Учет документов на предприятии

Содержание

1. Введение

1.1 Делопроизводство

1.2 Документ и реквизиты

1.3 Организация службы делопроизводства

1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства

2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов

2.1 Правила учёта документов на предприятии

2.2 Контроль исполнения документов

2.3 Программы при ведение учёта на ПК

3. Заключение

Список литературы

1. Введение

1.1 Делопроизводство

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Предмет «Делопроизводство» является специальной дисциплиной учебного плана при подготовке по профессиям «Секретарь – машинистка», «Секретарь», «Секретарь- референт». Термин «Делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Учёт – установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Регистрация с занесением в списки лиц, состоящих где-нибудь. Принятие во внимание чего-нибудь, при учёте всех обстоятельств.

Контроль – цифровые показатели, указывающее количественные пределы выработки плановой продукции, сбора средств, расхода их и т.п., а также проверка и наблюдение с целью проверки (общественный контроль, госконтроль, система государственных органов проверки и т.п.).

Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством».

Условно работу секретаря можно разделить на две чести:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) организационная работа (бездокументальное обслуживание), обычно на эти работы секретарь тратит от 55 до 60% своего рабочего времени.

Документы нужно не только составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится, прежде всего, работе с документами. Которая требует специальных знаний и навыков, например: знание ГОСТа Р 6.30-2003; умение составлять и оформлять документы и др.

1.2 Документ и реквизиты

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Чёткое оформление и работа с документами гарантируют организации её устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнёрами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно, отсутствие или не правильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами. Страницы номеруются со второй, посередине верхнего поля и арабскими цифрами - без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов-«с», стр.

Бланки могут быть изготовлены типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии, также средств вычислительной техники. Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Устанавливают два варианта реквизитов на бланках: угловой и продольный. В пределах границ зон расположения, реквизиты - размещают одним из способов:

- центрированным - начало и конец каждой из строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизита.

- флаговым - каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов.

1.3 Организация службы делопроизводства

Делопроизводство как часть управления. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя.

Организация труда работников службы делопроизводства должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1. Чёткое организационное построение службы делопроизводства, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы делопроизводства, является нормативная численность занятых в ней работников;

2. Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов – инструкции по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3. Нормирование труда работников службы делопроизводства, которое призвано обеспечить нормальную загрузку сотрудников в течении рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника.

4. Внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;

5. Рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависти работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6. Организационное и методическое руководство службы делопроизводства.

Один из способов улучшения организации труда – взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за полученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства

2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов

2.1 Правила учёта документов на предприятии

Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:

- входящие – поступающие;

- создаваемые – внутренние и отправляемые.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

- приём поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);

- исполнение документа.

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:

- первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов;

- второе – заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов – процедура регистрации документов состоит из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение регистрационной формы.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

- 01 - индекс структурного подразделения;

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах – традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.

2.2 Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Исполнение предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль бывает двух видов:

1. контроль по существу решения вопроса – это оценка правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;

2. контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или службой ДОУ.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием постановки документов на контроль является его содержание.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Срок исполнения – это период времени, который отводится на исполнение документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его исполнения.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: с даты поступления документа в организацию (для входящих документов), для внутренних и поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения).

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Сроки исполнения могут быть типовые и индивидуальны.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определённых, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с действующим законодательством и Примерным перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководством учреждения; они указываются в самом документе или фиксируются в резолюции.

При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются его содержание и практические возможности учреждения по решению конкретного вопроса. Срок исполнения документа может быть продлён, только одним лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до его истечения. В противном случаи документ считается неисполненным в срок.

Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествовавшего нерабочему дню. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Её назначение – напоминание исполнителю о том, что исполнение документа контролируется.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям. Исполнение документа оформляется реквизитом «отметка об исполнении и направлении документа в дело» (реквизит 28).

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной картотеки, или в регистрационном журнале. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

2.3 Программы при ведение учёта на ПК

Основные программы, которые используются на персональном компьютере при ведение учёта, это программы Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint и Microsoft Outlook.

3. Заключение

Учёт документов на предприятии – является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Контроль за исполнением документов – и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Список литературы

Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А.Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия». 2007. – 224 с.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. Кудряева В.А.. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Исправ. и доп. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Давыдова Ж.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: Тетрасистемс, 1998.

Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие – М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Изд-во ЭКМОС, 1999.

Интернет ресурсы

Документальное обеспечение управления и технология создания документов. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm

Документационное обеспечение управления: Методические указания к практическим занятиям. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620

Современное деловое письмо. http://delopro.info/?%0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO

Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df

Делопроизводство + http://delpro.narod.ru/index.html

Основы делопроизводства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161

PRO-Секретариат объединяет профессионалов. http://www.sekretariat.ru/

Секретарь-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/

Энциклопедия делопроизводства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php

Нормативные документы по делопроизводству. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php