Анализ торговой сети Dиал Электроникс

Министерство общего и профессионального Образования Российской Федерации

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГОРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет информатики и вычислительной техники

Кафедра

«Автоматизированные системы управления»

П О Я С Н И Т Е Л Ь Н А Я З А П И С К А

к дипломной работе

Тема: «Анализ торговой сети Dиал Электроникс»

Принял: руководитель

Дипломной работы

Кудряшов С.В.

Выполнил: студент

Гр. АС-95

Велопушкин Е.К.

МОСКВА 2000

Аннотация

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) является коммерческой организацией, ставящей основной задачей получение прибыли. Структура управления ООО разрабатывается ее учредителями.

Для эффективного функционирования ООО «Dиал электроникс» была разработана АСУ ООО «Dиал электроникс».

Уровень управления АСУ ООО «Dиал электроникс» — АСУ предприятия (АСУП), предназначенная для решения задач предприятия (общества).

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация задачи «Учет продаж товара» АСУ ООО «Dиал электроникс».

Anotation

The society with limited liability (ООО) is commercial organization putting basic task reception of the profit. The structure of management ООО is developed by it`s (her) founders.

For effective functioning ООО «Dial electronics» was developed a management information system ООО «Dial electronics».

Level of management a management information system ООО «Dial electronics» — management information system of the enterprise (ASUP), intended for the decision of tasks of the enterprise society community.

In the given degree project the automation of a task « Account of sales of the goods » ООО «Dial electronics» is considered (examined).

Содержание

1. Аннотация __________________________________________________ 2 - 3

2. Содержание ____________________________________________________ 4

3. Введение ____________________________________________________ 5 - 6

4. Описание предметной области ____________________________________ 7

5. Организационная структура ООО «Dиал» ______________________ 8 - 10

6. Функциональная структура АСУ (ООО) «Dиал» ____________________ 11

6.1 Описание функциональной структуры АСУ (ООО) «Dиал» ______ 12 - 13

7. Документооборот _________________________________________ 14 - 16

8. Постановка задачи «Анализ продаж» ООО «Dиал» _________________ 17

9. Физическая сущность задачи и процесс ее решения _____________ 18 - 19

10. Инфологическая модель базы данных ________________________ 20 - 21

10.1 Описание инфологической модели __________________________ 22 - 24

11. Даталогическая модель ____________________________________ 25 - 34

12. Информационное обеспечение задачи ________________________ 35 - 39

13. Алгоритм решения задачи ___________________________________ 40 - 41

14. Программное обеспечение задачи ___________________________ 42 - 43

15. Контрольный пример ____________________________________________

16. Инструкция пользователя ________________________________________

17. Заключение _________________________________________________ 44

18. Список литературы ___________________________________________ 45

19. Приложение _________________________________________________ 46

Введение

Главной целью современного этапа экономических преобразований, проводимых в торговле, является создание благоприятных

условий для эффективной деятельности торговых предприятий.

В общем плане под предприятием поднимается самостоятельный

хозяйствующий субъект, созданный в порядке, установленном законом, для производства продукции и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли

спрос на товары и услуги торговых предприятий с учетом профиля деятельности подвержен значительным колебаниям по временам года, дням недели и даже часам суток. Наряду с реализацией товаров предприятия оказывают большой объем дополнительных услуг с целью привлечения покупателей.

Под торговым предприятием понимается самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, который на основе использования имущественного комплекса и специфической организационной структуры с целью удовлетворения потребностей рынка, получения прибыли осуществляет закупку, хранение и реализацию покупателям товаров, которые соответствуют их разнообразным потребностям.

Основным требованием к созданию автоматизированной системы управления (АСУ) является квалифицированно выполненный системный анализ. АСУ ориентировано на конечный результат - повышение эффективности функционирования производства или иного объекта. Разработанные системы должны обладать высокой степенью адаптации к непрерывно меняющимся требованиям пользователя, т.е. способностью работать в условиях отклонений от нормальной ситуации.

АСУ - человек - машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для организации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Для эффективного функционирования ООО «Dиал электроникс» была разработана АСУ ООО «Dиал электроникс».

В данном дипломной работе рассматривается автоматизация задачи « Учет продаж товара» АСУ ООО «Dиал электроникс». В дальнейшем я буду использовать сокращённое название фирмы ООО «Dиал»

Описание предметной области

Предметной областью в данной дипломной работе является «Анализ продаж ООО «Dиал». Основной вид деятельности ООО «Dиал» — торговля аудио, видео, HI-FI и бытовой техникой. ООО «Dиал» подписывает договор о сотрудничестве с производителями электроники и бытовой техники. Работа с клиентами осуществляется на основе «Клиент - Продавец». Если при обращении клиента требуемый товар отсутствует на складе, то ООО «Dиал » при соответствующей предоплате берет на себя обязательства поставить требуемый товар клиенту в течение фиксированного срока. Т.к. 95% электроники и бытовой техники импортного производства то заказанный товар поступает на склад ООО «Dиал» с терминалов изготовителей. Товары, пользующиеся наибольшим спросом, поставляются на склад независимо от заказов клиентов.

При поступлении товара проводится анализ поступившей продукции, сравниваются цены с ценами конкурентов и устанавливаются оптимальные цены на реализацию. При этом учитываются все затраты, связанные с растаможиванием, транспортировкой товара на склад и т.д.

Преимущественно товар реализуется за наличный расчет клиента или если это фирма то путем безналичного расчета т.е. банковским переводом на счет ООО «Dиал».

Все денежные средства поступают на банковский счет ООО «Dиал». Из них выплачиваются все необходимые суммы, в том числе зарплата сотрудникам, налоги, счета, хозяйственные нужды и.т.д. Оставшаяся сумма идет в оборот.

Генеральный директор

Зам. ген. директора по коммерческой части

Заместитель ген. директора

Главный бухгалтер

Генеральный менеджер

Товаровед

Начальник

склада

Продавцы

консультанты

Информационный отдел

(Операторы)

Рис. 1 Организационная структура ООО «Dиал электроникс»

Описание организационная структура ООО « Dиал электроникс»

Общей целью управления предприятием (обществом) является достижение оптимального значения критерия экономической эффективности функционирования. Достижение этой сложной по совокупности решаемых задач цели возможно путем разложения задачи управления на задачи меньшей размерности и децентрализованного решения каждой из них. Такое разложение АСУ называется декомпозицией системы управления.

Система делится на подсистемы, под которыми понимают совокупность элементов, объединенных процессом функционирования для достижения цели, поставленной перед системой в целом. Подсистемы должны иметь меньшее число элементов и связей.

Основой декомпозиции АСУ является исходная, т.е. существующая в обычной системе управления декомпозиция в органах управления: структуре, регламентируемых обязанностях, иерархии должностных лиц. В результате декомпозиции должны быть выделены достаточно крупные подсистемы.

Структурный (организационный) принцип декомпозиции заключается в том, что подсистемы выделяются в соответствии со структурным построением объекта.

Организационная структура ООО «Dиал» является иерархической (древовидной). Во главе фирмы стоит генеральный директор. Он управляет всем предприятием, и ему подчиняются все службы, входящие в состав фирмы. Т.к. в состав фирмы входит множество служб, ген. Директор имеет в своем подчинении несколько заместителей по различным вопросам:

• генеральный директор;

• зам. ген. директора;

• зам. ген. директора по коммерческой части;

• главный бухгалтер.

Зам. ген. директора по коммерческой части руководит:

• менеджерами;

• складом;

• продавцами.

Отдел менеджмента следит за поставкой в магазин товара и следит за соответствующими распоряжениями фирм изготовителей для коррекции цен и улучшения рекламы товара.

В задачи функционирования отдела «склад» входят:

• хранение;

• учет движения товаров на складе.

• выдача товара клиенту

В подчинении главного бухгалтера находится бухгалтерия. Одной из основных его функций является контроль за выполнением бухгалтерских задач.

Графическое отображение организационной структуры ООО «Dиал электроникс» представлено выше на Рис.1

АСУ ООО «Dиал электроникс»

«Менеджмет»

«Бухгалтерия»

«Информация»

. отдел

«Аналитика

товара»

Расчет и формирование

платежных документов

Выполнение распоряжений и приказов администрации

Учет своевременной поставки в магазин товара

Анализ реализованной продукции

Расчет и формирование

накладных и

счетов-фактур

Изменение цен в базе и витринах

Выполнение распоряжений фирм изготовителей

Учет возврата продукции

Расчет

заработной

платы

Оформление рекламных акций

Улучшения рекламы товара

Анализ поступаемой продукции

Учет текущей документации и учет пенс. фонда

Информ - ние клиентов о наличии товара и цене

формированиеи заключение договоров с крупными клиентами

Анализ брака поступающей продукции

Расчет и формирование

документов

по отчетности

Информ – ние клиентов о сервис центрах производит-ей

Учет, формирование и анализ заказов на товар

Учет складского движения товара

Анализ документов о движении товаров на складе

Открытие и закрытие торгового дня

Курирование продавцов и выявление не корректной работы

Анализ торгового периода

Рис.2 Функциональная схема АСУ ООО «Dиал электроникс»

Описание функциональной схемы АСУ

ООО «Dиал»

Функциональный принцип декомпозиции - разделение АСУ на подсистемы в соответствии с функциями управления.

Функциональная структура ООО «Dиал электроникс» включает следующие подсистемы»:

• менеджмент;

• бухгалтерия;

• учет движения товара (товаровед);

• информационный отдел (операторы).

По функциональным подсистемам ООО «Dиал электроникс» предусматривается решение следующих задач:

- по подсистеме «Менеджмент»: генеральный менеджер следит за своевременной поставкой в магазин товара, следит за соответствующими распоряжениями фирм изготовителей для коррекции цен и улучшения рекламы товара, а так же заключение и формирование договоров с крупными клиентами; учет, формирование и анализ заказов на товар; курирование над продавцами и выявление не корректной работы продавцов.

- по подсистеме «Бухгалтерия»: расчет и формирование платежных документов; расчет и формирование накладных и счетов-фактур; расчет заработной платы; учет текущей документации; учет пенсионного фонда; расчет и формирование документов по отчетности; анализ документов о движении товаров на складе;

- по подсистеме «Учет движения товара»: (товаровед) учет реализованной продукции, учет возврата продукции; учет поступаемой продукции; учет брака в поступающей продукции, а так же совместный со складом учет движения товара на складе; открытие и закрытие торгового дня.

- по подсистеме «Информационный отдел»: выполнение распоряжений администрации; корректировка и изменение цен в базе и на витринах; оформление рекламных кампаний (акции); выдача информации клиентам о наличии товаров и её цене в магазине, открытие и закрытие торгового дня а так же выполнение обязанностей секретаря.

Функциональное выделение подсистем позволяет более специализированно анализировать работу АСУ в целом, что повышает качество ее деятельности. Функциональной подсистемой называют комплекс организационных и экономических методов и соответствующих математических моделей для решения совокупности однородных задач управления. При решении своих комплексов задач функциональная подсистема рассматривается как самостоятельная система, поскольку работает в автономном режиме с конкретно определенными целями. Графическое отображение функциональной структуры ООО «Dиал» представлено выше на Рис. 2.

Подсистема

«Бухгалтерия»

Подсистема

«Менеджмент»

Подсистема

Анализа движения товара

А1 А2 А3

Анализ продаж товара

В1 В4

Зам. Ген. Директора по

коммерческой

части

Подсистема

Анализа движения товара

(Товаровед)

Подсистема

«Бухгалтерия»

Подсистема

«Менеджмент»

В2 В3

А1 – Входная форма

В1 – Выходная форма

Рис.3 Схема документооборота ООО «Dиал»

Документооборот

Исходная информация для данной задачи поступает из подсистемы (п/с) «Бухгалтерия» (А1), п/с «Менеджмент» (А2), п/с «Учет движения товара» (товаровед) (А3). В п/с «Бухгалтерия» производится расчет и формирование накладных и счетов-фактур, с которыми клиент приходит на склад. Из этих документов берется информация о клиентах и выдаваемых им товарах (название клиента, наименование товара и его количество, номера накладной и счет-фактуры). Из этого документа берется информация о клиентах и резервируемом товаре (порядковый номер договора о резервировании, дата резервирования, название клиента, наименование товара и его количество, номер служебной записки, доверенности). В п/с «Товаровед» производится учет и анализ поступаемой продукции. Исходным документом является накладная на поступивший товар. Из нее берется информация о товарах и их количествах (дата прихода товара, номер накладной на приход товара, наименование товара и его количество).

Все данные вносятся в специально созданную базу данных (БД), после чего начинается обработка этих данных. В результате работы получаются документы-отчеты, которые предоставляются для решения других задач. Зам. ген. директора по коммерческой части поступают отчеты: « приход товара на склад» и « общее количество товара с учетом резервирования» для принятия решений (В1).

В п/с «Бухгалтерия » поступают отчеты: « общее количество товара с учетом резервирования» и «отчет о выдаче товара» для решения задачи «анализ документов о движении товаров на складе» (В3).

В п/с «Реализация» поступает отчет «выдача товара» для решения задачи «учет реализованной продукции» (В4).

В п/с «Менеджмент» поступают отчеты: «резерв на определенную дату», « общее количество резерва», « истечение срока резервирования», «общее количество товара без учета резерва» для решения задач «заключение и формирование договоров» и «учет, формирование и анализ заказов на товар» (В3). Графическое отображение схемы документооборота представлена выше на Рис. 3.

Постановка задачи

«Анализ продаж товара ООО «Dиал электроникс»

Задача «Анализ продаж товара» занимает важное место в функциональной структуре ООО «Dиал». Решение этой задачи с применением комплекса технических средств предназначено для повышения эффективности обработки информации, уменьшения ручной работы и связанных с ней производственных ошибок, улучшения качества анализа и передачи информации. Все эти факторы сообща приводят к повышению производительности работы и, следовательно, экономического эффекта. Поскольку основным источником экономического эффекта от создания АСУ является улучшение экономических показателей управляемой системы достигаемое за счет повышения качества управления, следовательно, решение этой задачи является актуальным.

Задача представляет собой комплекс организационно-технических мероприятий, предусматривающих широкое использование вычислительной техники, прогрессивных средств подготовки и передачи информации. Результатом работы данной задачи является выходная информация в виде отчетов. Отчеты о приходе и общем количестве товара на складе необходимы для подготовки альтернатив управленческих решений, вырабатываемых зам. ген. директора по коммерческой части. Эти отчеты могут повлиять на принятие решений по таким вопросам, как:

• какой товар и в каком количестве необходимо закупать;

• у каких фирм-производителей выгодней закупать товар;

• эффективность сотрудничества с теми или иными производителями;

• какой товар пользуется наибольшим спросом у покупателей.

Физическая сущность задачи

и процесс ее решения

Данная задача по учету продаж товара схематично представляет собой некую схему организации массивов. Для разработчика первоочередной задачей является сортировка поступающей информации. Необходимо организовать входные данные таким образом, чтобы;

• не было переизбытка информации;

• был быстрый доступ к данным;

• максимально увеличить эффективность обработки информации.

Так как результатом работы задачи является выходная информация в виде отчетов, требуемая для решения задач других подсистем, то во вторую очередь разработчику необходимо проанализировать требования к выходным документам его задачи. Необходимо чтобы эти выходные документы не содержали избыточной информации, отвечали запросам той или иной задачи в другой подсистеме.

Для разработчика также не маловажным моментом проектирования является

организация диалогов программы с пользователем.

Для решения такой задачи существуют несколько способов:

1. при помощи языков программирования (Turbo-Pascal);

2. при помощи средств программирования «операторного» типа (Clipper, dBase);

3. при помощи автоматизированных информационных систем (Clarion IV+, Paradox, Access). В первом случае мы можем столкнуться с такими

недостатками как:

• слишком большой объем программирования;

• высокая сложность программы;

• невозможность работы в защищенном режиме процессора.

Все эти недостатки приводят к большим потерям времени, что является не маловажным фактором. Кроме того, высокой эффективностью данное решение задачи не обладает.

Во втором случае можно сказать, что эти средства являются прекрасными для решения так называемых "однопользовательских" задач, но если

необходимо произвести комплексную проверку данных, то здесь

их функций явно недостаточно.

В третьем случае, которым мы воспользовались для решения задачи (Microsoft Access), можно выделить следующие преимущества:

• Возможность обработки большого количества отдельных файлов или большого объема информации.

• Возможность использования данных различными способами.

• Возможность использования данных разными специалистами с гарантией в том, что они работают с последними модификациями данных.

Инфологическая модель

В автоматизированных информационных системах отражение предметной области представлено моделями данных нескольких уровней, одной из которых является инфологическая модель. В ней отображается какая-то часть реального мира, называемая предметной областью. Для того, чтобы описать исследуемую предметную область используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической

моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от

используемых в дальнейшем программных средств.

Ядром инфологической модели является описание объектов предметной области и связей между ними (сущность - связь).

Для описания инфологической модели используют как языки аналитического(описательного) типа, так и графические средства.

Графические средства являются более наглядными и простыми для

восприятия. При составлении инфологической модели

задачи «Анализ продаж товара» требуется выделить классы объектов. Классом объектов называют совокупность

объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Каждому

классу объектов приписывают уникальное имя. Связи между объектами и его свойствами могут быть различны. Объект может

обладать только одним значением какого-то свойства.

Это свойство называется единичным. Если для свойства существует

несколько значений у одного объекта, то такое свойство называется

множественным.

При исследовании и анализе предметной области для решения задачи «Учет продаж товара» было выделено 5 классов объектов:

Товары, Клиенты, Продавцы, Продажи, Поступления.

Класс объектов «Товар» имеет следующий набор свойств, описывающий данный класс:

• код товара;

• марка товара;

• наименование;

• кол-во (шт).

Связи между объектам и его свойством являются единичными, т.е. присущи каждому товару.

Класс объектов «Клиент» (для безналичного расчета) имеет следующий набор свойств:

• код товара;

• ФИО клиента;

• название организации;

• банковские реквизиты;

• дата;

Класс объектов «Продажа» содержит информацию о ежедневно совершаемых продажах и имеет следующий набор свойств:

• Код товара;

• класс товара;

• наименование товара;

• кол-во (шт);

• дата;

Класс объектов «Поступление» содержит информацию о поступлении товара и имеет следующий набор свойств:

• Код товара

• наименование товара;

• дата поступления;

• № накладной;

• кол-во (шт).

Класс объектов «Продавец» содержит информацию о продавце, товаре им проданном и имеет следующий набор свойств:

• № продавца;

• ФИО продавца;

• класс товара;

• код товара;

• наименование товара;

• кол-во (шт);

Кроме связи между объектом и его свойствами, в инфологической модели фиксируются связи между объектами разных классов. Различают связи типа «один одному» (1:1), «один ко многим» (1 00), «многие ко многим» (оо;оо). Графическое представление инфологической модели представлено выше на Рис. 4.

Даталогическая модель

Даталогическое проектирование заключается в проектировании логической структуры БД, Таким образом, главное отличие даталогической модели от инфологической состоит в том, что инфологическая модель хранит в себе всю информацию о предметной области, необходимую и достаточную для проектирования базы данных, но она не привязана к определенной СУБД. Даталогическая модель может не отражать в явном виде все сущности, зафиксированные в инфологической модели, но она должна быть непременно привязана к СУБД, на которой разрабатывается база данных. При проектировании даталогической модели данных должно быть обеспечено однозначное соответствие между конструкциями языка описания данных и графическими обозначениями информационных единиц и связей между ними. Спроектировать логическую структуру базы данных означает определить все информационные единицы и связи между ними, задать их имена. Таким образом даталогическое проектирование сводится к следующим этапам:

1. Определение таблиц

2. Определение полей таблиц

3. Определение типов данных в соответствии с выбранной СУБД

4. Определение длины каждого поля таблиц

5. Определение обязательности каждого поля

6. Определение индексации каждого поля

Для решения поставленной задачи, с учетом выбранной СУБД Microsoft Access, в дата логической модели определены следующие

таблицы:

• Список товаров

• Список клиентов

• Продавцы

• Поступление товара

• Продажи

Каждая таблица имеет поля, которые определяются именем и типом данных каждого поля. Для каждой из таблиц определены такие поля:

• таблица «Список товаров» (код товара, класс, наименование, кол-во шт.)

• таблица «Список клиентов» (код товара, Ф.И.О клиента, название организации)

• таблица «Продажи» (код товара, класс, наименование, кол-во шт., дата)

• таблица «Поступление товара» (код товара, наименование товара, дата поступления, № накладной, количество шт.)

• таблица «Выдача товара» (код товара, № и Ф.И.О. продавца, класс товара, наименование товара, кол-во шт.)

Access поддерживает восемь типов данных.

Тип данных (DataType) определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждое поле допускается ввод данных только одного типа.

Свойство Тип данных (DataType) может иметь следующие значения:

Тип данных Содержимое поля Размер

Текстовый -Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например,

номера телефонов. Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства Размер поля (FieldSize), Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

MEMO - Длинный текст или комбинация текста и чисел. До 65535 символов.

(Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным (DAO) и

содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).

Числовой — Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Подробнееоб использовании конкретных числовых типов см. в разделе справки для свойства

Размер поля (FieldSize). 1,2,4 или 8 байт (16 байт только для кода репликации).

Дата/время — Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно. 8 байт.

Денежный — Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. 8 байт.

Счетчик— Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные

числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Значения полей типа счетчика обновлять нельзя, 4 байт (16 байт, если для свойства Размер поля (FieldSize) задано значение кода репликации).

Логический — Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет). 1 бит.

Объекты OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. До 1Гбайт (ограничивается объемом диска).

Для каждого поля можно задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных. Свойства полей:

Свойство «Размер поля» (FieldSize).

Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.

Значения:

Если свойство Тип данных (DataType) имеет значение «Текстовый», значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50.

Если свойство Тип данных (DataType) имеет значение «Счетчик», то допустимыми являются значения свойства Размер поля (FieldSize) «Длинное целое» или «Код репликации». Если свойство Тип данных (DataType) имеет значение «Числовой», то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля (FieldSize).

Байт — Числа от 0 до 255 (без дробной части), 1 байт

Целое — Числа от -32 768 до 32 767 (без дробной части). 2 байта

Длинное целое - Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробной части).4 байта

С плавающей точкой (4 байт) - Числа от -3,402823Е38 до -1,401298Е45 для отрицательных значений и от 1,401298Е-45 до 3,402823Е38 для положительных. Дробная часть 7. 4 байта

С плавающей точкой (8 байт) - Числа от -1,79769313486232Е308 до -4,94065645841247Е для отрицательных значений, и от 1,79769313486231Е308 до 4,94065645841247Е-324 для положительных. Дробная часть 15. 8 байт

Свойство Формат поля (Format) позволяет указать форматы вывода текста,

чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля «Цена» разумно указать в свойстве Формат поля (Format) формат «Денежный» и установить для его свойства Число десятичных знаков (DecimalPlaces) значение 2 или «Авто». В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р.

Допустимо как использование встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования.

В свойстве Формат поля (Format) задаются разные настройки для различных типов данных.

Поля даты/времени

Числовые и денежные поля

Текстовые и МЕМО-поля

Логические поля

Свойство Обязательное поле (Required) указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия. Свойство Обязательное поле (Required) не определено для полей с типом «Счетчик».

Свойство Обязательное поле (Required) может иметь следующие значения: Значение Описание Да Поле должно содержать значение.

Нет Поле не обязано содержать значение. Допускаются пустые значения поля.

Это свойство может быть определено для всех полей таблицы (за исключением поля счетчика) в окне свойств таблицы.

Пустые строки с помощью значения «Отсутствует».

Свойство Индексированное поле (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.

Свойство Индексированное поле (Indexed) может иметь следующие значения;

Значения Описание

Нет Индекс не создается.

Да (Допускаются совпадения). В индексе допускаются повторяющиеся

значения.

Да (Совпадения не допускаются) Повторяющиеся значения в индексе не

допускаются.

Свойство Indexed используется для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения.

Учитывая особенности Access, определяем имена полей таблиц, используемых для решения поставленной задачи, типы данных, описание, длину, обязательность, индексацию. Это и будет заключительным этапом дата логического проектирования.

Информационное обеспечение задачи

Задача определяется как совокупность входных документов, информационных массивов и связей между ними. В задаче «Анализ торговой сети ООО Диал электроникс» предусматриваются входные формы для ввода условно – постоянной информации и вывода переменной информации.

После анализа этих документов получаем следующий вид форм входной и выходной информации информации:

Графическое отображение движения потоков информации отображено на Рис.5

«Поступления»

Код товара

Наименование

товара

Марка

товара

Колво.

шт.

Цена товара

Руб.

№

Товарной

накладной

Дата

прихода

7785687

Холодильник

BOSCH

25.999

767

15.05.01

Форма входной информации № 1

«Товар»

Код товара

Наименование

товара

Марка

товара

Колво.

шт.

Цена товара

Руб.

7785687

Холодильник

BOSCH

25.999

Форма входной информации № 2

«Продавцы»

№ / код

продавца

Наименование

отдела

Ф.И.О. Продавца

Бытовой техники

Лужкин А.С.

Форма входной информации № 3

Результатом работы задачи «Учет продаж товаров» являются выходные документы в виде отчетов. Эти отчеты можно представить в виде форм выходной информации:

«Общий мониторинг продаж»

Дата продажи

Код

товаров

Марка

товара

Наименование

товара

Кол-во

шт.

Цена

за шт.

15.05.01

657576

BOSCH

Холодильник

25.999

15.05.01

75787

Sharp

СВЧ

7.999

Форма выходной информации № 1

Далее приведены детализированные выходные формы. Весь мониторинг продаж разделен по отделам для детализированного просмотра и учета продаж конкретных отделов магазина с

целью улучшения или изменения объема продаж

«Отдел Бытовой техники»

Наименование

отдела

Код/№

продавца

Марка

товара

Наименование

товара

Кол-во

шт.

Цена

за шт.

Бытовой техники

BOSCH

Холодильник

25.999

Sharp

СВЧ

7.999

Форма выходной информации № 2

«Отдел HI-FI/Компьютеры»

Наименование

отдела

Код/№

продавца

Марка

товара

Наименование

товара

Кол-во

шт.

Цена

за шт.

HI-FI/Компьютеры

Ерson

Принтер

8.999

Sharp

DVD

17.999

Форма выходной информации № 3

«Отдел Аудио/Видео»

Наименование

отдела

Код/№

продавца

Марка

товара

Наименование

товара

Кол-во

шт.

Цена

за шт.

Аудио/Видео

Sony

ТВ

18.999

Муз.центр

6.990

Форма выходной информации № 4

«Отдел Фото/Часы»

Наименование

отдела

Код/№

продавца

Марка

товара

Наименование

товара

Кол-во

шт.

Цена

за шт.

Фото/Часы

Swotch

Часы

10.999

Canon

Фотоаппарат

5.990

Форма выходной информации № 5

Алгоритм решения задачи

Описание блок-схемы алгоритма решения задачи.

1 - ввод исходной информации в БД;

2 - организация входной информации в виде форм входных документов;

3 - в данном блоке выполняются основные функциональные действия решения

задачи, т.е. обработка исходных табличных данных, например:

| Табл.1 | * | Табл.2| - | Табл.3|,

| Табл.4 | \ | Табл.3| - | Табл.5|;

все данные в задаче обрабатываются по подобным формулам;

4 - проверка работы с отчетами; если условие верно, то выполняется переход к блоку 5, если условие ложно, то выполняется переход к блоку 6;

5 - вывод выбранного отчета на печать, затем выполняется переход к блоку 6;

6 - проверка продолжения работы; если условие верно, то выполняется переход к блоку 1, если ложно, то выполняется переход к концу решения задачи. Графическое изображение блок-схемы алгоритма решения задачи представлено на рис.6.

Создание входных документов

4 Да

Нет

Да 6

Нет Рис.6 «Блок схема

алгоритма

решения задачи»

Программное обеспечение задачи

Для решения задачи «Учет движения товаров на складе » было выбрано приложение Windows Microsoft Access. Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Можно задать формат хранения (длина строк, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать. Т.к. Microsoft Access - приложение Windows, то имеется возможность использовать все возможности динамического обмена данными (DDE), связь и внедрение объектов OLE. Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Microsoft Access можно непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase TV, Fox Pro и др. Можно также импортировать данные этих файлов в таблицу Microsoft Access. В Microsoft Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL( Structured Query Language -Структурированный язык запросов). Используя SQL, можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать эти задачи, не требуется знание языка SQL. Microsoft Access имеет также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса-«3апроса по образцу» (QBE - query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи.

Возможности Microsoft Access.

Microsoft Access позволяет пользоваться практически всеми удобствами, предоставляемыми Microsoft Windows, Microsoft Access имеет и некоторые другие возможности:

• меню, более согласованное с другими программными продуктами, включенными в Microsoft Office

• настройка панели инструментов

• возможность создания и использования нестандартных панелей инструментов

• контекстные меню, открывающиеся щелчком правой кнопке мыши

• возможность распечатки подробных описаний любых объектов БД

• улучшенный вывод в рабочие листы Microsoft Excel (XLS), в файл расширенного текстового формата (Rish Text Format - RTF) и в текстовые файлы (с расширением ТХТ)

• прямой выход в электронную почту Microsoft Mail.

Оценивая все достоинства использования СУБД и непосредственно возможности СУБД Microsoft Access, для решения поставленной задачи была выбрана именно эта СУБД.

Контрольный пример

Инструкция пользователю

Заключение

В результате разработки дипломной работы получено решение задачи«Анализа торговой сети «Диал электроникс». Дальнейшая разработка этой задачи позволит автоматизировать процесс обработки данных любого крупного предприятия торговой отрасли.

Анализа торговой сети «Диал электроникс» является важной предметной отраслью любой торговой фирмы, без анализа невозможно прогнозировать покупательский рейтинг, ценовую политику предприятий конкурентов, поэтому созданная информационная система может рассматриваться и как модуль в разработке системы для всей торговой сети «Диал электроникс».

Список литературы

1. Хохлачев Е.Н. «Теоретические основы создания и применения АСУ», Москва, Министерство обороны, 1987г.

2. Абчук В.А., Лифшиц А.Л., Федулов А.А., Куштина Э.И. «Автоматизация управления», Москва «Радио и связь», 1984г.

3. Мамиконов А,Г. «Проектирование АСУ» (учебник для вузов), Москва «Высшая школа».

4. Ахаян Р., Горев А., Макашарипов С. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, 1997г.

5. Гончаров A. «Access 97 в примерах» Санкт-Петербург, 1997г.