Организация документооборота в ООО "Круиз"

Содержание:

1. Краткая характеристика предприятия

2. Порядок оформления документов в ООО «Круиз»

Список литературы

Приложения

1. Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Круиз» (далее ООО «Круиз») является юридическим лицом, имеет круглую печать и штампы со своим наименованием (эмблемой), свой торговый знак, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты, необходимые для хозяйственной и иной деятельности; ведет бухгалтерский учет и статистическую отчетность.

ООО «Круиз» обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта услуг, установления цен на оказываемые услуги, оплаты труда, распределения прибыли, то есть самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Туристская фирма ООО «Круиз» была основана в 1991 году. Учредителями являются три физических лица с вкладами в уставной капитал 30%, 30% и 40%.

ООО «Круиз» - многопрофильная туристская компания из года в год увеличивает свой объем продаж, ассортимент турпродукта и укрепляет технологию производства, что позволяет ей обеспечивать высокое качество туров.

ООО «Круиз» оказывает следующие виды услуг:

Туризм: все виды отдыха и лечение, как в России, так и за рубежом, шоп-туры, автобусные туры по Европе и авиатуры;
Оформление выездных виз и оказание информационных и консультационных услуг по их получению (правила оформления виз, анкеты, необходимые документы);
Страхование и автоуслуги.

ООО «Круиз» - предприятие многопрофильное, ассортимент услуг достаточно широк. Фирма занимается как выездным туризмом, так и внутренним. Кроме этого фирма занимается организацией шопинговых туров.

Фирма организует:

Автобусные туры по Европе в следующие страны: Финляндия, Франция, Чехия, Италия, Германия;
Авиатуры: Египет, Кипр, Испания, Израиль, Таиланд;
Шоп туры: Стамбул, Греция, Италия, Сирия;
Школьные туры и индивидуалы по городам России: Золотое Кольцо, С-Петербург, Москва, Санатории города Сочи, Подмосковье, Кавказские Минеральные Воды.

ООО «Круиз» имеет турагентскую, туроператорскую и медицинскую лицензии. Наличие лицензии на осуществление медицинской деятельности позволяет сотрудникам ООО «Круиз» сотрудничать с предпринимателями, имеющими договора со страховыми компаниями, что позволяет предприятиям относить стоимость путевки на себестоимость продукции в размере 3% от Фонда оплаты труда.

2. Порядок оформления документов в ООО «Круиз»

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ООО «Круиз».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Данная форма составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. В нашем случае это инспектор отдела кадров.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

Пример заполнения приказа на прием работника представлен в приложении 1.

По строке «Наименование организации» в нашем случае заполняется - ООО «Круиз». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

В нашем случае в ООО «Круиз», служащего принимают на работу сроком на один год, о чем делается запись в графе «Дата».

Вновь принятый работник будет работать в отделе маркетинга на должности «Специалист по маркетинговым исследованиям», о чем делается запись в соответствующих строках приказа.

Работник принимается с испытательным сроком три месяца, о чем также делается запись по строке «с испытанием на срок».

Также в приказе указывается должностной оклад (7600 руб.), а в графе «надбавкой» проставляется прочерк, так как принятой на предприятии формой оплаты труда не предусмотрено выплата надбавок.

Для данного документа обязательным является подпись работника, которая удостоверяет факт его ознакомления с приказом и с условиями приема на работу оговоренными в данном документе.

Рассмотрим документы, применяемые для оформления и учета отпусков.

Для оформления приказа на отпуск на предприятии применяется типовая унифицированная форма приказа № Т-6. Документ составляется инспектором отдела кадров. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику».

Пример заполнения приказа на оформление очередного отпуска в туристской фирме ООО «Круиз», представлен в приложении 2.

По строке «Наименование организации» в данном случае заполняется - ООО «Круиз». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

Оформляя приказ на очередной отпуск, инспектор отдела кадров в строке «За период работы», делает запись с 31 июля 2004 года по 31 мая 2005года.

В данном рассматриваемом случае ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на 28 календарных дней, о чем в строке «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» делается запись, а также проставляется дата ухода в отпуск (01 июня 2005 года) и дата последнего дня отпуска (28 июня 2005 года). В нашем случае Мазалова Оксана Сергеевна должна выйти на работу 29 июня 2005 года.

Для этого документа обязательным является подпись руководителя предприятия и подпись работника, уходящего в очередной отпуск.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Круиз» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);

п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 2Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.

В ООО «Круиз» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Круиз», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.

Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.

20 сентября 2005 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2005 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.

Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).

В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Пример заполнения графика отпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.

В ООО «Круиз» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.

В ООО «Круиз» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Круиз».

Список литературы

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (издание 3-е, переработанное и дополненное), 1999. - 144с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответа: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/Д: издательство «Феникс», 2001. - 320с.
Делопроизводство (организация и технология управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2002. - 256с.

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301001
ООО «Круиз»	по ОКПО
наименование организации

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	26	12.05.2005

(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу		Дата
с	13.05.2005
	по	13.05.2006

	Табельный номер
Горев Николай Иванович	38
фамилия, имя, отчество
в	Отдел маркетинга
	структурное подразделение
Специалист по маркетинговым исследованиям
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации



условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)	7600	руб.	00	коп.
	цифрами
надбавкой	-	руб.		коп.
	цифрами
с испытанием на срок	Три	месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от «

мая

г. №

Руководитель организации	Генеральный Директор				Макаров А.А.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		«	13	»	мая	20	05	г.
	личная подпись

Приложение 2

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301005
ООО «Круиз»	по ОКПО
наименование организации

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	30	01.06.2005

(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск

Табельный номер

Мазалова Оксана Сергеевна

фамилия, имя, отчество

Бухгалтерия

структурное подразделение

Бухгалтер 1 категории

должность (специальность, профессия)

за период работы с

“

”

июля

г. по

“

”

мая

г.

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

календарных дней

“

”

июня

г. по

“

”

июня

г.

и (или)

Б.
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)

на

календарных дней

“

”

г. по

“

”

г.

В. Всего отпуск на

календарных дней

“

”

г. по

“

”

г.

Руководитель организации	Генеральный Директор				Макаров А.А.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“	31	”	мая	20	05	г.
	личная подпись

Приложение 3

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301002
ООО «Круиз»	по ОКПО
наименование организации

Дата составле- ния	Табель- ный но- мер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфа- вит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
01.09.2002	25	34480017509	120802			основная	жен

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор	номер	20
	дата	01.09.2002

1.	Фамилия	Мазалова	Имя	Оксана	Отчество	Сергеевна

							Код
2.	Дата рождения	04.01.1980
		день, месяц, год
3.	Место рождения	Город Москва	по ОКАТО
4.	Гражданство	Россия	по ОКИН
5.	Знание иностранного языка	Английский	Владею свободно	по ОКИН
		наименование	степень знания
			по ОКИН
6.	Образование	Высшее	по ОКИН
		среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное
Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифика- ции или наличии специальных знаний	Год окончания
Московский Государственный Университет Потребительской кооперации	наименование	серия	номер	2002
Диплом	АБ	123
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
Экономист по бухгалтерскому учету и аудиту		Код по ОКСО

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифика- ции или наличии специальных знаний	Год окончания
	наименование	серия	номер

Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
		Код по ОКСО

Послевузовское профессиональное образование			Код по ОКИН
		аспирантура, адъюнктура, докторантура
Наименование образовательного, научного учреждения	Документ об образовании, номер, дата выдачи	Год окончания


	Направление или специальность по документу

		Код по ОКСО
			Код
7.	Профессия	Менеджер по продажам	по ОКПДТР
	основная	по ОКПДТР

	другая

2-я страница формы № Т-2

8.	Стаж работы (по состоянию на	“	31	”	мая	20	05	г. ):
Общий	-	дней	8	месяцев	2	лет
Непрерывный	-	дней	8	месяцев	2	лет
Дающий право на надбавку за выслугу лет		дней		месяцев		лет
		дней		месяцев		лет

Состояние в браке

Не замужем

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
отец	Мазалов Сергей Викторович	1955
мать	Мазалова Анастасия Васильевна	1957
брат	Мазалов Виктор Сергеевич	1982

11.

Паспорт:

№

18 01 352165

Дата выдачи

“

”

мая

1999

г.

Выдан

УВД Советского района города Москвы

наименование органа, выдавшего паспорт

Дата регистрации по месту жительства		“	30	”	мая		1999	г.
Номер телефона	838-54-69

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

		6.	Наименование военного
1.	Категория запаса	комиссариата по месту жительства
2.	Воинское звание
3.	Состав (профиль)	7.	Состоит на воинском учете:
4.	Полное кодовое обозначение ВУС		а) общем (номер команды, партии)
5.	Категория годности к военной службе		б) специальном
		8.
			отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы	инспектор				Караваева О.П.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Работник
	личная подпись

“

”

августа

г.

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
01.09.2002		Бухгалтер 1 категории	6000	Приказ
20.09.2005		Бухгалтер 1 категории	7000	Приказ о повыш.

IV. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)	Основание
номер	дата
1	2	3	4	5
19.08.2005	Соответствует занимаемой должности	30	19.08.2005

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
начала обучения	окончания обучения	наимено- вание	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8
01.09.2004	01.05.2005		Московская финансовая академия		ГД456	01.05.2005

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата	Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)	Основание
начала обучения	окончания обучения	наимено- вание	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

4-я страница формы № Т-2

VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Наименование награды (поощрения)	Документ
наименование	номер	дата
1	2	3	4

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска	Дата	Основание
с	по	начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
ежегодный	01.09.2002	30.04.2003	28	01.05.2003	28.05.2003	Приказ
ежегодный	29.05.2003	30.06.2004	28	01.07.2004	28.07.2004	Приказ
ежегодный	29.07.2004	31.05.2005	28	01.06.2005	28.06.2005	Приказ

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ	Основание
номер	дата выдачи
1	2	3	4

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

Дата увольнения

“

”

г.

Приказ (распоряжение) №

от

“

”

г.

Работник кадровой службы	Инспектор		Караваева О.П.
	должность	личная подпись	расшифровка подписи
Работник
	личная подпись

Приложение 4

Унифицированная форма № Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код

Форма по ОКУД

0301020

ООО «Круиз»

по ОКПО

наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа

Утверждаю

от

“

”

г. №

учтено

Руководитель

Генеральный Директор

Номер
документа

Дата
составления

На год

должность

Макаров А.А.

ГРАФИК ОТПУСКОВ

10.01.2005

2005

личная подпись

расшифровка подписи

“

”

января

г.

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	ОТПУСК	Примечание
количество календарных дней	дата	перенесение отпуска
заплани- рованная	фактичес- кая	основание (документ)	дата пред- полагаемо- го отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Управленческий отдел	Генеральный директор	Макаров Александр Андреевич	01	28	01.09.2005	01.09.2005	Приказ	-
Бухгалтерия	Главный бухгалтер	Бочарова Евгения Семеновна	06	28	20.05.2005	20.05.2005	Приказ	-
Бухгалтер	Бухгалтер 1 категории	Мазалова Оксана Сергеевна	25	28	01.06.2005	01.06.2005	Приказ	-
Отдел по маркетингу	Директор по маркетингу	Сергеев Андрей Петрович	10	28	15.04.2005	15.04.2005	Приказ	-
Хозяйственный отдел	Водитель	Хомяков Василий Николаевич	28	28	01.09.2005	01.09.2005	Приказ	-
Хозяйственный отдел	Уборщица	Касаткина Ольга Васильевна	30	28	10.10.2005	10.10.2005	Приказ	-
И т.д.
Руководитель кадровой службы		Инспектор				Караваева О.П.
		должность		личная подпись		расшифровка подписи