Учёт расчётов с подотчётными лицами (работа 8)

Содержание

Введение

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

2. Аналитический и синтетический учет

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

4. Служебные командировки по России и за рубеж

4.1.Документальное оформление командировки

4.2. Сроки служебных командировок

4.3.Рабочее время и время отдыха командированного

4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата

суточных

4.5. Временная нетрудоспособность командированного

4.6. Отчет работника о командировке

4.7. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные сумм

4.8.Гарантии и компенсации при командировках

5. Представительские расходы

5.1. Оформление первичных документов

5.2. Бухгалтерский учет

5.3. Налогообложение и налоговый учет

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции .

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет . Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

    руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

    руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге . Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2009 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2009 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2009 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные командировки по России и за рубеж

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

    покупкой материально-производственных запасов;

    осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

    подготовкой и повышением квалификации работников;

    участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

    другими аналогичными нуждами.

4.1 Документальное оформление командировки

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

- приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание (форма N Т-10а).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 N 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Позже такая позиция была изложена в Письме Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442.

Мы же рассмотрим ситуацию, когда составляется командировочное удостоверение.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1998 N 62).

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ фирма обязана ему оплатить:

- стоимость проезда;

- расходы по найму жилья;

- суточные;

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции N 62).

- иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

- командировочное удостоверение или приказ о командировании;

- документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

4.2 Сроки служебных командировок

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

4.3 Рабочее время и время отдыха командированного

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

4.4 Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных

Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения,

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;

г) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

- стоимость завтраков;

- услуги химчистки;

- пользование минибаром и т.п.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Суточные выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

4.5 Временная нетрудоспособность командированного

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (550 руб., кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

4.6 Отчет работника о командировке

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

4.7 Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

Удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ).

Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).

Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

4.8 Гарантии и компенсации при командировках

За время нахождения в командировке нужно начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды (это право закреплено ст. 167 ТК РФ). Также следует отметить, что за работником сохраняется и место работы. Средний заработок сохраняется за сотрудником за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным до настоящего времени постановлением Минтруда РФ от 17.05.2000 № 38 «О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах». Как известно, срок действия этого порядка продлен и на 2003 год распоряжением Правительства РФ от 21.11.2001 № 1552-р.

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику выплат и фактически отработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре (ст. 139 ТК РФ). При определении количества дней нахождения работника в командировке нужно учитывать: день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующие сутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них (п. 7 инструкции № 62). По аналогии определяется и день приезда.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

5. Представительские расходы организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

5.1 Оформление первичных документов

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.

5.2 Бухгалтерский учет

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. п. 5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты

Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС

Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

5.3 Налогообложение и налоговый учет

"Входной" НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 N 03-04-11/165).

Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112).

Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

Бухгалтерский начальный баланс

Актив

Пассив

Счет

Сумма

Счет

Сумма

01

1250

02

87

04

250

05

36

10

487

60

189

19

115

67

540

20

452

68

1250

23

174

70

87

28

99

80

36

41

132

82

487

43

210

83

1115

50

14

99

452

51

1215

518

52

65

62

84

71

250

Итого:

4797

Итого:

4797
Журнал регистрации хозяйственных операций

Содержание хозяйственной операции

Сумма

Корреспондирующие

Счета

Тип изменения

в Балансе

Дебет

Кредит

На расчетный счет зачислен долгосрочный кредит банка

30

51

67

III

От поставщиков получены материалы

15

10

60

III

С расчетного счета перечислены деньги в кассу

125

50

51

I

За счет прибыли был пополнен резервный капитал

80

99

82

II

Реализованы покупателям товары

43

62

41

I

С расчетного счета оплачено поставщикам за материалы

15

60

51

IV

Из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хозяйственные расходы

11

71

50

I

За счет средств расчетного счета пополнен валютный счет

24

52

51

I

Начислена заработная плата работникам основного производства

70

20

70

III

Из начисленной оплаты труда удержан подоходный налог, 13%

9

70

68

II

Списан на убытки допущенный в производстве брак

35

99

28

IV

В кассу поступили деньги от покупателей за товары

43

50

62

I

За счет прибыли начисленный дивиденды учредителям

99

99

75

II

Из кассы выдана начисленная заработная плата

61

70

50

IV

С расчетного счета перечислены налоги в бюджет

37

68

51

IV

Поставлены на учет купленные подотчетным лицом материалы

10

10

71

I

Из основного производства сдана на склад готовая продукция

156

43

20

I

С расчетного выплачены дивиденды учредителя

99

75

51

IV

Излишек денег в кассе сдан на расчетный счет

45

51

50

I

На затраты основного производства списаны материальные ценности

64

20

10

I

Сальдовая оборотная ведомость

Номер и наименование счета

Сальдо начальное

Обороты

Сальдо конечное

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

01

1250

__

__

__

1250

__

02

__

87

__

__

__

87

04

250

__

__

__

250

__

05

__

36

__

__

__

36

10

487

__

25

64

448

__

19

115

__

__

__

115

__

20

452

__

134

156

430

__

23

174

__

__

__

174

__

28

99

__

__

35

64

__

41

132

__

__

43

89

__

43

210

__

156

__

366

__

50

14

__

168

117

65

__

51

1215

__

75

300

990

__

52

65

__

24

__

89

__

60

__

189

15

15

__

189

62

84

__

43

43

84

__

67

__

540

__

30

__

570

68

__

1250

37

9

__

1222

70

__

87

70

70

__

87

71

250

__

11

10

251

__

75

__

36

99

99

__

36

80

__

487

__

__

__

487

82

__

1115

__

80

__

1195

83

__

452

__

__

__

452

99

__

518

214

__

__

304

Итого

4797

4797

1071

1071

4665

4665

Бухгалтерский конечный баланс

Актив

Пассив

Счет

Сумма

Счет

Сумма

01

1250

02

87

04

250

05

36

10

448

60

189

19

115

67

570

20

430

68

1222

23

174

70

87

28

64

75

36

41

89

80

487

43

366

82

1195

50

65

83

452

51

990

99

304

52

89

62

84

71

251

Итого:

4665

Итого:

4665

Заключение

Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

Список использованной литературы:

    Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2.

    Налоговый кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2006.

    Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2005.

    План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России

№ 94н от 31.10. 2000.

    О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96.

    Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.

    Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26.

    Бухгалтерская и финансовая отчетность :состояние и анализ. П.И. Камышанов ,Москва 2007.

    Бухгалтерский учет: Учебное пособие/ В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова, Издание 3. 2007.

10. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для вузов/ С.Н.Гришкина, М.И.Литвиненко, О.В.Рожнова. – Москва: ИД «Юриспруденция», 2006.

11. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

12. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2005.

13. Ларичев А. Ю. В командировку со средним заработком // Газета «Учет. Налоги. Право» № 23, 17-23 июня 2003.

14. Ларичев А. Ю. Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета «Учет. Налоги. Право» № 14, 15-21 апреля 2008.

15. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгал-

терский учет № 7, 2007.