Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні
1
Курсова робота
з документознавства
Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні
ЗМІСТ
І. Вступ
ІІ. Аспекти впровадження автоматизованих систем документообігу
1. Особливості електронного документообігу
2. Запровадження єдиної системи стандартизації документів
ІІІ. Автоматизація створення каталогів документів
1. Переваги автоматизації документообігу
2. База даних як одиниця автоматизації системи документообігу
3. Програми із систематизованого обліку документів
IV.Можливості використання інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів
V. Висновки
Література
Додаток
СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ
БД – база даних
ДКУД – Державний класифікатор управлінської документації
ДСТУ – державний стандарт України
УСД – уніфікована система документації
УФД – уніфікована форма документів
І. ВСТУП
В умовах глобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи, приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвиток обчислювальної техніки, всесвітня мережа Інтернет призвели до глобальних змін у процесах створення, розповсюдження та обміну інформацією [13, 95]. У процесі документообігу на сьогоднішній день неможливо ігнорувати все зростаючий потік документів, ведення електронного документообігу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати нові форми документообігу, розробляти процеси автоматизації документообігу. З огляду на вище зазначені факти дійсності обрана тема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем діловодства та потреб впровадження єдиної системи електронного документообігу з метою автоматизації інформаційно-документного забезпечення діяльності будь-якого підприємства.
Організація й робота з різними документами охоплюють усі процеси, які відносяться до запису (фіксування) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. Документування здійснюється як природною мовою (рукописні, машинописні документи), так і штучними мовами з використанням нових носіїв. У роботі розглядається використання комп’ютерної техніки для автоматизації ведення діловодства, зокрема для укомплектування каталогів документів.
Організація роботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації.
Метою роботи є дослідження можливостей автоматизації документообігу й створення каталогів документів та розробка рекомендацій щодо оптимізації процесів автоматизації каталогізації.
Діяльність будь-якого підприємства регулюється діючою законодавчою базою, наказами та розпорядженнями керівництва, умовами підписаного договору, встановленими правилами ведення тих чи інших операцій тощо. Усі ці „регулятори” оформлюються у вигляді документів – зафіксованих текстів законів, наказів, договорів. Виходячи з цього, можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємства заснована на послідовному виконанні документів. А успіх їх виконання визначає результативність діяльності підприємства. Оскільки на сьогодні значно зросла кількість документів та вимоги до них, умовою успішного діловодства є автоматизація процесу документообігу та створення баз даних документів, зручних для використання та обробки.
Об’єктом нашого дослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Предмет дослідження становлять процеси автоматизації документообігу, зокрема автоматичні процеси створення каталогів документів.
Коли мова заходить про автоматизацію документообігу, часто в цю сферу потрапляють програми, які не мають прямого відношення до даної проблеми – текстові редактори, програми розпізнавання символів і т.д. У загальнодержавних стандартах термін „документообіг” позначає контрольний рух документів як всередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює крім цього стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерній мережі. У даній роботі розглядаються ті програмні продукти, що підпадають під це визначення.
Технологія діловодства передбачає ведення регістраційно-контрольних та звітних форм і журналів. Для забезпечення єдиного порідку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управління справами, секретаріатів, канцелярій. Основна проблема традиційної технології – централізоване відстеження руху документів в реальному масштабі часу, оскільки вимагає як централізованих даних оперативної інформації, так і ведення значної кількості різних журналів та картотек.
Програмні продукти цього напрямку зберігають усі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній організації. Вони лише супроводжують паперовий документообіг, зменшуючи трудоємність рутинних операцій з обробки документів. Однак така система повинна буди здатною суттєво розширити межі традиційного документообігу за рахунок обробки документів на персональному комп’ютері і створення електронних баз даних – каталогів, зручних для повсякденного використання. Системи цього напрямку – своєрідні мости до поступового переходу від паперових до електронних документів.
Для досягнення мети дослідження, тобто для вивчення можливостей автоматизації документообігу й створення каталогів документів, у процесі роботи над обраною темою слід вирішити такі завдання:
проаналізувати діючу систему документообігу;
розглянути можливості автоматизованого документообігу;
дослідити особливості електронного документообігу та його переваги;
вивчити існуючі програми з електронного обліку документів;
розробити рекомендації щодо автоматизації документообігу.
Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку літератури та додатку. У вступі обґрунтовується доцільність вивчення обраного питання, визначається мета та завдання дослідження, вказується предмет та об’єкт вивчення.
Перший розділ „Аспекти впровадження автоматизованих систем документообігу” присвячений проблемам запровадження єдиної системи стандартизації документів, особливостям електронного документообігу. У другому розділі „Автоматизація створення каталогів документів” аналізуються існуючі програми із систематизованого обліку документів, вивчається поняття „база даних” як головна одиниця автоматизованої системи документообігу. У третьому розділі розглядаються можливості використання Інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів, даються рекомендації щодо автоматизації документообігу.
Робота має практичне значення. Результати дослідження можуть бути використані для комплектації посібників-рекомендацій стосовно роботи в автоматизованому режимі документообігу, а також як практичні рекомендації при безпосередній роботі з електронними документами.
ІІ. АСПЕКТИ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ
Особливості електронного документообігу
Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [10, 18].
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.
Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах" ( 80/94-ВР ), "Про державну таємницю", "Про зв'язок" (160/95-ВР), "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також іншими нормативно-правовими актами.
Державне регулювання електронного документообігу Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу.
Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:
реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів [1,77].
Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Саме тут слід ураховувати класифікацію та кодування уніфікованих форм документів.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Обов’язкові реквізити документів визначаються відповідно до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003) у відповідності до національного стандарту України.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (уразі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; 3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання [14,61].
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством (див. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів від 20.070.1998р.).
Запровадження єдиної системи стандартизації документів
Щоб система документації була стрункою, слід, перш за все, чітко визначитися із системою класифікації документації та її кодування.
Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації виробив Державний класифікатор управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Під управлінською документацією розуміємо сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.
Застосування системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремих підприємств, так і документів загального призначення..
Державний класифікатор управлінської документації є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Уніфікована форма документа – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню в певній сфері діяльності і розташованих у визначеному порядку на носії інформації [3,28].
Серед уніфікованих форм документів існують декілька уніфікованих систем документації, серед яких уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, первинно-облікової документації, банківської документації, фінансової документації, звітне статистичної документації, планової, цінової, ресурсної документації, система торговельної документації, зовнішньоекономічної, система документації з бухгалтерського обліку.
Державний класифікатор управлінської документації використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [4, 5].
Уніфікована система документації – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Об'єктом класифікації є безпосередньо уніфікована форма документів, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Державний класифікатор управлінської документації орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків – малюнок 1 (див. додаток).
У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної уніфікованої системи документів; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.
В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).
Як бачимо, ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме – при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД). Уніфіковані форми документів затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації, що полегшує процес уведення системи єдиного стандарту. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.
Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Отже, ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосування засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД [10, 18]. Кожному класові документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
Перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.
ІІІ. АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ КАТАЛОГІВ ДОКУМЕНТІВ
1. Переваги автоматизації документообігу
Стандартизація та каталогізація документів сприяє економії часу й коштів підприємства. Користь від впровадження автоматизованих систем діловодства помітна не одразу, але не можна не до оцінювати економічний ефект від покращення організації підприємства. За даними Ernst & Young та Nortan Nolan Institute у підприємств, які запровадили систему електронного документообігу, покращилися показники: показник ефективності праці в офісі збільшується на 25-50%; витрати часу на обробку документу зменшується на 75%; витрати на оплату площі для зберігання документів зменшуються на 80%. Зрозуміло, що ці критерії розроблялися для західного ринку, і в Україні ці цифри можуть мати дещо інший характер. Зокрема, користь від зменшення площі зберігання документів може бути значно меншою, оскільки в нашій країні й на далі юридичну силу мають лише паперові документи або їхні мікрокопії. У той же час зменшення часу на обробку документів і чітке дотримання регламенту обробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, які можуть принести більший економічний ефект від запровадження автоматизованої системи діловодства.
Перш за все слід визначитися зі значенням поняття документообігу. Звичайно, усі згодні, що документообіг – певні операції з документами. Розходження починаються у питаннях де закінчується документообіг і починається діловодство, а також чи можна говорити про документообіг без зв’язку з діловодством.
Існує дві тенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства. Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створення інформаційної системи підприємства (закладу), який здійснюється заради автоматизації уже існуючих бізнес-процесів, або заради їх зміни в бік підвищення ефективності. Такий підхід є характерним для системних інтеграторів. Автоматизація крупних банківських державних та комерційних структур – процес індивідуальний.
Друга тенденція – використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю й управління документаційним потоком. Такі системи працюють, як правило, з великим об’ємом документації. Вони добре поєднуються з іншими офісними системами і доречні тим клієнтам, які бажають зберегти в таємниці свої системи автоматизації, залишитися незалежними від постачальника програмного забезпечення.
На світовому ринку існують різноманітні комп’ютерні програми, які призначені для автоматизації процесів різних масштабів. Однак, їх впровадження на український ринок зіткнулося з певними проблемами. Перший аспект, який робить не конкурентоздатними стандартні імпортні рішення – західні системи не змогли запропонувати нічого гідного, пов’язаного із використанням української чи російської мови. Другий аспект, характерний для розвитку автоматизованих систем діловодства, – поєднання традиційних та нових пошуків у сфері партнерських та ділових відносин у сучасному економічному середовищі. Кожна організація працює на основі відпрацьованих часом шаблонах документів. Тому стандартизація – економія часу з усіма похідними.
Розгляньмо загальну структуру діловодства. Як правило, це три крупних блоки:
створення документу та його реєстрація;
власне документообіг (передача, пересилка, контроль виконання тощо);
створення та ведення архіву (занесення, пошук, систематизація тощо) [10, 15].
Усі програми з автоматизації працюють із наступними видами документів: структуровані, неструктуровані, паперові та електронні. Структуровані документи відзначаються жорсткістю форми. Інформація, необхідна для подальшої обробки, знаходиться на визначених полях, які зчитуються та заносяться у вигляді записів у базу даних. Приклади таких документів – фінансові документи, анкети. Деякі виробники, які використовують технології Lotus Notes, зокрема „Інтерпроком”, структурують документи більш вільної форми, наприклад, договори.
При роботі зі структурованими документами слід застосовувати технології сканування й розпізнавання (такою є, наприклад, технологія Tiger Forms, яка здатна розпізнавати рукописні символи). На українському ринку існують дві системи сканування – Cunei Form та Fine Reader. Обидві мають добру репутацію. Системи розпізнавання необхідні також, коли маємо справу з паперовими документами, що поступають до системи діловодства шляхом сканування та розпізнавання, це – листи, факси, рекламні проспекти тощо. Інший вид документів – електронні документи. Орієнтуючись на різноманітний ринок програмного забезпечення, системи документообігу розпізнають майже всі формати – від DOCівського txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні канали прийому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.
На етапі створення документу йому надаються реквізити для ідентифікації. Усі системи гнучкі у визначенні складу реквізитів та їхньої форми. Деякі продукти, наприклад, „Євфрат”, при введенні документу проводять його лексичний аналіз. Реквізити документу зберігаються у спеціальній базі даних.
Отже, якщо розглянути структуру діловодства за блоками, то створення документу – це не лише обробка вхідного документу, але й генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовується усіма системами, – використання текстових редакторів для створення неструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.
Розгляньмо другий блок – організацію документообігу. Побутує думка, висловлена, наприклад, фахівцями фірми „IT”, що сам термін „документообіг” є невірним. Документи не повинні „бігати”. Вони повинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація процесу призводить до того, що документи насправді лежать і лише обростають певними резолюціями. Автоматизація покликана виправдати недоліки, притаманні паперовому документообігу, це складнощі паралельної роботи , складність отримання інформації щодо проходження документу. Існує імовірність втрати документу та імовірність помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповнене поле, у решті-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Однак, справедливості ради, слід зауважити, що повністю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то й не відображаються зовсім.
Усі відомі системи документообігу можуть працювати як у режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт – сервер. Документи зберігаються у базах даних. За традицією вони об’єднані у папки, які мають ієрархічну структуру й контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняються багаторівневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Але зустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема, фірма Terra Link).
Системи документообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управління бізнес-процесами. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах або просто в тексті документів.
Підкреслимо, що усі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.
Що ж до архіву – третього блоку структури діловодства – це найбільш простий та зрозумілий елемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якій організації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів – документи, робота з якими вже завершена.
Якщо в організації вже є архів у тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу слід звернути увагу на інструменти, що дозволяють поєднати існуючий архів і системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами – шляхом імпортування існуючих документів в архів, або імпорту існуючої бази даних як одиниці збереження архіву.
2. База даних як одиниця автоматизованої системи документообігу
Автоматизація документообігу вимагає стрункої системи каталогізації документів. Каталоги створюються за різними ознаками класифікації документів і повинні бути зручними й простими у використанні, що полегшить пошук потрібних документів у разі потреби. Основою каталогів є бази даних документації.
Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.
Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).
Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.
1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS.
1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM), анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.
1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.
1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані.
2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.
Розрізняють структуровані та неструктуровані типи бази даних.
Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.
До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).
Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:
значна кількість даних
незалежність даних
відкритий доступ до даних
підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей
гарантована відсутність збоїв
одночасна робота з багатьма користувачами.
Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.
Програми із систематизованого обліку документів
На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи обліку документів.
Однією з таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. На відміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва – резолюціям, за виконавцем.
Функції системи:
реєстрація документів;
введення текстів резолюцій і призначення виконавців;
реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;
забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення);
забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;
автоматичний запуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботи системи;
видача звітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєстру документів вхідної і вихідної кореспонденції;
пошук документів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;
фіксація реєстрації повторних та вторинних документів;
адміністрування, розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів, настройка, підтримка довідників;
інтеграція із системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання Fine Reader).
Що ж до параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство” з будь-яким набором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний облік, Розрахунок).
Інша програма – БД НАУ – ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вона не має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів та допоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:
- автоперекладач не робить офіційних перекладів; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний зміст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за російськими словами.
Система містить офіційні переклади законів України та редакторські переклади підзаконних актів України. Редакторські переклади документів не мають офіційного статусу і захищені законодавством України з авторського права.
ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:
Нормативно-правова база
Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони, постанови.
Президент України: укази.
Кабінет Міністрів України: постанови, декрети.
Міністерства та відомства України - нормативні акти, зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, роз'яснення, розпорядження.
Міжнародні угоди: двосторонні угоди України, міжнародні конвенції.
Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти.
Органи влади Автономної Республіки Крим.
Судова практика
Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали.
Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегій, роз'яснення, листи.
Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи.
Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення.
Аналітика
Консультації, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточних економічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувального характеру, офіційні повідомлення та роз'яснення органів державної влади.
Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів у сферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права, зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку.
Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів.
Довідники
Каталог публікацій нормативних актів у офіційних та відомчих виданнях.
Словник термінів: визначення термінів із посиланнями на відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди.
Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індекси інфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податкового мінімуму, список офшорних зон і т. ін.
Бланки, форми
Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповнення та друку.
Типові документи: нормативно затверджені типові документи: договори, форми, бланки, правила, положення і т. ін.
ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
Каталогізація документів проводиться з метою систематизування документів державного масштабу чи документів певної організації, підприємства. Каталоги – ключ до довідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій, державних установ, зокрема їх можна вважати своєрідним довідниками – збірниками нормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.
Сучасний документообіг певного підприємства – це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу – віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.
Інтернет – це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. комп'ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних комп'ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.
Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:
- надання доступу до корпоративних каталогів організацій; - створення інформаційних Web-сайтів.
Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:
автоматизація внутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним циклом традиційної роботи паперовими документами – обробка вхідної кореспонденції, контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;
- автоматизація процесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їх зберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].
Крім того, Інтернет-технології, які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковий сервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкою користувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По суті сучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні та внутрішні електронні каталоги.
За допомогою Internet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходяться у базі даних певної організації; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і наукової діяльності; - переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої комп'ютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; - обмінюватись звуковою і мультимедійною інформацією; - брати участь в телеконференціях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмні засоби: - електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки і отримання кореспонденції, доставки електронних документів в електронних конференціях);
- віддалений доступ, який дозволяє місцевому комп'ютеру підключатися до віддаленого комп'ютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватися ним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);
- передача файлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів, "анонімного" розповсюдження інформації і передачі каталогізованих записів).
Звісно, глобальна автоматизація не вирішується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології, доведеться зіткнутися з певними проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилося до Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всіма благами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійного адміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатний працювати із різноманітними операційними системами і підтримувати функціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, робота в Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першу чергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а з часом вплив Інтернету відіб'ється на технології традиційних процесів каталогізації і зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри, які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені в Інтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в який увійдуть програміст та провідний інженер, в обов'язок яких буде проведення підготовки співробітників до роботи в Мережі.
Головна мета – створити розгалужену систему каталогів документації. Інтернет дає можливість отримати не лише вихідні дані певного документу, а й повний текст документу. Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвиток традиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформації віддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогою факсимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дуже актуальною в Україні в зв'язку із неналежною повнотою комплектування.
Одним із стратегічних рішень в питаннях електронної каталогізації є запровадження обов’язкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє до електронного каталогу, та запобігання скорочень кількості елементів вихідних даних в електронному записі.
Одним із пріоритетних завдань є створення механізму доступу через Інтернет до власних електронних каталогів, що дасть можливість відділеного контролю виконання доручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повним або частковим за вирішенням керівництва.
Автоматизація діловодства й документообігу сприятиме автоматизації створення каталогу документів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електронні бази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами й забезпечити доступ до наявних баз даних через он лайн каталог засобами мережі Інтернет.
Оскільки процес документообігу ще автоматизований ще не повною мірою, у роботі більшості підприємств наявна змішана система документообігу: коли функціонують паперові документи поруч із електронними. У зв’язку із цим варто впроваджувати роботу з оцифровки паперових документів для оптимізації процесу автоматизації. Робота з оцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:
Перший напрямок - це створення графічних копій кожної сторінки документів.
Другий напрямок - це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребує декількох етапів:
сканування документу (тобто створення графічної копії першоджерела);
обробка графічної копії програмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічного представлення у текстовий формат комп'ютера;
корегування орфографічних помилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання;
електронна публікація матеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такий метод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги — оцифровані таким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку.
V. ВИСНОВКИ
Отже, збільшення об’ємів документообігу на сучасному етапі розвитку суспільства змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати форми документообігу, розробляти процеси автоматизації.
Створення автоматизованих каталогів документів залишається однією з пріоритетних задач.
Щоб система каталогів була стрункою, слід дотримуватися єдиної системи класифікації документації та її кодування. Чіткому впорядкуванню документів сприяє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). Застосування єдиної системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремого підприємства, так і документів державного значення.
Для оптимізації каталогізації документів радимо спочатку запровадити автоматизований процес документообігу. За умови ефективного функціонування автоматизованого документообігу створюються бази даних усіх документів за єдиною уніфікованою системою, що полегшує процес систематизації цих документів у каталоги.
При роботі зі створення автоматичних каталогів варто враховувати передові досягнення науки й техніки. Зокрема, використовувати Інтернет-технології, що дасть можливість створювати on-line каталоги, зручні у використанні. Використання Інтернет-технологій дає можливість дистанційного документообігу та його контролю. На сайті можна викласти каталог документів як із загальним, так і з частковим доступом.
Переваги автоматизації діловодства очевидні. Практика свідчить, що середній за розміром документ займає приблизно три сторінки. У процесі роботи з ним із нього в середньому знімають біля 20 копій. І якщо до організації надходить 100 документів на день, то на одні лише матеріали для їх копіювання ця організація щодня витрачає 100 доларів, плюс витрати на папір, оренду приміщення та оплату праці персоналу. Електронна ж копія сторінки займає від 15 до 50 Кбайт. Витрати на зберігання електронної версії майже на порядок менші виготовлення її ксерокопії. То ж автоматизація документообігу – перспективна сфера дослідження й впровадження результатів дослідження в практику, що призведе до оптимізації процесу діловодства та заощадить кошти підприємства, витрачені на документообіг.
VI. ЛІТЕРАТУРА
Нормативні акти
1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” (від 22 травня 2003 року №851) //Правове регулювання і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Зб. законів та нормативних актів / Уклад.: З.І.Тимошенко, Я.О.Чепуренко. – К., 2004. – С.76 – 84.
2. Постанова Кабінету Міністрів України „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” // Офіційний вісник України. – 1997. - №43. – Ст. 50.
3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
4. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.
5. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.
6. ДСТУ 4163-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації. – К.: Держстандарт України, 2003. – 21 с.
Література
Бірюков А., Сало І. Удосконалення технології електронного документообігу // Вісн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
Винник С.П., Махов В.А. Автоматизация процесса делопроизводства // Механизация и автоматизация производства. – 1990. – № 9. – С. 26-28.
Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.
Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 1. – С. 17-19.
Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.
Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. – М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с.
Назаренко О. О современных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос. экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96.
Охотень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – № 3. – С. 45-48, 61.
Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. – М., 1998.
Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.; СПб, 1997.
Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.
ДОДАТОК
Малюнок 1 – Структура кодового позначення уніфікованої форми документів
ХХ ХХ ХХХ
---- ---- -----
Клас форми ----------------- | |
Підклас форми ---------------------- |
Реєстраційний номер форми ---------------------------