту ведения бизнес-счета Реестр пополнения средств по корпоративным картам. Общая сумма пополнений по всем картам в Реестре не должна превышать суммы, перечисленной на бизнес-счет (334-2-р).
Передача платежных поручений и Реестров пополнения средств по корпоративным картам Предприятием может осуществляться по системе "Клиент-Сбербанк" в соответствии N 1331-р от 01.11.2004г.
Для отражения информации об операциях пополнения по корпоративным картам в Процессинговой системе, не позднее следующего рабочего дня с даты пополнения счета, после зачисления денежных средств на бизнес-счет Предприятия на основании Реестра пополнения средств по корпоративным картам, операционный работник структурного подразделения формирует уведомление о пополнении средств на счетах банковских карт в порядке, установленном 299-2-р. Сформированные Уведомления о пополнении средств на счетах банковских карт направляются для проверки в СОКР ОБУиО (ОПЕРО-под роспись в журнале; 060,061-почтой "OUTLOOK", оригиналы - не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале). Бухгалтер проверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления, подписывает уведомление и передает его в ОБК Якутского ОСБ № 8603 не позднее следующего рабочего дня с даты пополнения счета.
В случае, если денежные средства перечислены на бизнес-счет с банковского счета Предприятия или счетов иных юридических лиц (299-2-р), находящихся в другом структурном подразделении Якутского ОСБ № 8603:
1. Со счета Предприятия, находящегося в другом структурном подразделении Якутского ОСБ 8603, операционный работник, принявший Платежное поручение и реестр пополнения средств (334-2-р), осуществляет зачисление на бизнес-счет в АБС RS-bank, формирует уведомление о пополнении средств на счетах банковских карт и направляет его для проверки в СОКР ОБУиО (ОПЕРО - под роспись в журнале; 060,061 - почтой "OUTLOOK", оригиналы - не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале). Бухгалтер проверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления, подписывает уведомление и передает его в ОБК не позднее следующего рабочего дня с даты пополнения счета.
2. Со счетов иных юридических лиц, находящихся в другом структурном подразделении Якутского ОСБ 8603, сотрудник сектора РКО ЮЛ, принявший расчетный документ, производит зачисление этих средств на бизнес-счет. Операционный работник по месту ведения бизнес-счета при распечатке "выписки с входящими документами", в случае отсутствия реестра пополнения на сумму, поступившую из другого Допофиса, формирует и направляет соответствующее сообщение Предприятию о факте непоступления реестра. Уведомление о пополнении средств формируется и направляется в бухгалтерское подразделение (ОПЕРО - под роспись в журнале; 060,061 - почтой "OUTLOOK", оригиналы - не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале) в день получения Реестра (334-2-р). Бухгалтер проверяет соответствие суммы поступления на бизнес-счет сумме уведомления, подписывает уведомление и передает его в ОБК в день получения Реестра.
В случае, если денежные средства перечислены на бизнес-счет с банковского счета Предприятия или счетов иных юридических лиц (299-2-р), находящихся в другом банке, сотрудник ТРЦ производит зачисление этих средств на бизнес-счет этим же днем, распечатывает кредитовые авизо клиентов ОПЕРО, передает под роспись в журнале начальнику Сектора РКО ЮЛ ОПЕРО не позднее 08 ч.15 мин. Допофисы №060,№61 распечатывают документы с использованием программного обеспечения самостоятельно при формировании выписки по счетам клиентов. Операционный работник получив (распечатав) кредитовое авизо по обслуживаемому им бизнес-счету проверяет наличие Реестра. В случае отсутствия Реестра пополнения средств по корпоративным картам, либо сумма Реестра не соответствует общей сумме пополнения счета, операционный работник формирует и направляет соответствующее сообщение Предприятию о факте непоступления Реестра, либо несоответствия суммы Реестра сумме расчетного документа. Уведомление о пополнении средств на счетах банковских карт формируется и направляется в бухгалтерию (ОПЕРО - под роспись в журнале; 060,061 - почтой "OUTLOOK", оригиналы - не позднее следующего рабочего дня через курьера под роспись в журнале) только после получения Структурным подразделением Реестра пополнения средств по корпоративным картам, оформленного в соответствии с требованиями Банка в день получения реестра.
При первоначальном выпуске корпоративных карт уведомление о пополнении средств на счетах банковских карт направляется после получения структурным подразделением файла обратного потока, содержащего номера выпущенных карт.
Оплата расчетных документов клиентов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", если таковой предусмотрен договором на расчетно-кассовое обслуживание.
Оплата расчетных документов со счетов клиентов - юридических лиц при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством очередности.
Списание средств по документам, предъявленным к расчетным счетам и помещенным в картотеку № 2, осуществляется в пределах остатка средств на утро текущего дня.
Частичная оплата расчетных документов осуществляется платежным ордером в соответствии с Положением № 2-П Банка России.
Специалисты по обслуживанию счетов юридических лиц сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и структурных подразделений производят списание документов из картотеки № 2 с 9-00 до 14-00.
Прием расчетных документов от юридических лиц на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями должностных лиц, наделенных правом подписи, и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется уполномоченным работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с Положением № 2-П.
При подписании принятых документов фамилия подписавшего уполномоченного работника отделения должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.
Ввод расчетных документов в рублях в АБС RS-Bank на списание со счетов юридических лиц в операционное время для перечисления в текущем дне с корреспондентского субсчета в ГРКЦ и счета МФР, работниками сектора РКО ЮЛ и структурных подразделений, обслуживающих юридические лица, осуществляется не позднее следующих сроков:
электронные платежи для перечисления в текущем дне с корреспондентского субсчета в ГРКЦ, до 18-00;
платежи, подлежащие перечислению по счетам МФР - до 19-00;
платежи, подлежащие перечислению на счета ЛОРО кредитных организаций, открытые в Якутском отделении № 8603 - до 19-00;
Передача всех документов в иностранной валюте и драгоценных металлах ОВиНО в РКО ЮЛ ОПЕРО осуществляется до 15-00 текущего дня через журнал передачи. Ввод расчетных документов в иностранной валюте, драгоценных металлах на списание со счетов юридических лиц для перечисления текущим днем со счета МФР осуществляется работником сектора РКО ЮЛ в АБС RS-Bank до 16-00. Прием и исполнение расчетных и кассовых документов от клиентов - физических лиц по вкладам осуществляется в соответствии с Инструкцией № 1-3-р, Порядком № 31-3-р и Регламентом № 1291-р, по платежам - в соответствии с Регламентом № 1291-р и Порядком № 31-3-р, по переводам наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте, по международным срочным переводам через корреспондентские счета ЛОРО - в соответствии с Порядком № 1433-р, по блиц - переводам между физическими лицами в валюте Российской Федерации - в соответствии с Порядком № 1345-2-р, по текущим счетам физических лиц-резидентов в валюте Российской Федерации - в соответствии с Порядком № 1245-2-р, по специальным счетам по выплате компенсации за утраченное жилье и имущество жителям Чеченской Республики - в соответствии с Порядком № 1140-р, по счетам по обслуживанию государственных жилищных сертификатов - в соответствии с Порядком № 1372-2-р, по специальным (рублевым) счетам - в соответствии с Порядком № 1155-р.
Документы, на основании которых произведено списание средств со счета клиента, документы по переводам, документы по платежам, предусмотренные Порядком № 31-3-р, в составе ежедневного отчета (но не позднее утра следующего дня) передаются уполномоченным (бухгалтерским) работникам, составляющим платежные поручения (сводные платежные поручения) для оплаты со счета отделения. Международные срочные переводы осуществляются до 16-00 ч, документы для оплаты со счета отделения по данным переводам передаются после совершения операции. По ДО №№ 01 (с. Саскылах), 064 (с. Бердигестях), 065 (с Батагай-Алыта) документы по платежам и переводам передаются заведующему дополнительным офисом для формирования платежного поручения в АБС RS-Bank. Платежи физических лиц, принятые по бланкам ф. ПД-4 перечисляются по назначению не позднее следующего рабочего дня, а также в сроки, установленные в соответствии с заключенными договорами. Формирование платежных поручений (сводных платежных поручений) для оплаты со счета отделения может производиться текущим днем при наличии соответствующей возможности. Также платежные поручения могут формироваться/оформляться уполномоченными работниками, осуществляющими прием переводов без открытия счета и списание средств со счета клиента.
1.3 Оформление первичных учетных документов
Совершение кассовых и расчетных операций оформляется первичными учетными документами, фиксирующими факт совершения операции.
Первичные учетные документы являются основанием для отражения операций в бухгалтерском учете.
Для оформления первичных учетных документов применяются бланки единой формы, включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации Государственного комитета Российской Федерации по статистике, а также бланки, предусмотренные нормативными документами Банка России, либо утвержденные Сбербанком России и включенные в Альбом форм Сбербанка России, являющийся приложением к Учетной политике Сбербанка России.
Бланки первичных учетных документов должны быть изготовлены типографским способом либо с применением средств вычислительной техники с соблюдением всех реквизитов, предусмотренных бланками единой формы.
Применение тех или иных форм первичных учетных документов и порядок их оформления по каждому виду операций установлены соответствующими нормативными документами и письменными указаниями Сбербанка России.
Первичные учетные документы составляются от руки (чернилами или пастой) или с применением средств вычислительной техники (кроме денежных чеков).
Количество составляемых экземпляров первичных учетных документов определяется нормативными документами Банка России и Сбербанка России на каждый вид операций.
Первичные учетные документы должны содержать четкое изложение сущности операций.
Заполнение всех предусмотренных реквизитов документа обязательно.
Во внутрибанковских документах допускается не заполнять такие реквизиты, как “ИНН” плательщика/получателя; “БИК” плательщика/получателя; номер счета (субсчета) плательщика/получателя, открытого в расчетной сети Банка России; “Вид. оп.”; “Наз. пл.”; “Код”; “Срок плат.”; “Очер. плат.”; “Рез. поле”; “Отметки банка" и т.п. в случаях:
по внутрибанковским внебалансовым счетам;
при осуществлении операций по финансово-хозяйственной деятельности между филиалами Сбербанка России.
по операциям списания средств с одного счета по вкладу для зачисления на другой счет по вкладу, открытые в одной ЦБД отделения.
В ряде первичных учетных документов (кассовых ордерах, денежных чеках, квитанциях, расчетных документах) сумма указывается цифрами и прописью.
При этом в выдаваемых банком квитанциях сумма прописью начинается с начала строки с заглавной буквы, свободное место в реквизите “сумма цифрами" и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.
В кассовых документах по операциям с иностранной валютой вносимая в кассу/выдаваемая из кассы сумма указывается в номинале валюты.
В бухгалтерских документах по операциям с иностранной валютой сумма указывается в номинале иностранной валюты и, если иное не предусмотрено отдельными нормативными документами, в рублевом эквиваленте. Сумма рублевого эквивалента определяется по курсу Банка России на дату совершения операции или по курсу сделки на момент совершения операций купли-продажи иностранной валюты с отражением реализованных курсовых разниц, если это предусмотрено нормативными документами Банка России и/или Сбербанка России.
В кассовых и бухгалтерских документах по операциям с драгоценными металлами указываются учетные единицы массы металла (граммы) и сумма в рублях по цене Банка России на дату совершения операции или по курсу сделки на дату совершения операций купли-продажи драгоценных металлов, если это предусмотрено нормативными документами Банка России и/или Сбербанка России, с отражением реализованных курсовых разниц.
На денежных чеках, расходных кассовых и мемориальных ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, учиняются расписки получателей (ручками с пастой или чернилами). Бланки и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков и ценностей.
Кроме того, на этих документах должны быть сделаны отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Реквизиты предъявленных документов могут быть заполнены самими получателями, причем уполномоченный работник отделения, после проверки предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, проверяет правильность заполнения реквизитов этого документа. Правильность данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, заверяется подписью уполномоченного работника на чеке или ордере.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы (расчетные документы, документы, оформленные на бланках) не допускается.
Не допускается также внесение каких-либо исправлений при приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных расчетных документов (по системе "Клиент-Банк").
В остальных документах ошибки исправляются зачеркиванием и написанием сверху правильного текста или цифры. Каждое исправление оговаривается и подтверждается подписью работника, внесшего это исправление, а также подписью работника, проконтролировавшего операцию.
В мемориальных ордерах, являющихся бухгалтерскими документами, с помощью которых оформляются бухгалтерские записи (проводки) на основании принимаемых к учету первичных документов могут вноситься исправления в номера лицевых счетов (за исключением номеров лицевых счетов по вкладам, счетам физических лиц), проставляемые в соответствующих полях мемориального ордера. Исправления номеров корреспондирующих счетов могут вноситься работниками ОБУиО при проверке документов, поступающих в составе отчета дня структурного подразделения, до отражения операции в балансе. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильно указанных номеров счетов и надписания над ними правильных номеров счетов. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника, внесшего исправления.
На мемориальных ордерах, на основании которых выдаются ценности или списываются средства, подписанных получателем, исправления, в том числе и номеров счетов, не допускается.
При возврате с ОБК Якутского ОСБ № 8603 по разным причинам (отсутствие или некорректное указание номера карты) Уведомления о пополнении счета МБК, бухгалтер СОКР вносит исправления в Уведомление только при наличии письменного подтверждения уточненной информации структурным подразделением.
Оформление первичных учетных документов по расчетным операциям, связанным с осуществлением расчетов по перечислению денежных средств с использованием корреспондентского субсчета, открытого в ГРКЦ НБ РС (Я), счетов межфилиальных расчетов, осуществляют уполномоченные работники подразделений Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.
Расчетные операции осуществляются по поручениям клиентов или по собственным операциям.
Основанием для отражения расчетных операций в бухгалтерском учете являются:
по операциям списания и зачисления, проводимым через корреспондентский субсчет - электронные и/или расчетные документы, подтвержденные выпиской из корреспондентского субсчета;
по операциям зачисления, проводимым по счетам МФР - электронные расчетные документы;
по операциям списания, проводимым по счетам МФР:
по собственным платежам - электронные расчетные документы, подтвержденные выпиской;
по клиентским платежам - электронные расчетные документы при наличии подтверждения об их исполнении.
При списании средств со счетов и зачислении средств на счета юридических лиц с использованием централизованной базы данных счетов юридических лиц в соответствии с Порядком № 1076-р и Порядком № 1030-р бухгалтерский учет расчетных операций по счетам МФР и корреспондентскому субсчету осуществляется специалистами ОБУиО и ТРЦ на основании электронных платежных документов.
Расчетные операции по счетам отделений, расположенных на территории РС (Я) и Якутского отделения № 8603 СБ РФ осуществляются в соответствии и на основании документов, предусмотренных нормативными документами Банка России, а также нормативными документами Сбербанка России: Правилами № 52-р, Положением № 355-3-р, Регламентом № 551-2-р и нормативными документами, утвержденными Советом Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.
Порядок оформления расчетных документов в иностранной валюте и драгоценных металлах по счетам МФР определен Перечнем № 1195-р.
Собственные банковские операции отделения осуществляются в соответствии с нормативными документами Сбербанка России, при этом первичные учетные документы по собственным операциям оформляются на основании распоряжений функциональных подразделений, уполномоченных совершать такие операции.
По учету основных средств используются первичные учетные документы, утвержденные Постановлением № 7, а также первичные учетные документы, предусмотренные Порядком № 1122-р.
Первичные учетные документы по операциям с наличной иностранной валютой, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, оформляются в соответствии с Инструкцией № 113-И, Указанием № 1446-У, Регламентом № 1354-2-р, Инструкцией № 1-3-р, Порядком № 1442-р, Порядком № 1433-р.
Первичные документы удостоверяются собственноручными подписями работников, оформивших документы, а в необходимых случаях - контролирующих работников, других должностных лиц. Подписи проставляются в специально отведенных полях (при их наличии), а при отсутствии - на свободном месте.
При приеме денежной наличности от работника отделения для зачисления на внутрибанковские счета оформляется приходный кассовый ордер в двух экземплярах, из которых первый - помещается в кассовые документы дня, второй - выдается вносителю после приема денег в кассу.
Глава 2. Документооборот на примере якутского отделения сбербанка России №8603
2.1 Хранение первичных учетных документов и бухгалтерских документов
Все первичные бухгалтерские и кассовые документы, поступившие в составе ежедневных отчетов из структурных подразделений, после проверки отчетов, составления ежедневного баланса, сверки данных аналитического учета с синтетическим, формируются и брошюруются в сшивы (папки) раздельно по бухгалтерским и кассовым документам, в зависимости от сроков хранения.
Все документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые) передаются в сектор контроля по вкладам физических лиц и пластиковым картам ОБУиО для проверки, формирования и хранения в соответствии с Инструкцией № 7-2-р (с учетом изменений и дополнений).
Документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в т. ч. и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах в общем отделе.
В уполномоченных дополнительных офисах документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в том числе и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах, расположенных в дополнительных офисах.
Первичные учетные документы по кредитам юридическим лицам помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому заемщику и хранятся в СОКР ОБУиО.
По кредитам выданным в "уполномоченных допофисах" платежные документы на выдачу и отсканированные платежные документы на погашение обязательств по кредитному договору формируются в отдельные сшивы работником СОКР ОБУиО. Первые экземпляры платежных документов на погашение обязательств по кредитному договору в течении действия кредитного договора формируются в сшивы по каждому Заемщику бухгалтерским работником УДО. После закрытия кредитного договора сформированный сшив в УДО отправляется почтой работнику СОКР ОБУиО Бухгалтерские документы брошюруются с учетом следующего:
Первичные бухгалтерские документы подшиваются за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.
Документы по принятым платежам от населения, поступающие в бухгалтерское подразделение: Извещения платежных документов ф. № ПД (налог), извещения ф. № ПД-4р, вторые экземпляры платежных документов - Заявлений физического лица на перевод денежных средств, извещения платежных документов, разработанных организацией; платежные поручения, сформированные на бумажных носителях структурными подразделениями, послужившие основанием для оформления платежного поручения на перечисление средств, помещаются в сшив документов дня.
Бухгалтерские документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам;
Бухгалтерские документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, помещаются в документы дня после документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Также в конце сшива помещается Ведомость оборотов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) помещаются:
кассовые документы по операциям кладовой;
кассовые документы структурных подразделений в разрезе ВСП (ОПЕРО, дополнительных офисов, ОКВКУ);
бухгалтерские документы по операциям с драгоценными металлами;
бухгалтерские документы по операциям с иностранной валютой;
документы по хозяйственным операциям;
документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые);
документы по кредитам, индивидуальных заемщиков (в т. ч. и кассовые);
документы по кредитам, предоставленным юридическим лицам;
бухгалтерские документы по операциям, совершаемым с использованием банковских карт;
бухгалтерские документы по уполномоченным дополнительным офисам;
документы по другим операциям с различными сроками хранения, если срок хранения этих документов отличен от срока хранения основного сшива бухгалтерских документов (5 лет).
Сброшюрованные бухгалтерские документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогами оборотной ведомости (Приложение 8 к Положению № 302-П). Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Реестры документов по операциям структурных подразделений ф. № 333 помещаются в отдельные сшивы в разрезе структурных подразделений.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Допускается формирование бухгалтерских документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных бухгалтерских документов наклеивается ярлык, оформленный в соответствии с Правилами № 304-2-р (со всеми изменениями и дополнениями).
Отдельной строкой в ярлыке может указываться сумма бухгалтерских документов, сформированных при совершении операций в электронном виде и помещенных в электронные архивы.
По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаются в начале основного сшива.
В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, на которой делается надпись:
“документы сброшюрованы и подшиты ______________”
(подпись)
На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись начальника СОКР ОБУиО.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы текущего месяца хранятся в секторе операционно-кассовых расчетов. После сдачи месячного отчета документы передаются в архив отделения.
В уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы хранятся в самом дополнительном офисе.
В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно.
После сдачи годового отчета бухгалтерские документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.
Якутское отделение № 8603 вправе организовать хранение бухгалтерских документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, лицевых счетов, выписок ф. 19, бухгалтерской отчетности) в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, предусмотренным нормативными документами Банка России, действующими на момент создания документа.
Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.
При хранении бухгалтерских документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных бухгалтерских документов, формируемая с применением средств автоматизации, ведется с обязательным резервированием и должна обеспечивать гарантированное сохранение информации в течение сроков, установленных для хранения соответствующих документов.
Изъятие документов осуществляется в соответствии с требованиями Положения № 302-П (с учетом изменений и дополнений), изложенных в пункте 4.9 раздела 4 "Хранение документов" части III "Организация работы по ведению бухгалтерского учета".
Кассовые документы структурных подразделений формируются бухгалтерскими работниками (по операциям хранилища - работниками кладовой) в сшивы (папки) порядком, предусмотренным Положением № 318-П, Регламентом № 628-4-р.
Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются с применением ПТК с выводом информации на печать. Ленты подсчета кассовых документов формируются по приходу и расходу в номинале по видам валюты. Ленты подсчета кассовых документов по операциям с драгоценными металлами формируются по приходу и расходу в рублях.
При формировании кассовые документы филиала банка подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. При формировании кассовых документов по операциям с иностранной валютой по одному номеру балансового счета кассовые документы подбираются в порядке возрастания цифровых кодов валюты. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме № 99998 и № 99999.
Мемориальные ордера на переоценку остатков денежной наличности и ценностей в иностранной валюте помещаются в бухгалтерские документы дня.
Мемориальные ордера на переоценку драгоценных металлов помещаются в кассовые документы дня.
Кассовые документы по совершенным за день операциям должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день. Кассовые документы, оформленные в послеоперационное время, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня. При необходимости кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). В отдельные папки брошюруются кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. В случае функционирования в филиале банка отдельных хранилищ: основного (одного или нескольких, специализирующихся на работе с определенными видами денежной наличности и ценностей) и ночного, кассовые документы по совершенным ими операциям формируются в отдельные дела (сшивы) по каждому из хранилищ, в которых назначены разные группы должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе (далее - ленты подсчета), подписывается кассовым работником, производившим формирование кассовых документов, помещается в дело (сшив) впереди всех документов.
На лицевой стороне папки документов наклеивается ярлык (Приложение № 15 к Регламенту № 628-4-р).
В отдельных колонках (в том числе в отдельных делах) должны быть сделаны записи о количестве и суммах кассовых документов по:
вкладам физических лиц - переданных в подразделения последующего контроля по вкладам физических лиц;
кредитам индивидуальным заемщикам - помещенных в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику;
другим операциям (отдельными строками по каждому их виду) - помещенных в отдельные сшивы (папки) со сроками хранения, превышающими пять лет.
По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаются в начале сшива кассовых документов по операциям структурных подразделений.
В тексте оттиска штампа с кассовыми документами структурных подразделений в поле "кассовый работник, формировавший дело" проставляется подпись бухгалтерского работника, формировавшего кассовые документы.
Не позднее следующего рабочего дня итоги документов должны быть сверены с данными бухгалтерского учета и заверены подписью.
Для сверки итогов кассовых операций структурных подразделений и хранилища ценностей, включая операции в иностранной валюте и драгоценных металлах с данными бухгалтерского учета формируется "Оборотная ведомость", форма которой приведена в Приложении № 2 Правил № 304-2-р. В "Оборотной ведомости" наряду с итогами по счетам второго порядка выводятся итоги в разрезе структурных подразделений и по хранилищу ценностей.
Итоги сброшюрованных кассовых документов структурных подразделений сверяются - начальником сектора обработки первичной отчетности ОБУиО (или исполняющего обязанности) с данными бухгалтерского учета и заверяются его подписью.
Справки ф. ф. №№ 0482446 и 0482446-ВСП, ф. № 339, журналы ф. № 0482427-ВСП, контрольные ведомости ф. ф. №№ 0482176, 0482176-в, 0482176-д, 0482176-ц, сводные справки о кассовых оборотах, сводные справки о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами и сводные справки о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов помещаются в кассовые документы.
Заверенные сшивы кассовых документов передаются заведующему кассой для дальнейшего хранения.
Прием сшивов кассовых документов в хранилище удостоверяется подписью заведующего кассой на сшиве кассовых документов структурных подразделений.
На лицевой стороне сшива (папки) кассовых документов по операциям кладовой указывается общее количество и сумма всех кассовых документов по операциям структурных подразделений.
Хранение кассовых документов осуществляется под ответственностью заведующего кассой.
При организации хранения кассовых документов в хранилище, сшивы кассовых документов на внебалансовых счетах не учитываются.
Сшивы кассовых документов в уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 хранятся в хранилище ценностей в самом дополнительном офисе.
2.2 Ведение книги регистрации лицевых счетов
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям, клиентов регистрируются в книгах регистрации открытых счетов, формы которых приведены в Альбоме форм Сбербанка России.
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям (по учету имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) регистрируются в Книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям ф. № 293.
Открываемые лицевые счета клиентам - физическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - физических лиц) ф. № 294.
Открываемые лицевые счета клиентам - юридическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - юридических лиц) ф. № 295.
Правила присвоения номеров лицевых счетов приведены в Порядке № 1556-р.
Книги регистрации всех лицевых счетов, открываемых клиентам (юридическим и физическим лицам), и по внутрибанковским операциям могут вестись в электронном виде. В этом случае книга регистрации, а также вносимые в нее изменения подписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя), при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа.
В электронном виде ежедневно составляются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя). При необходимости ведомости открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются на бумажном носителе. Ведомости открытых и закрытых счетов по внутрибанковским счетам, по счетам клиентов - физических лиц, по счетам клиентов - юридических лиц распечатываются соответственно по формам №№ 293, 294, 295. Распечатанные на бумажном носителе ведомости открытых и закрытых счетов подшиваются в отдельное дело, хранятся у главного бухгалтера или его заместителя и по истечении отчетного года сдаются в архив.
На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при необходимости и в другие сроки в течение года, ведущаяся в электронном виде книга регистрации счетов (или ее отдельные листы) распечатывается. В ежегодно распечатываемую книгу регистрации включаются действующие на отчетную дату счета.
Распечатанная в части действующих счетов книга регистрации сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается и подписывается управляющим, главным бухгалтером или их заместителями.
Ежеквартально, на 1-е число месяца следующего за отчетным кварталом сотрудниками ОБУиО проводится анализ неработающих внутрибанковских лицевых счетов с последующим их закрытием в ПО "RS-Bank".
2.3 Формирование выписок по счетам клиентов. Выдача чековых книжек
Операции, оформляемые по счетам клиентов, отражаются в лицевых счетах клиентов. Лицевые счета клиентов - юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица ведутся уполномоченными работниками сектора РКО ЮЛ и структурных подразделений в электронном виде с применением средств вычислительной техники.
Ежедневно выписки из лицевых счетов клиентов - юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица, по которым в течение дня были проведены операции (проведена операция) распечатываются в двух экземплярах. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.
Выдача клиентам выписок из лицевых счетов и приложений к ним осуществляется в порядки и сроки, предусмотренные договорами, на бумажном носителе или в электронном виде по существующим каналам связи. Выписки из лицевых счетов по банковским счетам клиентов за последний рабочий день года (по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным), а также в других случаях, если это предусмотрено законодательством РФ, подлежат выдаче клиентам на бумажном носителе. Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей работников отделения.
Если лицевые счета клиентов формируются и архивируются в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), то ежедневная распечатка первых экземпляров лицевых счетов, по которым были проведены операции, может не осуществляться. Первые экземпляры лицевых счетов могут распечатываться по мере необходимости.
Вторые экземпляры лицевых счетов, формируемых и архивируемых в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), могут распечатываться только для выдачи клиентам, если иное не предусмотрено договором.
Правильность отражения операций в лицевых счетах обеспечивают лица, оформившие операции, а также лица, осуществляющие дополнительный контроль по данным операциям.
Для получения наличных денежных средств со счета клиентам выдаются денежные чековые книжки.
Выдача чековых книжек производится по заявлению клиента, на котором проставляется разрешительная подпись начальника ОПЕРО (его заместителя), а в структурных подразделениях - заведующего. Оформление чековых книжек производится работниками структурных подразделений, обслуживающих юридические лица и предпринимателей без образования юридического лица следующим образом:
на обложке чековой книжки указывается серия и номера чеков, содержащихся в книжке, номер лицевого счета и наименование клиента и проставляется штамп структурного подразделения, выдавшего чековую книжку;
на каждом чеке записывается номер лицевого счета клиента и проставляется штамп структурного подразделения;
в карточке с образцами подписей клиента и оттиска печати указывается серия и номера чеков выданной чековой книжки, а также дата выдачи.
Если чековая денежная книжка при оформлении была испорчена, на ее обложке операционным работником структурного подразделения делается надпись от руки "Испорчена", ставится дата и подпись.
В случае закрытия счета, а также при изменении наименования клиента либо номера счета клиент обязан приложить к заявлению на закрытие счета чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками, в котором указываются номера неиспользованных чеков.
Чековая книжка с неиспользованными чеками принимается от клиента работниками сектора РКОЮЛ (структурных подразделений) и погашается руководителем структурного подразделения, путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Сданные неиспользованные чековые книжки помещаются в кассовые документы дня.
Заключение
Ведение документооборота в банках очень сложно организованный и трудоемкий процесс, в котором задействованы практически все отделы.
Ведение документооборота может быть как на бумажных носителях, так и на цифровых - что более удобно и менее трудоемко.
В настоящие время способов обмена информацией на рабочем месте великое множество:
на бумаге,
сетевые папки (которые видны определенным пользователям)
outlook
e - mail
факс
телефон
внутренние линии.
Список использованных источников
Федеральный закон № 129-ФЗ - Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 года.
15.2 Альбом форм Сбербанка России - Альбом форм первичных учетных документов, применяемых в филиалах Сбербанка России при оформлении операций и ведении бухгалтерского учета, утвержденный Президентом, Председателем Правления Сбербанка России 30.05.2000 года.
15.3 Инструкция № 1-3-р - Инструкция Сбербанка России “О порядке совершения в Сбербанке России операций по вкладам физических лиц (Редакция 3) ” от 22.12.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.4 Инструкция № 7-2-р - “Инструкция по организации последующего контроля за операциями по вкладам (депозитам) физических лиц и ценным бумагам, принятым на хранение по договорам хранения” от 06.11.2001 года (с учетом изменений и дополнений).
15.5 Инструкция № 31-3-р - “Порядок приема платежей физических лиц наличными деньгами и перечисления платежей со счетов, открытых на имя физических лиц" (Редакция 3) от 23.01.2004 года (учетом изменений и дополнений).
15.6 Перечень - “Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов” от 17.05.2005 года № 1350-Р.
15.7 Положение № 2-П - "Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03.10.2002 года.
15.8 Положение № 17-П - “Временное положение о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями”, утвержденное Банком России 10.02.1998 года.
15.9 Положение № 39-П - "Положение о порядке начисления процентов по операциям, связанным с привлечением и размещением денежных средств банками, и отражения указанных операций по счетам бухгалтерского учета", утвержденное Банком России 26.06.1998 года.
15.10. Инструкция № 113-И - Инструкция Банка России "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц" от 28.04.2004 года.
15.11. Положение № 318-П - Положение Банка России “О порядке ведения кассовых операций и правила хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории на территории Российской Федерации" от 24.04.2008 года
15.12. Положение № 302-П - Положение Банка России “О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 26.03.2007 года (с учетом изменений и дополнений).
15.13. Положение № 355-3-р - “Положение о проведении межфилиальных расчетов в Сберегательном банке Российской Федерации" (Редакция 3) от 27.03.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.14. Порядок № 543-2-р - “Порядок ведения бухгалтерского учета операций по приему платежей от физических лиц, списанию средств со счетов по вкладам и перечислению сумм по назначению” (Редакция 2) от 19.06.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.15. Порядок № 1687-р - “Порядок проверки отчетов в филиалах Сбербанка России” от 20.04.2009 года (с учетом изменений и дополнений).
15.16. Порядок № 577-4-р - “Порядок открытия, закрытия и ведения корреспондентских счетов ЛОРО в валюте РФ и иностранной валюте Сбербанком России” (Редакция 4) от 04.03.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.17. Порядок № 781-2-р - “Порядок проведения аттестации автоматизированных систем” (Редакция 2) от 17.09.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.18. Порядок № 814-3-р - “Порядок открытия и ведения счетов юридических лиц Сбербанком России и его филиалами (Редакция 3) ” от 14.04.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.19. Порядок № 878-2--р - "Регламент заключения и сопровождения в филиалах Сбербанка России договоров о зачислении денежных средств на счета физических лиц и проведения обработки реестров" от 04.10.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.20. Порядок № 928-р - “Порядок открытия и ведения обезличенных металлических счетов” от 26.04.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.21. Порядок № 1066-р - “Порядок организации переписки по платежам в иностранной валюте и в драгоценных металлах в Сбербанке России” от 26.02.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.22. Порядок № 1076-р - “Порядок проведения операций списания со счетов и зачисления средств на счета юридических лиц с использованием единой базы данных счетов юридических лиц в филиалах Сбербанка России” от 20.03.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.23. Порядок № 1088-р - “Порядок организации переписки по платежам в валюте Российской Федерации в Сбербанке России” от 17.04.2003 года.
15.24. Порядок № 1433-р - “Порядок осуществления в Сбербанке России переводов денежных средств физическими лицами” от 14.06.2006 года.
15.25. Постановление № 71-а - Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30.10.1997 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.
15.26. Постановление № 7 - Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 21.01.2003 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”.
15.27. Правила № 52-р (часть 3) - “Временные правила организации межбанковсих расчетов в Сберегательном банке Российской Федерации" от 18.05.1994 года.
15.28. Регламент № 628-4-р - “Регламент совершения кассовых операций в Сбербанке России и его филиалах” от 07.07.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.29. Указания № 292-р - “Указания по переходу на 20-значную нумерацию счетов физических лиц в рублях и иностранной валюте” от 16.12.1997 года (с учетом изменений и дополнений).
15.30. Порядок № 298-2-р - "Порядок выполнения межбанковских и внутрибанковских расчетов по операциям с международными банковскими картами в Сбербанке России" от 01.10.2001 года (с учетом изменений и дополнений).
15.31. Порядок № 299-2-р - "Порядок совершения операций с международными банковскими картами в подразделениях Сбербанка России (Эмиссия)" (Редакция 2) от 16.05.2002 года (со всеми изменениями и дополнениями).
15.32. Правила № 316-2-р - "Правила совершения операций по резервным счетам физических лиц" (версия 2) от 27.07.2000 года (с учетом изменений и дополнений)
15.33. Порядок № 447-3-р - "Порядок проведения операции выдачи наличных денежных средств по банковским картам в Сбербанке России" (Редакция 3) от 11.11.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.34. Порядок № 512-3-р - "Порядок работы с задолженностью по счетам международных банковских карт Сбербанка России" от 04.09.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.35. Порядок № 1591-Р - "Порядок операционно-кассового сопровождения устройств самообслуживания Сбербанка России" 31.07.2008 года
15.36. Порядок № 636-2-р - "Порядок совершения операций с микропроцессорными картами Сберкарт в Сбербанке России" (Редакция 2) от 18.10.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.37. Порядок № 1245-2-р - "Порядок открытия и ведения в Сбербанке России текущих счетов физических лиц" от 27.07.2006 года (с учетом изменений и дополнений).
15.38. Регламент № 1354-2-р - "Регламент совершения кассовых операций во внутренних структурных подразделениях филиалов Сбербанка России" от 18.05.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.39. Учетная политика Сбербанка России, утвержденная Президентом, Председателем Правления Сбербанка России 24.11.1997 года (с учетом последующих изменений и дополнений).
15.40. Правила документооборота и технологии обработки учетной информации в Сбербанке России № 304-2-р, утвержденные Постановлением Правления Сбербанка России от 04.11.2000 года (с учетом изменений и дополнений).
15.41. Положение № 222-П - Положение Банка России "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации" от 01.04.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.42. Порядок № 903-р - "Порядок проведения операций перевода денежных средств со счетов международных банковских карт" от 01.03.2002 года (с учетом изменений и дополнений).
15.43. Порядок № 1045-р - "Порядок ведения блокированных целевых счетов владельцев жилищных сертификатов в филиалах Сбербанка России в рамках пилотного проекта социального реструктурирования районов Крайнего Севера" от 29.01.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.44 Порядок N1140-2-р - "Порядок осуществления компенсационных выплат за утраченное жилье и имущество пострадавшим в результате разрешения кризиса в Чеченской Республике гражданам, постоянно проживающим на ее территории" от 23.12.2004 года.
15.45. Порядок N1155-р - "Порядок погашения внутренней задолженности бывшего СССР перед физическими лицами владельцами специальных (рублевых) счетов, хранящихся в филиалах Сбербанка России" от 02.09.2003 года (с учетом изменений и дополнений).
15.46. Порядок N1345-р - "Порядок осуществления в Сбербанке России экспресс - переводов между физическими лицами в валюте Российской Федерации" от 07.04.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.47. Порядок N 1372-2-р - "Порядок открытия и ведения в Сбербанке России счетов по обслуживанию государственных жилищных сертификатов, сертификатов МЧС России и сертификатов Крайнего Севера" от 23.06.2006 года.
15.48. Порядок N1374-р - "Порядок осуществления операций по специальным счетам физических лиц, а также по счетам физических лиц-нерезидентов в валюте Российской Федерации" от 22.09.2005 года.
15.49. Порядок N 1442-р - "Порядок совершения в Сбербанке России операций, связанных с покупкой и продажей (конверсией) иностранной валюты по вкладам физических лиц" от 21.07.2006 года.
15.50. Регламент N1291-р - "Регламент проведения в Сбербанке России списаний сумм со счетов по вкладам физических лиц на основании длительных поручений вкладчиков в условиях применения программно-технических комплексов" от 28.09.2004 года (с учетом изменений и дополнений).
15.51. Указание N 1446-У - Указание Банка России "О порядке бухгалтерского учета уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц" от 11.06.2004 года.
15.52. Порядок № 1400-р - "Порядок организации работы в Сбербанке России по выплате пенсий, пособий и компенсаций, назначенных лицам, проходившим военную службу, службу в органах внутренних дел и федеральной службы безопасности, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органах, органах прокуратуры" от 17.11.2005 года (с учетом изменений и дополнений).
15.53. Перечень № 1195-р - "Перечень расчетных и служебно-информационных документов, используемых при проведении расчетов в иностранной валюте и драгоценных металлах в системе межфилиальных расчетов Сбербанка России" от 26.11.2003 года (с учетом изменений и дополнений.
15.54. Порядок № 1556-р - "Порядок формирования номеров лицевых счетов, используемых в Сбербанке России и его филиалах" от 30.04.2008 года.
Список сокращений
АСП (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи (персональный идентификатор, являющийся контрольным параметром правильности составления всех обязательных реквизитов расчетного документа и неизменности их содержания).
АБС - Автоматизированная банковская система.
Бухгалтер УДО - работник СОПО ОБУиО, рабочее место которого находится в уполномоченном дополнительном офисе.
ВСП - внутренние структурные подразделения Якутского отделения № 8603.
ГПЦ - главный процессинговый центр Сбербанка России.
ГРКЦ - головной расчетно-кассовый центр Национального банка Республики Саха (Якутия) г. Якутск.
ДО - дополнительный офис.
ИБД - информационная база данных.
МБК - международные банковские карты.
МФР - межфилиальные расчеты.
ОБиЗИ - отдел безопасности и защиты информации.
ОБК - отдел банковских карт.
ОБУиО - отдел бухгалтерского учета и отчетности.
ОВиНО - отдел валютных и неторговых операций.
ОКвКУ - операционная касса вне кассового узла.
ОП - обменный пункт.
ОПЕРО - операционный отдел Якутского Головного отделения № 8603 СБ РФ.
ОКО - отдел кассовых операций.
ОСиОБО - отдел сопровождения и оформления банковских операций.
СКпоВФЛиПК - сектор контроля по вкладам физических лиц и пластиковым картам ОБУиО.
СОКР - сектор операционно-кассовых расчетов ОБУиО.
СОПО - сектор обработки первичной отчетности ОБУиО.
Сектор РКО ФЛ - сектор по расчетно-кассовому обслуживанию физических лиц (структурное подразделение ОПЕРО).
Сектор РКО ЮЛ - сектор по расчетно-кассовому обслуживанию юридических лиц (структурное подразделение ОПЕРО).
СЦОпоСФЛ - сектор централизованных операций по счетам физических лиц ОБУиО.
ТРЦ - территориальный расчетный центр.
УДО - уполномоченный дополнительный офис.
ЦБД - централизованная база данных отделения.
ЭОД - электронный обмен документами.
ЭПД - электронный платежный документ.
1 Под форматным контролем понимается соответствие формата используемого документа типу документа. Под логическим контролем понимается соответствие реквизитов ЭПД требованиям к их заполнению согласно п. 5. 2. и соответствие банковских реквизитов ЭПД справочникам банковских реквизитов.