Оценка пространства проблем в группах и организациях

Оценка пространства проблем в группах и организациях.

Типы проблем в группах и организациях

Существует важное различие между повторяющимися и "девственными" организационными проблемами. Различные типы проблем задействуют разные в своей основе типы проблемных пространств, адекватное решение их требует различного подхода.

Повторяющиеся проблемы возникают в ходе выполнения стандартных процедур, рассчитанных на достижение специфических результатов компании (например, проблемы "качества" или "эффективности"). Повторяющиеся проблемы можно далее разделить на а) проблемы общего подхода и б) ошибки или вариации в специфических процедурах.

Последствия подобных проблем для компании разделяются на 1) измеримые, или количественные; их можно "разделить" на ряд составляющих; и 2) не измеримые, в большей степени качественные характеристики, например "качество обслуживания".

Эффективное решение "повторяющихся" проблем требует тщательного анализа с целью установить причину проблемы, которая позволит исправить или "отрегулировать" ситуацию. Применительно к данному типу проблем лидер нуждается в способности "сужать" проблемное пространство и определять конкретных людей и меры, необходимые для выяснения источника проблемы и воплощения наиболее эффективного решения.

"Девственными" проблемами называются те, которые не имеют прецедентов в компании и связаны с высокой степенью неопределенности в отношении как методов, так и результатов (например, создание нового продукта для расширенного рынка). "Девственным" проблемам обычно предшествуют изменения в окружении или организационной системе. Для успешного решения такого типа проблем руководителю необходимо рассмотреть достаточное количество перспектив и преодолеть неопределенность, добившись понимания подчиненными сути проблемы.

В "девственных" проблемах многие аспекты проблемного пространства не определены или непостоянны, поскольку либо проблема является новой, либо мы имеем дело со значительным изменением какого-либо аспекта более крупной системы -- рынка, политической обстановки и т. д. "Девственным" проблемам свойствен более высокий уровень неопределенности, они требуют большего количества интеракций, общения и общего понимания проблемного пространства людьми, работающими с этой проблемой. Повторяющиеся проблемы обычно обладают меньшей сложностью и подразумевают меньший объем изменений или регулировки.

Таким образом, существуют разные виды групповых обоснований и операций, требующихся для эффективного решения различных типов проблем. Обоснования для решения повторяющихся проблем обычно можно определить в терминах спецификации результатов, последовательно получаемых на разных стадиях и в разные моменты. Обоснования для "девственных" проблем, как правило, определяются уровнем согласия и интеграции различных индивидов и перспектив на последовательных этапах.

Обычно для решения повторяющихся проблем необходимы анализ элементов проблемы и делегирование подчиненным специфических действий. "Девственные" проблемы, как правило, требуют создания команды, синтеза информации относительно элементов проблемы и генерирования новых перспектив и множественных описаний проблемного пространства.

Так или иначе, навыки лидерства требуются в обоих типах ситуаций, однако особое значение они приобретают в связи с новыми проблемами и ситуациями повышенной неопределенности. Поскольку работа с "девственными" проблемами сопряжена с неопределенностью, цели и обоснования вращаются вокруг достижения понимания и согласия относительно формулировки проблем, предопределения результатов и обмена умениями и знаниями. С одной стороны, в группе происходит обмен переживаниями и пониманием. С другой стороны, группа пытается увидеть новые перспективы, выявить сильные стороны отдельных своих членов и использовать индивидуальные способности каждого.

Для работы с "девственной" проблемой требуется более интенсивное взаимодействие, чем в характерной ситуации решения повторяющихся проблем. Сложность взаимодействия предполагает возникновение особых вопросов отношений, связанных с общением и реакциями членов группы.

Повторяющиеся или текущие организационные проблемы имеют тенденцию к большей линейности и структурированности. Работа с ними прежде всего включает "разделение" и анализ самой проблемы, выделение ее компонентов и делегирование поручений соответствующим исполнителям. Процедуры обоснования связаны с осуществлением конкретных шагов и временными ограничениями.

"Девственные" проблемы по своей природе системны. Действия с ними подразумевают более интерактивный, латеральный подход, например, партнерство или создание команды. Обоснование прогресса измеряется в понятиях согласия группы.

Для работы с "девственными" проблемами требуются другие типы стратегий решения проблем и навыков лидерства, чем для решения повторяющихся проблем

Определение проблемного пространства и пространства решения

Ключевым элементом эффективного решения проблем любого типа является определение "проблемного пространства". Проблемное пространство представляет собой не просто физическое пространство, ассоциированное с проблемой, -- в него могут входить отношения, ценности, восприятия и убеждения. Проблемное пространство определяется всеми элементами как физической, так и нефизической природы, которые создают проблему или способствуют ей.

Для того чтобы решить проблему, необходимо найти "пространство решения". Пространство решения содержит альтернативы и ресурсы, позволяющие нам преодолеть, преобразовать проблему или избежать ее. Однако, если предоставленные пространством решения альтернативы и ресурсы направлены лишь на часть элементов проблемного пространства, возникает недостаточное решение. Пространство решения должно быть шире, чем проблемное пространство. В противном случае решения могут оказаться неадекватными

Для расширения доступного пространства решения требуются определенные когнитивные и интерактивные навыки. Требуются они и для того, чтобы обнаружить и определить исходное проблемное пространство. Таким образом, эффективное решение проблем включает в себя два этапа: 1) расширение и уточнение нашего восприятия проблемного пространства и 2) определение или создание какой-либо области пространства решения, достаточно обширной, чтобы охватить все значимые аспекты проблемного пространства. Прежде чем нам удастся найти решение, необходимо уяснить для себя те переменные, которые создают проблемное пространство. Основной принцип поиска "пространства решения" заключается в том, что проблему невозможно решить с помощью того же мышления или той же "карты" миры, которые ее создали. Говоря словами Альберта Эйнштейна, "наше мышление создает проблемы, которые невозможно решить с помощью мышления того же типа". Карта, которая приводит нас в проблемное пространство, не указывает обратного пути.

Общая задача эффективного решения проблем заключается в том, чтобы найти способ мышления, неидентичный тому, с помощью которого создана проблема. В таком случае есть надежда, что другой способ мышления приведет нас к пространству решения, которое, по меньшей мере, так же широко или шире проблемного пространства и обеспечит нас необходимыми альтернативами и ресурсами.

Общий цикл решения проблем

Процесс определения "проблемного пространства" и "пространства решения" включает в себя общий цикл сбора информации и применения ее на практике, который отражает два центральных критерия эффективного лидерства в решении проблем. Наиболее удачные решения должны наиболее полно охватывать элементы системы, поддерживающие существование проблемы. Таким образом, эффективное решение проблем должно обеспечивать равновесие между доскональностью и релевантностью.

Доскональность подразумевает проверку всех возможных факторов, работающих на ту или иную проблему или цель. Релевантность заключается в определении факторов, наиболее значимых для возникновения проблемы или достижения цели либо обеспечивающих наибольшее влияние на текущее состояние проблемы. Таким образом, в решении проблемы существует непрерывный цикл, включающий

доскональное изучение факторов проблемы и потенциальных элементов проблемного пространства и

определение того, какие из этих факторов и элементов являются наиболее значимыми для возникновения и, следовательно, решения проблемы.

Процесс извлечения значимой информации состоит из следующих стадии:

а) сбор информации о проблеме и проблемном состоянии;

б) фильтрация информации с целью отбора наиболее подходящих факторов и точек воздействия;

в) применение собранной и отфильтрованной информации при осуществлении плана или решения.

Обычно проблемы решаются не за один цикл, а в результате ряда последовательных приближений, в процессе которых множественные повторения цикла сходятся к наиболее эффективному решению.

После того как информация собрана, отфильтрована и применена на практике, результаты цикла оцениваются, и затем к ним применяется следующий цикл. Снова происходит сбор, фильтрация и применение информации. Подобную серию последовательных приближений можно охарактеризовать в терминах цикла "разработка - решение". В фазе "разработки" собираются знания, необходимые для исчерпывающей проверки всех потенциально значимых факторов. В фазе "решения" информация фильтруется на предмет релевантности и используется для перехода к следующей стадии или промежуточному состоянию на пути к окончательному решению.

Список литературы

Дилтс Роберт. Оценка пространства проблем в группах и организациях.