Проектна документація до створення автоматизованих систем обробки інформації і використання її у контрольно-аудиторському процесі

Проектна документація до створення АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ і використання її у контрольно-аудиторському процесі

Функціонування АСОІ для управління і контролю господарської діяльності дає змогу у процесі ревізії й аудиту автоматизувати пошук інформації, що знаходиться у базах даних контрольованого підприємства, а також розв'язувати на ЕОМ задачі контролю методом пакетної обробки.

За методом пакетної обробки певна кількість інформації об'єднується в пакет за ознакою контролю і передається по каналах зв'язку за один сеанс. Завдання і його розв'язання фіксуються на позамашинному запам'ятовуючому пристрої.

Після повного завершення завдання або за спеціальним запитом абонента, яким є ревізор, аудитор, ЕОМ видає відповідь. Обробка інформації здійснюється стандартними засобами операційної системи, що сприяє прискоренню проведення ревізії, аудиту і підвищує наукову обґрунтованість її висновку.

Обробка інформації на ЕОМ для використання у контрольно-аудиторському процесі включає алгоритмізацію і постановку задач, які мають бути компетенцією ревізора, аудитора, розв'язання задач і видавання обробленої інформації для доказу недоліків у господарській діяльності, узагальнення висновків, розробку рекомендацій до усунення недоліків, виявлених ревізією й аудитом.

Виконання зазначених процедур на ЕОМ можливе в умовах функціонування як діючих АСОІ на різних рівнях управління народного господарства, так і знову створюваних АСОІ.

Ревізори, аудитори як користувачі інформації повинні володіти методикою алгоритмізації і постановки задач для подальшого програмування їх і розв'язання на ЕОМ спеціалістами іншої галузі (програмістами, системотехніками, інженерами-електронщиками).

Постановка задачі - це формулювання початкових посилань, необхідних для розв'язування задачі, і описання її математичного змісту.

У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть, зміст постановки, періодичність розв'язання, зв'язок задачі з іншими задачами, організація збирання початкових даних або використання наявних у базах даних, часові обмеження на видавання розв'язку задачі.

Ревізору й аудитору необхідно володіти методичними прийомами постановки задач, які стосуються господарської діяльності, для перевірки достовірності даних, що видає ЕОМ при автоматизованій обробці обліково-економічної інформації, а також для формулювання задач, розв'язання яких на ЕОМ зумовлене потребою ревізії, аудиту.

В зв'язку з цим аудитор повинен глибоко вивчити інформаційне забезпечення АСОІ - сукупність засобів І методів побудови інформаційного фонду.

Рис. 1. Структура інформаційного забезпечення контролю й аудиту

Структура інформаційного забезпечення для АСОІ управління і контролю (рис. 1) включає такі фонди:

позамашинні - класифікація і кодування інформації (класифікатори, номенклатури-цінники, тезаурус та ін.), первинні документи, що відображують процеси господарської діяльності або стан контрольованих об'єктів, інструктивно-методична інформація (інструкції, методики з контролю й аудиту господарської діяльності), нормативно-довідкова (норми і нормативи, розцінки, ставки), планово-договірна (виробничо-фінансовий план, господарські договори, товарне забезпечення, кон'юнктура ринку та ін.);

внутрішньомашинні - складаються з інформаційної бази (первинна, проміжна і вихідна інформація для розв'язання задач контролю господарської діяльності) і програм керування інформаційними фондами (організація, накопичення, ведення і доступ до даних).

У процесі аудиту з позамашинних масивів інформації через ЕОМ можна одержати нормативно-довідкову, планово-договірну та іншу інформацію і використати її разом із внутрішньомашинними масивами інформації для виявлення недоліків у господарській діяльності контрольованого підприємства і розробити науково обґрунтовані рекомендації до її вдосконалення.

Використання інформаційного забезпечення АСОІ в контрольно-аудиторському процесі залежить від компетентності ревізорів і аудиторів з питань лінгвістичного забезпечення - сукупності мовних засобів для спілкування людини з машиною у вирішенні завдань планування, контролю й аудиту, обліку й аналізу господарської діяльності.

Цей вид забезпечення складається з інформаційних мов для описання первинної документації, показників, реквізитів та інших структурних одиниць інформаційного фонду; мов управління і маніпулювання даних інформаційної бази АСОІ; мовних засобів інформаційно-пошукових систем; діалогових мов спеціального призначення; інших спеціалізованих мов. Крім того, до лінгвістичного забезпечення належать терміни і визначення, які використовуються в процесі вирішення завдань фінансово-господарського контролю і аудиту.

Це забезпечення поряд із створенням інформаційного комфорту в проведенні ревізії й аудиту дає змогу уникнути термінологічних некоректностей, які призводять до інформаційної збитковості викривлення показників господарської діяльності.

Наприклад, показник продуктивності праці одного працівника в спеціальній літературі і практиці нерідко називають як виробіток одного працівника, навантаження на нього, хоч характеризують вони один економічний показник - використання праці.

Якщо показник не матиме лінгвістичної уніфікації (однозначності), то в процесі обробки даних на ЕОМ буде припущено викривлення інформаційного забезпечення контролю й аудиту.

Повний цикл обробки даних для контролю й аудиту її АСОІ передбачає такі етапи:

збирання, передавання і підготовку до введення в ЕОМ первинної інформації;

введення, накопичення та обробку інформації;

виведення і передавання результатів обробки інформації користувачу.

Раціональна обробка даних залежить від якості проектних рішень, які об'єднують весь цикл робіт з обробки інформації на ЕОМ.

Нагромаджений досвід проектування АСОІ для розв'язання економічних задач дає змогу перейти від індивідуальних проектів до типових.

В основу їх покладено типізацію економічних задач за найважливішими комплексами - плануванням, обліком і аналізом, контролем і аудитом господарської діяльності.

Типове проектування застосовується при створенні функціональних підсистем АСОІ "Перспективне планування", "Поточне планування", "Оперативне планування", "Бухгалтерський облік і аналіз господарської діяльності", "Контроль і аудит" та ін.

Проте створення важливої підсистеми "Контроль і аудит господарської діяльності" перебуває на етапі розв'язання локальних задач, які не охоплюють у комплексі діяльність підприємства, що знижує дієвість контролю, його активний вплив на результати господарювання.

Зазначених недоліків можна уникнути складанням типових проектів, які охоплювали б завдання контролю й аудиту в управлінні підприємством.

Галузевими керівними методичними матеріалами встановлено такі стадії проектування АСОІ:

передпроектну - розробка техніко-економічного обґрунтування (ТЕО) і технічного завдання (ТЗ) на створення АСОІ;

проектну - розробка технічного і робочого проектів або техноробочого проекту АСОЗ;

впровадження - дослідне експериментування і здавання проекту в експлуатацію.

Документація, яку розробляють на всіх стадіях проектування АСОІ, в процесі контролю й аудиту використовується як джерело інформації для перевірки діяльності підприємства, а також як об'єкт контролю ефективності застосування ЕОМ в управлінні і виробництві цього ж підприємства.

На передпроектній стадії обстежують об'єкт автоматизації, складають техніко-економічне обґрунтування (ТЕО), в якому обґрунтовують економічну доцільність створення АСОІ.

ТЕО є передпроектним документом, де на основі збирання й аналізу даних, що характеризують обсяги економічної інформації, які підлягають автоматизованій обробці, зазначають, у чому виявлятиметься економічна ефективність АСОІ.

Зокрема, це може бути поліпшення інформаційного забезпечення господарського механізму з метою підвищення ефективності господарської діяльності підприємства (збільшення обсягу виробництва, поліпшення якості продукції, зростання рентабельності), зменшення трудомісткості виробництва і непродуктивних витрат.

Тут же обґрунтовують основні рішення щодо функціональних і забезпечуючих підсистем, визначають затрати й економічну ефективність АСОІ.

На основі ТЕО розробляють технічне завдання (ТЗ) на створення АСОІ, в якому зазначають черговість розробки системи.

Об'єкт автоматизації обстежують відповідно до програми, що передбачає весь перелік робіт, які слід виконати. Результати обстеження оформляють у вигляді текстового матеріалу, в якому відображують недоліки організації виробництва, методології, планування, обліку, контролю й аудиту, визначають напрями удосконалення досліджуваних процесів (рис. 2).

Особливу увагу на передпроектній стадії приділяють обстеженню потоків і складу інформації, уніфікації термінології, яка застосовується з метою забезпечення смислової єдності інформації, визначенню обсягів інформації, що використовується для контролю й аудиту, розробці схем документообороту й інформаційних зв'язків.

На проектній стадії АСОІ розробляють або в дві стадії - технічний і робочий проекти, або в одну - техноробочий проект.

Стадійність розробки проектної документації залежить від особливостей прийнятих методик і засобів проектування (наявність типових проектних рішень, пакетів прикладних програм та ін.), галузевих особливостей підприємства.

Техноробочий проект розробляють при наявності типових проектних рішень і пакетів прикладних програм, які забезпечують створення АСОІ. Стадійність проектування визначають при затвердженні технічного завдання.

При описуванні у проектній документації процедур обробки інформації в АСОІ для наочності зображення використовують структурні схеми, які компонують за допомогою спеціальних шаблонів. Використання в процесі проведення ревізії й аудиту фінансово-господарської діяльності проектної документації на підприємствах, де впроваджено АСОІ, подано в табл. 1.

Рис. 2. Оргограма передпроектного обстеження при розробці АСОІ

Отже, використання у процесі ревізії й аудиту проектної документації із створення АСОІ дає змогу визначити не тільки фактичну ефективність застосування ЕОМ у фінансово-господарському контролі, а й встановити достовірність даних про виконання планів виробничої і господарської діяльності, стану управління, додержання чинного законодавства і нормативних актів при здійсненні господарських операцій, а також використати бази даних для застосування

Таблиця 1.

Документи із створення АСОІ, призначення і використання їх у контрольно-аудиторському процесі

Найменування документа	Призначення	Використання в контрольно-аудиторському процесі
Технічне завдання
(ТЗ) на проектування АСОІ	Визначення параметрів проектування АСОІ, черговості виконання робіт, вартості їх і строків	Вивчення стану планування, обліку, контролю й аудиту господарської діяльності підприємства, де створюється АСОІ. Ознайомлення з проектними рішеннями, розробка раціонального документообороту, оптимізація інформаційних зв'язків, інформаційного забезпечення управління після впровадження АСОІ
Технічний проект
Організаційна структура управління	Відображення контуру управління і пропозиції щодо його удосконалення в АСОІ	Вивчення оптимальності управління підприємством, яке контролюється
Описання постановки і розв'язання задач	Характеристика економічних задач, алгоритми розв'язання їх і розробка вихідних машинограм	Встановлення взаємозв'язків показників фінансово-господарської діяльності, відображених у вхідній і вихідній інформації
Інформаційна база	Описання інформації, яка зберігається на машинних носіях	Одержання в запитному режимі даних, необхідних для ревізії й аудиту діяльності підприємства
Система класифікації і кодування	Описання класифікаторів інформації АСОІ	Групування об'єктів контролю за кодовим позначенням із використанням інструкції про порядок внесення змін і доповнень до класифікатора конкретного документа
Альбом первинної документації і вихідних машинограм	Уніфікація і стандартизація первинної документації, пристосованої до машинної обробки. Стандартизація вихідних машинограм для управління підприємством	Перевірка за формою і змістом документації, яка вводиться в систему машинної обробки і видається користувачам після обробки за змістом
Робочий проект
Інструкція щодо збирання, реєстрації, попередньої обробки, контролю і видавання інформації	Встановлення єдиної технології підготовки даних і введення їх в обчислювальну систему	Визначення достовірності первинної інформації для машинного перетворення відповідно до вимог управління підприємством
Інструкція щодо ведення первинної документації	Визначення єдиної методики оформлення первинними документами господарських операцій відповідно до вимог АСОІ	Встановлення достовірності відображення господарських операцій у первинних документах
Інструкція щодо приймання інформації на обчислювальному центрі (установці)	Правила комплектування документації і передавання її для машинної обробки	Збереження і достовірність документації, яку передають на обчислювальну установку для перетворення в АСОІ
Інструкція щодо порядку ведення архіву документів на обчислювальному центрі (установці)	Правила приймання документів поточного зберігання в АСОІ	Забезпечення даних від несанкціонованого доступу з метою викривлення їх або викрадення документів
Інструкція щодо використання вихідних машинограм	Пояснення користувачу про призначення машинограм і застосування їх у плануванні, обліку, контролі й аудиті господарської діяльності	Повнота і правдивість відображення господарських операцій в облікових регістрах, які складають машинним способом
Класифікатор інформації	Правила класифікації і кодування інформації, розподіл чисельності об'єктів на групи, правила кодування об'єктів, методик сполучення локальних, галузевих і загальнодержавних класифікаторів. Описання структури і довжини кодових позначень об'єктів, порядку розташування знаків і правил утворення кодового відображення	Декодування об'єктів контролю й аудиту, взаємна погодженість і достовірність відображення їхнього обліку, звітності й оцінки господарських операцій та діяльності в цілому

ЕОМ у контрольно-аудиторському процесі. Все це сприятиме не тільки обґрунтуванню правопорушень, а й розробці заходів щодо інтенсифікації виробництва, запобіганню недолікам у діяльності підприємства, зміцненню маркетингових відносин в умовах ринку.