Виявлення закономірностей функціонування та діяльності кадрової служби в установі
1
Размещено на http://www.ЗМІСТ
Вступ
Розділ 1 Правове регулювання трудових відносин в установі
Законодавство України про працю
Правове регулювання відпусток
Охорона праці
Трудова дисципліна. Дисциплінарна відповідальність
Розділ 2 Організація кадрової документації в ВАТ ХЗБ
2.1 Служба діловодства в ВАТ ХЗБ та її завдання
2.2 Формування та зберігання справ
Розділ 3 Трудові книжки працівників
3.1 Призначення трудової книжки
3.2 Ведення трудових книжок
3.3 Дублікат трудової книжки
3.4 Видача трудових книжок при звільнені
Висновок
Список використаної літератури та неопублікованих джерел
Додатки
СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ
ЄДСП – єдина державна система діловодства
САДД – система автоматизованого діловодства і документації
НТП – науково технічний прогрес
ВАТ ХЗБ – Відкрите Акціонерне Товариство «Хмельницький залізобетон»
ВСТУП
Актуальність теми. Сучасна ринкова економіка швидкими темпами переходить від індустріальної епохи до постіндустріальної – з’являються нові технології, автоматизація, винаходи та відкриття. Зростання творчої складової в роботі персоналу сприяє поліпшенню якості, зменшенню витрат на продукцію та послуги, зниженню тривалості виробничого циклу. А отже значно підвищуються вимоги до управління якістю праці на підприємстві, зростання рівня якої здатне підвищувати соціальні та економічні результати діяльності підприємства. Тому забезпечення ефективного функціонування та конкурентноспроможності підприємства вимагає використання розробленого організаційно-економічного механізму управління якістю праці трудового потенціалу, який дозволить удосконалити цей процесс на основі здійснення відповідних рекомендацій та заходів, що створює актуальність даної теми роботи.
Стан наукової розробленості теми. Під виконання роботи використано основна проблематика у інститутах відділу кадрів, НТП, організації роботи з документами, теоретичні питання законодавства про працю.
Створення відділів кадрів на підприємствах є підпорядкуванням головним чином одній меті — найманню робочої сили. У зв'язку з цим головна функція кадрової служби полягає у прийманні та звільненні працівників. Наявність потрібних трудових ресурсів гарантує успішне вирішення цього завдання.
Прискорення НТП підвищило вимоги до загальноосвітньої, технічної, економічної, технологічної підготовки робітників і службовців, підвищення кваліфікації, оцінки діяльності працівників, раціонального використання персоналу.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи аппарату управління, організаційну культуру праці керівних робітників. Залежно від того, наскільки правильно та професійно ведеться документація залежить успіх управління підприємством в цілому.
Законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами.
Законодавство про працю визначає, що трудові відносини виникають за взаємною згодою сторін. Одна з особливостей правового регулювання праці полягає в тому, що з деяких питань законодавчі акти містять лише основоположні, початкові правила, а конкретні норми надають право встановлювати трудовим колективам і працедавцям.
Теоретичні питання багатопланової проблеми підвищення якості праці були й залишаються об’єктом активних наукових досліджень. Різні аспекти цієї проблеми досліджують такі українські вченні як: Д. П. Богиня, В. М. Данюк, П. Я. Калита, А. С. Тельнов та ін.. Однак ці доробки поки що не дали вичерпних відповідей на всі актуальні питання створення ефективної системи управління якістю праці на підприємстві.
Мета роботи. Виявлення закономірностей функціонування та діяльності кадрової служби в установі, та її вплив на діяльність фірми в цілому.
Завдання роботи. Виходячи з цього, можна визначити завдання які постають:
Виявити законодавчі першоджерела, які регулюють трудові відносини;
Ознайомлення з кадровою службою на підприємстві, її функціями та завданнями;
Дослідити кадрову документацію на підприємстві, організацію ведення та вплив на організацію роботи в цілому;
Дослідити трудові книжки працівників;
Виявити вплив організації ведення кадрової документації, на організацію роботи установи в цілому.
Об’єктом дослідження є кадрова документація в установі.
Предметом дослідження в даній роботі виступає діяльність кадрової служби в установі, що охоплює процеси документування та організації роботи з кадровими документами.
Базою для дослідження було обрано підприємство приватної форми власності – відкрите акціонерне товариство «Хмельницькзалізобетон» (скорочено ВАТ «Хмельницькзалізобетон), що знаходиться у м. Хмельницькому по вул. Чорновола, 31.
Методологічна база дослідження. Теоретичною та методологічною основою дослідження слугували фундаментальні положення теорії документознавства, нормативно-правова база України, зокрема Конституція України, закони України, укази Президента України, нормативні документи Кабінету Міністрів України, а також наукові праці вітчизняних і зарубіжних учених в галузі документознавства та інформаційної діяльністі.
Для досягнення поставленої мети використовувався комплекс загальнонаукових та соціологічних методів, що є усталеними в сучасній науці, призначених для отримання достовірних наукових результатів, до якого увійшли, зокрема, метод аналізу й узагальнення відповідних джерел інформації з проблеми (у процесі аналізу законодавчих, нормативно-правових актів України, монографій, наукових статей, документації тощо), категоріальний аналіз (для обґрунтування основних категорій та парадигми кадрового потенціалу), системний підхід (при визначенні структури і функцій кадрового потенціалу), порівняння (в порівняні різних типів кадрового потенціалу). На основі системно-аналітичного методу зроблене теоретичне узагальнення розробок і пропозицій вітчизняних та зарубіжних учених, присвячених аналізу державної служби. Сукупність цих методів і прийомів складає методику дослідження.
Наукова і практична значущість полягає в тому, що основні висновки та рекомендації роботи можуть бути використані при розробці сучасної державної кадрової політики в Україні, визначенні головної доктрини в галузі кадрової політики; у навчальному процесі при складанні навчальних програм, а також навчальних планів, підготовці та перепідготовці кадрів.
Обґрунтування структури роботи. Робота будь-якого механізму управління, як і загалом будь-яка робота, має базуватись на науковій організації праці. Будь-який механізм організації праці повинен бути методичним, розподіленим на певні складові до наймілкіших дій. З правильно продуманих і організованих дій, процесів будується науково-організаційний підхід до організації праці.
кадрова служба трудова документація
РОЗДІЛ 1. ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН В УСТАНОВІ
1.1 ЗАКОНОДАВСТВО УКРАЇНИ ПРО ПРАЦЮ
Перед тим, як приступити до вироблення практичних навичок документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами, слід ознайомитися з нормативно-правовою базою. На сьогодні у доробку є низка нормативно-правових актів, які регулюють організацію діловодства в цілому або його окремих технологічних процесів.
Центральне місце у системі законодавства України посідає Конституція України. Норми Конституції мають найвищу юридичну силу. Тому у зв'язку з набранням чинності Конституцією України Кодекс законів про працю, інші закони, що містять норми трудового права, підзаконні нормативні акти зберегли чинність лише остільки, оскільки вони не суперечать Конституції.
Прийняття Конституції означало великий крок вперед у формуванні правової держави в Україні. Воно загострило увагу до проблеми відповідності законів Конституції, відповідності підзаконних актів законам, до проблеми субординації нормативних актів. У зв'язку з цим багато норм законодавства про працю мають бути заново осмислені з урахуванням умов правової держави. Відповідним чином має бути скоригована і практика їх застосування [27].
Згідно з Конституцією України кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він вільно погоджується (ст. 43). Також Конституція зазначає, що:
кожен має право на належні, безпечні і здорові умови праці;
кожен має право на заробітну плату, не нижчу визначеної законом;
держава створює умови для повного здійснення громадянами права на працю, гарантує рівні можливості у виборі професії, реалізовує програми професійно-технічного навчання, підготовки і перепідготовки кадрів відповідно до суспільних вимог;
працівники мають право на своєчасну винагороду за працю;
працівникам гарантується захист віл незаконного звільнення;
ті, хто працює, мають право на страйк для захисту своїх економічних та соціальних інтересів;
забороняється примусова праця, проте примусовою працею не вважається військова чи альтернативна служба, яка виконується особою за вироком чи іншим рішенням суду або відповідно до законів про воєнний чи надзвичайний стан;
кожен, хто працює, має право на відпочинок [13].
Трудовим і пов'язаним з ними відносинам присвячена низка спеціальних законів «Про відпустки», «Про оплату праці», «Про охорону праці», «Про колективні договори і угоди». Названі закони присвячені окремим інститутам трудового права. Є й закони, що спеціальними нормами регулюють вкрай обмежене коло відносин (наприклад, Закон «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей»).
Норми трудового права включаються також до комплексних законів, що містять норми різних галузей права (закони «Про господарські товариства», «Про сільськогосподарську кооперацію» тощо) [25, c.29].
Основним нормативно-правовим актом, що регулює трудові відносини в установах, організаціях та на підприємствах України є Кодекс законів про працю України прийнятий Верховною радою УРСР 10 грудня 1971 року № 322 – VІІІ. Його роль як основоположного нормативного акта виявляється, насамперед, у чисто кількісних характеристиках. Кодекс законів про працю є основним щодо кількості норм трудового права, що містяться в ньому, щодо сфери суспільних відносин, що він регулює.
Кодекс законів про працю, інші закони, що регулюють трудові відносини, окремі норми, що регулюють трудові відносини і містяться в інших законах, є актами вищої юридичної сили порівняно з нормами підзаконних актів. Нормативне регулювання трудових відносин за допомогою актів законодавства доповнюється їх регулюванням умовами генеральної, галузевих і регіональних угод, колективних договорів, локальних нормативних актів, у тому числі і таких, що приймаються власником за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом на представництво органом.
Законодавче регулювання трудових відносин і регулювання їх за допомогою угод не виключає їх регулювання власником одноосібно, оскільки це допускається законодавством. Розвиток відносин ринкового типу, у тому числі й у сфері праці, дає можливість використовувати трудовий договір як регулятор відносин між роботодавцем і працівником.
Нормативні акти трудового права набирають чинності у строки, передбачені законодавством, але не раніше дня їх опублікування, оскільки, відповідно до ст. 57 Конституції України, «закони та інші нормативно-правові акти, що визначають права і обов'язки громадян», повинні бути доведені до відома населення, у противному разі вони визнаються такими, що не мають юридичної сили. Питання порядку доведення нормативних актів до відома населення і набрання ними чинності врегульовані Указом Президента України «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів і набрання ними чинності» [16].
Законодавство про працю до цього часу являє собою величезний і не в усьому погоджений нормативний масив. Суперечності між окремими нормами трудового права вирішуються за допомогою правил, які нижче викладаються, що випливають із законодавства або вироблені практикою правозастосування.
1.2 ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ВІДПУСТОК
Згідно статті 45 Конституції України, кожен, хто працює має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки, встановленням скороченого робочого дня щодо окремих професій і виробництв, скороченої тривалості роботи у нічний час.
Громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати.
Відповідно до Кодексу законів про працю визначені наступні види відпусток:
1) щорічні відпустки;
2) додаткові відпустки у зв’язку і навчанням;
3) творчі відпустки (для закінчення дисертацій, написання підручників);
4) соціальні відпустки;
5) відпустки без збереження заробітної плати.
Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Для певних категорій працівників існують продовжені відпустки (працівники, зайняті на підземних гірничих роботах; працівники лісової промисловості і лісового господарства; педагогічні працівники; інваліди; неповнолітні тощо). Також для працівників із шкідливими та важкими умовами праці, для працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням, для працівників із ненормованим робочим днем встановлюється додаткова відпустка. Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватися одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї.
Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах - 69 календарних днів. Право працівника на щорічну основну та додаткову відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві. Проте існують категорії працівників, яким щорічні відпустки надаються і до настання шестимісячного терміну (неповнолітні, інваліди).
Щорічна відпустка за ініціативою власника, як виняток, може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з профспілковим комітетом.
Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.
Щорічна відпустка за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, як виняток, може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, установи, організації, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог статті 12 Закону України «Про відпустки».
Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.
Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:
1) порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
2) несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки.
Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі:
1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
2) виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
3) настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
4) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
За бажанням працівників, переведених на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше підприємство, в установу, організацію, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації, щорічна відпустка повної тривалості надається до настання шестимісячного терміну безперервної роботи після переведення.
Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.
Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.
Для професійної підготовки і підвищення кваліфікації працівників, особливо молоді, власник або уповноважений ним орган організує індивідуальне, бригадне, курсове та інше виробниче навчання за рахунок підприємства, організації, установи.
В період виробничого навчання, перекваліфікації або навчання іншим спеціальностям працівники не можуть використовуватись на будь-якій роботі, що не стосується спеціальності, яка вивчається ними.
Для працівників, які успішно навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх школах, класах, групах з денною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, на період навчального року встановлюється скорочений робочий тиждень на один робочий день або на відповідну йому кількість робочих годин (при скороченні робочого дня протягом тижня).
Працівникам, зазначеним у частині першій цієї статті, за час звільнення від роботи виплачується 50 відсотків середньої заробітної плати за основним місцем роботи, але не нижче мінімального розміру заробітної плати.
Власник або уповноважений ним орган може надавати без шкоди для виробничої діяльності працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх школах, класах, групах з денною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, за їх бажанням, у період навчального року без збереження заробітної плати один-два вільних від роботи дні на тиждень.
Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.
Працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх школах, класах, групах з денною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їх бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.
Працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва та бажають приєднати відпустку до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою, щорічні відпустки повної тривалості за перший рік роботи надаються до настання шестимісячного терміну безперервної роботи на даному підприємстві, в установі, організації.
Працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, надається відпустка без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад.
Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва на підготовчих відділеннях при вищих навчальних закладах, у період навчального року надається, за їх бажанням, один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітної плати. Для складання випускних іспитів їм надається додаткова відпустка на умовах, передбачених частиною першою цієї статті.
Працівникам, які успішно навчаються без відриву від виробництва у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, надаються додаткові оплачувані відпустки:
1) на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на першому та другому курсах у вищих навчальних закладах:
1.1) першого та другого рівнів акредитації з вечірньою формою навчання – 10 календарних днів,
1.2) третього та четвертого рівнів акредитації з вечірньою формою навчання – 20 календарних днів,
1.3) незалежно від рівня акредитації з заочною формою навчання – 30 календарних днів;
2) на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на третьому і наступних курсах у вищих навчальних закладах:
2.1) першого та другого рівнів акредитації з вечірньою формою навчання – 20 календарних днів,
2.2) третього та четвертого рівнів акредитації з вечірньою формою навчання – 30 календарних днів,
2.3) незалежно від рівня акредитації з заочною формою навчання – 40 календарних днів;
3) на період складання державних іспитів у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації – 30 календарних днів;
4) на період підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) студентам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання першого та другого рівнів акредитації, - два місяці, а у вищих навчальних закладах третього і четвертого рівнів акредитації – чотири місяці.
Тривалість додаткових оплачуваних відпусток працівникам, які здобувають другу (наступну) вищу освіту за заочною (вечірньою) формою навчання у навчальних закладах післядипломної освіти та вищих навчальних закладах, що мають у своєму підпорядкуванні підрозділи післядипломної освіти, визначається як для осіб, які навчаються на третьому і наступних курсах вищого навчального закладу відповідного рівня акредитації.
Працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, для підготовки та складання іспитів надається один раз на рік додаткова оплачувана відпустка з розрахунку 10 календарних днів на кожний іспит.
Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 30 календарних днів.
Працівникам, які навчаються на останніх курсах вищих навчальних закладів, протягом десяти учбових місяців перед початком виконання дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів надається щотижнево при шестиденному робочому тижні один вільний від роботи день для підготовки до занять з оплатою його в розмірі 50 відсотків одержуваної заробітної плати, але не нижче мінімального розміру заробітної плати.
При п’ятиденному робочому тижні кількість вільних від роботи днів змінюється залежно від тривалості робочої зміни за умови збереження загальної кількості вільних від роботи годин.
Протягом десяти навчальних місяців перед початком виконання дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів працівникам, за їх бажанням, може бути надано додатково ще один-два вільних від роботи дні на тиждень без збереження заробітної плати.
Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, за їх бажанням протягом чотирьох років навчання надається один вільний від роботи день на тиждень з оплатою його в розмірі 50 відсотків середньої заробітної плати працівника.
Власник або уповноважений ним орган оплачує працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, проїзд до місця знаходження навчального закладу і назад один раз на рік на настановні заняття, для виконання лабораторних робіт і складання заліків та іспитів — у розмірі 50 відсотків вартості проїзду.
У такому ж розмірі провадиться оплата проїзду для підготовки і захисту дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів.
Творча відпустка надається працівникам для закінчення дисертаційних робіт, написання підручників та в інших випадках, передбачених законодавством.
Тривалість, порядок, умови надання та оплати творчих відпусток установлюються Кабінетом Міністрів України.
Право на творчу відпустку мають працівники підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності за основним місцем роботи. Творча відпустка надається для завершення дисертацій на здобуття наукового ступеня доктора або кандидата наук, а також для написання підручника, монографії, довідника або іншої наукової праці. Творча відпустка для завершення кандидатської дисертації надається тривалістю до трьох місяців, докторської – до шести.
Підставою для надання творчої відпустки для завершення дисертації є заява працівника і рекомендація про доцільність надання творчої відпустки наукової (науково-технічної) ради центрального органу виконавчої влади або вченої ради вищого навчального закладу ІІІ-ІV рівнів акредитації або науково-дослідного інституту відповідного профілю.
Для одержання творчої відпустки з метою завершення роботи над дисертацією особа, що бажає здобути науковий ступінь, повинна зробити наукову доповідь на засіданні кафедри, відділу чи лабораторії, де вона проводить наукову працю. За результатами доповіді дається вмотивований висновок з обґрунтуванням тривалості відпустки.
Творча відпустка для написання підручника або наукової праці тривалістю до трьох місяців надається на підставі заяви працівника і довідки видавництва про включення підручника чи наукової праці в план видання на поточний рік. Оскільки останнім часом одержати таку довідку дещо складніше, ніж написати заяву, істотного значення набуває правило про те, що творча відпустка для цілей, що розглядаються, може бути надана лише працівникові, який успішно поєднує основну трудову діяльність з науковою працею. Якщо підручник чи наукова праця створюється авторським колективом, творча відпустка надається одному з авторів на основі письмової заяви, підписаної всіма членами авторського колективу.
На час творчої відпустки за працівником зберігається місце роботи та середня заробітна плата [27, c.283-284].
Кодексом законів про працю визначено, що соціальні відпустки можуть надаватись:
1) у зв'язку з вагітністю та пологами: до пологів 70 календарних днів; після пологів - 56 календарних днів (70 календарних днів - у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнених пологів);
2) для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
3) жінкам, які працюють і мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, за їх бажанням щорічно надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 5 календарних днів без урахування вихідних.
У випадках, передбачених статтею 25 Закону України «Про відпустки», працівнику за його бажанням надається в обов’язковому порядку відпустка без збереження заробітної плати.
За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік.
Відпустка без збереження заробітної плати за бажанням працівника надається в обов’язковому порядку:
1) матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, — тривалістю до 14 календарних днів щорічно;
2) чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, — тривалістю до 14 календарних днів;
3) матері або іншим особам, зазначеним у частині третій статті 18 та частині першій статті 19 цього Закону, в разі якщо дитина потребує домашнього догляду, — тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку;
4) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», — тривалістю до 14 календарних днів щорічно;
5) особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, — тривалістю до 21 календарного дня щорічно;
6) пенсіонерам за віком та інвалідам III групи — тривалістю до 30 календарних днів щорічно;
7) інвалідам I та II груп — тривалістю до 60 календарних днів щорічно;
8) особам, які одружуються, — тривалістю до 10 календарних днів;
9) працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчірки), братів, сестер — тривалістю до 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад; інших рідних — тривалістю до 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;
10) працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, — тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше 30 календарних днів;
11) працівникам для завершення санаторно-курортного лікування — тривалістю, визначеною у медичному висновку;
12) працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, — тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад;
13) працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, — тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад;
14) сумісникам — на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи;
15) ветеранам праці — тривалістю до 14 календарних днів щорічно;
16) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, — тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на даному підприємстві до настання шестимісячного терміну безперервної роботи;
17) працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, — тривалістю 12 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та у зворотному напрямі.
За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини.
За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік.
У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.
У разі звільнення керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів, які до звільнення пропрацювали не менш як 10 місяців, грошова компенсація виплачується за не використані ними дні щорічних відпусток з розрахунку повної їх тривалості.
У разі переведення працівника на роботу на інше підприємство, в установу, організацію грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, установи, організації, куди перейшов працівник.
За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
Особам віком до вісімнадцяти років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, виплачується спадкоємцям.
Нагляд за додержанням законодавства про відпустки здійснюють спеціально уповноважені на те державні органи та інспекції, які є незалежними у своїй діяльності від власника або уповноваженого ним органу.
Контроль за додержанням законодавства про відпустки здійснюють у межах своєї компетенції центральні та місцеві органи державної виконавчої влади та профспілкові органи.
Вищий нагляд за додержанням і правильним застосуванням законодавства про відпустки здійснюється Генеральним прокурором України та підпорядкованими йому прокурорами [13;14;26;27].
1.3 ОХОРОНА ПРАЦІ
Державна політика в галузі охорони праці визначається відповідно до Конституції України Верховною Радою України і спрямована на створення належних, безпечних і здорових умов праці, запобігання нещасним випадкам та професійним захворюванням. Державна політика в галузі охорони праці базується на принципах:
пріоритету життя і здоров’я працівників, повної відповідальності роботодавця за створення належних, безпечних і здорових умов праці;
підвищення рівня промислової безпеки шляхом забезпечення суцільного технічного контролю за станом виробництв, технологій та продукції, а також сприяння підприємствам у створенні безпечних та нешкідливих умов праці;
комплексного розв’язання завдань охорони праці на основі загальнодержавної, галузевих, регіональних програм з цього питання та з урахуванням інших напрямів економічної і соціальної політики, досягнень в галузі науки і техніки та охорони довкілля;
соціального захисту працівників, повного відшкодування шкоди особам, які потерпіли від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань;
встановлення єдиних вимог з охорони праці для всіх підприємств та суб’єктів підприємницької діяльності незалежно від форм власності та видів діяльності;
адаптації трудових процесів до можливостей працівника з урахуванням його здоров’я та психологічного стану;
використання економічних методів управління охороною праці, участі держави у фінансуванні заходів щодо охорони праці, залучення добровільних внесків та інших надходжень на ці цілі, отримання яких не суперечить законодавству;
інформування населення, проведення навчання, професійної підготовки і підвищення кваліфікації працівників з питань охорони праці;
забезпечення координації діяльності органів державної влади, установ, організацій, об’єднань громадян, що розв’язують проблеми охорони здоров’я, гігієни та безпеки праці, а також співробітництва і проведення консультацій між роботодавцями та працівниками (їх представниками), між усіма соціальними групами під час прийняття рішень з охорони праці на місцевому та державному рівнях;
використання світового досвіду організації роботи щодо поліпшення умов і підвищення безпеки праці на основі міжнародного співробітництва.
Державний нагляд за додержанням законів та інших нормативно-правових актів про охорону праці здійснюють:
1) спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з нагляду за охороною праці;
2) спеціально уповноважений державний орган з питань радіаційної безпеки;
3) спеціально уповноважений державний орган з питань пожежної безпеки;
4) спеціально уповноважений державний орган з питань гігієни праці.
Органи державного нагляду за охороною праці не залежать від будь-яких господарських органів, суб’єктів підприємництва, об’єднань громадян, політичних формувань, місцевих державних адміністрацій і органів місцевого самоврядування, їм не підзвітні і не підконтрольні. Діяльність органів державного нагляду за охороною праці регулюється законами України «Про використання ядерної енергії і радіаційну безпеку», «Про пожежну безпеку», «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення», іншими нормативно-правовими актами та положеннями про ці органи, що затверджуються Президентом України або Кабінетом Міністрів України.
Умови трудового договору не можуть містити положень, що суперечать законам та іншим нормативно-правовим актам з охорони праці. Під час укладання трудового договору роботодавець повинен проінформувати працівника під розписку про умови праці та про наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, можливі наслідки їх впливу на здоров’я та про права працівника на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору.
У колективному договорі, угоді сторони передбачають забезпечення працівникам соціальних гарантій у галузі охорони праці на рівні, не нижчому за передбачений законодавством, їх обов’язки, а також комплексні заходи щодо досягнення встановлених нормативів безпеки, гігієни праці та виробничого середовища, підвищення існуючого рівня охорони праці, запобігання випадкам виробничого травматизму, професійного захворювання, аваріям і пожежам, визначають обсяги та джерела фінансування зазначених заходів.
Працівники під час прийняття на роботу і в процесі роботи повинні проходити за рахунок роботодавця інструктаж, навчання з питань охорони праці, з надання першої медичної допомоги потерпілим від нещасних випадків і правил поведінки у разі виникнення аварії. Працівники, зайняті на роботах з підвищеною небезпекою або там, де є потреба у професійному доборі, повинні щороку проходити за рахунок роботодавця спеціальне навчання і перевірку знань відповідних нормативно-правових актів з охорони праці. Перелік робіт з підвищеною небезпекою затверджується спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади з нагляду за охороною праці.
Посадові особи, діяльність яких пов’язана з організацією безпечного ведення робіт, під час прийняття на роботу і періодично, один раз на три роки, проходять навчання, а також перевірку знань з питань охорони праці за участю профспілок. Порядок проведення навчання та перевірки знань посадових осіб з питань охорони праці визначається типовим положенням, що затверджується спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади з нагляду за охороною праці. Не допускаються до роботи працівники, у тому числі посадові особи, які не пройшли навчання, інструктаж і перевірку знань з охорони праці. У разі виявлення у працівників, у тому числі посадових осіб, незадовільних знань з питань охорони праці, вони повинні у місячний строк пройти повторне навчання і перевірку знань [1].
Згідно визначення, яке подає Ратушняк С. П., охорона праці - це сукупність норм трудового права, встановлених в інтересах працівників для охорони їх трудових прав. Включає в себе техніку безпеки, виробничу санітарію, охорону праці неповнолітніх, молоді та жінок, організацію охорони праці тощо.
Загальними нормами охорони праці є:
1) відповідність вимогам, які гарантують здорові і безпечні умови праці будівель, споруд та устаткування;
2) захист працюючих від впливу шкідливих умов праці;
3) дотримання санітарних норм у приміщеннях;
4) експлуатація устаткування у відповідності до правил;
5) наявність і функціонування санітарно-побутових приміщень;
6) дотримання техніки безпеки;
7) дотримання пожежної безпеки [26, c. 151].
На всіх підприємствах, в установах, організаціях створюються безпечні і нешкідливі умови праці. Власник повинен впроваджувати сучасні засоби техніки безпеки, які запобігають виробничому травматизмові, і забезпечувати санітарно-гігієнічні умови, що запобігають виникненню професійних захворювань працівників (безкоштовний спецодяг, взуття, засоби безпеки тощо). Власник не вправі вимагати від працівника виконання роботи, поєднаної з явною небезпекою для життя, а також в умовах, що не відповідають законодавству про охорону праці. На власника покладається систематичне проведення інструктажу працівників з охорони праці, протипожежної охорони.
Власник зобов'язаний вживати заходів щодо полегшення і оздоровлення умов праці працівників шляхом впровадження прогресивних технологій, досягнення науки і техніки, засобів автоматизації та механізації виробництва, зниження та усунення запиленості та загазованості повітря у виробничих приміщеннях, зниження інтенсивності шуму, вібрації, випромінювань тощо [1].
Обов’язки працівника щодо виконання актів про охорону праці:
знати і виконувати вимоги актів про охорону праці, правила поводження з машинами, механізмами тощо, користуватися засобами захисту;
додержувати зобов'язань щодо охорони праці, передбачених колективним договором та правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства;
проходити у встановленому порядку попередні та періодичні медичні огляди;
співробітничати з власником у справі організації безпечних і нешкідливих умов праці, особисто вживати посильних заходів щодо усунення будь-якої виробничої ситуації, яка створює загрозу життю і здоров’ю людей, навколишньому середовищу.
Контроль за додержанням вимог по охороні праці, створення здорових і безпечних умов праці, покладається на адміністрацію підприємства - керівника і головного інженера, а в цехах на начальників цехів, майстрів [26, c.151].
На підприємстві з кількістю працюючих 50 і більше осіб роботодавець створює службу охорони праці відповідно до типового положення, що затверджується спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади з питань нагляду за охороною праці. На підприємстві з кількістю працюючих менше 50 осіб функції служби охорони праці можуть виконувати в порядку сумісництва особи, які мають відповідну підготовку. На підприємстві з кількістю працюючих менше 20 осіб для виконання функцій служби охорони праці можуть залучатися сторонні спеціалісти на договірних засадах, які мають відповідну підготовку. Служба охорони праці підпорядковується безпосередньо роботодавцю.
Спеціалісти служби охорони праці у разі виявлення порушень охорони праці мають право:
видавати керівникам структурних підрозділів підприємства обов’язкові для виконання приписи щодо усунення наявних недоліків, одержувати від них необхідні відомості, документацію і пояснення з питань охорони праці;
вимагати відсторонення від роботи осіб, які не пройшли передбачених законодавством медичного огляду, навчання, інструктажу, перевірки знань і не мають допуску до відповідних робіт або не виконують вимог нормативно-правових актів з охорони праці;
зупиняти роботу виробництва, дільниці, машин, механізмів, устаткування та інших засобів виробництва у разі порушень, які створюють загрозу життю або здоров’ю працюючих;
надсилати роботодавцю подання про притягнення до відповідальності працівників, які порушують вимоги щодо охорони праці Ліквідація служби охорони праці допускається тільки у разі ліквідації підприємства чи припинення використання найманої праці фізичною особою.
Роботодавець зобов’язаний створити на робочому місці в кожному структурному підрозділі умови праці відповідно до нормативно-правових актів, а також забезпечити додержання вимог законодавства щодо прав працівників у галузі охорони праці. З цією метою роботодавець забезпечує функціонування системи управління охороною праці, а саме:
1) створює відповідні служби і призначає посадових осіб, які забезпечують вирішення конкретних питань охорони праці, затверджує інструкції про їх обов’язки, права та відповідальність за виконання покладених на них функцій, а також контролює їх додержання;
2) розробляє за участю сторін колективного договору і реалізує комплексні заходи для досягнення встановлених нормативів та підвищення існуючого рівня охорони праці;
3) забезпечує виконання необхідних профілактичних заходів відповідно до обставин, що змінюються;
4) впроваджує прогресивні технології, досягнення науки і техніки, засоби механізації та автоматизації виробництва, вимоги ергономіки, позитивний досвід з охорони праці тощо;
5) забезпечує належне утримання будівель і споруд, виробничого обладнання та устаткування, моніторинг за їх технічним станом;
6) забезпечує усунення причин, що призводять до нещасних випадків, професійних захворювань, та здійснення профілактичних заходів, визначених комісіями за підсумками розслідування цих причин;
7) організовує проведення аудиту охорони праці, лабораторних досліджень умов праці, оцінку технічного стану виробничого обладнання та устаткування, атестацій робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці в порядку і строки, що визначаються законодавством, та за їх підсумками вживає заходів до усунення небезпечних і шкідливих для здоров’я виробничих факторів;
8) розробляє і затверджує положення, інструкції, інші акти з охорони праці, що діють у межах підприємства, та встановлюють правила виконання робіт і поведінки працівників на території підприємства, у виробничих приміщеннях, на будівельних майданчиках, робочих місцях відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці, забезпечує безоплатно працівників нормативно-правовими актами та актами підприємства з охорони праці;
9) здійснює контроль за додержанням працівником технологічних процесів, правил поводження з машинами, механізмами, устаткуванням та іншими засобами виробництва, використанням засобів колективного та індивідуального захисту, виконанням робіт відповідно до вимог з охорони праці;
10) організовує пропаганду безпечних методів праці та співробітництво з працівниками у галузі охорони праці;
11) вживає термінових заходів для допомоги потерпілим, залучає за необхідності професійні аварійно-рятувальні формування у разі виникнення на підприємстві аварій та нещасних випадків.
Роботодавець несе безпосередню відповідальність за порушення зазначених вимог.
Роботодавець зобов’язаний за свої кошти забезпечити фінансування та організувати проведення попереднього (під час прийняття на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі, щорічного обов’язкового медичного огляду осіб віком до 21 року. За результатами періодичних медичних оглядів у разі потреби роботодавець повинен забезпечити проведення відповідних оздоровчих заходів. Медичні огляди проводяться відповідними закладами охорони здоров’я, працівники яких несуть відповідальність згідно із законодавством за відповідність медичного висновку фактичному стану здоров’я працівника. Порядок проведення медичних оглядів визначається спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі охорони здоров’я. Роботодавець має право в установленому законом порядку притягнути працівника, який ухиляється від проходження обов’язкового медичного огляду, до дисциплінарної відповідальності, а також зобов’язаний відсторонити його від роботи без збереження заробітної плати. Роботодавець зобов’язаний забезпечити за свій рахунок позачерговий медичний огляд працівників:
1) за заявою працівника, якщо він вважає, що погіршення стану його здоров’я пов’язане з умовами праці;
2) за своєю ініціативою, якщо стан здоров’я працівника не дозволяє йому виконувати свої трудові обов’язки.
За час проходження медичного огляду за працівниками зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток.
Працівників, які потребують за станом здоров'я надання легшої роботи, власник повинен перевести, за їх згодою, на таку роботу у відповідності з медичним висновком тимчасово або без обмеження строку.
Власник повинен проводити розслідування та вести облік нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві. Роботодавець повинен організовувати розслідування та вести облік нещасних випадків, професійних захворювань і аварій відповідно до положення, що затверджується Кабінетом Міністрів України за погодженням з всеукраїнськими об’єднаннями профспілок. За підсумками розслідування нещасного випадку, професійного захворювання або аварії роботодавець складає акт за встановленою формою, один примірник якого він зобов’язаний видати потерпілому або іншій зацікавленній особі не пізніше трьох днів з моменту закінчення розслідування. У разі відмови роботодавця скласти акт про нещасний випадок чи незгоди потерпілого з його змістом питання вирішуються посадовою особою органу державного нагляду за охороною праці, рішення якої є обов’язковим для роботодавця. Рішення посадової особи органу державного нагляду за охороною праці може бути оскаржене у судовому порядку.
Власник зобов'язаний відшкодувати працівникові шкоду, заподіяну каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я, пов'язаним із виконанням трудових обов'язків. Відшкодування моральної шкоди проводиться власником, якщо небезпечні умови праці призвели до моральної втрати потерпілого, порушили його нормальні життєві зв'язки і вимагають від нього додаткових зусиль для організації свого життя.
Роботодавець зобов’язаний відшкодувати збитки, завдані порушенням вимог з охорони праці іншим юридичним, фізичним особам і державі, на загальних підставах, передбачених законом. Роботодавець відшкодовує витрати на проведення робіт з рятування потерпілих під час аварії та ліквідації її наслідків, на розслідування і проведення експертизи причин аварії, нещасного випадку або професійного захворювання, на складання санітарно-гігієнічної характеристики умов праці осіб, які проходять обстеження щодо наявності професійного захворювання, а також інші витрати, передбачені законодавством.
За порушення законодавства про охорону праці, невиконання розпоряджень посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці юридичні та фізичні особи, які відповідно до законодавства використовують найману працю, притягаються органами державного нагляду за охороною праці до сплати штрафу у порядку, встановленому законом.
Застосування штрафних санкцій до посадових осіб і працівників за порушення законів та інших нормативно-правових актів з охорони праці здійснюється відповідно до Кодексу України про адміністративні правопорушення. Особи, на яких накладено штраф, вносять його в касу підприємства за місцем роботи.
Рішення про стягнення штрафу може бути оскаржено в місячний строк у судовому порядку.
Кошти від застосування штрафних санкцій до юридичних чи фізичних осіб, які відповідно до законодавства використовують найману працю, посадових осіб і працівників, зараховуються до Державного бюджету України.
За порушення законів та інших нормативно-правових актів про охорону праці, створення перешкод у діяльності посадових осіб органів державного нагляду за охороною праці, а також представників профспілок, їх організацій та об’єднань винні особи притягаються до дисциплінарної, адміністративної, матеріальної, кримінальної відповідальності згідно із законом. [1;14]
1.4 ТРУДОВА ДИСЦИПЛІНА. ДИСЦИПЛІНАРНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях регулюється ст. 140 КЗпП, та забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи, свідомим ставленням до праці, методами переконання, виховання, а також заохоченням за сумлінну працю [14].
У трудових колективах створюється обстановка нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Щодо окремих несумлінних працівників застосовуються в необхідних випадках заходи дисциплінарного і громадського впливу.
На перше місце серед засобів забезпечення трудової дисципліни ст. 140 КЗпП ставить створення необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи. Якщо власник таких умов не створив, йому буде важко пред'явити до працівників вимогу суворо додержувати трудової дисципліни, а в конкретній ситуації працівник може довести, що порушення, яке ставиться йому за вину, викликане тим, що власник не створив організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи. Практика розгляду трудових спорів, пов'язаних із застосуванням дисциплінарних стягнень, у тому числі із звільненням з роботи за порушення трудової дисципліни, свідчить про те, що працівники дуже часто причиною допущеного ними порушення називають неналежну організацію праці, створення з вини власника ситуації правової невизначеності, в умовах якої дії працівника помилково кваліфіковані як правопорушення. Такі докази працівників далеко не завжди відображають дійсні обставини, але не рідкі й такі випадки, коли вони є правдивими, що приводить до задоволення органами по розгляду трудових спорів відповідних вимог працівників.
З боку працівника трудова дисципліна забезпечується свідомим ставленням до праці. Таке ставлення працівників до праці має формуватися на підприємстві методами переконання та виховання, які повинні застосовувати працівники, що представляють власника та організують працю інших працівників. Слід звернути увагу на явно недостатнє застосування таких методів забезпечення трудової дисципліни. Загальний невисокий рівень культури спілкування на підприємствах приводить до того, що часом психологічний комфорт на роботі відчуває лише керівник і лише в процесі спілкування з підлеглими. Той же керівник у спілкуванні з вищестоящим керівником нерідко перебуває у стані надзвичайного психологічного дискомфорту. Приниження честі та гідності особи, брутально лайка перетворюється в метод спілкування керівників з підлеглими працівниками. Усе це найнегативнішим чином позначається на дисципліні праці, якості роботи, а також на економіці країни в цілому.
Далі в числі засобів забезпечення трудової дисципліни ст. 140 КЗпП називає заохочення за сумлінну працю. Заохочення за сумлінну працю не зводиться до застосування заходів заохочення, передбачених статтями 143-146 КЗпП. Воно може застосовуватися також у межах преміальної системи оплати праці.
Частина друга ст. 140 КЗпП непрямо приписує створювати в трудових колективах обстановку нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Обов'язок працівників виявляти таку вимогливість обмежено трудовою функцією та системою технологічних зв'язків між працівниками. Було б неправильним вважати, що ця стаття передбачає проведення на роботі щоденних мітингів з метою осуду порушників трудової дисципліни.
Власник або уповноважений ним орган повинен правильно організувати працю працівників, створювати умови для зростання продуктивності праці, забезпечувати трудову і виробничу дисципліну, неухильно додержувати законодавства про працю і правил охорони праці, уважно ставитися до потреб і запитів працівників, поліпшувати умови їх праці та побуту.
Обов'язок правильно організувати працю працівників розкривається як забезпечення таких умов, щоб кожний працював за своєю спеціальністю та кваліфікацією (посадою), які визначені трудовим договором, мав закріплене за ним робоче місце, вчасно до початку роботи був ознайомлений з установленими завданнями і забезпечений роботою протягом усього робочого дня (зміни), щоб кожному були забезпечені здорові та безпечні умови праці, справний стан інструменту, машин, верстатів та іншого устаткування, а також нормальні запаси сировини, матеріалів та інших ресурсів, необхідних для безперебійної та ритмічної роботи (підпункт «а» п, 4 2 Типових правил).
Згідно з підпунктами «ж», «з», «и» п. 12 Типових правил розкривається зміст обов'язку власника неухильно додержувати законодавства про працю та правил з охорони праці. Зокрема, власник зобов'язується поліпшувати умови праці, забезпечувати належне технічне устаткування всіх робочих місць і створювати на них умови праці, відповідно до правил охорони праці (при відсутності таких правил власник за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації застосовує заходи, які забезпечують безпечні умови праці), вживати необхідні заходи щодо профілактики виробничого травматизму, професійних та інших захворювань працівників, забезпечувати відповідно до чинних норм і положень спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, постійно контролювати знання та додержання працівниками усіх вимог законодавства та інструкцій з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки.
Власникові також пропонується з метою створення умов для зростання продуктивності праці вчасно доводити до виробничих підрозділів, бригад і ланок планові завдання, забезпечувати їх виконання з найменшими витратами трудових, матеріальних і фінансових ресурсів, здійснювати заходи, спрямовані на більш повне виявлення та використання внутрішніх резервів, забезпечення науково обґрунтованого нормування витрат сировини і матеріалів, енергії та палива, раціонального та ощадливого їх використання.
На власника покладається обов'язок забезпечити суворе додержання трудової і виробничої дисципліни, постійно здійснювати організаторську, економічну та виховну роботу, спрямовану на її зміцнення, усунення витрат робочого часу, раціональне використання трудових ресурсів, формування стабільних трудових колективів; застосовувати заходи впливу до порушників трудової дисципліни, враховуючи при цьому думку трудового колективу (підпункт «є» п. 12 Типових правил). Слід зазначити, що судова практика не надає юридичного значення діям власників, які не враховують думку трудового колективу при застосуванні до працівників заходів дисциплінарної відповідальності.
На власника покладається також (підпункт «д» п. 12 Типових правил) обов'язок постійно удосконалювати організацію оплати праці, підвищувати якість нормування праці, забезпечувати матеріальну зацікавленість працівників у результатах їх особистої праці та загальних результатів роботи, забезпечувати правильне застосування чинних умов оплати та нормування праці, видавати заробітну плату у встановлені строки. Водночас почали суперечити новітньому вітчизняному законодавству закріплені в Типових правилах обов'язки власника застосовувати колективні форми оплати праці за кінцевими результатами, забезпечувати правильне співвідношення між зростанням продуктивності праці та заробітною платою. Ці норми свого часу формулювали обов'язки власника підприємства перед державою. Вони завжди виходили за межі предмета трудового права, не могли розглядатися як такі, що регулюють трудові відносини між працівником і власником [12].
Підпункт «л» п. 12 Типових правил зобов'язує власника розглядати і вчасно впроваджувати винаходи та раціоналізаторські пропозиції, підтримувати і заохочувати новаторів виробництва, сприяти масовій технічній творчості. Це правило навряд чи можна визнати нормою прямої дії, яка безпосередньо регулює трудові відносини.
Власник зобов'язаний створювати трудовому колективу необхідні умови для реалізації повноважень, які надаються йому відповідно до законодавства, забезпечувати умови для участі працівників в управлінні підприємствами, установами, організаціями, вчасно розглядати критичні зауваження працівників і повідомляти їм про вжиті заходи. Ці обов'язки власника набувають значення у світлі проблеми соціального партнерства, у тому числі в межах підприємства.
Трудовий розпорядок на підприємствах визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника і профспілкового комітету на основі типових правил [26].
Правила внутрішнього трудового розпорядку – внутрішній нормативний документ, що визначає організацію роботи підприємства, режим роботи, взаємні обов’язки підприємства та працівників тощо. Тому правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства обов’язкові для виконання всім співробітникам та працівникам підприємств, установ та організацій.
Документ оформляють на бланку установи або чистому аркуші паперу з проставленням реквізитів:
назва виду документа;
дата;
реєстраційний індекс документа;
місце складання чи видання документа;
заголовок до тексту;
підпис розробника;
гриф затвердження (керівником або першим заступником).
Цей організаційний документ регламентований Кодексом законів про працю України і має чітко визначену структуру. Ст. 29 КЗпП України зобов’язує власника до початку роботи за укладеним трудовим договором «ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором» [25].
Основою для розробки місцевих правил внутрішнього трудового розпорядку є Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників і службовців підприємств, установ, організацій. Типові правила є нормативно-правовим актом, їх норми підлягають безпосередньому застосуванню. Відступ від норм Типових правил є недопустимим, за винятком тих випадків, коли норми самих Типових правил як нормативного акта Союзу РСР прийшли в суперечність із законодавством України і втратили чинність. До місцевих правил можуть бути включені положення, що доповнюють Типові правила, конкретизують їх зміст.
Ці Типові правила передбачають затвердження галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку щодо особливостей відповідних галузей. Відповідно до цього Міністерство освіти затвердило Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.
Місцеві правила внутрішнього трудового розпорядку розробляються власником і виборним органом первинної профспілкової організації на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, які передають їх на затвердження трудовому колективу. Повноваження затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку належить трудовим колективам підприємств, установ і організацій.
Навіть у органах державної влади право затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку належить трудовому колективу [27].
За роки незалежності України прийняті такі статути і положення про дисципліну:
1) Дисциплінарний статут прокуратури України. Чинність Дисциплінарного статуту прокуратури поширюється на прокурорсько-слідчих працівників, а також працівників навчальних, наукових та інших установ прокуратури, які мають класні чини (ст. 3 Дисциплінарного статуту прокуратури);
2) Положення про дисципліну працівників залізничного транспорту;
3) Положення про дисципліну працівників гірничих підприємств;
4) Статут про дисципліну працівників спеціальних (воєнізованих) аварійно-рятувальних служб;
5) Особливості дисциплінарної відповідальності суддів і порядку притягнення їх до дисциплінарної відповідальності визначені статтями 31-38 Закону «Про статус суддів» і Законом «Про судоустрій України».
6) Державні службовці на додаток до норм КЗпП несуть обов'язки, дисциплінарну відповідальність і заохочуються відповідно до правил Закону «Про державну службу» [12].
До працівників, що сумлінно виконують свої обов'язки, можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку, які оголошуються наказом в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників. Працівникам, які успішно і сумлінно виконують свої трудові обов'язки, надаються в першу чергу переваги та пільги в галузі соціально-культурного і житлово-побутового обслуговування, їм надається також перевага при просуванні по роботі. Працівники, які успішно і сумлінно виконують свої обов'язки, можуть вважатися всі працівники, які не мають дисциплінарних стягнень.
Відсутність належно затверджених місцевих правил внутрішнього трудового розпорядку, відсутність у них переліку заохочень, що можуть застосовуватися на підприємствах, взагалі позбавляє власника можливості застосовувати заохочення щодо працівників. Можливість заохочення працівників може передбачатися в колективному договорі, іншому локальному нормативному акті. Записи тільки про такі заохочення повинні бути внесені до трудової книжки.
Якщо на підприємстві не функціонує профспілкова організація, власник вправі самостійно застосовувати до працівників заохочення. Але в такому випадку власникові доцільно було б додержувати правила п. 21 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, яке приписує при застосуванні заохочень враховувати думку трудового колективу [27].
Дисциплінарна відповідальність – це відповідальність за порушення внутрішнього трудового розпорядку, шляхам накладення дисциплінарних стягнень.
Дисциплінарне стягнення – це невигідні дії робітника наслідки за невиконання, чи неналежне виконання покладених на нього трудових обов'язків [26, c.150].
Підставою для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності є порушення трудової дисципліни.
Для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності досить, щоб був зафіксований сам факт порушення. До застосування дисциплінарного стягнення власник зобов'язаний зажадати від працівника письмові пояснення. Відсутність таких пояснень не перешкоджає застосуванню стягнення, якщо власник зможе довести те, що пояснення від працівника від зажадав, але працівник їх не дав. Як правило, таким доказом є акт, складений за підписом кількох осіб на підтвердження відмови працівника дати пояснення по суті порушення трудової дисципліни [27].
Частина друга ст. 149 КЗпП надає право власникові вибирати вид стягнення, але зобов'язує його враховувати при цьому цілу низку факторів:
1) ступінь тяжкості вчиненого проступку;
2) заподіяну порушенням шкоду;
3) обставини, за яких вчинено проступок;
4) попередню роботу працівника.
Працівник має право оскаржити до суду застосоване до нього дисциплінарне стягнення у виді звільнення, посилаючись на те, що власник не врахував перелічені фактори. Оскаржити ж за цими обставинами догану не можна, оскільки це - найменш суворий вид стягнення, який власник має право застосовувати за будь-яке порушення трудової дисципліни.
За порушення трудової дисципліни до працівника застосовуються такі стягнення:
1) догана;
2) звільнення з роботи [26, c.150].
Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу даного працівника. Власник може застосовувати дисциплінарне стягнення не пізніше 1 місяця з дня виявлення проступку та 6 місяців з дня його вчинення. Стягнення оголошується наказом і повідомляється працівникові під розписку. Якщо працівник не допустив нового порушення дисципліни і до того ж проявив себе як сумлінний працівник, то стягнення може бути знято до закінчення 1 року. Стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку. Діє триденний строк для повідомлення наказу про оголошення стягнення працівникові під розписку, визначений п. 31 Типових правил. Відмова працівника від ознайомлення з наказом про оголошення стягнення або від посвідчення цього факту своїм підписом не ставить під сумнів чинність стягнення, але відмова повинна бути в разі спору в суді доведена. Зазвичай на практиці відмова засвідчується актом, складеним за участю очевидців цього факту. Протягом строку дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються. На відміну від інституту матеріальної відповідальності, який не обмежує строк притягнення до матеріальної відповідальності з дня заподіяння працівником матеріальної шкоди підприємству, установі, організації, інститут дисципліни праці не допускає можливості застосування дисциплінарного стягнення, якщо з дня порушення трудової дисципліни пройшло більше шести місяців. Якщо, наприклад, акт інвентаризації матеріальних цінностей підписано 20 червня 2003 року, а 21 грудня 2004 року під час нової інвентаризації виявлено помилки в акті інвентаризації від 20 червня, застосування дисциплінарного стягнення щодо членів інвентаризаційної комісії, яка проводила першу із зазначених інвентаризацій, неможливе у зв'язку із закінченням встановленого законом граничного строку.
Звичайний порядок оскарження дисциплінарного стягнення - це звернення працівника з заявою до комісії по трудових спорах, як це передбачено статтями 221 і 225 КЗпП [14].
Щодо звільнення з роботи, власник може звільнити працівника за такі порушення трудової дисципліни, як, зокрема, прогул, появу на роботі у стані алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння тощо.
Закон «Про державну службу» (ст. 14) встановлює такі заходи дисциплінарного впливу, як попередження про неповну службову відповідність і затримка до одного року в присвоєнні чергового рангу або призначенні на вищу посаду. У цьому Законі вони названі саме заходами дисциплінарного впливу, а не стягнення. У Положенні про ранги державних службовців (п. 4) затримка в присвоєнні чергового рангу також названа як захід дисциплінарного впливу. Отже, попередження про неповну службову відповідність і затримка в присвоєнні чергового рангу в призначенні на посаду не є дисциплінарним стягненням.
Власник має право замість накладення дисциплінарного стягнення передати питання про порушення трудової дисципліни на розгляд трудового колективу або його органів.
Тоді згідно ст. 152 КЗпП, трудовий колектив або його орган повинен розглядати питання про порушення трудової дисципліни за поданням власника; розгляд питання про порушення трудової дисципліни і застосування заходів громадського стягнення або впливу трудового колективу або його органів відповідно до норм Закону «Про трудові колективи і підвищення їх ролі в управлінні підприємствами, установами, організаціями». Цей Закон поширюється на трудові колективи структурних підрозділів підприємств, установ, організацій, питання про порушення трудової дисципліни може розглядати не тільки трудовий колектив підприємства, установи, організації, а й трудовий колектив структурного підрозділу, у якому працівник працює. При проведенні колективних зборів повинно бути не менше п'ятдесят відсотків загальної чисельності колективу. Питання вирішуються лише більшістю голосів трудового колективу.
Звичайний порядок оскарження дисциплінарного стягнення - це звернення працівника з заявою до комісії по трудових спорах, як це передбачено статтями 221 і 225 КЗпП.
Власник має право своїм наказом зняти дисциплінарне стягнення в будь-який час до закінчення річного строку з дня накладення стягнення. Але частина друга ст. 151 КЗпП допускає дострокове зняття стягнення лише за двох умов:
1) якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни;
2) проявив себе як сумлінний працівник [15;8].
РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ В ВАТ ХЗБ
Організаційно-правова форма підприємства - відкрите акціонерне товариство. Голова правління - Корбут Анатолій Миколайович.
Форма власності змішана - державно-акціонерна. Знаходиться в плані приватизації, доля держави складає 29,79 %.
На даний час на підприємстві працює 522 працівники (станом на 31.12.2008), форма власності - колективна.
Статутний капітал ВАТ "Хмельницькзалізобетон" складає 190,0 тис. грн. сформований в процесі приватизації підприємства і розподілений на 760000 акцій по 0,25 грн. кожна.
Завод залізобетонних і будівельних деталей, відноситься до галузі будівництва. Основний вид економічної діяльності виробництво іншої нематеріальної мінеральної продукції.
Відкрите акціонерне товариство "Хмельницькзалізобетон" засновано відповідно до рішення Української державної будівельної корпорації від 31 березня 1994 року №128 шляхом перетворення державного підприємства - Хмельницького державного заводу залізобетонних і будівельних конструкцій у відкрите акціонерне товариство, відповідно до Указу Президента "Про корпоратизацію підприємств" від 15.06.1993 р.
Хмельницький державний завод залізобетонних і будівельних конструкцій було засновано згідно з наказом № 14 по Хмельницькому будівельному тресту від 31 січня 1956 року. (м. Хмельницький, вул. Заводська, площа 4,79 га). У 1959 році до нього приєднується територія площею 9,85 га по вул. Чорновола, на якій і розмістилися основні потужності (сьогодні виробничі площі підприємства розміщені на трьох ділянках загальною площею 18 га).
Основними напрямками діяльності підприємства є випуск залізобетонних виробів, бетонних конструкцій (цех №1); розчинів вапняного та цементного (цех №2); столярних виробів (цех №3). Продукція підприємства використовується для будівництва житлових будинків, промислових підприємств, індивідуальних будинків, шкіл тощо.
Основна продукція це - плити, фундаменти, перемички, плити огорожі, балконів, опорні подушки, прогони, підвіконники, плінтус, вагонка, пороги, лиштва, дерев’яні двері, металопластикові вікна , тротуарна плитка, бруківка.
Основними напрямками діяльності підприємства є випуск залізобетонних виробів, бетонних конструкцій (цех №1); розчинів вапняного та цементного (цех №2); столярних виробів (цех №3).
Продукція підприємства використовується для будівництва житлових будинків, промислових підприємств, індивідуальних будинків, шкіл тощо. Основна продукція – це плити, фундаменти, перемички, плити-огорожі балконів, опорні подушки, прогони, підвіконники, тротуарна плитка, бруківка.
Крім основної діяльності, ВАТ «Хмельницькзалізобетон» надає такі послуги:
зберігання автотранспорту (автостоянка);
різного роду авто послуги;
послуги лабораторії;
послуги по оренді майна;
послуги з громадського харчування (їдальня).
Маркетингово-збутовою діяльністю займається дочірнє підприємство «Маркет-Збут».
Місцезнаходження підприємства є географічно та економічно вигідним, оскільки знаходиться воно на перетині торгових шляхів, які історично склалися в м. Хмельницькому. До підприємства ведуть асфальтована дорога та залізнична гілка. Підприємство знаходиться неподалік залізничної станції.
Частка ВАТ «Хмельницькзалізобетон» в структурі аналогічних підприємств в Україні складає близько 3 %. Територіальні межі ринку реалізації залізобетонних виробів та бетонних конструкцій – це Хмельницька, Тернопільська, Волинська, Рівненська, Одеська та Київська області. По статистичним даним ВАТ «Хмельницькзалізобетон» займає 10 % міського ринку столярних виробів (17 найменувань).
Виробничі площі підприємства розміщені на трьох ділянках загальною площею 18 га.
2.1 СЛУЖБА ДІЛОВОДСТВА В ВАТ ХЗБ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ
Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами.
Забезпечення раціональної постановки діловодства в ВАТ ХЗБ, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.
Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про ВАТ ХЗБ та Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
Організація праці персоналу служби діловодства ВАТ ХЗБ передбачає:
оптимальну організаційну структуру служби діловодства;
вибір раціональної форми діловодства;
чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;
правильне визначення кількісного складу працівників;
нормування праці кожного;
впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів
застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;
раціональну організацію робочих місць та умов праці;
нормативно методичне забезпечення діловодства.
Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:
розмір та територіальне розміщення установи;
кількісний склад працівників установи;
обсяг документообігу;
прийнята форма організації діловодства;
рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.
Організаційна структура на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою технологічно сформований набір органів і підрозділів, який на даному етапі функціонування підприємства відповідає існуючим цілям та виконуваним функціям.
Головним критерієм у побудові організаційних структур є виконання планів та реалізація стратегій, а управління розглядається як допоміжна по відношенню до головних функцій.
Виробничо-організаційна структура ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою сукупність органів, об’єднаних за лінійно-функціональним принципом побудови організаційних структур.
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в ВАТ ХЗБ та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.
Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:
I категорія — з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
II категорія — від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
III категорія — від 10 до 25 тис. документів на рік;
IV категорія — до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, форма організації діловодства у ВАТ ХЗБ є змішаною — тобто в установах І-ІІ категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.
При даній формі організації деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.
Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.
У ВАТ ХЗБ встановлено такі види служб діловодства:
1) департамент документального забезпечення і контролю;
2) управління справами;
3) загальний відділ;
4) канцелярія;
Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.
До складу служби діловодства входить:
секретаріат;
підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;
кур 'єрські служби;
архів.
Наприклад, до складу управління справами входить: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи.
Серед безпосередньо підпорядкованих голові правління ВАТ «Хмельницькзалізобетон» підлеглих можна назвати першого заступника голови правління, заступника голови правління, заступника голови правління з економіки, заступника голови правління по виробництву, головного бухгалтера, начальника відділу охорони, секретаря, заступника відділу організації праці та заробітної плати, заступника відділу кадрів, заступника з маркетингу, заступника з якості, юриста, заступника служби з розміщення цінних паперів.
Перераховані рівні підлеглих у своєму розпорядженні мають окремі профільні структурні підрозділи, підпорядковані за функціональною ознакою.
Розкриємо основне коло діяльності, функції та завдання деяких відділів та дільниць досліджуваного підприємства.
Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.
Керуючись Примірною інструкцією з діловодства затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, служба діловодства, відповідно до основного завдання виконує такі функції:
розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт –групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.
Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.
Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника. До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.
У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.
Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:
1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;
2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;
3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;
4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;
5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;
6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі [30, с. 139].
Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв’язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.
Метою управління персоналом на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» є якісно визначене направлення зусиль по формуванню трудового потенціалу підприємства. Основними рисами мети управління персоналом є її довгостроковий характер та зв'язок із стратегією підприємства в цілому.
Оскільки соціальна мета є основою формування цільової спрямованості системи управління персоналом, структуризації цього виду цілей розглядається окремо і більш докладно.
Виділяють наступні завдання щодо планування ефективного управління персоналом:
1) забезпечення науково-технічного прогнозування та відповідності тематичного плану розробок науково-технічному потенціалу організації;
2) технічне переозброєння виробничого процесу і забезпечення високої якості праці;
3) вивчення ринку науково-технічних розробок та організація перспективних науково-технічних розробок, реклама, комерційна робота зі споживачем;
4) забезпечення повноти і ритмічності матеріально-технічного постачання, а також безперебійної роботи устаткування і його ефективного технічного стану;
5) забезпечення ритмічності збуту продукції або своєчасного надання послуг.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:
начальник управління (відділу);
керуючий справами;
завідувач канцелярії.
Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:
керівник групи;
головний спеціаліст;
провідний спеціаліст;
спеціаліст.
До технічних працівників належать:
секретарі;
діловоди;
архівісти;
кур'єри.
Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника установи.
Керівник служби діловодства повинен мати вишу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).
Згідно Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, керівник служби діловодства виконує наступні завдання:
1) контролює виконання встановлених правил роботи з документами у даній установі та мережі підвідомчих установ;
2) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
3) вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;
4) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;
5) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
6) бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.
Керівник діловодної служби має право:
залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;
дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.
Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:
1) з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;
2) з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;
3) з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
4) з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування [22].
Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками [25].
Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо [34, с. 178-179].
Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:
чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
2.2 ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ
Порядок ведення особових справ на «ВАТ Хмельницькзалізобетон» регулюється низкою нормативно-законодавчих актів серед яких:
Примірна Інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ
Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади»
У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.
Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.
У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.
Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998р. № 639.
Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо.
Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ, затверджену наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 р. № 253, типова форма № П-3 (Додаток 1).
Особові справи працівників ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
В особовій справі повинні міститися такі документи:
1) особова картка форма П-2ДС з відповідними додатками та фотокарткоюрозміром 4х6 сантиметрів, затверджена Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 2);
2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.
2.1) медична довідка про стан здоров’я претендента на посаду керівника, заступника керівника центрального органу виконавчої влади, а також голови місцевої державної адміністрації за формою, встановленою МОЗ, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007;
3) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути лаконічними, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою;
4) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.
5) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву), в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою;
6) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);
7) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
8) заява щодо призначення на відповідну посаду. Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження) [23].
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.
Після призначення працівника на посаду до особової справи додаються:
1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;
2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
3) копії документів про надані пільги;
4) копія паспорта;
5) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);
6) крім особової картки та біографічної довідки, - опис документів особової справи. Бланк опису документів заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа.
Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).
Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.
Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі. При формуванні особової справи в електронній формі у порядку визначеному Головдержслужбою згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007 року. Документи скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби, крім особової картки та біографічної довідки.
Правила групування документів у справи:
1) у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
2) не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
3) документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
4) документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу.
5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
1) внутрішній опис документів справи;
2) заява про прийняття на роботу (контракт);
3) направлення або подання;
4) особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) документи про освіту (копії);
7) витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
8) доповнення до особового листка з обліку кадрів форма П-2ДС затверджений Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 3);
9) довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування.
Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я тому що ці документи не підлягають тривалому зберіганню. Але можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.
Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для подальшого зберігання та користування. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються [21].
Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.
Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Для забезпечення збереженості та охайності особових справ, що свідчить про культуру діловодства в установі, їх потрібно оформити належним чином.
Оформлення справи — підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання у разі потреби внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи [21, 25].
На обкладинці особової справи необхідно зазначити:
назва підприємства, організації, установи;
назва структурного підрозділу;
номер справи;
кількість аркушів у справі;
термін зберігання справи;
архівний шифр справи.
прізвище, ім’я та по-батькові (у називному відмінку);
дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).
Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформлюються таким чином: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу — записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи — проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи — переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи — вказується рік (роки) початку і закінчення справи в діловодстві (Додаток 4).
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копіювання документів тощо).
На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться тільки світлостійким чорним чорнилом.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати старі документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші засвідчувальний напис (Додаток 5).
Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
1) наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
2) номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
3) номери великоформатних аркушів;
4) номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.
Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ (Додаток 6).
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.
Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються порядковою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].
РОЗДІЛ 3. ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ
3.1 ПРИЗНАЧЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу, тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення.
Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерством юстиції України та Міністерством соціального захисту України від 29.07.1993 року № 58, та іншими нормативними актами.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є власниками, співвласниками підприємств, селянських фермерських господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки не ведуться на працівників на умовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Їх робота підтверджується довідкою організації за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про оплату внесків до фонду державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи відповідно до інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 року, № 58. Працівники, що стають до роботи, зобов’язані пред’явити власнику або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену в встановленому порядку.
Особи, що приймаються на роботу вперше, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені з лав військових сил або інших військових формувань, - військовий квиток. Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах).
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року, № 301 «Про трудові книжки працівників», відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації.
Відповідальність за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках – іншу відповідальність. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган віддає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу [19,28].
3.2 ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.
Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки і вкладиш до них заповнюються у відповідних розділах українською або російською мовами.
Якщо трудова книжка видана вперше, то записи до неї проводяться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:
відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові дата народження;
відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення:
відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Всі записи у трудовій книжні про прийняття на роботу переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або у повноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначним). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 2 лютого 1995 року, то у графі 2 трудової книжки записується «02.02.1995».
Записи у трудовій книжці виконуються акуратно. Кульковою ручкою або ручкою пером, чорнилами чорного, синього-або фіолетового кольорів.
Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надалі працівникові в ньому необхідну допомогу.
Якщо підприємство, установа, організація, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, і в разі його відсутності – вищестояща організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі його відсутності – обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя чи Ради Міністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а у разі їх втрати іншим документам, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Показання свідків не можуть служити підставою для виправлення занесених раніше записів.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
При необхідності зміни запису після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записується «запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дати, № наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки (Додаток 8). Таким же чином визначається недійсний запис про звільнення і запис про звільнення чи переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведений, установленого органом по розгляду трудових спорів і поновлення на попередній роботі або по зміні формулювання причин звільнення. Наприклад, записується: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення записується «Запис на № таким-то і недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення (додаток 9).
Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника вносять повністю, без скорочень чи заміни; ім’я та по батькові на підставі паспорту або свідоцтва про народження.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу (титульну) сторінку підписує особа, яка є відповідальною за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнювалась трудова книжка.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище ім’я по батькові і дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища. ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Вказані зміни роблять на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишні прізвище, ім’я чи по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів (додаток 10).
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовку записується повне найменування підприємства, установи, організації. Під ним заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
В графі 3 записується «Прийняти або призначений до такого-то цеху, відділу, дільниці на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду (Додаток 11).
Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, виконуються згідно з найменуванням професій, зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для керівних працівників, спеціалістів і службовців - згідно з найменуванням посад, зазначених в кваліфікаційному довіднику посад керівних працівників, спеціалістів та службовців.
Якщо керівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис в трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Показники, що зазначені в цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестацій і можуть записуватись у дужках.
Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, то про це у встановленому порядку робиться відповідний запис (Додаток 12).
Робота за сумісництвом може зазначатись в трудовій книжці, але окремим рядком, за бажанням працівника, власником або уповноваженим ним органом.
Переведення працівника на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилась назва підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер (Додаток 13).
Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (в тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів (Додаток 14).
Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
В період роботи зазначених осіб у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково господоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують внесення до трудових книжок цих відомостей про роботу згідно з одержаним даними .
Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів як документи суворої звітності.
Для зазначених осіб, які раніше не працювали, а тому не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково – дослідних господоговірної тематики на підставі довідок про це вносяться підприємством, на якому надалі вони будуть працювати.
У трудові книжки за місцем роботи вносять окремими рядками з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:
1) про час служби у складі Збройних сил України та інших військ, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
2) про час навчання у професійних навчально – виховних та інших закладах, навчально – курсових комбінатах тощо.
3) про час навчання у вищих навчальних закладах включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і при виконанні науково – дослідної господоговірної тематики та перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;
4) про роботу як членів колгоспів – у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
5) про час догляду за інвалідом 1 групи або дитиною – інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонерам, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
6) безробітним особам – про період одержання допомоги по безробіттю заносяться у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.
Ці записи роблять в трудовій книжці до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.
При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу для призначення допомоги по державному соціальному страхуванню в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вносять запис «Безперервний трудовий стаж відновлений з такого то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної Ради профспілок або президії ЦК відповідно галузевої профспілки.
Працівникам, які зайнятті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при повернені в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви у графі 3 зазначеного розділу робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м.Києві — Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м.Севастополі — в міській державній адміністрації це регулюється абзацом першим, пункту 2.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 від 24.09.2003
Ці органи роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу робиться запис: «Прийнято на таку – то посаду» «назва представництва компанії в Україні» і при звільненні робиться запис: «Звільнено такої – то роботи» із посланням на причину звільнення відповідно до статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами та кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсним згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 [19].
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис:
у графі 1 вказують порядковий номер запису;
у графі 2 дату внесення;
у графі 3 записують: «Прийнятий на таку – то роботу» далі зазначається професійна характеристика робіт за трудовим договором, зазначаються дата та номер договору, зареєстрованим у державній службі зайнятості, зазначається повна назва центру зайнятості,
у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис: дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір, номер, зареєстрований, дата». (Додаток 15).
А при звільненні робиться запис: «Звільнений з такої – то роботи», далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України, при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)» (Додаток 16).
Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуюються його печаткою Відповідно до Інструкції доповненої пунктом 2.20-1 згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 259/34/5 від 08.06.2001 [20].
У трудові книжки осіб, які перебувають на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи протягом цього періоду не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж (розділ «Відомості про роботу» графа 3).
У тих випадках, коли судом у встановленому законом порядку час перебування на виправних роботах без позбавлення волі зарахований у загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж. Ці записи вносяться до трудових книжок після закінчення фактичного строку відбування покарання встановлюється за довідками органів МВС України.
При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи, відповідні записи до трудової книжки вносяться тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений. Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
В розділі «Відомості про роботу» трудової книжки роблять записи:
у графі 1 вказують порядковий номер запису;
у графі 2 дату його внесення;
у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж». При врахуванні судом часу перебування на виправних роботах у загальний трудовий стаж у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховуються в безперервний трудовий стаж»;
у графі 4 зазначають підставу внесення запису до трудової книжки наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.
Питання визначення недійсними відповідних записів, внесених до трудових книжок громадян: «Звільнений від роботи (посади) у зв'язку з законним засудженням» або «Звільнений з посади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальнім відповідальності», про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також питання нанесення до них відповідних записів особам. засудженим до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю і про порядок надання їм дублікату трудової книжки регулюються чинним законодавством.
У трудові книжки працівників в розділ «Відомості про нагородження» заносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України; в розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в праці.
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких носить регулярний характер.
Порядок внесення в трудову книжку відомостей про нагороди і заохочення такий:
у графі 3 відповідного розділу пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;
у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;
у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис із посиланням на дату, номер і найменування документа.
У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.
У разі необхідності доповнення трудової книжки видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник нового чи раніш установленого 1938 року і 1974 року зразків.
3.3 ДУБЛІКАТ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї) зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі укладення – в інші строки, власник або уповноважений ним орган повинен видати працівник іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку її першої сторінки (Додаток 18).
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповнені дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на останнє місце роботи вже працював, то при заповнені дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» у графі 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення , на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах в такому порядку:
у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
у графі 3 найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку його було прийнято.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом професій провадяться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводиться на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис, після цього:
у графі 2 записується дата звільнення;
у графі 3 причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі данні, коли ж документи не містять таких даних про роботу в минулому, то в дублікаті трудової книжки працівника вносить тільки ті данні, що є у документах;
у графі 4 зазначається найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідний запис у дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи повертаються власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов’язується сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Не зазначаються в підсумковому загальному стажі роботи записуються окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів, також такі записи:
про час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати проходження із служб;
про роботу як члена артілі промислової кооперації.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною чи обгоріла, розірвана, забруднена тощо, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки [18].
3.4 ВИДАЧА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПРИ ЗВІЛЬНЕНІ ПРАЦІВНИКА
Згідно Наказу «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 року, № 58, при звільненні працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені в трудову книжку за час його роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженим ним органом та завіряються печаткою підприємства або відділу кадрів.
При цьому для осіб працездатного віку вказується час, тривалість та місце підвищення кваліфікації яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.
При звільненні осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або в разі припинення в ньому членства, після відповідних записів в трудовій книжці, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж в цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряються печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і кожен текст засвідчується окремо.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівнику сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника видається наказ (розпорядження) вноситься запис до його трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним, про що роблять відповідні виправлення.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його ближнім родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.
У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» робляться такі записи:
У графі 3 – «роботу припинено в зв’язку зі смертю» у графі 4 – дата і номер наказу (розпорядження).
Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Наприклад, «Звільнений в зв’язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України» (Додаток 19).
При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад, «Звільнений за власним бажанням» у зв’язку з зарахування у вищий навчальний заклад, ст.38 КЗпП України» (Додаток 20).
Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:
у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
у графі 2 — дата звільнення;
у графі 3 — причина звільнення;
у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв’язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 року є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис:
у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису;
у графі 2 — дата звільнення (10.10.93);
у графі 3 записується: «Звільнений за скороченням штатів, п.1 ст.40 КЗпП України»;
у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення (Додаток 21).
У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу в таке-то підприємство, п.5 ст.36 КЗпП України» (Додаток 22).
У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5 ст.36 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв’язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п.1 ст.40 КЗпП України» і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії». (Додаток 21). У трудових книжках раніше встановленого зразка 1938 року зазначений штамп ставиться на першій сторінці (Додаток 22) [18].
ВИСНОВКИ
Отже, в даній роботі проведено аналітичний огляд використаних джерел, які складаються із законодавства України, інших нормативно–правових актів, а також навчальної та практичної літератури.
Основу законодавства у сфері ведення кадрової документації складає Кодекс законів про працю України та інші законодавчі акти. До основних законів, якими повинні керуватися кадрові служби при веденні документації по кадрах є Закони України "Про колективні договори та угоди", "Про оплату праці", "Про відпустки", "Про охорону праці", "Про пенсійне забезпечення" тощо.
Правова база діяльності кадрової служби має своє нормативно–правове забезпечення, без якого не можна було б вести облік персоналу підприємства, установи чи організації. Визначено, що кадрова служба у своїй діяльності керується Положенням про кадрову службу та веде діловодство згідно примірної Інструкції з діловодства на підприємствах, в установах, організаціях. Літературні джерела для написання курсової роботи представлені навчальними посібниками, підручниками, практичними керівництвами відомих українських фахівців в галузі загального і кадрового діловодства, документування, документознавства тощо.
В роботі обґрунтовано, що основним нормативним документом з трудової діяльності громадян є Кодекс законів про працю України, який побудований на відповідних статтях Конституції України.
В комплексі організаційних документів підприємств, установ, організацій всіх видів власності використовують ряд документів, які регулюють трудові відносини, містять перелік обов’язкових функцій, які повинні виконувати працівники, а також захищають їх права в межах чинного законодавства.
До таких документів в першу чергу відносяться посадові інструкції, трудові угоди (контракти), договори.
Посадова інструкція є нормативним документом, в якому визначені функції, права та обов’язки працівника. Цей документ є дуже важливим, оскільки на його основі розробляється трудовий контракт. Разом ці два документи в першу чергу використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій між працівником та адміністрацією.
Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства або уповноважений ним орган, чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи Умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Визначено також, що ведення кадрової документації неможливо без ведення трудових книжок працівників. Адже цей документ є найголовнішим для підтвердження трудової діяльності протягом всього життя. Трудові книжки повинні заповнюватись та вестись на підприємстві, в установі, організації за місцем основної роботи працівника згідно з нормативно–правовими актами. Ведення трудових книжок регулюється Постановою КМУ "Про трудові книжки працівників" та здійснюється на основі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
У роботі також визначено, що вся сукупність документів, яка фіксує відомості про трудову діяльність працівника, називається особовою справою.
Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитись особові картки обліку). Підприємство само може вирішувати питання про те, які документи, особові справи чи особові картки заводити на працівників.
В особову справу входять такі документи, як особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації; перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання); різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів; матеріали проведення атестації; опис документів.
Визначено, що працівники підприємства, установи, організації проходять чергову атестацію з метою виявлення відповідності займаній посаді та можливості подальшого кар’єрного зростання. Підготовка до проведення атестації та результати атестації обов’язково документуються у визначеному порядку і є основою для ефективної трудової діяльності.
Обов’язковому документуванню підлягає також нагородження працівників, призначення соціальних виплат, пенсій тощо. Всі документи з кадрової діяльності після проходження і виконання зберігаються в архівних установах протягом строго визначеного проміжку часу. Для зручності у зберіганні та пошуку необхідної інформації у разі виникнення такої необхідності, формують номенклатуру справ. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов’язкова для кожної установи. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ТА НЕОПУБЛІКОВАНИХ ДЖЕРЕЛ
Закон «Про охорону праці» від 14.10.1992р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про оплату праці» від 24.03.1995р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про статус суддів» від 15.12.1992 р. № 2862- ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про судоустрій України» від 07.02.2002р. № 3018-ІІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про державну службу» від 16.12.1993 р. № 3723-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.1995р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон «Про внесення змін і доповнень, що стосуються розгляду індивідуальних трудових спорів, до Кодексу законів про працю Української РСР та визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів» від 18.02. 1992р. № 2134-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон України «Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)» від 03.03.1998р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон “Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні" від 21.03. 1991р. № 875-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Закон України «Про зайнятість населення» від 01.03.1991 р. № 803-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Конституція України від 28.06.1996 р. Із змінами внесеними Законом України від 8 грудня 2004 року № 2222-ІV: Станом на 1 січня 2006 року/ М-во юстиції України. - Офіц. вид.-К., 2006.-124 с.
Кодекс законів про працю в Україні від 10.12.1971 зі змінами на 2002р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Кодекс законів «Про адміністративні порушення» від 07.12.1984 № 8073-Х. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Указ Президента України «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів і набрання ними чинності» від 10.06.1997 р. № 503/97. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Наказ «Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ» 05.07.1998 р. №24. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Наказ «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 р. № 58. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Наказ «Про внесення змін до пункту 2.20 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 24.09.2003 р. № 266/188/5. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Наказ «Про внесення змін і доповнень до наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58» від 08.06.2001 р. № 259/34/5. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Наказ Головархіву України «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20.07.1998 р. № 41. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17. 10. 1997р. № 1153. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» від 25.05.1998 р. № 731. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади місцевого самоврядування, підприємств, установі організацій / ДКАУ. – К., 2001. – 112 с.
Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посіб. / Г.В. Беспянсь – К.: Університет «Україна», 2005. – 418 с.
Ратушняк С.П. Правознавство: навч. посіб./ С.П. Ратушняк, Н.С. Киданчук. – Хмельницький, 2003.-160с.
Ротань В.Г. Науково-практичний коментар законодавства України про працю. В.Г. Ротань, І.В. Зуб, О.Є. Сонін. - К.: Атіка, 2008.-680с.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред.. В. М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007. – 687 с.
Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. / Діденко А. Н. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.
Комова М. В. Діловодство. Друге видання / Комова М. В. Національний університет «Львівська політехніка» /– Київ, «Алерта», «Тріада плюс». – 2007. – 220 с.
Скібіцька Л. І. Діловодство: Навчальний посібник / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навч. літератури, 2006. – 224с.
Виноградський М. Д. Управління персоналом: навч. посіб./ Виноградська А. М., Шканова О. М – К.: ЦУЛ. – 502с.
Мурашко М. І. Менеджмент персоналу: навч-практ. Посібник. / Мурашко М. І – К.: Знання, 2006. – 311с.
Палеха Ю. І. Загальне документознавство: навч. посіб. / Палеха Ю.І., Леміш Н.О. – К.: Ліра, 2008 – 395 с.
Палеха Ю. І. Організація загального діловодства (із зразками сучасних ділових паперів).: Навч. посібник / Ю. І. Палеха– 2-ге вид. перероб. і доп. – К. Ліра –К. – 2009. – 458с.
Тельнов А. С., Мотиваційний аспект забезпечення якості праці на підприємстві / Тельнов А. С., Васильєва О. С. // Вісн. Хмельниц. Нац. ун.. – 2008. – Т.2 № 4 - с.66-71.
Тельнов А. С. Концепція сучасної парадигми формування якості праці на промислових підприємствах / Тельнов А. С. // Вісник Хмельницького національного університету. – 2008. – Т.2. – №5 - с. 218-221.
Шинкаренко В., Процес мотивации качества в организации / Шинкаренко В., Криворучко О // Україна: аспекти праці. – 2006 . - №1.- с. 36-41.
Єськов О. Мотивація і стимулювання праці // Економіка України. – 2001. - №2 - с. 82-83.