Организация в виде системы
ЧОУ ВПО Балтийский Инстиут Экологии, Политики и Права
Факультет «Управление бизнесом» Специальность «Менеджмент»
РЕФЕРАТ
По дисциплине: «Теория организации»
На тему: «Организация в виде системы»
Выполнила: студентка 3 курса
заочного отделения
Бояркина Юлия
Проверил:
Санкт- Петербург
2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1. Организация как система управления
2. Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между организацией и внешней средой
3. Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления
4. Анализ системы управления организацией на примере ОАО «Вектор»
5. Анализ внешней среды ОАО «Вектор»
6. Разработка концепции организационной культуры
Заключение
Список литературы
Введение
Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.
1. Организация как система управления
Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему управления.
Система – это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:
- поведение каждого элемента влияет на поведение целого;
- поведение элементов и их взаимодействие на целое взаимозависимы;
- если существуют подгруппы элементов, то каждая из их влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо.
Из этого следует, что «система» представляет собой некое единство, а непростую совокупность составляющих её частей.
Основными системными принципами являются:
Целостность – не сводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её элементов и не выводимость из последних свойств целого.
Структурность – возможность описания системы через установление её структуры, то есть обусловленность поведения системы не столько поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.
Взаимозависимость структуры и среды – система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.
Иерархичность – каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.
Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.
Система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:
- концептуальная, если она рассматривается как модель системы управления;
- эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;
- искусственная, поскольку она создана и используется людьми;
- «человеко-машинная», поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система;
- замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации – только внутренней или связанной с окружающей средой;
- временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.
Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений – специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.
2. Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между организацией и внешней средой
Менеджмент как управляющая подсистема системы управления является многогранным, поэтому его следует рассматривать в различных аспектах и получать соответственно разные представления. Объединить всё многообразие представлений в единое целое возможно с помощью классификатора, имеющего следующие основания классификации:
взаимосвязь между системой управления и внешней средой;
взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления;
компоненты процессов менеджмента;
этапы принятия решений в менеджменте.
Внешняя среда является определяющей, поскольку она включает потребителей, конкурентов, партнёров, поставщиков, финансовые организации, источники рабочей силы и, конечно, различного рода государственные учреждения. Внешняя среда организации характеризуется сложностью, подвижностью, неопределённостью.
Сложность внешней среды – это многочисленность условий и факторов, без которых организация не может функционировать, и обязана на них реагировать. К числу таких внешних факторов относятся: воздействие государственных актов, заинтересованные группы влияния, конкуренты и существенные технологические изменения. Организация, использующая большое количество видов исходных материалов, различных специалистов и контактирующая со многими другими организациями, а также ддомохозяйствами, действует в более сложной среде, чем организация, у которой эти параметры проще. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.
Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения среды вокруг организации. Практика показывает, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Кроме того, подвижность внешнего окружения может проявляться неодинаково: быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения. Подвижность среды также оценивается степенью изменчивости факторов внешней среды.
Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает управляющая подсистема о конкретном факторе, и функцией достоверности информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надёжная информация. Чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
По степени неопределённости хозяйственные ситуации, в которых принимают решения, могут быть трёх видов: определённости, риска и неопределённости.
3. Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления
В
соответствии
с методологией системного подхода, как
было показано, система управления может
быть рассмотрена в микроскопическом,
макроскопическом, иерархическом,
функциональном и процессуальном аспекте.
Если макроскопическое представление
раскрывает взаимосвязь организации с
внешней средой и даёт возможность
провести оценку эффективности системы
управления в целом, то микроскопическое
представление позволяет выявить
особенности взаимосвязи между объектом
и субъектом управления. Как видно из
кибернетической модели системы управления
(рис.1), объект управления представляет
собой управляемую подсистему, а субъект
управления – управляющую подсистему.
Между последней и объектом управления
существует прямая связь в виде управляющих
команд на проведение каких-либо действий
и обратная связь в виде информации о
результатах этих действий. Сравнение
фактических результатов действий в
объекте управления с целевыми командами
позволяет судить об эффективности
действий по управлению.
А
Б
Рис.1. Кибернетическая модель системы
управления:
– «вход» (поставщики); А -
воздействие внешней среды на систему
управления; Б - воздействие
системы управления на внешнюю среду;
-
«выход» (поставки продуктов и услуг
потребителям).
4. Анализ системы управления организацией на примере ОАО «Вектор»
Характеристика ОАО «Вектор»
Открытое акционерное общество «Вектор» создано 25 августа 1992 г. в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Закон РФ от 27 ноября 1992 года N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской федерации».
Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1.
Для обеспечения деятельности Общества создан уставный капитал в размере 150 млн. руб.
Общество имеет 34 филиала и 19 дополнительных офисов продаж по всей территории России
Форма собственности: частная.
Полное фирменное наименование Общества: Открытое Акционерное Общество «Вектор»
Сокращенное наименование Общества: ОАО «Вектор».
Местонахождение Общества: 125040 Москва, ул. Скаковая, д.17, стр.2
Целью деятельности Общества является получение прибыли.
Общество осуществляет любые виды деятельности, не запрещенные, законом, в том числе предметом деятельности общества являются:
ОАО «Вектор» предлагает все виды страхования: личное страхование, имущественное страхование и страхование ответственности.
Предприятие имеет следующие лицензии:
С № 0088 77 на 66 видов страхования, в том числе на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств
Главным критерием развития ОАО «Вектор» является:
улучшение качества обслуживания клиентов компании;
адаптация к реальным условиям финансово-экономической деятельности и жизненным интересам конкретного клиента.
снижение стоимости услуг.
Рассмотрим организационную структуру ОАО «Вектор» филиала в г. Санкт- Петербурге
Рис.2. Организационная структура ОАО «Вектор», филиал в г. Санкт- Петербурге
Структура управления ОАО «Вектор» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.
Звенья управления показаны в табл.1.
Таблица 1. Звенья управления организационной структуры ОАО «Вектор»
|
Звено |
Подразделение / структурная единица |
|
Линейное |
Производственное подразделение во главе с начальниками продаж |
|
Функциональное |
Ведущий специалист Специалист страховой агент страховой брокер бухгалтер |
Уровни управления ОАО «Вектор»:
Высшее руководство организации (акционеры)
генеральный директор.
II. Средний уровень - директор филиала
Менеджмент первого уровня (ведущий специалист, специалист, бухгалтер)
5. Анализ внешней среды ОАО «Вектор»
Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к предприятию факторы, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы. Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай возможных угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить прежние угрозы в любые выгодные возможности.
Термин «внешняя среда» включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри страховой компании. Большое значение имеет и тот факт, что, хотя компания и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния самой компании.
С каждым годом приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, и процесс этот принимает поистине глобальный характер. Выделяют две основные группы факторов - прямого и косвенного воздействия.
К факторам прямого действия относятся факторы, которые непосредственно влияют на операции компании и могут испытывать на себе, в свою очередь, влияние проводимых ею операций. Применительно к страховщикам такими факторами являются:
• нормативная среда, т.е. законодательные и нормативные акты (ГК РФ и НК РФ, ТК РФ, законы РФ, местные законы, нормативные документы Правительства РФ, Минфина России, ФНС России, ЦБ РФ, ПФР и других внебюджетных фондов и некоторые другие документы);
•состояние (конъюнктура) страхового рынка на территории, где действует компания (платежеспособность клиентов, их потребность в различных видах страхования, конкурентная среда и др.);
• географическое положение территории (природно-климатическая зона, наличие границ с другими государствами, население, наличие и вид коммуникаций и т.д.);
• социально-экономическое положение территории (вид и уровень развития промышленности, сельского хозяйства, экономические связи и формы этих связей с другими территориями, уровень жизни и занятость населения);
• состояние финансового рынка (качественный состав действующих банковских и финансовых учреждений, инвестиционная политика и инвестиционные инструменты и т.п.);
• состояние рынка труда (наличие специалистов, оплата труда, затраты на обучение и переподготовку).
В отличие от предприятий промышленности и сферы нестраховых услуг страховые компании в большей степени зависят от природной и социально-экономической среды. Это объясняется следующими обстоятельствами:
• влиянием природных и техногенных факторов на вероятность возникновения страховых случаев и, следовательно, на объем выплат и финансовые результаты деятельности;
• отсутствием повсеместного устойчивого спроса на страховые услуги и как следствие зависимостью спроса от территориальных особенностей размещения промышленности, транспортных узлов и терминалов, а также зажиточности населения.
К факторам непрямого или косвенного воздействия следует отнести факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на результаты работы компании, но тем не менее сказываются на них: общее состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для бизнеса события в других странах. На развивающийся российский страховой рынок наибольшее косвенное воздействие оказывает состояние экономики и групповые интересы в отраслях отечественной промышленности.
Таким образом, мы можем определить страхование и как систему экономических и прежде всего финансовых отношений в изменяющихся и неопределенных внешних условиях.
Взаимодействие страховой компании с внешней средой можно представить в виде входящих и исходящих информационных и финансовых потоков, обрабатываемых и управляемых компанией, схематично показанных на рис. 2
Рис. 3. Упрощенная схема взаимодействия страховой компании с внешней средой
Стабильность и интенсивность потоков в рассматриваемый период определяются действующими факторами (состоянием) внешней среды и управляющими воздействиями.
Внутренняя среда компании характеризуется, в свою очередь, постоянными и переменными факторами.
6. Разработка концепции организационной культуры
Организационная культура - это специфические для данной организации ценности, отношения, поведенческие нормы, сложившиеся в деловой практике и сознании работников. Она опирается на систему ценностей организации.
Каково же содержание организационной культуры ОАО «Вектор»? Ведущую роль в культуре организации играют организационные ценности. Организационные ценности - это предметы, явления и процессы, направленные на удовлетворение потребностей членов организации и признающиеся в качестве таковых большинством членов организации. Главные из них: оказание услуг; стабильные долговременные устойчивые отношения с клиентами; максимальная экономическая эффективность, получение прибыли является важной организационной ценностью в условиях товарного производства; проведение определенной социальной политики, направленной на удовлетворение разнообразных потребностей работников предприятия.
ОАО «Вектор» ставит перед собой задачу оказывать услуги наивысшего качества и потребительской ценности для максимального удовлетворения запросов клиентов. Успех деятельности ОАО «Вектор» зависит от создания благоприятных отношений с потребителями, основанных на добросовестности, соблюдении этических норм и взаимном доверии.
Заключение
В ходе анализа, было выявлено, что высшим органом управления ОАО «Вектор» является общее собрание акционеров.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом – генеральным директором Общества
Структура управления ОАО «Вектор» является линейно-функциональной. Внешняя среда ОАО «Вектор» по своей структуре неоднородна и представлена средой прямого и средой косвенного воздействия.
Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды ОАО «Вектор», которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы.
От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Внешняя среда имеет свойства сложности и неопределенности.
Таким образом, главное, что необходимо усвоить – то, что внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.
Миссия ОАО «Вектор» заключается в том, удовлетворение требований и ожидай населения и организаций в страховых услугах, отвечающих современному уровню качества и защиты.
Учеными доказано, что самым мощным мотивирующим средством трудового поведения человека является интерес к работе. Чем больше знаний имеет человек, чем выше его квалификация, тем больше он будет стремиться к интересной работе. Удовлетворение будет приносить содержание работы, ее процесс, а не только плата за труд. В интересной работе человек самоактуализирует способности, реализует свой психологический потенциал.
Список литературы
Гражданский кодекс Российской Федерации
Закон РФ от 27 ноября 1992 года N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской федерации»
Менеджмент: под общей редакцией проф. М.П. Переверзева, Москва ИНФРА-М 2007.
Шубенкова Е.В. Особенности корпоративной культуры в условиях тотального менеджмента качества // Управление персоналом. 2004. №3. С.51-55.
Сафронов Н.А. «Экономика организации (предприятия)": учебник для высших учебных заведений – Москва: Экономист, 2003г. -251с.