Аналіз процедур управління

Зміст

Вступ

1. Поняття управління організацією та технології управління

2. Процедури управління: поняття і види

Висновок

Література

Вступ

Ринковий механізм господарювання, заснований на вільному підприємництві та конкуренції, постійній зміні зовнішніх і внутрішніх факторів в управлінні виробництвом, боротьбі за ефективні ринки збуту, вимагає від сучасного менеджера постійного оволодівання новими знаннями та вміння користуватися ними в практиці управління. Важливу частину цього арсеналу, як показує світовий досвід, представляє наука менеджменту, т. е. наука управляти.

Політика управління змінюється в залежності від етапів життєвого циклу підприємства і організації в цілому, і самої системи управління зокрема. Не існує ідеальної типової структури і системи управління, яка з однаковим успіхом функціонує в різних умовах і тривалий час без істотних змін, хоча б уже тому, що в них задіяний різний кадровий склад управління.

Послідовність формування функцій управління визначається різними процедурами та цілями організації. Необхідно мати на увазі, що в умовах високої конкуренції організаційна структура і вся система управління повинні бути гнучкими і еластичними, забезпечувати швидке і вільне просування інформації знизу вгору і назад, оперативно перепризначувати і реструктурувати функції і завдання організаційного та функціонального управління.

Таким чином, технологія управління, зокрема, процедури управління, є одним з чинників зростання підвищення економічного потенціалу підприємства. Розглянемо в цій роботі більш детально питання аналізу процедур управління.

управління економічний потенціал алгоритмізація рішення

1. Поняття управління організацією та технології управління

Як будь-який продукт людської діяльності організації мають двояку природу: суб'єктивну, обумовлену особистісним творінням, і об'єктивну - обумовлену громадським створенням і призначенням.

Об'єктивна природа організацій обумовлена ще й тим, що вони - живі. Організації зачинаються, народжуються, дорослішають, старіють, і, нарешті, помирають. Життя організацій часто спливає непомітно, але іноді їх кризи тягнуть за собою драми і трагедії особистостей, народів і поколінь.

Розглянемо загальноприйняте зміст поняття "організація". Відповідно до визначення, даного у філософському енциклопедичним словнику, організація це:

1) внутрішня упорядкованість, узгодженість взаємодії більш-менш диференційованих і автономних частин цілого, обумовлена його будовою;

2) сукупність процесів або дій, що ведуть до утворення і вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого;

3) об'єднання людей, спільно реалізують деяку програму або мету і діють на основі певних процедур і правил.

Стосовно до організаційних систем механізм функціонування - це сукупність правил, законів і процедур, що регламентують взаємодію учасників організаційної системи. Більш вузьким є поняття механізму управління - сукупності процедур прийняття управлінських рішень в організаціях.

Особливе місце в структурі діяльності організації займають ті компоненти, які в разі індивідуального суб'єкта називаються саморегуляцією, а у випадку колективного суб'єкта, колективної діяльності - управлінням.

Саморегуляція являє собою замкнутий контур регулювання. У процесі саморегуляції суб'єкт на підставі оцінки досягнутих результатів коригує компоненти своєї діяльності.

Розглянемо різні визначення поняття "управління". Управління - елемент, функція організованих систем різної природи: біологічних, соціальних, технічних, забезпечує збереження їх певної структури, підтримання режиму діяльності, реалізацію програми, цілі діяльності ".

Управління - "напрям рухом кого / чого-небудь, керівництво діями кого-небудь".

Управління - вплив на керовану систему з метою забезпечення необхідного її поведінки ".

Існує і безліч інших визначень, відповідно до яких управління визначається як: елемент, функція, вплив, процес, результат, вибір і т.п.

Управління організаційною системою - складний процес. Його основні етапи:

- Моніторинг та аналіз основних показників діяльності;

- Стратегічний аналіз внутрішнього і зовнішнього середовища організаційної системи;

- Визначення цілей і місії організації;

- Генерація стратегічних альтернатив;

- Вибір управлінських рішень;

- Уточнення стратегічних та оперативних планів за основними функціональними складовими діяльності.

Під технологією рішення задач управління організаційними системами розуміється сукупність методів, операцій, прийомів і так далі, послідовне здійснення яких забезпечує вирішення поставленого завдання.

Перший етап - побудова моделі - полягає в описі реальної організаційної системи у формальних термінах, тобто завданні складу і структури організаційної системи, цільових функцій і множин допустимих стратегій учасників системи, їх інформованості, порядку функціонування, гіпотез про поведінку і т.д.

Другий етап - аналіз моделі - дослідження поведінки учасників при тих чи інших механізмах управління.

Вирішивши завдання аналізу, тобто, знаючи поведінку керованих суб'єктів при різних управліннях, можна переходити до третього етапу - рішення:

- Прямий завдання управління, тобто завдання синтезу оптимальних керуючих впливів, що полягає в пошуку допустимих управлінь, які мають максимальну ефективність;

- Зворотною завдання управління - пошуку множини допустимих управлінь, переводять організаційну систему в заданий стан.

Маючи набір рішень задачі управління, необхідно перейти до четвертого етапу, тобто досліджувати їх стійкість. Дослідження стійкості увазі рішення, як мінімум, двох завдань.

Перше завдання полягає у вивченні залежності оптимальних рішень від параметрів моделі, тобто є завданням аналізу стійкості рішень (коректності оптимізаційної задачі, чутливості, стійкості принципів оптимальності і т.д.) у класичному розумінні.

Друге завдання специфічна для моделювання математичного. Вона полягає в теоретичному дослідженні адекватності моделі реальної системи, що має на увазі вивчення ефективності рішень, оптимальних у моделі, при їх використанні в реальних організаційних систем, які можуть в силу помилок моделювання відрізнятися від моделі.

Отже, перераховані вище чотири етапи полягають у загальному теоретичному вивченні моделі організаційної системи. Для того щоб використовувати результати теоретичного дослідження при управлінні реальної організаційної системи, необхідно провести настроювання моделі, тобто ідентифікувати модельовану систему і провести серію імітаційних експериментів - відповідно п'ятий і шостий етапи. Вихідними даними для ідентифікації системи служать узагальнені рішення, які обмежуються наявною інформацією про реальну системі.

Завершальним є сьомий етап - етап впровадження, на якому здійснюється навчання управлінського персоналу, впровадження в реальну організаційну систему розроблених і досліджених на попередніх етапах механізмів управління з наступною оцінкою ефективності їх практичного використання, корекцією моделі і т.д.

Наявність в організації певної сукупності конкретних механізмів управління привабливе як з точки зору керуючого органу - тому що дозволяє передбачити поведінку керованих суб'єктів, так і з точки зору керованих суб'єктів - так як робить передбачуваним поведінка керуючого органу. Тобто зниження невизначеності за рахунок використання механізмів управління є одним з істотних властивостей будь-якої організації інституту як соціального.

Процес управління в динаміці можна представити за допомогою елементів, (трудові руху), операцій і процедур. Керуючий орган обирає ту чи іншу процедуру прийняття управління (той чи інший механізм управління, тобто залежність своїх дій від цілей організації та дій керованих суб'єктів).

Розглянемо в наступному розділі більш детально питання процедур управління.

2. Процедури управління, поняття і види

Щоб правильно організувати кожний функціональний процес у системі управління, необхідно:

- Визначити кількість, послідовність і характер операцій, які становлять процес;

- Підібрати (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби;

- Визначити оптимальні умови протікання процесу в часі та середовищі.

Велике значення має аналіз, дослідження організаційних операцій, опис їх, типізація і стандартизація, а звідси і проектування, суміщення однорідних операцій, переведення їх на машинне виконання з метою зниження трудомісткості процесу управління.

Зміна операцій, їх поєднання, взаємозв'язок, перехід один в одного визначається процедурами, які представляють собою сукупність різноманітних управлінських операцій, що виконуються за певною схемою (алгоритмом).

Поняття "процедура" відображає порядок підготовки, розгляду, обговорення, виконання ряду послідовних і паралельних операцій у процесі управління, припис про порядок виконання будь-які роботи в апараті управління. Технологія управління тісно пов'язана з процесом алгоритмізації операцій і процедур у рамках тих чи інших функцій керуючої системи.

Алгоритм досліджуваного (проектованого) організаційного або інформаційного процесу являє собою правила послідовної організації певних, пов'язаних один з одним операцій, на які цей процес може бути розкладений і які мають бути здійснені для досягнення мети, що стоїть перед даною системою, що управляє. При цьому весь процес як би розкладається зверху вниз, тобто від конкретної функції управлінського апарату до під функції (частини функції), від під функції до конкретну процедуру і далі до операції.

Управлінська процедура являє собою систему послідовно реалізованих приписів (правил) про виконання в певному порядку організаційних, інформаційних та інших операцій, що призводять до вирішення завдань, що стоять перед системою управління.

Процедури відрізняються за рядом ознак і класифікуються наступним чином:

1. За посадовою ознаками на творчі, логічні, а також на технічні. Питома вага творчих операцій у керівників становить до 60 шістдесяти, у фахівців - 40 відсотків, у технічних виконавців - до 20.

2. За змістом - на інформаційні, логіко-розумові й організаційні.

3. За ступенем повторюваності на повторювані і немає.

4. За рівнем механічної комплектації: ручні, механізовані, автоматизовані, машинно-ручні.

5. За характером поєднання в часі на послідовні, паралельні, послідовно-паралельні.

Роль процедур в ефективному процесі управління дуже велика. У рамках однієї функції управління процедури можуть бути внутрішніми і зовнішніми.

До внутрішніх процедур управління як процесу відносяться:

- Інформаційна підготовка;

- Розробка варіантів рішень;

- Прийняття рішення керівником;

- Організацій його виконання;

- Контроль.

Вхідний вплив надходить від попереднього етапу процедури управління, а вихідний вплив надходить на наступний. З процедурами інформаційної підготовки, розробки варіантів рішення і організації виконання утворюються функціональні зв'язки, а з процедурою прийняття рішення - лінійні або функціональні в залежності від пріоритету процедури. Зазвичай вхідний вплив направлено на процедуру прийняття рішення.

При свідомому проектуванні технології управління можна уникнути непотрібних і другорядних процедур управління, виключити дублювання робіт, скоротити документообіг, сформулювати чіткі критерії до якості результату на кожному етапі управлінського процесу. Технологія дозволяє підсилити ефект людських дій шляхом поєднання окремих елементів в єдиний ланцюг.

Одночасно це вносить розумну організованість в сам процес управління за рахунок введення норм і правил виконання окремих операцій. При цьому для трудового процесу осіб, причетних до управління підприємством, застосовуються такі категорії, як технологічна дисципліна, регламент і т. д. Цей аспект технологізації управління дозволяє більш ефективно застосовувати методи мотивації.

Висновок

Для керівників у практиці управління особливе значення має технологія вироблення і прийняття управлінського рішення. Вона являє собою цілеспрямований, взаємопов'язаний, упорядкований набір методів і прийомів діяльності суб'єкта управління з вибору управлінських альтернатив.

Для прийняття управлінського рішення потрібно використовувати певними процедурами. Процедура - певна регламентована послідовність здійснення процесу управління.

Серед основних процедур управління виділяються:

- Діагноз проблеми або об'єкта управління;

- Формулювання обмежень і вибір критеріїв для прийняття рішення;

- Виявлення управлінських альтернатив;

- Оцінка альтернатив;

- Остаточний вибір альтернатив і формування рішення;

- Організація виконання рішення;

- Контроль виконання управлінського рішення;

- Встановлення зворотного зв'язку з об'єктом управління, при необхідності, коректування мети.

Для вироблення оптимального рішення можуть застосовуватися методи аналізу альтернатив, аналітичні методи, статистичні методи, метод математичного програмування, матричний метод (з теорії ігор), методи психологічної активації і методи підключення нових інтелектуальних джерел.

Прийняте управлінське рішення доводиться до виконавців шляхом усної постановки завдань, письмового доведення, передачею формалізованих команд.

Можна виділити наступні істотні ознаки ефективних управлінських технологій.

1) Для будь-якої технології характерний поділ єдиного трудового процесу на етапи, фази, стадії або процедури. Такий поділ реалізує основні переваги технологізації управління, про які говорилося вище.

2) Введення технології покликане забезпечувати координацію і синхронізацію окремих етапів, стадій або процедур, що дозволяє отримати ефект від системності або комплексності процесу управління.

3) Технологія передбачає однозначність виконання процедур і операцій. Це дуже важлива умова, тому що чим більше відхилення при виконанні окремих процедур, тим більше небезпека неефективного управління в цілому.

4) Структура управлінської технології, що визначаються нею методи, прийоми, техніка, документи, організація робіт, кваліфікація виконавців, терміни і тривалість процедур повинні мати цільову спрямованість, орієнтувати на забезпечення ефективності технологічного процесу, тобто на досягнення високої якості управління.

Література

1. Бурков В.М., Коргін Н.А., Новіков Д.А. Введення в теорію управління організаційними системами. - М: Ліброком, 2009 .. - 264 с.

2. Глухів В.В. Менеджмент. Підручник. - СПб: Питер, 2008. - 608 с.

3. Дорофєєв В.Д., Шмельова О.М., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. - М: Инфра-М, 2008 .. - 440 с.

4. Зайцев Н.Л. Економіка, організація і управління підприємством. - М: Инфра - М, 2008 .. - 455 с.

5. Злобіна Н.В. Управлінські рішення. - Тамбов: ТДТУ, 2007. - 80 с.

6. Лукичева Л.І. Управління організацією. - М: Омега-Л, 2006 .. - 360С.

7. Личкіна М.М. Імітаційні моделі в процедурах та системах підтримки прийняття стратегічних рішень на підприємствах / / Бізнес-інформатика. 2007

8. Михальова Є.П. Менеджмент. Конспект лекцій. - М: Юрайт-Издат, 2009 .

9. Моїсеєва Н.К., Стерлігова О.М. Диференціація та інтеграція процесів як об'єктів управління в організації / / Вісник Самарського державного економічного університету. 2008 рік. № 10. С. 85-88.

10. Основи менеджменту / Под ред. Афонічкіна А.І. - СПб: Питер, 2007.

11. Смирнов Е.А. Теорія організації. - М: Инфра-М, 2003 .. - 248 с.

12. Степочкіна Е.А., Терьохіна М.А. Реальне управління як перспектива розвитку менеджменту / / Известия Волгоградського державного технічного університету. 2005 рік. № 5. С. 118-126.

13. Фрольченко С.С. Процедура підготовки та прийняття антикризових рішень / / Вісник Тольяттінського державного університету сервісу. Серія: Економіка. 2007 рік. № 2. С. 249-253.

14. Шихао Л. Удосконалення процедури прийняття управлінських рішень в галузі управління персоналом / / Економічні науки. 2009 рік. № 54. С. 90-93.