Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІНСТИТУТ КОСМІЧНОГО ТА ПОВІТРЯНОГО ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ ЮРИДИЧНИЙ

ПРОБЛЕМИ ДІЛОВОДСТВА НА СТОРІНКАХ

ЖУРНАЛУ "КАДРОВИК УКРАЇНИ"

Науковий керівник

старший викладач

БАРАБАШ С.М.

Курсова робота студента 2-го курсу

гр. 207, денної форми навчання

БРОВЕНКА АРТЕМА ОЛЕКСАНДРОВИЧА

КИЇВ 2009

Зміст

Перелік умовних позначень, символів, скорочень і термінів

Вступ

Розділ 1. Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління

1.1 Розділи журналу та їх тематика

1.2 Питання діловодства в журналі "Кадровик України"

Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів

2.1 Вимоги до тексту документів

2.2 Реквізити документів

2.3 Бланки та особливості їх оформлення

2.4 Класифікація документів

Розділ 3. Службові та розпорядчі документи

3.1 Оформлення заяви

3.2 Вимоги до автобіографії

3.3 Реквізити характеристики

3.4 Рекомендаційний лист

3.5 Основні вимоги до розпорядчих документів

Висновки

список використаних джерел та літератури

Додатки

Перелік умовних позначень, символів, скорочень і термінів

КЗпП Кодекс законів про працю

"КУ" "Кадровик України" (журнал)

ДСТУ Державний стандарт України

ЄДРПРПОУ Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України

ДК Державний класифікатор

М П Місце печатки

"К" Контроль

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми. На сучасному етапі розвитку неможливо уявити діяльність будь-якого об’єкту без належного оформлення документу.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Документ - складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати його суть - це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів - систем.

Велика кількість документів вимагає сучасних підходів до їх ведення та оформлення.

Актуальність теми - сучасні форми роботи з різними видами документами, їх обробка та рух.

Об’єктом дослідження - документи, як основні носії інформації сучасного діловодства. Порядок оформлення та розміщення реквізитів різних видів документів.

Предмет дослідження - журнал "Кадровик України" за 2007-2009рр.

Мета теми - системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення та порядок оформлення різних документів. Організація оперативної обробки інформації.

Сучасний термін "документаційне забезпечення управління" є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства і журнал "Кадровик України" надає великий обсяг інформації з цих питань охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки.

Розділ 1. Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління

1.1 Розділи журналу та їх тематика

Журнал "Кадровик Україні" виходить з січня 2007 року - професійне видання нового покоління для кадровиків, менеджерів по персоналу, юристів і інших фахівців, що відповідають за ведення кадрової роботи. Кожного місяця на 128 сторінках лише актуальна практична інформація: останні зміни в законодавстві коментарі фахівців, трудове право, кадровий облік, соціальне страхування, професійні секрети управління персоналом і багато що інше. Матеріали доповнені прикладами з практики, зразками документів. Матеріал поданий по розділам.

Розділ "Моніторинг" інформує про нові закони України, постанови Кабінету Міністрів України, накази Міністерства праці і соціальної політики.

Повні тексти нормативно-правових актів за трудовим законодавством в розділі "Нормативно-правові акти".

В розділі "Коментарі фахівців" - провідні фахівці, експерти, розробники коментують положення і нових нормативно-правових актів.

Розділ "Судова практика" знайомить з постановами Верховного Суду України по широкому колу питань трудових стосунків.

Рубрика " Трудовий договір" інформує про порядок звільнення по кожній з підстав, передбачених КЗпП зі всіма нюансами і зразками відповідних документів.

"Робочий час" і "Час відпочинку" присвячені особливостям різних режимів робочого часу та тривалості щоденного і щотижневого відпочинку, перерв, вихідних, святкових і неробочих днів, оформлення різних видів відпусток - щорічних основного і додаткових, відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки без збереження заробітної плати.

"Соціальне страхування" знайомить з правилами оформлення відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами, по догляду за дітьми до досягнення ними трьох (шести) років, додатковий відпуск працівникам, що мають дітей, які документи слід для цього надати і яким буде розмір відповідної допомоги, які періоди зараховуються при численні страхового стажу для оплати листа непрацездатності. "Оплата праці" подає уявлення про умови і системи оплати праці, про розміри виплати надбавок і доплат, компенсації за невикористану відпустку.

В розділі "Умови праці" - детальна інформація про порядок надання пільг і компенсацій із зразками заповнених документів.

"Кадрові документи" і "Діловодство" - рубрики присвячені виключно питанням практики кадрової роботи, зразкам посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи, штатного розкладу, правил внутрішнього трудового розпорядку, всіх наказів по кадрових питаннях. Розміщення реквізитів на бланку, складання і оформлення всіх службових документів - від заяви, рекомендації, службової записки до наказу, акту, протоколу, а також про організацію діловодства на підприємстві і веденні архіву.

Мета рубрики "Школа HR" і " Сфера HR" - розкрити практичні основи роботи HR-менеджера та специфіку роботи на ринку в різних галузях. Тут розміщена інформацію по питаннях пошуку і підбору кадрів, мотивації, адаптації, навчання персоналу, зразки необхідних положень анкет, заяв.

Директори і менеджери по персоналу провідних компаній, керівники рекрутингових і консалтингових агентств розповідять про важливі моменти пошуку персоналу, його мотивації, адаптації і навчання в рубриці "Досвід фахівців".

1.2 Питання діловодства в журналі "Кадровик України"

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Як правильно організувати роботу служби діловодства та, зокрема, документообігу на підприємстві викладено в статті Л. Паланської "Окремі питання організації діловодства на підприємстві" ("Кадровик України" №1 2007р) В статті М. Лисюка "Діловодство з питань охорони праці на виробництві" розроблено документацію (на паперових носіях та в електронному вигляді), що встановлює та описує всі основні процедури системи управління охороною праці в їх взаємодії. Така документація має бути зручною для читання, легко ідентифікуватися, містити дати введення в дію, строки дії, строки зберігання тощо. ("КУ" №9 2008р.,№9 2009р)

Стрімкі зміни, що відбулися в економіці України, перехід до нових форм господарювання в різноманітних сферах діяльності зумовили значне зростання обсягів інформації, класифікованої як інформація з обмеженим доступом. Тому закономірною є нагальна потреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації, реалізувати яку покликане конфіденційне діловодство. ("КУ"№2007Г. Беспянська "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві").

Одну з найчисленніших груп документів становлять службові документи - довідки, доповідні, службові та пояснювальні записки що містять опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Це вид службових документів які представляють фіксовану на матеріальному носії довідково-аналітичну інформацію і змістовно та формально тяжіють до групування у справи поруч зі звітами, розпорядженнями, протоколами, доповідними записками, планами, листами з певного питання, доповнюючи, аргументуючи їх, обґрунтовуючи видання розпорядчого документа. У статті розглянуто основні види довідок, зокрема з кадрових питань, наведено перелік їх реквізитів та вимоги до тексту.

("КУ" №11, 2007р.,№1 2008 р. Г. Беспянська "Службові довідки: види, порядок складання і термін зберігання").

Документування управлінської інформації передбачає фіксування управлінських рішень різного рівня. Протоколювання діяльності відповідних колегіальних органів має на меті забезпечити фіксування рішень, прийнятих на засадах колегіальності. Основні вимоги до оформлення, реквізити протоколу, витягу з протоколу та оформлення на загальному чи спеціальному бланку в статті Г. Беспянської ("КУ"№4,№5 2008р)

Засвідчення документів, створених відділом кадрів (довідок про трудовий стаж, місце роботи та заробітну плату тощо) та копій документів, що видаються на руки громадянам, стороннім організаціям, органам влади, здійснюється шляхом їх підписання відповідною посадовою особою та проставленням печатки структурного підрозділу, а в окремих випадках - печатки підприємства. Печатка надає документу юридичної сили, засвідчує автентичність підпису посадової особи. Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби розповідається в статті А. Стрельнікова ("КУ"№12, 2008р)

Зі зростанням кількості документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бути обов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л. Паланської "Реєстрація службових документів".

Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів

2.1 Вимоги до тексту документів

Ефективне функціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі без постійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. ").

Фіксування інформації - обов'язковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певних рішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботи підприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінської діяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш за все якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено в розділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", схвалених протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.

Текст документа складають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

Під час складання тексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична і трафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основну частину, висновки.

У вступі слід подавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, з посиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовили написання документа, тощо.

В основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти.

Заключна частина має містити положення (прохання, пропозицію, вимогу), заради якого складено документ. Текст документа можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки).

Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволено написання великими літера ми всього заголовка).

Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.

Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками:

1. Розділ

1.1 Підрозділ

1.1.1 Пункт

1.1.1 1 Підпункт

Іноді після останньої цифри у номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

У службових документах можливе скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, установленими ДСТУ 3582-97 "Інформація та документація".

Тексти документів репрезентують офіційно-діловий стиль мови. Під час складання будь-якого документа слід дотримуватись основних вимог до текстів офіційно-ділового стилю.

2.2 Реквізити документів

Кожен документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Склад реквізитів установлює Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р № 55. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення та способу оброблення документа. Склад реквізитів документів за ДСТУ 4163-2003:

1 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

2 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

3 - зображення нагород

4 - код організації

5 - код форми документа

6 - назва організації вищого рівня

7 - назва організації

8 - назва структурного підрозділу організації

9 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складання або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації запис про державну реєстрацію.

Зображення Державного герба України відтворюють на бланках документів державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів (Додаток 3) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації

На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм. (Додаток 4)

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України (ст.7 Закону України "Про Автономну Республіку Крим" від 17 березня 1995 р. № 95/95-ВР).

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком.

Розміри зображення емблеми не обмежуються, але вона має бути не більшою ніж 17 мм.

Зображення нагород можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".

Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його зазначення дає змогу швидко передати інформацію засобами електрозв'язку та уникнути помилок, що можуть виникнути під час передавання назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту "Довідкові дані про організацію". На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ проставляють у спеціально позначених місцях.

Код організації е однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства.

Код форми документа проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024. ДК 010-98 містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації.

Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованих форм документів, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації. Наприклад, код наказу про звільнення - 0203008, у якому 02 - позначення класу (організаційно-розпорядча документація), 03 - позначення підкласу в межах даного класу (документація з управління кадрами), 008 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа Слід зазначити, що код документа використовують переважно в автоматизованих системах діловодства, тому необхідність фіксування такого коду підприємство вирішує самостійно і окремо для кожного виду, документа. Цей реквізит друкують 8-м кеглем над реквізитом "Назва виду документа".

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а якщо немає офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Реквізит розміщують над назвою організації, яка створює документ. (Додаток 5) Якщо організація має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня. (Додаток 6)

Назва організації має відповідати назві зазначеній в установчих документах.

Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою. (Додаток 7) Якщо документ підготовлено організаціями одного рангу,їх назви розміщують на одному рівні. (Додаток 8)

Назву структурного підрозділу організації або її територіального відділення, філії, особи зазначають на бланках внутрішніх документів (протоколів, актів, службових записок), якщо підрозділ є видавником документа, а його керівник або посадова особа має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації

Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні для контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, а в разі потреби - номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сторінки, дані про ліцензії, патенти тощо. (Додаток 9)

Поштову адресу вказують відповідно до пункту 58 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155. Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності:

повна назва підприємства;

назва вулиці, номер будинку, номер кімнати (офісу);

назва населеного пункту, району, області;

поштовий індекс. Назва виду документа має відповідати переліку форм документів, використовуваних в організації. Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (наприклад, бланк наказу) або надрукована під час оформлення документа. Розміщення на кутовому бланку (Додаток 10).

Дата документа - обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації тощо.

Дату документа проставляють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 26 січня 2007 року треба оформлювати 26.01.2007. Якщо день місяця або місяць складається лише з однієї цифри, то перед нею проставляють нуль 03.01.2007.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання, її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.

Для службових листів основною датою є дата їх реєстрації.

Реєстраційний індекс документа - це умовне цифрове чи літерно-цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації.

Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб,

Складові частини реєстраційного індексу відділяються одна від одної скісною рискою. Наприклад:

190/03-10, де 190 - порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 - індекс справи за номенклатурою;

02-583, де 02 - група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 - порядковий номер.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком. На початку кожного нового календарного (або навчального) року нумерацію поновлюють.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Його розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складання або видання документа вказують тоді, коли його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті "Довідкові дані про організацію".

Гриф обмеження доступу до документа засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Метою обмеження доступу до інформації, є захист державної або приватної проставляють у верхньому правому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа.

Адресат - реквізит, що містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням. Розміщується з правого боку на відстані 92 мм у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу.

Реквізит "Адресат" максимально може складатися з таких елементів:

назва організації-адресата (у називному відмінку);

назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

назва посади одержувача (у давальному відмінку);

прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;

поштова адреса.

Кожну зі складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів.

Гриф затвердження документа вказує на його засвідчення посадовою особою або іншим нормативним документом після підписання, а отже, визначає певний правовий чи нормативний статус документа. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, яке так і друкується великими літерами (без лапок), назви посади, підпису, ініціала (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. (Додаток 11) Дату і підпис власноруч проставляє тільки та особа, яку зазначено у грифі затвердження.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, яке друкується великими літерами (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ (у називному відмінку), його дати і номера. (Додаток 12)

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа (з відступом від межі лівого берега 104 мм). Крім того, гриф розташовують вище реквізиту "Назва виду документа", адже затверджується не лише текст документа, а він сам.

Резолюція - це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа.

Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. При написанні резолюції замість прізвища можна зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.

Заголовок до тексту документа містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа. Заголовок повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту й відповідати на питання "про що?", "кого?", "чого?", наприклад:

наказ (про що?) про створення ліквідаційної комісії;

посадова інструкція (кого?) помічника керівника;

протокол (чого?) засідання трудового колективу ВАТ "Славське";

положення (про що?) про відділ кадрів.

Заголовок формулює укладач тексту документа. Його розмішують без відступу від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа. Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм, або 28 друкованих знаків.

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Відмітку про контроль позначають літерою К або словом Контроль (без лапок), які проставляють від руки чи за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту. Для написання відмітки використовують червоний, синій, зелений чи інший яскравий колір.

Відмітку про наявність додатків розташовують під текстом документа без відступу від лівого берега. Додатки можуть бути трьох видів:

додатки, що є самостійними документами й надсилаються супровідним листом;

додатки, що пояснюють, доповнюють зміст основного документа;

додатки, що вводяться в дію або затверджуються розпорядчими документами.

На велику кількість додатків складають опис, а в документі після тексту посилаються на нього.

Якщо до розпорядчого документа є лише один додаток, то його не нумерують.

Підпис - реквізит службового документа, який надає йому юридичної сили і свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис розміщують або під текстом документа, або під відміткою про наявність додатка. Підпис складається з назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку, чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціала (-ів) і прізвища

Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега, а якщо є візи, то під ними. (Додаток 13) Якщо погодження здійснюється протоколом, рішенням, актом тощо, то гриф погодження оформлюють з відповідним відступом від межі лівого берега.

Візи документа - напис, зроблений посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду зі змістом. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціала (-ів) і прізвища особи, яка візує документ, а також із дати візування. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа нижче реквізиту "Підпис". Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.

Відбиток печатки організації про ставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток гербової печатки або круглої печатки, яка прирівнюється до гербової, ставлять на такі документи, як статут (положення) організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність, доручення тощо.

Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Для поставлення відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце, яке позначають двома великими літерами М.П.

Відмітку про засвідчення копії документа розміщують під реквізитом "Підпис" на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) з метою засвідчення їх відповідності оригіналу. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.

Прізвище виконавця і номер його телефону. Цей реквізит містить прізвище чи прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону. Його друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега.

Вимітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Наявність цього реквізиту на документі свідчить про те, що робота над ним завершена. Після проставлення цієї відмітки документ підшивають до справи. Реквізит може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання.

У разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, назву посади можна не вказувати. Цей реквізит проставляють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. (Додаток 14)

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла, його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, які визначає організація. Реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву (або абревіатуру) організації - одержувача документа, дату (за потреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізит проставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація - автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)

2.3 Бланки та особливості їх оформлення

Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:

30 мм - лівий;

10 мм - правий;

20 мм - верхній та нижній.

Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).

Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

зображення нагород - 03;

код організації за ЄДРПОУ - 04;

код форми документа за ДКУД - 05;

назва організації вищого рівня - 06;

назва організації - 07;

назва структурного підрозділу - 08;

довідкові дані про організацію - 09;

назва виду документа - 10;

текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),

а також обмежувальні позначки дня реквізитів:

дата документа - 11;

реєстраційний індекс документа - 12;

посилання на реєстраційний індекс і дату документа - 13;

місце складання або видання документа - 14;

адресат - 16;

заголовок до тексту документа - 19;

відмітка про контроль - 20.

Види бланків та особливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа), крім листа;

бланк листа;

бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

Саме від виду бланка залежить склад його реквізитів.

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - забезпечити можливість легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у разі потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.

2.4 Класифікація документів

Класифікація документів - це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності та відмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають на підставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з документами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.

Відповідно до цих вимог фахівці виділяють такі групи документів.

За призначенням - організаційні (статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі (постанова, ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані (заява, автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційні (довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансові (накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірні (договори, контракти, угоди) та ін.

За походженням - службові (офіційні) й особового походження.

Службові документ створюють на підприємстві у процесі його діяльності.

Документи особового походження створюються фізичною особою поза службовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.

За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.

Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.

За напрямком - вхідні і вихідні.

Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихідні відправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.

За формою - типові та індивідуальні.

Типові - документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певній послідовності і за суворо визначеними правилами.

Індивідуальні - це документи, які складають у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.

За строками виконання - звичайні і термінові (дуже термінові).

Звичайні - документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством або адміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновість виконання.

Термінові (дуже термінові) - документи, які потребують негайного виконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Такі документи містять позначення: "Терміново", "Дуже терміново".

За ступенем гласності - загальні і конфіденційні (таємні, для службового користування).

Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифу обмеження доступу.

Конфіденційні (таємні, для службового користування) документи не підлягають розголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи "Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Конфіденційно" та ін.

За стадіями створення - оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.

Оригінал - примірник службового документа, що першим набуває сили.

Копія - документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. На копії завжди ставлять позначку "Копія" праворуч угорі. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства або керівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементами бланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу, та печаткою.

Дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа.

Відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта.

За строками зберігання - постійного (довічне зберігання документів), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.

За технікою відтворення - рукописні і надруковані.

Рукописний - документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднім способом.

Надрукований - документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.

За способом фіксації інформації - письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-, відео-документи та ін.

Письмовий - текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.

Графічний - зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню.

Електронний - документ, який створюють та використовують тільки в мережах комп'ютерної системи.

Фото-, фоно - та відеодокументи - документи, зміст яких зафіксовано за допомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системою звукозаписування чи засобами відеозаписувания.

Розділ 3. Службові та розпорядчі документи

3.1 Оформлення заяви

Заява - це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, який подають на ім'я посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.

Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, її пишуть власноруч в одному примірнику.

Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства і вона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такий документ можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номер документа тощо).

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки, матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів працівникам кадрових служб доцільно оформити трафаретні зразки таких заяв, а також попереджувати авторів заяв про вимоги до їх оформлення.

Заяви найчастіше оформлюють від руки на чистому аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. У будь-якому випадку мають бути дотримані встановлені береги, а саме: ЗО мм-лівий, 10 мм - правий, по 20 мм - верхній та нижній.

Заява складається з таких реквізитів:

Адресат - назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку.

Відомості про адресанта (заявника). У відомостях про себе зазначають: прізвище, ім'я та по батькові (у родовому відмінку), домашню адресу та номер телефону (зовнішня особиста заява), паспортні дані та номер ідентифікаційного коду (за потреби). У службових заявах працівники не вказують домашню адресу, але обов'язково назву посади.

Кожен елемент реквізиту адресата і відомостей про заявника оформлюється з окремого рядка.

Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять. Заголовок до тексту заяви не складають.

Текст є найважливішим елементом заяви. Його починають писати з абзацу з великої літери. У ньому стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного в заяві.

Структурно текст складається з: прохання (прошу прийняти, прошу надати, прошу звільнити, прошу перевести, прошу дозволити тощо);

і обґрунтування (у зв'язку з..., через..., з огляду на..., відповідно до..., оскільки... тощо). Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додаються до неї (копії дипломів, довідки-виклики з навчальних закладів, медичні довідки тощо), із точним зазначенням виду і на зви документа а також кількості сторінок.

Оформляють додатки кількома способами:

після тексту з абзацу пишуть "До заяви додаю" і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;

після тексту пишуть "До заяви додаються такі документи" або "Додаток" і вказують назви документів у формі називного відмінка.

Дата написання проставляється заявником власноруч під час написання заяви (ліворуч).

Підпис проставляється праворуч навпроти дати написання заяви. (Додаток 16)

Розшифрування особистого підпису заявника не вимагається, оскільки його прізвище та ініціали обов'язково зазначаються у відомостях про заявника.

У разі потреби заяву може бути завізовано посадовою особою, яка бере участь у вирішенні питання, порушеного в заяві (керівником структурного підрозділу, в якому працює заявник, керівником кадрової, фінансової чи юридичної служби тощо).

Резолюцію на заяві проставляють на вільному від тексту місці, як правило, у верхній частині першого аркуша заяви.

3.2 Вимоги до автобіографії

Автобіографія - це документ, у якому особа викладає основні факти свого життя. Вона складається працівником самостійно і є обов'язковим документом особової справи. Текст автобіографії пишуть власноруч на аркуші паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Автобіографія складається з таких реквізитів:

назва виду документа (розміщується по середині рядка, крапка після назви не ставиться);

текст,

дата написання - (під текстом ліворуч);

підпис (під текстом праворуч).

У тексті автобіографії зазначають: своє прізвище, ім'я, по батькові;

дату народження (число, місяць, рік);

місце народження (місто, село, район, область, країна);

відомості про освіту (повна назва всіх навчальних закладів, де здобували освіту, та спеціальність, яку отримали після навчання); відомості про трудову діяльність (у хронологічному порядку вказують усі назви місць роботи й посади, які обіймали); відомості про участь у громадській роботі (всі її види); відомості про нагороди та заохочення; стислі відомості про склад сім'ї; домашня адреса та телефон (у разі потреби).

Текст автобіографії викладається від першої особи, але не потрібно зловживати займенником "я".

Інформацію слід подавати вичерпно, точно, стисло, приділяти основну увагу фактам, а не вдаватися до міркувань та опису подій. Кожне нове повідомлення слід писати з абзацу і не допускати виправлень. (Додаток 17)

3.3 Реквізити характеристики

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей конкретної особи. Цей документ складають на вимогу самого працівника або на письмовий запит підприємства, установи, організації. Характеристика може бути потрібна в разі вступу до навчального закладу, висування на обрані посади, для участі в конкурсі, атестації працівника тощо.

Характеристика складається з таких реквізитів:

Назва виду документа.

Відомості про особу, якій видається характеристика: прізвище, ім'я, по батькові, посада, рік народження, національність, освіта. Анкетні відомості пишуть праворуч або посередині у стовпчик. Вони подаються у формі родового відмінка (без прийменника), а відомості про освіту - у називному відмінку.

Текст, який містить таку інформацію:

трудова діяльність особи (з якого часу працює або навчається);

ставлення до службових обов'язків (ставлення до роботи чи навчання;

рівень професійної майстерності;

які успіхи та досягнення має в роботі, навчанні, творчості;

відомості про державні нагороди та заохочення);

громадська діяльність;

моральні якості (риси характеру, рівень авторитету серед співробітників);

призначення характеристики.

На кожного працівника, який підлягає атестації, складається службова характеристика, що підписується його безпосереднім керівником, затверджується керівником вищого рівня.

Атестаційна характеристика має містити аналіз виконання працівником посадових обов'язків, відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. (Додаток 18)

Характеристика-подання необхідна під час висування на виборні посади чи для підготовки документів на присвоєння звання, зокрема військового, при обранні на посаду за конкурсом, вступу до навчального закладу тощо.

Матеріалом для написання педагогічної характеристики є факти, зібрані в процесі спостереження за учнем чи студентом. У характеристиці описують усі якості особистості, які створюють цілісне уявлення про особу.

3.4 Рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист - це службовий документ, який містить позитивний чи негативний відгук про особу. Його подають у різних випадках: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, вступ до вищого навчального закладу, влаштування на нову роботу, збирання інформації про ділових партнерів тощо. Рекомендація (від лат. rесотепdаtіо - доручення) - письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада. Так, рекомендаційний лист часто оформлюють на бланку установи, засвідчують підписом керівника та печаткою підприємства. Обов'язкові реквізити цього документа такі: заголовок, текст, печатка або штамп (необов'язковий реквізит), дата складання. Крім того, у рекомендаційному листі можуть бути вказані контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо. Після тексту вказують посаду, прізвище й ініціали особи, яка дає рекомендацію. Якщо лист не особистий, підпис засвідчують печаткою. Рекомендаційний лист має бути коротким (на одну сторінку), але змістовним, чітко характеризувати особу. (Додаток 19)

3.5 Основні вимоги до розпорядчих документів

Призначення розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля ефективної реалізації поставлених перед ним завдань. Регулятивна функція спрямовується від керівника підприємства до керівників структурних підрозділів та працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

До групи розпорядчих документів належать:

постанови;

рішення;

ухвали;

накази (розпорядження);

вказівки.

Постанови є адміністративними актами загального порядку, які не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність до їх відміни.

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо.

Наказ (розпорядження) - це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, установи, організації, який приймає одноосібне рішення (генеральний директор, директор) або діє від імені колегіального органу управління (голова правління) у межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ оформлюється на загальному чи спеціальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу формату А4 за допомогою друкарських засобів переважно з поздовжнім центрованим розміщенням реквізитів. До складу останніх належать:

зображення Державного герба України (для державних установ);

зображення емблеми підприємства або товарного знака (знака обслуговування);

назва організації вищого рівня - оформлюється залежно від відомчого підпорядкування, а для внутрішніх потреб - за рішенням підприємства;

назва підприємства (повна чи скорочена) - автора документа - наводиться відповідно до установчих документів (статуту, положення, установчого договору);

назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії - зазначається на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право видавати окремі види розпорядчих документів;

назва виду документа - оформлюється великими літерами без відступу від межі лівого берега при кутовому розташуванні реквізитів або центровано - при поздовжньому;

дата наказу - дата його підписання. Останнє здійснюється в процесі затвердження розпорядчого документа керівником, який робить запис від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташування реквізитів місці. (Додаток 20)

реєстраційний індекс документа - складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.

місце складання або видання документа - проставляється центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, від межі лівого берега - при кутовому;

заголовок до тексту документа - стисло передає основний зміст наказу.

відмітка про контроль - проставляється в разі потреби від руки літерним позначенням "К" чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;

текст документа;

відмітка про наявність додатків - проставляється в разі потреби. Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Кожен додаток візується на його останньому аркуші керівником підрозділу, який готував цей додаток до проекту документа, або вищим керівником;

підпис - оформлюють згідно з ДСТУ 4163-2003 - реквізит власноручно проставляється керівником підприємства на першому примірнику документа. У разі його тривалої відсутності таким правом (за окремим наказом) наділяється особа, якій доручено тимчасове виконання обов'язків керівника.

зовнішнє погодження - здійснюється тоді, коли інформація, наведена в розпорядчому документі, стосується сфери інтересів інших підприємств. Воно може виконуватися однією особою чи колегіальне й оформлюється відповідним чином із зазначенням грифа погодження або документується на окремому аркуші погодження з позначкою в розпорядчому документі "Аркуш погодження додається", що проставляється на місці відповідного грифа;

візи документа - проставляють у разі потреби в наказах на лицьовому або зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, де проставляються візи, вони обов'язково мають містити повну назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату, а якщо необхідно - додаткову оцінку (як от: "Зауваження і пропозиції додаю", "Заперечую") ',

прізвище або ПІБ виконавця та номер його телефону - дані про посадову особу, що є укладачем проекту документа, їх проставляють у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Крім того, відмітка із зазначенням прізвища або ПІБ укладача проекту документа і номера його службового телефону може містити інформацію про кількість примірників документа та їх спрямування. Відомості про адресатів розпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому листку - "Аркуші надсилань", у якому вказують назви структурних підрозділів або прізвища керівників, яким адресується примірник наказу.

відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша наказу для подальшого формування документів у справи;

відмітка про наявність документа в електронній формі - проставляється за допомогою нижнього колонтитулу в центрі нижньої о берега лицьового боку першого аркуша документа;

запис про державну реєстрацію-фіксується тільки на нормативних актах (наказах і постановах міністерств та інших органів державної виконавчої влади). Здійснюється це в Міністерстві юстиції України з метою внесення до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишається вільне місце.

Текстова частина розпорядчих документів потребує максимальної чіткості у викладенні змісту, однозначність є обов'язковою вимогою до всіх комунікативних одиниць тексту. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово й логічно відділені, вони характеризуються певною автономністю. У вступі обґрунтовується основна ідея повідомлення із зазначенням його підстави, мети та причини. Водночас основний зміст інформації не розкривається.

Структурі вступної частини притаманні такі компоненти:

анотаційність - перерахування проблем, викладених в основному тексті;

прагматичність - опис цільової установки наказу;

концептуальність - деякі теоретико-методологічні та інші положення, що становлять основу документа;

енциклопедичність - опис робіт, що передували діям, про які йдеться в документі, - на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини.

Базою для обгрунтування дій можуть виступати:

посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням його назви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

формулювання мети і завдань, що мають бути вирішені підприємством;

опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме - підставі, мети та причини видання наказу, не обов'язкова.

Зміст констатуючої частини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменникових конструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у зв'язку з, на впровадження та ін.

Утім, констатуючої частини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребують роз'яснення.

Вступна та основна частини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами - (своєрідним структурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшим виразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуються керівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: "НАКАЗУЮ: " - у наказах, "ПРОПОНУЮ: ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ: ", "ДОРУЧАЮ: " - у розпорядженнях.

Машинописним способом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремим рядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного в констатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби в узгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставиться двокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована. Тому обов'язковою умовою розпорядчих документів виступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб:

1.1

1.2

Кожен пункт розпорядчої частини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:

1) зміст завдання (що зробити?);

2) термін виконання (до якого часу, коли?);

3) відповідальний виконавець (хто має зробити?).

Складники розпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:

1) назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);

2) доручення (що зробити?);

3) термін виконання доручення (коли?).

Термін виконання відтворюють такими граматичними формами: з... до, з... по. до..., на час складання звіту, постійно, у термін д. .

Вказівку про виконавця оформлюють шляхом:

використання давального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця або зазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або "Службі персоналу (Самійленко А. І)";

узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний - інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".

Розпорядчі документи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.

Якщо виконавцем зазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О. Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України".

До такого способу вдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також за неможливості одразу визначити відповідального виконавця.

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома... ". Підрозділи (працівники), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, зміст якого може бути таким:

контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Склавши проект наказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і не бажано - скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Варто уникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначення одного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживання будь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу, посилити контроль тощо.

Недотримання зазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповне або невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під час складання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише до оформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.

Висновки

Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Моя робота полягала в ознайомленні з новим журналом "Кадровик України" та розділами, присвяченим роботі з документами.

В журналі наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи.

Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати оперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрики журналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.

список використаних джерел та літератури

Беспянська Г. "Основні вимоги до оформлення реквізитів". "КУ" №4, №5 2008.

Беспянська Г. "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві". "КУ" №11 2007, №1 2008.

Беспянська Г. "Особливості складання та оформлення розпорядчих документів" "КУ" №8 2008.

Беспянська Г. "Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання" "КУ" №112007, №1 2008.

Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ, ЦУЛ, 2005.

Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.

Головач А.С. Зразки оформлення документів. Донецьк, Сталкер, 1997.

Губенко Л. Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті. Навч. посібник. К., ТОВ "УВПК ЕксОб", 2002.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.

Комова М.І. Діловодство. Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.

Паланська Л. "Окремі питання діловодства на підприємстві". "КУ"№1, 2007.

Паланська Л. "Реєстрація службових документів" №5 2007.

Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.

Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби. К., КНТ, 2004.

Стрельніков А. "Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби". "КУ" №12, 2008.

Яковченко В. "Загальні вимоги до складання та оформлення документів" "КУ" №1,№2, №3,№4,№5 2007.

Яковченко В. "Складання та оформлення службових документів" "КУ" №6,№8 2007.

Додатки

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

АКАДЕМІЯ МЕДИЧНИХ НАУК УКРАЇНИ

ІНСТИТУТ ТРАВМАТОЛОГІЇ ТА ОРТОПЕДІЇ

вул. Воровського, 24, Київ 01010

тел.216-36-36, 216-36-38

Додаток 4

ДЕРЖАВНИЙ ПОЖЕЖНИЙ НАГЛЯД

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ МНС УКРАЇНИ В МІСТІ КИЄВІ

вул. Володимирська, 13, м. Київ, 01025 тел.226-20-24, 272-65-12

Додаток 5

НАК "НАФТОГАЗ УКРАЇНИ"

ДОЧІРНЯ КОМПАНІЯ "УКРГАЗВИДОБУВАННЯ"

Додаток 6

МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

"УКРЗАЛІЗНИЦЯ"

УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ЦЕНТР ЗАЛІЗНИЧНИХ

РЕФРИЖЕРАТОРНИХ ПЕРЕВЕЗЕНЬ

Додаток 7

СПІЛЬНЕ УКАЇНСЬКО - РОСІЙСЬКЕ ПІДПРИЄМСТВО "ІКАР"

СОВМЕСТНОЕ УКРАИНСКО - РОСИЙСКОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ "ИКАР"

Додаток 8

Міністерство праці Міністерство освіти і Державний комітет

та соціальної політики науки України статистики України

Додаток 9

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО

"ТОРНАДО"

Вул. Новопольова,21, Київ, 01123

Тел. (+38 044) 537-31-56, факс: (+38 044) 537-31-57

Р/р 260020238800 в АБ "Брокбізнесбанк" м. Києва, МФО 300249

E-mail: specodiag@tornado. mail.ru

Додаток 10

ДОНЕЦЬКИЙ МЕТАЛУРГІЙНИЙ ЗАВОД

АКТ

04.01.2007 №58/4

м. Донецьк

Додаток 11

ЗАТВЕРДЖУЮ

Проректор Національного

педагогічного університету

ім. М.П. Драгоманова

Підпис І.І. Дробот

8 травня 2006 р.

Додаток 12

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол загальних зборів

Акціонерів ВАТ "Дніпро"

13.02.2003 №2

Додаток 13

ПОГОДЖЕНО

Директор КП "Софія"

(підпис) О.В. Дмитрук

"____"________20__р.

Додаток 14

Оголошення надруковано в № 67

До справи № 03-67

Секретар (підпис) К. Орловська

23.09.2008

Додаток 15

ЗАРЕЄСТРОВАНО

У Міністерстві юстиції України

"25" вересня 2008р.

За № 056/4568

Керівник реєструвального органу

(підпис)

Додаток 16

ФОРМА ЗАЯВИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (формат А4)

Керівнику _____________________________________

(назва організації)

Прізвище, ініціали керівника

Прізвище, ім’я, по батькові

заявника (у родовому відмінку)

Домашня адреса,

номер телефону (за потреби)

Паспортні дані, ідентифікаційний код

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу

________________________________________________

(назва посади, структурного підрозділу)

з_______________________________________________

(дата прийняття, умови)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Дата Підпис заявника

Додаток 17

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Ярощук Андрій Васильович, народився 15 грудня 1963 року в селі Соснівка Уманського району Черкаської області. У 1970 р. пішов до школи. Закінчив школу в 1980 р. із золотою медаллю.

У1980 році вступив на фінансово-економічний факультет Київського інституту народного господарства і закінчив його у 1985 році, здобувши спеціальність економіст.

З 1991 по 1992 рік працював у Жовтневому відділенні держбанку м. Києва. З 1993 р. працюю в департаменті бухгалтерського обліку НБУ на посаді головного економіста відділу методології.

У1991 році закінчив трирічні міські курси англійської мови.

Склад сім "і:

мати - Стеценко Стефанія Василівна, пенсіонер;

дружина - Ярощук Марія Степанівна, учитель хімії середньої школи № 45 м. Києва;

дочка - Ярощук Світлана Андріївна, навчається у 7 класі середньої школи № 88 м. Києва.

22 жовтня 2000 р. Ярощук А.В.

Додаток 18

___________________________________

(назва підприємства)

___________________________________

(назва структурного підрозділу)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВИ №______

на 20_____р.

Індекс справи

Заголовок справи (тому,

частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому,

частини) і номер статті за Переліком

Примітки

_________________________________ _______________

(посада керівника структурного підрозділу) (підпис) (ініціали, прізвище)

ПОГОДЖЕНО:

______________________________________ __________________

(посада керівника архівного підрозділу) (підпис) (ініціали, прізвище)

___________________ (дата)

Додаток 19

Шановна Ірино Петрівно!

Знаємо, що Ви шукаєте працівника на посаду______________. Дозвольте рекомендувати Вам пані Омельченко Олександру Вікторівну, з якою ми знайомі вже протягом трьох років. Ми працювали з нею в Банку "Ресурс", де вона пройшла шлях від провідного спеціаліста до начальника служби діловодства.

За час роботи пані Олександра виявила себе з найкращого боку. Вона принципова, уважна до колег, професійно підготовлена, вміє самостійно приймати рішення, любить свою роботу. Брала участь у складанні Інструкції з діловодства, посадових інструкцій працівників відділу, провела 5 семінарів з діловодства для працівників Банку та організовувала семінари підвищення кваліфікації працівників разом з навчальними центрами. Має досвід редагування текстів нормативних і розпорядчих документів.

Гадаю, що, прийнявши на роботу Омельченко Олександру, Ви зробите правильний вибір.

З повагою

Начальник управління справами

Банку "Ресурс" Довбуш О.Д. Довбуш

Додаток 20

Форма обкладинки справи

Код державної архівної установи, архівного

Відділу міської ради____________________

Код установи

___________________________________

____________________________________

Ф. №__________________________

Оп. №_____________________

Справа №___________________

(Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради) ________________________________________________________________

________________________________________________________________

(Найменування підприємства і структурного підрозділу)

______ СПРАВА № _____________ ТОМ №__________

___________________________________________________________________________

________________________________________________________________

(Заголовок справи)

_________________________________________________________________

(дата)

________________________ На __________аркуш.

Ф. №______________ Зберігати__________

Оп. №_______________

Справа№____________

_____________________________________________________________________