Документирование советской власти

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века

2. Государственный институт техники управления (ИТУ)

Заключение

Литература

Введение

Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

Рационализация аппарата проводилась самыми разными учреждениями, прежде всего, органами рабоче-крестьянской инспекции (так в структуре НК РКИ СССР было создано специальное управления по улучшению госаппарата) и органами ведомственной рационализации (оргбюро, бюро рационализации и т.п.).

Принимая во внимание, что для успехов рационализации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС, Госторг и некоторые другие центральные ведомства. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п.

Основным видом работы Оргстроя являлась рационализация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

Для рационализации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты рационализации, так и проекты рационализации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу. По жалобам и заявлениям. Оргстрой предлагал заказчикам и новые виды делопроизводственных работ, находившихся в стадии апробации. Так, например, в 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Одно из методических пособий Оргстрой так и называлось: "Долой регистратуру или единые принципы быстрого движения, исполнения документов и текущей архивизации без регистрации". Успеха эта система не имела уже потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Разрабатывались также проекты по рационализации работы машбюро, архивов учреждений и архивов чертежно-графической документации. по внедрению карточной системы регистрации и классификаторов документации и т.д.

Наряду с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов. Активно внедрялась инструкция Оргстроя по заполнению карт "Паспорт рационализаторской работы", которые заводились в учреждениях и т.п. для учета этой работы и выявления дальнейших путей рационализации.

1. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века

Октябрьская революция привела к полной смене государственного аппарата. Были ликвидированы старые государственные учреждения и созданы новые органы власти и управления государства диктатуры пролетариата и крестьянства. Советская власть ликвидировала и старый чиновничий аппарат, что было закреплено в декрете ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов"'. По призыву Петроградского Совета в ноябре 1917 г. для работы в советских учреждениях были направлены наиболее способные к организационной работе рабочие и солдаты. Преданные новой власти, они чаще всего были совершенно незнакомы с управленческой работой. Борьба со старым чиновничеством привела к сплошной замене квалифицированных кадров непрофессиональными работниками. Это в свою очередь привело к резкому падению культуры управленческого труда. Поэтому уже в первые месяцы после Октябрьского переворота новое правительство неоднократно ставит вопрос о необходимости налаживания управления в советских учреждениях.

Оргстрой развернул широкую сеть подразделений (отделов, агентств, контор), которая практически охватывала всю территорию Советского Союза. Были созданы республиканские конторы Оргстроя (Укроргстрой, Белоргстрой и т.д.), которые, в свою очередь, открывали на территории этих республик свои подразделения; была развернута сеть отделов Оргстроя во всех губернских и крупных промышленных городах России (Ленинград, Свердловск. Нижний Новгород, Саратов и т.д.). В структуру центрального Оргстроя, помимо Правления и отделов (частей). ведавших отдельными направлениями деятельности Общества (организационно-плановой, методической, коммерческой, технической), входили Консультационное бюро, выставка-музей средств техники управления и заочные курсы техники управления.

Успеху деятельности Оргстроя способствовало то, что с ним сотрудничали наиболее квалифицированные представители научных и рационализаторских кадров Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бизов, Э.К. Дрезен, Р.С. Майзель, В.Р. Мейльман, И.С. Толоконников, М. Гроссман и др. Квалифицированными специалистами были и инструктора Оргстроя, непосредственно занимавшиеся на местах рационализаторской работой. Так среди них назовем С.Н. Голубова, видного документоведа, ставшего впоследствии известным историческим писателем, книги которого "Багратион" и "Когда крепости не сдаются" (о герое Великой Отечественной войны генерале Д.М. Карбышеве) были удостоены Государственных премий. Кроме того, для решений отдельных вопросов Оргстрой пользовался услугами сторонних экспертов и консультантов.

Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1. Изучение и обобщение накопленного в центре и на местах рационализаторского опыта и выработка на этой основе принципиально новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства.

2. Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в рационализации путем разработки и внедрения специальных проектов.

3. Обеспечение рационализаторских мероприятий техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией.

4. Обучение заинтересованных лиц современным методам ведения управленческих работ.

5. Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях рационализации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в рационализации всем отраслям народного хозяйства: транспорту и строительству, финансам и сельскому хозяйству и т.д. среди объектов его рационализации было НКПС и НКВД, Наркомзем и Наркомюст и другие наркоматы вкупе с сетью подведомственных организаций; стройки, такие как "Шарикоподшипникстрой" (Москва) и Кузнецкстрой; заводы "Красное Сормово" и имени Ухтомского (Люберцы Московской обл.); Плодкоопсоюз и совхозы, а также иные учреждения, организации и предприятия. Оргстрой разрабатывал проекты рационализации самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, рационализация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Организация работ велась по следующим направлениям:

1. Инициативное информирование возможных заказчиков о комплексе проводимых Оргстроем работ. В этих целях Оргстрой активно распространял через средства массовой информации сведения о разрабатываемых им проектах рационализации и номенклатуре поставляемого им оборудования. реклама с фирменным логотипом Оргстроя, зигзаг молнии в красном прямоугольнике, публиковалась в журналах "Техника управления", "НОТ и хозяйство", "За рационализацию" и др., в газетах "Известия", "Торгово-промышленная газета". "Экономическая жизнь", "Труд". "Гудок", "Крестьянская газета" и др., а также звучала по общесоюзному радиовещанию.

2. Заключение договоров, соглашения и т.п. с конкретными заказчиками о рационализации или комплексной или отдельных участков управленческого труда (например, делопроизводства) на данном объекте.

В договоре, который Оргстрой заключал с заказчиком, указывались объекты, подлежащие рационализации; предусматривались виды проектировочных работ их стоимость; оговаривались сроки проведения обследования, подготовки и выдачи рационализаторских рекомендаций. формы участия представителей коллектива самого объекта в проводимых Оргстроем работах; техническое и методическое обеспечение проектных разработок и, наконец, возможность дальнейшего сотрудничества заказчика с Оргстроем.

Процессу подписания договора, как правило, предшествовали совместные переговоры, обсуждения, в ходе которых оговаривались основные участки предстоящей рационализации, условия проведения проектных работ и их технического обеспечения.

Подготовка проекта рационализации включала следующие этапы:

1. Предпроектное, ориентировочное обследование делопроизводства объекта. В ходе этого обследования составлялась характеристика рационализируемого объекта, выявлялись недостатки и намечались пути их устранения. На этом этапе представители Оргстроя готовили отчеты, доклады, акты и заключения, зачастую представлялись сводки о ходе обследования, а в дальнейшем о предлагаемых рекомендациях и ходе их внедрения. В ходе обследования и разработки рекомендаций широко применялись графические методы (диаграммы, схемы, графики), наглядно показывавшие выгоды от предлагаемых решений. На этом этапе предусматривалось также участие представителей объекта в подготовке материалов обследования.

2. Разработка рационализаторских предложений. При том широко привлекались последние достижения в этой области. Проект передавался на рассмотрение заказчику и в случае получения от него положительного отзыва, как правило. С учетом высказанных им замечаний и предложений, передавался для выработки конкретных организационно-технических мероприятий в надлежащие подразделения Оргстрой. Все отзывы, независимо от их содержания, прилагались к общему комплексу проектной документации. При возникновении существенных разногласий между исполнителем и заказчиком проект передавался на совместное рассмотрение руководства заказчика, отделения Оргстроя и местных органов РКИ, которые и принимали окончательное решение. Следует указать, что количество таких случаев было очень невелико, в связи с чем можно считать, что рационализация. Проводившаяся Оргстроем. Соответствовала насущным потребностям заказчиков.

3. Внедрение проектных рекомендаций. На этом этапе заказчику передавались нормативно-методические материалы (инструкции, правила, памятка и т.п.) графики и схемы новых форм работы, комплексы бланков и форм документации, технические средства для рационализации и механизации управленческих операций. Проводились семинары с персоналом объекта для ознакомления с новыми формами и методами работы. Укажем, что заказчик получал бланки и технику или со складов Оргстроя или непосредственно от предприятий, принадлежавших обществу (Московская фабрика пишущих принадлежностей, деревообделочная фабрика, фабрика "Светоч" и др.) или же от работавших по договорам с ним (например, АОНАПО - акционерное общество наглядных пособий, Ленинградский завод "Союз", ряд мебельных фабрик и др.).

По окончании этапа внедрения сторонами составлялся итоговый документ (акт, протокол и т.п.), где не только указывались итоги проведенных работ, но и по желанию заказчика оговаривалась возможность дальнейшего его сотрудничества с Оргстроем в целях продолжения рационализации делопроизводства на данном объекте. Практика показывает. что подобные условия оговаривались не менее чем в 50% подписанных актов. В пользу таких соглашений говорило то, что Оргстрой представлял своим заказчикам значительные льготы как при консультационном обслуживании, так и в ходе приобретения техники. бланков и т.п. Как правило, послепроектное обслуживание велось не только Консультационным бюро, но и другими подразделениями Оргстроя (например, в части приобретения техники коммерчески отделом). Консультационное бюро использовало также в этих целях находившуюся при нем "РО", картотеку по обмен рационализаторским опытом. Преобразованную затем в "Практическую энциклопедию рационализации".

В ходе рационализаторских работ Оргстроем широко использовались такие формы, как устройство конференций и совещаний, конкурсов на лучшую постановку научной организации управленческого труда в конкретных учреждениях и т.п. При Оргстрое были созданы заочные курсы техники управления и курсы переподготовки инструкторов местных отделений Оргстроя. При местных отделениях Оргстроя действовали курсы подготовки рационализаторов управления. Такая учеба значительно расширяла круг лиц. которые могли бы принимать квалифицированное участие в совершенствовании делопроизводства. Особое значение это имело для тех районов, которые находились на определенном удалении от рационализаторских центров.

Большую роль в пропаганде идея рационализации делопроизводства играли выставки техники управления, проводившиеся Оргстроем при местных отделениях. Здесь, правда, многое зависело от возможностей самих: наличие подходящих помещений, технических средств и оборудования. Квалифицированных лекторов и т.п. Упомянем о действовавшей при центральном Правлении Оргстроя выставке-музее средств техники управления. Она имела весьма представительную экспозицию, поскольку Оргстрою выдавались безвалютные лицензии на ввоз техники для демонстрации, причем техника представлялась для экспонирования на консигнационных условиях.

На выставке были представлены изделия американских, французских, немецких фирм, а также и образцы отечественного производства. Среди экспонатов пишущие машинки; счетная техника (арифмометры, механизированные счетчики и т.п.); оборудование для механизации почтовых работ (конвертовскрыватели, сшиватели, пневмопочта, грейферный конвейер и т.д.); средства оперативного размножения документов (механический и электрический ротаторы, стеклограф. Ручной копировальный пресс) и др. В экспозиции выставки были развернуты образцы рабочих мест (уголки) отдельных категорий делопроизводственного персонала: секретаря, экспедитора и т.п. Велось экскурсионное обслуживание посетителей, проводились беседы и лекции. Была разработана методики организации и проведения подобных выставок на местах. Такие выставки состоялись, например, в Ленинграде, Нижнем Новгороде и других городах.

Выставка-музей и подобные ей, наглядно демонстрируя преимущества рационализации и механизации управленческого труда и делопроизводства, сыграли положительную роль в развитии рационализаторского движения.

Как уже упоминалось, Оргстрой разрабатывал проекты для самых различных звеньев аппарата управления. Отметим такие передовые, по оценке заказчиков, внедренные проекты как организация работы машбюро ЦК ВКП9б), организация документооборота в Президиуме ЦИК СССР, рационализация делопроизводства в Моссовете и райсоветах г. Москвы. совершенствование делопроизводства в редакциях ряда газет ("Известия". "Крестьянская газета" и др.) и т.д. Удачные постановки широко освещались в печати. Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.

Однако к концу 20-х гг. послед создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом. А/О "Оргстрой" преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства. В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности. ИТУ везде требовал привязки к разработанному им "Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий"). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ. Показательным в этом отношении стало I-е Всесоюзное совещание работников по советскому строительству, чистке госаппарата, ИТУ, его местных органов и системы Оргстроя, проходившее в Москве с 9 по 13 января 1931 г. На нем деятельность Оргстроя подверглась критике как ориентированная на достижение только материальных результатов в ущерб социально-политическим проблемам. Предлагалось больше внимания уделять политической оценке объектов, классовому составу как персонала рационализируемого объекта, так и кадров самих рационализаторов. Эти решения знаменовали собой изменения во внутренней политике государстве. Когда был взят курс на совершенствование техники производства. а совершенствование аппарата управления вообще было отодвинуто за задний план.

Линия на свертывание рационализации аппарата управление нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение "Союзоргучет" и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело рационализации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращена. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

Оценивая деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века. Следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к рационализации объектов. Именно комплексность, когда объекта в ходе рационализации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени.

2. Государственный институт техники управления (ИТУ)

Постановлением СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР был организован Государственный институт техники управления (ИТУ). В его задачи входили анализ и обобщение полученного опыта рационализации и выработка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию управления, а также методическое руководство работой оргбюро. АО "Оргстрой" было преобразовано во Всесоюзное объединение организационного строительства и передано в ведение ИТУ. Институт стал мощным рационализаторским центром, имевшим в своем составе методическо-внедренческое подразделение (Оргстрой); три бюро - консультационное, конструкторское и информационное; научно-методические кабинеты (теории организации, операций основных и операций вспомогательных и др.); выставку технических средств и издательства "Техника управления", выпускавшее профильную литературу и ежемесячный журнал "Техника управления", где публиковалось немало сведений по организации труда секретарей. Содержались такие материалы и в литературе, издававшейся ИТУ,

Так, например, известный ученый П.М. Керженцев в своей работе "Памятка организатора" привел правила рационального распределения времени и выполнения тех или иных управленческих работ. Там, в частности, излагались необходимость четкого и ясного определения задач, которые ставятся подчиненным, разъяснения порядка выполнения заданий, контроля за ходом их исполнения и критерии оценок выполненной работы.

В ходе деятельности ИТУ был опубликован значительный объем научной, методической и практической литературы по совершенствованию различных аспектов управленческого труда, проведена стандартизация форматов бумаги, унифицированы бланки и формы документов массового применения, внедрены прогрессивные виды учета и т.п.

Успехи рационализации управленческого труда были налицо, однако в начале 30-х гг. ХХ века в формах и методах организации этой работы произошли серьезные изменения. Прежде всего, совместным постановлением Президиума Центральной Контрольной комиссии ЦК УКП (б) и Коллегии НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г. был ликвидирован ИТУ и реорганизованы его подразделения. Объединение "Оргстрой" было преобразовано в объединение "Союзоргучет", переподчинено ЦСУ СССР и перепрофилировано на издание бланочной продукции; издательство "Техника управления" преобразовали в издательство "Стандартизация и рационализация" и передали в систему Всесоюзного комитета стандартов. Объяснения всему этому лежит в изменении внутренней политики сталинского руководства государством.

На этом первый этап рационализации управленческого труда можно считать законченным. Следующий этап пришлось ждать долго, до конца 50-х годов.

Рационализация управления, проводившаяся в 20-30-х гг., без сомнения, принесла в свое время большую пользу секретарскому делу. Были выработаны методические рекомендации по его организации, подготовлены должностные квалификационные требования, разработаны различные виды технических средств и приспособлений. Конечно, сейчас нашлось место новым, более прогрессивным решениям, появились новые многофункциональные средства автоматизации, расширившие технические возможности секретарского персонала. Но то, что было сделано в 20-30-х гг., явилось и своевременным и полезным для секретарского дела, заложило основы для его дальнейшего совершенствования. Обращаясь к рационализаторским достижениям в секретарском деле тех лет, можно вспомнить слова поэта: "Вы с уважением рассматривайте их как старое, но грозное оружие".

Заключение

Фактически Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной рационализации, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

Литература

1. Бызов Л.А. Методы графически изображений. М., 1930.

2. Гастев А.К. Как надо работать. М., 1966.

3. Дрезен Э.К. Руководство по управлению советскими учреждениями. М., 1925.

4. Керженцев П.М. Принципы организации. М., 1968.

5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 1997.

6. Левинсон Н.М. Оргтехника. Ч. I, М., 1938.

7. Майзель Р.С. Руководство по делопроизводству. М., 1925.

8. Мейльман В.Л. Рационализация делопроизводства. М., 1930.

9. Научная организация труда двадцатых годов. Казань, 1965.

10. Техника управления // Журнал, 1925-1930.

11. Эрасмус А.А. Метод научной организации делопроизводства. М., 1925.