Служба документационного обеспечения управления (работа 1)
Содержание
Ведение……………………………………………………………………………
ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………
1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия……
1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………
1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..
1.5. Квалификационный состав………………………………………………..
ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………
2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………
2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...
2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………
2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….
2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……
2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...
2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..
2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….
2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..
Заключение ……………………………………………………………………...
Список использованной литературы…………………………………………...
Приложение………………………………………………………………………
Введение
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.
По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.
Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.
Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.
ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи
«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».[26,с.213]
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия
• Конституция Российской Федерации.
• Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).
• Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).
• Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».
• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».
• Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).
• Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).
• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».
• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).
• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».
• ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).
• ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:
• положением о службе ДОУ;
• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
• инструкцией по ДОУ;
• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
• документами планирования и отчетности;
• должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы —
частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.
1.4. Организационная структура и численный состав службы
Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.
Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
«На государственных предприятиях (объединениях) — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:
а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.
В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлением. В акционерных обществах — учредительной конференцией. В кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются:
а) секретариат;
б)канцелярия;
в) группа контроля;
г) протокольная группа;
д) группа совершенствования работы с документами;
е) группа писем (жалоб);
ж) машинописное бюро;
з) копировально-множительное бюро;
и)архив.
В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».[23,c.134]
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:
• секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;
• инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;
• отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;
•
центральный
архив (архив).
Рис.1. Примерная организационная структура управления делами
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе которых находятся:
• группа (отдел) учета и регистрации;
• группа (отдел) контроля;
• группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
• группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);
• секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (рис. 3).
Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия
Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе которых находятся:
• секретариат;
• канцелярия (группа делопроизводства);
• группа контроля;
• протокольная группа;
• группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
• группа рассмотрения писем (жалоб);
• машинописное бюро;
• копировально-множительное бюро;
•
архив.
Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела
Определение численного состава службы ДОУ — по структурным подразделениям и в целом — рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:
• объем документооборота;
• основные виды управленческих документов;
• периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.
Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)
1.5. Квалификационный состав
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)
ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ
2.1.Штатное расписание предприятия
Штатное расписание — это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.
Указанная форма — форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) — предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.
Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:
• наименование предприятия;
• его код по ОКПО;
• дата введения в действие штатного расписания;
• дата и номер документа;
• дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;
•численность штата в единицах;
• размер фонда заработной платы (в рублях);
• наименование структурного подразделения;
• наименование профессии (должности) работника;
• количество штатных единиц;
• размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)». [1,с.9]
2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, представленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приводится в приложении 3 к настоящему пособию.
Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном отделе, функционирующем на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функционирующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)
2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления
При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, — например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
( Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)
При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).
2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ
Инструкция по виду деятельности — нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке ведения служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».
Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.
2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ
Инструкция по организации рабочих мест — нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.
Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.
Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.
Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.
2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ
Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществляется на основе соответствующих документов — нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти — нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:
• определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;
• устанавливаются должностные обязанности работников;
• распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).
В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:
• временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);
• временные затраты на выполнение отдельных видов работ — в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).
«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.
Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы — например, лист, коробка, папка, дело.
Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».[13,С.213]
2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ
«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов — планов, отчетов — является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы — это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)». [23,С.139]
Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:
• показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;
• основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;
• цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).
На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.
Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.
Отчет — это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.
Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан — в приложении 6 к настоящему пособию.
2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ
Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.[3,С.12]
Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:
• разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;
• изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;
• обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;
• обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.
Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.
2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ
«Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству». [23,С.141]
Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:
• задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
• порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;
• профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:
• предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
• перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).
В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:
• связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
• предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
• требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• касающиеся порядка исполнения поручений;
• затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.
Заключение
Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Список использованной литературы:
Нормативные акты
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.
ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
Учебная литература
Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004
Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000
Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005
Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004
Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003
Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003
Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996
Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003
Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006
Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003
Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005
Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005
Приложение
Таблица 1
Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)
по виду работ по ДОУ
|
№п/п |
Наименование вида работы |
№ нормы |
Ед. изм. |
Объем за год |
Значение нормы, ч |
Затраты, чел.-ч |
|
1 |
Обработка входящих документов |
3.1.2.1 |
10 док. |
10000 |
0,65 |
650 |
|
2 |
Обработка исходящих документов |
3.1.2.5 |
10 док. |
10000 |
0,80 |
800 |
|
3 |
Контроль исполнения документов |
3.1.3.1 |
10 док. |
8000 |
0,80 |
640 |
|
4 |
Разработка норм.-мет. пособий |
3.2.1.1 |
1 авт. л |
10 |
72,5 |
725 |
|
5 |
Исполнение тематич. запросов |
3.2.4.1 |
1 запр. |
400 |
24,1 |
9640 |
|
6 |
Проведение проверки организации работы в подразделениях |
3.2.6.1 |
1 пров. |
10 |
19,6 |
196 |
|
ИТОГО чел.-ч: |
12651 |
Примечания.
СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку — учетный коэффициент со значением 1,1.
Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв =13916: 2006 = 7 ед.
Таблица 2.
Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек
|
№п/п |
Наименование профессии (специальности) |
Штатная категория |
Кол-во штатных ед. |
Примечание |
|
I |
Административная группа — управление службы ДОУ |
|||
|
1 |
Начальник службы |
Руководитель |
1 |
|
|
2 |
Заместитель начальника службы |
Руководитель |
1 |
Может не вводиться |
|
3 |
Инспектор по контролю исполнения поручений |
Специалист |
1 |
|
|
4 |
Документовед |
Специалист |
1 |
|
|
5 |
Секретарь-машинистка |
Техн. исполн. |
1 |
Может не вводиться |
|
№п/п |
Наименование профессии (специальности) |
Штатная категория |
Кол-во штатных ед. |
Примечание |
|
II |
Группа технической подготовки и тиражирования документов |
|||
|
1 |
Начальник группы |
Руководитель |
1 |
Может не вводиться |
|
2 |
Старшая машинистка — оператор ПК |
Техн. исполн. |
1 |
|
|
3 |
Машинистка — оператор ПК |
Техн. исполн. |
2-5 и более |
Зависит от объема работы |
|
III |
Группа делопроизводства |
|||
|
1 , |
Начальник группы |
Руководитель |
1 |
Может не вводиться |
|
2 |
Ст. делопроизводитель |
Техн. исполн. |
1 |
|
|
3 |
Делопроизводитель |
Техн. исполн. |
2-5 и более |
Зависит от объема работы |
|
IV |
Группа хранения документов |
|||
|
1 |
Начальник группы |
Руководитель |
1 |
Может не вводиться |
|
2 |
Старший архивариус |
Техн. исполн. |
1 |
|
|
3 |
Архивариус |
Техн. исполн. |
2-5 и более |
Зависит от объема работы |
|
V |
Группа обеспечения |
|||
|
1 |
Начальник группы |
Руководитель |
1 |
Может не вводиться |
|
2 |
Секретарь-стенографист |
Техн. исполн. |
1-2 |
|
|
3 |
Экспедитор-курьер |
Техн. исполн. |
1-2 |
|
|
ИТОГО: |
В целом по службе ДОУ |
По категориям |
||
|
Руководитель |
Специалист |
Техн. исполн. |
||
|
15-26 |
1-6 |
2 |
12-20 и более |