Постановка и разработка алгоритма решения задачи Учёт основных средств

ВВЕДЕНИЕ 4

1. Характеристика комплекса задач 5

1.1. Назначение комплекса задач 5

1. 2. Полное и краткое наименование задачи 5

1.3. Цель работы 5

1.4. Подразделения пользователей информации 6

1.5. Периодичность и продолжительность решения 6

1.6. Схема документооборота 6

1.7 Наименование оборудования и программное обеспечение 8

1.8 Язык программирования для реализации проекта 9

1.9. Распределение функций между персоналом и техническими средствами 9

2. Выходная информация 11

3. Входная информация 14

4. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 19

4.1 Укрупненная блок-схема решения задачи 19

4.2 Структура программного обеспечения 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

ЛИТЕРАТУРА 29

Приложение 1. Выходные документы

Приложение 2. Входные документы

Приложение 3. Сценарий диалога

Приложение 4. Укрупненная функциональная схема алгоритма

Приложение 5. Логическая структура базы данных.

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной курсовой работы является постановка и разработка алгоритма решения задачи «Учет основных средств для ОАО «Алеся-сервис». В процессе торгово-производственной и другой хозяйственной деятельности предприятия наряду с предметами труда используют средства труда. Средства труда (основные фонды), участвуют в процессе производства и обращения длительный период времени, сохраняя свою натурально-вещественную форму. По мере износа основных фондов соответствующая часть их стоимости переносится на вновь созданный продукт. Основные фонды, выраженные в денежной оценке, называются основными средствами. К ним относятся: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины, оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь, скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства. Кроме того, к основным средствам относятся капитальные затраты в улучшение земель и в долгосрочно арендованные основные средства. Капитальные вложения в арендованные основные средства, выполненные арендатором, включаются в состав основных средств арендатора в сумме произведенных затрат и учитываются им как отдельный объект основных средств.

При неавтоматизированным методе весь учет ведется на активном счете 01 «Основные средства». Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собствен­ных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданных в текущую аренду. Синтетический учет собственных основных средств на этом счете ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в течение всего срока их эксплуатации. По дебету счета отражаются оприходование и дооценка основных средств; по кредиту — списание выбывших и ликвидированных основных средств, их уценка. Дебетовое сальдо по счету 01 "Основные средства" показывает стоимость собственных основных средств предприятия на отчетную дату.

Как мы видим технология обработки задачи довольно трудоемкая. Возникает необходимость в ее автоматизации.

1. Характеристика комплекса задач

1.1. Назначение комплекса задач

Полное название: комплекс задач по учёту основных средств. Шифр комплекса задач: OC01.

Комплекс задач предназначен для автоматизации процесса учёта основных средств. Данный комплекс задач состоит из ряда подзадач:

  1. ведение картотеки основных средств на ЭВМ, её корректировка;

  2. Формирование сводной оборотной ведомости в разрезе инвентарных номеров по месту их эксплуатации (хранения) по материально-ответственным лицам;

  3. учёт движения основных средств организации;

  4. учет амортизационных отчислений;

  5. учёт затрат на реконструкцию и модернизацию основных средств;

  6. учёт драгметаллов;

  7. переоценка основных средств.

Эти подзадачи тесно взаимосвязаны друг с другом. Так выходная информация первой задачи является входной для многих последующих. Например, служит для формирования сводной оборотной ведомости.

1. 2. Полное и краткое наименование задачи

Полное наименование задачи: Учет основных средств для «Алеся-сервис».

Краткое наименование: Учет ОС для ОАО Алеся-сервис».

1.3. Цель работы

Цель разработки задачи учета основных средств – сократить сроки решения задач учета движения основных средств, учета начисления амортизации, проведения переоценки, составления отчётов по им. Автоматизированное решение задачи имеет следующие преимущества:

  1. быстрота, ожидается многократное увеличение скорости решения задач;

2) надежность, автоматизированное решение задачи практически исключает появления ошибок, а если они и появляются, то имеются средства для их исправления;

1.4. Подразделения пользователей информации

Результатом решения данного комплекса задач будут пользоваться бухгалтерия, гл. инженер и все материально ответственные лица организации за кем числятся ОС.

Бухгалтерия использует файла остатков на начало каждого месяца, оборотную ведомость, ведомость отчисления амортизации за месяц.

Гл. инженер и все материально ответственные лица организации за кем числятся ОС используют оборотную ведомость.

1.5. Периодичность и продолжительность решения

По периодичности весь комплекс задач можно разделить на две части. Подзадачи 1, 3, 5, 6 решаются по мере поступления входных документов. Продолжительность решения практически не занимает времени и зависит только от скорости ввода информации в систему автоматического решения. Подзадачи 2, 4, 5 решаются один раз в месяц. Общая их продолжительность составляет не более 15 минут. Подзадача 7 решается ежегодно в начале года.

1.6. Схема документооборота

Схема документооборота представлена на рисунке 1.6.1.

Поступление нового объекта происходит в следующем порядке. На основании договора купли-продажи осуществляется приобретение ОС. Затем объект поступает на склад, откуда его перевозят в структурное подразделение. Если необходим монтаж оборудования, то выписывается акт на монтаж, который передаётся инженеру по оборудованию. Затем на основании приказа руководителя организации создаётся комиссия по приемке-передаче (ликвидации) основных средств. В состав комиссии входит не менее 3-ёх человек. Председателем комиссии является инженер по оборудованию ОАО «Алеся-сервис». Комиссия осматривает объект основных средств и передают его в эксплуатацию. На основании технического паспорта и товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) составляется «акт приема-передачи основных средств» (форма ОС-1) и подписывается членами комиссии. Затем он совместно с технической документацией подаётся на утверждению гл. инженеру, а затем – акт передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов вводит информацию в наш комплекс задач.

Работы по модернизации ОС принимает комиссия, составляет акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма ОС-3). Он подписывается членами комиссии, гл. бухгалтером и утверждается директором. Затем вводится информация в ЭВМ.

В случае внутреннего перемещения основных средств оформляется товарно-транспортная накладная (ф. ТТН-1), которая подписывается материально-ответственными лицами сдающей и принимающей сторон. Накладная утвержденная директором организации передаётся в бухгалтерию для отражения данной операции в программе. Производится дополнение файла учёта перемещений ОС. Вводятся названия принимающего и сдающего подразделений и проставляются синтетические счета бухгалтерского учета.

При реализации или безвозмездной передаче основных средств действия аналогичны вышеуказанным.

Ликвидация ОС оформляется «актом о ликвидации основных средств» (форма ОС-4), который оформляется и подписывается комиссией. Затем он утверждается директором и поступает в бухгалтерию, где происходит списание объекта со счетов бухгалтерского учета.

Ведётся также учет драгметаллов, данные о которых поступают в комплекс задач при вводе информации о поступлении ОС.

1.7 Наименование оборудования и программное обеспечение

Спецификация комплекса технических средств приведена в таблице 1.7.1

Таблица 1.7.1. Спецификация комплекса технических средств

Тип оборудования

Предполагаемое применение

Краткая техническая характеристика

Стоимость

Наименование предприятия-поставщика

Компьютер

Хранение, ввод и изменение информации.

AMD Athlon XP 1800+,

HDD 40 Гб,

ОЗУ 256 Мб,

Video 32 Mб,

CD ROM 40х

400 $

Организация «Космос».

Монитор

Отображение информации.

17”,1280x1024@85 Гц

170 $

Принтер

Распечатка документов, отчетов.

1200x1200 dpi

70 $

В качестве операционной системы может использоваться ОС Windows 98SE / XP / 2000.

В качестве системы управления базами данных выбрана СУБД PARADOX.

Разработка ПО производится в среде программирования Delphi версии 5.0, т.к. на сегодняшний день он является одним из наиболее мощных языков программирования. Delphi комбинирует несколько важных технологий:

-высокопроизводительный компилятор в машинный код

-объектно-ориентированная модель компонент

-визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов

-масштабируемые средства для построения баз данных

Компилятор, встроенный в Delphi, обеспечивает высокую производительность и в настоящее время является одним из самым быстрых.

Среда Delphi включает в себя полный набор визуальных инструментов для скоростной разработки приложений, поддерживающей разработку пользовательского интерфейса и подключение к корпоративным базам данных, что очень важно для добавления новых сервисов к уже готовым сервисам.

1.8 Язык программирования для реализации проекта

Для реализации проекта выбран язык программирования Pascal так как он относительно прост, гибок и развит в отношении типов данных, поддерживает технологию объектно-ориентированного программирования, требует небольших затрат на аппаратное обеспечение, и позволит решить поставленную задачу с минимальными затратами средств и времени.

1.9. Распределение функций между персоналом и техническими средствами

К функциям персонала при решении данного комплекса задач относится:

  • ввод информации о поступивших на учёт ОС, а также о их модернизации (реконструкции) или выбытии;

  • ввод информации о движении ОС;

  • ввод коэффициентов переоценки по шифрам;

  • ввод корреспондирующих счетов

К функциям технических средств относится:

  • формирование оборотной ведомости;

  • формирование журнала ордера по счёту 01 «Основные средства»

  • формирование файла остатков на начало каждого месяца;

  • формирование ведомости отчисления амортизации ОС за месяц;

  • формирование журнала ордера по счёту 02 «Амортизация»

  • расчет переоценки основных средств.

2. Выходная информация

Таблица 2.1.

Выходная информация для комплекса задач учёта ОС для ОАО «Алеся-сервис»

№

Наименование выходной информации

Код носителя

Краткая характеристика

Кому предназначен

Периодичность

Организация

1

Сводная оборотная ведомость в разрезе инвентарных номеров по местам их эксплуатации (хранения) по материально-ответственным лицам

Распечатка заполненной сводной оборотной ведомости

Бухгалтерия, материально-ответственные лица

Ежемесячно

Печатная форма. Структура приведения а приложении 2

2

Журнал-ордер по счёту 01 «Основные средства»

V01-002

Распечатка журнала-ордера с разнесением по счетам

Бухгалтерия

Ежемесячно

Печатная форма. Структура приведена в приложении 2

3

Файл сводной оборотной ведомости

FV0101.dbf

Файл формирования ежемесячной сводной оборотной ведомости Структура приведена в таблице 2.2

Бухгалтерия

Ежемесячно

Файл с прямым доступом, находится на ЖД

4

Ведомость отчисления амортизации за месяц

V02-001

Распечатка заполненной ведомости

Бухгалтерия

Ежемесячно

Печатная форма. Структура приведения а приложении 2

5

Журнал-ордер по счёту 02 «Амортизация основных средств»

V02-002

Распечатка журнала-ордера с разнесением по счетам

Бухгалтерия

Ежемесячно

Печатная форма. Структура приведена в приложении 2

6

Файл ведомости амортизации

FV0201.dbf

Файл формирования ежемесячной амортизационной ведомости. Структура приведена в таблице 2.3

Бухгалтерия

Ежемесячно

Файл с прямым доступом, находится на ЖД

7

Ведомость переоценки ОС

V03-001

Распечатка ведомости переоценки

Бухгалтерия

Ежегодно

Печатная форма. Структура приведена в приложении 2

8

Файл ведомости переоценки

FV0300.dbf

Файл формирования ведомости переоценки. Структура приведена в таблице 2.4

Бухгалтерия

Ежегодно

Файл с прямым доступом, находится на ЖД

9

Файл учета драгметаллов

dragmet.dbf

Служит для накопления информации о драгметаллах Структура приведена в таблице 2.5

Гл. Инженер

По мере поступления ОС

Файл с прямым доступом, находится на ЖД

Структура файла сводной оборотной ведомости. (FV0101.dbf)

Таблица 2.2

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Подразделение

Pod

String (30)

Справочник подразделений и мат. отв. лиц

Наименование

Name

String (99)

Сальдо на начало месяца

Ost_nach

Number (15)

Дебет счёта 01

D01

Number(15)

Дебет счёта 08

D08

Number(15)

Кредит счёта 01

K01

Number(15)

Кредит счёта 02

K02

Number (15)

Кредит счёта 91

K91

Number(15)

Кредит счёта 92

K92

Number(15)

Сальдо на конец месяца

Ost_konetc

Number (15)

Структура файла ведомости амортизации. (FV0201.dbf)

Таблица 2.3

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Восстановительная стоимость

Vost

Number (15)

Норма амортизации за месяц

NM

String (5.4)

Начислено АО на начало месяца

NACHNM

Number (15)

Начислено

NACH

Number(15)

Кредит счёта 23

К23

Number(15)

Кредит счёта 26

K26

Number(15)

Кредит счёта 44 сб. 2

K44

Number (15)

Начислено на начало следующего месяца

NACHSM

Number (15)

Остаточная стоимость

OST_stoim

Number(15)

Структура файла ведомости переоценки. (FV0300.dbf)

Таблица 2.4

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Восстановительная стоимость

Vost

Number (15)

Код нормы амортизации

shifr

Number(5)

Коэффициент

koef

Number (4.3.)

Начислено амортизации за весь период до переоценки

NACHDO

Number(15)

Восстановительная стоимость после переоценки

Vost_New

Number(15)

Удельный вес амортизации в восстановительной стоимости

DAvVS

Number(5.2)

###.##%

Начислено амортизации после переоценки

NACHPO

Number(15)

Структура файла учета драгметаллов dragmet.dbf). Таблица 2.5

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Наименование драгоценных металлов

NDM

String (15)

Код драгметалла

KD

Number(3)

Спр. драгметаллов

Ед. измерений

EDZM

Number(15)

Содержание

SD

Number(11.6)

3. Входная информация

Таблица 3.1.

Входная информация комплекса задач учёта ОС для ОАО «Алеся-сервис»

№

Наименование входной информации

Код носителя информации

Краткая характеристика

Где и как формируется

Переодич-ность

1

Акт приемки-передачи основных средств

С01Р004
Типовая форма ОС-1

Документ для принятия ОС на учёт

Формирует и подписывает приемо-сдаточная комиссия

По мере поступления ОС

2

Акт о ликвидации основных средств

С01Р005
Типовая форма ОС-4

Документ для снятия ОС с учёта

Формирует и подписывает приемо-сдаточная комиссия

По мере ликвидации ОС

3

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов

С01Р007

Типовая форма ОС-3

Документ увеличивающий стоимость объекта после модернизации.

Формирует и подписывает приемо-сдаточная комиссия

По мере окончания работ по модернизации.

4

Товарно-транспортная накладная

С01Р007
Типовая форма ТТН1

Документ на внутреннее перемещение ОС

Заполняется передающей стороной

По мере движения ОС

5

Файл картотеки

kartotek.dbf
находится на ЖД

Служит для накопления сведений об объектах основных средств. Структура приведена в таблице 3.2

Формируется в подзадаче №1

По мере поступления актов приемки-передачи

6

Файл учёта движения ОС

dvigenie.dbf
находится на ЖД

Служит для накоплении информации о местонахождении, перемещении. выбытии объекта ОС Структура приведена в таблице 3.4

Формируется в подзадаче №1

По мере поступления актов приемки-передачи, актов о ликвидации, товарно-транспортных накладных

7

Файл учёта изменений стоимости объекта ОС (модернизации, реконструкции и т.д.)

izmstoim.dbf

Служит для накоплении информации о изменении стоимости ОС Структура приведена в таблице 3.5

Формируется в подзадаче 1

По мере модернизации или реконструкции или после проведения переоценки

8

Файл справочника «ответственные лица по подразделениям»

FS0001.dbf

Служит для хранения данных о материально ответственных лицах по подразделениям Структура приведена в таблице 3.6

Формируется при первом запуске программы.

Однократно. Редактируется в процессе работы системы по мере необходимости.

9

Файл справочника «коды драгметаллов»

FS0002.dbf

Служит для хранения данных о материально ответственных лицах по подразделениям Структура приведена в таблице 3.7

Формируется при первом запуске программы.

Однократно. Редактируется в процессе работы системы по мере необходимости.

10

Файл справочника «коэффициенты переоценки»

FS0003.dbf

Служит для хранения коэффициентов для проведения переоценки. Структура приведена в таблице 3.8

Формируется при первом запуске программы.

Редактируется в процессе работы ежегодно ил по мере необходимости.

Структура файла картотеки (kartotek.dbf). Таблица 3.2

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Полное наименование

Name

String (99)

Модель

Model

String (50)

Наименование изготовителя

Izgot

String (99)

Год выпуска

God

Number (4)

Заводской номер

ZavNum

String (10)

Номер акта о вводе

NAkt

Number (8)

Дата ввода

DIn

DATE

Дата выбытия

Dout

DATE

Первоначальная стоимость

PS

Number (15)

Код нормы амортизации

Shifr

Number (5)

Из временного республиканского классификатора основных средств и нормативного срока их службы

Срок полезного использования

SPI

Number(5.2)

Восстановительная стоимость

Vost

Number (15)

Норма АО на полное восстановление

NAOPV

Number (5.2)

Сумма АО на полное восстановление

SAOPV

Number (15)

Сумма АО с начала эксплуатации

SAONE

Number (15)

Остаточная стоимость

Ost

Number (15)

Счет отнесения затрат

Schetzatr

Number (4)

Возможны варианты 4402, 2300 или 2600

Структура файла учёта движений ОС (Dvigenie.dbf).

Таблица 3.4

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Дата движения

DD

Date

Номер документа

NDD

Number(10)

Принимающее подразделение

PRPod

Number (30)

Справочник подразделений и мат. отв. лиц

Дебет счета 01

PRSceta

String(19) Формат NNnn,NNnn,NNnn,NNnn

Например счет 08 и счёт 91, субсчёт 2 -> 0800,9102

Сдающее подразделение

SDPod

Number (30)

Справочник подразделений и мат. отв. лиц

Кредит счёта 01

SDSceta

String(19) Формат NNnn,NNnn,NNnn,NNnn

Например счет 02 и счёт 92, субсчёт 2 -> 0200,9202

Структура файла учёта изменений стоимости (izmstoim.dbf).

Таблица 3.5

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Инвентарный номер

INN

Number (10)

Обязат.

Дата изменения стоимости

DS

Date

Номер документа

NDM

Number(10)

Содержание записи

SODER

String (13)

Н-р «модернизация», «реконструкция» и .т.д.

Сумма

Sum

Number(15)

Стоимость до изменения

STDOIZM

Number(15)

Стоимость после изменения

STPOIZM

Number(15)

Структура файла справочника «ответственные лица по подразделениям». (FS0001.dbf)

Таблица 3.6

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Подразделение

POD

String (30)

Ключ

Материально ответственное лицо

Face

String (30)

Структура файла справочника «драгметаллы». (FS0002.dbf)

Таблица 3.7.

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Наименование драгметалла

NDM

String (15)

Ключ

Код драгметалла.

KD

Number (3)

Структура файла справочника «коэффициенты переоценки». (FS0003.dbf)

Таблица 3.8.

Наименование

Идентификатор

Шаблон

Примечание

Шифр нормы амортизации

Shifr

String (15)

Коэффициент на ОС числившееся на начало года

КNach

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в январе

01

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в феврале

02

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в марте

03

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в апреле

04

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в мае

05

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в июне

06

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в июле

07

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в августе

08

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в сентябре

09

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в октябре

10

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в ноябре

11

Number(6.5)

Коэффициент при вводе в декабре

12

Number(6.5)

4. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

4.1 Укрупненная блок-схема решения задачи

Укрупненная блок-схема алгоритма решения задачи приведена в приложении №4.

4.2 Структура программного обеспечения

Схема связи модулей показана на рисунке 4.2.1

Рис. 4.2.1. Связь программных модулей

Используемое программное обеспечение состоит из ряда модулей:

  1. Главный МОДУЛЬ (М0) – главный модуль программы. Осуществляет взаимодействие прочих модулей программы. При первом запуске программы создает файлы базы данных Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, izmstoim.dbf, dragmet.dbf. При каждом следующем запуске проверяет их наличие и, если они отсутствуют, выдает критическое сообщение.

  1. Модуль №1 (M1) – модуль используется для ввода данных о основных средствах и их редактировании.

Входная информация:

Акт приемки-передачи ОС;

Акт о ликвидации ОС;

Товарно-транспортная накладная;

Акт о модернизации ОС;

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл учёта изменения стоимости ОС (Izmstoim.dbf);

Файл учёта драгметаллов (dragmet.dbf);

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов (FS0002.dbf);

Выходная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл учёта изменений стоимости ОС (Izmstoim.dbf);

Файл учёта драгметаллов (Dragmet.dbf);

2.1 Ввод. Ввод информации производится только на основании «Акт приемки-передачи ОС» или первоначальном заполнении базы данных. Все файлы открываются для чтения и записи одновременно.

На экране выдаются реквизиты, которые необходимы для заполнения. Их необходимо заполнить все кроме даты выбытия. Допускается оставить незаполненными наименование завода изготовителя и год выпуска, если это невозможно установить. Если в объекте ОС присутствуют драгметаллы, то следует поставить галочку возле надписи «Наличие драгметаллов» и внести в таблицу всю требуемую информацию.

Затем после окончании ввода при сохранении информация заносится в файлы. При этом:

  • для файла Kartotek.dbf предварительно рассчитывается «норма на полное восстановление» «сумма АО на полное восстановление».В поле «восстановительная стоимость» значение равное первоначальной стоимости В поле «сумма с начала амортизации» устанавливается нулевое значение. Остаточная сумма указывается равной первоначальной;

  • при добавлении информации в файл Dvigenie.dbf «дата движения» указывается равной дате ввода в эксплуатацию, «номер документа» - равным номеру акта о вводе, «принимающее подразделение» - равно значению поля «Подразделение», которое расположено на форме программы при вводе данных. «Принимающее ответственное лицо» также заполняется автоматически на основании справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf). Значение «дебет счёта движения» устанавливается равным 0800. Остальные поля записи остаются пустыми;

  • при добавлении информации в файл Izmstoim.dbf значения поля «номер документа» равняется номеру акта о вводе, «дата изменения стоимости» - дате ввода в эксплуатацию, «содержание записи» устанавливается равным значению “Ввод”. «Сумма» и «стоимость после изменения» равно первоначальной стоимости. Стоимость до изменения приравнивается к нулю.

  • при наличии драгметаллов добавляются записи в файл Dragmet.dbf. Значения всех полей заполняются в соответствие с введёнными данными, а поле «код драгметалла» берётся из справочника FS0002.dbf.

2.2 Корректировка. Она осуществляется по инвентарному номеру и зависит от типа корректируемой информации. Если происходит корректировка данных картотеки, то открывается только файл Kartotek.dbf для чтения-записи. Реквизиты редактируются на форме курсором и затем поступают обратно в файл. При корректировке движения, изменении стоимости, данных о драгметаллах также открываются только соответствующие файлы. При изменении первоначальной стоимости или нормы амортизации пересчитывается сумма амортизации, сумма на полное восстановление, остаточная стоимость. Корректура вводится с подтверждением на сохранение.

2.3 Выбытие ОС. По инвентарному номеру находится корректируемая запись. Открываются файлы Kartotek.dbf и Dvigenie.dbf для чтения-записи. Добавляется запись в таблице, в которой указывается информация о дате движения, номере документа, проставляется кредит счёта движения. При физическом добавлении записи в файл Dvigenie.dbf автоматически проставляются «сдающее подразделение» и «сдающее материально ответственное лицо», которые равны полям «принимающего подразделения» и «принимающего ответственного лица» на дату предыдущего движения данного объекта. В файл Kartotek.dbf заносим в запись соответствующую инвентарному номеру объекта в поле «дата выбытия» приравнивается «дате документа»

2.4. Внутреннее перемещение. Открывается файл Dvigenie.dbf. По инвентарному номеру находится необходимая запись. Затем указывается дата движения, номер документа, сдающее и принимающее подразделения. При записи в файл также автоматически проставляются дебет и кредит счетов равными 0100 и в соответствие со справочником материально ответственных лиц по подразделениям проставляются сдающее и принимающее материально-ответственное лицо.

2.5. Модернизация. Данные о ней вводятся следующим образом: открывается файл Izmstoim.dbf и находится по инвентарному номеру объекта запись с последней датой изменения его стоимости. Затем формируется новая запись. В поле «содержание операции» проставляется “модернизация”. Указывается дата модернизации и её сумма. При записи в файл также автоматически генерируются «стоимость до изменения» и «стоимость после изменения» равные соответственно «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения и «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения + сумма изменений на дату вводимой модернизации.

2.6. Удаление ликвидированных основных средств из базы данных. Удаление выполняется раз в год или по решению бухгалтера ведущего ОС.

При этом производится физическое удаление записей из файлов Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, Izmstoim.dbf, Dragmet.dbf по инвентарным номерам для которых с момента даты выбытия прошло не менее 10 лет.

  1. Модуль №2 (М2) – модуль для формирования файла сводной оборотной ведомости.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Выходная информация:

Файл оборотной ведомости FV0101.dbf

При вызове программного модуля М2 доступным для работы становятся файлы накоплений Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, а также создается файл оборотной ведомости FV0101.dbf. Формируется данный файл следующим образом:

  1. открывается для чтения файлы FS0001.dbf, FS0002.dbf, Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf

  2. берется подразделение из справочника материально-ответственных лиц по подразделениям по алфавиту. Если все подразделения взяты, то закрываем файл FV0101.dbf

  3. ищется в файле Dvigenie.dbf запись, для которой «принимающее подразделение» равно взятому в п.2, на дату последнего движения по инвентарному номеру. Если такое подразделение найдено то переходим к пункту 4, иначе к пункту 6.

  4. в соответствие с инвентарным номером в файле Kartotek.dbf, находится наименование объекта ОС.

  5. формируется запись файла FV0101.dbf. для которой «инвентарный номер» равен номеру найденному в п.3., «наименование» равно найденному в п.4., «подразделение» равно выбранному в п. 2., «сальдо на начало месяца» равно 0. Если «сдающее подразделение» = пустой строке то «Дебет счёта 01» приравниваем к нулю, а «Дебет счёта 08» = восстановительной стоимости объекта. Иначе наоборот. Значения полей «кредит счёта 01», «кредит счёта 02», «кредит счёта 91», «кредит счёта 92» = 0. «Сальдо на конец месяца» = «Сальдо на начало месяца»+сумма по дебетам счетов – сумма по кредитам счетов. Сформированная запись добавляется в файл.

  6. ищется в файле Dvigenie.dbf запись, для которой «сдающее подразделение» равно взятому в п.2, на дату последнего движения по инвентарному номеру. Если такое подразделение найдено то переходим к пункту 7, иначе к пункту 2

  7. в соответствие с инвентарным номером в файле Kartotek.dbf, находится наименование объекта ОС.

  8. формируется запись файла FV0101.dbf. для которой «инвентарный номер» равен номеру найденному в п.6., «наименование» равно найденному в п. 7, «подразделение» равно выбранному в п. 2., «сальдо на начало месяца» равно восстановительной стоимости объекта. Если «принимающее подразделение» = пустой строке то «Кредит счёта 01» =0; «Кредит счёта 02» = «Сумма амортизационных отчислений» для данного инвентарного номера. Если «Кредит счета» в записи найденной в п.6 =9100,то «Кредит счёта 91» = «сальдо на начало месяца»-«Сумма амортизационных отчислений», а «Кредит счёта 92» =0; Если «Кредит счета» в записи найденной в п.6 =9200,то «Кредит счёта 91» = 0, а «Кредит счёта 92» =«сальдо на начало месяца»-«Сумма амортизационных отчислений». Если «сдающее подразделение <> пустой строке, то «Кредит счёта 01» = восстановительной стоимости объекта. А все остальные равны нулю. «Сальдо на конец месяца» = «Сальдо на начало месяца»+сумма по дебетам счетов – сумма по кредитам счетов. Сформированная запись добавляется в файл.

  1. Модуль №3 (М3) – модуль для формирования файла амортизационной ведомости.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Выходная информация:

Файл амортизационной ведомости FV0201.dbf

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

При вызове программного модуля М3 доступным для работы становятся файл Kartotek.dbf, а также создается файл амортизационной ведомости FV0201.dbf. Формируется данный файл следующим образом: Для каждого объекта заносятся в файл FV0201. dbf из Kartotek.dbf его «инвентарный номер», «наименование объекта», «восстановительная стоимость», «норма амортизации за месяц» рассчитывается по значению поля «норма на полное восстановление» / 12, а «начислено АО на начало месяца» = «Сумма АО с начала эксплуатации». Если месяц ввода в эксплуатацию <> месяцу начисления амортизации или остаточная стоимость <>0 или дата выбытия меньше текущей, то «Начислено» рассчитывается как «Восстановительная стоимость»*«норма амортизации за месяц». Иначе равно нулю. В зависимости от счета отнесения затрат найденное значение присваивается одному из полей «Кредит счёта23», «Кредит счёта26» или «Кредит счёта44». Значение поля «начислено на начало следующего месяца» = «начислено АО на начало месяца»+«начислено». Сформированная запись заносится в файл FV0201.dbf. Одновременно с этим в файле kartotek.dbf «Сумма АО с начала эксплуатации» = «начислено на начало следующего месяца», а «остаточная стоимость» = «Восстановительная стоимость»- «начислено на начало следующего месяца».

  1. Модуль №4 (М4) – модуль для формирования файла ведомости переоценки.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Выходная информация:

Файл ведомости переоценки FV0300.dbf

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

При вызове программного модуля М4 доступным для работы становятся файл накоплений Kartotek.dbf, а также создается файл ведомости переоценки FV0300.dbf. Файл открывается для чтения и записи одновременно.

Формируется файл FV0301.dbf следующим образом: создается новая запись, состоящую из полей «инвентарный номер», «код нормы амортизации», «коэффициент переоценки», «восстановительная стоимость до переоценки», «восстановительная стоимость после переоценки» «начислено амортизации до переоценки», «процент амортизации», , «начислено амортизации после переоценки». Поля 1,2,4,5 переносятся из файла картотеки kartotek.dbf напрямую из соответствующих полей. Коэффициент переоценки берётся из справочника FS0300.dbf в зависимости от кода группы амортизации (шифра) и даты ввода. Если объект числился на учете по состоянию на 1.01. предыдущего года, то для его берётся коэффициент из поля таблицы «Коэффициент на ОС числившееся на начало года» для данного кода группы. Если объект поступил в течение года, то для него берется коэффициент соответствующий месяцу ввода. Например если объект был введён в марте, то для него будет установлен коэффициент из поля «Коэффициент при вводе в марте» для данного кода группы. Значение поля «удельный вес амортизации в восстановительной стоимости» рассчитывается по формуле «начислено амортизации до переоценки»/ «восстановительная стоимость до переоценки». «Восстановительная стоимость после переоценки» равна произведению «восстановительной стоимости до переоценки» на «коэффициент переоценки». «Сумма амортизации после переоценки» равна «восстановительной стоимости после переоценки» умноженной на «процент амортизации». Сформированная запись заносится в файл FV0300.dbf и одновременно в файле kartotek.dbf обновляются поля «восстановительная стоимость», «Сумма АО с начала эксплуатации» и «остаточная стоимость». В файле Izmstoim.dbf на дату 01.01. года переоценки для инвентарного номера делается запись о переоценке и новой восстановительной стоимости.

  1. Модуль №5 (М5) – модуль для ведения справочников.


Входная информация:

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов ((FS0002.dbf);

Файл справочника коэффициентов переоценки ((FS0003.dbf);

Выходная информация:

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов ((FS0002.dbf);

Файл справочника коэффициентов переоценки ((FS0003.dbf);

Этот модуль может быть вызван в любом месте программы. Модуль который работает в данный момент посылает запрос в главный модуль, который в свою очередь и вызывает модуль ведения справочников. На то время которое он работает все другие модули блокируются для избежания неверных расчётов.

Данный модуль обеспечивает редактирование и просмотр файлов справочников, следит за корректностью за правильностью ввода данных в справочниках.

  1. Модуль №6 (М6) – модуль печати документов.

Входная информация:

Файл ведомости амортизации FV0300.dbf

Файл амортизационной ведомости FV0201.dbf

Файл оборотной ведомости FV0101.dbf

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Выходная информация:

Печатные формы документов. (См. Приложение 2)

Данный модуль позволяет преобразовать файлы ведомостей в документы и вывести их на печать.

1. Сводная оборотная ведомость. Входными является файлы FV0101.dbf и Kartotek.dbf Ведомость формируется по подразделениям. Данные для каждого подразделения начинаются с новой страницы.

Выводятся наименование объекта ОС, инвентарный номер, остаток на начало месяца, дебет, кредит, остаток на конец месяца. Дебет равен сумме по полям «Дебет счёта 01» и «Дебет счёта 08». Кредит равен сумме по полям «Кредит счёта 01», «Кредит счёта 02», «Кредит счёта 91» и «Кредит счёта 92». После вывода данных о каждом подразделении выводится итого по столбцам «Остаток на начало месяца», «Дебет», «Кредит» и «Остаток на конец месяца». На последней странице также выводится итого по предприятию.

2. Журнал ордер по счёту 01 «Основные средства» . Входными является файлы FV0101.dbf и Kartotek.dbf Ведомость формируется по предприятию. В столбец «Сальдо на начало месяца» Заносится сумма по полю «Сальдо на начало месяца» файла оборотной ведомости. В столбец «В дебет счёта 01 с кредита следующих счетов» заносится: в столбец 0100 сумма по полю «Дебет счёта 01» для всех инвентарных номеров, в столбец 0800 сумма по полю «Дебет счёта 08». В столбец «итого по дебету» сумма по столбцам 0100 и 0800. Аналогично заполняются значения и для столбца «С кредита счета 01 в дебет следующих счетов». Сальдо на конец месяца равно сальдо на начало месяца + итого по дебету счетов – итого по кредиту счета.

3. Ведомость переоценки. Входными является файлы FV0301.dbf и Kartotek.dbf. В ведомости показывается переоценка всех имеющихся основных средств. Помимо информации находящейся в файле FV0301.dbf также выводятся наименование ОС и год ввода в эксплуатацию. В конце документа выводится строка итого по столбцам: восстановительная стоимость до переоценки, сумма амортизации до переоценки, восстановительная стоимость после переоценки, сумма амортизации после переоценки.

4. Ведомость амортизации. Входными является файлы FV0201.dbf, и Kartotek.dbf. Помимо информации хранящейся в файле ведомости указываются наименование из Kartotek.dbf и код нормы амортизации из FN0002.dbf. Значения полей «Кредит счёта 23», «Кредит счёта 26», «Кредит счёта 44» не выводятся. В конце документа выводится сумма по столбцам «начислено амортизации на начало месяца», «начислено за период», «начислено амортизации на конец месяца», «остаточная стоимость».

5. Ведомость амортизации. Входными является файлы FV0201.dbf, FV0101.dbf и Kartotek.dbf. В столбец «сальдо на начало месяца» заносится сумма по полю «начислено на начало месяца» файла FV0201.dbf. В столбец «В дебет счёта 02 с кредита следующих счетов» и в «итого по дебету» записывается сумма по полю «Кредит счёта 02» из файла FV0201.dbf. В столбец «С кредита счета 02 в дебет следующих счетов» заносятся: в столбец 2300 сумма по полю «Кредит счёта 23», в столбец 2600 сумма по полю «Кредит счёта 26», в столбец 4402 сумма по полю «Кредит счёта 44». В столбец 8300 для всех месяцев кроме декабря проставляется 0. Если месяц равен декабрю, то открывается файл FV0300 и проставляется разность между суммами по полям «начислено амортизации после переоценки» и «начислено амортизации до переоценки». «Итого по кредиту счёта» равняется сумме по кредиту всех счетов. «Сальдо на конец месяца» равно «Сальдо на начало месяца» - Итого по дебету счета + Итого по кредиту счёта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был разработан документ постановка и алгоритм решения задачи «Учёт основных средств для ОАО «Алеся-сервис».

В первом разделе данного отчета определено назначение и область применения задачи. Во втором и третьем разделах описана выходная и входная информация, необходимая для решения автоматизированных задач. В четвертом разделе приведен алгоритм решения задачи.

Необходимый графический материал приведен в приложениях.

Выполнение курсовой работы помогло приобрести практические навыки, необходимые для разработки документов постановки и алгоритма решения задачи.

ЛИТЕРАТУРА

1. Балагин В.В. Теоретические основы автоматизированного управления. Учебное пособие для вузов. – М.: Высшая Школа, 1991.

2. Кравченко Л.И. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании. Учебно-практическое пособие. - Мн.:ФУАинформ, 2001

3. Микалев С.Б., Соболев В.А., Желнерович Е.А. Методологические основы разработки АСУ. – Мн.: Высшая школа, 1985.

Сценарий Диалога

После запуска программы на экране появляется её окно, содержащее меню и таблицу наличия основных средств предприятия. Рисунок 1

Рис. 1. Главная форма программы

При выборе пункта меню «Данные», на экране появляется подменю, которые представлены на рисунке 2.

Рис. 2 Подменю меню «Данные»

Выбрав подпункт «Ввод новых ОС» появляется окно ввода информации о поступившем ОС. Рисунок 3. В нем необходимо заполнить все поля. Допускается оставить свободными «Завод изготовитель», «год выпуска», если это невозможно установить.

Если в водимом основном средстве имеются драгметаллы (камни), то устанавливается галочка внизу окна возле текста «Наличие драгметаллов».

Одновременно с этим выскакивает новое диалоговое окно а котором требуется указать какие драгметаллы и сколько их содержится. Рисунок 4. После ввода всех данных по драгметаллам для сохранения информации следует нажать кнопку «Готово», для отмены просто закрыть окно. По завершению ввода о ОС следует нажать кнопку «Принять» для внесения данных в БД.

Если все поля заполнены в соответствие с требованиями то вновь откроется форма 1. иначе будет попрошено повторно ввести значения для некоторых полей.

П

Рис. 3 Окно добавления ОС

ри выборе подпункта «Удаление из БД ОС» будут удалены сведения из БД тех объектов ликвидация которых была в дата выбытия принадлежит прошлому году, однако останется физическая запись в файле о инвентарном номере и названии. После окончания всех требуемых данных будет сообщение о завершении удаления.

В

Рис. 4 Окно драгметаллы

ыбрав подпункт «Редактирование» будет открыто окно идентичное окну добавления, только в нем также будут заполнены все поля в соответствие с той записью ОС которая была текущей.

4. Окно драгметаллы

При выборе подпункта «Добавить движение» появляется окно добавления данных о движении ОС (рисунок 5). Особенность заполнения состоит в том, что в случае продажи или безвозмездной передачи в другую организацию, а также при ликвидации наименование подразделения получателя не указывается. По окончании ввода нажимается кнопка «добавить».

Если выбран подпункт «Добавить модернизацию» то появляется окно «Увеличение стоимости», представленное на рисунке 6. Вверху можно ввести инвентарный номер модернизируемого объекта, если его не ввести, то будет происходить изменение для текущей записи. После введения суммы модернизации и нажатия на кнопку «Принять» программа возвращается в главное окно (рисунок 1.)

Рисунок 5 «Добавление данных о движении ОС»

При выборе пункта меню «Просмотр», на экране появляется подменю, которые представлены на рисунке 7.

Рис. 7 Подменю пункта «Просмотр»

Если выбрать подпункт «Общие сведения», то в новом окне в табличной форме выводятся общие сведения о текущем объекте основных средств. Показанные на рисунок 8 Вся информация, за исключением инвентарного номера, выведенная на экран запрещена для изменения из этого пункта меню. При изменении инвентарного номера будет выведена информация о новом объекте если он есть, или сообщение, что такой объект не найден, если он отсутствует в базе данных. Для возврата в предыдущее окно нужно закрыть активное окно стандартными средствами Windows.

Рисунок 6. «Добавление информации о модернизации»

Рисунок 8 «Просмотр общих сведений»

При выборе пункта характеристика откроется окно, представленное на рисунке 9, содержащее информацию о коде амортизации, сроке полезного использования и др. Принцип действий в этом подпункте аналогичен предыдущему.

Рисунок 8 «Просмотр характеристик объекта ОС»

При выборе подпункта движение основных средств будет выведено окно содержащую таблицу, показанную на рисунке 9. Данная таблица не защищена от редактирования, соответственно все её данные за исключением инвентарного номера могут быть изменены. Перемещение по полям таблицы осуществляется путем нажатия клавиш на клавиатуре или перемещением указателя мыши к требуемому полю. Сохранение произойдет автоматически при закрытии формы. При выборе подпунктов «стоимость» и «драгметаллы» откроются окна 10 и 11 соответственно. В этом случае действия по изменению представленной в таблицах информации будут аналогичны вышеуказанным. Для возврата в предыдущее окно нужно закрыть активное окно стандартными средствами Windows.

Рисунок 9 «Окно просмотра и редактирования движения ОС»

Рисунок 10 «Окно просмотра и редактирования изменения стоимости ОС»

Рисунок 11 «Окно просмотра и редактирования наличия драгметаллов ОС»

При выборе пункта меню «Документы» откроется список подменю, изображенный на рисунке 3.4.12

Рисунок 12 Подменю пункта «Документы»

При выборе первых пяти подпунктов будет произведен запрос месяца и года за которые необходимо составить отчёты. Затем будет необходимо выбрать средство их вывода. Возможен вывод на монитор или принтер. В первом случае на экране будет представлена форма соответствующая выбранной ведомости или журналу ордеру. При выборе печати на принтере будет открыто стандартное для Windows окно принтера, где можно произвести настройки печати. По нажатию на кнопку печать документ будет выведен на бумажный носитель.

При выборе подпункта «Справочники» появится еще одно подменю, указанное на рисунке 12

Рисунок 13 Подменю подпункта «Справочники»

Если выбрать «Справочник подразделений и материально ответственных лиц» то появится соответствующее окно (рисунок 14). В данной таблице можно изменять данные. Для сохранения нужно нажать кнопку «Сохранить», иначе нажать «Выйти». Если справочник нужно напечатать, то кнопку «Печать». Данный справочник можно вызвать также в любой момент при нажатии клавиш Alt+m

Рисунок 14 Справочник материально ответственных лиц по подразделениям»

При выборе «справочник коэффициентов переоценки» появляется окно (рисунок 15) с таблицей для ввода коэффициентов. Первая колонка для кода амортизации, второй столбец применяется для расчета переоценки если ОС числились на начало года, остальные для переоценки поступивших ОС в этом году по месяцам.

Рисунок 15 «Справочник коэффициентов переоценки»

При выборе подпункта «Справочник кодов драгметаллов» появится окно, показанное на рисунке 16. Данные таблицы можно изменять. Для сохранения результатов следует нажать «Сохранить», для отмены изменений выйти без сохранения, нажав «Выйти». Справочник также доступен из любого места программы при нажатии комбинации клавиш Alt+d.

Рисунок 16 «Справочник драгметаллов»

При выборе пункта меню «Переоценка» программа произведет переоценку имеющихся в БД основных средств. При этом если в справочнике коэффициентов переоценки не будет найден какой-либо коэффициент, то будет выведен этот справочник с указанием места куда необходимо его ввести. При завершении переоценки будет выдано сообщение, что переоценка успешно завершена.

При выборе пункта меню «выход» работа программы будет завершена.