Кошторис виборів
Міністерство освіти і науки України
ПВНЗ Європейський університет
Житомирська філія
Факультет економіки і менеджменту
Кафедра фінансів
Реферат
на тему
Кошторисна вартість виборів
Житомир - 2011
Зміст
Вступ
Огляд кошторису
Кошторис та план кампанії
Підготовка кошторису кампанії
Учасники кошторисного процесу
Основні напрямки
Категорії кошторису
В роботі з кошторисом необхідно
Планування про всяк випадок
Необхідно пам'ятати
Список використаної літератури
Вступ
Кошторис організації є фінансовим проектом стратегії кампанії.
Якби ви спробували будувати будинок без проекту, стіни були б нерівні, вікна були б неоднакові, і вам би пощастило, якби такий будинок взагалі не розвалився. Те ж саме можна сказати про роботу партійної організації без кошторису.
Всі кампанії мають обмежені ресурси. Найголовніше в роботі менеджера кампанії –розподіляти ресурси ефективно та на користь кампанії. Кошторис кампанії – це письмовий план розміщення одного з найдефіцитніших ресурсів – грошей.
Кошторис – це своєрідне взаємопереплетення всіх елементів кампанії. При складанні кошторису необхідно прораховувати всі статті витрат (чи то купівлю чогось необхідного, чи вартість певних заходів, запланованих вами на час виборчої кампанії). У разі перевищення загальної вартості статей витрат статей надходжень, вам потрібно буде відповідним чином впорядкувати ваш кошторис.
Кошторис фактично є офіційною заявкою на збір коштів відповідному відділу по збору коштів у виборчому штабі вашої кампанії. Ви доводите до відома такого відділу, скільки грошей вам потрібно і коли (на успішну виборчу кампанію), інформуєте по суті, що ви розраховуєте на команду зі збору коштів для досягнення поставлених цілей і розраховуєте на те, що вони повідомлять вас вчасно, якщо цілі не можуть бути досягнутими.
Кошторис кампанії – це серія виборів, які ви зробили та пріоритети, які ви визначили. Це – план кампанії в цифрах. Це – ваша формула успіху з наявними ресурсами.
Звичайно, кошторис викарбовується не на кам’яній плиті. Нова інформація іноді змінює стратегію кампанії, і тоді ж відповідно переглядається і кошторис. Так скажімо, ви прийняли рішення послати комусь ще один переконливий лист чи купити платну телерекламу на декілька днів раніше, аніж це було заплановано з самого початку. Такі рішення беззаперечно змінюють ваш кошторис. І хоча ваш кошторис проходитиме через багато стадій, не потрібно змінювати його поспішно. Кожен новий план кампанії та кошторис повинні відображати ваші здобутки.
Огляд кошторису
В лівій колонці ви робите список відділів/програм та всіх робіт і елементів, які входять до кожного відділу/програми, а зверху буде графа часових проміжків (квартал, місяць, тиждень, день). Існуючі комп'ютерні дискети з пакетами таблиць можуть стати вам у нагоді при складанні кошторису.
Хоча кошторис може виглядати по-різному, в даному буклеті, коли ми посилаємось на кошторис кампанії, ми маємо на увазі кошторис, який відповідає наступним правилам:
Витрати групуються згідно розділів статей витрат та підрозділів (відділів) штабу кампанії. Так наприклад, можна побачити статтю витрат на друкування матеріалів та доставку матеріалів до адресатів як у багатьох різних розділах статей витрат кошторису, так і у кошторисах різних функціональних підрозділів виборчого штабу вашої кампанії. Список штатних працівників, як правило, внесений до кошторису відповідного відділу, в якому вони працюють. Стаття витрат на відрядження може бути в кошторисах кількох функціональних підрозділів.
Вказується загальна сума по відділах. Загальні суми програм в кошторисі дозволяють менеджеру кампанії розпізнавати витрати кожного відділу. Наприклад, легко контролювати, який процент кошторису витрачається на організацію центрального штабу в порівнянні з діяльністю регіонального офісу.
Всі витрати повинні бути розміщені відповідно відрізків часу. У вашій кампанії це можуть бути квартали, місяці, тижні чи дні. Ближче до завершення виборчої кампанії, відрізки часу у кошторисі логічно зменшуватимуться.
Кожен відрізок часу повинен бути розділений на дві колонки: "в кошторисі" та "в дійсності". Коли ви почнете витрачати гроші, вам потрібно буде проставляти витрати в колонці "в дійсності".
Навіть ідеально з точки зору стратегії розроблена виборча кампанія не принесе користі, якщо менеджер не розробить її кошторис. Кошторис кампанії нагадує атлас доріг для менеджера кампанії, що в години хаосу створює почуття цілісності. Крім того, він є індикатором життєздатності вашої кампанії. Наприклад, кампанія може мати багато досвідчених співробітників, найбільше візуальної агітації та найглибший дослідницький банк даних. І все ж, якщо кампанія не має грошей в банку для фінального ривка в платних засобах масової інформації, перемога може бути ілюзорною. Кошторис кампанії тримає її на рейках.
Кошторис допомагає менеджеру кампанії:
Витрачати гроші розумно
Працювати за планом
Створити довіру
Члени вашого фінансового комітету, головні донори (включаючи підприємства – донори, якщо дозволено законом) матимуть бажання поглянути на кошторис, аби зрозуміти та повірити у вашу стратегію. Навіть консультанти, яких ви плануєте найняти, можуть запитати кошторис. Для них короткий виклад вашого кошторису є передумовою для встановлення довіри до вас та доказом вашого відповідального ставлення до справи. Вони знають, що план кампанії так ф залишиться планом, якщо витрати на його реалізацію не підраховані і не викладені на папері.
Справлятись з кризовими ситуаціями
Кошторис та план кампанії
План кампанії та кошторис тісно пов'язані між собою. Зміни в плані кампанії завжди відображатимуться в кошторисі кампанії. В той час, коли кампанія є поєднанням всіх стратегій та тактик кампанії (як тих, що потребують грошей, так і тих, що їх не потребують), кошторис стосується лише тих, що коштують грошей. З розгортанням виборчої кампанії план і кошторис вимагатимуть все більше і більше уваги.
Так, скажімо, зміни в плані кампанії вимагають доставки друкованих матеріалів добровольцями, хоча попередньо планувалось розіслати ці матеріали поштою. Зміни в плані вимагають відповідних змін у кошторисі.
Нагадаємо, що більшість діяльності по збору коштів повинна бути проведена перед останніми 6–8 тижнями кампанії. Протягом тих вирішальних останніх двох місяців ви витратите більшість зібраних вами коштів. План кампанії повинен передбачати і цю кошторисну реальність.
Підготовка кошторису кампанії
Реально оцініть ваші можливості по збору коштів для кампанії
Немає сенсу складати кошторис, під який немає грошей. Радимо спочатку ознайомитись із досвідом збору коштів попереднього кандидата, проконсультуватись із фінансовим директором реально оцініть ваші можливості по збору коштів.
Складаючи кошторис, виходьте з потреб існуючого плану виборчої кампанії
Кошторис повинен відображати план кампанії. Навпроти кожної роботи в списку, який включає план, вам потрібно вирішити, скільки ви плануєте витратити та коли.
Вимагайте окремі кошториси від кожної з організаційних структур виборчого штабу кампанії
Коли ви найняли штат, вони мають подати вам кошториси для проектованих ними програм. Де ви цього не зробили, там ви маєте скласти кошторис самі.
Запасіться копіями відповідних законів, які стосуються збору та витрачання коштів кампаній
Якщо ви ведете місцеву виборчу кампанію, зверніться з інформаційними запитами до місцевих виборчих органів (комісій, тощо).
Бажано придбати відповідне програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку
Нині існує чимало комп'ютерних програм, які об'єднають вашу діяльність, пов'язану з витратами, фінансовими вкладами та відповідними звітами. Тож бажано придбати пакет, який працюватиме на вас та вашу кампанію.
Учасники кошторисного процесу
Повна відповідальність за кошторис лежить на менеджерові виборчої кампанії. Все ж, залежно від масштабів кампанії, є принаймні ще три людини, які так чи інакше братимуть активну участь у підготовці бюджету. Це:
Кандидат
Ясно, що кандидат важить найбільше в будь-якій кампанії. Тому його потрібно консультувати з початку кошторисного процесу. В першу чергу бажано дійти принципової згоди з наступних питань:
заплановані заходи кампанії та їх ціна
наявні особисті ресурси
бажання продовжувати працювати за наявності боргів
Не полінуйтесь пояснити своєму фінансовому директору кампанії, що стоїть за кожною статтею витрат.
Кошторис є офіційним документом обмеженого доступу.
Бухгалтер Це людина, яка по суті "володіє" кошторисом. На початкових стадіях підготовки кошторису, бухгалтер (чи виконуючий обов'язки) повинен бути готовим подати інформацію щодо передбачуваних ним витрат за різними статтями витрат.
кошторис кампанія фінансування правовий
Основні напрямки
Кошториси, як і кампанії, відрізняються один від одного. Зрозуміло, що кошторис загальнонаціональної виборчої кампанії набагато складніший, аніж кошторис виборчої кампанії до місцевих органів влади. Важливо відмітити, що багато заходів регіональних кампанії може оплачуватись з бюджету загальнонаціональної скоординованої кампанії, якщо різні кампанії проводять спільні заходи в регіонах. Тому заходи на місцевому рівні можуть бути набагато важливішою частиною роботи вашої кампанії, хоча вони можуть бути не відображені як суттєві в індивідуальному кошторисі кампанії.
Практика свідчить, що найбільш раціональним є наступний розподіл статей витрат:
Адміністрація:10% –20%
Збір коштів:10% –15%
Засоби масової інформації: 50% –70%
Організація на місцевості:5% –10%
Дослідницька робота:5% –15%
У випадку, якщо ваша партійна організація веде координовану виборчу кампанію, це дозволяє кампаніям всіх рівнів зібрати ресурси та виконати загальні організаційні завдання: реєстрацію виборців та попереднє голосування, що на користь всім демократичним кандидатам на загальних виборах.
Пам’ятайте, що більшість зібраних грошей потрібно виділити на заходи по донесені ваших агітаційних повідомлень (ключового повідомлення, гасла) до виборців.
Категорії кошторису
Ви можете розділити всі витрати офісу згідно кожної із статей, поданих нижче або ж прийняти рішення про віднесення рахунків за копіювання та телефонні дзвінки до адміністративних витрат. Подане нижче – лише приклад на допомогу вам. Ваш кошторис може не мати усіх наведених нижче витрат:
Адміністрація
Рахунки за телефони:
Збір коштів
Засоби масової інформації
Організація на місцевості/в окрузі
Організатори в окрузі
Офіс в окрузі
Дослідницька робота
В роботі з кошторисом необхідно
1. вносити до кошторису кожну статтею витрат (по можливості намагайтесь передбачати навіть дрібні витрати) зберігати копії попередніх підрахунків передбачуваних кошторисом витрат
скласти попередній список вартості товарів та послуг, на якому базуватиметься ваш кошторис
виділити окремі кошти на роботу зі ЗМІ. Подумайте про відкриття окремого рахунку, яким користуватиметесь виключно для роботи з платними ЗМІ
бути чесними з людьми та організаціями, які вірять, що ваша кампанія оплатить свої рахунки. Платіть їм те, що ви домовились і платіть тоді, коли домовились.
складати щоразу новий кошторис під потреби нової виборчої кампанії. Живіть сьогоднішнім днем та не покладайтесь на те, що кошторис попередньої кампанії задовольнить потреби нинішньої.
вести щоденний облік витрат та надходжень: програмне забезпечення, ким використовується для ведення свого бухгалтерського обліку повинно передбачати можливість надання інформації про те, коли виписані рахунки та коли їх необхідно сплатити.
пам'ятати: підготовка та складання кошторису має відбуватись у максимально спокійній обстановці.
Планування про всяк випадок
Будемо сподіватись, що команда вашої кампанії буде працювати вдень і вночі та збере досить для фінансування ваших планів коштів. А що буде, якщо зібрана сума не відповідатиме вимогам кампанії. Саме на цей випадок (про всяк випадок) варто підготувати мінімальний та максимальний кошториси для того, аби позбавити себе головного болю при випадковостях.
Готуючи мінімальний кошторис, дізнайтесь про мінімум (можливо без чогось можна дійсно обійтись), необхідний для перемоги. Підготуйте такий кошторис та збережіть його на той випадок, коли у вас виникне потреба скоротити витрати.
Якщо ж буде надлишок грошей, кожен в кампанії матиме схему використання несподіваного щастя. Тож паралельно з мінімальним готуйте й максимальний кошторис, аби використати надлишкові гроші так само ощадливо, як заплановані.
Необхідно пам'ятати:
Кошторис – " живий" документ. Користуйтесь ним щотижня, щодня, щогодини. Хай не припадає пилюкою.
Кошторис – дзеркало нових рішень. Рішення, пов’язані з внесенням змін до кошторису викликають напругу. Можливо, потрібно буде згорнути якийсь вид діяльності, який членом вашого правління чи фінансового комітету вважається досить важливим. Напругу можна зняти, якщо ви надасте можливість висловитись тим, на кого прийняте рішення впливає безпосередньо. Безпосереднє спілкування з вами позбавить їх необхідності висловлювати скарги публічно.
Кошторис в роботі – постійний контроль за перебігом коштів. Менеджер кампанії відповідає за перевірку очікуваного та дійсного надходження коштів, очікуваних та дійсних рахунків, узгодження їх з кошторисом кампанії.
Фінансовий директор повинен бути готовий надати щоденні та щотижневі проекти збору коштів на кожних зборах з питань кошторису.
Проекти збору коштів, узгоджені з вимогами часу
Точні проекти збору коштів є суттєвими для дискусій з кошторису. Фінансовий директор повинен бути готовий надати щоденні та щотижневі проекти збору коштів на кожних зборах з кошторису. Потрібно переглядати серйозні і несерйозні обіцянки.
Звіт про обіг коштів
Різниця між витратами та надходженнями в часі становитиме ваш обіг. Щоденний та/чи щотижневий звіт обігу коштів повинен робитись кошторисною службою кампанії та переглядатись на зборах з кошторису.
Великі рахунки
Внутрішній контроль цін є ключовим елементом будь-якого кошторису. На щотижневих зборах з кошторису ваш бухгалтер має подавати всі великі рахунки. Ваша кампанія має запровадити та виконувати сувору процедуру заявок на чеки та відшкодування.
Приведений у відповідність кошторис
Кошторис повинен бути приведений у відповідність, коли проектовані витрати стають дійсними, для того щоб показати вам дійсні витрати. Наприклад, коли ви отримуєте рахунок за телефон за червень $117.65 і ви оплачуєте його, колонка кошторису за червень все ще матиме $100.00, а колонка дійсних витрат матиме $117.65. В кінці місяця ви матимете для розгляду дві сумарні цифри: колонка кошторису та колонка дійсних витрат.
Персонал фінансового відділу
Менеджер кампанії відповідає в цілому за створення, аналіз, ревізію та виконання кошторису. Це означає, що вони мають повністю розуміти, звідки надходять гроші та куди витрачаються. Проте вони не можуть робити це у вакуумі. Тому звісно, у вас буде певний штат працюючих у фінансовому відділі.
Фінансовий директор: відповідає за збір коштів, контроль усіх витрат на збір коштів та надання щирих й умілих оцінок проектованих надходжень.
Бухгалтер: відповідає за отримання та визначення пріоритетності рахунків кампанії, за консультації з менеджером кампанії для визначення розкладу оплат. Наглядає за банківськими депозитами, виплатами та усією фінансовою звітністю.
Скарбник: відповідає за перегляд та підписання фінансових звітів у національній або ж місцевій виборчій комісії.
Кошторис кампанії – не що інше, як план кампанії у гривнях та копійках.
Раціонально продуманий та постійно контрольований кошторис – реальна картина вашої кампанії, ваш найважливіший стратегічний інструмент.
Список використаної літератури
Бабкіна О.В., Горбатенко В.П. «Політологія»: підручник видання 2 –ге, перероблене і доповнене – К.: «Академія», 2001. – 526 с.
Бебик В.М. «Політологія: теорія, методологія, практика»: Підручник – К.: МАУП, 1997. – 248 с.: іл. – Бібліограф.: с. 236 – 245 с.
Брегеда А.Ю. Основи політології: навчальний посібник. – Вид. 2 –ге, перероблене і доповнене – К.: КНЕУ, 2000. – 312 с.
Горбатенко В.П. «Політологічний енциклопедичний словник»: 2 –ге видання, доповнене і перероблене – К.: «Ґенеза», 2004. – 736 с.
Кирилюк Ф.М., Обушний М.І., Хилько М.І. та інші «Політологія» – К.: Здоров’я, 2004. – 776 с.