Функції листування у підтримці ділового партнерства

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

Державний університет “Львівська політехніка”

Кафедра міжнародного

підприємництва і менеджменту

РЕФЕРАТ

з дисципліни: “Ділова кореспонденція та документи зовнішньоекономічної діяльності”

на тему: “Функції листування у підтримці ділового партнерства”.

Виконав: ст. гр. МЗД-41

Долинський І. Р.

Прийняв: Ліпенцев А. В.

Львів 1998

Зміст.

Вступ ........................................................................................................... 3

Розділ 1. Організація діловодства в установі ........................................ 4

Розділ 2. Функції діловодства .................................................................. 6

Розділ 3. Види листів ................................................................................. 7

Розділ 4. Мета листа ................................................................................. 12

Висновок .................................................................................................... 14

Список використаних джерел .................................................................. 15

Вступ.

0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру пращ управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність 'їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Розділ 1.

Організація діловодства в установі.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації заложить ефективність управління в цілому.

Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг — рух документів в установі з моменту створення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу заложить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на piк (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладеш в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок робота з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

0рганізаційно-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Розділ 2.

Функції діловодства.

Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання е самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з документами і скорочення кількості документів.

Розділ 3.

Види листів.

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які виділяють у зв'язку із особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою.

Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів:

— ділові (формальні та неформальні);

— особисті (приватні);

— рекомендаційні;

— прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання 'га :звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.

Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

0собисті листи пишуть, як правило. від руки. і якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають під руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.

В багатьох країнах вважають, що в окремих випадках о6ов'язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу. 0бов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякувати особисто.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: " Пред’явник цього мас право на вашу увагу та гостинність". (з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист).

Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Уявіть собі, що ви як керівник фірми отримали рекламний лист, з пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним, безумовно, буде випадок, якщо на конверту у вступному зверненні ви прочитаєте своє ім'я, прізвище та правильно вказану посаду. Написаний в довірчому, товариському тоні, такий лист ви прочитаєте з початку до кінця. Тим більше, якщо у ньому йтиметься про проблеми, які вас зацікавлять.

Використання для рекламного розсилу завчасно виготовлених бланків з текстом полегшить ваше завдання. Якщо ж кількість адресатів значна, перед текстом можна обмежитись словами "Керівнику", "Шановна Пані або Пан".

Вкладені у конверт рекламні листівки спрямовуються фактичним покупцям, дані про яких є в картотеці постійних адресатів. Привабливі невеликі одноаркушеві вкладники ("стафери”), що виконуються на якісному папері з використанням багатокольорової поліграфії. Ксерокопія віддрукованого на машинці тексту, вкладена в пакет з сірого паперу. навпаки, дає зворотню реакцію.

Один з найбільш відомих в США спеціалістів з маркетингу К.Дайк говорив, що він вважав би надзвичайною подією факт, якщо б на його звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводить у своїй книжці ряд листів, на які відповіли 50% адресатів.

Основною мовою міжнародного ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо основні правила складання листів іноземним партнерам.

Розділ 4.

Мета листа.

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.

Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів.

Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити

• вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.);

• чи передбачається відповідь;

• чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

• чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком).

Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти. При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар’єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя.

В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома:

— привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

— дати змогу легко зрозуміти написане;

— спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Висновок.

Список використаних джерел.

Коваль А. П. “Ділове спілкування”. - К.: Либідь, 1992

Молдованов М. І., Сідорова Г. П. “Сучасний діловий документ”.-К.: 1992

Палеха Ю. І. “Документаційне забезпечення управління”. - К.: МАУП, 1997