Современные технические средства, используемые для создания и обработки документов

Введение

С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объект исследования: средства обработки информации.

Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов.

Цель работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить способы документирования информации;

- классифицировать типы и виды документов;

- рассмотреть разновидности носителей документов;

- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

- выявить особенности применения средств телекоммуникаций.

1. Технические средства в широком и узком смысле

Техника — общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.

Основное назначение техники — избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.

Основными задачами техники является:

Создание материальных и культурных ценностей;

Производство, преобразование и передача различных видов энергии;

Сбор, обработка и передача информации;

Создание и использование различных средств передвижения;

Поддержание обороноспособности

Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.

История развития техники

Техника — это судьба человека, сопровождающая его с момента пробуждения сознания. Первоначально в эпоху каменного века техника была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор, игла, шило. В эпоху неолитической революции появляется агротехника, транспорт и гидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг, клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначить следующие основные этапы её становления:

Конец XVIII — начало XIX века. Промышленная революция — создание паровой машины и универсальных прядильных станков, что ознаменовало закат ремесленного производства и переход к промышленной экономике (машинному производству).

Конец XIX века. Создание двигателя внутреннего сгорания, что позволило создать новый класс компактных машин, в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение электричества, в том числе способов его генерации и использования в электрических машинах.

Начало XX века. Развитие радиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.

Середина XX века. Внедрение широкой автоматизации производства, создание вычислительной техники. Выход в космос.

Конец XX — начало XXI века. Исследования в области био- и нанотехнологий, которые могут привести к очередной революции во многих областях деятельности человека.

Отдельным классом также стоит военная техника, в которую входят все технические устройства и машины, предназначенные для поддержания обороноспособности и ведения боевых действий на суше, в море, в воздухе и в космосе.

Различные технические устройства позволяют значительно повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека при выполнении каких-либо сложных операций.

Способы документирования

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

Механическая запись:

Перфорирование (таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;

Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;

Фотохимический способ (фото-документирование);

Кинодокументирование;

Электронный способ документирования. Электронное документирование.

Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;

Голография;

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

1.2 Типы и виды документов

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чаще всего используется в настоящее время.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Рассмотрим виды документов более подробно:

Организационно-правовые документы (ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документы содержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другие аспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

С точки зрения срока действия ОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от вида ОД.

Текст большинства ОД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты, нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедуру визирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К ОД относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент , штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Все эти виды документов могут создаваться в формате электронного документа.

1.3 Разновидности носителей документов

В современном мире информация является ценнейшим ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникационное воздействие всех его составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания. И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информация фиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационным ресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколько определений понятия Информация:

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (Данное понятие чаще всего используется в настоящее время).

ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Носитель информации (информационный носитель) это - любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

Носители информации применяются для записи, хранения, чтения, передачи и распространения информации.

Рассмотрим классификацию носителей информации:

по основному назначению

1. Общего широкого назначения (такие как бумага);

2. Специализированные (только для цифровой записи);

по количеству циклов записи

1. Для однократной записи

2. Для многократной записи

По долговечности

Для кратковременного хранения (накопления)

Для долговременного хранения

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.

Запоминающее устройство (ЗУ) — носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;

Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);

Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);

Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.

По типу доступа ЗУ делятся на:

Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);

Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);

Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);

Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

По геометрическому построению:

дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);

ленточные (магнитные ленты, перфоленты);

барабанные (магнитные барабаны);

карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)

печатные платы (карты DRAM).

По физическому принципу:

перфорационные (с отверстиями или вырезами):

- перфокарта;

- перфолента;

с магнитной записью:

- ферритовые сердечники;

- магнитные диски (жесткий и гибкий);

- магнитные ленты;

- магнитные карты;

оптические:

- CD

- DVD

- HD-DVD

- Blu-ray Disc

Магнитооптические

- CD-MO

Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые трубки);

Использующие эффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);

Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);

использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые запоминающие устройства — устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Говоря об электронном документе необходимо учитывать форматы этих документов. Формат электронного документа – это формат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.

- DOC для просмотра и изменения текста документа

- PDF формат отображения документа в идентичном виде

- RTF предназначен для просмотра документов, их редактирования в различных версиях программных продуктов.

2. Современные технические средства используемые для создания и обработки документов

Средства, используемые для создания и обработки документов являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.

Получение первичной информации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в эксплуатации.

Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray (64 процессора).

Средства отображения информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

Монитор – это устройство, предназначенное для отображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой компьютером.

Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой и графической информации.

Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.

2.1 Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов

В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование, как персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Опишем некоторые исторические сведения, связанные с появлением оргтехники, и ее «предшественников», а так же расскажем о способах копирования и тиражирования документов.

С целью облегчить и ускорить процесс копирования в начале XIX столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство для получения копий писем и документов» запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд. В изобретённом им устройстве тонкая бумага пропитывалась синими чернилами, а затем высушивалась между двумя листами промокашки. Полученную таким способом «копирку» можно было подкладывать под лист бумаги при письме и получать его копию. Начавшийся в конце XIX века массовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качеству к современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа. Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 четких оттисков одновременно. В настоящее время для пропитки копировальных бумаг, используются примерно те же самые красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX- XX веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования и соответствующих средств репрографии (от лат re – приставка, указывающая на повторное действие, produce – произвожу и греч. grapho – черчу, пишу, рисую - обобщённое название процессов копирования документов) и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились следующие:

- фотографический – один из давних способов копирования. Он даёт высокое качество, однако является дорогим и длительным по времени, в следствии сложности процесса обработки фотоматериалов. Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованием специальной фототехники. В частности в конце XX века в России был изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, позволяющий копировать тексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру, удалось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при раскопках в кремле ещё в 1843 г.

Разновидностью фотокопирования является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим способом микроформ, т.е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартном микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Однако разработаны технологии, позволяющие размещать на микрофише до 270 изображений страниц.

Имеющаяся в настоящее время аппаратура записи и воспроизведения информации с помощью микрофиш позволяет осуществить съемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Необходимо отметить, что чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры.

Диазографический метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году.

Термографическое копирование (термография) осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения бумаги интенсивным потоком тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передается термореактивной бумаге;

Электрографическое копирование (ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный аппарат позволяет копировать не только быстро и качественно но и получать копии, лучше оригинала. Однако в процессе управления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электронотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.

Для массового размножения документов используются различные полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. Необходимость, на сегодняшний день владеть информацией, быть в курсе всех дел, новинок заставляет человека изобретать более новые технологии, позволяющее размножать, тиражировать, обрабатывать документируемую информацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

2.2 Средства телекоммуникаций

документ документирование телекоммуникация информация

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network, LAN) — компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети всё равно относят к локальным.

Чаще всего термин «Локальные сети» LAN понимается буквально, то есть это такая сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры, но с другой стороны некоторые LAN, как сеть соединяет небольшое количество компьютеров, но предельные возможности современных локальных сетей позволяет соединять десятки тысяч компьютеров. Некоторые авторы определяют LAN как систему для непосредственного соединения многих компьютеров, при этом подразумевается, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредников и по единой среде.

Наиболее точно определить LAN можно, как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи, по сути компьютеры объединённые LAN образуют единый виртуальный компьютер. Ресурсы которого доступны всем пользователям сети, от сюда следует, что скорость передачи по локальной сети должна расти по мере роста производительности ПК, на данный момент минимальная скорость LAN считается 100 мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Не редко еще выделяют один класс сетей: городские или региональные сети MAN (Metropolitan area network) по характерам такие сети ближе к глобальным, однако внутренняя структура больше напоминает локальную сеть.

Наряду со всеми применяемыми сетями имеется рад недостатков:

Сеть требует дополнительных иногда значимых материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала.

Сеть требует приема на работу администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуется бригада администраторов.

Сеть ограничивает возможность перемещения компьютеров, так как в этих случае требуется перекладка кабеля.

Сеть представляет собой прекрасную среду для распространения вирусов, из чего следуют дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы.

Сеть, резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

Приведем Основные понятия теории сети

Абонент (узел, хост, станция) – устройство подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является персональный компьютер (ПК). Так же может сетевой принтер или любое другое периферийное устройство.

Сервер – абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.

Серверов в сети может быть несколько, совсем необязательно, что сервер, это самый мощный компьютер. Серверы бывают выделенные и не выделенные. Выделенный сервер – занимается только сетевыми заданиями. Не выделенный – выполняет так же другие задания.

Клиент – абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их.

Компьютер-клиент, так же называют рабочей станцией.

Каждый компьютер может одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимается не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения. В этом случае приложения, которые отдают ресурсы серверу, а приложение потребляющее ресурсы – клиентам.

2.3Мобильная связь

Для передачи информации используются не только локальные сети, но и мобильная связь.

В настоящее время использование мобильной связи является необъемлемой частью повседневной жизни. Рассмотрим основные стандарты мобильной связи:

GSM (Global System for Mobile Communications - всемирная система мобильной связи) - наиболее распространенный стандарт мобильной связи в мире (82% мобильных абонентов в 212 странах мира). Большинство сетей GSМ работают на частотах 900 и 1800 МНz, в некоторых американских странах используются частоты 850 и 1900 МНz. В чистом виде канал используется для предоставления голосовых услуг, поскольку скорость передачи данных составляет всего 13 Кбит/с - этого достаточно лишь для передачи голоса (который предварительно обрабатывается кодеками), отправки текстовых сообщений и обмена служебной информацией.

GPRS (General Packet Radio Service - радиоканал пакетной передачи данных) - технологическая надстройка над GSM-сетью, позволяющая передавать данные на скорости до 120 Кбит/с (класс 32, когда одновременно используется 6 каналов). Преимущество в том, что передаваемые данные, как в случае с GSМ, не занимают весь канал, а используют лишь его часть, которая выделяется определенной частотой. Под каждый канал резервируется 20 Кбит/с. Впрочем, количество отводимых каналов определяется не только телефоном, но и базовой станцией, которая при установлении соединения выделяет определенное количество каналов для передачи данных, в зависимости от загруженности. Средняя скорость составляет примерно 50-60 Кбит/с.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - расширенный канал передачи данных, развитие GSМ) - специально разработанная технология для увеличения скорости передачи данных и повышения надежности соединения. Вторым названием ЕDGЕ является E-GPRS (Enhanced GPRS - продвинутый GРRS). Принимая во внимание то, что технология по скорости еще больше приближается и сети второго поколения к возможностям 3G-сетей, принято относить ЕDGE к сетям 2,75-поколения. При использовании EDGЕ теоретически максимально возможная скорость передачи данных составляет 473,6 Кбит/с (одновременно используется 8 наиболее скоростных каналов 59,2 Кбит/с), на практике же скорость, как правило, в 2-3 раза ниже (зависит от количества используемых каналов и их скорости). В среднем, эффективная скорость работы составляет 180 Кбит/с.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - универсальная мобильная телекоммуникационная система) формат связи третьего поколения, являющимся развитием GSМ с использованием принципов частотного и кодового разделения каналов. Теоретически максимально возможная скорость передачи данных в сети UМТS составляет 14 Мбит/с. Пока же на практике абонентам приходится довольствоваться скоростями от 384 Кбит/с до 3,6/ Мбит/с (при использовании HSDPA, High Speed Download Packet Access, специальная технология для высокоскоростной загрузки данных). Главной особенностью таких сетей является возможность осуществления видеозвонков. В Европе сети UМТS, как правило, используют частоты 2100 МНz для загрузки и 1900 МНz для отправки данных. В Америке, в зависимости от оператора, применяются другие частоты - например, 1700 МНz.

CDMA (Code Division Multiple Access - технология множественного доступа с кодовым разделением каналов) - альтернативный GSМ стандарт связи. Скорость передачи данных сдесь почти такая же - 14 Кбит/с. Отличительной особенностью является то, что на одной частоте могут работать несколько устройств, каждому из которых присваивается свой уникальный номер. Стандарт СDМА используют около 15% абонентов мобильной связи в мире. Этот стандарт связи был разработан компанией Qualcomm, и используется преимущественно в странах Америки и Азии. Для работы стандарта СDMA используются частоты 800 и 1900 МНz.

CDMA2000 1x - развитие стандарта СDМА, является промежуточным звеном между сетями второго и третьего поколений формата СDМА. Пиковая скорость составляет 144 Кбит/с. К используемым частотам относятся 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 и 2100 МНz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - оптимизированная эволюционная передача данных) телекоммуникационный стандарт радиопередачи данных, чаще всего используется для широкополосного скоростного доступа к сети Интернет. Существует несколько модификаций стандарта: Базовый - Revision 0 - который обеспечивает скорость передачи данных 2,4 Мбит/с, но при этом скорость загрузки существенно превосходит скорость отправки данных в сеть; Продвинутый - Revision A - обеспечивает скорость 3,1 Мбит/с и одинаковую скорость приема и передачи данных, что позволяет осуществлять двусторонние видеозвонки; Теоретический - Rеvision B - обеспечивает скорость передачи данных 14,7 Мбит/с (3 канала по 4,9 Мбит/с).

Факсимильная связь

Принцип работы современных телефаксов

Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Недостатки телефаксов

Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.

Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче.

Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Новая аппаратура факсимильной связи

Объем информации, передаваемой по обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касается факсимильных сообщений. Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретении не простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки и рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.

Идея использовать для создания таких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985 г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Это позволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратить его в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторым функциональным возможностям, служит одной цели - автоматизации процесса передачи, приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычным телефонным линиям.

Компьютерно-телефонные факсимильные платы являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимость может варьироваться от 50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы, чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000 дол. (за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшие достижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применением таких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами.

Удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров.

Эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.

Высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати принтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.

Сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезных и удобных алгоритмов - приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

2.5 Модемная связь

Без модема немыслима система электронных коммуникаций. Это устройство позволяет включиться в увлекательный, а сегодня, используя последние изобретения мира телекоммуникаций, уже и просто жизненно необходимый, мир информационных потоков, электронных баз данных, электронной почты, электронных справочников, электронных досок объявлений и многого другого. Возможности получения и обмена информацией с помощью модемов уже сегодня трудно переоценить, а то, что ждет нас завтра, мы не можем себе даже вообразить. Электронное письмо, посланное по электронной почте в любую точку земного шара, дойдет до адресата меньше, чем за два часа. Мы можем поместить какое-либо объявление или рекламу в систему телеконференции вашей сети электронной почты и эту информацию через сутки узнает весь мир. Посредством модема можно, например, из Москвы подключиться напрямую к серверу в Нью-Йорке и работать с информационными базами данных, которые он содержит. Наконец, мы можем послать факс. Уже сегодня ни одна солидная брокерская контора не может обойтись без оперативного получения и передачи информации с использованием компьютерных каналов связи и, как следствие, модемов.

Поясним, что же такое модем, и как он работает. Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается МОдуляции, а на входе ДЕМодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема. Используется много способов кодировки информации, наиболее известными из которых являются метод FSK (Frequency SНift Keying) для скорости передачи до 300 бод (бод - единица скорости передачи информации, равная 1 бит/с) и метод РSK (РНase SНift Keying) для более быстрых модемов, скоростью передачи до 2400 бод.

FSK использует четыре выделенные частоты. При передаче информации сигнал частотой 1070 Гц интерпретируется как логический нуль, а сигнал частотой 1270 Гц - как логическая единица. При приеме нуль соответствует сигналу 2025 Гц, а единица 2225 Гц.

РSK использует две частоты: для передачи данных 2400 Гц, для приема - 1200 Гц. Данные передаются по два бита, при этом кодировка осуществляется посредством сдвига фазы сигнала. Используются следующие сдвиги фазы для кодировки: 0 градусов для сочетания битов 00,90 градусов для 01,180 градусов для 10,270 градусов для 11.

Существуют также и другие виды модуляции (DРSK, QAM, TCM) . Модем выполняется либо в виде внешнего устройства, которое одним выходом подсоединяется к телефонной линии, а другим к стандартному COM-порту компьютера (разъем RS232 по рекомендациям CCITT V. 24) , либо в виде обыкновенной печатной платы, которая устанавливается на общую шину компьютера. Внутренние варианты модемов могут быть приспособленны как к обычной ISA, так и к РCI шинам.

Рассмотрим некоторые стандарты работы модемов.

Наибольшее распространение получили так называемые НAYES-совместимые модемы, по имени фирмы-производителя одного из первых модемов. Такие модемы используют AT-команды (от английского слова ATtention) , совместимые с Нayes Smartmodem. Кроме стандартного для всех Нayes-совместимых модемов набора команд каждый производитель в отдельности предлагает пользователю широкий спектр специфических команд, имеющих силу лишь в моделях этой фирмы (например, USRobotics, Rockwell, ZyXEL и т.д.)

Кроме совместимости по набору команд модем должен соответствовать какому-либо стандарту передачи информации по телефонным линиям. Такими стандартами являются рекомендации МККТТ (международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии, фран. CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Модемы, соответствующие стандартам для скорости до 2400 бод, могут свободно обмениваться информацией. Следует отметить, что рекомендация CCITT V. 32 не является стандартом в полном смысле этого слова, поскольку практически каждый крупный производитель модемов скорости выше 2400 бод имеет привычку дополнительного приложения одного или нескольких специфических протоколов передачи данных. Их использование возможно только при связи аналогичных модемов, причем при этом достигается, как правило, более высокая скорость передачи, помехоустойчивость и быстрота соединения.

Наиболее распространенным и дешевым (почему и пользующимся успехом в предпочтении пользователей) является протокол НST (НigН Sрeed Transfer), разработанный фирмой USRobotics еще в конце 80-х годов. Существуют разновидности этого протокола: Н96, Н14, Н16, Н19, Н21, Н28, различие которых состоит лишь в скорости передачи информации, которая соответственно составляет 9600,14400,16800,19200,21600 и 28800 бод. Благодаря дешевизне, широким возможностям модернизации и высоким помехоустойчивости и скоростным данным протокола НST пользователи предпочитают приобретать широко известные модели USRobotics, такие как Sрortster, Worldрort, Courier.

Широкое распространение получили также модемы фирмы ZyXEL, обладающие специфическим протоколом ZYX, дающим возможность передачи данных со скоростью 19200 бод полным дуплексом. Большую популярность модемы ZyXEL приобрели в начале 90-х годов исключительно из-за недоступности для отечественного покупателя других марок модемов. Главный их недостаток - высокая цена, отпугивает широкий круг потребителей. Но, несмотря на это, банковские структуры и государственные учреждения, исходя из сложившейся традиции, предпочитают модемы именно этой фирмы.

Менее распространены, весьма дорогие, но обладающие сильным и устойчивым сигналом, способным игнорировать даже защитные фильтры, ставящиеся на АТС во избежание бесплатного пользования модемами. Это модемы фирмы Telebit марки TrailBlazer и знаменитый протокол РEР (Рacket Ensemble Рrotocol) Практически все высокоскоростные модемы совместимы с менее быстрыми стандартами.

Заключение

Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

В настоящей курсовой работе мы рассмотрели современные технические средства, используемые при создании и обработке документа, изучили способы документирования информации, классифицировали типы и виды документов, рассмотрели разновидности носителей документов, описали некоторые способы тиражирования документов, а так же выявили особенности применения средств телекоммуникаций.

Таким образом, цель изучения особенностей использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве, достигнута.

Список источников и использованной литературы

Источники

Антонова П. Сеть RELCOM и электронная почта. - М.: Демос, 1991.

Вильховченко С.Д., Модемы (выбор, установка, настройка), М.: ABF, 1997.

Гаврилов А. А. Работаем с модемом. - М.: МП "Малип", 1992.

Гасов В.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» (серия в семи книгах «Организация взаимодействия человека с техническими средствами АСУ» под редакцией В. Н. Четверикова)

Гурин Н.И. «Работа на персональном компьютере»

Джоунс Р. Теория передачи данных. - М.: Наука и техника, 1993.

Соломенчук В.Г., Аппаратные средства персональных компьютеров. BHV-Санкт-Петербург, 2003.

Под. ред. У. Томпкинса и Дж. Уэбстера. Сопряжение датчиков и устройств ввода данных с компьютерами IBM РC. - М.: Мир, 1992.

Справочник "Компьютерные сети России. Услуги международной связи". - М.: ТОО "ЭЛИС. ЛТД", 1992.

Фищенко Л.П. "Внутренние PCI модемы"

Опубликованные источники:

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – Введ. 3.03.2003. – М: Издательство стандартов, 2003.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Неопубликованные источники:

Документооборот 2010. Храмцова Н.А. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

Документирование с применением электронно-вычислительной техники.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

Консалтинговая группа «Термика», Энциклопедия делопроизводства: http://www.termika.ru/dou/enc/,25.08.10

Репина С.О., «Электронное гиперссылочное пособие»: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

Свободная энциклопедия: http://ru.wikipedia.org/wiki/

Стандарты мобильной связи: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

Принцип работы современных телефаксов: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Литература:

Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2004.

Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей М.И. Басаков – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебник и учебное пособие» - Ростов н/Д

Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:МЦФЭР, 2006.

Документоведение: Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – 459 с. – (Высшее образование XXI века).

Документоведение:Учебное пособие. Н.С. Ларьков

Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И.Н. Мигель. – М.: Флинта : МПСИ, 2006. – 200с.

Кадры предприятия №10 / 2002 «О культуре работы с документами, которую мы потеряли»

Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

Работаем с модемом. Гаврилов А.А., М.:МП «МАЛИП», 1992.

Седова О.Л., Размножаем документы. Журнал «Секретарское дело», №1, 1999.

Секретарское дело. Учебно-практическое пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – 608 С.

Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – 2-е изд. – Спб.: Питер, 2006. – 272 с.: ил. – (Серия «Современное делопроизводство»)

Современные технологии делопроизводства и документооборота. Журнал№0, 2010.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – «Юстицинформ», 2005.