Компьютерный учет: преимущества и недостатки

Руководитель: ст.пр. Маматова Н.А.

Выполнила: ст. гр. БУХ 2-05 Рысбаева Ж.

Автоматизация, автоматизированные информационные системы, комплексные информационные системы, сейчас об этом много говорят, но не все понимают, что это такое и самое главное, нужна ли она вам. Если задаться вопросом, зачем нужна автоматизация, то сразу возникает встречный вопрос: «а что вы понимаете под автоматизацией?».

Я могу ответить на него так: автоматизация – возложение некоторых функций на компьютерную программу. И независимо от того, много или мало функций, даже если вы используете компьютер для одной рутинной операции – это уже автоматизация.

Сразу можно заметить, что компьютеры стоят сейчас на каждом столе в офисе, и в этом смысле автоматизация в какой-то мере проведена. Сейчас мы не перепечатываем документы по десять раз на печатной машинке, не складываем массивы цифр в столбик (правда, если чуть отъехать от Бишкека, то можно и не найти даже простой персоналки).

Для большинства офисных работников стало уже привычным делом создание документов в текстовом редакторе или строить графики в электронной таблице. Есть большое количество программ, больших и малых, которые в той или иной степени помогают выполнять наши повседневные задачи. На любом персональном компьютере можно найти массу программных утилит или программ посерьезнее, которые помогают делать нам то или иное действие. Действительно, зачем складывать числа в столбик, если за вас это может сделать ваш «железный друг».

Можно сказать, что частичная автоматизация уже проведена. Что-то делается, на компьютере, что-то вручную и это вас устраивает. Такую автоматизацию можно назвать «лоскутной». Лоскутной, поскольку здесь каждый сам за себя. Каждый использует тот инструмент, который, может быть только ему удобен или инструмент, который лучше знает.

Автоматизация помогает добиться максимальной управляемости своей компании, чувствовать изменения рынка и иметь возможность быстро на них реагировать. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.

Автоматизация вызовет изменение ролей бухгалтерии. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета (в крупных бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только НДС) и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет делать компьютер.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

упорядочении бухучета;

увеличении количества информации, получаемой из бухучета.

Снижении числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

повышении оперативности бухучета.

Таким образом, формируется новый подход к автоматизации бухгалтерского учета. 1С: Бухгалтерия. /Компонента "Бухгалтерский учет" системы 1С: Предприятие/

"1С:Бухгалтерия" – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. В основе программы лежит гибкая технологическая платформа системы "1С:Предприятие ", возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения. В комплект программного продукта входит прикладное решение - конфигурация "Бухгалтерия для Кыргызстана".

Крупная российская компания «1С», обеспечивает бухгалтерской программой, является поставщиком во многих стран СНГ. Ими были созданы дочерние компании, которые называются «Фирмы – франчайзинги». Наша страна не осталась в стороне.

В Кыргызстане франчайзинговая сеть направлена для квалифицированного выполнения работ по обслуживанию пользователей системы "1С:Предприятие". Фирмы - франчайзинги сформированы и развивается на базе коллективов, не просто продающих программные продукты, но и имеющих опыт до- и послепродажного обслуживания клиентов, внедрения, сопровождения, а зачастую и разработки программ, соответствующий действующим требованиям законодательства и нормативным документам КР. Эти фирмы следят за изменениями в законодательстве, и распространяют стандартные пакеты обновления для всех типовых конфигураций. Это очень удобно, особенно в нашем государстве, где мы наблюдаем, нескончаемый поток изменений в бухгалтерском учете, который только увеличивается из года в год.

По данным специалистов российской компании «1С», на 1 апреля 2008 года (данные взятые от всех франчайзинговых сетей).

По отраслям продажи распределились примерно следующим образом:

Промышленность – 66%

торговля, – 12%

прочие– 8%

транспорт и связь–7%,

строительство–5%,

сельское хозяйство– 2%

Схема 1. Обеспеченность программой по отраслям.

Ниже представлен рейтинг автоматизированных программ, используемых юридическими и физическими лицами.

1С – 65%

БЭСТ – 7%

Инфо-бухгалтер – 6%

Парус – 3%

Турбо-бухгалтер – 3%

Средства MS Office – 3%

Галактика – 2%

Самописная – 2%

Другое – 9%

Схема 2. Рейтинг автоматизированных программ

Автоматизация помогает добиться максимальной управляемости своей компании, чувствовать изменения рынка и иметь возможность быстро на них реагировать.

Надо заметить, что большинство малых предприятий, решивших приобрести программу для бухучета, сталкивается с такой банальной проблемой, как недостаточная техническая оснащенность. Ведь на стареньких компьютерах новые «навороченные» программы не «пойдут». В результате приходится искать старые версии. Соответственно претендентам на должность главбуха малых предприятий может очень даже пригодиться знание старых версий таких программ, как: 1С, БЭСТ, Инфо-бухгалтер, Турбо-бухгалтер, Парус, Галактика. Но поскольку отчетность в нужном формате они уже не формируют, то необходимо знать еще Word и Excel. Ведь в них сделано большинство деклараций.

Сегодня пользователи деловых компьютерных программ исчисляются, наверное, сотнями тысяч. Как бы ни были хороши компьютеры и программы, среди такого количества людей всегда найдутся недовольные результатами автоматизации.

Для рынка в целом процент неудачных проектов не столь велик. Но для каждого конкретного потребителя неудача порой оборачивается большими проблемами. Отметим, что и для поставщика программ неудачные проекты несут дополнительные хлопоты и подрывают репутацию. Проблемы и конфликты в ходе автоматизации никому не нужны. Анализ критических ситуаций показывает, что почти всегда виноваты не программы или компьютеры, а люди. Намного легче исправить программу, чем изменить точку зрения человека.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Автоматизированная форма учета позволяет осуществлять комплексную обработку учётной информации на основе пакетов прикладных программ.

Использование ЭВМ приводит к резкому ускорению учетных работ за счет замены многочисленных рутинных операций, связанных с накоплением и группировкой данных, их переносом из регистров в регистр, расчетами, мгновенно выполняемыми машиной. ЭВМ позволяет обрабатывать разнообразные учетные данные по любым направлениям и обобщать их по любым признакам.

Можно сказать, что управление предприятием превращается в громадную индустрию по переработке информации с целью принятия решения. Этому способствует применение ЭВМ. Благодаря применению персональных компьютеров появилась возможность не только создавать автоматизированные рабочие места бухгалтеров, кладовщиков и других работников, принимающих участие в ведении учета, а также получать наглядную оперативную информацию о работе предприятия в целом.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находит практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.