Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства

Вступ

Тема контрольної роботи «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства» з дисципліни «Діловодство».

Облік архівних документів – це комплекс контрольно-охоронних заходів, що забезпечують відображення наявності архівних документів та одержання відомостей про їх склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Одиницею обліку та зберігання документів в архіві є архівна справа.

Облік документів, що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) підприємства, здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, та описи справ.

Мета роботи – розглянути тему «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства», а саме:

– основні реєстраційні форми;

– складання і оформлення різних видів описів справ;

– довідковий апарат до документів архіву.

1. Основні реєстраційні форми

1.1 Книга обліку надходження та вибуття документів

Книга обліку надходження та вибуття документів (додаток 1) призначена для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

Кожне надходження або вибуття документів фіксується під самостійним порядковим номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначають в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, відносяться до фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідну графу книги вносять номер, наданий цьому фонду раніше.

Після закінчення календарного року в книзі надходження та вибуття документів роблять підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

1.2 Список фондів

Список фондів (додаток 2) слід вести в архівних підрозділах, де зберігаються два і більше фондів (колекцій).

Архівний фонд (колекцію) вносять до списку фондів під час першого надходження документів до архіву. Кожному фонду, що приймається вперше, присвоюють номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номера фонду, що підлягає переданню на постійне зберігання, додається через косу риску номер, наданий відповідною державною архівною установою (архівним відділом міської ради) під час першого надходження на постійне зберігання частини цього фонду.

Архівний фонд вносять до списку фондів під його повною і скороченою назвою. Для діючого підприємства назвою фонду буде остання офіційна назва підприємства на дату надходження документів до архівного підрозділу, для ліквідованого – остання назва на дату ліквідації.

Якщо на час заведення списку фондів в архівному підрозділі вже зберігатися документи кількох фондів, їх вносять до списку в хронологічному порядку їх надходження, а після них – надходження нових фондів.

У разі вилучення фонду зі списку після передання всіх документів фонду до іншого підприємства або державної архівної установи (архівного відділу міської ради), повного вилучення документів для знищення тощо у списку обов'язково зазначають причину вибуття фонду та назву, дату і номер документа, що став підставою для виключення фонду зі списку.

Кожний фонд вносять до списку лише один раз. Номери вибулих фондів не дозволяється присвоювати новим.

Наприкінці кожного календарного року в списку фондів роблять підсумковий запис, в якому вказують кількість фондів, що перебувають на зберіганні, а також вільні номери фондів, якщо такі є.

1.3 Описи справ

Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом присвоєння кожній справі окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі до опису.

Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, має відображатися в підсумковому записі з посиланням на відповідні виправдувальні документи. Наприклад:

1. Справи з №100 по №150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Дніпропетровської області. Акт №1 від 22.05.2009.

2. До опису включено справу під №298-а. Акт №2 від 25.05.2000.

3. Справу №149 розформовано під час підготовки документів до передання на державне зберігання. Документи справи №149 частково включено до справи №201. Акт №3 від 29.05.2009.

Після цього складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справи з опису в графі «Примітка» проти неї роблять позначку «вибула».

Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з кількох томів (частин), то підсумковий запис роблять до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) роблять загальний підсумковий запис до опису в цілому.

Описи справ структурних підрозділів підприємства є основними обліковими довідниками до документів структурних підрозділів аж до укладення річного розділу зведеного опису справ підприємства та затвердження (погодження) його експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідної державної архівної установи, експертною комісією (ЕК) архівного відділу міської ради або ЕК підприємства-фондоутворювача, після чого їх з обліку знімають, а після передання документів державній архівній установі (архівному відділу міської ради) – взагалі знищують в установленому порядку. Якщо підприємство не передає документи на постійне зберігання, то описи справ структурних підрозділів уміщують у справу фонду підприємства.

1.4 Номенклатура справ

Номенклатура справ підприємства є основним обліковим довідником для справ тимчасового (до 10 років) зберігання. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення «НВ» (номенклатура відомча) з доданням чотирьох цифр діловодного року та порядкового номера справи.

Наприклад: НВ-2005, спр. №45.

Закінчені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли до державного архіву, повинні мати однакові номери з описами справ, які ще перебувають на зберіганні в архівному підрозділі підприємства.

Описи та номенклатури справ, що їх заміняють, зберігаються:

– в архіві – за порядком номерів фондів;

– усередині фондів – за групами справ: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з особового складу.

Усередині зазначених груп описи та номенклатури справ, що їх заміняють, слід розміщувати зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби – і кожної групи справ) відділяють один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

В архівних підрозділах підприємств, документи яких передаються на зберігання до державних архівних установ або архівних відділів міських рад, додатково ведуть паспорт архіву підприємства. У разі потреби до деяких справ додають внутрішній опис документів.

1.5 Паспорт архіву підприємства

Паспорт архіву підприємства призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві, (додаток 3).У паспорті також наводяться відомості про приміщення архівного підрозділу та його працівників.

Паспорт архіву складають щорічно в двох примірниках, один з яких надсилають відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архівному підрозділі підприємства.

1.6 Справа фонду

На кожний фонд (колекцію), що зберігається в архіві, заводять справу фонду. До справи фонду включають всі документи, що відображають історію фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку про фондоутворювача і про фонд; характеристику складу і змісту його документів; методичні розробки з науково-технічного опрацювання, систематизації, створення облікового і довідкового апарату, з реставрації і консервації, мікрофільмування, створення фонду користування, перевіряння наявності справ; акти про зміни в обсягах і складі документів фонду; облікові документи; листування тощо.

Усі документи у справі фонду систематизують за хронологією їх складання, нумерують по мірі надходження нових документів та підшивають; до них постійно складають новий засвідчувальний напис.

На початку справи фонду вміщують внутрішній опис. Кожний новий документ справи фонду вносять до внутрішнього опису з посиланнями на ті чи інші її аркуші.

2. Складання і оформлення різних видів описів справ

2.1 Річний розділ опису справ постійного зберігання

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 4) включають заголовки справ постійного зберігання, що зібралися за рік у різних структурних підрозділах підприємства, а також заголовки справ, сформованих із документів, які були вилучені по закінченні року зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку «ЕПК».

Слід пам'ятати, що заголовки справ включають до зведеного опису лише після ретельної звірки з описами справ структурних підрозділів; для підприємств, які не мають структурного поділу, – зі зведеною номенклатурою справ за відповідний рік, а також після перевірки правильності формування та оформлення цих справ. Якщо справу сформовано неправильно, вона підлягає переформуванню.

У разі виявлення нестачі справ, фактично включених до опису структурного підрозділу, працівник архівного підрозділу підприємства разом з працівниками служби діловодства та структурного підрозділу підприємства, у якому ці справи зберігалися, вживають відповідних заходів з їх розшуку.

Нумерація описів справ постійного зберігання проводиться у валовому порядку, починаючи з номера 1. При цьому номери вибулих описів іншим описам не присвоюються.

Нумерація заголовків справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, у графі 1 «№ з/п» здійснюється у валовому порядку, доки їх кількість не сягне 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, які створюватимуться у наступні роки, будуть включатися до іншого опису з наступним порядковим номером, наприклад, 2. Втім, на невеликих підприємствах з документообігом менше 600 документів на рік допускається закінчувати зведений опис, коли кількість справ становить 999.

Якщо справа постійного зберігання складається з кількох томів (частин), то кожний заголовок тому (частини) вноситься до опису під окремим номером.

Графи 2–5 річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання заповнюються згідно з відомостями, зазначеними на обкладинці (титульному аркуші) справи. У графу 6 «Примітка» вносяться відомості про фізичний стан справ, передання справ іншим підприємствам тощо.

Систематизація заголовків справ у межах розділів, назвами яких зазвичай виступають назви структурних підрозділів, та порядок розташування самих розділів в описі, мають відповідати зведеній номенклатурі справ.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої статті опису складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначається фактична кількість справ, внесених до нього, а також, у разі наявності, інші відомості.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ керівником підприємства, залежно від кількості таких справ можуть вноситися до річного розділу під літерними номерами (125-а, 290-а, 290–6 тощо) або, за наявності вільного місця, вміщуватися наприкінці річного розділу опису за валовою нумерацією.

Після внесення до опису додаткових записів про включення або вибуття справ складається відповідно і новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави для внесення змін. Включати або вилучати справи з опису можна лише на підставі відповідних актів. Номер акта та дату його укладення обов'язково зазначають у підсумковому записі, наприклад:

У цей опис включено 698 (шістсот дев'яносто вісім) справ з №1 по №694, у тому числі: літерні номери 18-а, 21-а, 48-а, 99-а на підставі акта від 12 червня 2009 року №4.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складають передмову, у якій ідеться про основні напрями діяльності та структуру підприємства за період, що охоплюють справи цього опису; подають коротку характеристику змісту і повноти документів у справах; висвітлюють особливості формування і опису справ, їх систематизації в описі. Передмову підписує укладач опису та керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) підприємства.

Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку. На окремому аркуші складають засвідчу-вальний напис (додаток 5), що вміщується в кінці опису.

Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд експертної комісії підприємства, яка на кожному примірнику опису проставляє гриф «СХВАЛЕНО».

На підприємствах, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках і подають їх на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником підприємства. Один примірник направляється державній архівній установі (архівному відділу міської ради), в зоні комплектування якої перебуває підприємство. Другий – зберігається як недоторканний в архіві підприємства. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

На підприємствах, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких, схвалений ЕК підприємства та затверджений керівником підприємства, зберігається в архівному підрозділі, а другий – у службі діловодства.

2.2 Закінчений опис справ постійного зберігання

Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання, сформованих протягом кількох років, або один річний розділ, кількість заголовків справ у якому сягнула 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами – назви структурних підрозділів підприємства. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

До закінченого опису справ постійного зберігання також обов'язково складають засвідчувальний напис на зразок напису до розділу опису. Обов'язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є:

– титульний аркуш (додаток 6),

– зміст,

– передмова,

– список скорочень.

Перелічені елементи на окремих аркушах вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й становлять довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляють в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумерують валовою нумерацією.

2.3 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів підприємства. Опис справ тривалого зберігання складають за встановленою формою (додаток 7).

Порядок внесення заголовків справ тривалого зберігання до опису та його оформлення загалом майже не відрізняються від складання опису справ постійного зберігання. Втім існують деякі особливості. Так, до порядкового номера опису додається літерний індекс «Т». Також у цьому описі, на відміну від опису справ постійного зберігання, є графа «Строк зберігання справи (тому, частини)», відомості до якої, як і до інших граф, слід переносити з обкладинки (титульного аркуша) справи.

Систематизація заголовків справ у цьому описі має відповідати зведеній номенклатурі справ підприємства за той самий рік.

На підприємствах, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК підприємства та затверджуються його керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.

На підприємствах, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК підприємства описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником підприємства. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві підприємства як недоторканний, другий використовується в роботі, третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.

Якщо підприємство не має керівного органу вищого рівня (зазвичай це стосується комерційних структур та громадських організацій), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК підприємства, затверджуються його керівником і зберігаються в архівному підрозділі: перший – як недоторканий, а другий – як робочий.

2.4 Складання і оформлення річного розділу опису справ з особового складу

Опис справ з особового складу складають за встановленою формою (додаток 8). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Описи справ з особового складу нумерують валовою нумерацією з додаванням до порядкового номера індексу «ОС» (особовий склад).

Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою у такій послідовності:

– накази з особового складу;

– списки особового складу;

– картки з обліку особового складу;

– особові справи;

– особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості по зарплаті);

– трудові книжки (незатребувані);

– акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення працівника і систематизують за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підприємства, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником підприємства.

Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.

Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК державної архівної установи (ЕК архівного відділу міської ради) та затверджуються керівником підприємства.

3. Довідковий апарат до документів архіву

Довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних фондів.

В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими постійно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, у яких використовуються пошукові дані того чи іншого архівного документа: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Номенклатурами справ користуються в разі пошуку документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Історична довідка до архівного фонду (колекції) виконує функції довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондо-утворювача і фонду.

Історичну довідку складають під час першого надходження документів фонду до архіву.

Вона містить три розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

У першому розділі історичної довідки в хронологічній послідовності подають такі відомості:

– розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію підприємства-фондоутворювача;

– крайні дати діяльності підприємства;

– завдання і функції підприємства, їх зміни;

– масштаб діяльності підприємства, мережа його підвідомчих підприємств, установ, організацій;

– зміни в назві та підпорядкованості підприємства;

– структура підприємства та її зміни.

У другому розділі довідки має бути зазначено:

– кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

– час надходження документів фонду до архіву;

– зміни у складі та обсязі фонду, їх причини;

– дату першого передання документів фонду на державне зберігання та назву відповідного державного архіву;

– ступінь збереженості документів фонду.

У третьому розділі довідки подають:

– узагальнену характеристику фонду за видами документів та їх змістом;

– відомості про довідковий апарат до фонду;

– напрями використання документної інформації фонду.

Історичну довідку слід доповнювати в міру поповнення фонду новими надходженнями.

Історична довідка підписується керівником архівного підрозділу (особою, відповідальною за архів) і друкується на підприємствах, що передають документи на постійне зберігання, у чотирьох примірниках, на інших підприємствах – у двох.

У разі потреби в архіві складають довідкові картотеки або каталоги. Картотеки створюють до документів, якими користуються найчастіше (організаційно-розпорядчі, з особового складу, з комерційної діяльності тощо).

Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу. У картки кожної картотеки слід вносити відомості про осіб, підприємства, адреси, трудовий стаж, заробітну плату тощо з посиланням на номери фонду, описів, справ, аркушів, де містяться потрібні відомості. Картки в картотеках систематизують за поняттями в алфавітному порядку або за хронологією подій, про які в них ідеться.

Коли в архівному підрозділі є кілька картотек, їх можна об'єднувати в каталоги за предметно-тематичною, систематичною, географічною та іншими ознаками.

Висновок

У процесі виконання контрольної роботи з теми «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства» нами були розглянуті наступні питання:

а) основні реєстраційні форми;

такі як:

– книга обліку надходження та вибуття документів;

– список фондів;

– описи справ;

– номенклатура справ;

– паспорт архіву підприємства;

– справа фонду;

б) складання і оформлення різних видів описів справ,

а саме:

– річний розділ опису справ постійного зберігання;

– закінчений опис справ постійного зберігання;

– опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

– складання і оформлення річного розділу опису справ з

особового складу;

в) довідковий апарат до документів архіву.

Список джерел

реєстраційний форма документ паспорт

1. Закон України «Про інформацію» // Голос України. – 1992. – 13 листопада.

2. Закон України «Про науково-технічну інформацію» // Голос України. – 1993. – 23 липня.

3. ДСТУ 2732–94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 1995–07–01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

4. ДСТУ 2392–94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1995–01–01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

5. ДСТУ 2395–94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 1995–01–01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 10 с.

6. Новий Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732–94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. №97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.

7. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. – М.: МГИАИ, 2007. – 132 с.

8. Крайская З.В., Чсллини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. – М.: Норма, 2006. – 224 с.

9. Сергашн Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. – М.: Высш. шк., 2006. – 239 с.