Учет операций с ценными бумагами (работа 2)

Содержание

1 Введение 3

2 Исследование предметной области 4

2.1 Технология ведения внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании 4

2.1.1 Бэк-офис 4

2.1.2 Отдел заказов 5

2.1.3 Отдел покупок и продаж 6

2.1.4.Касса 8

2.1.5 Кредитный отдел 11

2.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг 14

2.1.7 Отдел дивидендов 17

2.1.8 Бухгалтерия 19

2.2 Общие положения принципов организации бэк-офиса в соответствии с требованиями и стандартами НАУФОР 20

2.3. Основные правила и требования к ведению внутреннего учета 22

2.3.1. Основные принципы внутреннего учета 22

2.3.2 Внутренняя учетная политика. 23

2.3.3 Планы счетов внутреннего учета. 26

2.4 Организация внутреннего учета 27

2.4.1 Общие требования 27

2.4.2 Документирование операций 28

2.4.3. Регистры внутреннего учета операций с ценными бумагами. 29

2.4.4. Внутренний баланс по денежным средствам. 31

2.4.5. Внутренний баланс по ценным бумагам. 32

2.5. Отчетность. 32

2.5.1. Основные правила и требования. 32

2.5.2. Внутренняя отчетность. 32

2.5.3. Отчетность перед клиентами. 32

2.5.4. Отчетность перед регулирующими органами. 33

2.6. Периодические сверки. 33

2.6.1 Сверка наличия ценных бумаг. 33

2.6.2. Сверка наличия денежных средств. 33

2.6.3. Ответственность за организацию и проведение сверок. 33

2.7. Доступность журналов и книг учета регулирующим органам. 34

2.8. Ответственность за нарушение требований, устанавливаемых настоящими стандартами. 34

3 Описание существующих программно-технологи-ческих комплексов 35

3.1 Signator/2000 (СервоКомп) 35

3.2 DiasoftDEALING/SECURITIES ( Диасофт, Москва) 40

3.3 Stock Office v.1.0 (ЦентрИнвестСофт, Москва) 43

3.4. Система Внутреннего Учета (электронный бэк-офис операций на фондовом рынке) (Центр Финансовых технологий, Новосибирск) 45

3.5 Система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами - СФЕРА (ЛоРент, Москва) 53

3.6 Система учета "ЦБ-Офис" 54

4 Описание информационной системы внутреннего учёта ценных бумаг в инвестиционной компании 59

4.1 Состояние исследуемого объекта 59

4.1.1 Документооборот в инвестиционной компании 59

4.1.2 Основные задачи системы: 59

4.1.3 Модель системы 60

4.2 Функции системы 61

4.3 Обоснование выбора средства реализации 63

4.4 Обеспечение системы 64

4.4.1 Требования к аппаратному и программному обеспечению 64

5 Экономическое обоснование проекта 64

5.1 Обоснование целесообразности проекта 65

5.2 Комплекс работ для разработки проекта 65

5.3 Расчёт и обоснование затрат на разработку проекта 66

5.4 Расчёт и обоснование эксплуатационных затрат 71

5.5 Оценка экономической эффективности проекта 75

6 Заключение 77

7 Список использованных источников 78

1 Введение

1996 год стал годом значительных изменений в инфраструктуре российского рынка ценных бумаг (ЦБ). Заметно возросло количество совершаемых сделок. В связи с этим перед инвестиционными фирмами остро встает вопрос правильной организации работы бэк-офиса (back-office - операционная часть фирмы). Ведь без точного и своевременного учета движения ЦБ и денег нельзя правильно организовывать торговлю и корректно вести дела клиентов. Чем больше сделок заключается, тем сложнее контролировать их улаживание и финансовые последствия.

Все это привело к тому, что в октябре 1996 года были разработаны, а с января 1997 года вступили в силу новые стандарты внутреннего учета операций для брокеров и дилеров - членов НАУФОР. Этот документ определяет принципы и правила организации внутреннего учета. В нем перечислены основные регистры внутреннего учета, описаны принципы их ведения. Однако в этом документе не отражена методика организации учета. Поэтому, решая проблему приведения своего внутреннего учета в соответствие со стандартами, организация должна уточнить или переработать собственную методику ведения учета, или использовать уже существующую систему автоматизации вместе с предлагаемой методикой. Однако известно, что смена коренным образом принципов работы, сложившихся в течении многих лет, целесообразно лишь при корденальной смене стандартов и несостоятельности используемой методики. В настоящей же ситуации наблюдается в основном ужесточение учётной политики. Таким образом, наиболее рационально в такой ситуации было бы, ознакомившись с функциональными особенностями других методик, доработать существующую технологию используя в ней наиболее перспективные моменты.

Целью настоящей работы является повышение эффективности ведения внутреннего учёта операций с ЦБ в инвестиционной компании. Это предполагается достигнуть за счёт выбора оптимальной информационной системы для хранения информации о заключаемых сделках, тем самым изменяя функциональные возможности, существующей методики учёта, и автоматизируя те операции, выполнение которых ранее осуществлялось вручную. Всё это приведёт к сокращению времени на выполнение трудоёмких операций и большей надёжности результатов, практически исключая человеческую ошибку.

2 Исследование предметной области

2.1 Технология ведения внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании

Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт) организационно подразделяется на три направления:

торговые подразделения («фронт-офис»),

бэк-офис,

бухгалтерия.

Далее опишем особенности учёта в каждом из направлений

2.1.1 Бэк-офис

Место бэк-офиса в компании определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:

оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,

внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),

формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,

предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

Как видно из перечисленных выше функций , бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.

Поэтому кажется спорным положение о том, что бэк-офис не дает прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного товара, но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. Если дело поставлено грамотно и четко, то всегда есть своевременная и точная информация о долгах фирмы клиентам и другим фирмам и наоборот их долги фирме. Это способствует стабилизации финансового положения фирмы и ее отношений с клиентами и профессиональными участниками фондового рынка. Методологически трудность заключается в необходимости учитывать три потока - денег, количества ценных бумаг и их сертификатов. Эти потоки должны находиться во взаимном бухгалтерском равновесии. С организационной точки зрения трудность заключается в необходимости распределить функции между сотрудниками и отделами операционной части так, чтобы высокая скорость обработки сочеталась с минимумом ошибок и злоупотреблений.

Бэк-офис помогает сохранить то, что добывают для фирмы брокеры, трейдеры и другие добытчики, - прибыль и хорошую репутацию. Но есть и мощная обратная связь: генерируемая бэк-офисом информация помогает брокерам и трейдерам принимать правильные решения. Кроме того бэк-офис непосредственно участвует в подготовке заказов к исполнению.

В большой инвестиционной фирме бэк-офис состоит из нескольких подразделений, выполняющих строго определенные функции. В небольшой компании подразделений может и не быть и учетную работу может вести один человек. Круг выполняемых функций от этого не меняется . Рассмотрим работу подразделений бэк-офиса крупной инвестиционной фирмы для лучшего понимания технологии его работы.

2.1.2 Отдел заказов

Заказы поступают от клиентов через брокеров.

Диспетчер заказов:

проверяет правильность заполнения бланка заказа - «тикета» - с учетом вида заказа («рыночный» или «лимитный заказ», суточный или с открытой датой, клиентский или профессиональный и т.д.);

вводит заказ в очередь на исполнение, руководствуясь приоритетом цены и вторичным приоритетом времени (например, первым в очереди на продажу должен стоять заказ с наименьшей ценой, а при равенстве цен - тот, который поступил раньше);

отправляет заказ на нужный рынок для исполнения;

сверяет отчет об исполнении с «тикетом», чтобы удостовериться в соблюдении «спецификаций» заказчика ;

если все в порядке, сообщает заказчику о сделке;

Вводит сделку в книгу сделок ( предварительный «блоттер»).

Отдел заказов должен разработать:

«тикет»;

книгу заказов (это может быть просто папка, отсортированная по выпускам ценных бумаг, или несколько папок - каждая для одного выпуска);

базу данных о рынках (что, где торгуется, как вводятся заказы и т.п.);

способы связи с заказчиками и представителями фирмы на рынках;

«блоттер».

2.1.3 Отдел покупок и продаж

Этот отдел ничего не покупает и не продает, а обрабатывает покупки и продажи. Из отдела заказов сюда поступает предварительный «блоттер», здесь сделка готовиться к улаживанию, т.е. к оплате и поставке ценных бумаг.

В «блоттере» выпуски ценных бумаг и сделки должны фигурировать под своими уникальными кодами. Кодирование - важная часть работы отдела. Можно использовать коды государственной регистрации, разработанные Банком России для выпусков ценных бумаг коммерческих банков и Министерством финансов для небанковских эмиссий. Но это не очень дальновидно, т.к. фирма может вкладывать другой смысл в код, чем регистрирующий орган. Сделки можно обрабатывать под порядковыми номерами «тикетов» и хронологическими кодами (дата плюс время исполнения или дата плюс порядковый номер сделки). С точки зрения автоматизации лучше кодировать все, что поддается кодированию, однако коды должны нести полезную смысловую нагрузку.

«Блоттер» используется, во-первых, для сверки клиентской и профессиональной сторон сделки.

Между сторонами сделки не должно быть расхождений. Сверку чаще всего осуществляют клиринговые центры. Поэтому в вопросе о сверке отдел покупок и продаж должен взаимодействовать и с такими центрами.

Стандарты НАУФОР предусматривают межброкерскую сверку путем направления контрброкеру «подтверждения сделки». В случае не возврата этого подтверждения к утру дня, следующего за днем сделки, будет считаться, что контрброкер согласен уладить сделку.

После сверки «блоттер» принимает окончательный вид и служит основанием для оплаты или поставки ценных бумаг.

«Блоттер» используется, во-вторых, для калькуляции различных денежных величин («первых» и чистых сумм, биржевых и регистрационных сборов, комиссионных, накопленных процентов) и подготовки для клиентов извещений о сделках.

В России еще не сложилась практика извещения клиента об исполнении его заказа на покупку или продажу ценных бумаг. Исключение составляют сделки с ГКО, о которых дилер письменно отчитывается перед инвестором. Этот отчет содержит не только детали сделки, но и информацию о стоимости и составе портфеля ГКО и об остатке на счете инвестора. Это серьезный документ, но он не является счетом, выставленным дилером клиенту, так как деньги посылаются «на биржу» до сделки.

Подготовка извещения - довольно хлопотное занятие. К разным сделкам «применяются» разные ставки комиссионных, биржевых и иных сборов. Целую процедуру составляет расчет процентов, причитающихся продавцу купонных облигаций. Нужна экспедиция, отдел клиентской документации. Переход к системе «поставка против платежа» вынудит выставлять клиентам счета, а значит обзаводиться канцелярией. Уже принятие «Стандартов внутреннего учета...для членов НАУФОР», предусматривающих письменное уведомление клиентов о сделках, заметно увеличит «канцелярские» расходы фирм. Зато возрастает уверенность клиента, получающего отчеты о своих сделках (и регулярные справки об активности своего счета), что приводит к укреплению партнерских отношений.

Обработка сделок легко поддается автоматизации, так как изо дня в день приходится выполнять одни и те же процедуры, меняя лишь некоторые параметры, например ставку комиссионных.

После калькуляции сделки ее «оприходуют», т.е. заносят денежные суммы в книги фирмы, фиксируя тем самым доходы и расходы будущих периодов: сколько перечислить продавцу ценных бумаг, сколько комиссионных причитается фирме, сколько налогов - государству и.т.д. На этом работа отдела заканчивается.

2.1.4.Касса

Можно насчитать до десятка взаимосвязанных функций, выполняемых этим отделом. Здесь происходит улаживание сделки - приём денег и выдача ценных бумаг или, наоборот, выдача денег и приём ценных бумаг. Эти две функции касса выполняет по инструкциям других отделов и внешних организаций. Из отдела покупок и продаж она получает окончательный “блоттер”, из клиринговых центров - балансовые ордера (“приходные” и “расходные”), служащие основанием для улаживания сделки. Например, на основании “расходного” ордера касса отпускает нужное количество ценных бумаг контрброкеру. Сверяясь с “блоттером”, касса может напечатать платёжное поручение или выдать клиенту наличные за проданные ценные бумаги (если у него нет долгов фирме). Этот сектор кассового отдела делится на две части: одна работает с контрброкерами, другая - с клиентами.

Иногда поставка ценных бумаг является “плохой” - у сертификата оторван угол или выписка из реестра напечатана неразборчиво. В этом случае фирма может вернуть их поставщику, и касса должна вести учёт “плохих” поставок.

Следующая функция - хранение чужих и фирменных ценностей. Что принимать на хранение, касса сама не знает. Нужные указания поступают из других отделов. Различают “ящик” и фирменный сейф. “Ящик” (стальной контейнер) - это центральное депо для транзитных ценных бумаг (которые нужно поскорее получить и поскорее поставить). Они группируются здесь по счётам или, когда их много, по выпускам в алфавитном порядке. Получив инструкцию, клерк (он может отвечать за весь “ящик” или за часть алфавита) извлекает сертификат из контейнера и отправляет его куда надо или, наоборот, получает сертификат от кассира и помещает в контейнер.

В сейфе фирмы хранятся ценные бумаги:

полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя фирмы;

полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиентов.

Открывая счёт в фирме, клиент должен проинструктировать фирму, как быть с сертификатами (или выписками). Возможны четыре варианта:

поставить сертификат в банк клиента против определённой суммы денег;

зарегистрировать на имя клиента и поставить клиенту;

зарегистрировать ни имя клиента и хранить в сейфе фирмы;

зарегистрировать на имя фирмы и хранить в сейфе фирмы.

В соответствии с первой инструкцией сертификат направляется кассиру “на выдачу”. В соответствии со второй и третьей инструкциями сертификат направляется фирменному трансфер-агенту (который тоже работает в кассовом отделе). В соответствии с четвёртой инструкцией сертификат остаётся на “уличной” стороне до тех пор, пока не определится окончательный владелец ценных бумаг, и затем также направляется фирменному трансфер-агенту.

Выполнение третьей и четвёртой инструкций создаёт кастодиальную ответственность для фирмы. Заключается она в том, что ценные бумаги, полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиента или фирмы, подлежат сегрегации от операционной рутины и не могут быть использованы для брокерских целей. Контроль за сегрегацией - ещё одна функция кассового отдела.

Существует два метода такого контроля - индивидуализированное и обезличенное хранение. В первом случае сегрегированные бумаги либо хранятся в конвертах, либо имеют ярлыки, на которых поименован их реальный владелец. Во втором, более распространённом случае бумаги хранятся в алфавитном порядке по выпускам без каких-либо “опознавательных знаков”, а контроль осуществляется путём сопоставления их количества в сейфе с суммарным количеством на счётах. Если в сейфе бумаг меньше, чем на счёта, то брокер обязан одолжить недостающее количество у коллег, “отозвать” бумаги из залога банку или из ссуды другим брокерам или купить их за счёт брокера, сорвавшего поставку. Если в сейфе бумаг больше, чем должно быть на счёта (такое случается при кредитовании клиентских сделок), то брокер может использовать этот излишек для поставок по “коротким” продажам или одолжить его коллегам.

Алфавитный перечень бумаг с разбивкой по счетам - ценные аналитический документ. Помимо его ценности с точки зрения контроля за сегрегацией он, наряду с картой клиента и справкой о клиентском портфеле, входит в “джентльменский набор” менеджеров счетов. Если с эмитентом что-то случилось, то этот документ подскажет менеджеру, кого надо информировать о случившемся.

Кстати, клиент должен распорядиться и в отношении свободного кредитового остатка на своём счёте. Это могут быть распоряжения “сохранять остаток на счёте (обычный случай) било “выплачивать остаток клиенту”. Выплата - тоже дело кассы.

Касса должна быть в курсе клиентский инструкций.

Следующая функция кассового отдела - обеспечение перевода собственности на ценные бумаги. Раньше российским фирмам не запрещалось переводить собственность, теперь это - монополия реестродержателей. В таком случае трансфер-агент фирмы должен подготовить передаточное распоряжение для реестродержателя и получить от него выписку из реестра или новый сертификат взамен прежнего. Очевидно, споры с реестродержателями будут основным занятием штатного трансфер-агента. Он должен знать не только клиентские инструкции относительного перевода собственности, но и законодательство, регулирующее ведение реестра отношения между эмитентами, регистраторами и владельцами ценных бумаг.

Кроме этого, мало что можно сказать о работе фирменного трансфер-агента у нас. Ведь в отличие от своего американского коллеги он редко имеет дело с таким “капризным” документом, как сертификат ценных бумаг. Как известно, приватизируемые предприятия выпускали свои акции в безбумажной форме (даже после того как им было разрешено включать расходы на изготовление сертификатов в себестоимость). Также поступили некоторые коммерческие банки и венчурные компании. А именно сертификат порождает в бэк-офисе массу проблем, в том числе и для штатного трансфер-агента.

Ещё одна функция кассового отдела - управление денежными средствами фирмы. Эта функция настолько специфична, что заслуживает собственной организации. С кассовым отделом её прочно связывает то, что кассиры принимают и выдают деньги.

Управление денежными средствами распадается на три части:

приём денег и осуществление платежей;

получение банковских ссуд (например, для финансирования дилерских операций или клиентских сделок);

одалживание или заимствование ценных бумаг (например, в порядке контроля за сегрегацией или для покрытия коротких продаж).

Соответственно возникают три проблемы, образующие предмет управления денежными средствами:

как ускорить приток денег в фирму и замедлить их отток;

как минимизировать стоимость кредита;

как меньше и дешевле заимствовать ценные бумаги и больше и дороже их одалживать.

Управление денежными средствами приобретает всё большее значение, поскольку через руки российских брокеров проходят все большие суммы денег. Рациональное их использование - один из важных факторов финансового здоровья фирмы.

Выше говорилось, что касса действует по инструкциям других отделов. Главный источник инструкций и “нервный” центр всего бэк-офиса -кредитный отдел.

2.1.5 Кредитный отдел

Кредитный отдел (отдел клиентского кредита, маржевый отдел) выполняет следующие функции:

внутренний учёт клиентских операций;

соблюдение фирмой многочисленных нормативов;

подготовку инструкций для кассового отдела;

контроль за кредитованием клиентских сделок.

Клиентам, желающим пользоваться фирменным кредитом или совершать короткие продажи, открывается особый кредитный счёт. С помощью этого счёта контролируется уровень клиентской задолженности фирме и другие параметры позиции клиента на рынке.

Чрезмерное кредитование клиентских сделок стало одной их причин довоенного биржевого краха в США. “Великая депрессия”, в свою очередь, побудила конгресс принять в 1934 г. “Закон о биржах ценных бумаг”. По этому закону Совет Федеральной резервной системы (ФРС) регулирует кредитование брокерскими фирмами клиентских сделок и кредитование банками брокерских фирм. Со своей стороной фондовые биржи США указывают своим членам, как нужно вести кредитные счета и осуществлять короткие продажи. Политика фирм в этой области ещё круче, чем биржевые директивы. Так что повторение кредитного беспредела сейчас невозможно.

В России покупка клиентами ценных бумаг в кредит - большая редкость, а короткие продажи совершаются без покрытия, т.е. без заимствования ценных бумаг для их поставки покупателю. Любопытно, что если старое, минфиновское законодательство о ценных бумагах допускало предоставление ссуды в размере до 50% стоимости покупки, то в федеральном законе “О рынке ценных бумаг” об этом не ни слова.

Хотя отдел и называется кредитным, он контролирует и те счета, которые открываются для покупки ценных бумаг целиком и сразу за счёт клиента (наличные счета). Поэтому он делится на две части: одни сотрудники занимаются наличными счетами, другие - кредитными.

Первая группа:

вносит сведения о сделках в клиентские счета;

проверяет дебетовые остатки (долги клиентов фирме) и “короткие” позиции (предстоит “откуп” и возврат заимствованных ценных бумаг);

кредитует клиентские счета процентами и дивидендами, полученными фирмой в роли номинального владельца;

обеспечивает точность записей в счётах;

выдаёт инструкции кассовому отделу о получении или поставке ценных бумаг;

информирует брокеров фирмы о состоянии счётов.

Вторая группа помимо аналогичных действий в отношении кредитных счётов принимает на себя финансовую ответственность: она регулирует пропорцию фирменного кредита, руководствуясь жёсткими правилами Совета ФРС, бирж и самой фирмы (отступление от этих правил невозможно).

Если объединить действия двух групп, то получится следующая картина ежедневных забот кредитного отдела:

расчёт избытка в кредитных счётах (разности между брокерской ссудой и дебетовым остатком на счёте);

расчёт покупательной способности клиентов (стоимости ценных бумаг, которые могут быть куплены клиентом без дополнительных вложений на кредитный счёт);

коррекция специальных мемо-счётов (куда заносится выручка от продажи ценных бумаг, чтобы знать, сколько денег можно выдать клиенту, если он вдруг того пожелает);

подготовка уведомления клиенту о необходимости довложить деньги на кредитный счёт (чтобы поднять маржу до нужного процента);

подготовка списка клиентских долгов (для региональных офисов, откуда какие-то суммы ещё не перечислены или какие-то ценные бумаги ещё не получены);

получение отсрочек для клиентов, не укладывающихся с оплатой или поставкой в обычный срок;

в случае отказа в отсрочке - вынужденная продажа ценных бумаг клиента (если он вовремя их не поставил);

подготовка распоряжений о поставке или получении ценных бумаг (у нас это означало бы, например, что передаточное распоряжение должно визироваться в кредитном отделе);

контроль за денежными расчётами (у нас это означало бы, что без согласия кредитного отдела нельзя отнести платежное поручение в банк или выдать деньги из кассы);

ответы на запросы брокеров (отдел является центральной справочной для всей фирмы);

ввод данных в клиентские счета.

Раньше счета велись на карточках, из которых складывалась их история. Все расчёты и записи делались вручную. Сейчас сотрудники отдела получают компьютерные выписки, именуемые отчётом о статусе, или дневником активности счёта. Этот документ содержит всю информацию, необходимую для выполнения отделом его функций.

Производительность кредитного отдела напрямую зависит от степени автоматизации. Чем больше ручной работы, тем меньше счетов может обработать каждый сотрудник и тем медленнее решаются проблемы, созданные нерадивыми клиентами или сотрудниками. Кредитный отдел - это последний рубеж, где можно перехватить и исправить ошибку. Дальше - только клиент.

2.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг

Если в одном организме может быть два нервных центра, то вторым центром в бэк-офисе является отдел учёта движения ценных бумаг. Иметь сбалансированный и достоверный stock-record (так по-английски именуется журнал учёта движения ценных бумаг) - значит, иметь порядок на фирме. Может быть, наилучшая аналогия учёту движения ценных бумаг - это обычный складской учёт, объектами которого являются товары, поступающие на склад, находящиеся там и покидающие его. Торговая организация, не знающая, что творится на её складе, рано или поздно понесёт убытки и разорится. То же самое произойдёт с брокерской фирмой, не ведающей, где и в каком количестве находятся ценные бумаги в данный момент времени.

Возможна ситуация, что какая-либо фирма существует три-четыре года без сток-рекорда и разоряться не собирается. Единственная причина этого - мизерное количество сделок. Российским брокерам просто не знакомы сколько-нибудь серьёзные объёмы. Без сток-рекорда фирма почувствует лёгкое недомогание при десяти сделках в день, удушье - при 50, а при 100 она может испустить дух.

Необходимость держать свой склад в порядке служит важнейшей причиной использования брокерскими фирмами весьма сложной системы счётов. Эта система состоит из трёх частей. Во первых, счета открываются каждому клиенту и контрагенту. Во-вторых, счета присваиваются тем местам, где могут находиться ценные бумаги (“ящик”, сейф фирмы, депозитарий и др.), и даже тем состояниям, в которых они могут находиться (в пути, не получены, не поставлены, потеряны). В-третьих, счета открываются для учёта движения ценных бумаг, купленных и проданных самой фирмой (торговые счета).

Как и при кодировании выпусков ценных бумаг, при разработке этих счетов необходимо учитывать специфику фирмы. Например, весьма недальновидно определить для клиентов бухгалтерский счёт 76 и придать им порядковые номера (76.1, 76.2, 76.3 и т.д.). Счёт как набор символов должен нести смысловую нагрузку, облегчающую контроль за работой брокеров и соблюдением нормативов.

Вот как выглядит один из клиентских счетов крупнейшей канадской инвестиционной фирмы RBC Dominion Securities:

первые три разряда - для кода регионального офиса фирмы;

следующие пять разрядов - для числового идентификатора клиента;

последние три разряда - для кода менеджера счёта;

специальный разряд - для типа счёта (наличный, наличный управляемый, наличный дискреционный, кредитный и т.д.).

Толковая всеохватывающая система счётов очень важна для эффективного учёта и фиксации ответственности отделов и сотрудников. В отличие от “блоттера” (являющегося амбарной книгой) журнал учёта движения ценных бумаг ведётся в соответствии с принципом двойной записи и по смыслу аналогичен бухгалтерскому балансу. Вместо денег здесь фигурируют количества ценных бумаг. В этом журнале итог подводится ежедневно в виде книги ценных бумаг. Каждый дебет должен иметь равноценный кредит, и наоборот. В противном случае появляется «брейк», дисбаланс. Обнаружив брейк, операционнист обязан как можно скорее “поднять” первичные документы и найти его причину. Чем старее ошибка, тем труднее её исправить. Когда причина ясна, баланс восстанавливается путём корректирующей записи в журнале. Чаще других имеют место следующие ошибки:

неверная запись по дебету или кредиту;

запись делается не на том счёте;

не та ценная бумага поставлена.

Сразу после заключения сделки в журнале учёта движения ценных бумаг открываются позиции сторонам сделки. Количество ценных бумаг заносится в дебет счёта покупателя и в кредит счёта продавца. Эта запись означает, что покупатель должен получить, а продавец - поставить данное количество. Первый имеет дебетовое сальдо (ему должны), второй - кредитовое (он должен). После оплаты и поставки ценных бумаг журнал корректируется: то же количество заносится в кредит счёта покупателя и в дебет счёта продавца. Счета обнуляются, позиции закрываются, никто никому ничего не должен.

На практике такое обнуление скорее исключение, чем правило. Ценные бумаги могут принадлежать клиенту и годами храниться в сейфе фирмы. В счёте клиента будет фигурировать открытая позиция по дебету, а в счёте сейфа - по кредиту до тех пор, пока клиент не распорядится о передаче ему ценных бумаг.

Между конечными пунктами движения ценных бумаг может быть несколько станций и состояний.

Например:

продавец не поставил сертификат в срок (дебет счёта продавца, кредит счёта “Не получено”);

сертификат наконец-то получен и отправлен в “ящик” (дебет счёта “Не получено”, кредит счёта “ящика);

сертификат отправлен из “ящика” в центральный депозитарий (дебет счёта “ящика”, кредит счёта депозитария).

Вот перечень “дебетовых” и “кредитовых” позиций под фирменным углом зрения:

дебетовый остаток;

не поставлено (фирма своевременно не поставила ценные бумаги);

клиринговая компания;

заём (фирма одолжила ценные бумаги у своего клиента или другой организации);

кредитовый остаток;

сейф;

“ящик”;

хранение;

депозитарий;

регистратор;

замена (замена сертификатов при реорганизации эмитента);

не получено (фирма не получила в срок ценные бумаги);

клиринговая компания;

ссуда (фирма одолжила ценные бумаги своему клиенту или другой организации);

банковская ссуда (получена ссуда под залог ценных бумаг);

потеряно (ценные бумаги потеряны);

в пути.

Если, например, счёт депозитария показывает дебетовый остаток, то произошла ошибка: получается, что фирма забрала оттуда больше ценных бумаг, чем поместила.

В маленькой фирме, где весь бэк-офис может размещаться в одном углу комнаты, нет нужды присваивать счёта всем возможным звеньям операционного процесса. Например, достаточно одного счёта для всех кассовых функций. Вообще, как и в бухгалтерском учёте, в учёте движения ценных бумаг следует учитывать особенности организации и пристрастия работников. Главное, чтобы не терялась цель -изо дня в день держать в равновесии журнал учёта движения ценных бумаг.

В маленькой фирме этот журнал может вести один сотрудник с помощью одного компьютера, а то и вручную. В большой фирме, имеющей операционные отделы, возможна локальная вычислительная сеть, а то и центр электронной обработки информации со своим менеджером. Сеть должна охватывать те участки бэк-офиса, которые имеют счета в журнале учёта движения ценных бумаг. Получил кассир сертификат от продавца и тут же ввёл запись; вложил “боксмэн” сертификат в “ящик” и тут же записал операцию и т.д. Весь рабочий день журнал пополняется записями, а вечером трудится центр электронной обработки информации, чтобы на следующее утро были готовы все необходимые отчёты: “блоттеры”, калькуляции, извещения о сделках, сверочные ноты, дневники активности счётов, книги ценных бумаг и денежных средств и т.д.

2.1.7 Отдел дивидендов

Журнал учёта движения ценных бумаг используется и для других целей, например для ведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попала в портфель, то клиенту причитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобы узнать это, неудобно. Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступает на фирму в силу номинальной регистрации) используется алфавитный перечень выпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учёта движения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогом инвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то доход отражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.

Стоит ли создавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающих участвовать в собрании акционеров.

2.1.8 Бухгалтерия

Как уже говорилось, после совершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкой денежные суммы разносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущих периодов. После улаживания эти счета тоже “обнуляются”, показывая, что фирма свои комиссионные получила, с клиентами рассчиталась, налог на операции с ценными бумагами удержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другие денежные операции: получение дохода, вложение клиентом денег на его счёт, изъятие со счёта, перевод денег с одного счёта на другой.

Для учёта движения денег требуется своя система счетов. Она состоит из обычных бухгалтерских счетов и счетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых. Это уже знакомая бухгалтерам область.

Записи в журнале учёта денежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги на покупку ценных бумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается по дебету, получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту, изъятие денег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценных бумаг, в этом журнале итог подводится каждый день в виде книги денежных средств.

Теперь, когда операции с ценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной и стоимостной, можно подготовить ещё один важный документ - справку об активности клиентского счёта. В этом документе перечислены все операции за отчётный период в количественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовые показатели (портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения . С принятием “Стандартов внутреннего учёта...” фирмы будут обязаны регулярно отчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений с клиентами .

2.2 Общие положения принципов организации бэк-офиса в соответствии с требованиями и стандартами НАУФОР

Настоящие стандарты устанавливают единые принципы организации и ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами для юридических лиц, созданных согласно законодательству Российской Федерации, независимо от подчиненности и формы собственности, имеющих соответствующую лицензию Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и являющихся членами Национальной Ассоциации участников рынка ценных бумаг (в дальнейшем "НАУФОР").

Стандарты определяют основные требования к внутреннему учету операций с юридическими и физическими лицами, проводимых профессиональными участниками рынка ценных бумаг в процессе осуществления своей основной деятельности, порядок организации и ведения этого учета, основные принципы отчетности перед клиентами, призванные обеспечить защиту интересов клиентов профессиональных участников рынка ценных бумаг, а также устанавливают ответственность названных профессиональных участников рынка ценных бумаг перед НАУФОР.

НАУФОР, в свою очередь, в соответствии с настоящими стандартами разрабатывает методические рекомендации по внутреннему учету и отчетности для указанных профессиональных участников рынка ценных бумаг.

Термины и определения, используемые в настоящих стандартах

Клиент - юридическое или физическое лицо, не являющееся сотрудником компании, выступающее в качестве инвестора на рынке ценных бумаг и связанное с профессиональным участником рынка ценных бумаг договором, регламентирующим условия и порядок предоставления ему услуг на рынке ценных бумаг;

Ценные бумаги клиента - любые ценные бумаги, приобретенные профессиональным участником рынка ценных бумаг за счет клиента, а также ЦБ Клиента, в отношении которых профессиональный участник, обязуется совершать сделки и операции от своего имени или от имени Клиента, в соответствии с заключенным между проф. участником и Клиентом договором.

Вложения – иные финансовые инструменты, базовым активом которых являются ценными бумагами и паи ПИФов, с соответствующей лицензией ФКЦБ.

Договор профессионального участника рынка ценных бумаг с клиентом - договор, заключенный между клиентом и компанией, определяющий условия предоставления последней услуг клиенту на рынке ценных бумаг в соответствии с видом лицензии, выданной ФКЦБ России

Поставка ценных бумаг:

поставка документарных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне ценной бумаги на предъявителя или совершение на ордерной ценной бумаге передаточной надписи (индоссамента);

поставка бездокументарных ценных бумаг – внесение изменений в учетные записи реестра акционеров или депозитария о переводе ценных бумаг со счета отчуждателя на счет приобретателя

подтверждение поставки бездокументарных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне надлежащим образом оформленного документа (выписки об операции из реестра акционеров или депозитария), удостоверяющего факт перехода права по ценным бумагам от отчуждателя к приобретателю.

поставка сертификатов именных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне сертификата именной ценной бумаги и должным образом оформленного передаточного распоряжения, а также иных документов, необходимых для осуществления перерегистрации права собственности.

Сделка с ценными бумагами - соглашение между профессиональным участником рынка ценных бумаг и другой стороной, приводящее к передаче и/или ограничению права собственности на ценные бумаги, являющиеся предметом сделки.

Операция с ценными бумагами - любое действие с ценными бумагами и/или денежными средствами, производимое профессиональным участником рынка ценных бумаг для обеспечения выполнения его обязательств перед клиентами или контрагентами в отношении ценных бумаг, а также обязательств клиентов и контрагентов перед компанией, в результате которого происходит движение денежных средств или ценных бумаг.

Завершение сделки - момент исполнения всех обязательств по договору сторонами.

Завершение сделки для целей учета – момент поступления/списания денежных средств или бумаг на счета/со счетов, открытых на имя компании и/или ее клиентов.

Место заключения сделки - фондовая биржа, лицензированный организатор торговли или иное место заключения сделки.

Бэк-офис - подразделение, ответственное лицо или группа лиц, одной из функций которого является ведение внутреннего учета операций с ценными бумагами и вложениями, в том числе и для его клиентов, в том числе и для профессиональных участников рынка ценных бумаг.

2.3. Основные правила и требования к ведению внутреннего учета

2.3.1. Основные принципы внутреннего учета

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны вести точный и своевременный учет проводимых ими операций с ценными бумагами в денежном и количественном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в регистрах внутреннего учета.

Задачами внутреннего учета являются формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами и вложениями, необходимой для оперативного руководства и управления компанией, для составления точной и своевременной отчетности перед клиентами компании, своевременного предупреждения негативных явлений в деятельности компаний, а также для обеспечения контроля со стороны НАУФОР за деятельностью компаний на рынке ценных бумаг.

Внутренний учет операций с ценными бумагами и вложениями ведется профессиональными участниками рынка ценных бумаг отдельно и в дополнение к бухгалтерскому учету их финансово-хозяйственной деятельности для целей более точного отражения специфических операций, проводимых этими компаниями на рынке ценных бумаг, на принципах, не противоречащих существующим в кампании принципам бухгалтерского учета операций с ценными бумагами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны:

отражать все операции с ценными бумагами, проводимые ими за свой счет и от собственного имени, от собственного имени и за счет клиента, от имени и за счет клиента, в регистрах внутреннего учета на день совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае если компания получает информацию о факте совершения операции с ценными бумагами позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена, то указанная операция отражается в регистрах внутреннего учета не позднее конца рабочего дня, когда информация о совершении операции была получена;

разделять во внутреннем учете собственные денежные средства и ценные бумаги, и денежные средства и ценные бумаги своих клиентов. Для достижения данной цели профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны открывать и вести в системе внутреннего учета счета аналитического учета по денежным средствам, ценным бумагам и вложениям, уникально пронумерованные в соответствии с внутренними принципами нумерации счетов в системе учета, для каждого клиента компании;

предоставлять своим клиентам регулярную отчетность по результатам операций с ценными бумагами и вложениями, которые были совершены для данного клиента. Отчетность должна отражать все операции, произведенные для клиента с использованием его средств и ценных бумаг и вложений, а также остаток денежных средств и ценных бумаг на счете клиента в системе внутреннего учета.

Если профессиональный участник рынка ценных бумаг осуществляет операции с ценными бумагами и вложениями за счет средств сотрудников или аффилированных лиц, то профессиональный участник рынка ценных бумаг обязан раскрыть их содержание по требованию НАУФОР.

2.3.2 Внутренняя учетная политика.

Компания обязана определить и утвердить методологию отражения отдельных операций, связанных с профессиональной деятельностью предприятия, с тем, чтобы обеспечить точность ее соблюдения в течение всего отчетного года. Под внутренней учетной политикой компании понимается выбранная ею совокупность способов ведения внутреннего учета, к которым относятся методы группировки и оценки фактов профессиональной деятельности, погашения стоимости активов, способы применения счетов внутреннего учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы и приемы.

Внутренняя учетная политика компании формируется руководителем на основе настоящих Стандартов, если иное не установлено законодательством РФ.

Учетная политика компании должна обеспечивать:

- полноту отражения во внутреннем учете всех фактов профессиональной деятельности (требование полноты);

- отражение во внутреннем учете фактов профессиональной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий деятельности (требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных внутреннего аналитического учета оборотам и остаткам по счетам внутреннего синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей внутренней отчетности данным внутреннего синтетического и аналитического учета (требование непротиворечивости).

При формировании внутренней учетной политики по конкретному направлению (вопросу) ведения и организации внутреннего учета компания вправе самостоятельно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательными и нормативными актами. Если указанные акты не устанавливают способа ведения внутреннего учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики осуществляется разработка компанией соответствующего способа, исходя из настоящих Стандартов и иных Положений по внутреннему учету.

Внутренняя учетная политика подлежит оформлению приказом руководителя компании.

Способы ведения внутреннего учета, отобранные предприятием при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом издания соответствующего приказа. При этом они применяются всеми структурными подразделениями, компании (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения.

Изменения во внутренней учетной политике компании могут иметь место в случаях реорганизации компании, смены собственника, изменений законодательства РФ или в системе нормативного регулирования внутреннего учета в РФ, разработке новых способов внутреннего учета, изменения учетной политики, в соответствии с которой компания ведет бухгалтерский учет.

Изменение во внутренней учетной политике должно быть обоснованным и оформляется приказом руководителя компании.

Последствия изменений внутренней учетной политики, не связанные с изменением законодательства, должны быть оценены в стоимостном и натуральном выражении. Оценка последствий изменений внутренней учетной политики производится на основании выверенных компанией данных на дату (первое число месяца), с которой применяются измененные способы ведения внутреннего учета.

Компания должна раскрывать избранные при формировании внутренней учетной политики способы ведения внутреннего учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователями внутренней отчетности, без знания о применении которых невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота, оборота ценных бумаг и вложений, результатов деятельности компании.

К способам ведения внутреннего учета, принятым при формировании внутренней учетной политики компании и подлежащим раскрытию в составе отчетности, относятся способы:

- отражения операций по приобретению и отчуждению ценных бумаг и вложений на счетах их учета (по дате заключения сделки или по дате перехода прав по бумагам и вложениям при условии отражения факта заключения сделки на счетах расчетов);

- оценки стоимости приобретенных ценных бумаг (по цене сделки, или по фактически произведенным затратам на приобретение ценных бумаг и вложений, или в соответствии с учетной политикой бухгалтерии);

- отражения вложений в ценные бумаги (с переоценкой или без переоценки);

- оценки себестоимости реализованных и выбывших ценных бумаг, т.е. списанных со счетов их учета (по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок - ФИФО, по себестоимости последних по времени закупок – ЛИФО). Компании, производящие переоценку вложений в ценные бумаги, используют только метод средней себестоимости;

- другие способы, отвечающие требованиям «существенности».

Существенные способы ведения внутреннего учета подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав отчетности, предоставляемой НАУФОР. Пояснительная записка может не предоставляться, если во внутренней учетной политике не произошли изменения со времени предоставления предыдущей отчетности.

2.3.3 Планы счетов внутреннего учета.

Для обеспечения своевременного и правильного учета и отчетности по операциям с ценными бумагами компания ведет счета внутреннего учета движения денежных средств, ценных бумаг и вложений. Счета предназначены для группировки и текущего учета однородных операций, связанных с профессиональной деятельностью компании.

В правилах ведения внутреннего учета определяются основные принципы, на базе которых разрабатывают или выбирают план счетов учета движения активов в денежном выражении (далее по тексту - план счетов учета денежных средств) и план счетов учета движения ценных бумаг и вложений в натуральном выражении (далее по тексту - план счетов учета ценных бумаг).

Счета внутреннего учета используются только в рамках бэк-офис. Бэк-офис разрабатывает и вносит необходимые дополнения во внутренний план счетов с соблюдением основных правил учета и устанавливает корреспонденцию между счетами внутреннего учета. Счета внутреннего учета должны удовлетворять требованию корректного отражения сути операций с ценными бумагами и вложениями. Нумерация открываемых счетов внутреннего учета и их названия определяются компанией самостоятельно.

Правила и процедуры синтетического и аналитического учета по счетам определяются компанией на базе общепринятых принципов бухгалтерского учета, рекомендаций НАУФОР и ФКЦБ России с учетом специфических потребностей компании.

2.4 Организация внутреннего учета

2.4.1 Общие требования

Внутренний учет профессионального участника рынка ценных бумаг может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделением или может быть поручен иному профессиональному участнику рынка ценных бумаг. При этом ответственность перед регулирующими организациями за точность, полноту, адекватность и своевременность ведения регистров внутреннего учета полностью возлагается на профессионального участника рынка ценных бумаг.

Ответственность за организацию внутреннего учета профессионального участника рынка ценных бумаг несет руководитель компании. Руководитель компании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями компании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по его организации, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности и отчетности перед клиентами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг при организации и осуществлении внутреннего учета имеют право:

- вносить в рекомендуемые НАУФОР регистры внутреннего учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий деятельности, при соблюдении общих методологических принципов;

- устанавливать количество и конкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением требований нормативных документов НАУФОР и ФКЦБ России;

- разрабатывать систему проведения сверок и контроля внутри компании;

- устанавливать внутреннюю учетную политику;

- вводить отчетность, необходимую для использования на предприятии.

2.4.2 Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами, а также заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств:

- документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, как-то: поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами, как-то: паспорта сделок (тикеты), подтверждения сделок и отчеты об операциях с физическими лицами;

- договоры, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами, а также другие договорные документы (дополнения, изменения, протоколы и т.п.);

- платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);

- документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перехода прав по ценным бумагам согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи документарных ценных бумаг и сертификатов ценных бумаг.

- документы судебных, нотариальных органов и органов исполнительной власти, касающиеся перехода или обременения (ограничения) прав.

Надлежащее документирование первичного учета сделок обеспечивается путем регистрации факта получения поручения клиента, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами и вложениями, и составления документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами и вложениями.

Ответственность за своевременное создание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, а также за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенных операций несут лица, подписавшие эти первичные документы.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых данными Стандартами.

Исправление ошибки в первичных документах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

2.4.3. Регистры внутреннего учета операций с ценными бумагами.

Документы, являющиеся первичными носителями информации о совершаемых операциях, группируются, обобщаются и накапливаются в регистрах внутреннего учета.

Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий соответствующую лицензию ФКЦБ России или Банка России на осуществление деятельности в качестве профессионального участника рынка ценных бумаг обязан вести на постоянной основе регистры первичного учета сделок, регистры учета движения денежных средств и регистры учета движения ценных бумаг.

Компания выбирает способ ведения регистров внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

- на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;

- в форме электронные таблицы;

- в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офис и др. В этом случае должна быть предусмотрена возможность вывода на печать вышеупомянутых регистров внутреннего учета.

К обязательным регистрам первичного учета сделок относятся:

- Журнал сделок с юридическими лицами;

- Журнал сделок с физическими лицами;

- Журнал отчетов о сделках с физическими лицами;

- Журнал договоров с клиентами;

- Журнал поручений клиентов.

К дополнительным регистрам первичного учета сделок относятся:

- Журнал незавершенных операций с юридическими лицами;

- Журнал незавершенных операций с физическими лицами;

- Журнал незавершенных отчетов о сделках с физическими лицами;

Другие учетные регистры, разработанные компанией, исходя из специфики ее деятельности.

В зависимости от видов и порядка заполнения регистров учета движения денежных средств и ценных бумаг образуются формы внутреннего учета. Под формой внутреннего учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Компания самостоятельно выбирает форму внутреннего учета из рекомендуемых регулирующими органами, при этом компания может самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры внутреннего учета к специфике своей работе при соблюдении следующих требований:

- единая методологическая основа (принцип двойной записи);

- взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;

- сплошное отражение всех операций, связанных с профессиональной деятельностью, в регистрах учета на основании первичных учетных документов;

- накапливание и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности и контроля за профессиональной деятельностью;

- сохранение в регистрах внутреннего учета минимального объема требуемой информации.

Рекомендуется применять следующие формы внутреннего учета, как для учета движения денежных средств, так и для учета движения ценных бумаг:

- форму учета, аналогичную мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета;

- форму учета, аналогичную журнально-ордерной форме бухгалтерского учета;

- журнально-книжную форму учета, при которой в качестве учетных регистров используются Журнал ежедневного учета и Книга (Ведомость) учета;

- таблично-автоматизированную форму учета, при которой группировка и обобщение учетной информации, полученной на основе первичных документов, производится с помощью вычислительной техники, в результате чего можно получать регистры различного содержания, соответствующие журналам, ведомостям, книгам, карточкам и др.

При использовании любой из форм внутреннего учета в качестве обязательного регистра учета движения денежных средств по счетам аналитическим учета необходимо вести Журнал учета дилерских операций. В качестве регистра дополнительного учета движения денежных средств рекомендуется вести Журнал учета клиентских операций. Журналы учета операций ведутся по каждой ценной бумаге.

При учете операций с физическими лицами разрешается отражать операции по счетам учета движения денежных средств и ценных бумаг не на основе конкретных договоров с физическими лицами, а на основе отчетов о сделках с физическими лицами.

Ведение регистров внутреннего учета основано на использовании принципа накапливания данных первичных документов. Записи операций в регистрах учета должны производиться не позднее конца рабочего дня, когда документ был получен или создан компанией.

2.4.4. Внутренний баланс по денежным средствам.

Внутренний баланс по денежным средствам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в денежной оценке средств компании, связанных с ее профессиональной деятельностью, и их источников на определенную дату.

Баланс по денежным средствам содержит остатки на конец отчетного периода по синтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета денежных средств.

Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но он не может быть не менее одного месяца.

2.4.5. Внутренний баланс по ценным бумагам.

Внутренний баланс по ценным бумагам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в натуральной оценке ценных бумаг и вложений компании по местам их учета и/или хранения на определенную дату.

Баланс по ценным бумагам содержит остатки на конец отчетного периода по синтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета ценных бумаг.

Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но не менее одного месяца.

2.5. Отчетность.

2.5.1. Основные правила и требования.

На основе данных регистров внутреннего учета компании составляют внутреннюю отчетность, отчетность клиентам и регулирующим органам.

Для управления и руководства работой компании, контроля и планирования операций составляется внутренняя отчетность компании.

Отчетность клиентам и регулирующим органам является обязательным видом отчетности. Ответственность за своевременное предоставление необходимой отчетности клиентам и регулирующим органам несет руководитель компании и штатный контролер компании.

2.5.2. Внутренняя отчетность.

Компания самостоятельно определяет потребителей внутренней отчетности, характер и общее содержание предоставляемой отчетности, устанавливает периодичность предоставления отчетности подразделениям и руководству компании. Компаниям рекомендуется разработать инструктивный документ, в соответствии с которым осуществляется порядок формирования и предоставления внутренней отчетности.

2.5.3. Отчетность перед клиентами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны предоставлять клиентам периодическую отчетность по операциям, произведенным для данного клиента в соответствии с настоящими стандартами. Возможно предоставление дополнительной отчетности и сокращения отчетного периода, если это предусмотрено договором с клиентом.

2.5.4. Отчетность перед регулирующими органами.

Отчетность регулирующим органам предоставляется согласно действующим нормативным документам НАУФОР, ФКЦБ России и Банка России.

2.6. Периодические сверки.

2.6.1 Сверка наличия ценных бумаг.

Каждому профессиональному участнику рынка ценных бумаг рекомендуется ежемесячно, но не менее 1 раза в квартал проводить сверку наличия ценных бумаг на счетах внутреннего учета с данными бухгалтерского учета и с данными по остаткам ценных бумаг в местах их учета и/или хранения. Компанией может быть установлена разная периодичность проведения сверок для разных ценных бумаг и вложений в зависимости от уровня их «существенности» для компании.

2.6.2. Сверка наличия денежных средств.

Все профессиональные участники рынка ценных бумаг должны не реже одного раза в месяц сверять записи по внутренним счетам учета денежных средств с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

2.6.3. Ответственность за организацию и проведение сверок.

Ответственность за организацию и проведение сверок несут руководитель компании и штатный контролер компании.

2.7. Доступность журналов и книг учета регулирующим органам.

Все компании, имеющие лицензию профессионального участника рынка ценных бумаг, выданную ФКЦБ России или Банком России, должны предоставлять для проверок уполномоченным лицам НАУФОР по их требованию Правила ведения внутреннего учета, учетные регистры и отчетность в соответствии с настоящими Стандартами и другими нормативными документами, регулирующими деятельность профессиональных участников рынка ценных бумаг.

2.8. Ответственность за нарушение требований, устанавливаемых настоящими стандартами.

Ответственность за нарушение требований, установленных настоящими стандартами, устанавливается Кодексом мер дисциплинарного воздействия НАУФОР.

3 Описание существующих программно-технологи-ческих комплексов

В настоящее время рынок систем, в том числе специализированных для всевозможных аспектов фондовой деятельности, достаточно обширен. Лидерами в производстве качественных программных продуктов для финансовых компаний являются московские и новосибирские фирмы. Многие из них являются фирмами одного продукта, расширяя лишь функциональные возможности и сферы приложения.

Однако при выборе продукта необходимо пользоваться принципом разумной целесообразности. Каждая система соответствует конкретному финансовому уровню потенциального покупателя и объему сделок, им осуществляемом. Если крупная компания может позволить себе покупку Signator/2000, то для средней больше подойдет продукт типа Diasoft DEALING/SECURITIES, а для мелкой достаточно будет адаптированной 1С:бухгалтерии или электронных таблиц. В каждой из групп возможны также варианты выбора в зависимости от конкретных особенностей систем, требований к аппаратным средствам и уровню подготовки персонала.

3.1 Signator/2000 (СервоКомп)

Возможности системы Signator/2000

Сегодня на рынке предлагается большое количество систем для фондовой деятельности, однако далеко не все из них основаны на современных технологиях хранения и обработки информации. Одной из немногих, предлагаемых сегодня новых интегрированных информационных систем является Signator/2000. Прототипом этой системы послужила система для автоматизации инвестиционных фондов SIGNATOR, разработанная в Западной Германии. Она была создана фирмой ServoComp GmbH - известным немецким разработчиком прикладных программных пакетов около пяти лет назад. В России систему Signator/2000 поставляет компьютерная компания СервоКомп, представляющая интересы ServoComp GmbH на Российском рынке и занимающаяся адаптацией подобных немецких прикладных систем к Российским условиям с использованием современных технологий компании ORACLE. Компания СервоКомп выполнила доработки системы Signator/2000 с учетом особенностей Российского фондового рынка и банковского законодательства и обеспечивает ее внедрение и техническую поддержку. Система также распространяется через дистрибьюторов СервоКомп - известные Российские компании Открытые Технологии, Когнитив Текнолоджи и Стинс Коман.

Signator/2000 является универсальной фондовой системой и может использоваться для ведения реестра клиентов, учета торговых, регистраторских и депозитарных операций, организации внутреннего документооборота и подготовки отчетности. При ее проектировании были учтены все перечисленные в начале статьи требования. Она позволяет получать, хранить и обрабатывать информацию в единой интегрированной базе данных, контролировать выполнение операций, гибко настраиваться на технологию работы организации, получать необходимую управленческую информацию и в целом повысить производительность труда. Возможен учет любых видов ценных бумаг: акций, облигаций, векселей, сертификатов, фьючерсов, ГКО.

Основу системы составляет учет операций. Операции с ценными бумагами в системе делятся на:

Трансфертные - связанные с переходом прав собственности, переводами со счета на счет или из депозитария в депозитарий;

Глобальные - консолидация, конвертация, погашение, расчеты купонов и дивидендов.

Учет места и режима хранения ценных бумаг. Блокировки.

Выполнение операций в системе разбивается на несколько шагов (рисунке 3.1.1). Не все шаги обязательны, их необходимость определяется при настройке системы под конкретную технологию работы.

рисунок. 3.1.1. Пример последовательности выполнения операций.

На каждом шаге выполняются следующие действия:

Ввод распоряжений - регистрация в системе входящего документа или торгового приказа.

Ввод операции - заполнение деталей операции: в интересах кого проводится, с какой ценной бумагой, на каком торговом рынке и т.д. Комиссии и сборы рассчитываются автоматически. Операции могут вводится по частям на нескольких рабочих местах. Например, часть данных вводится в торговом отделе, а часть в бэк-офисе.

Утверждение - поэтапный процесс подготовки сделки. Первое утверждение делается после внесения всех данных, окончательное утверждение - после получения всех документов. В зависимости от настройки у сделки может быть от нуля до двух утверждений.

Выпуск документов и отчетов - автоматический или полуавтоматический процесс выпуска необходимых документов: подтверждения о сделке клиенту и брокеру, сообщение в депозитарий и регистратору и т.д.

Проводки в бухгалтерию - в конце дня формируется файл проводок для загрузки в бухгалтерскую систему.

Для учета результатов операций с собственными ценными бумагами и бумагами клиентов используются лицевые счета ценных бумаг (или портфели ценных бумаг). В системе хранится информация о прошлом, настоящем, будущем, реальном и запланированном состоянии счетов, что позволяет автоматически контролировать допустимость операций. Например, система запрещает продавать бумаги, которых нет в портфеле (кроме разрешенных коротких позиций) или предупреждает, что продаваемые бумаги уже запланированы к продаже.

В системе так же хранится информация о том в каких депозитариях хранятся собственные и клиентские бумаги.

Пользователь сам может определять новые ценные бумаги, задавая их свойства. Данные по ценным бумагам, кроме свойств, включают в себя историю и прогноз цен, расписание выплат купонов и дивидендов. Эти данные могут браться из внешних информационных систем, таких, как REUTERS, DOW JONES TELERATE или PocБизнесКонсалтинг и представляют собой основу для проведения анализа прибылей-убытков и технического анализа.

Система является мультивалютной, что позволяет учитывать сделки на разных торговых рынках, а затем оценивать портфели в одной валюте.

Система гибко настраивается на существующую технологию работы: рабочие места, документы, отчеты и затем может быть перестроена "на ходу".

Структура системы Signator/2000

Одна из идей, положенных в основу системы, заключается в том, что инвестиционная, регистраторская и депозитарная деятельность базируется в основном на одной и той же информации и состоит из аналогичных операций. Было выделено ядро системы, содержащее общую статическую информацию и процедуры и три прикладных модуля: торговых операций, регистраторских операций и депозитарных операций (рисунке 3.1.2). При внедрении пользователь сам выбирает, какой набор модулей ему нужен. Если он в дальнейшем решает заняться новыми видами деятельности, то к системе легко могут быть добавлены остальные модули.

рисунок 3.1.2. Структура системы Signator/2000

Отчетность

Система выпускает отчетность в формате MS Excel и Word. Сегодня это наиболее популярные инструменты для финансовых работников и их использование обычно не вызывает проблем. Готовые документы помещаются в архив. Для их поиска в архиве можно использовать внутреннюю систему поиска, встроенную в Excel и Word. После обучения администратор системы может самостоятельно разрабатывать и изменять отчеты.

Интерфейсы к другим системам

Signator/2000 включает в себя функции учета и документооборота, а так же частично функции анализа. Однако, организации - участники фондового рынка могут использовать ряд других систем. Прежде всего это системы бухгалтерского учета, а так же торговые, информационные и аналитические системы. Интерфейс с бухгалтерией предполагает ежедневное создание файла проводок. Интерфейс с торговыми системами служит для загрузки в систему отчетов о сделках. Интерфейс с информационными системами нужен для загрузки цен и аналитических показателей по ценным бумагам. Если организация использует аналитические системы, то в них может быть перенесена любая информация из базы данных Signator/2000.

Внедрение системы

Все банки и компании имеют разную организационную структуру, различную технологию работы. Поэтому система Signator/2000 поставляется вместе с настройкой. В настройку входят: конфигурирование рабочих мест и прав доступа, доработка отчетности, настройка системы генерации документов и настройка интерфейсов. Проводится обучение администратора и пользователей системы.

База данных

Система Signator/2000 имеет архитектуру клиент-сервер и работает под управлением СУБД Oracle7. Система подразумевает наличие выделенного сервера под Windows NT, Netware, OS/2 или UNIX. Рабочие места работают под управление Windows'95.

СУБД Oracle работает практически на всех типах компьютеров, что снимает проблемы развития организации. Первоначально в качестве сервера может использоваться персональный компьютер, который при росте объемов информации может быть легко заменен на мощный RISC-сервер.

В настоящее время совместно с компанией IBM проводятся работы по переносу системы Signator/2000 на СУБД DB2/400 для работы на серверах IBM AS/400.

Система проходит сертификацию в НАУФОР.

3.2 DiasoftDEALING/SECURITIES ( Диасофт, Москва)

Система предназначена для автоматизации в инвестиционных компаниях и банках внутреннего учета операций, совершаемых на фондовом рынке. Средства системы обеспечивают поддержку всех стадий оформления сделок с ценными бумагами и предоставляют на каждом этапе технологической цепочки их обработки инструменты, делающие работу пользователей быстрой и эффективной. Система позволяет автоматизировать все учетные задачи, обусловленные спецификой торговли ценными бумагами, в частности, осуществляет ведение клиентских портфелей ценных бумаг и учет прибыльности по дилерским операциям.

В числе основных задач, решаемых системой:

ведение электронного журнала заключенных сделок - тикетов;

учет по методу средневзвешенной цены ценных бумаг, находящихся на балансе организации, и реализованных прибылей;

переоценка портфелей и учет нереализованных прибылей;

учет дебиторской и кредиторской задолженностей, контроль за соблюдением лимитов;

автоматизированная подготовка и ведение журналов заключенных договоров; взаимозачет сделок при составлении договора;

учет ценных бумаг, находящихся в наличии, в разрезе мест их хранения, а также учет выполненных перерегистраций;

учет движений денежных средств, доходов и расходов от курсовых разниц;

учет брокерских операций;

предоставление пользователям аналитической информации;

автоматическое отражение операций в бухгалтерском учете.

Различные наборы функций системы ориентированы на автоматизированную поддержку действий, входящих в круг обязанностей трейдеров, сотрудников бэк-офиса, сотрудников аналитических подразделений компании.

Система позволяет вести учет как брокерских сделок, так и дилерских сделок. В качестве контрагента по дилерской сделке может выступать любая внешняя организация независимо от того, находятся ее ценные бумаги в номинальном держании организации, учитывающей сделку или нет.

Отличительная черта экранных форм системы - информативность. Форма ввода информации о договоре содержит все атрибуты, необходимые для автоматической подготовки его текста и отражения договора во внутреннем учете. Ввод информации облегчают различные справочники: финансовых инструментов, контрагентов, клиентов. В системе имеется возможность оформить единый договор по нескольким сделкам. Список таких сделок автоматически вносится в карточку договора.

План счетов внутреннего учета состоит из двух разделов: «Учет денежных средств» и «Учет ценных бумаг». В разделе «Учет ценных бумаг» открываются, в частности, лицевые счета для учета количества ценных бумаг разных видов, находящихся в собственном и клиентском портфелях.

Каждому договору, зарегистрированному в системе, ставится в соответствие список обязательств контрагентов. Обязательства учитываются на специальных счетах, открываемых в плане счетов внутреннего учета. Факт поступления денежных средств или ценных бумаг регистрируется в таблице выполненных обязательств. В системе можно отразить частичное погашение обязательств.

Использование системы дает следующие преимущества.

автоматизация деятельности всех подразделений, участвующих в процессе заключения и оформления сделок - фронт-офиса, бэк-офиса, аналитических служб, бухгалтерии, базируется на единой концепции. Сотрудники названных служб работают в едином информационном пространстве, благодаря чему достигается высокая эффективность, слаженность и удобство работы;

в системе реализована современная технология организации внутреннего учета, построенная в соответствии со стандартами НАУФОР;

интерфейс программного продукта ориентирован на работу пользователей с такими предметными понятиями, как сделка, договор, клиент. Так, для занесения в систему информации о заключенной сделке достаточно указать основные ее реквизиты: имя контрагента, название ценной бумаги, число и стоимость ценных бумаг. В сравнении с автоматизированными технологиями, базирующимися на работе с бухгалтерскими понятиями - счет, проводка, остаток, предложенное решение обеспечивает более высокую производительность труда сотрудников и надежность оформления операций;

мощный механизм получения отчетных форм, позволяющих пользователю формировать все необходимые выходные документы;

открытое масштабируемое решение, предполагающее широкий выбор аппаратно-системных платформ - от Intel-серверов и операционной системы Windows NT до мощных многопроцессорных RISC-серверов, работающих под управлением OC UNIX.

Система сертифицирована в НАУФОР.

3.3 Stock Office v.1.0 (ЦентрИнвестСофт, Москва)

Система предназначена для организации учета операций с корпоративными ценными бумагами. Система удовлетворяет “Стандартам внутреннего учета операций с ценными бумагами для брокерско-дилерских компаний - членов НАУФОР”.

Принципы организации

разделение внутреннего учета от внешней бухгалтерской отчетности

принцип двойной записи

раздельный учет денежных средств и ценных бумаг клиентов и компании

учет в реальном времени

Система позволяет регистрировать дилерские, клиентские и брокерские сделки. Помимо учета реальных платежей система позволяет вести учет ожидаемых платежей и в результате получать информацию о всех обязательствах компании.

Работа в системе поставлена как регистрация этапов прохождения сделки (учет поручений, заключение сделки трейдером, заключение договоров, прохождения платежей, поставки, перерегистрация бумаг). Система автоматически формирует проводки по аналитическим счетам по принципу двойной записи.

Система позволяет:

вводить в систему параметры поручений на сделки клиентов

вводить и отображать информацию о совершенных сделках (оформление тикетов), поставках по сделкам, переводах ЦБ

формировать договора по стандарту НАУФОР по совершенным операциям

формировать подтверждения сделок

вводить и отображать информацию о приходах-уходах денежных средств

-платежи по сделкам

-клиентские переводы

-прочие платежи, не относящиеся к операциям с ЦБ (для возможности планирования остатков на расчетном счете)

регистрировать договора на брокерское обслуживание

вводить и отображать информацию

-о рыночных котировках ЦБ, валют,

-клиентах (контрагентах) и величине комиссии для каждого

автоматически ведет

счета принадлежности и местонахождения ЦБ

денежные счета компании и ее клиентов

счета в реестрах и депозитариях

протоколы по всем изменениям информации в системе

Система автоматически формирует следующие отчеты:

Внутренние

Cостояние счетов “наших” компаний

Движение ЦБ по счетам “наших” компаний

История денег

Cashflow

Ожидаемое движение денег по валютным счетам

Состояние субсчетов клиентов

Движение ЦБ по субсчетам клиентов

Состояние денежных счетов клиентов

Финансовые результаты операций клиентов

История прибыли клиентов

Состояние портфелей клиентов

-По завершенным сделкам

-По незавершенным сделкам

-Планируемое изменение портфеля

Отчеты для клиентов

По стандарту НАУФОР

Книга учета ЦБ

Журнал учета ЦБ

Книга учета денежных средств

Журнал учета денежных средств

Журнал учета дилерских операций

Журнал сделок

Отчеты для клиентов

Система реализована в архитектуре “клиент-сервер”. Количество и функциональные возможности каждого рабочего места устанавливаются при первоначальной настройке системы с учетом специфики работы каждой компании.

Эксплутационные требования

серверная часть:

hardware PC Pentium 100

Size 512 Mb

RAM не менее 32 Mb

software: MS Windows NT Server 4.0

MS SQL Server 6.5

клиентская часть

hardware IBM PC AT не ниже i486 DX2/66

Size 50 Mb

RAM не менее 16 Mb

software MS Windows'95/ MS Windows NT 4.

Система проходит сертификацию в НАУФОР.

3.4. Система Внутреннего Учета (электронный бэк-офис операций на фондовом рынке) (Центр Финансовых технологий, Новосибирск)

Данный проект предназначен для автоматизации деятельности инвестиционного института в качестве финансового брокера, инвестиционной компании, профессионального участника ценных бумаг (ЦБ). Таковая деятельность условно делится в проекте на следующие разделы:

Раздел Administration. Определение прав доступа к ЦБ и операциям для участников ( например, возможность конкретного трейдера проводить дилерские операции, лимиты для этого трейдера и т.д.), общий контроль за жизнедеятельностью системы, формирование отчетности руководству. Ведение словарей и справочников (сторонних депозитариев, регистраторов, тарифов, комиссий и т.д). Лимиты аналогичны лимитам, выставляемым валютным дилерам по принципу: для каждого трейдера по каждой валюте и ЦБ на каждый день выставлены значения максимального оборота за день ( раздельно по покупке и продаже), максимальная сумма одной сделки ( раздельно по покупке и продаже), начальная сумма дня и максимальная сумма закрытия дня. Для трейдеров предлагается определять вхождение в группу ( только одну из) и для группы определять список эмитентов ( доступность просмотра поручений по данным эмитентам), разрешение на проведение дилерских операций и ( в случае разрешения) выставление лимитов по двум валютам - рублю и доллару. Контроль ведется по валюте сделки. Предупреждение на уровне информационного сообщения о превышении лимитов. Тикет все равно вводится.

Раздел Trading. Работа непосредственно с операторами фондового рынка, заключение сделок с ЦБ. Торговые операции могут осуществляться специалистами этого раздела как по поручениям специалистов других разделов, так и самостоятельно в рамках полученных прав.

Раздел Sales. Работа с клиентами-инвесторами, приобретение / продажа ( через раздел Traiding) ЦБ для клиентов, по заявкам клиентов.

Раздел Asset Management. Формирует и управляет портфелями ЦБ клиентов и их финансовыми средствами по договору. Результатом деятельности данного раздела являются поручения разделу Trading и, кроме того, отчетность перед клиентами.

Раздел Back-office. Осуществление документального оформления сделок, регистрация и исполнение договора с клиентами и учет сделок с ЦБ. Back-office обеспечивает техническую часть исполнения всех операций. Осуществляет внешние связи, необходимые при исполнении сделки как с собственной расчетной системой (платеж), так и, при необходимости, с регистраторами ( переоформление прав собственности) и сторонними депозитариями, не говоря уже о контрагенте сделки.

Раздел Analitics в части накопления информации о показателях рынка и возможности использования различных аналитических приложений.

Основные направления проекта:

Разработка гибкой (настраиваемой) информационной системы, соответствующей как планируемому состоянию проведения и учета операций с ЦБ, так и с учетом ее развития.

Соблюдение в рамках системы принципа единого информационного пространства.

Разработка технологии проведения операций с ЦБ с учетом принципа «Китайской стены».

Разработка учета сделок на принципе двойной сверки ( двойного ввода).

Разработка технологии учета операций с ЦБ на основе внутреннего аналитического учета.

Функциональная схема

Основной принцип - ведение учета проводимых компанией операций с ЦБ в денежном и количественном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в регистрах внутреннего учета.

Функциональная схема системы определяется документооборотом. Все документы системы имеют реквизит «Состояние», отражающий этапы обработки самого документа и связанных с ним операций. Основные документы системы:

Договор клиента ( заявка клиента). Электронный документ системы, содержащий ключевые реквизиты договора клиента и компанией или его разовой заявки на проведение операций с ЦБ, необходимые для заключения сделки и произведения расчетов с клиентом. По сути является документом-основанием для формирования поручения на операцию с ЦБ. Для отражения договора, заключенного компанией со сторонней компанией в качестве инвестора (разновидность дилерской операции) описывается второй вид данного документа, где в качестве клиента выступает компания, а в качестве контрагента по договору - сторонняя компания с описанием алгоритма образования комиссионной суммы. В этом случае не формируется документ «Поручение», а отчет о совершенной сделке вводится как сделка, не требующая исполнения, а только окончательного финансового расчета по договору.

Поручение. Электронный документ системы, имеющий две «Стороны видимости». Со стороны менеджера счета клиента он виден как «Поручение клиента» и содержит информацию о клиенте и условиях проведения операции с ЦБ. Формирование клиентского поручения производится только со ссылкой на документ-основание - договор. Со стороны трейдера данный документ виден как «Поручение на сделку» и содержит лишь информацию, необходимую для заключения сделки на фондовом рынке. Таким образом возможно создание «китайской стены». Исключение составляют лишь поручения на сделку по определенным ЦБ, в которых не обойтись без указания клиента ( например, гос.бумаги на ММВБ), но в этом случае показывается только код инвестора из договора. Приоритеты поручений выставляются пользователем, формирующим поручение. Дилерские поручения по умолчанию имеют приоритет =0, а клиентские =1.

Тикет. Электронный документ, содержащий информацию о заключенной сделке. Независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично в его присутствии, поручение на сделку обязательно должно быть оформлено. Исключение могут составлять дилерские сделки, проводимые трейдером в рамках его полномочий. Вод тикетов в систему совершается дважды - старшим трейдером и специалистом раздела Back-office, что позволяет произвести двойную сверку. Тикет, прошедший двойную сверку является первичным документом для раздела Back-office. Настройкой можно определить режим сверки - через двойной ввод или через подтверждение. Второй вариант считается облегченным. Нумерация тикета уникальна в течении операционного дня. Префиксом считается дата операционного дня.

Сделка. Электронный документ, автоматически формируемый на основе сверенного тикета. Содержит информацию, необходимую для сверки и исполнения заключенной сделки. Ручной ввод сделки возможен только в случае, если сделка была проведена в рамках договора, заключенного компанией со сторонней компанией в качестве инвестора и является отражением отчета сторонней компании о совершенной сделке.

Договор сделки (договор купли-продажи). Электронный документ, содержащий ключевые реквизиты договора по сделке между контрагентами ( или подтверждение сделки, заключенной сторонней компанией по договору в котором компания является инвестором-клиентом). Состояние договора «заключен» позволяет перевести связанный с ним документ сделки в состояние «К исполнению». Если сделка не переведена в состояние «К исполнению», то заключенный договор может быть изменен. Изменению подлежит информация о сторонах сделки, финансовых счетах и подписантах. Если изменяется внешняя сторона, то это не влечет за собой каких-либо препятствий. Если вместо компании проставляется кто-либо другой, то сделка становится клиентской и требует доработки в части открытия этому третьему лицу бэк-офисного счета (при необходимости) и оформления договора, в рамки которого и переводится данная сделка. Только после проведенных изменений новый договор может быть подписан и сделка переведена в состояние «К исполнению». Если уже были проведены изменения по исполнению сделки, то «переписать» договор невозможно. Код договора (контракта) остается старым.

Внутренний мемоордер (ВМО). Электронный документ, исполнение которого изменяет остатки на внутренних счетах аналитического учета и отражает некую операцию, произведенную для исполнения сделки (платеж, получение документов для перерегистрации и.т.д). Список ВМО, относящихся к одной сделке обязательно имеет ссылку на ее системный номер.

Распоряжение. Внутренний информационный документ, связанный по ссылке со сделкой и формируемый для связи с «внешними» структурами - собственной расчетной системой, перерегистраторами, своим и сторонними депозитариями. Отметка об исполнении данного распоряжения влечет порождение (по- возможности автоматическое) ВМО.

В системе предусмотрено ведение следующих журналов:

журнал сделок;

журнал ежедневного учета ценных бумаг;

книга учета ценных бумаг;

журнал ежедневного учета денежных средств;

журнал (ведомость) денежных средств;

журнал учета дилерских операций.

Содержание строк вышеуказанных журналов соответствует документу - «Стандарты внутреннего учета операций с ценными бумагами для брокерско-дилерских компаний - членов НАУФОР.

Отчетность клиенту и руководству формируется в системе на основе использования инструмента «Генератор отчетов», что позволяет корректировать выходные формы отчетов при изменении текущих стандартов и законодательства.

Технология

Принципы и правила.

Предполагается, что в рамках системы существует устойчивое разделение функций между разделами.

Реализуется принцип единого информационного пространства, т.е. вся текущая информация (внутреннего и внешнего происхождения) должна быть доступна в необходимом объеме лицам, принимающим тактические, стратегические и политические решения о купле/продаже.

Предполагается, что учет сделок производится в системе внутреннего аналитического учета автономно относительно внешних расчетной и депозитарной систем.

Сделка имеет следующие состояния: «Принята», «Сверена», «К исполнению», «Завершена», «Отработана», «Отменена», «На возврат», «Развалена».

Документ «Сделка» автоматически формируется на основании сверенных тикетов по принципу двойного ввода: сверяются тикеты, введенные трейдером и тикеты, введенные в разделе Back-office на основании бумажных тикетов, переданных старшим трейдером в Back-office. В этом состоянии сделка может быть откорректирована при сверке и переведена в состояние «Сверена».

Состояние «Сверена» позволяет сформировать «Договор сделки» и, при изменении его состояния на «Заключен» перевести сделку в состояние «К исполнению».

Состояние «К исполнению» не позволяет удалять и корректировать условия заключения сделки. Данное состояние инициирует формирование ВМО, определяющее исходное состояние обязательств до исполнения сделки. Дальнейшие этапы исполнения сделки определяются по перечню связанных с эти документом ВМО и наличием остатков на счетах внутреннего учета как по ценным бумагам, так и по финансовым расчетам, поскольку все направления исполнения сделки- бухгалтерия (оплата), поставка ЦБ и перерегистрация ЦБ - возможны одновременно.

По достижению определенного «конечного» положения сделки (наличия остатков на определенных внутренних счетах, говорящих об исполнении всех обязательств между контрагентами сделки) сделка переводится в состояние «Завершена».

По проведению расчетов с клиентом или отнесению расходов по завершению дилерской операции сделка переводится в состояние «Отработана».

Состояние «Отменена» сделке присваивается согласно регламента возможности отмены сделки с указанием причины отмены. Удалению не подлежит.

Состояние «На возврат» сделке присваивается в том случае, если сделка имела состояние «К исполнению», но в связи с обстоятельствами не может быть завершена и принимается решение о прекращении дальнейшего исполнения сделки. Обязательно указание причины изменения состояния. В этом состоянии сделка находится все время, пока не отрегулируются претензии сторон. Удалению не подлежит.

Состояние «Развалено» присваивается сделке, находящейся в состоянии «На возврат» после урегулирования всех претензий сторон неисполненной сделки. Конечное состояние, позволяющее снять с учета обязательства по сделке.

Описание операций

Список и описание операций напрямую связан с функциями, выполняемыми специалистами выделенных выше разделов. Исходя из принципа устойчивого разделения функций между разделами краткий перечень операций по разделам включает:

а) Administration

Ведение установок системы.

Ведение журналов жизнедеятельности системы.

Ведение словарей системы.

Определение прав и лимитов пользователей системы

Формирование отчетности руководству по балансу внутренней системы учета

б) Trading

Первичный ввод досье контрагентов

Ввод поручений на сделку/клиента в рамках полномочий

Контроль не принятых к исполнению поручений на сделку

Отказ в исполнении поручения на сделку

Ввод тикетов

в) Sales, Asset Management

Ввод и корректировка досье клиентов

Открытие счетов внутреннего аналитического учета клиентам

Ведение договоров клиентов

Формирование поручений клиента

Контроль исполнения поручений клиента

Контроль состояния счетов внутреннего учета клиентов

Отчетность перед клиентами

г) Back-office

Ввод тикетов

Корректировка досье контрагентов

Открытие внутренних счетов аналитического учета контрагентам и компаниям

Формирование подтверждения клиенту

Формирование подтверждения контрагенту

Корректировка сделки

Формирование и корректировка договора сделки

Формирование ВМО сделки как отражения проведенных операций поставки, оплаты, перерегистрации прав собственности

Формирование и контроль исполнения документов- распоряжений

Контроль исполнения сделки

Контроль ведения журналов

Формирование отчетности руководству

Система соответствует стандартам НАУФОР. Не сертифицирована.

3.5 Система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами - СФЕРА (ЛоРент, Москва)

Предназначена для автоматизации подразделений, ведущих внутренний учет операций на рынке ценных бумаг.

Позволяет организовать легко настраиваемую технологическую цепочку создания и оформления необходимой документации в соответствии с положениями ФКЦБ и стандартами НАУФОР для банков и финансовых компаний - профессиональных участников рынка ценных бумаг.

Предоставляет в распоряжение специалистов учетных отделов мощные и гибкие инструменты, делающие их работу максимально эффективной и эргономичной.

Задачи, решаемые системой:

ведение базы данных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и эмитентов;

ведение электронных журналов заключенных сделок;

ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний;

учет находящихся в наличии ценных бумаг;

учет движения денежных средств, расчет курсовых разниц;

улаживания сделок, включая их планирование и контроль прохождения различных этапов оформления;

мониторинг счетов клиентов;

учет брокерских и дилерских операций;

переоценка портфеля бумаг, расчет прибылей и убытков;

формирование аналитической информации;

подготовка необходимой отчетности.

«Сфера» представляет собой открытое и масштабируемое решение, являющееся оптимальным по ряду критериев для небольших и средних компаний. Аргументы:

Установка и эксплуатация системы предполагает минимум затрат.

В зависимости от объема совершаемых операций Пользователь может распределить различные функции системы на несколько рабочих мест, либо эксплуатировать локальную версию.

Разработчик может предоставить специалистам Пользователя структуру базы данных и инструмент создания собственных SQL - запросов .

Компания - разработчик открыта для сотрудничества и расширяет возможности системы в соответствии с пожеланиями потребителей.

Краткое описание функций различных рабочих мест системы:

Отдел клиентской документации, сотрудник:

заполнение карты клиента;

формирование отчетов о проведенных операциях и состоянии счета депо клиента.

Торговый отдел, трейдер:

ввод данных о совершенных сделках.

Отдел учета, сотрудник:

формирование журнала сделок;

оформление договоров, контроль их состояния;

выполнение необходимых проводок;

формирование необходимой отчетности.

Отдел учета, руководитель:

контроль и мониторинг всей технологической цепочки;

закрытие рабочего дня.

«Сфера» допускает произвольное перераспределение функций сотрудников, а также увеличение или уменьшение количества рабочих мест в соответствии с потребностями пользователя.

Соответствует стандартам НАУФОР, не сертифицирована .

3.6 Система учета "ЦБ-Офис"

Цели системы и постановка задачи

Разработчики системы ставили своей целью создать автоматизированную систему, позволяющую решать следующий перечень задач:

ведение единой базы всех участников рынка ценных бумаг: индивидуальных и институциональных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и депозитариев

оперативная регистрация первичных документов: поручений клиентов, тикетов, информации по банковским и депозитарным выпискам

оперативный учет договоров: ведение единой базы данных договоров, контроль состояния договора и выполнения условий договора

оперативный учет сделок: планирование выполнения сделок, отслеживание контрольных сроков

оперативный учет движения денег и ценных бумаг;

ведение денежных счетов и счетов депо клиентов,

ведение оперативного учета собственных средств компании; подготовка плановых балансов

подготовка регулярных внутренних и внешних отчетов в стандартах НАУФОР и ФКЦБ

согласование результатов внутреннего учета и результатов учета бухгалтерии.

Функции отделов и сотрудников:

Сотрудник клиентского отдела: регистрация новых клиентов, ввод поручений клиентов, формирование отчетов Клиентам и передача их непосредственно клиенту, контроль текущего состояния счетов клиента и результатов переоценки, принятие решений по управлению портфелем, ввод поручений на выполнение операций.

Трейдер: ввод в систему данных о результатах торгов.

Менеджер счета: контроль текущего состояния счетов клиента и результатов переоценки, принятие решений по управлению портфелем, ввод поручений на выполнение операций.

Сотрудник отдела учета: составление сводной заявки, контроль обеспечения денежными средствами, регистрация сделок и выполнение проводок по счетам, закрытие торгового дня, подготовка форм внутренней и внешней отчетности.

Сотрудник отдела расчетов: ввод в систему данных о движении денежных средств, выполнение денежных расчетов.

Сотрудник бухгалтерии: ведение собственного учета движения денег и ценных бумаг, сравнение результатов двух систем учета: автоматизированной системы внутреннего учета и системы учета бухгалтерии.

Генеральный менеджер: оперативное получение информации о состоянии собственных активов компании и контроль за соблюдением внутренней технологической дисциплины.

Кроме того:

система спроектирована таким образом., что допускает не только свободное перераспределение обязанностей между отдельными рабочими местами, а также и сокращение их числа за счет объединения нескольких функций на одном рабочем месте;

если количество клиентов компании невелико или число сделок за один день не превышает десяти, то возможна организация работы с использованием только одного рабочего места;

во вторую очередь системы будут включены специализированные функции поддержки деятельности менеджеров счетов и Генерального менеджера компании. В настоящее время эти лица могут пользоваться общедоступными штатными средствами системы, позволяющими получить полноценную информацию о состоянии счетов.

Система “ЦБ ОФИС” позволяет реализовать следующие операции:

Ввод поданных поручений на операции с ценными бумагами;

Оперативное предоставление информации о наличии средств инвестора (на личном счету, в торговой системе, денег в пути) и ценных бумаг, необходимых для обеспечения каждого поручения;

Составление сводной заявки с документированием факта обеспечения или необеспечения конкретных поручений деньгами и ценными бумагами;

Ввод информации об исполнении поручений;

Закрытие торгового дня и формирование отчетов об исполнении поручений

Результат обзора программных продуктов.

При обзоре функциональных возможностей программных продуктов представленных на рынке были выявлены их некоторые общие функции и задачи. По моему мнению рассмотренные программные продукты являются сверх универсальными, а соответственно сложными и дорогостоящими, и в данном случае конкретно для данного предприятия является более целесообразным создание собственного специализированного именно для компании подобного типа и размера программного продукта.

4 Описание информационной системы внутреннего учёта ценных бумаг в инвестиционной компании

4.1 Состояние исследуемого объекта

4.1.1 Документооборот в инвестиционной компании

Схема движения документов между основными подразделениями инвестиционной компании представлены на рисунке 4.1:

Фронт - офис

Договора (тикеты)

Отчёты по оценке портфеля и движению по счётам ЦБ

Документы внутренней отчётности

Бэк - офис

Отчёты о заключённых сделках

Подтверждение об оплате

Бухгалтерия

Рисунок 4.1

Бэк-офис является учетно-контролирующим звеном компании, следящим за выполнением взятых по сделкам обязательств и ведущим учёт ЦБ. Правильно организованная работа бэк-офиса позволяет компании экономить как время, так и деньги за счёт своевременно получаемой информации о состоянии портфеля ЦБ .

4.1.2 Основные задачи системы:

На основе обзора программных комплексов были выявлены следующие основные задачи информационной системы по учету операций с ценными бумагами в бэк - офисе.

ведение базы данных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и эмитентов;

ведение электронных журналов заключенных сделок;

ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний;

учет находящихся в наличии ценных бумаг;

улаживания сделок, прохождения различных этапов оформления;

учет брокерских и дилерских операций;

формирование аналитической информации;

подготовка необходимой отчетности по стандарту НАУФОР

Книга учета ЦБ

Журнал учета ЦБ

Книга учета денежных средств

Журнал учета денежных средств

Журнал учета дилерских операций

4.1.3 Модель системы

Для разработки информационной системы учёта ЦБ бэк-офисом в её основу планируется положить следующую модель представленную на рисунке 4.2 . Она характеризует основные компоненты системы , входные и выходные потоки.

Система

Требования

Отчёты

и стандарты

внешнего назначения

Редактор запросов

договора

Отчёта

Подтверждения

Журнал учёта операций

внутреннего назначения

из бухгалтерии

Рисунок 4.2

Как видно из рисунка ядро системы состоит из двух основных частей:

Журнал учёта операций – содержащий сведения о договорах купли-продажи, регистрации и агентских договорах между лицами различных форм собственности;

Редактор запросов – позволяющий формировать различные формы запросов на основе информации Журнала учёта операций.

На вход системе поступают :

Требования и стандарты – от различных внешних законо и стандарто образующих организаций (НАУФОР, ФКЦБ);

Договора – заключаемые между лицами различных форм собственности;

Подтверждения из бухгалтерии – свидетельствующие о выплате или получении денег по сделке.

На выходе имеем следующую информацию:

Отчёты внешнего назначения – предназначенные для налоговых и контролирующих организаций;

Отчёты внутреннего назначения – предназначенные для внутреннего учёта движения ЦБ.

Внешними объектами по отношению к системе являются :

Федеральная комиссия по ценным бумагам;

Инвестиционные компании;

Вкладчики;

Законодательные органы;

Налоговые органы.

4.2 Функции системы

В результате анализа функциональных возможностей существующих программно-технологических комплексов и сопоставления их с требованиями НАУФОР и ФКЦБ и особенностями ведения внутреннего учёта в исследуемой инвестиционной компании, были выделены следующие функции, необходимые к реализации, они приведены на рисунке 4.3:

Рисунок 4.3

Далее приведём краткое описание выше приведённых функций :

Ведение баз справочников

Данная функция осуществляет правочников (добавление, удаление и изменение значений записей), что в значительной мере уменьшает объём хранимой информации основной базы и оптимизирует изменение отдельных полей записей;

Ведение Журнала учёта сделок

Данная функция обеспечивает работу с основной базой информационной системы , как то добавление , удаление и изменение условий договора. Осуществляет быстрый поиск по некоторым полям договора и позволяет просмотреть предыдущие сделки клиентов (продавцов и покупателей) в отдельности, что позволяет предупредить клиента о нежелательном превышении лимита и возможных трениях с налоговой полицией в результате этого;

Импорт данных из старого Журнала

До момента окончательного внедрения данной информационной системы в компании регистрацию сделок осуществляют с помощью Журнала реализованного на Access 7.0. Данная функция обеспечивает связь старого и нового Журналов, что позволит перейти к новой системе в самое короткое время после завершения разработки. Так же это позволит и в дальнейшем пользоваться старым журналом, если в этом будет необходимость, без потери вновь введённых данных для нового Журнала;

Создание запросов с помощью «Редактора запросов»

Данная функция предполагает использование встроенного в информационную систему редактора для проектирования любых возможных запросов на имеющейся базе , сохранение и модификацию их в дальнейшем, что позволит практически безгранично расширить круг возможных отчётов. Будет возможно расширение возможностей редактора при создании запросов за счёт написания новых уникальных функций не стандартных для традиционных языков запросов;

Выполнение запросов

Данная функция осуществляет быстрый запуск ранее созданных запросов .

Экспорт результатов запросов в Excel

В связи с тем, что в данной информационной системе я не вижу необходимости в создании специального редактора печати, эта функция предназначена для возможного экспортирования результатов запросов в формат электронной таблицы Excel и дальнейшей печати с помощью средств Excel.

Начальные настройки

Данная функция дает возможность к гибкой настройке параметров системы и созданию более дружественного интерфейса для пользователя .

4.3 Обоснование выбора средства реализации

При выборе средств реализации системы ключевую роль сыграли аналитические материалы специалистов рынка компьютерных технологий , инструменты и особенности работы заказчиков. Анализ средств используемых при подготовке документов в компании, позволил мне отметить, что основным пакетом является широко распространённый программный продукт корпорации Microsoft – Office 97. Предыдущий вариант системы внутреннего учёта ЦБ был реализован на MS Access 97, так же MS Access 97 был назван лучшим продуктом среди персональных СУБД в 1997 году. Принимая во внимание размеры и особенности документооборота компании – заказчика , по-моему мнению, нет никакой необходимости в столь мощной технологии реализации, как клиент/сервер. Следуя всем выше приведённым доводам, в качестве средства реализации баз данных был выбран MS Access 97. Для интерфейса пользователя и основных функции, обеспечивающих работу с таблицами, можно использовать Visual Basic. За него говорит ряд факторов. Во-первых, Visual Basic является официальным внутренним языком пакета Microsoft Office 97, что способствует большей надёжности при работе с компонентами пакета. Во-вторых, Visual Basic реализован в стандарте технологии ООП, что является наиболее эффективным направлением реализации программных продуктов.

4.4 Обеспечение системы

4.4.1 Требования к аппаратному и программному обеспечению

Информационная система может использоваться как в локальной сети так и на отдельно работающей машине. Рекомендуемыми характеристиками для компьютера являются :

Процессор не ниже Pentium - 100 MHz;

ОЗУ не меньше 32 Мбайт;

Свободного дискового пространства не менее 10 Мбайт.

Необходимо учесть, что реально используемый размер базы будет постоянно расти, по - этому необходимо заранее побеспокоиться о выделении необходимого дискового пространства (среднее увеличение базы за год примерно 450 Кбайт). Объём занимаемый программой вместе с библиотеками Visual Basic около 4.2 Мбайт.

В связи с тем , что работа разработанной системы осуществляется в среде Windows 95 и наличие пакета прикладных программ Microsoft Office 97 является желательным, требования к минимальной архитектуре ограничиваются требованиями выдвигаемыми ОС Windows 95.

5 Экономическое обоснование проекта

5.1 Обоснование целесообразности проекта

Реальная потребность в разработке новой информационной системы возникает в результате ряда причин. Во-первых, в связи с тем, что с января 1997 года вступили в силу новые стандарты внутреннего учета операций для брокеров и дилеров - членов НАУФОР. Во-вторых, ранее разработанная система, реализованная на MS Access 7.0, обладала явной избыточностью структуры данных. И в третьих, функциональные возможности аналога резко ограниченны, что не позволяет создавать необходимые отчёты, удовлетворяющие как новым стандартам НАУФОР, так и внутренним потребностям компании.

5.2 Комплекс работ для разработки проекта

Для разработки системы необходимо задействовать два человека:

- руководитель проекта;

- исполнитель ( инженер-программист ).

Основные этапы работ выглядят следующим образом:

Техническое задание;

Особенности создания;

1.1.1. Постановка задачи;

1.1.2. Изучение нормативной базы;

Изучение функциональных возможностей аналогов;

Научно-исследовательские работы;

Существующие методы решения;

Определение входных и выходных данных;

Выбор языка программирования;

Технико-экономическое обоснование;

Технический проект;

Структура системы;

Структура баз данных;

Структура среды пользователя;

Алгоритмы основных задач;

Рабочий проект;

Программирование задач проекта;

Отладка;

4. Оформление рабочей документации.

5.3 Расчёт и обоснование затрат на разработку проекта

В структуре капитальных вложений, связанных с автоматизацией обработки информации, выделяют капитальные вложения на разработку проекта автоматизации ( производственные затраты ) и капитальные вложения на реализацию проекта ( затраты на внедрение ) .

К = Кп + Кр , (5.1)

где Кп - капитальные вложения на проектирование, руб. ;

Кр - капитальные вложения на реализацию проекта, руб.

Суммарные затраты на проектирование определяются :

Кп = [ (tp_>i> * Зо_>i>_> >+ Зд_>i> + Зот_>i>_> >) + tmо*Cm*km] * (1+_>н>) , (5.2)

i

где

tp_>i>_{> -} >время , затраченное на разработку данной системы разработчиком i-ой категории, чел.дн. ;

Зо_>i> - основная заработная плата разработчика i-ой категории, руб./мес. ;

Зд_>i> - дополнительная заработная плату разработчика программы i-ой категории, руб. ;

Зот_>i> - начисления органами социального страхования на заработную плату разработчика программы i-ой категории, руб. ;

tmo - машинное время ЭВМ, необходимое для разработки проекта, час. ;

Cm - стоимость 1 часа машинного времени , руб./час.;

km - коэффициент мультипрограммности, показывающий распределение времени работы ЭВМ в зависимости от количества пользователей;

_>н> - коэффициент, учитывающий накладные расходы организации, в которой разрабатывается данная программа, в долях или процентах к основной зарплате разработчиков или прямым затратам, 20% .

Затраты на основную заработную плату разработчиков программы рассчитываются по формуле :

Зо_>i> = Зд_>i> + Т_>i>_> >, (5.3)

где

Зд_>i> - среднедневная заработная плата разработчика i-ой категории, участвующего в разработке проекта, руб./дн.;

Т_>i> - трудоёмкость работ, выполняемых проектировщиком i-ой категории при выполнении проекта, чел./дн.

Данные по расчёту основной заработной платы приведены в таблице 5.2. Дополнительная заработная плата ( 10% от основной заработной платы) .

Таблица 5.2

Должность	Оклад, руб.	Ср. дневная ставка, руб.	Затраты времени на разработку, чел./дн.	Фонд заработной платы, руб.	Доп.зарплата , руб.	Итого начисл., руб.
Руководитель	1000	45.45	9.4	427.23	42.72	469.95
Инженер-программист	600	27.27	142.6	3888.7	388.87	4277.57
Итого:	4315.93	431.59	4747.52

Начисления органам социального страхования на заработную плату занесены в таблицу 5.3 .

Таблица 5.3

Начисления	Проценты	Руководитель, руб.	Инженер-программист, руб.
Пенсионный фонд	28	131.58	1197.71
Медицинское страхование	3.6	16.92	153.99
Социальное страхование	5.4	25.38	230.99
Фонд занятости	1.5	7.05	64.16
Итого:	180.93	1646.85

Стоимость одного часа машинного времени составляет 3 руб.

Полное время работы за компьютером приблизительно составило 81 день.

Общая стоимость машинного времени :

tmo*Cm*kt = 81 * 8 * 3 = 1944 руб.

Используя формулу 5.2 получаем что затраты на проектирование составляют:

Кп = [ ( 427.23 + 42.72 + 180.93 + 3888.7 + 388.87 + 1646.85 ) +

+ 1944 ] * 1.2 = 10223.16 руб.

Капитальные вложения на реализацию проекта Кр определяются по формуле :

Кр = Ко + Кзд + Кпп + Ксв + Киб + Кпк , (5.4)

где

Ко - затраты на основное и вспомогательное оборудование;

Кзд - затраты на реконструкцию здания;

Кпп - затраты на приобретение типовых разработок;

Ксв - затраты на прокладку линий связи;

Киб - затраты на создание информационной базы;

Кпк - затраты на подготовку и переподготовку кадров.

Затраты на основное и вспомогательное оборудование рассчитываются по формуле:

Ко =  Цост_>j> * Q_>j> * G_>j>_> > , (5.5)

j

где

Цост_>j > - остаточная стоимость j-ого вида технических средств, используемых при решении задачи, руб. ;

Q_>j>_> >- количество единиц оборудования j-го вида, используемого при решении задачи, шт.;

G_>j>_> >- коэффициент загрузки j-го вида технических средств при обработке информации по задаче.

О

, (5.6)

статочная стоимость рассчитывается как :

где

Смод_>j>_> >- затраты на модернизацию j-го вида средств, руб.;

a_>j> - норма годовых амортизационных отчислений, %;

Тсл_>j>_> >- количество лет , отработанных j-м видом технических средств от момента установки до момента внедрения задачи.

При расчете трудоемкости обработки информации по задаче необходимо учитывать частоту ее решения, т.е. сколько раз в год повторялся расчет. Годовая трудоемкость обработки информации по задаче рассчитывается по формуле:

T_>ij> = t_>ij> * U_>i > , (5.7)

где

t_>ij>- трудоемкость однократной обработки информации i-ой задачи на j-м виде технических средств, маш.-час.;

U_>i> - периодичность решения i-ой задачи, раз в год.

Коэффициент загрузки технических средств определяется по формуле:

(5.8)

где

Фэф_>j> - годовой эффективный фонд времени работы технического средства.

Исходные данные для расчета затрат на основное и вспомогательное оборудование (Ko) приведены в таблице 5.4 :

Таблица 5.4

Величины	ПК
Цбал>j> , руб.	4500
Cмод>j> , руб.	0
a>j> , %	10
Тсл>j >, лет	1.5
Цост>j> , руб.	3825
U>i> , раз/год	1000
t>ij> , маш. час	0.08
T>ij> , маш.час.раз./год	80
Фэф>j >, раз.	3000
G>j >, ч/год	0.03
Q>j > , шт.	3
Ко , руб.	344.25

Затраты на подготовку и переподготовку кадров определяются по формуле:

Кпк =  ( tn_>i> * Зо_>i> + Зд_>i>_> >+ Зс_>i> ) * ( 1 + _>н>_> >) (5.9)

i

Таблица 5.5

tn>i> , дней	Зо>i> , руб./дн	Зд>i >, руб./дн	Зс>i> , руб./дн	N
0.625	45.45	4.54	19.25	3

В таблице 5.5 приведены значения коэффициентов формулы 5.9 , таким образом Кпк будет равно:

Кпк = ( 0.625 * 45.45 + 4.54 + 19.25 ) * 1.2 * 3 = 187.91 руб.

Киб = 0 ; Кзд = 0 ; Ксв = 0 ; Кпп = 0 .

Рассчитывая по формуле 5.4 Кр получаем :

Кр = 344.25 + 0 + 0 + 0 + 0 + 187.91 = 532.16 руб.

По формуле 5.1 получаем :

К = 10223.16 + 532.16 = 10755.32 руб.

5.4 Расчёт и обоснование эксплуатационных затрат

Эксплуатационные затраты на систему в целом рассчитываются по формуле :

Стек = Сзп + Са + Сэ + Срем + См + Сн , (5.10)

где

Сзн - затраты на заработную плату основную и дополнительную с отчислением в соцстрах , руб.;

Са - амортизационные отчисления от стоимости оборудования , руб.;

Сэ - затраты на энергию , руб.;

Срем - затраты на текущий ремонт оборудования , руб.;

См - затраты на материалы , руб.;

Сн - накладные расходы , руб.

Затраты на заработную плату основную и дополнительную с отчислениями в соцстрах производственного персонала ВЦ рассчитываются по формуле :

Сзп =  (tэ_>i> * Зо_>i> + Зд_>i> + Зс_>i> ) , (5.11)

где

tэ_>i> - время, затраченное в процессе эксплуатации задачи работником, чел.дн.

Параметры формулы 5.11 внесены в таблицу 5.6 :

Таблица 5.6

tэ>i> , чел.дн	Зо>i> , руб./дн.	U, раз	Зд>i> , руб./дн.	Зс>i> , руб./дн.	N
0.01	45.45	1000	45.45	192.5	3

Сзп = (0.01*1000 * 45.45 + 45.45 + 192.5) * 3 = 2077.35 руб.

С

(5.12)

умма амортизационных отчислений рассчитывается следующим образом :

где

Цбал_>j>_> >- балансовая стоимость j-го вида оборудования, руб.;

tp_>j> - время работы j-го вида оборудования , ч.;

A_>j>_> >- норма годовых амортизационных (10%) отчислений для j-го вида оборудования , %;

Q_>j> - количество единиц оборудования j-го вида, шт.;

Фэф_>j> - эффективный фонд времени работы оборудования в год .

Параметры формулы 5.12 приведены в таблицу 5.7 :

Таблица 5.7

Цбал>j> , руб.	tp>j> , ч	А>j> , %	Q>j> , шт.	Фэф>j >, год. ч.
4500	80	10	3	3000

Са = 0.01 * ( 4500 * 10 * 3 * 80) / 3000 = 36 руб.

Затраты на энергию рассчитываются по формуле:

n

Сэ =  N_>j> * tp_>j> * Qj * Km_>j> * Tэ , (5.13)

j

где

Nj - установленная мощность j-го вида технических средств, равен 0.25 кВт ;

tpj - время работы j-го вида оборудования, ч.;

Кмj - коэффициент использования установленной мощности оборудования, равен 0.9;

Тэ - тариф на электроэнергию , руб./кВт.ч (Тэ = 0.36руб/кВт.ч).

Сэ = 0.25 * 80 * 3 * 0.9 *0.36 = 19.44 руб .

З

(5.14)

атраты на текущий ремонт рассчитываются по формуле :

где

Hpj - норматив затрат на ремонт (Hpj=0.05).

Срем = ( 0.05 * 4500 * 80 ) / 3000 = 6 руб.

Расходы на материалы включают расходы на бумагу и носители информации. Сумма расходов :

См = 25 * 5 + 50 * 3 = 275 руб .

Накладные расходы включают затраты на содержание административно-управленческого персонала и составляют 20 %:

Сн = 0.2 * 2413.79 = 482.76 руб.

Таким образом эксплуатационные затраты по формуле 5.10 будут равны :

Стек = 2077.35 + 36 + 19.44 + 6 + 275 + 482.76 = 2896.55 руб.

Для расчёта эксплуатационных затрат аналога рассчитаем соответствующие параметры.

Параметры формулы 5.11 для аналога внесены в таблицу 5.8.

Таблица 5.8

tэ>i> , чел.дн	Зо>i> , руб./дн.	Доп.затраты времени, чел.дн.	Зд>i> , руб./год.	Зс>i> , руб./год.	N
10	45.45	32	190.89	808.43	3

Сзп = ((10+32) * 45.45 + 190.89 + 808.43) * 3 = 8724.66 руб.

Сумма амортизационных отчислений рассчитывается по формуле 5.12 . Параметры приведены в таблице 5.9 :

Таблица 5.9

Цбал>j> , руб.	tp>j> , ч	А>j> , %	Q>j> , шт.	Фэф>j >, год. ч.
4500	80	10	3	3000

Са = 0.01 * ( 4500 * 10 * 3 * 80) / 3000 = 36 руб.

Затраты на энергию рассчитываются по формуле5.13. :

Сэ = 0.25 * 80 * 3 * 0.9 *0.36 = 19.44 руб .

Затраты на текущий ремонт рассчитываются по формуле 5.14 и равны :

Срем = ( 0.05 * 4500 * 80 ) / 3000 = 6 руб.

Расходы на материалы включают расходы на бумагу и носители информации. Сумма расходов :

См = 25 * 5 + 50 * 3 = 275 руб .

Накладные расходы включают затраты на содержание административно-управленческого персонала и составляют 20 %:

Сн = 0.2 * 9061.1 = 1812.22 руб.

Таким образом эксплуатационные затраты для аналога по формуле 5.10 будут равны :

Стек = 8724.66 + 36 + 19.44 + 6 + 275 + 1812.22 = 10873.32 руб.

5.5 Оценка экономической эффективности проекта

Оценка экономической эффективности вариантов проектных решения основывается на расчете показателей сравнительной экономической эффективности капитальных вложений или получаемой прибыли от внедрения.

Экономический эффект от использования разрабатываемой системы определяется по формуле:

Э = ( C1 - C2) * A2, (5.15)

где

Э - экономический эффект от использования разрабатываемой программы, руб.;

С1,С2 - себестоимость единицы работ, выполняемых по базовому и нормативному вариантам, руб.;

А2 - годовой объём выпуска продукции повышенного качества , натур.ед.

Э = ( 10873.32 – 2896.55 ) * 4 = 31907.08 руб.

Расчётный коэффициент экономической эффективности (Ер) показывает величину экономии на текущих эксплуатационных затратах (dC), на один рубль единовременных капитальных вложений (К) :

(5.16)

где

dC = ( C1 – C2 ) * A2 .

Таким образом подставляя соответствующие значения получаем:

Ер = 31907.08 / 10755.32 = 2.97

Так как Ен=0.33 , а Ер > Ен , то из этого следует ,что проектирование и внедрение функциональных и обеспечивающих элементов считается эффективным.

Расчётный срок окупаемости капитальных вложений в разработку определяется как величина, обратная расчётному коэффициенту эффективности :

(5.17)

Тр = 1 / 2.97 = 0.34 года .

Нормативный срок окупаемости Тн = 3 года , т.е. этот коэффициент так же показывает, что использование капитальных вложений является эффективным .

6 Заключение

В ходе выпускной квалификационной работы было произведено знакомство с используемой технологией ведения внутреннего учёта в инвестиционной компании и новыми особенностями учётной политики, предложенными НАУФОР. Проведено исследование действующей в компании информационной системы, выявлены проблемы и предложены варианты их решения. Немалую роль в выработке решений сыграл обзор программно-технических комплексов, осуществляющих ведение внутреннего учёта, а в особенности обзор их функциональных возможностей.

В конечном итоге был предложено создание информационной системы, осуществляющей учёт операций с ЦБ и позволяющей формировать с помощью редактора запросов, отчёты различной сложности

По сравнению с предыдущим вариантом информационной системы необходима функциональная целостность, достаточно высокая универсальность, надёжность получаемых результатов , и удобство интерфейса пользователя.

В ходе выпускной квалификационной работы так же разработано-экономическое обоснование планируемой системы

7 Список использованных источников

А.Афанасьев, Как управлять документооборотом, Москва, Рынок ценных бумаг №8,№9, 1997 г.;

А.Тимонин, Распределённые хранилища данных, Москва, Рынок ценных бумаг №17, 1997 г.;

Б.Алёхин, Надёжный бэк-офис сохранит прибыль и хорошую репутацию, Москва, Рынок ценных бумаг №19, 1996 г.;

А.Чёрный, Широкая сфера использования «Сферы», Москва, Рынок ценных бумаг № 22, 1996 г.;

Ехлаков Ю.П., Г.А. Ходжаев , Теоретические основы автоматизирован-ного управления. – Ставрополь, 1992г. 191с.;

Организационно-экономическое обоснование разработки элементов автоматизированных систем обработки информации и управления: методическое указание по дипломному проектированию для студентов ФСУ. – Томск: ТИАСУР, 1990 г.;

Робинсон С. Базы данных шагнули в Windows 95. – Москва, Мир ПК № 7-8 1996г.;

Курило А. Лучшие продукты 1997 года. – Москва , Мир ПК № 1 1998г.;

Колесников В. И., Ценные бумаги, - М.: Финансы и статистика, 1998г.

Белов В. А. Ценные бумаги в российском гражданском праве. – М.: "ЮрИнфор"

Содержание

Введение

1996 год стал годом значительных изменений в инфраструктуре российского рынка ценных бумаг (ЦБ). Заметно возросло количество совершаемых сделок. В связи с этим перед инвестиционными фирмами остро встает вопрос правильной организации работы бэк-офиса (back-office - операционная часть фирмы). Ведь без точного и своевременного учета движения ЦБ и денег нельзя правильно организовывать торговлю и корректно вести дела клиентов. Чем больше сделок заключается, тем сложнее контролировать их улаживание и финансовые последствия.

Все это привело к тому, что в октябре 1996 года были разработаны, а с января 1997 года вступили в силу новые стандарты внутреннего учета операций для брокеров и дилеров - членов НАУФОР. Этот документ определяет принципы и правила организации внутреннего учета.

Целью настоящей работы является повышение эффективности ведения внутреннего учёта операций с ЦБ в инвестиционной компании. Это предполагается достигнуть за счёт выбора оптимальной информационной системы для хранения информации о заключаемых сделках, тем самым изменяя функциональные возможности, существующей методики учёта, и автоматизируя те операции, выполнение которых ранее осуществлялось вручную. Всё это приведёт к сокращению времени на выполнение трудоёмких операций и большей надёжности результатов.

Учет операций с ценными бумагами непосредственно связан с понятием бэк-офис.

Схема движения документов между основными подразделениями инвестиционной компании:

Место бэк-офиса в компании определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:

оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,

внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),

формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,

предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

Как видно из перечисленных выше функций , бэк-офис можно сказать относится к основному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.

Бэк-офис помогает сохранить то, что добывают для фирмы брокеры - прибыль и хорошую репутацию. Но есть и мощная обратная связь: генерируемая бэк-офисом информация помогает брокерам принимать правильные решения.

Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий соответствующую лицензию ФКЦБ России или Банка России на осуществление деятельности в качестве профессионального участника рынка ценных бумаг обязан вести регистры первичного учета сделок, регистры учета движения денежных средств и регистры учета движения ценных бумаг.

Журнал сделок

Журнал учета дилерских операций

Журнал ежедневного учета денежных средств

Книга (ведомость) учета денежных средств

Журнал ежедневного учета ценных бумаг

Книга (ведомость) учета ценных бумаг

На основе данных регистров внутреннего учета компании составляют внутреннюю отчетность, отчетность клиентам и регулирующим органам.

Существующие программно-технологические комплексоы

Signator/2000 (СервоКомп)

DiasoftDEALING/SECURITIES ( Диасофт, Москва)

Stock Office v.1.0 (ЦентрИнвестСофт, Москва)

Система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами - СФЕРА (ЛоРент, Москва)

Система учета "ЦБ-Офис 1.0"

При обзоре информационных систем представленных на рынке программного обеспечения по учету операций с ценными бумагами выяснились, что данные программные продукты являются слишком универсальными сложными и дорогостоящими они предназначены для очень крупных мощных инвестиционных компаний покупка подобных программных комплексов является не выгодной для компании подобной исследуемой. Поэтому для решения проблемы учета операций с ценными бумагами в данном случае является более выгодным создание собственного программного продукта. На основе обзора существующего ПО были выявлены основные задачи выполняемые системой учета операций с ЦБ, разработана ее модель и основные функции.

4.1.2 Основные задачи системы:

На основе обзора программных комплексов были выявлены следующие основные задачи информационной системы по учету операций с ценными бумагами в бэк - офисе.

ведение электронных журналов заключенных сделок;

ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний;

учет находящихся в наличии ценных бумаг;

учет брокерских и дилерских операций;

формирование аналитической информации;

подготовка необходимой отчетности по стандарту НАУФОР

Модель системы

Для разработки информационной системы учёта ЦБ бэк-офисом в её основу можно положить следующую модель представленную на рисунке. Она характеризует основные компоненты системы , входные и выходные потоки.

Как видно из рисунка ядро системы состоит из двух основных частей:

Журнал учёта операций – содержащий сведения о договорах купли-продажи, регистрации и агентских договорах между лицами различных форм собственности;

Редактор запросов – позволяющий формировать различные формы запросов на основе информации Журнала учёта операций.

На вход системе поступают :

Требования и стандарты – от различных внешних законо и стандарто образующих организаций (НАУФОР, ФКЦБ);

Договора – заключаемые между лицами различных форм собственности;

Подтверждения из бухгалтерии – свидетельствующие о выплате или получении денег по сделке.

На выходе имеем следующую информацию:

Отчёты внешнего назначения – предназначенные для налоговых и контролирующих организаций;

Отчёты внутреннего назначения – предназначенные для внутреннего учёта движения ЦБ.

Внешними объектами по отношению к системе являются :

Федеральная комиссия по ценным бумагам;

Инвестиционные компании;

Вкладчики;

Законодательные органы;

Налоговые органы.

Функции системы

В результате анализа функциональных возможностей существующих программно-технологических комплексов и сопоставления их с требованиями НАУФОР и ФКЦБ и особенностями ведения внутреннего учёта в исследуемой инвестиционной компании, были выделены следующие функции, необходимые к реализации, они приведены на рисунке

Ведение баз справочников

Данная функция осуществляет ведение баз справочников (добавление, удаление и изменение значений записей), тип сделки, эмитенты, сотрудники, клиенты.

Ведение Журнала учёта сделок

Данная функция обеспечивает работу с основной базой информационной системы , как то добавление , удаление и изменение условий договора. Осуществляет быстрый поиск по некоторым полям договора и позволяет просмотреть предыдущие сделки клиентов (продавцов и покупателей) в отдельности, что позволяет предупредить клиента о нежелательном превышении лимита и возможных трениях с налоговой полицией в результате этого;

Импорт данных из старого Журнала

До момента окончательного внедрения данной информационной системы в компании регистрацию сделок осуществляют с помощью Журнала реализованного на Access 7.0. Данная функция обеспечивает связь старого и нового Журналов, что позволит перейти к новой системе в самое короткое время после завершения разработки. Так же это позволит и в дальнейшем пользоваться старым журналом, если в этом будет необходимость, без потери вновь введённых данных для нового Журнала;

Создание запросов с помощью «Редактора запросов»

Данная функция предполагает использование встроенного в информационную систему редактора для проектирования любых возможных запросов на имеющейся базе , сохранение и модификацию их в дальнейшем, что позволит практически безгранично расширить круг возможных отчётов. Выполнение запросов

Данная функция осуществляет быстрый запуск ранее созданных запросов .

Экспорт результатов запросов в Excel

В связи с тем, что в данной информационной системе я не вижу необходимости в создании специального редактора печати, эта функция предназначена для возможного экспортирования результатов запросов в формат электронной таблицы Excel и дальнейшей печати с помощью средств Excel.

Начальные настройки

Данная функция дает возможность к гибкой настройке параметров системы и созданию более дружественного интерфейса для пользователя .

Обоснование выбора средства реализации

Microsoft – Office 97. MS Access 97 был назван лучшим продуктом среди персональных СУБД в 1997 году. Принимая во внимание размеры и особенности документооборота компании, нет никакой необходимости в столь мощной технологии реализации, как клиент/сервер. Следуя всем выше приведённым доводам, в качестве средства реализации баз данных был выбран MS Access 97. Для интерфейса пользователя и основных функции, обеспечивающих работу с таблицами, можно использовать Visual Basic. За него говорит ряд факторов. Во-первых, Visual Basic является официальным внутренним языком пакета Microsoft Office 97, что способствует большей надёжности при работе с компонентами пакета.

Также было проведено экономическое обоснование проекта доказывающие его эффективность.

Министерство общего и профессионального образования

Российской Федерации

Томский Политехнический Университет

Российско – Американский Центр

Отчет

по преддипломной практике

Студент группы Р-041Б

Пак С.В.

Руководитель практики

. Блат И.Д.

1998

Реферат

Объектом исследования является деятельность одного из подразделений инвестиционной компании – бэк-офиса.

Цель работы – анализа существующей в компании технологии ведения внутреннего учёта, правил ФКЦБ и обзора функциональных возможностей ряда программно-технических комплексов.

Результатом проделанной работы является подбор и накопление материалов для реализации выпускной квалификационной работы, и данный отчёт.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

на практику

студенту Пак С. В.

группа Р-041Б

1. Тема задания: Система внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании

2. Вопросы и задачи, подлежащие изучению :

Функции и структура инвестиционной компании ;

Общие положения принципов организации бэк-офиса

Обзор существующих систем автоматизации back-office;

3. Ориентировочная тема дипломного проекта Учет операций с ценными бумагами.

Руководитель Блат И. Д.

Содержание

1 Введение 6

2 Предприятие 7

2.1 Характеристика компании и виды оказываемых услуг 7

2.2 Организационная структура инвестиционной компании 8

3 Информационная система внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании 11

3.1 Технология ведения внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании 11

3.1.1 Бэк-офиса 11

3.1.2 Отдел заказов 12

3.1.3 Отдел покупок и продаж 13

3.1.4.Касса 14

3.1.5 Кредитный отдел 17

3.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг 19

3.1.7 Отдел дивидендов 22

3.1.8 Бухгалтерия 23

3.2 Общие положения принципов организации бэк-офиса

в соответствии с требованиями ФКЦБ и стандартами НАУФОР 23

3.2.1. Структура внутреннего учета 23

3.2.2 Внутренняя отчетность 26

3.3 Описание существующих программно-технологических

комплексов 26

3.3.1 Signator/2000 (СервоКомп) 26

3.3.2 DiasoftDEALING/SECURITIES ( Диасофт, Москва) 27

3.3.3 Stock Office v.1.0 (ЦентрИнвестСофт, Москва) 29

3.3.5 Система автоматизации внутреннего учета

операций с ценными бумагами - СФЕРА (ЛоРент, Москва) 30

4 Заключение 34

5 Список использованных источников 35

1 Введение

1996 год стал годом значительных изменений в инфраструктуре российского рынка ценных бумаг. Заметно возросло количество совершаемых сделок. В связи с этим перед инвестиционными фирмами остро встает вопрос правильной организации работы бэк-офиса (back-office - операционная часть фирмы ценных бумаг). Ведь без точного и своевременного учета движения ценных бумаг и денег нельзя правильно организовывать торговлю и корректно вести дела клиентов. Чем больше сделок заключается, тем сложнее контролировать их улаживание и финансовые последствия.

Все это привело к тому, что в октябре 1996 года были разработаны, а с января 1997 года вступили в силу новые стандарты внутреннего учета операций для брокеров и дилеров - членов НАУФОР. Этот документ определяет принципы и правила организации внутреннего учета. В нем перечислены основные регистры внутреннего учета, описаны принципы их ведения. Однако в этом документе не отражена методика организации учета. Поэтому, решая проблему приведения своего внутреннего учета в соответствие со стандартами, организация должна уточнить или переработать собственную методику ведения учета, разработать свою собственную или использовать уже существующую систему автоматизации внутреннего учета, реализованную в поставляемом программном продукте.

Цель преддипломной практики являлось знакомство со стандартами ФКЦБ и основными аспектами технологии ведения внутреннего учёта в инвестиционной компании. Изучение уже существующих разработок программно-технических комплексов и разработка моделей и алгоритмов ведения внутреннего учёта в специфичных условиях конкретной инвестиционной компании.

2 Предприятие

2.1 Характеристика компании и виды оказываемых услуг

Компания "Диапазон-Финсервис" - профессиональный участник фондового рынка России. Компания предоставляет широкий спектр услуг на отечественном и международном финансовом и фондовом рынках.

Основные направления работы:

- проведение операций с акциями приватизированных предприятий;

- размещение эмиссий акций приватизированных предприятий;

- вексельное обращение.

Также фирма работает по следующим направлениям:

- привлечение ресурсов для инвестиционных проектов Томской области и их компонент;

- использование технологий взаимозачетов для практического решения проблем неплатежей;

- консультационные и брокерские услуги по размещению региональных инвестиционных проектов среди отечественных и зарубежных инвесторов;

- формирование и ведение инвестиционных портфелей для юридических лиц и частных инвесторов;

- корпоративные финансы (повышение ликвидности акций и роста их курсовой стоимости, подготовка и размещение эмиссий);

-операции с государственными и муниципальными ценными бумагами и другими инструментами фондового рынка.

- аналитические и информационные услуги на финансовом и фондовом рынке.

Компания осуществляет качественный системный и конкретный анализ текущей ситуации на финансовом рынке и рынке ценных бумаг (государственные ценные бумаги; акции приватизированных предприятий; векселя предприятий, банков, областных и краевых Администраций Сибирского региона и другие финансовые инструменты).

Компания взаимодействует с несколькими структурами в г. Москве, входящими в первую десятку отечественного фондового рынка (по рейтингу AK&M), сотрудничает с участниками рынка ценных бумаг Западно-Сибирского (наиболее тесно с городами Новосибирск и Кемерово) и других регионов.

Компания является членом НАУФОР, официальным агентом Федеральной фондовой корпорации по проведению приватизационных конкурсов и аукционов; членом Сибирской фондовой биржи и расчетно-депозитарной организации (Новосибирск); членом Томского маркетинг - клуба.

Компания принимает активное участие в работе Фонда поддержки науки, образования, производства им. Ф.И. Перегудова, оказывает поддержку Томскому ротарианскому клубу, участвует в учебном и исследовательском процессе в трех университетах Томска: ТУСУР, ТГУ и ТПУ (Российско-американский центр).

В реализации отдельных проектов, выполняемых компанией, в том числе с Администрацией Томской области, принимают участие известные ученые и специалисты г. Томска.

Компания "Диапазон-Финсервис" одной из первых в г. Томске и Томской области (лицензия номер 4 от 21.01.93) приступила к практической работе на фондовом рынке и имеет в настоящее время широкий круг солидных клиентов и партнеров.

Аудитором компании ТОО "Фирма "Диапазон-Финсервис" является фирма "Томинформ".

Все сотрудники имеют квалификационный аттестат первой категории для работы на рынке ценных бумаг.

2.2 Организационная структура инвестиционной компании

Если попытаться классифицировать руководящий состав по видам осуществляемого планирования, то получится примерно следующая картина:

-Генеральный директор - стратегическое;

-его Заместители - тактическое;

-Начальники отделов - оперативное.

Естественно, это разделение весьма приблизительное и общее, поскольку современная точка зрения на роль планирования на различных уровнях управления гласит следующее: "У всех руководителей любого уровня есть свои проблемы стратегического, тактического и оперативного планирования". И реальное положение дел полностью подтверждает ее.

Каждый элемент приведенной выше структуры выполняет четко определенный набор функций.

Фондовый отдел:

-техническая работа по получению информации;

-аналитическая работа (прогнозирование рынка);

-принятие решений по данным аналитических отчетов;

-доверительное управление (денежными средствами, инвестированными в ценные бумаги; портфелями ценных бумаг);

-работа по заключению договоров.

Регистрационный отдел (back-office):

-документарное оформление договоров с физическими и юридическими лицами;

-отчетность по учету ЦБ и использованию денежных средств;

-регистрация сделок купли-продажи ЦБ.

Отдел учета и анализа:

-бухгалтерский учет;

-сбор и систематизация всех видов отчетности с мест;

-анализ финансовых результатов.

Отдел развития и инвестиций:

-поиск потенциальных деловых партнеров;

-связи с общественностью;

-портфельные инвестиции и расчет возможной прибыли для клиентов;

-контроль за выполнением различных нормативных актов, обеспечение законности всех сфер деятельности Компании (лицензирование, предоставление документов при вступлении в различные союзы и ассоциации);

-разработка различных инвестиционных и иных проектов, сотрудничество с ведущими вузами города и их научными подразделениями по их реализации.

ТОО "Фирма "Диапазон-Финсервис" не имеет дочерних обществ и филиалов, как в пределах России, так и за рубежом. Однако имеет представительство в Москве, представляющее интересы ТОО "Фирма "Диапазон-Финсервис" в центре функционирования рынка капитала и ценных бумаг. Наличие представительства обусловлено необходимостью постоянного контакта с Московским рынком ценных бумаг, как самым крупным и центральным рынком России.

Рассмотренная выше организационная структура фирмы "Диапазон-Финсервис", является, на мой взгляд, оптимальной структурой функционирования инвестиционной компании в современных экономических условиях и используется в большинстве аналогичных инвестиционных компаний.

3 Информационная система внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании

3.1 Технология ведения внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании

Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт) организационно подразделяется на три направления:

торговые подразделения ("фронт-офис"),

бэк-офис,

бухгалтерия.

Далее опишем особенности учёта в каждом из направлений

3.1.1 Бэк-офиса

Место бэк-офиса в компании определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:

оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,

внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),

формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,

предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

Как видно из перечисленных выше функций , бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному "производству", т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.

Поэтому кажется спорным положение о том, что бэк-офис не дает прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного товара, но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. Если дело поставлено грамотно и четко, то всегда есть своевременная и точная информация о долгах фирмы клиентам и другим фирмам и наоборот их долги фирме. Это способствует стабилизации финансового положения фирмы и ее отношений с клиентами и профессиональными участниками фондового рынка. Методологически трудность заключается в необходимости учитывать три потока - денег, количества ценных бумаг и их сертификатов. Эти потоки должны находиться во взаимном бухгалтерском равновесии. С организационной точки зрения трудность заключается в необходимости распределить функции между сотрудниками и отделами операционной части так, чтобы высокая скорость обработки сочеталась с минимумом ошибок и злоупотреблений.

Бэк-офис помогает сохранить то, что добывают для фирмы брокеры, трейдеры и другие добытчики, - прибыль и хорошую репутацию. Но есть и мощная обратная связь: генерируемая бэк-офисом информация помогает брокерам и трейдерам принимать правильные решения. Кроме того бэк-офис непосредственно участвует в подготовке заказов к исполнению.

В большой инвестиционной фирме бэк-офис состоит из нескольких подразделений, выполняющих строго определенные функции. В небольшой компании подразделений может и не быть и учетную работу может вести один человек. Круг выполняемых функций от этого не меняется . Рассмотрим работу подразделений бэк-офиса крупной инвестиционной фирмы для лучшего понимания технологии его работы.

3.1.2 Отдел заказов

Заказы поступают от клиентов через брокеров.

Диспетчер заказов:

проверяет правильность заполнения бланка заказа - "тикета" - с учетом вида заказа ("рыночный" или "лимитный заказ", суточный или с открытой датой, клиентский или профессиональный и т.д.);

вводит заказ в очередь на исполнение, руководствуясь приоритетом цены и вторичным приоритетом времени (например, первым в очереди на продажу должен стоять заказ с наименьшей ценой, а при равенстве цен - тот, который поступил раньше);

отправляет заказ на нужный рынок для исполнения;

сверяет отчет об исполнении с "тикетом", чтобы удостовериться в соблюдении "спецификаций" заказчика ;

если все в порядке, сообщает заказчику о сделке;

Вводит сделку в книгу сделок ( предварительный "блоттер").

Отдел заказов должен разработать:

"тикет";

книгу заказов (это может быть просто папка, отсортированная по выпускам ценных бумаг, или несколько папок - каждая для одного выпуска);

базу данных о рынках (что, где торгуется, как вводятся заказы и т.п.);

способы связи с заказчиками и представителями фирмы на рынках;

"блоттер".

3.1.3 Отдел покупок и продаж

Этот отдел ничего не покупает и не продает, а обрабатывает покупки и продажи. Из отдела заказов сюда поступает предварительный "блоттер", здесь сделка готовиться к улаживанию, т.е. к оплате и поставке ценных бумаг.

В "блоттере" выпуски ценных бумаг и сделки должны фигурировать под своими уникальными кодами. Кодирование - важная часть работы отдела. Можно использовать коды государственной регистрации, разработанные Банком России для выпусков ценных бумаг коммерческих банков и Министерством финансов для небанковских эмиссий. Но это не очень дальновидно, т.к. фирма может вкладывать другой смысл в код, чем регистрирующий орган. Сделки можно обрабатывать под порядковыми номерами "тикетов" и хронологическими кодами (дата плюс время исполнения или дата плюс порядковый номер сделки). С точки зрения автоматизации лучше кодировать все, что поддается кодированию, однако коды должны нести полезную смысловую нагрузку.

"Блоттер" используется, во-первых, для сверки клиентской и "уличной" (профессиональной ) сторон сделки.

Между сторонами сделки не должно быть расхождений. Сверку чаще всего осуществляют клиринговые центры. Поэтому в вопросе о сверке отдел покупок и продаж должен взаимодействовать и с такими центрами.

Стандарты НАУФОР предусматривают межброкерскую сверку путем направления контрброкеру "подтверждения сделки". В случае не возврата этого подтверждения к утру дня, следующего за днем сделки, будет считаться, что контрброкер согласен уладить сделку.

После сверки "блоттер" принимает окончательный вид и служит основанием для оплаты или поставки ценных бумаг.

"Блоттер" используется, во-вторых, для калькуляции различных денежных величин ("первых" и чистых сумм, биржевых и регистрационных сборов, комиссионных, накопленных процентов) и подготовки для клиентов извещений о сделках.

В России еще не сложилась практика извещения клиента об исполнении его заказа на покупку или продажу ценных бумаг. Исключение составляют сделки с ГКО, о которых дилер письменно отчитывается перед инвестором. Этот отчет содержит не только детали сделки, но и информацию о стоимости и составе портфеля ГКО и об остатке на счете инвестора. Это серьезный документ, но он не является счетом, выставленным дилером клиенту, так как деньги посылаются "на биржу" до сделки.

Подготовка извещения - довольно хлопотное занятие. К разным сделкам "применяются" разные ставки комиссионных, биржевых и иных сборов. Целую процедуру составляет расчет процентов, причитающихся продавцу купонных облигаций. Нужна экспедиция, отдел клиентской документации. Переход к системе "поставка против платежа" вынудит выставлять клиентам счета, а значит обзаводиться канцелярией. Уже принятие "Стандартов внутреннего учета...для членов НАУФОР", предусматривающих письменное уведомление клиентов о сделках, заметно увеличит "канцелярские" расходы фирм. Зато возрастает уверенность клиента, получающего отчеты о своих сделках (и регулярные справки об активности своего счета), что приводит к укреплению партнерских отношений.

Обработка сделок легко поддается автоматизации, так как изо дня в день приходится выполнять одни и те же процедуры, меняя лишь некоторые параметры, например ставку комиссионных.

После калькуляции сделки ее "оприходуют", т.е. заносят денежные суммы в книги фирмы, фиксируя тем самым доходы и расходы будущих периодов: сколько перечислить продавцу ценных бумаг, сколько комиссионных причитается фирме, сколько налогов - государству и.т.д. На этом работа отдела заканчивается.

3.1.4.Касса

Можно насчитать до десятка взаимосвязанных функций, выполняемых этим отделом. Здесь происходит улаживание сделки - приём денег и выдача ценных бумаг или, наоборот, выдача денег и приём ценных бумаг. Эти две функции касса выполняет по инструкциям других отделов и внешних организаций. Из отдела покупок и продаж она получает окончательный «блоттер», из клиринговых центров - балансовые ордера («приходные» и «расходные»), служащие основанием для улаживания сделки. Например, на основании «расходного» ордера касса отпускает нужное количество ценных бумаг контрброкеру. Сверяясь с «блоттером», касса может напечатать платёжное поручение или выдать клиенту наличные за проданные ценные бумаги (если у него нет долгов фирме). Этот сектор кассового отдела делится на две части: одна работает с контрброкерами, другая - с клиентами.

Иногда поставка ценных бумаг является «плохой» - у сертификата оторван угол или выписка из реестра напечатана неразборчиво. В этом случае фирма может вернуть их поставщику, и касса должна вести учёт «плохих» поставок.

Следующая функция - хранение чужих и фирменных ценностей. Что принимать на хранение, касса сама не знает. Нужные указания поступают из других отделов. Различают «ящик» и фирменный сейф. «Ящик» (стальной контейнер) - это центральное депо для транзитных ценных бумаг (которые нужно поскорее получить и поскорее поставить). Они группируются здесь по счётам или, когда их много, по выпускам в алфавитном порядке. Получив инструкцию, клерк (он может отвечать за весь «ящик» или за часть алфавита) извлекает сертификат из контейнера и отправляет его куда надо или, наоборот, получает сертификат от кассира и помещает в контейнер.

В сейфе фирмы хранятся ценные бумаги:

полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя фирмы;

полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиентов.

Открывая счёт в фирме, клиент должен проинструктировать фирму, как быть с сертификатами (или выписками). Возможны четыре варианта:

поставить сертификат в банк клиента против определённой суммы денег;

зарегистрировать на имя клиента и поставить клиенту;

зарегистрировать ни имя клиента и хранить в сейфе фирмы;

зарегистрировать на имя фирмы и хранить в сейфе фирмы.

В соответствии с первой инструкцией сертификат направляется кассиру «на выдачу». В соответствии со второй и третьей инструкциями сертификат направляется фирменному трансфер-агенту (который тоже работает в кассовом отделе). В соответствии с четвёртой инструкцией сертификат остаётся на «уличной» стороне до тех пор, пока не определится окончательный владелец ценных бумаг, и затем также направляется фирменному трансфер-агенту.

Выполнение третьей и четвёртой инструкций создаёт кастодиальную ответственность для фирмы. Заключается она в том, что ценные бумаги, полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиента или фирмы, подлежат сегрегации от операционной рутины и не могут быть использованы для брокерских целей. Контроль за сегрегацией - ещё одна функция кассового отдела.

Существует два метода такого контроля - индивидуализированное и обезличенное хранение. В первом случае сегрегированные бумаги либо хранятся в конвертах, либо имеют ярлыки, на которых поименован их реальный владелец. Во втором, более распространённом случае бумаги хранятся в алфавитном порядке по выпускам без каких-либо «опознавательных знаков», а контроль осуществляется путём сопоставления их количества в сейфе с суммарным количеством на счётах. Если в сейфе бумаг меньше, чем на счёта, то брокер обязан одолжить недостающее количество у коллег, «отозвать» бумаги из залога банку или из ссуды другим брокерам или купить их за счёт брокера, сорвавшего поставку. Если в сейфе бумаг больше, чем должно быть на счёта (такое случается при кредитовании клиентских сделок), то брокер может использовать этот излишек для поставок по «коротким» продажам или одолжить его коллегам.

Алфавитный перечень бумаг с разбивкой по счетам - ценные аналитический документ. Помимо его ценности с точки зрения контроля за сегрегацией он, наряду с картой клиента и справкой о клиентском портфеле, входит в «джентльменский набор» менеджеров счетов. Если с эмитентом что-то случилось, то этот документ подскажет менеджеру, кого надо информировать о случившемся.

Кстати, клиент должен распорядиться и в отношении свободного кредитового остатка на своём счёте. Это могут быть распоряжения «сохранять остаток на счёте (обычный случай) било «выплачивать остаток клиенту». Выплата - тоже дело кассы.

Касса должна быть в курсе клиентский инструкций.

Следующая функция кассового отдела - обеспечение перевода собственности на ценные бумаги. Раньше российским фирмам не запрещалось переводить собственность, теперь это - монополия реестродержателей. В таком случае трансфер-агент фирмы должен подготовить передаточное распоряжение для реестродержателя и получить от него выписку из реестра или новый сертификат взамен прежнего. Очевидно, споры с реестродержателями будут основным занятием штатного трансфер-агента. Он должен знать не только клиентские инструкции относительного перевода собственности, но и законодательство, регулирующее ведение реестра отношения между эмитентами, регистраторами и владельцами ценных бумаг.

Кроме этого, мало что можно сказать о работе фирменного трансфер-агента у нас. Ведь в отличие от своего американского коллеги он редко имеет дело с таким «капризным» документом, как сертификат ценных бумаг. Как известно, приватизируемые предприятия выпускали свои акции в безбумажной форме (даже после того как им было разрешено включать расходы на изготовление сертификатов в себестоимость). Также поступили некоторые коммерческие банки и венчурные компании. А именно сертификат порождает в бэк-офисе массу проблем, в том числе и для штатного трансфер-агента.

Ещё одна функция кассового отдела - управление денежными средствами фирмы. Эта функция настолько специфична, что заслуживает собственной организации. С кассовым отделом её прочно связывает то, что кассиры принимают и выдают деньги.

Управление денежными средствами распадается на три части:

приём денег и осуществление платежей;

получение банковских ссуд (например, для финансирования дилерских операций или клиентских сделок);

одалживание или заимствование ценных бумаг (например, в порядке контроля за сегрегацией или для покрытия коротких продаж).

Соответственно возникают три проблемы, образующие предмет управления денежными средствами:

как ускорить приток денег в фирму и замедлить их отток;

как минимизировать стоимость кредита;

как меньше и дешевле заимствовать ценные бумаги и больше и дороже их одалживать.

Управление денежными средствами приобретает всё большее значение, поскольку через руки российских брокеров проходят все большие суммы денег. Рациональное их использование - один из важных факторов финансового здоровья фирмы.

Выше говорилось, что касса действует по инструкциям других отделов. Главный источник инструкций и «нервный» центр всего бэк-офиса -кредитный отдел.

3.1.5 Кредитный отдел

Кредитный отдел (отдел клиентского кредита, маржевый отдел) выполняет следующие функции:

внутренний учёт клиентских операций;

соблюдение фирмой многочисленных нормативов;

подготовку инструкций для кассового отдела;

контроль за кредитованием клиентских сделок.

Клиентам, желающим пользоваться фирменным кредитом или совершать короткие продажи, открывается особый кредитный счёт. С помощью этого счёта контролируется уровень клиентской задолженности фирме и другие параметры позиции клиента на рынке.

Чрезмерное кредитование клиентских сделок стало одной их причин довоенного биржевого краха в США. «Великая депрессия», в свою очередь, побудила конгресс принять в 1934 г. «Закон о биржах ценных бумаг». По этому закону Совет Федеральной резервной системы (ФРС) регулирует кредитование брокерскими фирмами клиентских сделок и кредитование банками брокерских фирм. Со своей стороной фондовые биржи США указывают своим членам, как нужно вести кредитные счета и осуществлять короткие продажи. Политика фирм в этой области ещё круче, чем биржевые директивы. Так что повторение кредитного беспредела сейчас невозможно.

В России покупка клиентами ценных бумаг в кредит - большая редкость, а короткие продажи совершаются без покрытия, т.е. без заимствования ценных бумаг для их поставки покупателю. Любопытно, что если старое, минфиновское законодательство о ценных бумагах допускало предоставление ссуды в размере до 50% стоимости покупки, то в федеральном законе «О рынке ценных бумаг» об этом не ни слова.

Хотя отдел и называется кредитным, он контролирует и те счета, которые открываются для покупки ценных бумаг целиком и сразу за счёт клиента (наличные счета). Поэтому он делится на две части: одни сотрудники занимаются наличными счетами, другие - кредитными.

Первая группа:

вносит сведения о сделках в клиентские счета;

проверяет дебетовые остатки (долги клиентов фирме) и «короткие» позиции (предстоит «откуп» и возврат заимствованных ценных бумаг);

кредитует клиентские счета процентами и дивидендами, полученными фирмой в роли номинального владельца;

обеспечивает точность записей в счётах;

выдаёт инструкции кассовому отделу о получении или поставке ценных бумаг;

информирует брокеров фирмы о состоянии счётов.

Вторая группа помимо аналогичных действий в отношении кредитных счётов принимает на себя финансовую ответственность: она регулирует пропорцию фирменного кредита, руководствуясь жёсткими правилами Совета ФРС, бирж и самой фирмы (отступление от этих правил невозможно).

Если объединить действия двух групп, то получится следующая картина ежедневных забот кредитного отдела:

расчёт избытка в кредитных счётах (разности между брокерской ссудой и дебетовым остатком на счёте);

расчёт покупательной способности клиентов (стоимости ценных бумаг, которые могут быть куплены клиентом без дополнительных вложений на кредитный счёт);

коррекция специальных мемо-счётов (куда заносится выручка от продажи ценных бумаг, чтобы знать, сколько денег можно выдать клиенту, если он вдруг того пожелает);

подготовка уведомления клиенту о необходимости довложить деньги на кредитный счёт (чтобы поднять маржу до нужного процента);

подготовка списка клиентских долгов (для региональных офисов, откуда какие-то суммы ещё не перечислены или какие-то ценные бумаги ещё не получены);

получение отсрочек для клиентов, не укладывающихся с оплатой или поставкой в обычный срок;

в случае отказа в отсрочке - вынужденная продажа ценных бумаг клиента (если он вовремя их не поставил);

подготовка распоряжений о поставке или получении ценных бумаг (у нас это означало бы, например, что передаточное распоряжение должно визироваться в кредитном отделе);

контроль за денежными расчётами (у нас это означало бы, что без согласия кредитного отдела нельзя отнести платежное поручение в банк или выдать деньги из кассы);

ответы на запросы брокеров (отдел является центральной справочной для всей фирмы);

ввод данных в клиентские счета.

Раньше счета велись на карточках, из которых складывалась их история. Все расчёты и записи делались вручную. Сейчас сотрудники отдела получают компьютерные выписки, именуемые отчётом о статусе, или дневником активности счёта. Этот документ содержит всю информацию, необходимую для выполнения отделом его функций.

Производительность кредитного отдела напрямую зависит от степени автоматизации. Чем больше ручной работы, тем меньше счетов может обработать каждый сотрудник и тем медленнее решаются проблемы, созданные нерадивыми клиентами или сотрудниками. Кредитный отдел - это последний рубеж, где можно перехватить и исправить ошибку. Дальше - только клиент.

3.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг

Если в одном организме может быть два нервных центра, то вторым центром в бэк-офисе является отдел учёта движения ценных бумаг. Иметь сбалансированный и достоверный stock-record (так по-английски именуется журнал учёта движения ценных бумаг) - значит, иметь порядок на фирме. Может быть, наилучшая аналогия учёту движения ценных бумаг - это обычный складской учёт, объектами которого являются товары, поступающие на склад, находящиеся там и покидающие его. Торговая организация, не знающая, что творится на её складе, рано или поздно понесёт убытки и разорится. То же самое произойдёт с брокерской фирмой, не ведающей, где и в каком количестве находятся ценные бумаги в данный момент времени.

Возможна ситуация, что какая-либо фирма существует три-четыре года без сток-рекорда и разоряться не собирается. Единственная причина этого - мизерное количество сделок. Российским брокерам просто не знакомы сколько-нибудь серьёзные объёмы. Без сток-рекорда фирма почувствует лёгкое недомогание при десяти сделках в день, удушье - при 50, а при 100 она может испустить дух.

Необходимость держать свой склад в порядке служит важнейшей причиной использования брокерскими фирмами весьма сложной системы счётов. Эта система состоит из трёх частей. Во первых, счета открываются каждому клиенту и контрагенту. Во-вторых, счета присваиваются тем местам, где могут находиться ценные бумаги («ящик», сейф фирмы, депозитарий и др.), и даже тем состояниям, в которых они могут находиться (в пути, не получены, не поставлены, потеряны). В-третьих, счета открываются для учёта движения ценных бумаг, купленных и проданных самой фирмой (торговые счета).

Как и при кодировании выпусков ценных бумаг, при разработке этих счетов необходимо учитывать специфику фирмы. Например, весьма недальновидно определить для клиентов бухгалтерский счёт 76 и придать им порядковые номера (76.1, 76.2, 76.3 и т.д.). Счёт как набор символов должен нести смысловую нагрузку, облегчающую контроль за работой брокеров и соблюдением нормативов.

Вот как выглядит один из клиентских счетов крупнейшей канадской инвестиционной фирмы RBC Dominion Securities:

первые три разряда - для кода регионального офиса фирмы;

следующие пять разрядов - для числового идентификатора клиента;

последние три разряда - для кода менеджера счёта;

специальный разряд - для типа счёта (наличный, наличный управляемый, наличный дискреционный, кредитный и т.д.).

Толковая всеохватывающая система счётов очень важна для эффективного учёта и фиксации ответственности отделов и сотрудников. В отличие от «блоттера» (являющегося амбарной книгой) журнал учёта движения ценных бумаг ведётся в соответствии с принципом двойной записи и по смыслу аналогичен бухгалтерскому балансу. Вместо денег здесь фигурируют количества ценных бумаг. В этом журнале итог подводится ежедневно в виде книги ценных бумаг. Каждый дебет должен иметь равноценный кредит, и наоборот. В противном случае появляется "брейк", дисбаланс. Обнаружив брейк, операционнист обязан как можно скорее «поднять» первичные документы и найти его причину. Чем старее ошибка, тем труднее её исправить. Когда причина ясна, баланс восстанавливается путём корректирующей записи в журнале. Чаще других имеют место следующие ошибки:

неверная запись по дебету или кредиту;

запись делается не на том счёте;

не та ценная бумага поставлена.

Сразу после заключения сделки в журнале учёта движения ценных бумаг открываются позиции сторонам сделки. Количество ценных бумаг заносится в дебет счёта покупателя и в кредит счёта продавца. Эта запись означает, что покупатель должен получить, а продавец - поставить данное количество. Первый имеет дебетовое сальдо (ему должны), второй - кредитовое (он должен). После оплаты и поставки ценных бумаг журнал корректируется: то же количество заносится в кредит счёта покупателя и в дебет счёта продавца. Счета обнуляются, позиции закрываются, никто никому ничего не должен.

На практике такое обнуление скорее исключение, чем правило. Ценные бумаги могут принадлежать клиенту и годами храниться в сейфе фирмы. В счёте клиента будет фигурировать открытая позиция по дебету, а в счёте сейфа - по кредиту до тех пор, пока клиент не распорядится о передаче ему ценных бумаг.

Между конечными пунктами движения ценных бумаг может быть несколько станций и состояний.

Например:

продавец не поставил сертификат в срок (дебет счёта продавца, кредит счёта «Не получено»);

сертификат наконец-то получен и отправлен в «ящик» (дебет счёта «Не получено», кредит счёта «ящика);

сертификат отправлен из «ящика» в центральный депозитарий (дебет счёта «ящика», кредит счёта депозитария).

Вот перечень «дебетовых» и «кредитовых» позиций под фирменным углом зрения:

дебетовый остаток;

не поставлено (фирма своевременно не поставила ценные бумаги);

клиринговая компания;

заём (фирма одолжила ценные бумаги у своего клиента или другой организации);

кредитовый остаток;

сейф;

«ящик»;

хранение;

депозитарий;

регистратор;

замена (замена сертификатов при реорганизации эмитента);

не получено (фирма не получила в срок ценные бумаги);

клиринговая компания;

ссуда (фирма одолжила ценные бумаги своему клиенту или другой организации);

банковская ссуда (получена ссуда под залог ценных бумаг);

потеряно (ценные бумаги потеряны);

в пути.

Если, например, счёт депозитария показывает дебетовый остаток, то произошла ошибка: получается, что фирма забрала оттуда больше ценных бумаг, чем поместила.

В маленькой фирме, где весь бэк-офис может размещаться в одном углу комнаты, нет нужды присваивать счёта всем возможным звеньям операционного процесса. Например, достаточно одного счёта для всех кассовых функций. Вообще, как и в бухгалтерском учёте, в учёте движения ценных бумаг следует учитывать особенности организации и пристрастия работников. Главное, чтобы не терялась цель -изо дня в день держать в равновесии журнал учёта движения ценных бумаг.

В маленькой фирме этот журнал может вести один сотрудник с помощью одного компьютера, а то и вручную. В большой фирме, имеющей операционные отделы, возможна локальная вычислительная сеть, а то и центр электронной обработки информации со своим менеджером. Сеть должна охватывать те участки бэк-офиса, которые имеют счета в журнале учёта движения ценных бумаг. Получил кассир сертификат от продавца и тут же ввёл запись; вложил «боксмэн» сертификат в «ящик» и тут же записал операцию и т.д. Весь рабочий день журнал пополняется записями, а вечером трудится центр электронной обработки информации, чтобы на следующее утро были готовы все необходимые отчёты: «блоттеры», калькуляции, извещения о сделках, сверочные ноты, дневники активности счётов, книги ценных бумаг и денежных средств и т.д.

3.1.7 Отдел дивидендов

Журнал учёта движения ценных бумаг используется и для других целей, например для ведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попала в портфель, то клиенту причитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобы узнать это, неудобно. Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступает на фирму в силу номинальной регистрации) используется алфавитный перечень выпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учёта движения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогом инвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то доход отражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.

Стоит ли создавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающих участвовать в собрании акционеров.

3.1.8 Бухгалтерия

Как уже говорилось, после совершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкой денежные суммы разносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущих периодов. После улаживания эти счета тоже «обнуляются», показывая, что фирма свои комиссионные получила, с клиентами рассчиталась, налог на операции с ценными бумагами удержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другие денежные операции: получение дохода, вложение клиентом денег на его счёт, изъятие со счёта, перевод денег с одного счёта на другой.

Для учёта движения денег требуется своя система счетов. Она состоит из обычных бухгалтерских счетов и счетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых. Это уже знакомая бухгалтерам область.

Записи в журнале учёта денежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги на покупку ценных бумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается по дебету, получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту, изъятие денег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценных бумаг, в этом журнале итог подводится каждый день в виде книги денежных средств.

Теперь, когда операции с ценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной и стоимостной, можно подготовить ещё один важный документ - справку об активности клиентского счёта. В этом документе перечислены все операции за отчётный период в количественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовые показатели (портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения . С принятием «Стандартов внутреннего учёта...» фирмы будут обязаны регулярно отчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений с клиентами.

3.2 Общие положения принципов организации бэк-офиса в соответствии с требованиями ФКЦБ и стандартами НАУФОР

3.2.1. Структура внутреннего учета

Внутренний учет брокера или дилера может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделением или может быть поручен специализированной организации или специалисту на договорных началах. При этом ответственность за точность, полноту, адекватность и своевременность ведения ведомостей внутреннего учета полностью возлагается на брокера или дилера.

Ответственность за организацию внутреннего учета брокера и дилера несет руководитель компании. Руководитель компании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями компании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по его организации, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности и отчетности перед клиентами.

Брокеры и дилеры, осуществляя организацию внутреннего учета, самостоятельно устанавливают количество и конкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением настоящих стандартов и с учетом технологических условий и возможностей обработки учетной информации, имеющихся в компании.

Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств):

документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, как то поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами, как то распорядительные записки (тикеты) и подтверждения сделок.

договора, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;

платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);

документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрации права собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;

Надлежащее документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.

Ответственность за своевременное создание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, а также за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенных операций несут лица, подписавшие эти первичные документы.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых данным Положением.

Исправление ошибки в первичных документах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

Регистры внутреннего учета

Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий лицензию на осуществление деятельности в качестве брокера или дилера обязан вести на постоянной основе следующие журналы и ведомости внутреннего учета:

Журнал сделок

Журнал учета дилерских операций

Журнал ежедневного учета денежных средств

Книга (ведомость) учета денежных средств

Журнал ежедневного учета ценных бумаг

Книга (ведомость) учета ценных бумаг

Кроме того, брокерам и дилерам дополнительно рекомендуется вести следующие внутренние учетные ведомости:

Журнал незавершенных операций

Журнал учета клиентских операций

Компания выбирает способ ведения журналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;

в форме электронные таблицы;

в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса и др.

Регистры дополнительного учета

Журнал незавершенных операций - предназначен для контроля за каждым этапом совершения операции или расчетов по сделке, начиная с момента их совершения и до момента их завершения.

Журнал учета клиентских операций - предназначен для отражения информации об операциях и сделках, совершенных компанией с клиентами, от собственного имени по их поручению или от имени и по поручению клиентов. Журнал содержит информацию о любом изменении состояния счета каждого клиента, как в отношении денежных остатков, так и позиций по ценным бумагам. Журнал учета клиентских операций ведется в разрезе счетов аналитического учета денежных средств по каждому клиенту и в разрезе счетов по ценным бумагам каждого клиента.

3.2.2 Внутренняя отчетность

Баланс по денежным средствам

Баланс по денежным средствам содержит остатки на конец отчетного периода по счетам регистров учета денежных средств, исчисленные на день совершения операции. Баланс составляется на основе Книги (Ведомости) учета денежных средств .

Брокерам и дилерам рекомендуется готовить внутренний Баланс на основе информации на день завершения операции в дополнение и параллельно с Балансом, составленным на основе информации на день совершения операции.

Отчетность руководству

Отчетность руководству составляется в форме и с периодичностью, определенной в Положении о внутренней учетной политике.

3.3 Описание существующих программно-технологических комплексов

Российский рынок ценных бумаг развивается значительными темпами и сейчас он достиг такого уровня, когда в современной инвестиционной компании не мыслима работа без применения информационных компьютерных систем

В настоящее время рынок автоматизированных систем, в том числе специализированных для автоматизации всевозможных аспектов фондовой деятельности, достаточно обширен. Финансовой компании не составит большого труда выбрать и приобрести такую систему. Лидерами в производстве качественных программных продуктов для финансовых компаний являются московские и новосибирские фирмы. Многие из них являются фирмами одного продукта, расширяя лишь функциональные возможности и сферы приложения.

Однако при выборе продукта необходимо пользоваться принципом разумной целесообразности. Каждая система соответствует конкретному финансовому уровню потенциального покупателя и объему сделок, им осуществляемом. Если для крупная компания может позволить себе покупку Signator/2000, то для средней больше подойдет продукт типа Diasoft DEALING/SECURITIES, а для мелкой достаточно будет адаптированной 1С:бухгалтерии или электронных таблиц. В каждой из групп возможны также варианты выбора в зависимости от конкретных особенностей систем, требований к аппаратным средствам и уровню подготовки персонала.

3.3.1 Signator/2000 (СервоКомп)

Возможности системы Signator/2000

Signator/2000 является универсальной фондовой системой и может использоваться для ведения реестра клиентов, учета торговых, регистраторских и депозитарных операций, организации внутреннего документооборота и подготовки отчетности. При ее проектировании были учтены все перечисленные в начале статьи требования. Она позволяет получать, хранить и обрабатывать информацию в единой интегрированной базе данных, контролировать выполнение операций, гибко настраиваться на технологию работы организации, получать необходимую управленческую информацию и в целом повысить производительность труда. Возможен учет любых видов ценных бумаг: акций, облигаций, векселей, сертификатов, фьючерсов, ГКО.

Основу системы составляет учет операций. Операции с ценными бумагами в системе делятся на:

Трансфертные - связанные с переходом прав собственности, переводами со счета на счет или из депозитария в депозитарий;

Глобальные - сплит, консолидация, конвертация, погашение, расчеты купонов и дивидендов.

Учет места и режима хранения ценных бумаг. Блокировки.

Выполнение операций в системе разбивается на несколько шагов. Не все шаги обязательны, их необходимость определяется при настройке системы под конкретную технологию работы.

На каждом шаге выполняются следующие действия:

Ввод распоряжений - регистрация в системе входящего документа или торгового приказа.

Ввод операции - заполнение деталей операции: в интересах кого проводится, с какой ценной бумагой, на каком торговом рынке и т.д. Комиссии и сборы рассчитываются автоматически. Операции могут вводится по частям на нескольких рабочих местах. Например, часть данных вводится в торговом отделе, а часть в бэк-офисе.

Утверждение - поэтапный процесс подготовки сделки. Первое утверждение делается после внесения всех данных, окончательное утверждение - после получения всех документов. В зависимости от настройки у сделки может быть от нуля до двух утверждений.

Выпуск документов и отчетов - автоматический или полуавтоматический процесс выпуска необходимых документов: подтверждения о сделке клиенту и брокеру, сообщение в депозитарий и регистратору и т.д.

Проводки в бухгалтерию - в конце дня формируется файл проводок для загрузки в бухгалтерскую систему.

Для учета результатов операций с собственными ценными бумагами и бумагами клиентов используются лицевые счета ценных бумаг (или портфели ценных бумаг). В системе хранится информация о прошлом, настоящем, будущем, реальном и запланированном состоянии счетов, что позволяет автоматически контролировать допустимость операций. Например, система запрещает продавать бумаги, которых нет в портфеле (кроме разрешенных коротких позиций) или предупреждает, что продаваемые бумаги уже запланированы к продаже.

В системе так же хранится информация о том в каких депозитариях хранятся собственные и клиентские бумаги.

Пользователь сам может определять новые ценные бумаги, задавая их свойства. Данные по ценным бумагам, кроме свойств, включают в себя историю и прогноз цен, расписание выплат купонов и дивидендов. Эти данные могут браться из внешних информационных систем, таких, как REUTERS, DOW JONES TELERATE или PocБизнесКонсалтинг и представляют собой основу для проведения анализа прибылей-убытков и технического анализа.

Система является мультивалютной, что позволяет учитывать сделки на разных торговых рынках, а затем оценивать портфели в одной валюте.

Система гибко настраивается на существующую технологию работы: рабочие места, документы, отчеты и затем может быть перестроена "на ходу".

Отчетность

Система выпускает отчетность в формате MS Excel и Word. Сегодня это наиболее популярные инструменты для финансовых работников и их использование обычно не вызывает проблем. Готовые документы помещаются в архив. Для их поиска в архиве можно использовать внутреннюю систему поиска, встроенную в Excel и Word. После обучения администратор системы может самостоятельно разрабатывать и изменять отчеты.

Интерфейсы к другим системам

Signator/2000 включает в себя функции учета и документооборота, а так же частично функции анализа. Однако, организации - участники фондового рынка могут использовать ряд других систем. Прежде всего это системы бухгалтерского учета, а так же торговые, информационные и аналитические системы. Интерфейс с бухгалтерией предполагает ежедневное создание файла проводок. Интерфейс с торговыми системами служит для загрузки в систему отчетов о сделках. Интерфейс с информационными системами нужен для загрузки цен и аналитических показателей по ценным бумагам. Если организация использует аналитические системы, то в них может быть перенесена любая информация из базы данных Signator/2000.

Система проходит сертификацию в НАУФОР.

3.3.2 DiasoftDEALING/SECURITIES ( Диасофт, Москва)

Система предназначена для автоматизации в инвестиционных компаниях и банках внутреннего учета операций, совершаемых на фондовом рынке. Средства системы обеспечивают поддержку всех стадий оформления сделок с ценными бумагами и предоставляют на каждом этапе технологической цепочки их обработки инструменты, делающие работу пользователей быстрой и эффективной. Система позволяет автоматизировать все учетные задачи, обусловленные спецификой торговли ценными бумагами, в частности, осуществляет ведение клиентских портфелей ценных бумаг и учет прибыльности по дилерским операциям.

В числе основных задач, решаемых системой:

ведение электронного журнала заключенных сделок - тикетов;

учет по методу средневзвешенной цены ценных бумаг, находящихся на балансе организации, и реализованных прибылей;

переоценка портфелей и учет нереализованных прибылей;

учет дебиторской и кредиторской задолженностей, контроль за соблюдением лимитов;

автоматизированная подготовка и ведение журналов заключенных договоров; взаимозачет сделок при составлении договора;

учет ценных бумаг, находящихся в наличии, в разрезе мест их хранения, а также учет выполненных перерегистраций;

учет движений денежных средств, доходов и расходов от курсовых разниц;

неттинг обязательств;

учет операций афелированных лиц;

учет брокерских операций;

предоставление пользователям аналитической информации;

автоматическое отражение операций в бухгалтерском учете.

Различные наборы функций системы ориентированы на автоматизированную поддержку действий, входящих в круг обязанностей трейдеров, сотрудников бэк-офиса, сотрудников аналитических подразделений компании.

Система позволяет вести учет как брокерских сделок, так и дилерских сделок, в том числе сделок ее афелированных лиц. В качестве контрагента по дилерской сделке может выступать любая внешняя организация независимо от того, находятся ее ценные бумаги в номинальном держании организации, учитывающей сделку или нет.

Отличительная черта экранных форм системы - информативность. Форма ввода информации о договоре содержит все атрибуты, необходимые для автоматической подготовки его текста и отражения договора во внутреннем учете. Ввод информации облегчают различные справочники: финансовых инструментов, контрагентов, клиентов. В системе имеется возможность оформить единый договор по нескольким сделкам. Список таких сделок автоматически вносится в карточку договора.

План счетов внутреннего учета состоит из двух разделов: "Учет денежных средств" и "Учет ценных бумаг". В разделе "Учет ценных бумаг" открываются, в частности, лицевые счета для учета количества ценных бумаг разных видов, находящихся в собственном и клиентском портфелях.

Каждому договору, зарегистрированному в системе, ставится в соответствие список обязательств контрагентов. Обязательства учитываются на специальных счетах, открываемых в плане счетов внутреннего учета. Факт поступления денежных средств или ценных бумаг регистрируется в таблице выполненных обязательств. В системе можно отразить частичное погашение обязательств.

Использование системы дает следующие преимущества.

автоматизация деятельности всех подразделений, участвующих в процессе заключения и оформления сделок - фронт-офиса, бэк-офиса, аналитических служб, бухгалтерии, базируется на единой концепции. Сотрудники названных служб работают в едином информационном пространстве, благодаря чему достигается высокая эффективность, слаженность и удобство работы;

в системе реализована современная технология организации внутреннего учета, построенная в соответствии со стандартами НАУФОР;

интерфейс программного продукта ориентирован на работу пользователей с такими предметными понятиями, как сделка, договор, клиент. Так, для занесения в систему информации о заключенной сделке достаточно указать основные ее реквизиты: имя контрагента, название ценной бумаги, число и стоимость ценных бумаг. В сравнении с автоматизированными технологиями, базирующимися на работе с бухгалтерскими понятиями - счет, проводка, остаток, предложенное решение обеспечивает более высокую производительность труда сотрудников и надежность оформления операций;

мощный механизм получения отчетных форм, позволяющих пользователю формировать все необходимые выходные документы;

Система сертифицирована в НАУФОР.

3.3.3 Stock Office v.1.0 (ЦентрИнвестСофт, Москва)

Система предназначена для организации учета операций с корпоративными ценными бумагами. Система удовлетворяет «Стандартам внутреннего учета операций с ценными бумагами для брокерско-дилерских компаний - членов НАУФОР».

Принципы организации

разделение внутреннего учета от внешней бухгалтерской отчетности

принцип двойной записи

раздельный учет денежных средств и ценных бумаг клиентов и компании

учет в реальном времени

Система позволяет регистрировать дилерские, клиентские и брокерские сделки. Помимо учета реальных платежей система позволяет вести учет ожидаемых платежей и в результате получать информацию о всех обязательствах компании.

Также система позволяет вести учет по афилированным компаниям и получать отчеты о состоянии дел в каждой компании.

Работа в системе поставлена как регистрация этапов прохождения сделки (учет поручений, заключение сделки трейдером, заключение договоров, прохождения платежей, поставки, перерегистрация бумаг). Система автоматически формирует проводки по аналитическим счетам по принципу двойной записи.

Система позволяет:

вводить в систему параметры поручений на сделки клиентов

вводить и отображать информацию о совершенных сделках (оформление тикетов), поставках по сделкам, переводах ЦБ

формировать договора по стандарту НАУФОР/ПАУФОР по совершенным операциям

формировать подтверждения сделок

вводить и отображать информацию о приходах-уходах денежных средств

-платежи по сделкам

-клиентские переводы

-прочие платежи, не относящиеся к операциям с ЦБ (для возможности планирования остатков на расчетном счете)

регистрировать договора на брокерское обслуживание

вводить и отображать информацию

-о рыночных котировках ЦБ, валют,

-клиентах (контрагентах) и величине комиссии для каждого

автоматически ведет

счета принадлежности и местонахождения ЦБ

денежные счета компании и ее клиентов

счета в реестрах и депозитариях

протоколы по всем изменениям информации в системе

Система автоматически формирует следующие отчеты:

Внутренние

Cостояние счетов «наших» компаний

Движение ЦБ по счетам «наших» компаний

История денег

Cashflow

Ожидаемое движение денег по валютным счетам

Состояние субсчетов клиентов

Движение ЦБ по субсчетам клиентов

Состояние денежных счетов клиентов

Финансовые результаты операций клиентов

История прибыли клиентов

Состояние портфелей клиентов

-По завершенным сделкам

-По незавершенным сделкам

-Планируемое изменение портфеля

Отчеты для клиентов

По стандарту НАУФОР

Книга учета ЦБ

Журнал учета ЦБ

Книга учета денежных средств

Журнал учета денежных средств

Журнал учета дилерских операций

Журнал сделок

Отчеты для клиентов

Система реализована в архитектуре «клиент-сервер». Количество и функциональные возможности каждого рабочего места устанавливаются при первоначальной настройке системы с учетом специфики работы каждой компании.

Система проходит сертификацию в НАУФОР.

3.3.4 Система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами - СФЕРА (ЛоРент, Москва)

Предназначена для автоматизации подразделений, ведущих внутренний учет операций на рынке ценных бумаг.

Позволяет организовать легко настраиваемую технологическую цепочку создания и оформления необходимой документации в соответствии с положениями ФКЦБ и стандартами НАУФОР для банков и финансовых компаний - профессиональных участников рынка ценных бумаг.

Предоставляет в распоряжение специалистов учетных отделов мощные и гибкие инструменты, делающие их работу максимально эффективной и эргономичной.

Задачи, решаемые системой:

ведение базы данных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и эмитентов;

ведение электронных журналов заключенных сделок;

ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний;

учет находящихся в наличии ценных бумаг;

учет движения денежных средств, расчет курсовых разниц;

улаживания сделок, включая их планирование и контроль прохождения различных этапов оформления;

мониторинг счетов депо клиентов;

учет брокерских и дилерских операций;

переоценка портфеля бумаг, расчет прибылей и убытков;

формирование аналитической информации;

подготовка необходимой отчетности.

"Сфера" представляет собой открытое и масштабируемое решение, являющееся оптимальным по ряду критериев для небольших и средних компаний. Аргументы:

Установка и эксплуатация системы предполагает минимум затрат.

В зависимости от объема совершаемых операций Пользователь может распределить различные функции системы на несколько рабочих мест, либо эксплуатировать локальную версию.

Разработчик может предоставить специалистам Пользователя структуру базы данных и инструмент создания собственных SQL - запросов (система открыта для последующего наращивания самим пользователем).

Компания - разработчик открыта для сотрудничества и расширяет возможности системы в соответствии с пожеланиями потребителей.

Краткое описание функций различных рабочих мест системы:

Отдел клиентской документации, сотрудник:

заполнение карты клиента;

формирование отчетов о проведенных операциях и состоянии счета депо клиента.

Торговый отдел, трейдер:

ввод данных о совершенных сделках.

Отдел учета, сотрудник:

формирование журнала сделок;

оформление договоров, контроль их состояния;

выполнение необходимых проводок;

формирование необходимой отчетности.

Отдел учета, руководитель:

контроль и мониторинг всей технологической цепочки;

закрытие рабочего дня.

"Сфера" допускает произвольное перераспределение функций сотрудников, а также увеличение или уменьшение количества рабочих мест в соответствии с потребностями пользователя.

Соответствует стандартам НАУФОР, не сертифицирована.

4 Заключение

В результате практической работы я познакомился со структурой, особенностями работы и технологией ведения внутреннего учёта операций с ценными бумагами в инвестиционной компании. Практическим результатом работы является накопление материала для выпускной квалификационной работы. В ходе выполнения поставленных задач был проведен обзор доступных на рынке программных продуктов программно-технических комплексов осуществляющих ведение внутреннего учёта, и анализ их функциональной реализации.

5 Список использованных источников

1. Шерстюкова С.Ю. , Программно-технические средства автоматизации внутреннего учёта в инвестиционной компании и интерфейсные средства интеграции, Томск. 1997 г.;

2. А.Афанасьев, Как управлять документооборотом, Москва, Рынок ценных бумаг №8,№9, 1997 г.;

3. А.Тимонин, Распределённые хранилища данных, Москва, Рынок ценных бумаг №17, 1997 г.;

5. Б.Алёхин, Надёжный бэк-офис сохранит прибыль и хорошую репутацию, Москва, Рынок ценных бумаг №19, 1996 г.;

6. А.Чёрный, Широкая сфера использования "Сферы", Москва, Рынок ценных бумаг № 22, 1996 г.

Проект

Утверждено решением

Совета директоров НАУФОР

«___»_________ 199_ года

СТАНДАРТЫ

внутреннего учета операций с ценными бумагами для профессиональных участников рынка ценных бумаг - членов НАУФОР

СОДЕРЖАНИЕ

1. Принципы внутреннего учета операций с ценными бумагами и вложениями. 2

1.1 Общие положения 2

1.2. Термины и определения, используемые в настоящих стандартах 2

1.3. Основные правила и требования к ведению внутреннего учета 3

1.4. Организация внутреннего учета 7

1.5. Отчетность. 10

1.6. Периодические сверки. 11

1.7. Доступность журналов и книг учета регулирующим органам. 11

1.8. Ответственность за нарушение требований, устанавливаемых настоящими стандартами. 12

2. Стандарты первичного учета сделок 13

2.1. Поручение. 13

2.2. Тикет (паспорт сделки) 15

2.3 Отчет о сделках с физическими лицами. 17

2.4.Подтверждение сделки 18

2.5. Журналы учета сделок с юридическими и физическими лицами. 20

3. Система учета движения денежных средств 22

3.1. Принципы системы учета движения денежных средств 22

3.2. Внутренний план счетов учета движения денежных средств 23

3.3. Принципы ведения и структура Журнала ежедневного учета денежных средств 24

3.4. Структура Книги учета денежных средств 25

3.5. Принципы ведения и структура журнала учета дилерских операций 25

4. Система учета движения ценных бумаг 28

4.1. Принципы Системы учета движения ценных бумаг 28

4.2. Внутренний план счетов учета движения ценных бумаг. 29

4.3. Принципы ведения и структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг 30

4.4. Структура Книги учета ценных бумаг 30

5. Стандарты по ведению отчетности перед клиентами 32

5.1. Общие положения об отчетности перед клиентами 32

5.2. Информация, включаемая в отчет о движении и состоянии активов клиента за отчетный период 32

5.3. Принципы составления отчета о состоянии счета. 33

5.4. Сроки предоставления отчета о состоянии счета. 33

1. Принципы внутреннего учета операций с ценными бумагами и вложениями.

1.1 Общие положения

Настоящие стандарты устанавливают единые принципы организации и ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами для юридических лиц, созданных согласно законодательству Российской Федерации, независимо от подчиненности и формы собственности, имеющих соответствующую лицензию Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и являющихся членами Национальной Ассоциации участников рынка ценных бумаг (в дальнейшем "НАУФОР").

Стандарты определяют основные требования к внутреннему учету операций с юридическими и физическими лицами, проводимых профессиональными участниками рынка ценных бумаг в процессе осуществления своей основной деятельности, порядок организации и ведения этого учета, основные принципы отчетности перед клиентами, призванные обеспечить защиту интересов клиентов профессиональных участников рынка ценных бумаг, а также устанавливают ответственность названных профессиональных участников рынка ценных бумаг перед НАУФОР.

НАУФОР, в свою очередь, в соответствии с настоящими стандартами разрабатывает методические рекомендации по внутреннему учету и отчетности для указанных профессиональных участников рынка ценных бумаг.

1.2. Термины и определения, используемые в настоящих стандартах

Клиент - юридическое или физическое лицо, не являющееся сотрудником компании, выступающее в качестве инвестора на рынке ценных бумаг и связанное с профессиональным участником рынка ценных бумаг договором, регламентирующим условия и порядок предоставления ему услуг на рынке ценных бумаг;

Ценные бумаги клиента - любые ценные бумаги, приобретенные профессиональным участником рынка ценных бумаг за счет клиента, а также ЦБ Клиента, в отношении которых профессиональный участник, обязуется совершать сделки и операции от своего имени или от имени Клиента, в соответствии с заключенным между проф. участником и Клиентом договором.

Вложения – иные финансовые инструменты, базовым активом которых являются ценными бумагами и паи ПИФов, с соответствующей лицензией ФКЦБ.

Договор профессионального участника рынка ценных бумаг с клиентом - договор, заключенный между клиентом и компанией, определяющий условия предоставления последней услуг клиенту на рынке ценных бумаг в соответствии с видом лицензии, выданной ФКЦБ России

Поставка ценных бумаг:

поставка документарных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне ценной бумаги на предъявителя или совершение на ордерной ценной бумаге передаточной надписи (индоссамента);

поставка бездокументарных ценных бумаг – внесение изменений в учетные записи реестра акционеров или депозитария о переводе ценных бумаг со счета отчуждателя на счет приобретателя

подтверждение поставки бездокументарных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне надлежащим образом оформленного документа (выписки об операции из реестра акционеров или депозитария), удостоверяющего факт перехода права по ценным бумагам от отчуждателя к приобретателю.

поставка сертификатов именных ценных бумаг - передача одной стороной другой стороне сертификата именной ценной бумаги и должным образом оформленного передаточного распоряжения, а также иных документов, необходимых для осуществления перерегистрации права собственности.

Сделка с ценными бумагами - соглашение между профессиональным участником рынка ценных бумаг и другой стороной, приводящее к передаче и/или ограничению права собственности на ценные бумаги, являющиеся предметом сделки.

Операция с ценными бумагами - любое действие с ценными бумагами и/или денежными средствами, производимое профессиональным участником рынка ценных бумаг для обеспечения выполнения его обязательств перед клиентами или контрагентами в отношении ценных бумаг, а также обязательств клиентов и контрагентов перед компанией, в результате которого происходит движение денежных средств или ценных бумаг.

Завершение сделки - момент исполнения всех обязательств по договору сторонами.

Завершение сделки для целей учета – момент поступления/списания денежных средств или бумаг на счета/со счетов, открытых на имя компании и/или ее клиентов.

Место заключения сделки - фондовая биржа, лицензированный организатор торговли или иное место заключения сделки.

Бэк-офис - подразделение, ответственное лицо или группа лиц, одной из функций которого является ведение внутреннего учета операций с ценными бумагами и вложениями, в том числе и для его клиентов, в том числе и для профессиональных участников рынка ценных бумаг.

1.3. Основные правила и требования к ведению внутреннего учета

1.3.1. Основные принципы внутреннего учета

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны вести точный и своевременный учет проводимых ими операций с ценными бумагами в денежном и количественном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в регистрах внутреннего учета.

Задачами внутреннего учета являются формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами и вложениями, необходимой для оперативного руководства и управления компанией, для составления точной и своевременной отчетности перед клиентами компании, своевременного предупреждения негативных явлений в деятельности компаний, а также для обеспечения контроля со стороны НАУФОР за деятельностью компаний на рынке ценных бумаг.

Внутренний учет операций с ценными бумагами и вложениями ведется профессиональными участниками рынка ценных бумаг отдельно и в дополнение к бухгалтерскому учету их финансово-хозяйственной деятельности для целей более точного отражения специфических операций, проводимых этими компаниями на рынке ценных бумаг, на принципах, не противоречащих существующим в кампании принципам бухгалтерского учета операций с ценными бумагами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны:

отражать все операции с ценными бумагами, проводимые ими за свой счет и от собственного имени, от собственного имени и за счет клиента, от имени и за счет клиента, в регистрах внутреннего учета на день совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае если компания получает информацию о факте совершения операции с ценными бумагами позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена, то указанная операция отражается в регистрах внутреннего учета не позднее конца рабочего дня, когда информация о совершении операции была получена;

разделять во внутреннем учете собственные денежные средства и ценные бумаги, и денежные средства и ценные бумаги своих клиентов. Для достижения данной цели профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны открывать и вести в системе внутреннего учета счета аналитического учета по денежным средствам, ценным бумагам и вложениям, уникально пронумерованные в соответствии с внутренними принципами нумерации счетов в системе учета, для каждого клиента компании;

предоставлять своим клиентам регулярную отчетность по результатам операций с ценными бумагами и вложениями, которые были совершены для данного клиента. Отчетность должна отражать все операции, произведенные для клиента с использованием его средств и ценных бумаг и вложений, а также остаток денежных средств и ценных бумаг на счете клиента в системе внутреннего учета.

Если профессиональный участник рынка ценных бумаг осуществляет операции с ценными бумагами и вложениями за счет средств сотрудников или аффилированных лиц, то профессиональный участник рынка ценных бумаг обязан раскрыть их содержание по требованию НАУФОР.

1.3.2. Внутренняя учетная политика.

Компания обязана определить и утвердить методологию отражения отдельных операций, связанных с профессиональной деятельностью предприятия, с тем, чтобы обеспечить точность ее соблюдения в течение всего отчетного года. Под внутренней учетной политикой компании понимается выбранная ею совокупность способов ведения внутреннего учета, к которым относятся методы группировки и оценки фактов профессиональной деятельности, погашения стоимости активов, способы применения счетов внутреннего учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы и приемы.

Внутренняя учетная политика компании формируется руководителем на основе настоящих Стандартов, если иное не установлено законодательством РФ.

Учетная политика компании должна обеспечивать:

- полноту отражения во внутреннем учете всех фактов профессиональной деятельности (требование полноты);

- отражение во внутреннем учете фактов профессиональной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий деятельности (требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных внутреннего аналитического учета оборотам и остаткам по счетам внутреннего синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей внутренней отчетности данным внутреннего синтетического и аналитического учета (требование непротиворечивости).

При формировании внутренней учетной политики по конкретному направлению (вопросу) ведения и организации внутреннего учета компания вправе самостоятельно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательными и нормативными актами. Если указанные акты не устанавливают способа ведения внутреннего учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики осуществляется разработка компанией соответствующего способа, исходя из настоящих Стандартов и иных Положений по внутреннему учету.

Внутренняя учетная политика подлежит оформлению приказом руководителя компании.

Способы ведения внутреннего учета, отобранные предприятием при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом издания соответствующего приказа. При этом они применяются всеми структурными подразделениями, компании (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения.

Изменения во внутренней учетной политике компании могут иметь место в случаях реорганизации компании, смены собственника, изменений законодательства РФ или в системе нормативного регулирования внутреннего учета в РФ, разработке новых способов внутреннего учета, изменения учетной политики, в соответствии с которой компания ведет бухгалтерский учет.

Изменение во внутренней учетной политике должно быть обоснованным и оформляется приказом руководителя компании.

Последствия изменений внутренней учетной политики, не связанные с изменением законодательства, должны быть оценены в стоимостном и натуральном выражении. Оценка последствий изменений внутренней учетной политики производится на основании выверенных компанией данных на дату (первое число месяца), с которой применяются измененные способы ведения внутреннего учета.

Компания должна раскрывать избранные при формировании внутренней учетной политики способы ведения внутреннего учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователями внутренней отчетности, без знания о применении которых невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота, оборота ценных бумаг и вложений, результатов деятельности компании.

К способам ведения внутреннего учета, принятым при формировании внутренней учетной политики компании и подлежащим раскрытию в составе отчетности, относятся способы:

- отражения операций по приобретению и отчуждению ценных бумаг и вложений на счетах их учета (по дате заключения сделки или по дате перехода прав по бумагам и вложениям при условии отражения факта заключения сделки на счетах расчетов);

- оценки стоимости приобретенных ценных бумаг (по цене сделки, или по фактически произведенным затратам на приобретение ценных бумаг и вложений, или в соответствии с учетной политикой бухгалтерии);

- отражения вложений в ценные бумаги (с переоценкой или без переоценки);

- оценки себестоимости реализованных и выбывших ценных бумаг, т.е. списанных со счетов их учета (по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок - ФИФО, по себестоимости последних по времени закупок – ЛИФО). Компании, производящие переоценку вложений в ценные бумаги, используют только метод средней себестоимости;

- другие способы, отвечающие требованиям «существенности».

Существенные способы ведения внутреннего учета подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав отчетности, предоставляемой НАУФОР. Пояснительная записка может не предоставляться, если во внутренней учетной политике не произошли изменения со времени предоставления предыдущей отчетности.

1.3.3. Планы счетов внутреннего учета.

Для обеспечения своевременного и правильного учета и отчетности по операциям с ценными бумагами компания ведет счета внутреннего учета движения денежных средств, ценных бумаг и вложений. Счета предназначены для группировки и текущего учета однородных операций, связанных с профессиональной деятельностью компании.

В правилах ведения внутреннего учета определяются основные принципы, на базе которых разрабатывают или выбирают план счетов учета движения активов в денежном выражении (далее по тексту - план счетов учета денежных средств) и план счетов учета движения ценных бумаг и вложений в натуральном выражении (далее по тексту - план счетов учета ценных бумаг).

Счета внутреннего учета используются только в рамках бэк-офис. Бэк-офис разрабатывает и вносит необходимые дополнения во внутренний план счетов с соблюдением основных правил учета и устанавливает корреспонденцию между счетами внутреннего учета. Счета внутреннего учета должны удовлетворять требованию корректного отражения сути операций с ценными бумагами и вложениями. Нумерация открываемых счетов внутреннего учета и их названия определяются компанией самостоятельно.

Правила и процедуры синтетического и аналитического учета по счетам определяются компанией на базе общепринятых принципов бухгалтерского учета, рекомендаций НАУФОР и ФКЦБ России с учетом специфических потребностей компании.

1.4. Организация внутреннего учета

1.4.1 Общие требования

Внутренний учет профессионального участника рынка ценных бумаг может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделением или может быть поручен иному профессиональному участнику рынка ценных бумаг. При этом ответственность перед регулирующими организациями за точность, полноту, адекватность и своевременность ведения регистров внутреннего учета полностью возлагается на профессионального участника рынка ценных бумаг.

Ответственность за организацию внутреннего учета профессионального участника рынка ценных бумаг несет руководитель компании. Руководитель компании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями компании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по его организации, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности и отчетности перед клиентами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг при организации и осуществлении внутреннего учета имеют право:

- вносить в рекомендуемые НАУФОР регистры внутреннего учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий деятельности, при соблюдении общих методологических принципов;

- устанавливать количество и конкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением требований нормативных документов НАУФОР и ФКЦБ России;

- разрабатывать систему проведения сверок и контроля внутри компании;

- устанавливать внутреннюю учетную политику;

- вводить отчетность, необходимую для использования на предприятии.

1.4.2. Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами, а также заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств:

- документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, как-то: поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами, как-то: паспорта сделок (тикеты), подтверждения сделок и отчеты об операциях с физическими лицами;

- договоры, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами, а также другие договорные документы (дополнения, изменения, протоколы и т.п.);

- платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);

- документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перехода прав по ценным бумагам согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи документарных ценных бумаг и сертификатов ценных бумаг.

- документы судебных, нотариальных органов и органов исполнительной власти, касающиеся перехода или обременения (ограничения) прав.

Надлежащее документирование первичного учета сделок обеспечивается путем регистрации факта получения поручения клиента, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами и вложениями, и составления документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами и вложениями.

Ответственность за своевременное создание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, а также за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенных операций несут лица, подписавшие эти первичные документы.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых данными Стандартами.

Исправление ошибки в первичных документах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

1.4.3. Регистры внутреннего учета операций с ценными бумагами.

Документы, являющиеся первичными носителями информации о совершаемых операциях, группируются, обобщаются и накапливаются в регистрах внутреннего учета.

Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий соответствующую лицензию ФКЦБ России или Банка России на осуществление деятельности в качестве профессионального участника рынка ценных бумаг обязан вести на постоянной основе регистры первичного учета сделок, регистры учета движения денежных средств и регистры учета движения ценных бумаг.

Компания выбирает способ ведения регистров внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

- на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;

- в форме электронные таблицы;

- в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офис и др. В этом случае должна быть предусмотрена возможность вывода на печать вышеупомянутых регистров внутреннего учета.

К обязательным регистрам первичного учета сделок относятся:

- Журнал сделок с юридическими лицами;

- Журнал сделок с физическими лицами;

- Журнал отчетов о сделках с физическими лицами;

- Журнал договоров с клиентами;

- Журнал поручений клиентов.

К дополнительным регистрам первичного учета сделок относятся:

- Журнал незавершенных операций с юридическими лицами;

- Журнал незавершенных операций с физическими лицами;

- Журнал незавершенных отчетов о сделках с физическими лицами;

Другие учетные регистры, разработанные компанией, исходя из специфики ее деятельности.

В зависимости от видов и порядка заполнения регистров учета движения денежных средств и ценных бумаг образуются формы внутреннего учета. Под формой внутреннего учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Компания самостоятельно выбирает форму внутреннего учета из рекомендуемых регулирующими органами, при этом компания может самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры внутреннего учета к специфике своей работе при соблюдении следующих требований:

- единая методологическая основа (принцип двойной записи);

- взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;

- сплошное отражение всех операций, связанных с профессиональной деятельностью, в регистрах учета на основании первичных учетных документов;

- накапливание и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности и контроля за профессиональной деятельностью;

- сохранение в регистрах внутреннего учета минимального объема требуемой информации.

Рекомендуется применять следующие формы внутреннего учета, как для учета движения денежных средств, так и для учета движения ценных бумаг:

- форму учета, аналогичную мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета;

- форму учета, аналогичную журнально-ордерной форме бухгалтерского учета;

- журнально-книжную форму учета, при которой в качестве учетных регистров используются Журнал ежедневного учета и Книга (Ведомость) учета;

- таблично-автоматизированную форму учета, при которой группировка и обобщение учетной информации, полученной на основе первичных документов, производится с помощью вычислительной техники, в результате чего можно получать регистры различного содержания, соответствующие журналам, ведомостям, книгам, карточкам и др.

При использовании любой из форм внутреннего учета в качестве обязательного регистра учета движения денежных средств по счетам аналитическим учета необходимо вести Журнал учета дилерских операций. В качестве регистра дополнительного учета движения денежных средств рекомендуется вести Журнал учета клиентских операций. Журналы учета операций ведутся по каждой ценной бумаге.

При учете операций с физическими лицами разрешается отражать операции по счетам учета движения денежных средств и ценных бумаг не на основе конкретных договоров с физическими лицами, а на основе отчетов о сделках с физическими лицами.

Ведение регистров внутреннего учета основано на использовании принципа накапливания данных первичных документов. Записи операций в регистрах учета должны производиться не позднее конца рабочего дня, когда документ был получен или создан компанией.

1.4.4. Внутренний баланс по денежным средствам.

Внутренний баланс по денежным средствам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в денежной оценке средств компании, связанных с ее профессиональной деятельностью, и их источников на определенную дату.

Баланс по денежным средствам содержит остатки на конец отчетного периода по синтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета денежных средств.

Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но он не может быть не менее одного месяца.

1.4.5. Внутренний баланс по ценным бумагам.

Внутренний баланс по ценным бумагам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в натуральной оценке ценных бумаг и вложений компании по местам их учета и/или хранения на определенную дату.

Баланс по ценным бумагам содержит остатки на конец отчетного периода по синтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета ценных бумаг.

Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но не менее одного месяца.

1.5. Отчетность.

1.5.1. Основные правила и требования.

На основе данных регистров внутреннего учета компании составляют внутреннюю отчетность, отчетность клиентам и регулирующим органам.

Для управления и руководства работой компании, контроля и планирования операций составляется внутренняя отчетность компании.

Отчетность клиентам и регулирующим органам является обязательным видом отчетности. Ответственность за своевременное предоставление необходимой отчетности клиентам и регулирующим органам несет руководитель компании и штатный контролер компании.

1.5.2. Внутренняя отчетность.

Компания самостоятельно определяет потребителей внутренней отчетности, характер и общее содержание предоставляемой отчетности, устанавливает периодичность предоставления отчетности подразделениям и руководству компании. Компаниям рекомендуется разработать инструктивный документ, в соответствии с которым осуществляется порядок формирования и предоставления внутренней отчетности.

1.5.3. Отчетность перед клиентами.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны предоставлять клиентам периодическую отчетность по операциям, произведенным для данного клиента в соответствии с настоящими стандартами. Возможно предоставление дополнительной отчетности и сокращения отчетного периода, если это предусмотрено договором с клиентом.

1.5.4. Отчетность перед регулирующими органами.

Отчетность регулирующим органам предоставляется согласно действующим нормативным документам НАУФОР, ФКЦБ России и Банка России.

1.6. Периодические сверки.

1.6.1 Сверка наличия ценных бумаг.

Каждому профессиональному участнику рынка ценных бумаг рекомендуется ежемесячно, но не менее 1 раза в квартал проводить сверку наличия ценных бумаг на счетах внутреннего учета с данными бухгалтерского учета и с данными по остаткам ценных бумаг в местах их учета и/или хранения. Компанией может быть установлена разная периодичность проведения сверок для разных ценных бумаг и вложений в зависимости от уровня их «существенности» для компании.

1.6.2. Сверка наличия денежных средств.

Все профессиональные участники рынка ценных бумаг должны не реже одного раза в месяц сверять записи по внутренним счетам учета денежных средств с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

1.6.3. Ответственность за организацию и проведение сверок.

Ответственность за организацию и проведение сверок несут руководитель компании и штатный контролер компании.

1.7. Доступность журналов и книг учета регулирующим органам.

Все компании, имеющие лицензию профессионального участника рынка ценных бумаг, выданную ФКЦБ России или Банком России, должны предоставлять для проверок уполномоченным лицам НАУФОР по их требованию Правила ведения внутреннего учета, учетные регистры и отчетность в соответствии с настоящими Стандартами и другими нормативными документами, регулирующими деятельность профессиональных участников рынка ценных бумаг.

1.8. Ответственность за нарушение требований, устанавливаемых настоящими стандартами.

Ответственность за нарушение требований, установленных настоящими стандартами, устанавливается Кодексом мер дисциплинарного воздействия НАУФОР.

2. Стандарты первичного учета сделок

2.1. Поручение.

2.1.1. Назначение поручения клиента.

В целях оптимизации процедуры контроля за процессом учета сделки вводится форма поручения на сделку, совершаемую для клиента компании.

Поручение клиента является документом, содержащим существенные условия предстоящей сделки для клиента. В случае, если поручение клиента получено в устной форме, оно заполняется в установленной договором порядке ответственным лицом, уполномоченным принимать поручения клиента. Поручение клиента заносится в Журнал клиентских сделок, если оно оформлено в письменном виде.

Поручение клиента состоит из двух частей: из клиентской части, содержащей существенные условия сделки, и брокерской части, заполняемой брокером после исполнения поручения клиента.

Клиентская часть должна содержать следующую информацию:

имя (наименование), дата и номер договора или код клиента в регистрах внутреннего учета, который должен однозначно определять наименование, номер и дату договора с клиентом;

вид сделки (покупка/продажа, иной вид сделки);

реквизиты;

количество ценных бумаг;

описание ценных бумаг, условия определения количества;

цена или условия ее определения, валюта цены;

сумма сделки;

срок исполнения поручения (в случае однозначного определения в договоре не заполняется);

полномочия брокера по сделке (в случае однозначного определения полномочий брокера в договоре, поле не заполняется).

Брокерская часть должна содержать следующую информацию:

место заключения сделки (наименование организатора торговли, биржи, города, где заключена сделка и т.п.);

количество ценных бумаг;

цена;

плановая дата платежа (для сделок, заключенных на внебиржевом секторе РЦБ);

условия платежа;

дата и время заключения сделки;

примечание (заносятся в случае неисполнения поручения).

2.1.2. Поручение на сделку с физическими лицами, как контрагентами компании.

В целях оптимизации процедуры контроля за процессом учета вводится форма поручения на покупку/продажу акций у физических лиц, совершаемую сотрудниками самой компании - подразделением, отвечающим за проведение операций с физическими лицами

Поручение на сделку с физическими лицами является документом, который заполняется ответственным лицом, уполномоченным вести учет операций с физическими лицами, и содержит существенные условия предстоящей сделки для компании.

В случае, если клиент отдает письменное поручение на совершение операций с физическими лицами, оно выполняет функции поручения на сделку с физическими лицами.

2.1.3. Принципы составления и обращения поручения.

Все поручения клиентов поступают к ответственному лицу или лицами, уполномоченному принимать поручения клиента, который заполняет все экземпляры поручения.

Поручение клиента должно быть оформлено в письменном виде независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично.

Количество экземпляров поручения компания определяет по своему усмотрению, но при этом должна быть обеспечена надлежащая защита от потери документа или данных в документе при передаче его от ответственного лица, уполномоченного принимать поручения клиента к ответственному лицу, уполномоченному совершать сделки с ценными бумагами (далее "трейдеру"), и обратно, в случае, если она происходит.

В случае исполнения поручения клиента номер поручения должен быть вписан в бланк соответствующих тикетов (паспортов сделок).

Если договор с клиентом предусматривает предоставление последнему дополнительной отчетности на основе поручения, то поручение клиента передается в бэк-офис для составления этой отчетности.

Поручение на сделку с физическим лицом должно быть оформлено в письменном виде.

В случае исполнения поручения номер поручения на сделку должен быть вписан в бланк соответствующего отчета о покупке акций у физических лиц.

Профессиональный участник рынка ценных бумаг обязан фиксировать факт получения поручения от клиента, его исполнения или отказа в приеме поручения, а также факта передачи клиенту извещения о сделке в соответствии с его поручением в Журнале клиентских поручений.

Поручения от клиентов могут быть составлены как в письменном виде, так и быть переданы в компанию в устном виде посредством телефонной связи. В этом случае профессиональный участник рынка ценных бумаг обязан предпринять меры для фиксации факта передачи поручения от клиента либо на бумажных носителях – путем оформления телефонограммы, - либо вести запись телефонных переговоров на магнитных носителях. При этом телефонная сеть и телефонные аппараты, а также средства записи переговоров должны удовлетворять соответствующим требованиям Госстандартов РФ.

В случае если клиент передает поручение посредством электронной почты, то в договоре на брокерское обслуживание с ним должен быть предусмотрен пункт, регламентирующий обмен сообщениями с клиентом по электронной почте, способ защиты пересылаемой информации и системы электронной подписи сообщений. При этом в качестве средств защиты информации рекомендуется использовать в первую очередь программное обеспечение, сертифицированное ФАПСИ.

Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны вести Журнал клиентских поручений и их исполнения, где должны фиксировать факт получения поручения от клиента или отказа в приеме или исполнении поручения клиента по причине ненадлежащего заполнения, изменения конъюнктуры рынка, нехватки денежных средств или ценных бумаг на клиентском счете, а также факт отправки клиенту подтверждения по сделке, заключенной в соответствии с поручением или мотивированного отказа в приеме поручения. В компании должен быть выделенный ответственный сотрудник за ведение журнала клиентских поручений и хранение поручений клиентов и других документов.

Журнал клиентских поручений и их исполнения должен содержать следующие разделы и поля:

Раздел «Прием поручения клиента»:

№ п/п;

Дата и время получения поручения клиента;

Наименование, номер договора и дата или код клиента, который это однозначно определяет;

Номер поручения клиента согласно оговоренной в договоре с клиентом системы нумерации клиентских поручений или системы документооборота;

Сотрудник компании, ответственный за дальнейшую работу с поручением клиента;

Подпись ответственного сотрудника.

Раздел «Исполнение/отказ в приеме поручения»:

Дата и время исполнения/отказа в приеме к исполнению поручения клиента;

Номер/а тикета/ов, которыми было исполнено поручение клиента;

Трейдер/ы, заключившие сделку в соответствии с поручением;

Сотрудник компании, ответственный за ведение журнала;

Подпись ответственного сотрудника.

Раздел «Извещение клиента»:

Дата и время отправки клиенту извещения о заключенной сделке/отказа в приеме поручения;

Номер извещения/отказа клиенту согласно принятой в компании системы нумерации извещений и подтверждений сделок;

Сотрудник компании, ответственный за ведение журнала;

Подпись ответственного сотрудника.

Записи в Журнале формируются в хронологическом порядке.

2.2. Тикет (паспорт сделки)

2.2.1. Назначение тикета.

Тикет является первичным документом внутреннего учета заключенной сделки, кроме биржевых операций и операций с непрофессиональными участниками рынка ценных бумаг (в т.ч. с физическими лицами). Тикет заполняется трейдером или иным ответственным лицом, уполномоченным совершать сделки с ценными бумагами. Тикет может заполняться в нескольких экземплярах.

Тикет должен содержать следующую информацию:

стороны сделки

наименование ценной бумаги;

ценовые и количественные параметры сделки;

вид сделки (покупка, продажа, дилерская, брокерская)

условия перерегистрации ценных бумаг;

условия оплаты;

наименование и подпись лица, заключившего сделку;

номер тикета, согласно принятой системе нумерации.

На основе данных, содержащихся в тикете, бэк-офис осуществляет подготовку договора.

2.2.2. Форма тикета и процедура заполнения.

Все экземпляры тикета заполняются трейдером, заключившим данную сделку, сразу после ее заключения или непосредственно в процессе заключения. Форма тикета должна предусматривать следующее:

поля с характеристиками сделки группируются в разделы, которые могут соответствовать стадиям расчетов по сделке: данные сделки, оплата основной суммы сделки, перерегистрация и т.д.;

все поля должны быть помещены на одной стороне одного листа;

символы или аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения тикета, должны быть установлены заранее.

Компания определяет количество экземпляров каждого тикета в соответствии со сложившейся организационной и функциональной структурой компании. Минимально необходимое количество тикетов - два. Один экземпляр тикета хранится у трейдера, второй передается в бэк-офис.

В компании должно быть выделено уполномоченное лицо, отвечающее в том числе за:

присвоение тикетам порядковых номеров;

передачу тикетов в бэк-офис;

проставление в тикетах отметки о их получении бэк-офис;

сверку количества полученных от трейдеров тикетов с количеством тикетов, переданных в бэк-офис.

Тикет подписывается начальником торгового подразделения, старшим трейдером или иным уполномоченным на это лицом. Данная процедура позволяет освободить указанное лицо от необходимости подписывать договора купли-продажи. За достоверность перенесения информации из тикета в договор несет ответственность бэк-офис.

2.2.3. Система нумерации тикетов.

Система нумерации выбирается с целью удобства для использования. Основным требованием к системе нумерации является простота определения на базе номера тикета количества сделок, заключенных в течение каждого дня.

Система нумерации тикетов должна также предусматривать возможность идентификации тикетов, заполненных для серии взаимосвязанных сделок.

2.2.4. Тикеты для дилерских и брокерских операций.

Компания вправе использовать разные формы тикета для дилерских и брокерских сделок. Разрешается также использовать универсальный документ для обоих видов сделок.

В случае брокерской сделки, выполняемой по поручению клиента, в тикете должен быть проставлен номер соответствующего поручения.

2.3 Отчет о сделках с физическими лицами.

2.3.1. Назначение отчета о сделках с физическими лицами.

Отчет о сделках с физическими лицами является первичным документом внутреннего учета. Отчет о сделках с физическими лицами заполняется трейдером или иным ответственным лицом, уполномоченным совершать сделки с физическими лицами от имени компании. Отчет о сделках с физическими лицами может заполняться в нескольких экземплярах.

Отчет о сделках с физическими лицами должен содержать следующую информацию:

тип сделки (брокерская/дилерская);

номер поручения;

наименование ценной бумаги (в разрезе по выпускам);

количество ценных бумаг одного эмитента по операциям за день;

общая сумма денежных средств по договору купли-продажи;

общая сумма денежных средств фактически выплаченных/полученных по договорам купли-продажи за день;

вид сделки (покупка, продажа);

условия расчетов по сделке;

условия оплаты;

наименование лица, заключившего сделку, от имени компании;

сумма удержанного подоходного налога;

номер отчета о сделках с физическими лицами, согласно принятой системе нумерации;

Группировка отчета о сделках с физическими лицами по соответствующим разделам выбирается компанией самостоятельно в соответствии с внутренней учетной политикой.

Компаниями, проводящими операции с физическими лицами на постоянной основе, отчет о сделках с физическими лицами заполняется ежедневно вне зависимости от того, совершались ли операции за день или нет.

На основе данных, содержащихся в отчете о сделках с физическими лицами, бэк-офис осуществляет дальнейшие процедуры учета и расчетов.

2.3.2. Форма отчета о сделках с физическими лицами и процедура заполнения.

Все экземпляры отчета о сделках с физическими лицами заполняются сотрудником компании, заключившим данную сделку, не позднее дня заключения сделок. Форма отчета о сделках с физическими лицами должна предусматривать следующее:

все поля должны быть помещены на одной стороне одного листа;

символы или аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения отчета о сделках с физическими лицами, должны быть установлены заранее.

Компания определяет количество экземпляров каждого отчета о сделках с физическими лицами в соответствии со сложившейся организационной и функциональной структурой компании. Минимально необходимое количество отчетов о сделках с физическими лицами - два. Один экземпляр отчета о сделках с физическими лицами хранится у сотрудника компании, отвечающего за организацию и проведение сделок с физическими лицами, второй передается в бэк-офис.

В компании должно быть выделено уполномоченное лицо, отвечающее в том числе за:

присвоение отчетам о сделках с физическими лицами порядковых номеров;

передачу отчетов о сделках с физическими лицами в бэк-офис;

проставление в отчете о сделках с физическими лицами отметки об их получении бэк-офис;

сверку количества полученных от сотрудников компании, уполномоченных совершать сделки с физическими лицами, отчетов о сделках с физическими лицами с количеством отчетов о сделках с физическими лицами, переданных в бэк-офис.

Отчет о сделках с физическими лицами подписывается ответственным лицом компании.

2.3.3. Система нумерации отчетов о сделках с физическими лицами.

Каждому отчету о сделках с физическими лицами присваивается неповторяющийся агрегированный номер.

Система нумерации выбирается с целью удобства для использования.

Система нумерации отчетов о сделках с физическими лицами может предусматривать возможность идентификации отчета о сделках с физическими лицами, заполненных для серии взаимосвязанных сделок.

2.3.4. Отчет о сделках с физическими лицами для дилерских и брокерских операций

Компания вправе использовать разные формы отчета о сделках с физическими лицами для дилерских и брокерских сделок. Разрешается также использовать универсальный документ для обоих видов сделок.

В случае брокерской сделки, выполняемой по поручению клиента, в отчет о сделках с физическими лицами должен быть проставлен номер соответствующего поручения клиента.

4. Подтверждение сделки

2.4.1. Назначение подтверждения сделки

Подтверждение сделки предназначено для информирования контрагента о параметрах сделки с целью их сверки на первоначальном этапе обработки информации о совершенной сделке, а также для информирования клиента о том, что сделка по его поручению совершена, и для сверки ее условий.

Подтверждение сделки оформляется для всех сделок с клиентами. Подтверждение сделки контрагентам, за исключением непрофессиональных участников фондового рынка (в т.ч. физических лиц), готовится в случаях, предусмотренных Правилами ведения внутреннего учета компании.

2.4.2. Процедура подготовки подтверждения

После того как тикет заполнен дальнейшая обработки информации и учет сделки осуществляется бэк-офис.

Подтверждение сделки готовится на основе данных тикета или отчета о сделках с физическими лицами специалистом бэк-офис и подписывается уполномоченным лицом.

Информация в подтверждении сделки должна быть представлена в виде, удобном для всех участников сделки.

2.4.3. Подтверждение сделки контрагенту

Подтверждение сделки контрагенту направляется сразу после совершения сделки и до подписания договора.

Подтверждение должно содержать информацию, необходимую для составления договора:

участники сделки;

наименование ценной бумаги;

данные сделки;

условия расчетов;

и другие сведения, необходимые для подготовки договора.

2.4.4. Подтверждение сделки клиенту

Подтверждение сделки клиенту направляется после заключения сделки для него не позднее утра следующего рабочего дня после дня заключения сделки.

Подтверждение сделки предназначено для информирования клиента об условиях совершенной для него сделки до завершения компанией расчетов по ней. Подтверждение сделки не является официальным отчетом о состоянии счета клиента, а также не может быть использовано клиентом в качестве первичной документации для осуществления бухгалтерских проводок.

Компания может использовать одинаковую форму подтверждения сделки для клиента и для контрагента, при этом поля, не существенные для операций с клиентом, могут не заполняться.

Для сделок с физическими лицами – форма отчета о сделках с физическими лицами.

2.5. Журналы учета сделок с юридическими и физическими лицами.

2.5.1. Назначение и ведение журналов сделок.

Журнал сделок является ежедневным журналом, в котором фиксируется основная информация о заключенных компанией сделках. Журнал объединяет записи о дилерских и брокерских операциях.

Источником данных для осуществления записей в журналы сделок является тикет, копия или оригинал договора с физическими лицами.

Каждой заключенной сделке соответствует одна запись в журнале сделок. Информация о сделках заносится в журнал в день совершения сделки в хронологическом порядке, либо в день получения копии или оригинала договора с физическим лицом.

Журнал сделок с физическими лицами является периодическим, в зависимости от наличия операций с физическими лицами, учетным регистром, в котором фиксируется основная информация о заключенных компанией сделках. Журнал объединяет записи о дилерских и брокерских операциях. Журнал сделок с физическими лицами заполняется на основании первичных документов в момент их поступления в бэк-офис компании. Каждой заключенной сделке с физическим лицом соответствует одна запись в журнале сделок.

Журнал сделок может вестись также в зарегистрированном представительстве или филиале компании, а также иных структурных подразделениях компании, определенных Уставом компании, а также в других территориальных подразделениях компании.

2.5.2. Данные журнала сделок с юридическими лицами.

Журнал сделок должен содержать следующую информацию о сделке:

Дата сделки

Тип сделки

Дата подписания договора

Дата подтверждения поставки на счет, открытый на имя покупателя

Дата оплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца, дата списания денежных средств со счета покупателя)

№ договора

Наименование продавца (код продавца)

Наименование покупателя код покупателя)

Ценная бумага

Валюта цены

Валюта платежа

Количество ценных бумаг

Общая сумма сделки

Также рекомендуется добавить следующие поля:

Брокерская комиссия (если предусмотрена договором с клиентом по сделке)

Регистрационный сбор

Сумма сделки (реально поступившая на счет)

2.5.3. Журнал сделок с физическими лицами должен содержать следующую информацию о сделке:

Тип сделки (брокерская/дилерская);

Дата сделки (в случае несовпадения даты заключения сделки и даты договора);

Дата договора;

Дата перерегистрации ценных бумаг;

Дата оплаты суммы;

№ договора;

Наименование продавца (для физических лиц - фамилия, имя и отчество), код продавца;

Наименование посредника продавца;

Основание (№ доверенности посредника);

Наименование покупателя (для юридических лиц, для физических - фамилия, имя и отчество), код покупателя;

Наименование посредника покупателя;

Основание (№ доверенности посредника);

Ценная бумага (ее характеристики);

Цена;

Валюта цены (валюта платежа);

Количество ценных бумаг;

Общая сумма сделки;

Итоговая сумма сделки;

Сумма подоходного налога по сделке.

Рекомендуется включать в журнал сделок с физическими лицами при соответствии возможностей компаний сумму дохода физического лица по операциям с ценными бумагами нарастающим итогом, а также данные документa, удостоверяющего личность контрагента компании, и поле с отметкой об отказе в перерегистрации.

3. Система учета движения денежных средств

3.1. Принципы системы учета движения денежных средств

Система учета движения денежных средств бэк-офис предназначена для учета движения денежных средств, ценных бумаг и вложений, как собственных, так и клиентских, переданных компании по договору с клиентом, в денежном выражении по счетам внутреннего учета.

Целью ведения системы учета движения денежных средств является формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами и вложениями в денежном выражении, определение активов компании и ее клиентов в ценных бумагах, вложениях и денежных средствах, задолженностей компании по отношению к клиентам, контрагентам и прочим кредиторам, задолженностей клиентов, контрагентов и прочих дебиторов по отношению к компании, расходов, прибылей и убытков, возникающих в связи с операциями с ценными бумагами.

Ведение системы осуществляется с соблюдением основных принципов учета, а именно:

- приоритета содержания операции над ее формой,

существенности финансовой информации,

наращивания доходов и расходов,

взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета,

раздельного отражения активов и пассивов,

постоянства правил учета в течение года в соответствии с Правилами ведения учетной политики,

способ двойной записи.

Система должна обеспечивать сегрегацию во внутреннем учете собственных денежных средств, ценных бумаг и вложений компании и денежных средств, ценных бумаг и вложений ее клиентов.

Компания должна вести учет движения денежных средств, как по синтетическим, так и по аналитическим счетам учета. Синтетические счета учета предназначены для учета информации о движении денежных средств, ценных бумаг и вложений в обобщенном виде и в едином денежном выражении. Аналитические счета учета предназначены для более детального учета показателей не только в денежном, но и в случаях учета движения ценных бумаг, расчетов и обязательств по ценным бумагам и в натуральном выражении, в том числе.

Система включает Регистры внутреннего учета движения денежных средств и внутренний Баланс по денежным средствам.

Регистры внутреннего учета при использовании журнально-книжной формы внутреннего учета представляют собой следующее:

- Журнал ежедневного учета денежных средств представляет собой ведомость ежедневного учета. Записи в Журнале производятся по корреспондирующим счетам по принципу двойной записи и отражают все операции, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена.

- Книга (Ведомость) учета денежных средств составляется на основе информации Журнала ежедневного учета с периодичностью, установленной Правилами ведения внутреннего учета компании, но не реже одного раза в месяц. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения денежных средств бэк-офис. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.

- Журнал дилерских операций представляет собой ежедневный регистр аналитического учета. Он предназначен для отражения информации о компании по данному типу ценных бумаг и вложений в денежном и натуральном выражении, а также операционной прибыли/убытка от каждой сделки компании и прибыли/убытка нарастающим итогом по операциям с каждой ценной бумагой на каждый момент времени. Журнал учета дилерских операций является документом, где рассчитывается балансовая стоимость ценных бумаг и их средневзвешенная цена, в случае оценки реализованных и выбывших ценных бумаг по средней себестоимости.

При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета денежных средств в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава информации, отражаемой в этих учетных регистрах.

Внутренний Баланс по денежным средствам содержит остатки по счетам регистров учета движения денежных средств на конец отчетного периода. Продолжительность отчетного периода устанавливается компанией в Правилах ведения внутреннего учета, но не более одного месяца. Внутренний баланс представляет собой таблицу из двух взаимосвязанных сторон. Левая сторона называется Активом, правая - Пассивом. В Активе отражаются остатки по дебету синтетических счетов, в Пассиве - по кредиту. Статьи внутреннего Баланса по денежным средствам объединены в экономически однородные разделы.

3.2. Внутренний план счетов учета движения денежных средств

Внутренний план счетов учета движения денежных средств включает:

- Счета учета ценных бумаг и вложений

Счета учета ценных бумаг и вложений должны быть открыты для отражения информации о состоянии портфеля компании и/или ее клиентов. При проведении операций от собственного имени и за собственный счет, в зависимости от внутренней учетной политики, компания также может вести учет ценных бумаг и вложений, реализованных без покрытия ("коротких продаж"), на специальных счетах учета ценных бумаг и вложений.

- Счета учета денежных средств

Счета учета денежных средств должны быть открыты для отражения денежных средств на расчетных, валютных, прочих счетах, в кассе компании и в иных местах их нахождения. Они предназначены для отражения информации о наличии и движении денежных средств по операциям, связанным с профессиональной деятельностью компании. На счетах учета денежных средств могут отражаться как реальные остатки, так и условно выделенные из денежных средств компании для целей внутреннего учета.

- Счета учета доходов, убытков и расходов

Счета учета доходов, убытков и расходов должны быть открыты для отражения доходов, убытков и расходов по операциям, связанным с профессиональной деятельностью компании.

Компания должна вести учет комиссионного дохода, начисленного и полученного компанией при проведении посреднических операций с ценными бумагами.

Компания должна вести учет дивидендов и процентов, полученных компанией по ценным бумагам, принадлежащим компании, и дивидендов и процентов по ценным бумагам клиентов, находящимся в доверительном управлении компании.

Компания также ведет учет прибылей и убытков, полученных по операциям с ценными бумагами и вложениями.

Компания может вести учет расходов по приобретению и отчуждению ценных бумаг. Компания может также учитывать расходы, уплаченные ею от своего имени за счет клиентов и контрагентов.

Компания может вести учет доходов, убытков и расходов по другим операциям, связанным с профессиональной деятельностью.

- Счета учета расчетов с клиентами, контрагентами и прочими дебиторами и кредиторами

Счета учета расчетов с клиентами, контрагентами и прочими дебиторами и кредиторами предназначены для обобщения информации о расчетах компании по операциям, связанным с профессиональной деятельностью.

Каждому клиенту, контрагенту, прочим дебиторам и кредиторам компании присваивается индивидуальный неповторяющийся номер (код).

- Счета учета фондов компании

В целях сведения внутреннего Баланса по денежным средствам необходимо во внутреннем учете выделить средства, условно предназначенные под операции с ценными бумагами, операционный фонд. Возможно выделение внеоперационного фонда денежных средств компании, в случае отражения на счетах учета денежных средств реальных остатков. Данные средства показываются в Пассиве внутреннего Баланса и призваны обеспечить равенство его активов и пассивов. Величина операционного фонда устанавливается компанией самостоятельно и в течение отчетного периода при необходимости может быть увеличена или уменьшена.

3.3. Принципы ведения и структура Журнала ежедневного учета денежных средств

Журнал ежедневного учета денежных средств ведется в соответствии со следующими принципами:

- Учет операций на день их совершения

- Сегрегация собственных денежных средств компании и денежных средств ее клиентов

- Все стоимостные показатели могут рассчитываться в Журнале как в одной валюте (рублях), так и в нескольких валютах (рублях, долларах США, немецких марках и др.) или условных единицах.

Журнал ежедневного учета денежных средств включает следующую информацию:

Дата проводки

Номер и/или название счета

Номер и/или название счета корреспондирующего счета

Краткое описание операции

Номер и наименование сопроводительного документа

Сальдо начальное по дебету

Сальдо начальное по кредиту

Сумма проводки по дебету

Сумма проводки по кредиту

Сальдо конечное по дебету

Сальдо конечное по кредиту

Кроме этого, при необходимости в Журнал может быть включена дополнительная информация.

3.4. Структура Книги учета денежных средств

Книга (Ведомость) учета денежных средств составляется на основе информации Журнала ежедневного учета денежных средств. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем синтетическим счетам системы внутреннего учета движения денежных средств.

Книга учета денежных средств содержит следующую информацию:

Номер и/или название счета

Дата последней проводки

Обороты по дебету счета за период

Обороты по кредиту счета за период

Конечное сальдо по дебету счета

Конечное сальдо по кредиту счета

Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная информация.

3.5. Принципы ведения и структура журнала учета дилерских операций

Журнал учета дилерских операций ведется в хронологическом порядке в соответствии со следующими принципами:

- Учет операций на дату их совершения (на дату заключения сделки либо на дату перехода прав по ценным бумагам, в зависимости от внутренней учетной политики компании)

- Переоценка результатов операций в случае, если суммы сделки выражена в валюте, в эквивалентных или условных единицах

- Все стоимостные показатели могут рассчитываться в Журнале как в одной валюте (рублях), так и в нескольких валютах (рублях, долларах США, немецких марках и др.) или условных единицах.

- Возможность сверки с другими учетными регистрами

В случае, если план счетов компании предусматривает ведение счета «Реализация», в учетных регистрах которого рассчитываются прибыли и убытки по каждой сделке, журнал учета дилерских операций выполняет функции вспомогательной ведомости по этому счету и не носит обязательного характера.

Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала ежедневного учета денежных средств, Журнала ежедневного учета ценных бумаг, информацией, поступающей из торговых подразделений и бухгалтерии.

Периодичность проведения сверок должна соответствовать периодичности составления Баланса по денежным средствам.

Журнал учета дилерских операций должен быть структурирован по типам ценных бумаг и вложений. Журнал состоит из двух обязательных разделов. Первый раздел содержит информацию о сделках, второй - информацию о позиции компании по данному типу ценных бумаг. Журнал может быть дополнен вспомогательными разделами по усмотрению компании. Обязательные разделы Журнала предназначены для подсчета базовых показателей, а именно балансовой стоимости данного типа ценных бумаг и вложений компании и операционной прибыли/убытков.

Раздел, содержащий информацию о сделках, содержит основные параметры сделки, которые вводятся из журнала сделок:

Дата совершения операции

Код операции (номер контракта)

Валюта цены договора

Курс валюты цены договора на день совершения операции

Количество поступивших или выбывших бумаг

Цена одной бумаги

Сумма сделки (цена договора)

Второй раздел содержит информацию об основных показателях, характеризующих балансовую стоимость и количество ценных бумаг и вложений данного типа, а также прибыль/убыток.

В случае оценки реализованных и выбывших ценных бумаг по средней себестоимости и учета операций на дату заключения сделки в разделе будет содержаться следующая информация:

- Ценные бумаги на балансе

Стоимость ценных бумаг на балансе подсчитывается нарастающим итогом путем прибавления количества купленных ценных бумаг или вычитания количества проданных ценных бумаг. Отрицательное значение показателя означает короткую позицию.

Средневзвешенная цена ценной бумаги

Средневзвешенная цена ценной бумаги отражает себестоимость одной бумаги для компании и подсчитывается для целей корректного списания данной бумаги с баланса. Средневзвешенная цена изменяется при каждой покупке и короткой продаже и рассчитывается как частное от деления балансовой стоимости ценных бумаг на количество акций на балансе. При продаже и покупке для закрытия короткой позиции средневзвешенная цена не изменяется.

- Балансовая стоимость ценных бумаг

Балансовая стоимость ценных бумаг характеризует издержки компании на приобретение данного типа ценных бумаг и подсчитывается следующим образом:

При покупке (или короткой продаже)

Балансовая стоимость рассчитывается нарастающим итогом путем прибавления основной суммы сделки.

При продаже (или закрытии короткой продажи)

Балансовая стоимость рассчитывается как произведение средневзвешенной цены на количество акций на балансе.

- Прибыль и убыток по сделке

Прибыль/ убыток рассчитывается отдельно по каждой сделке.

При продаже: как разность между ценой продажи одной бумаги и ее средневзвешенной ценой, умноженная на количество проданных акций.

При откупе короткой продажи: как разность между ценой откупа одной бумаги и ее средневзвешенной ценой, умноженная на количество откупленных акций.

Если сделка заключается на количество ценных бумаг, превышающее количество бумаг на балансе в данный момент времени, то учет сделки ведется раздельно в части, которая рассматривается как обычная продажа или закрытие короткой позиции на количество бумаг, имеющихся на балансе или короткой позиции, и в части, которая рассматривается как короткая продажа или обычная покупка.

- Прибыль и убыток нарастающим итогом

Компания для целей внутреннего учета рассчитывает прибыль и убыток нарастающим итогом.

Графы, которые отражают прибыль нарастающим итогом и убыток нарастающим итогом, компания может вести раздельно в целях удобства оценки и планирования денежных потоков и политики на рынке. При необходимости прибыль и убыток нарастающим итогом в Журнале могут сальдироваться для целей оценки эффективности работы компании в целом.

- Рыночная переоценка портфеля

Данный раздел Журнала может вестись при необходимости по усмотрению компании. Данные Журнала, рассчитываемые на основе рыночной цены, дадут компании возможность оценки влияния колебаний рыночных котировок на стоимость портфеля ценных бумаг компании и ее потенциальную прибыль.

Данные Журнала дилерских операций могут использоваться при составлении внутренней отчетности. На основе анализа статей Журнала наряду с другими регистрами внутреннего учета представляется удобным принимать решения о будущих инвестициях, устанавливать торговые лимиты для трейдеров на период времени и осуществлять оценку работы торговых подразделений компании.

4. Система учета движения ценных бумаг

4.1. Принципы Системы учета движения ценных бумаг

Система учета движения ценных бумаг предназначена для отражения движения ценных бумаг и вложений, как собственных, так и клиентских, переданных компании по договору с клиентом, в натуральном выражении по счетам внутреннего учета.

Целью ведения системы является формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами и вложениями в натуральном выражении, определение активов компании в ценных бумагах и вложениях, количества ценных бумаг и вложений клиентов, переданных им по договору, задолженностей по приобретению и отчуждению ценных бумаг и вложений, как собственных, так и клиентских и фактического местонахождения ценных бумаг на каждый момент времени.

Ведение системы осуществляется с соблюдением основных принципов учета, а именно:

приоритета содержания операции над ее формой,

существенности информации о движении ценных бумаг,

взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета,

раздельного отражения активов и пассивов,

постоянства в течение года внутренней учетной политики,

способ двойной записи.

Система должна обеспечивать сегрегацию во внутреннем учете собственных ценных бумаг и вложений компании и ценных бумаг и вложений ее клиентов.

Компания должна вести учет движения ценных бумаг и вложений как по синтетическим, так и по аналитическим счетам учета. Синтетические счета учета предназначены для учета информации о движении ценных бумаг и вложений в обобщенном виде и в едином натуральном выражении. Аналитические счета учета предназначены для более детального отражения движения ценных бумаг и вложений в натуральном выражении (по каждой ценной бумаге и вложению).

Система включает Регистры внутреннего учета движения ценных бумаг и внутренний Баланс по ценным бумагам.

Регистры внутреннего учета при использовании журнально-книжной формы внутреннего учета представляют собой следующее:

- Журнал ежедневного учета ценных бумаг представляет собой ведомость ежедневного учета. Все операции, в результате которых происходит движение ценных бумаг и вложений компании или ее клиентов, отражаются на корреспондирующих счетах по принципу двойной записи и отражают все движения ценных бумаг и вложений, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае получения сведений о совершении операции позднее конца рабочего дня, когда они были совершены, операции заносятся в журнал не позднее конца дня, когда была получена информация о совершении операции. Журнал можно вести как по всем ценным бумагам, так и по каждой конкретной бумаге.

- Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на основе информации Журнала ежедневного учета с периодичностью, установленной Правилами ведения внутреннего учета компании, но не реже одного раза в месяц. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета ценных бумаг бэк-офис. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.

При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета ценных бумаг в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава информации, отражаемой в этих учетных регистрах.

Внутренний Баланс по ценным бумагам содержит остатки по счетам регистров учета движения ценных бумаг на конец отчетного периода. Продолжительность отчетного периода устанавливается компанией в Правилах ведения внутреннего учета, но не может быть более одного месяца. Внутренний баланс представляет собой таблицу из двух взаимосвязанных сторон. Левая сторона называется Активом, правая - Пассивом. В Активе отражаются остатки по дебету синтетических счетов, в Пассиве - по кредиту. Статьи внутреннего Баланса по ценным бумагам объединены в однородные разделы.

4.2. Внутренний план счетов учета движения ценных бумаг.

Основная особенность плана счетов учета движения ценных бумаг состоит в том, что с помощью этого плана счетов ведется, по сути, инвентарный учет ценных бумаг, принадлежащих компании или переданных компании его клиентом по договору. При этом в активе отражаются ценные бумаги и вложения, принадлежащие компании и переданные клиентом компании по договору, а в пассиве отражаются места их нахождения и/или места учета прав по этим активам. В соответствующих разделах баланса отражаются ЦБ к получению и выдаче, а также места откуда должны поступить ЦБ, и места куда должны быть поставлены ЦБ.

Для каждого местонахождения ценных бумаг (регистратор, депозитарий, ценные бумаги в пути и т.д.) и места откуда и куда должны быть поставлены ценные бумаги и вложения (контрагенты, классифицированные по виду обязательств) открывается отдельный счет).

Внутренний план счетов учета движения ценных бумаг включает:

- Счета учета ценных бумаг и вложений

Счета учета ценных бумаг и вложений должны быть открыты для отражения информации о состоянии портфеля компании и/или ее клиентов. При проведении операций от собственного имени и за собственный счет, в зависимости от внутренней учетной политики, компания также может вести учет ценных бумаг и вложений, реализованных без покрытия ("коротких продаж"), на специальных счетах учета ценных бумаг и вложений. Cчета, показывающие принадлежность ценных бумаг и вложений, т.е. счета ценных бумаг и вложений компании и ее клиентов имеют остатки по дебету. Счета «коротких продаж» имеют остатки по кредиту. Могут быть открыты отдельные счета для учета «состояния» ценных бумаг и вложений (в залоге, переданные на комиссию и т.п.)

- Счета учета местонахождения и/или места учета прав по ценным бумагам и вложениям

Счета, показывающие местонахождение и/или места учета прав по ценным бумагам и вложениям - счета регистратора, депозитария, бумаги в пути и т.д. имеют остатки по кредиту.

- Счета учета ценных бумаг и вложений к получению и списанию

Счета, показывающие ценные бумаги и вложения, которые компания должна получить или отдать, могут иметь остатки и по дебету, и по кредиту.

- Счета учета обязательств по ценным бумагам в разрезе по местам поставки (списания), куда должны быть поставлены бумаги и откуда они должны быть получены.

Под местом, откуда и куда должны быть поставлены бумаги, понимаются контрагенты, классифицированные по виду обязательств (покупатель, продавец, заемщик и т.д.). Это счета, показывающие, кому компания должна поставить ценные бумаги, и от кого компания должна их получить. Счета могут иметь остатки и по дебету, и по кредиту.

4.3. Принципы ведения и структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется в соответствии со следующими принципами:

Учет операций на день их совершения;

Сегрегация собственных ценных бумаг компании и ценных бумаг ее клиентов;

В Журнале отражаются только счета, задействованные в течение дня. Журнал ежедневного учета ценных бумаг может вестись отдельно по каждой ценной бумаге.

Журнал ежедневного учета денежных средств включает следующую информацию:

Дата проводки;

Номер и/или название счета;

Номер и/или название счета корреспондирующего счета;

Краткое описание операции;

Номер и наименование сопроводительного документа;

Сальдо начальное по дебету;

Сальдо начальное по кредиту;

Сумма проводки по дебету;

Сумма проводки по кредиту;

Сальдо конечное по дебету;

Сальдо конечное по кредиту;

Кроме этого, при необходимости, в Журнал может быть включена дополнительная информация.

4.4. Структура Книги учета ценных бумаг

Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на основе информации Журнала ежедневного учета ценных бумаг. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем синтетическим счетам системы внутреннего учета движения ценных бумаг. Для каждого типа ценных бумаг может вестись отдельная Книга.

Книга учета денежных средств содержит следующую информацию:

Номер и/или название счета;

Дата последней проводки;

Обороты по дебету счета за период;

Обороты по кредиту счета за период;

Конечное сальдо по дебету счета;

Конечное сальдо по кредиту счета;

Кроме этого, при необходимости, в Книгу может быть включена дополнительная информация.

5. Стандарты по ведению отчетности перед клиентами

5.1. Общие положения об отчетности перед клиентами

Профессиональный участник рынка ценных бумаг предоставляет клиенту первичную отчетную документацию для целей бухгалтерского учета и налогообложения в соответствии с существующей российской практикой учета и документооборота и порядком расчетов, предусмотренным договором с клиентом.

Помимо этого профессиональный участник рынка ценных бумаг представляет клиенту периодическую отчетность для информирования его об операциях, осуществленных с его средствами.

В своем внутреннем учете профессиональные участники рынка ценных бумаг ведут учет операций всех своих клиентов независимо от формы договора и частоты проведения операций с данным клиентом.

Компания представляет клиенту регулярный отчет о движении и состоянии его активов. Отчет о состоянии активов в части информации о ценных бумагах включает только ценные бумаги клиента, переданные им компании по договору, в том числе полученные в процессе исполнения договора.

В случае, если клиент заключил с компанией несколько договоров, отчет о движении и состоянии его активов предоставляется клиенту по каждому договору отдельно.

Информация, содержащаяся в отчете о движении и состоянии активов клиента, является конфиденциальной. Компания и клиент несут взаимную ответственность за неразглашение данных отчета третьим лицам. Информация о наименовании клиента для юридического лица или имени клиента для физического лица является конфиденциальной и не подлежит разглашению третьим лицам.

5.2. Информация, включаемая в отчет о движении и состоянии активов клиента за отчетный период

Отчет о движении и состоянии активов клиента за период содержит следующую информацию:

Все операции с ценными бумагами клиента, включая завершенные и незавершенные сделки;

Остаток денежных средств клиента на начало отчетного периода;

Движение денежных средств за отчетный период:

Платежи по сделкам с ценными бумагами за отчетный период;

Поступление на счет клиента и списание со счета клиента денежных средств;

Комиссионные вознаграждения, начисленные за отчетный период.

Дивиденды и проценты, полученные на имя клиента (в случае, если компания является номинальным держателем, и в случаях, когда проценты приходят на имя компании);

Регистрационные сборы и прочие издержки, уплаченные компанией из средств клиента;

Прочие суммы, удерживаемые с клиента в процессе выполнения условий договора с ним;

- Остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Количество ценных бумаг и вложений, в соответствии с внутренней учетной политикой принятой в компании, принадлежащих клиенту и переданных им компании по договору на дату составления отчета;

Данные о рыночной стоимости портфеля клиента. Метод оценки рыночной стоимости портфеля определяется договором между компанией и клиентом. При отсутствии такового может использоваться методика оценки чистых активов паевых инвестиционных фондов;

Профессиональный участник рынка ценных бумаг представляет клиентам отчет о движении и состоянии активов клиента в соответствии с условиями договора, но не менее одного раза в месяц. В случае, если на счете клиента нулевой остаток, и операции по счету клиента не проводились, отчетность клиенту представляется не реже одного раза в квартал.

5.3. Принципы составления отчета о состоянии счета.

При составлении отчета клиенту компания должна придерживаться следующих принципов:

Информация о движении денежных средств или ценных бумаг по счету клиента вводится на дату совершения сделки на основе данных документов и журналов учета деятельности профессионального участника рынка ценных бумаг;

Стоимостные показатели могут указываться как в рублях, так и в валюте соответствии с принципом мультивалютного учета. Компания может также представлять в отчете данные в любой валюте в соответствии с договором с клиентом;

Данные об операциях с разными видами ценных бумаг включаются в отчет в виде отдельных блоков соответственно принятым формам предоставления отчетности (государственные ценные бумаги, производные ценные бумаги, корпоративные ценные бумаги и т.п.) с указанием доли ценных бумаг каждого вида в общей структуре портфеля инвестиций клиента.

5.4. Сроки предоставления отчета о состоянии счета.

Отчет о состоянии счета клиента представляется каждому клиенту компании со следующей периодичностью:

Не реже одного раза в месяц в случае, если в течение этого периода по счету клиента проводились операции;

Не реже одного раза в квартал в случае, если в течение этого периода операции по счету не проводились, но имеется остаток денежных средств и/или ценных бумаг по счету;

Отчет о состоянии счета клиента представляется в течение 5 рабочих дней, следующих за днем окончания отчетного периода;

Не реже одного раза в месяц клиенту представляется необходимая первичная документация по каждой проведенной для него сделке для составления им отчетности по стандартам российского бухгалтерского учета.

В редакции на 16 апреля 1998 года