Документооборот (работа 2)

Министерство высшего и профессионального образования Российской федерации

Сыктывкарский государственный университет

Финансово-экономический факультет

Кафедра Бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа на тему:

“Документооборот в бухгалтерии”

Научный руководитель:

Фролова Н.Ю.

Исполнитель:

Студент 427 группы

Мантарков Г.Х.

Сыктывкар 2001

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3

    Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………5

      Составление и оформление первичных документов…………………………7

        Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов……….7

      Проверка первичных документов ……………………………………………10

1.2.1 Правила проверки первичных документов ………………………………...10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов…………..……………….11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..….………….12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов…………………..…………..14

      Обработка документов…………………………………………..……………..15

        Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………15

        Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………….17

      Хранение бухгалтерских документов………………….…………..…………18

        Порядок хранения бухгалтерских документов………………..………….18

      Учетная политика предприятия в области документооборота……………..21

    Унифицированные формы документации…………………………...………..22

      Применение унифицированных форм документации………………...…….22

      Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации………………………………………………………………….24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………..……………28

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с приня­тыми едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

    Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование

2

Склад

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до час.)

Бухгалтерия

1 экз. – цех 2 экз. - склад

При отчете при реестре

Ежедневно (до часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табель­щики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бух­галтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относя­щиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

      Составление и оформление первичных документов

        Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приве­дены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со­вершения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание соб­ственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбо­мах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном вы­ражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех­ники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены допол­нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер­ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени, установ­ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским спосо­бом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер­ском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух­галтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кре­дитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет­ность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на ма­шинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета рекви­зиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первич­ных документов, могут быть заменены паролем или другим способом автори­зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую­щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или проку­ратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести слу­чай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первич­ными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци­ям, которые противоречат законодательству и установленному порядку при­емки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бух­галтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контро­лера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ор­дерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных докумен­тов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с то­варно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

      Проверка первичных документов

        Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обяза­тельной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, от­ветственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская негра­мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных докумен­тов, при разноске в регистры;

• по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и помарок в документах;

• нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть пер­вая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании пись­менного мотивированного постановления должностного лица Государствен­ной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обя­занности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

• его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

• должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых слу­чаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

• содержание действия, последовательность его проведения;

• выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом нало­гового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых орга­нов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

• в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

• в Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом государст­венной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объ­ектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организа­ций и граждан", утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утвержда­ется руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вы­шестоящей организации.

      Обработка документов

        Регистры бухгалтерского учета

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в при­нятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учет­ные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени ав­томатизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для от­ражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской от­четности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на1:

• книги;

• карточки;

• свободные листы;

• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтер­ского учета в хронологической последовательности и группироваться по со­ответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

• хронологические (регистрационный журнал);

• систематические (главная книга счетов);

• комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регист­рах, они могут быть:

• синтетическими (главная книга счетов);

• аналитическими (карточки);

• комбинированными (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы опреде­ленного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководи­теля предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возмож­ность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различ­ных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более ра­ционально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результа­тов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгал­терского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в ре­гистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено под­писью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер­ской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотрен­ных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хра­нить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хо­зяйственных операциях на основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, ис­ключающая возможность ее повторного использования.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

• корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно за­черкивается, делается правильная запись и подписывается бухгал­тером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

• способом дополнительной проводки: дополнительная проводка со­ставляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориаль­ный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка по­вторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после под­счета итогов;

• способом "красное сторно": в случае, если операция записана в боль­шей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бух­галтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

• способом обратной проводки: для исправления проводки (как прави­ло, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

      Хранение бухгалтерских документов

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бух­галтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавли­ваемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть соз­дан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

Перечень документов, в отношении которых установлены постоян­ные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисле­ние срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начи­нается с 1 января 2000 г.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, сче­тов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отче­тов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, реги­стров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под от­ветственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохран­ность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, отно­сящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной пла­ты должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хра­нятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие го­сударственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

В случае прекращения деятельности организации документы, связан­ные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сда­че в государственные архивы.

Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хране­ния документации.

В Положении о порядке хранения документации определяются с уче­том конкретных условий деятельности организации: виды документов, под­лежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечи­вающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в норматив­ных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение докумен­тов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открыты­ми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.

Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении положения о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

      Учетная политика предприятия в области документооборота

Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

• самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтер­ской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хо­зяйствования;

• определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

• разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

• формирует в установленном порядке свою учетную политику по дру­гим вопросам.

При этом утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформле­ния хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носите­лей информации — бумажный или электронный;

• порядок проведения инвентаризации;

• правила документооборота и технология обработки учетной инфор­мации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие ре­шения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соот­ветствующей организационно-распорядительной документацией организации.

    Унифицированные формы документации

      Применение унифицированных форм документации

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах", Госкомстат Рос­сии по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации2.

До 1 января 1999 г. допускалось применение на территории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР, Госком­статом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к уче­ту, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Гос­комстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнитель­ной власти по следующим разделам учета:

• по учету труда и его оплаты;

• учету основных средств и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и от­четности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения хо­зяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных дан­ных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стан­дартов на унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148x210).

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках, определяющих состав комиссии, обязательно указываются должности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части всех документов опреде­лены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных учетных документов предусматривается примерное количество выписываемых документов.

Внедрение в организациях на территории Российской Федерации уни­фицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.

      Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, ор­ганизация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допус­кается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим ор­ганизационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменять­ся. При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:

• формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-60);

• размеры заголовочной, табличной и оформляющей частей;

• ширину граф;

• состав реквизитов и показателей постоянного наполнения;

• состав вспомогательных реквизитов.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота — это одно из основ­ных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последователь­ности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским за­писям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлет­ворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчай­ший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (со­ставление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

ЛИТЕРАТУРА

    Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.

    Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.

    Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

    Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.

    Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.

    Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

    Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3

    Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.

    Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.

    Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.

    Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

    Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

По оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам


Приложение №2

1 См. Приложение №2

2 См. Приложение №3