Документообіг на підприємстві

Зміст

Вступ

1. Поняття документообігу

2. Етапи документообігу

3. Систематизація окремих категорій документів

4. Індексація справ

5. Проходження документів

Висновки

Література

Вступ

Тема контрольної роботи – «Документообіг на підприємстві».

В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.

Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем „Референт", „Консультант плюс" та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.

По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.

Мета контрольної роботи – ознайомитися з документообігом на підприємстві, а саме: з організацією інформаційно-довідкової роботи, поняттям документообігу, етапами документообігу, систематизацією окремих категорій документів, індексацією справ, проходженням документів.

1. Поняття документообігу

Чи не найвідповідальнішою ділянкою роботи секретаря-референта є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми та багато чого іншого. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків. Отже, мусимо докладніше розглянути цей процес. Систему документообігу в скороченій формі подаємо за К.Д. Гордієнком [3].

Документообіг - це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки [З, с. 50]. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро тощо). Вимоги до потоків документів наступні:

- рух документів повинен виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного перебування документа в одному струк-рному підрозділі чи в одного виконавця.

Різні операції по обробці документів секретар виконує паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми документообігу розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

2. Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, розподіл, реєстрацію, передачу, доставку, контроль виконання.

Приймання документів.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається і відповідним чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис „особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, нс-засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Реєстрація документів.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом.

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

- урядових документів;

- наказів керівника установи з основного складу;

- наказів щодо особового складу;

- відряджень;

- рішень колегіальної установи;

- актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Документи, що надходять, фіксуються в „Журналі вхідної кореспонденції".

3. Систематизація окремих категорій документів

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії й документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за напрямами діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:

- внутрішній опис документів;

- заява про приймання на роботу;

- анкета;

- листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту,

- витяг із наказів про призначення, переміщення, звільнення. Копії наказів про стягнення, заохочення до особової справи не

заносяться, а записуються у доповнення до особового листка. Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом. Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку. Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

Хронологія здійснюється за ініціативними документами. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам відбувається з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення. Номенклатура справ буває трьох видів:

- типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій;

- конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації;

- приблизна - установлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.

Наприклад:

- справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів;

- справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства;

- розпорядча документація по підприємству;

- планово-звітні документи (річні, місячні, тижневі); -листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи при-мірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:

- назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів (протоколи, накази);

- назва організації чи структурного підрозділу (автор документа);

- назва адресата кореспондента документа;

- короткий зміст документів справи;

- назва території, із якою пов'язаний зміст документів справи;

- дата (період) справи;

- вказівка на копійність документів.

4. Індексація справ

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчих документів установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5 - переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС структурного підрозділу складається у трьох примірниках. На кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи, перший примірник зберігається в структурному підрозділі; другий - передається в канцелярію установи; третій - використовується для формування справ і пошуку документів.

НС структурних підрозділів зводяться в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту. Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості: планування, фінансування тощо.

До НС включають незакінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні), вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.

Зведена НС (ЗНС) складається з п'яти примірників: перший - в канцелярії; другий - до архіву установи; третій - направляється до відповідної державної архівної установи; четвертий - у поточній роботі канцелярії; п'ятий - структурним підрозділам для роботи.

ЗНС, як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-гру-день) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду й затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа „Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

5. Проходження документів

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа тощо. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. Відповідно до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля (реєстраційного штампа).

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточнення його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.

У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення.

Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу „Прошу переговорити", „Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова й адресуються підлеглим особам. Наприклад: „Негайно вжити заходів щодо запобігання..." „Про результати і вжиті заходи повідомте заявників...", „Терміново надішліть...", „Негайно підготуйте звіт...".

Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом (наприклад, адресатом), резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа крім полів.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою „К" (червоним, зеленим, синім олівцем) або гумовим штемпелем „Контроль".

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить стислу довідку про виконання.

Фраза „До справи", вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис виконавця або керівника структурного підрозділу вміщуються на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті персонального комп'ютера. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія", особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- організація інформаційно-довідкової роботи;

- поняття документообігу;

- етапи документообігу;

- систематизація окремих категорій документів;

- індексація справ;

- проходження документів.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає документообіг, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред. професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М.Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В.П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В.М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.