Фактические методы контроля
Содержание
Введение
1. Организационно-правовые основы инвентаризации
2. Инвентаризация как метод фактического контроля
3. Другие методы фактического контроля
Вывод
Список литературы
Введение
Целью данной контрольной работы является исследование на теоретическом уровне фактических методов контроля.
Управление — это конкретный вид деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, это соответствующая организация работ.
Контроль является одной из функций управления. Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели. Выделение каждой функции делается в процессе исследования и на практике достаточно условно, так как они обычно частично совпадают и переплетаются. Таким образом, категория функций управления является одной из фундаментальных в теории управления.
Функции управления — это часть управленческой деятельности. Они определяют формирование структуры управленческой системы. Невозможно найти один универсальный принцип классификации функций управления. Правомерные различные принципы разделения одного и того же объема управленческой деятельности возникают под влиянием не только объекта управления, но и законов, присущих самому управлению.
Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производятся оценка степени достижения организацией своих целей и необходимая корректировка намеченных действий. Контроль связывает воедино все функции управления, позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.
Контроль (от франц. controle — проверка) — процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:
• установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
• сопоставление достигнутых результатов с ожидаемыми;
• корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
1. Организационно-правовые основы инвентаризации
Самый распространенный метод фактического контроля — инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.
Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков) и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета, определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится согласно Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждена Минфином России 29 августа 2001 г. № 68н), Постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. № 731 «Об утверждении правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности». Для этих целей также может использоваться Инструкция о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (приказ Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России от 13 апреля 1992 г. № 326).
Сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации. Закон о бухгалтерском учете обязывает проводить инвентаризации основных средств не реже одного раза в три года, библиотечных фондов — не реже одного раза в пять лет, сырья, мате риалов, товаров в районах Крайнего Севера — при составлении годовой бухгалтерской отчетности, а во всех остальных случаях — в период наименьших остатков ценностей на счетах.
Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны:
■ при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
■ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
■ при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
■ в случае стихийных бедствий;
■ при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
■ при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады;
■ если программой проверки контролирующего органа предусмотрена инвентаризация имущества и обязательств.
Рекомендуемая минимально необходимая периодичность инвентаризаций приведена в табл. 1.
Таблица 1. Минимально необходимая периодичность инвентаризаций
|
Вид имущества и финансовых обязательств |
Срок проведения |
№счета |
Периодичность |
|
Основные средства |
Не ранее 1 ноября |
01 |
Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) |
|
Капитальные вложения |
Не ранее 1 декабря |
08 |
Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) |
|
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки |
Не ранее 1 октября |
20 21 23 29 |
Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) |
|
Молодняк животных на выращивании и откорме, птицы, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные |
Определено учетной политикой организации |
11 |
Один раз в квартал |
|
Готовая продукция на складах |
Не ранее 1 октября |
43 |
Один раз в год |
|
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах |
Не ранее 1 октября |
41 |
Один раз в год |
|
Товары на складах и базах продовольственных товаров |
Не ранее 1 октября |
41 |
Один раз в год |
|
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли |
Не ранее 1 октября |
41 |
Два раза в год |
|
Нефть и нефтепродукты |
Не ранее 1 октября |
10, 41, 43 |
Один раз в месяц |
|
Драгоценные металлы и алмазы |
Не ранее 1 октября |
10 |
Два раза в год |
|
Библиотечные фонды |
Определено учетной политикой организации |
01 |
В порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами |
|
Сырье и прочие материальные ценности |
Не ранее 1 октября |
10 |
Один раз в год |
|
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности |
Определено учетной политикой организации |
50, 56, 006 |
Один раз в месяц |
|
Расчеты с банками по расчетным и другим счетам, ссудам, средствам, полученным из бюджета, и т.д. |
Определено учетной политикой организации |
51, 52, 55 |
По мере получения выписок банка |
|
Расчеты по платежам в бюджет |
Определено учетной политикой организации |
67, 68, 69 |
Один раз в квартал |
|
Расчеты с филиалами, вышестоящими организациями |
Определено учетной политикой организации |
На 1-е число каждого месяца |
|
|
Расчеты с дебиторами и кредиторами |
Определено учетной политикой организации |
60, 62, 76 |
Два раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) |
Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. Методическими рекомендациями определена форма распорядительного документа на создание комиссии и проведение инвентаризации. Распорядительный документ должен иметь название: «приказ», «распоряжение» или «постановление».
Приказ издает руководитель организации, распоряжение — руководитель подразделения, постановление — вышестоящая организация или коллективный орган, например, правление, совет директоров.
В распорядительном документе указываются председатель и члены комиссии, полное наименование их должностей по основному месту работы, фамилии, имена и отчества, какое имущество и обязательства подлежат инвентаризации, дата начала и окончания инвентаризации, причины инвентаризации и дата сдачи итоговых документов в бухгалтерию.
2. Инвентаризация как метод фактического контроля
В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам. В необходимых случаях ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своем присутствии. Помощь ревизору при инвентаризации товарно-материальных ценностей оказывают руководитель и главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ревизуемой организации.
Необходимо потребовать, чтобы к началу инвентаризации была закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки па день инвентаризации. До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что не оприходованных или не списанных в расход ценностей нет. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения излишков или недостач.
К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикреплять ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать — у ревизора или председателя инвентаризационной комиссии. Такой же порядок соблюдается во время перерывов в работе комиссии. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценностей. При инвентаризации обязательно присутствуют материально -ответственные лица.
В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценностей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей посторонние лица. Целесообразно до начала инвентаризации отпустить количество ценностей, обеспечивающих нормальную работу подразделений и инвентаризационной комиссии. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся.
Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.
Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально ответственным лицам.
Ревизией устанавливается правильность регулирования выявленных инвентаризациями и другими проверками суммовых расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. При этом имеется в виду, что убыль ценностей в пределах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюдение руководителями организации пятидневного срока направления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъявления гражданского иска материально ответственным лицам, злоупотребления которых привели к недостачам и потерям.
Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещается. Задача ревизоров — тщательно проверять выполнение этих требований. Материальные ценности нередко списываются в пределах норм естественной убыли при отсутствии недостач и без оформления необходимыми документами.
3. Другие методы фактического контроля
Из числа других методов фактического контроля в данном разделе остановимся на следующих:
■ проверка ревизуемых операций в натуре;
■ проверка фактов по конечной (заключительной) операции;
■ лабораторные анализы;
■ экспертная оценка;
■ контрольный обмер;
■ контрольный запуск сырья и материалов в производство;
■ контрольная приемка продукции по количеству и качеству;
■ обследование на месте проверяемых операций;
■ проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом;
■ проверка исполнения принятых решений.
Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки — удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подробную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции). Этот метод можно использовать и для определения планового расхода сырья и материалов за отчетный период по данным складского аналитического учета и принятой от производственных подразделений готовой продукции. В таких случаях нет необходимости делать громоздкую работу по выборке данных о расходе сырья и материалов на каждой стадии изготовления изделий.
Лабораторные анализы. Этот метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ. Результаты лабораторных анализов должны оформляться письменными заключениями.
В ревизионной практике к лабораторным анализам часто приходится прибегать, чтобы выявить причины брака или значительных отходов сырья и материалов (когда руководители производства основной причиной этого считают некачественность сырья и материалов).
Экспертная оценка. Данный метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора. По результатам экспертизы должно быть составлено обоснованное заключение с полными и конкретными ответами на вопросы, поставленные ревизором. Достоверность выводов эксперта зависит от предоставленного ему материала, на котором они основаны. Поэтому эксперт имеет право делать в своем заключении соответствующие оговорки. Он не может давать заключения, основанные на познаниях в области других наук, давать правовую оценку предоставленным ему материалам. Его убеждения должны базироваться на документальных данных. Оценка экспертом исследуемых фактов должна быть объективной. Одним из важных условий, определяющих качество экспертизы, является правильная формулировка вопросов эксперту.
Контрольный обмер. Такой обмер выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ ревизор может проводить самостоятельно и с привлечением специалистов строительных организаций или банков, финансирующих указанные работы. Контрольные обмеры проводятся непосредственно на объекте. Проверяются выполнение объемов и стоимость работ как оплаченных, так и предъявленных к оплате. Контрольными обмерами устанавливаются: соответствие строящегося объекта его характеристике и назначению, предусмотренным в проектно-сметной документации и во внутрипостроечном титульном списке; полнота завершения строительных работ, принятых по актам приемки в соответствии с проектно-сметной документацией; соответствие объема, характера, стоимости работ, принятых актом приемки, данным, указанным в рабочих чертежах, журналах учета выполненный работ, а также в актах инвентаризации незавершенного производства.
В целях усиления контроля за правильностью отражения под рядными организациями и заказчиками в периодической и годовой отчетности объемов незавершенного производства и затрат по монтажу оборудования контрольные обмеры разрешается проводить на незаконченных строительных объектах (или этапах), акты и счета по которым не предъявлены к оплате. Такие обмеры осуществляются в порядке, установленном для объектов, расчеты по которым ведутся по единичным расценкам и ценникам на монтаж оборудования.
Контрольный запуск сырья и материалов в производство. Этот метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции или объемов строительно-монтажных работ. Данный метод помогает ревизору обнаруживать факты применения устаревших норм, в результате чего в подразделениях и на складах организации создаются неучтенные излишки сырья и материалов.
Контрольным запуском материалов в производство устанавливаются случаи завышения норм времени и расценок на выполняемые работы, неправильность расчетов эффективности, принятых за основу при выплате денежных вознаграждений по внедрению новой техники и рационализаторским предложениям.
Нередко снижение качества продукции и брак объясняют низким качеством сырья и материалов. Применение ревизором контрольного запуска сырья и материалов позволяет определить действительное состояние дел.
При подготовке контрольного запуска сырья и материалов в производство необходимо выяснить, по каким видам или ассортименту продукции и номенклатурным номерам сырья и материалов будет осуществляться проверка. В основу отбора должна быть положена имеющаяся информация о наличии брака продукции, непроизводительных потерях и отходах материалов, перерасходах сырья и материалов и значительных отклонениях от норм расхода, фактах хищений материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и деталей.
По требованию ревизора в комиссию по проведению контрольного запуска сырья и материалов в производство могут привлекаться рабочие и инженеры данной организации и специалисты со стороны.
Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д. Этот метод проверки целесообразно использовать в случаях выявления приписок в сведениях о выпуске и реализации продукции.
Обследование на месте проверяемых операций. Данный метод целесообразен при проверках: соблюдения порядка хранения, приемки и отпуска материальных ценностей; установления степени готовности объектов капитального ремонта; изношенности основных средств, временных нетитульных сооружений и приспособлений; организации производства и технологических процессов.
Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом. Такая проверка ведется непосредственно на производственных местах путем выборочного наблюдения, хронометража и фотографий рабочего дня. Это позволяет устанавливать неявки и опоздания на работу, степень занятости работников, факты их использования на других должностях, не по специальности. Результаты проверки требуются в последующем при ревизии заработной платы.
Проверка исполнения принятых решений. Этот метод применяется в ревизионной практике для изучения и анализа соблюдения исполнительской дисциплины и необходим, когда ревизуемая организация не выполняет предложения по акту предыдущей ревизии. Все перечисленные методы изучения документов и хозяйственных операций способствуют повышению эффективности и качества ревизии. Однако большую часть вопросов ревизорам приходится решать с учетом взаимосвязи различных хозяйственных и финансовых ситуаций.
Вывод
В этой контрольной работе я изучила фактические методы контроля и выяснила, что эти методы контроля являются важными и значительными для контрольной ревизии.
Контроль является совершенно необходимым по следующим причинам:
1) исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть всевозможные осложнения и обстоятельства. Контроль нужен для того, чтобы, корректируя решение задачи, устранять или уменьшать неопределенность;
2) появляется возможность предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что превышают критическую массу. Конечно, это происходит в том случае, если ошибки не исправлять и вопросы не решать. Контроль позволяет фиксировать и исправлять ошибки до того, как их последствия приведут к кризису;
3) выявляются не только (и не столько) ошибки, сколько успехи. Контроль позволяет определить направления деятельности, которые наиболее перспективны.
Во-первых, контроль как управленческое (или, шире — как социальное) действие вызывает негативное отношение к себе со стороны и контролируемых, и контролирующих, а общая «нелюбовь» психологически сближает людей, делая контроль проформой. Во-вторых, если контроль — это сравнение того, что есть, с тем, что должно быть, значит, контролировать может только человек, который знает, что должно быть. Он доводит это до сведения подчиненных. И, конечно, он имеет достоверную информацию о состоянии дела, т.е. знает, что есть. Из этого следует очень важный вывод: своевременные подсказка, совет, информирование и корректирование действий сотрудников с учетом их права на ошибку есть несомненная услуга, которую шеф оказывает свои»; подчиненным. И это сближает людей, но уже не в негативном («нелюбовь» к контролю), а в позитивном смысле.
Также фактические методы контроля выполняют ряд функций.
Выявление отклонений включает в себя широкий спектр деятельности: установление отклонений в исполнении законов в части использования средств государственного бюджета; в формировании доходной части и использовании расходной части бюджета; в сфере финансовой деятельности министерств, ведомств, предприятий и организаций.
Анализ причин отклонений предполагает исследование фактов, определивших то или иное отклонение, установление персоналий, ответственных за отклонение.
Функция коррекции заключается в разработке предложений по устранению выявленных отклонений в процессе формирования и исполнения бюджета, а также процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций.
Функция превенции. Важной предпосылкой развития и основой укрепления эффективности контрольной деятельности является профилактическая работа, цель которой — выявление причин и условий совершения правонарушений и их последующее устранение с целью недопущения новых противоправных действий, снижения их уровня в обществе.
Список литературы
1. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: Учеб.пособие. под ред. проф. М.В. Мельник .-М.:ИНФРА-М,1009-346с.
2. Мельник М.В.Ревизия и контроль: учеб.пособие. М.:КНОРУС 2006.-520с.
3. Белуха Н.Т. Контроль и ревизия в отраслях народного хозяйства. — М.: Финансы и статистика, 2002.-456с.
4. Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Практика контроля и ревизии: учебное пособие. — М.: КНОРУС, 2005.-259с.
5. Маренков Н.Л. Контроль и ревизия. Ростов на Дону: Феникс, 2004.-433с.
6. Мельник М.В., Пантелеев А.С, Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие // Под ред. проф. М.В. Мельник. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003.-356с.
7. Крамаровский Л.М. Ревизия деятельности производственного предприятия. — М.: ЭКСМО-ПРЕСС, 2001.-432с.
8. Маренков Н.Л. Ревизия и контроль для студентов вузов. — Ростов на Дону: Феникс, 2004.-356с.
9. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебное пособие. — М: Новое знание, 2003.-421с.
1