Основы компьютеризации аудита отчетности

1. Основы компьютеризации аудита отчетности

Отчетность представляет собой систематизированное множество показателей, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Отчетность классифицируется по видам, периодичности и степени обобщения.

Согласно первому признаку классификации отчетность подразделяется на бухгалтерскую, статистическую и оперативную. Второй признак (периодичность) принимает такие значения: день, пятидневка, декада, половина месяца, месяц, квартал, полугодие и год. Степень обобщения делит отчетность на первичные и сводные отчеты.

Для аудита используются следующие документы квартальной отчетности:

    баланс предприятия;

    отчет о финансовых результатах и их использовании.

Данные отчетности используются для выявления финансового положения предприятия, его кредитоспособности и платежеспособности. По годовой отчетности инвесторы и акционеры могут судить о профессионализме и эффективности работы администрации предприятия. Поэтому контроль достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности является неотъемлемой частью любой аудиторской проверки. Контроль с помощью компьютерной системы может быть выполнен на двух уровнях:

    сопоставление значений показателей из различной отчетной документации;

    перерасчет наиболее важных показателей (налоги, доход, затраты) и сравнения их с отчетными.

Первый уровень является наиболее простым и может быть реализован одним из двух способов:

    сопоставление значений показателей из документации, которая представляется по требованию контролирующих организаций, акционеров или инвесторов;

    сопоставление значений показателей из документации, которая отражает глубинные операции производственно-хозяйственной деятельности.

Исходной информацией для реализации данного уровня служат таблицы, в которых указываются координаты сравниваемых показателей (номера форм, строк и граф) и правила проверки, а также документы с текущей финансово-бухгалтерской отчетностью.

Второй уровень предполагает разработку графа расчета показателей, отражающего основные характеристики предприятия (налоги, доходы, прибыль, затраты рентабельность и т.д.). С помощью такого графа происходит повторный расчет проверяемых показателей и сравнение результатов с данными отчетных документов.

Основы компьютеризации и функционирования информационной базы аудита отчетности при решении основных задач

Контроль согласованности отчетной документации

Информационная модель задачи представлена на рис. 1.

В качестве исходных документов используются две бухгалтерские формы:

    баланс предприятия;

    отчет о финансовых результатах и их использовании.

На их основании получают два входных Оперативных файла: F1Z, F2Z. В качестве исходной постоянной информации используются также файл FPS – правила арифметической согласованности и файл SPRAV – справочные данные о содержании правил. Файл RESULT получают на основании перечисленных файлов, причем SPRAV используется аудитором вручную для уточнения или выяснения смысла результатов, выраженных системой.

Рис. 1. Информационная модель решения задачи «Контроль согласованности отчетной документации»

Содержание файла FPS предопределяется правилами арифметической согласованности значений показателей, задаваемых номерами граф и строк перечисленных выше форм отчетности (см. табл. 2) Количество правил можно увеличить, если необходимо привлечь к проверке другие формы отчетности или углубить или расширить проверку указанных форм. Координаты проверяемых показателей могут меняться. Поэтому перед запуском файл FPS следует откорректировать.

Очевидно, что вынесение правил проверки в отдельный файл имеет два противоречивых с точки зрения эффективности системы последствия. Обращение к файлу FPS за очередным правилом влечет за собой дополнительные временные затраты, которые очень быстро возрастают с ростом количества правил. С другой стороны, отказавшись от файла, проектировщик вынужден отражать правила проверки с помощью программы, что, очевидно, приведет к перепрограммированию в случае изменения, добавления или ликвидации устаревших правил. Поэтому выбран вариант с файлом, так как перепрограммирование влечет за собой большие неудобства, по сравнению с увеличением времени решения задачи. Структура файла FPS представлена в табл. 1.

Таблица 1. Файл FPS

Наименование реквизита

Условное обозначение

Тип

Ключ сортировки

Номер формы

NF1

С

1

Строка

ST1

С

2

Графа

GR1

С

3

Номер формы

NF2

С

Строка

ST2

С

Графа

GR2

с

Операнд

Z2

с

Строка

ST2

с

Графа

GR2

с

Таблица 2. Правила согласования показателей типовых форм отчетности

№ пп.

Сравниваемый показатель

Показатель, с которым происходит сравнение

1

2

3

Баланс предприятия (ф. 1)

1.

стр. 010, тр. 3 (4)

Ф. 1, стр. 012 минус стр. 011 тр. 3 (4)

2.

стр. 020, тр. 3 (4)

ф. 1, стр. 022 минус стр. 21 гр. 3 (4)

3.

стр. 340, гр. 4

ф. 2, 250, стр. 090 гр. 4 плюс строки 200, 210, 220, 230, 240, 260 или строки (200 +… + 260) минус стр. 090, гр. 3

4.

стр. 070, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк 010, 020, 030, 035, 040, 050, 060 гр. 3 (4)

5.

стр. 100, гр. 3 (4)

Ф1, стр. 102 гр. 3 (4) минус стр. 101 гр. 3 (4)

6.

стр. 140, тр. 3 (4)

Ф1, стр. 142, гр. 3 (4) минус стр. 141, гр. 3 (4)

7.

стр. 320, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк 170 по 310 гр. 3 (4)

8.

стр. 160, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк 080, 090, 100, ПО, 120, 130, 140, 150 гр. 3 (4)

9.

стр. 350, гр. 3

ф. 1, сумма строк 070, 160, 320, 330, гр. 3

10.

стр. 350, гр. 4

ф. 1, сумма строк 070, 160, 320, 330, гр. 4

11.

стр. 480, гр. 4

ф. 2, стр. 090, гр. 3 минус строки (200 +… + 260)

12.

стр. 481, гр. 4

ф. 2, сумма строк (200 +… + 260), гр. 3

13.

стр. 482, гр. 4

ф. 2, стр. 090, гр. 3

14.

стр. 490, гр. 3

ф. 1, сумма строк с 400 по 470, гр. 3

15.

стр. 490, гр. 4

ф. 1, сумма строк с 400 по 480, гр. 4

16.

стр. 530, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк 500, 510, 520, гр. 3 (4)

17.

стр. 690, гр. 4

ф. 1, стр. 690, гр. 3 плюс ф.З, стр. 300, 310, гр. 3 минус гр. 4 и гр. 5 этих же строк (несовпадение за счет индивидуального страхования работников и имущества предприятия)

18.

стр. 750, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк с 600 по 740, гр. 3 (4)

19.

стр. 700, гр. 3 (4)

ф. 1, сумма строк 490, 530, 750, гр. 3 (4)

Отчет о финансовых результатах и их использовании (ф. 2)

20.

стр. 050, гр. 3

ф. 2, стр. 010 + 011 гр. 3 минус сумма строк 015, 020, 025, 030, 040 гр. 4

21.

стр. 050, гр. 4

ф. 2, сумма строк с 015 по 040, гр. 4 минус стр. 010 + 011 гр. З

22.

стр. 080, гр. 3 (4)

ф. 2, сумма строк 050, 060, 070, гр. 3 (4)

23.

стр. 090, гр. 3

ф. 2, стр. 080, гр. 3 минус гр. 4

24.

стр. 090, гр. 4

ф. 2, стр. 080, гр. 4 минус гр. 3

Результирующий файл – текстовый. В его составе имеются фразы, в которые отдельные слова или значения реквизитов вставляются в процессе тестирования документов. В конце сеанса аудита выводится протокол заключения.

Технология решения задачи сводится к указанию в режиме диалога наименования задачи и формы вывода результатов (экран и / или принтер). Ввод первичных документов не предусматривается, так как формы 1 и 2 находятся в общесистемных файлах. Однако, если таковые еще не введены, необходимо воспользоваться главным меню системы и выполнить ввод первичных документов.

Следует отметить, что в отличие от предыдущих комплексов («Администрация», «Персонал») комплекс задач «Отчетность» не предполагает в аудиторском заключении выдачу оценки состояния отчетности и ограничивается лишь констатацией фактов.

Сделать это формальным образом затруднительно из-за отсутствия исходной базы для оценки. Ошибки, выявленные в отчетности, могут носить различный характер, их источником могут быть разные причины. Не зная причин, невозможно дать оценку отчетности аргументировано (например, три ошибки – много или мало). Поэтому аудитору в данном случае приходится делать заключение, пользуясь предварительным заключением системы, на основе собственного опыта, квалификации и интуиции.

Контроль правильности расчетов

Особо важные экономические показатели, от которых зависит правильность взаимоотношений с государством, рабочими и служащими, дебиторами и кредиторами, инвесторами и акционерами, подлежат проверке. Количество анализируемых показателей и схем их расчетов может быть различным и зависит от целей аудитора. Проверка может ограничиваться публичной отчетностью или распространяться на первичные документы. Последний подход требует построения довольно сложной системы, способной настраиваться на специфику аудируемого предприятия. Настройка касается таких сторон, как: виды деятельности, ибо ставки налогов на них различны, статьи калькуляции и вычисление себестоимости продукции, прочие затраты и т.д. Поэтому реален аудит на уровне единой для всех предприятий отчетной документации, алгоритмы расчетов показателей для которых идентичны. К таким расчетам относятся:

    аудит налогов;

    аудит себестоимости продукции;

    аудит оплаты труда;

    аудит расчетов с кредиторами.

Рис. 2. Граф расчета налога на прибыль

Технология проектирования этих систем основана на графическом представлении последовательности расчетов показателей (рис. 2), предназначенных для аудита налогов.

Часть информации находится в общесистемных файлах, часть – в первичных документах, а около трети данных – в файлах с условно-постоянной информацией (ставки налогов, амортизационных отчислений и пр.). Перечень основных ставок налогов, используемых для задачи, приведен в табл. 3.

Таблица 3. Файл ставок налогов

Код файла

№ пп.

Наименование реквизита

Условное обозначение

CTN

1

Ставка налога на основную деятельность

СН1

2

Ставка налога на коммерческую деятельность

СН2

3

Ставки налога на прочие виды деятельности: зрелищные мероприятия природоохранные мероприятия вложения в науку, культуру, помощь инвалидам

СН3

СН31

СН32

СІІ33

4

Ставка налога на инвестиции в государственные ценные бумаги

СН4

5

Ставка налога на инвестиции в прочие ценные бумаги

СН5

6

Ставка налога для акцизной номенклатуры

СТ

7

Ставка банка

СБ

8

Ставка отчислений на соцстрах

СОЦ1

9

Ставка отчислений на социальные нужды

СОЦ2

10

Ставка отчислений на медицинские нужды

СОЦ3

11

Обратный коэффициент

КО

12

Коэффициент отчислении НДС на нематериальные активы

К

2. Практическое задание

Вступление

Становление рыночных отношений в Украине приводит к развитию процессов информатизации всех сфер жизни общества, что способствует росту потребности в автоматизированных информационных системах, в частности экономического и управленческого характера.

В рыночных условиях актуальным для выявления результатов деятельности любой производственно-экономической системы является минимизация времени между совершением производственно-хозяйственных операций и их информационным отображением при принятии управленческих решений. Эта проблема решается на основе внедрения новых информационных технологий.

Управление производственно-экономическими системами, в качестве которых выступают производственные предприятия, компании, организации и фирмы, корпорации, банки, представляющие собой сложные системы, связано с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой. Процесс управления предполагает получение сведений, касающихся состояния системы в каждый момент времени, а также достижения заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

1. Общая характеристика предприятия

Предприятие «Дорремстрой» создано с целью удовлетворения потребностей территориальной общественности г. Сумы в выполнении работ и предоставлении услуг, связанных с ремонтом, строительством, и содержанием городских дорог и обеспечения на основании полученной прибыли социальных и экономических интересов коллектива работников предприятия.

Предприятие есть юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, товарный знак, печать со своим названием, расчетный счет и другие счета в банках, имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и обязанности, осуществлять любую предпринимательскую деятельность, которая не противоречит законодательству Украины и отвечает целям, предусмотренным статусом предприятия.

Предприятие имеет фирменное название:

– полное – Государственное коммунальное предприятие по ремонту и эксплуатации автодорог «Дорремстрой «;

– короткое – ГКП «Дорремстрой «.

Местонахождения предприятия – г. Сумы, ул. Лебединская, 3.

Форма собственности предприятия – коммунальная –100%, основатель – Сумской городской Совет народных депутатов, его часть в уставном капитале составляет 95%, предприятие не приватизировано.

Основной вид деятельности, которую проводит предприятие – строительство, ремонт и содержание городских дорог г. Сумы по договорам и заказам Сумского городского Совета.

В 2006 году планируется осуществить работ на сумму 2920 тыс. грн. В том числе: капитальный ремонт дорог – 690 тыс грн.; текущий ремонт – 1060 тыс грн.; содержание городских дорог – 860 тыс грн.; выпуск асфальтобетонной смеси – 18,2 тыс грн.

Динамика темпа роста должна составить –102%.

Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственную деятельность. В основу планирования положены планы социально-экономического развития предприятия, бизнес-планы предприятия, местный заказ.

Предприятие реализует свою продукцию, имущество, работы и услуги по ценам и тарифам, установленными самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренных законодательством – по государственным ценам и тарифам.

Формы, система, размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются предприятием самостоятельно. Трудовые доходы работников определяются их личным взносом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

На предприятии установлена информационная система управления предприятием «Парус», его программный продукт Парус-Бюджет 4.32, предназначенный для бюджетных организаций.

2. Характеристика автоматизированной системы обработки экономической информации

На данный момент корпорация «Парус» осуществляет внедрение программных продуктов для крупных и средних предприятий, а также государственных структур. Количество клиентов корпорации в Украине превысило 5000 предприятий и организаций.

Автоматизируемые функции и задачи программного продукта Парус-Бюджет 4.32, установленного на предприятии ГКП «Дорремстрой «:

    Бухгалтерский учет

    Производство

    Арендные платежи

    Начисление зарплаты

Документооборот в системе Парус основан на следующих принципах:

    по отношению к зарегистрированному в системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета системы, например, хозяйственных операций бухгалтерского учета;

    выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа;

    возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнения этапа может предоставляться ограниченному кругу пользователей;

    для каждого документа система ведет «Журнал документооборота», в который автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.

Многогранность проблем, с которыми сталкиваются предприятия, различие размеров этих предприятий, разная степень их готовности к автоматизации управления, с одной стороны, и стремление корпорации «Парус» удовлетворить запросы самого широкого круга клиентов, с другой стороны, обусловливают разнообразие решений, предлагаемых разработчиками: от тиражируемых «коробочных» продуктов до крупных специализированных проектов.

В процесс внедрения информационной системы управления предприятием (ИСУП) Парус-Бюджет 4.32 в «Дорремстрое» были пройдены четыре этапа:

      Предпроектное обследование.

      Проектирование, настройка и адаптация системы.

      Подготовка программного обеспечения и запуск в промышленную эксплуатацию.

      Лицензионное сопровождение.

Комплексная система Парус обеспечивает автоматизацию четырех основных бизнес-направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия, – управление финансами, логистика, управление производством, управление персоналом. Кроме того, автоматизации подлежат функции страхования.

Система Парус полностью поддерживает классическую модель управления предприятием и на макроуровне характеризуется обеспечением следующих факторов бизнес-логики управления:

    финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия;

    четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;

    анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих их причину с целью облегчения принятия управленческого решения;

    контроль и управление показателями эффективности деятельности предприятия.

Следует отметить, что автоматизация вышеописанных бизнес-направлений с учетом факторов бизнес-логики управления осуществляется в рамках системы Парус с помощью набора программных приложений – модулей.

Модули Финансовое планирование, Бухгалтерский учет, Консолидация автоматизируют решение следующих задач управления финансами:

    текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяц или квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств; составление прогнозного баланса; долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например, на год и более продолжительный период);

    контроль исполнения финансовых планов (проверка соблюдения контрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт-анализ выполнения финансовых планов;

    планирование и управление кредиторской / дебиторской задолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашения задолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежных документов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;

    оперативное планирование и управление платежами: формирование платежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающее выявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управление оплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей;

    финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.

Автоматизация производится в стоимостных показателях для разнообразных периодов, по центрам финансового учета (подразделениям, проектам, организациям), с учетом инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с указанием ответственных распорядителей, с идентификацией причин и виновников отклонений и др. Кроме того, обеспечивается формирование налогового плана (плана начисления и погашения налоговых обязательств), планирование и управление задолженностью по налогам, отчислениям и сборам.

Модуль Учет затрат и калькуляция себестоимости обеспечивает автоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложение предназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) и калькуляционных отделов (секторов, групп) и включает сбор данных о выпуске продукции и расходе ресурсов на производство, расчет прямых затрат производства, учет и распределение накладных расходов, калькуляцию себестоимости производства и единицы продукции, анализ затрат производства и себестоимости продукции.

Модули Учет персонала, Табельный учет рабочего времени и Расчет заработной платы обеспечивают автоматизацию работы, связанной с персоналом и по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребности кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы. Фундаментальным свойством этих приложений является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся обычно в компетенции разных подразделений предприятия.

Модуль Учет персонала обеспечивает:

    учет штатного расписания;

    учет сведений о сотрудниках;

    учет сведений об исполнении сотрудниками должностей;

    выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности;

    формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию;

    формирование отчетов по штатному расписанию, оплате труда, труду, статистике; приказов по приему и зачислению, перемещению, оплате труда, совмещению профессий.

Модуль Табельный учет использования рабочего времени осуществляет: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.). Имеется дополнительная возможность классификации отработанного времени по широкому набору произвольных признаков.

Модуль Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:

    заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности;

    окладов (почасовых и тарифных), надбавок;

    авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п.;

    выплат из среднего заработка и др.

В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:

    расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей;

    ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете. Состав типовых проводок ордера допускает настройку, позволяющую вести аналитический учет начислений;

    лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры для ГНИ.

Модули Закупки, Склад, Реализация. В процессе управления закупками и реализацией товаров в системе формируются два встречных информационных потока – о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает контроль «план-факт» и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете (рис. 5.24). Важной функцией подобного счета является контроль получения / отпуска товаров, а также отправки / получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления / отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом: суммы по графику, плановая и фактическая суммы.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях / отгрузках товаров, а также ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящие плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к предприятию, а положительные – на задолженность предприятия контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом система предупреждает о подобной ситуации.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора, на котором ведется учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Система Парус имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля Администратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных на независимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы; общесистемный мониторинг, а также выполнение других служебных функций.

Необходимо отметить, что современная информационная система, рассчитанная на одновременное использование многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система Парус в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям, которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ее исправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например, запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

3. Технологический процесс обработки информации конкретной задачи.

Организация и анализ состояния учета кассовых операций на ГКП «Дорремстрой»

На Государственном коммунальном предприятии «Дорремстрой» для осуществления бухгалтерского учета в штатном расписании предусмотрено структурное подразделение – бухгалтерия, которую возглавляет главный бухгалтер. В штат бухгалтерии входят:

– главный бухгалтер;

– замаститель главного бухгалтера;

-2 бухгалтера;

– кассир.

За осуществление правильного выполнения кассовых операций ответственность возложена на главного бухгалтера. А непосредственно проводит кассовые операции – кассир, на которого возложена полная материальная ответственность за сохранение денежных средств и осуществление кассовых операций. С кассиром заключен договор о материальной ответственности в форме обязательств кассира.

Прием и выдачу наличных денег в кассе предприятия осуществляет только кассир.

Денежные средства поступают в кассу с расчетного счета, размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, от подотчетных лиц.

Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской / кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2009 г. предприятие «Дорремстрой» по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере №1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

Ф.И.О.

Сумма (грн.)

Цель

Документ

Петрову Н.

60.00

на покупку смазочных материалов для оборудования

Расходный кассовый ордер №1

Сидорову К.

40.00

на покупку упаковочных материалов

Расходный кассовый ордер №2

Иванову Ф.

200.00

в счет предстоящих командировочных расходов

Расходный кассовый ордер №3

Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход – по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн. Операции 2–4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц – сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца

Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средств удобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ».

Касса за 24 января 2009 г.

№

Документ

От кого получено или кому выдано

Корр счет

Приход

Расход

Остаток на начало дня

1

1

От Банка «Кредан» чек 10104

31

320. 00

2

1

60.00

3

2

40.00

4

3

200.00

Итого за день

320.00

300.00

Остаток на конец дня

20.00

Кассир ________

Проверил и документы в количестве Четыре получил

Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги

Дата

Дебет (Док.)

Кредит (№Док.)

Субконто Дебет

Вал.

Кол-во

Сум. вал.

Сумма

№

Субконто Кредит

Курс

Содержание

0

24.01.05

Касс

Дн

1

Отчет кассира

24.01.05

30

31

320

0

1 от Банка «Кредан», чек 10104

24.01.05

37

30

Петров

60

0

1 Петрову Н.

24.01.05

37

30

Сидоров

40

0

2 Сидорову К.

24.01.05

37

30

Иванов

200

0

3 Иванову Ф.

Выводы

Современный уровень экономического развития отечественных предприятий характеризуется возрастающей ролью информационных технологий как ключевого фактора получения конкурентного преимущества. Эффективное решение задач сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения и использования данных обеспечивает своевременное получение качественной и достоверной информации на всех уровнях управления предприятием. Одним из направлений достижения эффективности выступает автоматизация управления информационными потоками и поддержки принятия управленческих решений с помощью применения различных программных продуктов, на основе которых создаются информационные системы.

Внедрении информационных систем управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Автоматизация управления позволяет:

    Повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

    Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

    Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа персонала предприятия к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

    Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

    Руководителям среднего и нижнего звеньев проводить анализ

    деятельности своих подразделении и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

    Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

    Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

На основании опыта, накопленного корпорацией «Парус», выработаны следующие принципы:

      автоматизация не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий. Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии;

      автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений. Поэтому рекомендуется комплексное решение проблем с выходом на единую информационную базу предприятия. Проектирование отдельных подсистем ведется в расчете на функционирование в составе единой системы;

      поэтапность автоматизации. Комплексность автоматизации не означает одномоментность ее осуществления. Создание информационной системы предприятия проводится в строгой последовательности, в первую очередь, на критических и базовых участках. Причем на каждом этапе достигаются определенные результаты и создается информационная основа для следующего шага автоматизации.

Список использованной литературы

    Асташкевичер Е.Т., Петрова В.И. Научная организация труда в бухгалтерии. – М.: Финансы, 2004. – 128 с.

    Голенищев З.П., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управлення: Учебное пособие: Навчальне видання. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. – 352 с

    Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с

    Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудита. – К.: А.С.К., 2008. – 768 с.

    Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. Проф.В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272 с.:ил.

    Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. – К.: ЦУЛ, 2007. – 180 с.

    Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навчальний посібник: Навчальне видання, – К.: Знання-Прес, 2003. – 349 с

    Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навч.посібник. – К.:КНЕУ, 2006. – 216 с.

    Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Компьютеризация аудиторской деятельности: Учебное пособие: – М.: Аудит; ЮНИТИ, 2006. – 270 с.

    Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підручник: Навчальне видання. – 6 е вид.. – К.: А.С.К., 2001. – 784 с

    Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. – К.: Знання, 2006. – 447 с.

    Чистов Д.В. Основи компъютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бух. учета в «1С: Бухгалтерии – Проф 6.0» для Windows. – 2 е изд., перераб и доп. – М.:КомпъютерПресс, 2008. 0 – 351 с.

    Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. – К.: Знання, 2006. – 429 с.

    Экономическая информатика: Учебник для вузов / Под ред. д.з.н., проф. В.В. Евдокимова. – СПб.: Питер, 1997. – 592 с.