Делопроизводство (работа 3)
Министерство образования РФ
Нижнетагильский металлургический колледж имени Е.А. и М.Е. Черепановых
Контрольная работа
Предмет: Документообеспечение управления
Шифр 2022
Вариант №2
Выполнил: Кабанова Ю.А.
Группа №74-1
Преподаватель: Пухова В.Л.
Нижний Тагил
2007г.
Задания
Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки
Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера
Оформите заявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствии заявлением, согласно вашей специальности
Оформите журнал регистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов
Список литературы
1. Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки
Деловое письмо – один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и материальные ценности.
Деловое (служебное) письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.
Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменил одноименный Стандарт действовавший с июля 1997г.
Принятый Стандарт носит рекомендательный характер. Это положение было введено в действие на основании Федерального закона «О стандартизации» и подтверждено Федеральным законом от 27 декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», ведь не секрет, что многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики.
Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование на фоне расширяющихся зарубежных контактов российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать принятые на Западе принципы «добровольных стандартов»,ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши фирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общими стандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.
Организации вправе разрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие определенные отступления от ранее действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми документами (приказами, постановлениями).
Реквизиты письма и правила их оформления.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его создания, требования к содержанию и форме данного способом документирования.
Формуляр-образец – это совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы документов.
Реквизиты письма:
государственный герб РФ;
герб субъекта РФ;
эмблема или товарный знак организации;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование организации;
справочные данные об организации;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
резолюция:
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
визы согласования документа;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнений документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
«Государственный герб РФ» помещается на бланках писем в соответствии с Порядком использования Государственного герба Российской федерации, утвержденным Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
«Герб субъекта РФ» помещают на бланках писем в соответствии с правовыми актами субъекта РФ (уставами, положениями).
«Эмблему организации или товарный знак организации» помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).
«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятия и организации (ОКПО).
«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
«Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит «наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.
Данный реквизит служит собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование дается в именительном падеже. Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью.
Реквизит «наименование организации» печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру при продольном расположении реквизитов.
«Справочные данные об организации» - это реквизит, содержащий сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. Реквизит располагается ниже реквизита «наименование организации».
Реквизит «Дата документа» это дата его подписания.
Дату письма оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. Например: 05.03.2006.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2006г.
Данный реквизит проставляется на бланке письма на отведенном для этого реквизита месте.
«Регистрационный номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации.
Реквизит состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, например: 1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени и фамилии подписавшего письмо, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер).
Реквизит располагается на бланке письма на отведенном для этого реквизита месте.
Регистрационный номер на письмах, составленных совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой организации.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «дата документа» и регистрационный номер документа».
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Реквизит «адресат» - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит печатается в правом верхнем углу документа.
Письмо адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лица. А также гражданам при ответе на их обращения. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия – в дательном падеже, например:
ООО «Канцлер»
Бухгалтеру
Ю.А.Кабановой
При направлении документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации входит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже, например:
Главному Бухгалтеру
ООО «Канцлер»
Л. А.Антипиной
При направлении документа нескольким однородным организациям их следует указывать следующим образом:
Главным редакторам
районных газет
Главам муниципальных
Образований
При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или учебная степень, например:
Командиру войсковой части 7425
генерал-майору внутренних войск
Г.А.Новикову
В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить полный адрес, который указывается составителем документа в случае направления корреспонденту, не входящему в утвержденный в организации перечень рассылки писем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №221:
наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия и инициалы для физических лиц);
наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта(города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
ОАО «Электросталь»
Добролюбова ул., д.7,
г. Севастополь,320009
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатам не указывают.
При направлении документа в большее количество адресов составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.
Реквизит «адресат» выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
«Резолюция» - это реквизит, фиксирующий указание должностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей) содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:
Иванову Н.В.
Подготовьте приказ по данному
вопросу к 08.08.2006
Личная подпись
дата
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается лицо, указанное первым в «резолюции». Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация их работы.
Реквизит «резолюция» оформляется на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части на свободном от текста месте.
Этот реквизит может оформляться на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому он относится.
«Заголовок к тексту документа» - обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?», например: «О выделении…, Об изменении…» или «О ком?»: «О Сергеевой М.В.».
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок. Состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.
Заголовок пишется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
«Отметка о контроле документа» делается на письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» или штампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).
«Текст документа» - главный реквизит, ради которого составляется документ.
Текст документа можно оформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы, пункты.
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывается их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации» - автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту», например:
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»…
В письмах используется следующая форма изложения.
Текст письма составляется от первого лица множественного числа – «просим, направляем», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или от первого лица единственного числа – «направляю, прошу».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю, прошу».
«Отметка о наличии приложения» делается в сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных и информационных письмах и др.
Отметку о наличии приложения, называемого в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8л. в 3 экз.
Если приложения не названы, то их наименование перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.
2. Проект … на 8л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение : письмо комитета по делам молодежи Курганской области от 10.07.2006 №25 и приложения к нему, всего на 10л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:
Приложение: в 2экз.
Если документ направляется нескольким адресатам. А приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 5л. в 1 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения печатается через два интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля.
«Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
|
Генеральный директор ОАО «Российские просторы» |
Личная подпись |
В.А.Петровский |
|
Генеральный директор |
Личная подпись |
В.А.Петровский |
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.
|
Личная подпись |
В.А.Петровский |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Генеральный директор |
Личная подпись |
А.В.Геймбух |
|
Главный бухгалтер |
Личная подпись |
Л.А.Антипина |
На практике часто применяют совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, их подпись располагают на одном уровне, например:
|
Глава администрации (Губернатор) Томской области |
Губернатор Омской области |
|
Личная подпись В.М. Кресс |
Личная подпись Л.К.Полежаев |
|
дата, регистрационный номер |
дата, регистрационный номер |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки, например:
|
Заместитель генерального директора |
Личная подпись |
П.Г.Филиппов |
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее принятым решениям
Визы включают: должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.
Виза проставляется на копии пиьсма в левой нижней части на личевой стороне документа.
«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля, например:
А.Г.Петров
223 10 15
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.
Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.
Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа.
Отправлен факс 012.03.2006
В дело
Сидорова
дата
или
В дело
Сидорова
дата
«Отметка о поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.
Элементами реквизита выступают: наименование организации; порядковый номер, который может дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления документа, а при необходимости времени, например:
|
ОАО «Российские просторы» Канцелярия Вх. №8325/1 01.09.2006 |
«Идентификатор электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.
Реквизит проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например:
С:/ПисьмоПросьба.rtf01.11.2006
Оформление бланка письма.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации – авторе документа, от имени которого издается документ.
Стандартные форматы бланков – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).
В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.
Поля не менее: 20мм – левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.
Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
Пример оформления бланка письма организации (угловое расположение реквизитов)
|
Эмблема СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ» Красный проспект, д.28, г. Новосибирск, 630099 Тел.:222 23 15, 223 72 18, факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru ОКПО_____,ОГРН____, ИНН/КПП____ ________________№_____________ На №_____________ от __________ |
Пример оформления бланка письма организации (продольное расположение реквизитов)
Эмблема
СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ
«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»
Красный проспект, д.28,
г. Новосибирск, 630099
Тел.:222 23 15, 223 72 18,
факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru
ОКПО_____,ОГРН____,ИНН/КПП____
________________№_____________
На №_____________ от___________
Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственном языке и языке партнера.
Расположение наименования организации располагается следующим образом: слева – наименование на русском языке, справа – на иностранном языке, например:
|
Торгово-промышленная палата российской федерации Ильинка ул.,д.6,г.Москва, Россия, 103684 Тел.:921 08 11, Факс: 411126 e-mail: ОКПО_________ОГРН_________ ИНН__________ КПП_________ _____________№_____________ На № ________ от ___________ |
THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRY Ilyinka str., 6. Moscow. Russia, 103684 Tel.:921 08 11, Facs: 411126 |
Правила расположения реквизитов
Первая строка текста начинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.
При подготовке письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом Times New Roman.
Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12. Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через один междустрочный интервал.
В официальной переписке применяется официально - деловой стиль. Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально – деловые отношения.
Особенности информации делового стиля:
Официальной по своему характеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.
Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения;
Объективной и достоверной;
Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;
Полной и достаточной для принятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.
Виды деловых писем
|
Письма – приглашения |
письма с приглашением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть и всему коллективу. |
|
Гарантийные письма |
составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды. |
|
Инструктивные (циркулярные) |
такие письма направляют вышестоящие организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям. |
|
Письма - просьба |
существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений. Выражаются обычно словами: Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д. Цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие основания. |
|
Письма - ответы |
Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ или констатируется сам отказ. |
|
Благодарственные письма |
В партнерских отношениях нужно не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д. |
|
Сопроводительные письма |
Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению |
|
Договорные письма |
В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность сопроводительного письма. |
|
Письма - предложения |
Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение о сотрудничестве, могут быть приложены доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно разделить на несколько видов: Предложения о сотрудничестве; Извещения; Рекламные письма (информационные). |
|
Письма - напоминания |
Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий или других договоренностей. |
|
Письма - подтверждения |
Содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие. |
Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.
|
ОАО «Росинтер» Пятницкая ул., д.21, Москва, 115209 Тел.: (495) 931 11 17, факс: (495) 931 00 27, e-mail: msm@inter.msk.ru, http://www.msk.ru ОКПО________, ОРГН_________, ИНН/КПП___________________ 01.02.2006 № 115-3/1 На № _______ от ___________ |
Генеральному директору Научно-технического центра «Информсистема» О.С.Ефремову Сергеевой В.К. Отправить факс о согласии до 04.02.2006 Еремеев 02.02.2006 |
Уважаемый Олег Святославович!
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер», который состоится 05.02.2006 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2 , в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.
В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2006, заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.
Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1л. в 1экз. 2. Программы выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5л. в 1 экз.
|
Председатель оргкомитета |
Личная подпись |
П.В.Нестеров |
М.М. Макарова
931 00 17
|
Отправлен факс 03.02.2006 № 93 В дело № 1-17 Сергеева 04.02.2006 |
«ИнфСист» Вх. № 00075 025.02.2006 |
2. Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительных документа (далее ОРД) трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управление, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Классификация ОРД:
Организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
Информационно-справочная документация, которую условно можно разделить на:
оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.)
справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и.т.д.)
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает докумнты по личному составу (персоналу): заявления личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Требования, предъявляемые к оформлению документов
Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).
Эти требования определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30 97)" . ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы любых, как государственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" ).
Перечень реквизитов для организационно-распорядительных документов:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
08 наименование вида документа;
09 дата;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копий;
26 отметка об исполнителе и номад его телефона;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа;
29 идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа.
В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными".
Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Дата и номер документа
Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.
Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан.
Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).
Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".
Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п.
Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен " задним числом", поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
Порядок подписания документов
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).
Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.
Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.
Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.
В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.
На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п.
Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: " за" , " зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.
Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.
Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.
Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт.
Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.
Утверждение документов
Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
уставы;
положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
структура, штатная численность и штатное расписание;
акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка;
сметы;
расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
Утверждаются документы одним из следующих способов:
ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );
издается соответствующий распорядительный документ.
Оба этих способа имеют равную юридическую силу.
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.
Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.
Юридическая сила копий документов
Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.
В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?
Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.
Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.
Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.
Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).
Требования к изготовлению документов
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуют определенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
• От границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».
• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.
Ниже приведено краткое описание оформления основных организационно-распорядительных документов.
Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Учредительный договор оформляется на листах бумаги формата А4 по следующей форме.
Титульный лист
|
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННРЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
Ростов н/Д - 2006 |
Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
Вводная часть.
Цель заключения договора.
Наименование и правовая форма организации.
Предмет деятельности.
Местонахождение организации.
Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
Порядок образования имущества.
Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
Порядок управления делами юридического лица.
Права и обязанности участников (учредителей).
Ответственность за нарушения договора.
Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
Порядок рассмотрения споров.
Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.
Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной организации. Общие положения об уставе содержаться в части первой Гражданского кодекса РФ [1]. Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учередительного договора и устава или только учредительного устава. Юридическое лицо, не являющегося коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида. Устав утверждается его учредителями, в соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.
Титульный лист
|
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УСТАВ акционерного общества открытого (закрытого) типа НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕКСТ
Город - год |
Обязательные разделы устава:
Общие положения (определяются цели и задачи организации).
Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
Производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность.
Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
Отчетная и ревизионная деятельность.
Порядок реорганизации или ликвидации организации.
Положение об организации – нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются гриф утверждения вышестоящего органа или его непосредственного руководителя, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.
Структура текста может включать следующие разделы:
Общие положения.
Цели и задачи организации.
Функции организации, ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).
Руководство.
Права и обязанности.
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Порядок реорганизации или ликвидации организации.
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ[2]. Правила внутреннего распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. При составлении руководствуются Типовыми правилами. Реквизиты и структура текста Внутреннего распорядка, оформляются на общем бланке организации.
|
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРАВИЛА Внутреннего распорядка ТЕКСТ (структура текста) Общие положения. Порядок найма, перевода и увольнения работников. Основные обязанности и ответственность работников. Основные обязанности и ответственность работодателя (администрации). Рабочее время и его использование. Время отдыха. Поощрения за успешные результаты работы. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины. (Учитывая специфику организации, дополнительно могут быть введены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.)
Визы (юридическая служба, профсоюзная организация) |
Структура (состав подразделений организации) и численность персонала (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации формата А4.ю подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала (отдела кадров) и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью.
|
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
|
Положение о структурном подразделении организации, в том числе коллегиальном, совещательном или ином органе, - нормативный правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения и иного органа (совета, комиссии и т.п.) предприятия, фирмы, учреждения.
Положение оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения или соответствующего коллегиального или совещательного органа и согласовывается с юридическим отделом. Данное положение может утверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением), если одновременно с утверждением требуется дать необходимые поручения, связанные с его применением
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 №1
|
Код |
||
|
Форма по ОКУД |
0301017 |
|
|
по ОКПО |
||
|
(наименование организации) |
|
Номер документа |
Дата составления |
||
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ |
УТВЕРДЖЕНО |
||
|
на «__»_____20___года |
Приказ от «__»___20_г. №__ Штат в количестве_________ единиц с месячным фондом заработной платы _________________рублей |
|
Структурное подразделение |
Должность (специальность), профессия, разряд, класс (категория), квалификация |
Количество штатных единиц |
Оклад (тарифная ставка), руб |
Надбавка, руб |
Месячный фонд заработной платы |
Примичание |
|||
|
наименование |
код |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
и т.д. |
|||||||||
|
Итого по листу |
|||||||||
|
Итого по документу |
|
Руководитель кадровой службы |
|||||
|
должность |
личная подпись |
расшифровка подписи |
|
Главный бухгалтер |
|||
|
личная подпись |
расшифровка подписи |
Инструкции организационно-методологического назначения представляют собой организационно-правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений. Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов, и т.п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства в отдельных службах и др.
Титульный лист включает следующие реквизиты: наименования организации – автора документа, гриф утверждения. Наименование документа, место и год издания. Текст инструкции включает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения, правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами.
Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Эта инструкция эффективное средство для управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую роль, а также объективно оценивать работу сотрудника, для должности которого составлена такая инструкция.
Должностные инструкции разрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 ноября 1992г. №30).
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
|
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ______________________________________________________ (наименование должности и структурного подразделения организации) ТЕКСТ (структура текста) Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Взаимоотношения (связи по должности). Квалификационные требования. Оценка работы.
00.00.0000 |
Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач. Приказ – это правовой акт руководителя организации или его заместителя, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.В основном приказы оформляются на специальном бланке приказа, но могут быть, и оформлены на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.
В состав реквизитов приказа включены:
01 – Государственный герб РФ, 02 – герб субъекта РФ, 03 – изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак, 08 – наименование организации, 10 – наименование вида документа, 11 – дата документа, 12- регистрационный номер документа, 14 – место составления или издания документа, 18 – заголовок к тексту, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии прохождения, 22 – подпись, 23 – гриф согласования документа, 24 – визы согласования документа, 27 – отметка об исполнителе, 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 30 – идентификатор электронной копии документа.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Например, на основании законодательного, нормативного акта, выше стоящего органа власти.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АЗОВСКИЙ ОПТИКО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД» ПРИКАЗ
г.Азов О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09.2006г. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 15.09.2006г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Секретарю-референту О.Д.Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачи в структурные подразделения предприятия до 01.09.2006г. Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И. Клименко. Приложение: на 17л. в 1экз.
Сотникова 93 16 21 в дело 10-00 15.08.2006 Петрова Петрова |
Распоряжение один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости ведения подчиненными организациями, подразделения и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок. Распоряжения готовятся и оформляются аналогично приказам, с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Однако текст распоряжения не содержит констатирующей (вступительной) части, в таких случаях текст начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения. В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:».
Указание - распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организации по вопросам информационно-методического характера, связанных исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту; может иметь констатирующую часть и – обязательно пункт о контроле за исполнением.
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организации по важнейшим вопросам их деятельности. Подготовка, оформление и издание постановлений (и распоряжений) глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работ аппаратов администрации субъектов РФ, городов и районов.
Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полономочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжением главы администрации области.
Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.
Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.
Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервал в системе «WORD», шрифт 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.
Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
Макет постановления федерального органа:
|
Герб ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ) ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Москва Об утверждении унифицированных форм Первичной документации Во исполнение _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Государственный комитет Российской Федерации по статистике ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается). Установить___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Признать утратившими силу ___________________________________________ _______________________________________________________________________
Визы (на оборотной стороне) |
Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти органов субъектов РФ, общественных организации, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров организации, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
Служебное письмо обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. Служебные письма оформляются на бланках по ГОСТ Р 6.30 – 2003 как правило с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением встречаются реже. Используются бланки форматов А4 и А5. Письмо оформляют, как минимум в двух экземплярах. Первый адресату, второй подшивается в дело, как результат выполненной работы.
Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленный факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.
Акт оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. В ряде случаев акт оформляют на общем бланке организации. Текста акта состоит и двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязательно подписать его с оговоркой о не согласии, офомив его на отдельном листе.
Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница оформляется на общем бланке организации формата А4, последующие страницы печатаются на обычных листах. Текст состоит из вводной и основной частей. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа, излагается повестка дня. Основная часть строится в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме формы заседания печатаются от левого поля формуляра.
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
В зависимости от содержания и назначения различают информационные и отчетные докладные записки. По адресату докладные записки делятся на внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные вышестоящим организациям).
Внешние записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписывает руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4, с угловым расположением реквизитов, допускается рукописный вариант.
Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом печати текста – по телеграфной сети общего использования. Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №222.
Пример
|
СРОЧНАЯ РОСТОВ-ДОН ИНТЕРВАЛ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28 Брянск, Речная, 40
10.01.2006 печать |
Адрес телеграммы часто является условным. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК - точка, ЗПТ – запятая и др. Цифры, число как правило пишут прописью.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ.
Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети.
Факс (телефакс, факсограмма) – получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе копия документа.
Факс удобен для оперативной передачи информации.
Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Обязательные реквизиты: наименование учреждения адресата и адресанта, реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст, подпись, также должна иметь заголовок, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об».
3. Оформите заявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствии заявлением, согласно вашей специальности
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня с 28.05.2007 г. на работу на должность бухгалтера в Бухгалтерию, с испытательным сроком 1 месяц. С действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, нормативными правовыми актами ознакомлена.
28.05.2007 г. ____________________ Ю.А.Кабанова (подпись) |
ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу
с испытание на срок _______________________________________1_____________________ месяца(ев) Основание: заявление о приеме на работу Трудовой договор от «___» _______20__года №______
С приказом (распоряжением)
|
4. Оформите журнал регистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов
Применяется индексация документов №регистрационный номер-код подразделения составителя-код получателя.
|
Порядковый номер |
Дата ирегистацион-ный номер |
Краткое содержание |
Исполнители |
Получатель, отметка о хранении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
70 |
28.09.07 №30 |
Приказ о приеме на работу коммерческим вопросам Бормашенко А.Я |
Секретарь Дубинина А.В. |
Бормашенко А.Я, Кадровик Цветаева Т.В. |
|
71 |
28.09.07 №50-4-1 |
Служебное письмо о проведении плановой инвентаризации |
Главный бухгалтер Антипина Л.А |
Генеральный директор Геймбух А.В., архив |
|
72 |
29.09.07 №31 |
Приказ о проведении плановой инвентаризации |
Секретарь Дубинина А.В. |
Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив |
|
73 |
05.10.07 №51-4-1 |
Отчет о заработной плате |
Главный бухгалтер Антипина Л.А |
Генеральный директор Геймбух А.В., бухгалтерия |
|
74 |
10.10.07 №52-1-4 |
Одобрен отчет о заработной плате |
Генеральный директор Геймбух А.В. |
Главный бухгалтер Антипина Л.А, бухгалтерия |
|
75 |
10.10.07 №53-4-5 |
Расчетно-платежная ведомость |
Главный бухгалтер Антипина Л.А |
Кассир Игнатченко Л.Л., касса |
|
76 |
19.10.07 №32 |
Приказ о проведении распродажи сувенирной продукции |
Генеральный директор Геймбух А.В. |
Начальник отдела продаж Дьячкова И.В. |
|
77 |
19.10.07 |
Отчет об авансах |
Главный бухгалтер Антипина Л.А |
Кассир Игнатченко Л.Л., касса |
|
78 |
22.10.07 №33 |
Приказ о введении в эксплуатацию построенного здания. |
Генеральный директор Геймбух А.В. |
Главный бухгалтер Антипина Л.А, бухгалтерия , Начальник отдела продаж Дьячкова И.В., Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив |
|
79 |
23.10.07 №54-4-4 |
Указание в связи с открытием нового здания составить список и ввести новые должности, принять работников. |
Главный бухгалтер Антипина Л.А |
Кадровик, Цветаева Т.В., бухгалтерия |
|
80 |
30.10.07 №55-1-2 |
Служебное письмо, собрать товар в срочном порядке по выигранному тендеру |
Начальник отдела продаж Дьячкова И.В. |
Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив |
Список литературы
Басаков.М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 473с.
Теплицкая.Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 181с.
Анодина.Н.Н. Деловое письмо. М: Омега-Л, 2007г., 103с.
Дегтярев.В.А. Требования, предъявляемые к оформлению документов. Главбух 1999, №24.
ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997г.
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г.
