Аудит складских операций

Введение

Цели и задачи работы:

Провести внутренний аудит процесса приемки готовой продукции на склад, ее хранения и отправки на реализацию. Изучить нормативную документацию, согласно с которой проводятся данные процессы и выявить несоответствия указанным нормам. Охарактеризовать качество проводимых процессов и составить план корректирующих действий для устранения ошибок и недостатков в работе.

Аудит или аудиторская проверка – это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Различают операционный, технический, экологический и прочие разновидности аудита. Отдельные виды аудита близки по значению к сертификации.

Промышленный аудит включает в себя элементы финансового и технического аудита. Под техническим аудитом понимают проверку независимыми специалистами системы организации производства, системы контроля и управления качеством, применяемых технических и технологических решений, а также проверку технического состояния машин оборудования, механизмов, зданий и сооружений, инженерных коммуникаций, систем и сетей, также проверку технической и проектной документации с выражением мнения относительно обоснованности применяемых технологических решений, способов управления производством и соответствия технического состояния инженерно сложных систем и оборудования требованиям нормативных актов.

Аудит также можно разделить на внутренний и внешний. Внешний аудит проводится независимой аудиторской фирмой (аудитором) на договорной основе, внутренний – сотрудниками предприятия во главе с независимым экспертом. Внутренний аудит выступает неотъемлемой частью системы управленческого контроля на предприятии. Его цель – оценка эффективности функционирования системы управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны специального органа, создаваемого на предприятии (службы внутреннего аудита), за достоверностью бухгалтерской отчетности, исполнением смет расходов, сохранностью имущества, а также путем разработки предложений по совершенствованию методов организации производства, взаимодействия различных подразделений.

Характеристика и организационная структура предприятия

Изучаемое Предприятие на сегодняшний день является одним из самых современных производств в Европе и производит не только традиционное светлое пиво, но и специальные сорта. Внутренний аудит на данном Предприятии направлен на оценку и улучшение системы менеджмента качества предприятия, контроль производства и обеспечение удовлетворения потребителей, и позволяет Предприятию занимать свое место на рынке слабоалкогольной продукции.

Данное предприятие аккредитовано на деятельность в соответствии с ИСО 9000.

Характеристика Предприятия:

Производственная мощность (2008): 480 млн. л

Численность персонала 584 человека (апрель 2009)

Организационная структура предприятия - определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции). На рассматриваемом нами предприятии установлена линейная структура подчиненности.

Управляет предприятием генеральный директор. В его подчинении находятся следующие отделы предприятия: отдел закупок, отдел маркетинга, отдел продаж, отдел кадров и все более мелкие отделы. Начальники данных подразделений отчитываются о проведении работ напрямую генеральному директору предприятия и непосредственно от него получают указания. Также на предприятии работают директор по общим вопросам и технический директор, в их подчинении находятся: секретариат, начальник транспортного цеха, комендант и начальник лаборатории, главный механик, главный энергетик, начальник производства, начальник цеха розлива соответственно.

В ведении начальника отдела закупок находится склад сырья, а ,в свою очередь, начальник склада сырья и материалов главенствует над начальником таможенного отдела.

Начальник склада готовой продукции подчиняется начальнику отдела продаж, начальник медсанчасти - начальнику отдела кадров.

В свою очередь, начальники отделов предприятия организуют деятельность сотрудников отделов вплоть до низших должностных категорий.

Характеристика и организационная структура проверяемого отдела

На склад готовой продукции поступает продукция: разлитая в стеклянные бутылки вместимостью 0,5л и упакованная в коробки по 20 штук; разлитая в алюминиевые банки вместимостью 0,5л и упакованные в коробки по 24 штуки; разлитая в ПЭТ вместимостью 0,75л, 1,5л, 2л и 3л и объединенная в полиэтиленовую упаковку по 6 штук; разлитая в стальные кеги вместимостью 20л, 25л, 30л и 50л. Далее поступающая продукция укладывается на стеллажи в 10 ярусов, если это стеклянные бутылки или алюминиевые банки; в 6 ярусов, если это ПЭТ; в 5 ярусов, если это кеги.

Складские помещения находятся в непосредственной близи с цехами розлива и упаковки, на отдельно охраняемой и обслуживаемой территории.

Управление складскими операциями на складах готовой продукции осуществляется руководителем подразделения. При эксплуатации собственного складского комплекса, состоящего из пяти складов, возникает необходимость в организации и управлении не только операциями по складской обработке готовой продукции, но и непосредственно складом.

Отдел по организации складских операций, курируемый начальником складского комплекса, на основании данных, полученных из коммерческого отдела по объемам закупок и продаж готовой продукции и срокам их поставки, планирует размещение, обработку и отпуск продукции на складах. При этом необходимо тесное сотрудничество с отделом по организации перевозок для обеспечения приемки и отгрузки товара. После выполнения складских операций Отдел предоставляет необходимые данные в коммерческий отдел и документы по приемке или отгрузке продукции в бухгалтерию компании.

Взаимоотношения между сотрудниками различных подразделений, порядок обмена информацией и принятия решений детально описаны в бизнес-операциях этих подразделений и в единой технологии компании.

Работа отдела по организации складских операций, так же как и других подразделений, строится на основании положения об отделе. Склад является структурным подразделением отдела по складским операциям.

Структуру управления складским комплексом можно разделить на три уровня:

управленческий;

организационный;

исполнительский.

В задачи управленческого уровня входят:

разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями;

контроль деятельности структурных подразделений склада;

анализ деятельности склада по финансовым и количественным показателям;

ведение кадровой работы.

В задачи организационного уровня входят:

участие в разработке тактики деятельности склада;

реализация утвержденных планов;

организация работы сотрудников подразделений;

работа с клиентами и партнерами в рамках заключенных договоров по вопросам, относящимся к компетенции руководителей подразделений;

контроль соблюдения сотрудниками технологии работы;

подготовка данных и материалов по результатам работы своих подразделений или участков;

подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности подразделений и участков;

анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям;

ведение учета рабочего времени сотрудников.

В задачи исполнительского уровня входят:

участие в разработке тактики деятельности склада;

соблюдение распорядка организации работы, правил безопасности и обеспечения сохранности продукции;

внесение предложений по совершенствованию, как отдельных операций, так и технологии работы на своих участках.

Структура управления отдельным складом практически соответствует структуре управления складским комплексом, так как на складе решаются те же вопросы.

На рассматриваемом складском комплексе функции технолога выполняет заместитель начальника склада. Только продуманная, описанная, утвержденная и применяемая всеми сотрудниками склада технология позволяет добиваться повышения эффективности работы склада и компании. Важное значение имеет также ведение учета поступления, наличия и отгрузки готовой продукции.

Для увеличения эффективности работ склада, контроля работы других участков и усиления мер по обеспечению сохранности продукции управление складским комплексом разделено на два направления:

Первое направление - это выполнение всех физических операций с продукцией на складе, т.е. их разгрузку, приемку, перемещение по складу, хранение, отбор заказов и отгрузку, оформление товаросопроводительных документов и др. Этими операциями руководит начальник смены, которому подчиняются кладовщики и грузчики.

Второе направление - это управление складскими операциями, документальный контроль выполнения приемки и отгрузки продукции, ведение их учета в электронном и бумажном виде на всех стадиях нахождения на складе, распечатка отгрузочных документов, составление и передача информации о поступлении и отгрузке продукции, подготовка отчетов и др.

Этими операциями руководит главный оператор склада и оператор смены.

К функциям заместителя начальника склада можно отнести контроль наличия расходных материалов, проведение нормативного обслуживания складского оборудования, контроль соблюдения сотрудниками склада технологии, контроль учета рабочего времени сотрудников, контроль взаимодействия с внутренними и внешними контрагентами и другие вопросы.

Наличие погрузо-разгрузочной техники требует своевременного технического обслуживания, проверки и зарядки аккумуляторов, контроля ее эксплуатации сотрудниками. Эти работы выполняет в каждой смене отдельный сотрудник - механик.

Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.

Описание и схема процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции

Готовая продукция, разлитая и упакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территорию складского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируют количество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительные документы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяется грузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессы выгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящей на склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных во время смены операциях передается главному оператору склада.

Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.

Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.

Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.

Обоснование выбора проверяемых элементов качества

Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:

1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.

Программа аудита

Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение ). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.

Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.

Элементы системы качества, проверяемые при аудите:

Ответственность руководства.

Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).

Управление контрольным и другим оборудованием.

Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).

Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).

Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.

Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.

Управление регистрацией данных.

Техническое обслуживание.

Подготовка кадров.

Матрица ответственности проведения аудита

Проводимый процесс	Участник процессов
Высшее руководство	Служба качества	Руководитель подразделения
Подбор группы аудита	Р	У	О
Проведение предварительного совещания	Р	У	У
Составление приказа о проведении проверки	О, Р	-	-
Проведение проверки	Р	У	О
Заключительное совещание	Р	У	О
Проведение корректирующих мероприятий	Р	О	У

График аудита подразделения

Проверяемый объект	Время проверки
01.03.2010	02.03.2010	03.03.2010	04.03.2010
Начальник складского комплекса	+
Начальник отдельного склада		+
Заместитель начальника склада		+
Начальник смены, его подчиненные			+
Главный оператор склада, его подчиненные			+
Отдел кадров				+

Составление чек-листа

Объект системы качества	В соответствии с нормами	Результат проверки
Нормативная документация	Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах.	Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию.
Документы складского учета	Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме.	Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству.
Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции	Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками.	Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками.
Несоответствующая продукция	Продукция регистрируется в журналах и утилизируется.	Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены.
Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков)	Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам.	Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика – старший смены.
Условия приемки и хранения	Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98 «Пиво. Общие технические условия» п.7	Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ͦС.

Вопросник аудитора

Объект опроса	Вопросы
Начальник складского комплекса	Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными? В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями? С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел? Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики? В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе? С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов?
Начальник отдельного склада	Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада? Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении? По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере? Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения? Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям? Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции?
Заместитель начальника склада (технолог)	Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы? Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников? Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД?
Начальник смены	Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы? Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности? Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада? По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении? Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения? Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция? Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе? Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции.
Механик	Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе? По каким причинам возникают неполадки оборудования? С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования?
Кладовщики (2 человека)	Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе? Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции? Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов?
Грузчики (10 человек)	Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования? Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада?
Главный оператор склада	Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию? Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству?
Оператор в смене	Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада? Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени? Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности?
Отдел кадров	Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций? Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности? Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям?

Составление отчета об аудите

В результате проведенной проверки было установлено, что:

- документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, документы содержат только достоверную информацию, информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме;

- несоответствующая нормам продукция регистрируется в журналах и утилизируется;

- работники находятся на рабочих местах в соответствии с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют действующим на предприятии нормам;

- приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции;

- большая часть оборудования находится в рабочем состоянии.

Акт о несоответствиях. В ходе проведения внутреннего аудита процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции на складах складского комплекса Предприятия были выявлены следующие несоответствия:

выявлены колебания температуры в помещениях складов от 12 до 22 ͦС, что может негативно сказываться на качестве готовой продукции (ГОСТ Р 51174-98 Пиво. Общие технические условия, п.7).

засвидетельствован факт несвоевременной передачи документации от начальника складского комплекса к руководству.

принято решение о недостаточной квалификации обслуживающего персонала (кладовщики, грузчики).

Рекомендации по устранению несоответствий

В соответствии с актом о несоответствиях были установлены следующие рекомендации об их исправлении: установка новой системы кондиционирования, введение штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе, проведение обучающего курса занятий для обслуживающего персонала, ужесточение отбора новых сотрудников.

Матрица ответственности за выполнение корректирующих мероприятий

Проводимый процесс	Участник процессов
Высшее руководство	Служба качества	Руководитель подразделения	Начальник отдела кадров
Установка новой системы кондиционирования	Р	-	О	-
Введение штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе	Р,О	-	У	-
Проведение обучающего курса занятий для обслуживающего персонала	Р	У	О	У
Ужесточение отбора новых сотрудников	Р	-	У	О

План контроля за выполнением корректирующих мероприятий

Проверяемый элемент качества	Время проведения контроля
15.03.2010	01.04.2010	20.04.2010	01.05.2010
Эффективность новой системы кондиционирования	+
Система штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе			+
Эффективность обучающего курса занятий для обслуживающего персонала				+
Качество отбора новых сотрудников		+