Посадові інструкції бухгалтерів. Відповідальність бухгалтера

Міністерство освіти і науки України

Національний університет водного господарства та природокористування

Кафедра економічної теорії

Реферат на тему:

«Посадова інструкція бухгалтерів. Відповідальність бухгалтера»

Рівне – 2006 р.

Зміст

Вступ

Посадові інструкції бухгалтерів

Відповідальність бухгалтера

Висновок

Список використаної літературу

Вступ

На сьогоднішній день з переходом нашої держави до ринкової економіки з’явилося досить багато приватних підприємств кожне з яких має потребу у кваліфікованих бухгалтерах. Адже бухгалтер – це людина, яка веде всі документальні і фінансові справи підприємства.

Та, перед тим як влаштуватися на роботу бухгалтера, працівник повинен ознайомитися з роботою, яку він буде виконувати, і за згодою працівника та роботодавця прийняти або відмовитися від даної роботи.

Якщо працівник погоджується, то він повинен виконувати різні правила поведінки та нести певну відповідальність за свої дії.

Розглянемо ж які посадові інструкції є в бухгалтера та яку відповідальність він несе за свої дії.

Посадові інструкції бухгалтерів

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю до початку роботи працівникові за трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:

а) роз’яснити йому права та обов’язки й про інформувати під розписку про умови праці, наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їхнього впливу на здоров’я , його права на пільги і компенсації за роботу в таких відповідно до законодавства і колективного договору;

б) ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

в) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами, зокрема оргтехнікою;

г) проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й пожежної безпеки.

Аби виконати перший із перелічених обов’язків, роботодавець затверджує посадові інструкції. Під час підготовки керуються Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад.

На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них пред’являється.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

Встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

Визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність;

Контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Крім того, посадові інструкції розмежують завдання кожної служби, вносять узгодженість дій різних служб управління даного підприємства (установи), враховують раціональне використання фонду робочого часу.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства відділом кадрів або керівниками структурних підрозділів. Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною особою і затверджується керівником підприємства. Кожний працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Для облікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства.

У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються структура посадової інструкції та її складових частин.

При розробці посадових інструкцій використовуються типові і галузеві інструкції, крім того враховуються специфічні обов’язки, які вимагаються від працівників керівником (власником) підприємства.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі і завдання; обов’язки і права; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

В посадовій інструкції детально викладаються обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Підставою для визначення завдань і обов’язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Положення про головних бухгалтерів взагалі є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлюються керівником (власником) на підставі рішень атестаційних комісій.

Характеристика кожної посади має три розділи:

Посадові обов’язки;

Обсяг знань, якими повинен володіти працівник;

Кваліфікаційні вимоги.

В розділі посадові обов’язки перераховуються функції, які повинен повністю або частково виконувати працівник, що займає дану посаду.

В розділі обсяг знань, якими повинен володіти працівник розглядається основні вимоги, висуваються до працівника по оволодінню спеціальними знаннями, а також знаннями законодавчих актів, положень, інструкцій та інших документів, методів, засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні посадових обов’язків.

В розділі кваліфікаційні вимоги визначається рівень і профіль спеціальної підготовки працівника, необхідний для виконання покладених на нього обов’язків, і вимоги до стажу роботи.

В посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: з безпосереднім її керівником і підлеглими їй працівниками. Існує ще один важливий вид взаємовідносин посадової особи функціонального характеру – з рівними йому за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації. Але й ці відносини не розкривають повністю міжпосадових взаємозв’язків , тому що відсутні деякі зв’язки посадових осіб вищестоящих ланок управління з нижчестоящими (підвідомчими одиницями). Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи. При правильній системі оцінки і відповідних моральних та матеріальних заохоченнях вона може сприяти розвитку виробництва і ефективності праці.

Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. В залежності від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на наступні види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, особливо в частині їх реалізації, характер відповідальності, форми стимулювання різних категорій управлінського персоналу неоднакові. Так, особливістю обов’язків керівників, на відміну від обов’язків спеціалістів і технічних виконавців, є координація і контроль за діями працівників. Щодо відповідальності, то, наприклад, за обсягом функцій і дій посадових осіб, вона різна для кожної із трьох категорій управлінського персоналу. Всі інші завдання, функції і відповідальність осіб також повинні бути зафіксовані в посадових інструкціях. Підставою розробки посадових інструкцій для працівників обліку і контролю є кваліфікаційний довідник посад службовців, положення про об’єкт управління, типові посадові інструкції, методичні вказівки з розробки посадових інструкцій.

В таблиці 1. наведено структуру і зміст посадової інструкції облікового працівника.

Розділ	Перелік питань, що регламентуються
1. Загальні положення	Підлеглість працівника, порядок його зарахування на посаду, звільнення та переведення, ряд підлеглих йому осіб, кваліфікаційні вимоги.
2. Обов’язки	Основні службові обов’язки відповідно до виконуваних робіт.
3. Права	Перелік питань, на підставі яких працівник може приймати остаточне рішення. Його права, зокрема: Перерозподіл обов’язків між підлеглими працівниками, виходячи з робочої необхідності; Участь в нарадах, що проводяться адміністрацію з питань обліку, контролю та аналізу; Подання до винагороди або покарання підлеглих працівників; Внесення пропозицій керівництву щодо переміщення та звільнення працівників; Організація нарад з обліку, аналізу, контролю збереження грошових та товарно-матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та використання; Подання дозволу на здійснення відповідних господарських операцій тощо.
4. Відпові-дальність	Перелік конкретних питань, за вирішення яких відповідає тільки даний працівник, зокрема: Дотримання розпорядку дня підлеглими працівниками; Дотримання культури обслуговування відвідувачів та клієнтів; Дотримання графіка роботи та грошового обігу; Правильність та повнота використання прав, наданих посадовою інструкцією; Зберігання первинних документів у поточному архіві підрозділу тощо.

В доповнення до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, що регулює трудові взаємовідносини між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати службові зв’язки, порядок подання звітів, планів та інших документів, періодичність подання звітної інформації тощо.

Рекомендується також включати до посадової інструкції розділ „Оцінка роботи”, в якому повинні бути перелічені критерії оцінки ступеню виконання працівником своїх функцій, прав, обов’язків тощо.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносять: контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

Роль бухгалтера особливо помітна на невеликому підприємстві, де він один виконує весь обсяг бухгалтерських та більшість аналітичних робіт.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, праві і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві. На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Відповідальність бухгалтера

В умовах ринкової економіки роль та самостійність представників професії бухгалтера надзвичайно зросли, але разом з тим підвищилась й їх відповідальність.

Згідно з трудовим законодавством працівники та службовці несуть матеріальну та дисциплінарну відповідальність.

До категорії суб’єктів відповідальності потрапляють й головні бухгалтери. Розглянемо відповідальність головного бухгалтера в контексті порушень, що притаманні саме представникам бухгалтерської справи. В цю категорію потрапляють як безпосередньо головні бухгалтери, так і бухгалтери, які виконують коло обов’язків головного бухгалтера, але не мають окремих підлеглих. Звичайних бухгалтерів в складі бухгалтерії, все вищевикладене не стосується.

Розглянемо спочатку матеріальну відповідальність. В загальному вигляді матеріальна відповідальність працівників і службовців представляє собою один з видів юридичної відповідальності за допущене правопорушення. Вона полягає в зобов’язанні працівників відшкодовувати завдану з їх вини шкоду підприємству, з яким вони знаходяться в трудових відносинах.

Така відповідальність починається за наявністю умов, що складають зміст правопорушень. До таких умов належать:

наявність прямої дійсної шкоди;

протиправність дій працівника;

причинний зв’язок між діяльністю працівника та шкодою;

вина працівника в нанесенні збитку.

Розглянемо наведені умови бухгалтера.

Наявність прямої дійсної шкоди.

Збиток повинен бути реальним, тобто вартість існуючого майна підприємства за балансовою оцінкою повинна зменшитись. В результаті дій бухгалтера це зменшення може мати місце у вигляді надлишкових виплат. Це, наприклад, штрафні фіскальних органів, санкції за несвоєчасно здійснену оплату або несвоєчасне повернення грошових коштів, надлишкові виплати працівникам. Моментом виникнення збитку є момент зняття коштів з банківського рахунку або видача коштів з каси.

Протиправність дій працівника.

Протиправність виражається в невиконанні або неналежному виконанні посадових обов’язків. Посадові обов’язки передбачені, перш за все, Законом „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, а також документами, якими регулюється бухгалтера: посадова інструкція, письмовий контракт, наказ про облікову політику і оплату праці, накази керівника з окремих питань господарської діяльності. Обов’язковими умовами застосування вказаних документів є ознайомлення з ними бухгалтера, не враховуючи ті, які бухгалтер складає або обов’язкового підписує, наприклад, трудовий договір або наказ про облікову політику.

Приклад. Квартальні платежі податку на прибуток відбуваються в 5-денний строк з моменту закінчення строку здачі квартальної звітності, а сплата податку здійснена 20-го числа. Податковою службою застосовані фінансові санкції за прострочення сплати податку. Якщо при цьому на банківському рахунку або в касі були кошти, достатні для сплати, то одразу бачимо неналежне виконання обов’язків, так як строки сплати податків встановлені законодавством і повідомляти про них бухгалтеру ніхто не повинен.

Причинний зв’язок між діяльністю працівника та шкодою.

Якщо є збиток і є невиконання посадових обов’язків, прямо передбачених законодавством і внутрішніми документами, то причинний зв’язок прослідкується. Якщо ж, хоча б один з перерахованих фактів не тільки відсутній, але навіть зазначається тільки побічно, то причинний зв’язок вже ставиться під сумнів.

У випадку, якщо збиток став результатом фінансових санкцій податкової служби за підвищення собівартості, то висновки податкової служби можна оскаржити. Можливо, що збиток зумовлений діями не бухгалтера, а податкового інспектора. Інша справа санкції за несвоєчасне подання звітності. В цьому випадку момент подання визначається досить легко, так як податковий інспектор розписується в її отримані. При переплаті податку в один вид бюджету за рахунок іншого, причинний зв’язок не вимагає особливих доказів, бухгалтер просто зобов’язаний слідкувати за сумами платежів конкретним отримувачем. Збиток також можливий в результаті дій інших працівників, здійснених за розпорядженням бухгалтера, але якщо це не працівники прямого підпорядкування, тобто співробітники бухгалтерії, причинний зв’язок відсутній. Ні один працівник не зобов’язаний виконувати розпорядження не безпосереднього керівника, якщо це прямо не встановлено внутрішніми розпорядчими органами або законодавством.

4. Вина працівника в нанесенні збитку.

Вина, як відомо, це внутрішнє психічне відношення бухгалтера до скоєної шкоди, яка виражається в навмисній формі або формі необережності. Для залучення до матеріальної відповідальності форма вини ролі не відіграє. Якщо є збиток, протиправність і причинний зв’язок, то вина вже не вимагає особливих підстав і доказів. Винятками є випадки, коли дії бухгалтера, що спричинили збитки, здійснені за письмовим розпорядженням керівника або зумовлені станом здоров’я бухгалтера.

Задокументований збиток не може викликати сумнівів. Штрафні санкції підтверджуються випискою з рахунку і копією інкасового розпорядження; не менш важливими є документ, що містить розрахунок санкцій. Надлишкові виплати підтверджується розрахунком нарахувань цих виплат, банківськими або касовими документами, що свідчить про факт виплат. Але одного документування недостатньо. Необхідно навести докази того, що збиток по одній статті витрат не зумовлює при цьому скорочення виплат по іншій. Наприклад, заробітна плата відноситься на собівартість, підвищення собівартості зменшує прибуток і, відповідно, зменшує податок на прибуток. Це означає, що збиток частково компенсується.

Основні висновки по матеріальній відповідальності бухгалтера такі:

Нанесення збитку діями бухгалтера можливе.

Збиток може бути як у вигляді надлишкових виплат, так і у вигляді санкцій.

Санкції повинні бути не тільки нараховані, але фактично сплачені.

діяльність бухгалтера на підприємстві повинна регулюватись спеціальними нормативними актами, з якими бухгалтер повинен бути ознайомлений.

Повинен бути не тільки документально підтверджений причинний зв’язок, але й наведені докази прямої відмінності від нормального виробничого ризику.

Крім матеріальної відповідальності бухгалтери несуть також і дисциплінарну.

Порядок застосування дисциплінарної відповідальності до працівників регламентується КЗпП (ст.. 139-142, 147-152), типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємства, установ, організацій, статутами і положеннями про дисципліну. На підставі цих документів кожне підприємство розробляє свої правила трудового розпорядку. Дисциплінарна відповідальність може бути застосована лише у випадку, якщо порушення трудової дисципліни здійснено працівником навмисне або за необережність при виконанні трудових обов’язків. Тобто порушення представляє собою протиправне невиконання або неналежне виконання працівником своїх обов’язків, тобто потрібна наявність двох умов:

Протиправність

Вина.

Основні види покарання:

Догана;

Звільнення.

Для окремих категорій працівників, чи трудова діяльність регулюється статутами і положеннями про дисципліну, можуть бути передбачені і інші види дисциплінарних покарань.

При зміні бухгалтера повинна здійснюватися передача справ попереднім бухгалтером новопризначеному. При проведенні приймання – передачі справ складається акт.

Складаючи акти приймання – передачі справ, бухгалтер тим самим знімає з себе відповідальність.

Акт приймання – передачі справ повинен містити наступні основні дані:

Фінансовий стан підприємства згідно з балансом;

Залишок грошових коштів на поточному рахунку в банку, наявність невикористаних чекових книжок (зазначити номери невикористаних чеків);

Опис переданих документів: перелік переданих папок із зазначенням нумерації аркушів.

Приймання і здача справ при призначенні і звільненні головного бухгалтера актом перевірки стану бухгалтерського обліку і звітності на підприємстві.

На час відсутності головного бухгалтера його функції переходять до заступника або іншої посадової особи, про що оголошується наказом по підприємству.

Висновок

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю до початку роботи працівникові за трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний: роз’яснити права та обов’язку й проінформувати про умови праці; ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором; визначити працівникові робоче місце; проінструктувати з техніки безпеки. Для виконання цих обов’язків, роботодавець затверджує посадові інструкції.

Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи.

Посадові інструкції працівників дають змогу: встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій; визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність; контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

В посадовій інструкції детально викладаються обов’язки, права і відповідальність посадової особи.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлюються керівником на підставі рішень атестаційних комісій.

Характеристика кожної посади має три розділи: посадові обов’язки; обсяг знань, якими повинен володіти працівник; кваліфікаційні вимоги.

Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи. Посадові інструкції поділяють на такі види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Обов’язків керівників є координація і контроль за діями працівників.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Матеріальна відповідальність працівників і службовців представляє собою один з видів юридичної відповідальності за допущене правопорушення. Вона полягає в зобов’язанні працівників відшкодовувати завдану з їх вини шкоду підприємству, з яким вони знаходяться в трудових відносинах.

Крім матеріальної відповідальності бухгалтери несуть також і дисциплінарну.

Таке порушення представляє собою протиправне невиконання або неналежне виконання працівником своїх обов’язків, тобто потрібна наявність двох умов: протиправність; вина. Основні види покарання: догана; звільнення.

Складаючи акти приймання – передачі справ, бухгалтер тим самим знімає з себе відповідальність.

Література

1. „Організація бухгалтерського обліку” Ф.Ф. Бутинець, О.В. Олійник, М.М.Шигун, С.М. Шулепова Житомир ПП. „РУТА” 2001р.

2. Всеукраїнська бухгалтерська газета „Все про бухгалтерський облік” №56 від 14.06.2006р.