Детализированное описание организационной структуры компании

Министерство Российской Федерации по связи и информатизации

Поволжская государственная академия телекоммуникаций и информатики

ДЕТАЛИЗИРОВАННОЕ ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ КОМПАНИИ -

Агентство маркетинговых коммуникаций «MTG».

Выполнила

студентка группы ИЭ-62

Васильева Юлия.

Проверила

Кордонская И. Б.

Самара- 2009

Оглавление

Организационная структура компании

Выбор компании

Определение цели функционировании компании

Структура компании АМК «MTG»

Описание каждого отдела ООО «MTG».Определение типа организационной структуры

Описание уровней управления компании

Описание основных целей и задач высшего уровня правления ООО «MTG

Описание основных целей и задач среднего уровня правления ООО «MTG»

Описание основных целей и задач нижнего (оперативного) уровня правления ООО «MTG»

Организационная структура по уровням управления

Определение задач координирования

Определение глобальных задач координирования

Определение исполнителей ролей «координатора и кормчего»

Сбор данных об используемых программных продуктах

Описание используемых АРМ, программ, сетей

Список используемых источников

Организационная структура компании

1.1. Выбор компании

Агентство маркетинговых коммуникаций «MTG» работает на рекламном рынке с 2003 года и специализируется на оказании полного спектра BTL-услуг в Поволжском регионе. Эта компания располагает всеми необходимыми ресурсами и партнёрскими связями для полноценной организации федеральных и региональных BTL-программ в любом регионе России.

Индустрия BTL-услуг в последнее время развивается быстрыми темпами. Известно, что более половины покупателей принимают решение о совершении покупки непосредственно в месте продажи товара. Таким образом, возникает необходимость как-то побудить покупателя остановить выбор именно на нужном товаре. BTL (below the line) – мероприятия по стимулированию сбыта, прямо воздействующие на потребителя, в основном в местах совершения покупки. Другими словами, реклама информирует покупателя о товаре, PR (Public Relations) - создаёт лояльность к марке, а BTL (below the line) – акции позволяют повышать объём продаж за счёт прямого воздействия на конкретного покупателя.

1.2. Определение цели функционирования ООО «MTG»

Основные цели, включающие широкий спектр BTL-мероприятий, предоставляемых компанией «MTG», состоит из:

I ) Sales promotion – стимулирование сбыта. Под этим термином понимается сфера мероприятий, направленных на ускорение товарооборота за счёт создания благоприятных для покупки условий. Самые известные из них: лотереи, льготные купоны, скидки, викторины и дегустации. Стимулирование сбыта является связующим звеном между рекламой и связями с общественностью, возбуждая в покупателе желание, проверить прямо сейчас на собственном опыте сведения о репутации компании и информацию о товаре и продукте.

Sales promotion включает в себя:

Consumer-promotion – акции по повышению продаж и стимулированию сбыта – комплекс мероприятий, направленных на стимулирование приобретения товаров/услуг среди потенциальных потребителей.

Trade promotion – стимулирование торговой сети комплекса мероприятий, направленный на стимулирование сбытовой сети.

Merchandising – это комплекс мер по продвижению товара через точки конечного потребления. Основная задача мерчандайзинга – привлечение внимания покупателя к продукту или бренду непосредственно в point of sales (P.O.S.) – точках конечного приобретения.

Event marketing – событийный маркетинг – персональные события бренда или компании, которые используются как массированная рекламная компания по продвижению.

II ) Marketing Research – комплекс мероприятий, предполагающих сбор, регистрацию и анализ информации с целью облегчения процесса принятия ответственных управленческих решений.

Census (перепись) – это фиксация всех торговых точек города, торгующих интересующей заказчика продукцией, по заданным характеристикам (например, название и тип улицы, номер дома, расположение и тип торговой точки, название её вывески, название и тип юридического лица, примерная площадь торговой точки, количество касс, обслуживающих торговую точку, беглый внутренний осмотр на наличие в торговой точке интересующей продукции).

Retail audit (аудит розничной торговли) – это фиксация и полное описание всего ассортимента интересующей заказчика продукции, представленной во всех торговых точках, торгующих данной продукцией в городе и попавших в выборку, определяемую заказчиком, по заданным параметрам (например, категория, подкатегория товара, производитель, бренд, наименование, тип упаковки, объём упаковки, вкус, цена, основные и дополнительные точки продаж, количество фейсингов и т.д.).

Мониторинг – основа любой контрольной системы. Это процесс наблюдения за происходящим и сравнения с заданным стандартом (оценка). Коммуникация, которая ведёт к изменению наблюдаемого поведения, не является непосредственной частью мониторинга, но её не следует игнорировать.

Экспресс-диагностика – это предварительная оценка регионов по заданным параметрам Заказчика, выполняемая в максимально сжатые сроки.

Презентационный маркетинг – можно охарактеризовать как наиболее эффективное средство маркетинговых коммуникаций. Преимущества по сравнению с другими средства коммуникаций: высокая избирательность, высокое качество контакта с целевым потребителем, оперативная обратная связь.

III ) PR services – это в первую очередь имиджевый инструмент, который не только формирует общественное мнение, используя СМИ и так называемых «opinion leaders», но и работает на маркетинговые задачи, синергетически усиливая другие коммуникации бренда.

IV ) P.O.S. – материалы - (P.O.S.M.) – от англ. point of sales (место продажи) - рекламные носители, которые используются в точках продаж, тем самым стимулируя спрос у потребителя.

Агентство маркетинговых коммуникаций «MTG» предлагает свои услуги в производстве печатной и рекламной продукции (полиграфия, сувениры, промо-одежда и прочее).

Преимущества компании «MTG»:

- богатый опыт работы с крупнейшими российскими и западными компаниями;

- профессиональная подготовка персонала;

- жёсткая система контроля качества услуг;

- компания предлагает конкурентоспособные цены и гибкую систему скидок;

- оперативное и конструктивное решение возникающих вопросов;

- точное соблюдение сроков исполнения проекта;

- надёжные партнёрские связи с Администрациями года и области;

- опыт организации и проведения уникальных мероприятий.

Структура компании АМК «MTG».

На приведённой схеме изображена организационная структура компании Агентство маркетинговых коммуникаций «MTG».

1.4 Описание каждого отдела ООО «MTG». Определение типа организационной структуры

Генеральный директор

Генеральный директор контролирует работу коммерческого директора, арт-директора, проверяет правильность заполненных ими отчётов.

Коммерческий директор.

Коммерческий директор осуществляет перспективное управление деятельностью и персоналом компании. Коммерческий директор назначается или освобождается от своей должности приказом Генерального директора. Коммерческому директору подчиняются все сотрудники агентства, согласно утверждённой организационной и штатной структуре ООО «MTG».В своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативными актами и документами, настоящей должностной инструкцией, положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения, утверждёнными в установленном порядке, а также приказами (указаниями) и распоряжениями Генерального директора.

В функциональные обязанности входят:

1. Организация и координация деятельности отдела:

Общее руководство отделом продаж;

Участие в выработке и проведении кадровой политики для реализации целей и задач отдела;

Непосредственное руководство работой сотрудников отдела продаж (планирование, организация, управление, контроль работы);

Оказание методической помощи, обучение сотрудников подразделения методам и формам работы с клиентами;

Делегирование сотрудниками отдела продаж функций, обеспечивающих повышение эффективности работы отдела;

Ведение коммерческих переговоров с ключевыми клиентами, представляя интересы Фирмы;

Участие в разрешении конфликтных ситуаций в отделе.

2. Планирование и аналитическая работа:

Стратегическое планирование развития отдела продаж;

Ассортиментное и финансовое планирование в соответствии с установленным регламентом;

Анализ статистических данных продаж Фирмы;

Анализ информации о позиционировании конкурентов, об изменении рыночной ситуации на рынке г. Самара и регионов;

Предоставление отчётов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела продаж;

Разработка и внедрение методов и форм работы отдела продаж;

Участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью отдела продаж.

3. Обеспечение продаж:

Участие в разработке мероприятий по мотивации сотрудников отдела продаж;

Ведение планово-отчётной и рабочей документации.

4. Контрольная:

Контроль выполнения договорных обязательств и условий работы с клиентами Фирмы;

Контроль соблюдения правильности оформления и заключения договоров сотрудниками отдела;

Контроль выполнения запланированных качественных и количественных показателей работы отдела продаж;

Контроль уровня дебиторской задолженности клиентов отдела продаж;

Контроль качества и своевременности выполнения приказов и распоряжений руководства Фирмы сотрудниками отдела продаж;

Контроль уровня профессиональных знаний сотрудников отдела продаж;

Контроль сохранности вверенных материальных ценностей и коммерческой информации сотрудниками отдела;

Выполнения сотрудниками технологии процесса продаж, требований Правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, регламентов, приказов и распоряжений по Фирме.

Арт-директор.

Контролирует работу отдела дизайнеров, проверяют правильность заполненных отчётов.

Отдел дизайнеров.

В задачи отдела дизайнеров входит совместно с Заказчиком разработать дизайн заказа, его оформление и различные дополнения.

Бухгалтер.

Важнейшими задачами современной практики управления бухгалтера являются выработка и исполнение решений, направленных на достижение финансово-экономической устойчивости и эффективности функционирования организации. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчётности – руководителям, учредителям, участниками и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчётности. Обеспечение информацией необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчётности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью. Предотвращение и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения её финансовой устойчивости.

Менеджер по персоналу.

К данному разделу следует отнести внештатный персонал, целью которого является персонал необходимой квалификации в нужном количестве и в нужное время.

Технический специалист.

В задачи технического специалиста входит контроль за техническим обеспечением, которое включает компьютеры, устройства сбора, накопления, обработки, передачи и выбора информации, оргтехнику, линии связи.

Начальник отдела исполнения.

За начальником отдела исполнения закреплены такие функции, как своевременное и качественное исполнение проектов, контроль, предоставление своевременного и качественного отчёта (в том числе и фотоотчёта) Заказчику. Также начальник должен подробно планировать этапы предстоящей акции; производить подготовку к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контролировать проведение акции; заполнять промежуточную отчётность по проходящей акции; заполнять финальную отчётность по акции.

Отдел исполнения.

Включает менеджеров проекта, супервайзеров и промоутеров. Менеджер проекта должен своевременно качественно проводить акции в рамках бюджета с результатами, удовлетворяющими требованиям заказчика. Для этого он должен: подробно планировать этапы предстоящей акции; произвести подготовку к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контролировать проведение акции; составлять правильный отчёт для Заказчика в поставленные сроки; экономить бюджетные средства.

Начальник отдела по работе с клиентами.

- осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность;

- разрабатывает совместно с руководителем отдела продаж методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам4

- непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путём размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями);

- прогнозирует совместно с руководителем отдела продаж деловую надёжность потенциальных клиентов. Их финансовую и материальную обеспеченность;

- организует и проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями, уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное конкретному клиенту;

- встречается с клиентами, убеждает клиентов в выгодности предложения, предлагает на обсуждение и согласование проекты договоров, принимает участие в работе над согласованием разногласий, заключает договоры от имени организации;

- предлагает клиентам пути решения не согласованных при переговорах вопросов и вопросов, возникших после совершения юридически значимых действий;

- поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам;

- разрабатывает совместно с руководителем отдела продаж схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными клиентами (предложения особых условий договоров, систем скидок и индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств);

- обеспечивает соблюдение интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия;

- налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к услугам), устанавливает причины неудовлетворённости клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей;

- формирует клиентскую базу, своевременно вносит в неё изменения;

- изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами.

Отдел по работе с клиентами.

В этот раздел входят менеджеры по работе с клиентами, т.е. штатный персонал, целью которого является:

- своевременное закрытие вакантных должностей;

- оформление кадровой документации;

- оформление медицинского и пенсионного страхования.

Супервайзер.

Главной задачей супервайзеров является организация и контроль исполнения промоакций. Сюда относится: подробное планирование этапов предстоящей акции; подготовка к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контроль за проведением акции; составление отчёта для менеджера проекта; рациональный расход бюджетных средств; получение брифа от менеджера проекта: о рекламном продукте, требованиях заказчика, технологий проведения акций, адресной программы, рекламных материалах, оборудования; планирование маршрута движения при проверке торговой точки.

Промоутер.

Основными задачами промоутеров являются поддержка продаж в VIP рознице ключевых городов РФ; информирование максимального количества потребителей о новинке; увеличение продаж всей линейки продукции; увеличение лояльности потребителей к рекламируемой торговой марки и компании в целом.

Тип организационной структуры АМК «MTG» - линейно-функциональная (смешанная), т.к. решения, подготовленные функциональными подразделениями (финансовые, плановые. технические) рассматриваются и утверждаются линейным руководителем (генеральный директор), который передаёт их подчинённым подразделениям – начальникам отделов.

2. Описание уровней управления компании

Уровни управления компанией.

В процессе управления компанией приходится принимать следующие решения:

- стратегические;

- тактические;

- оперативные.

Но для определения уровней управления компанией необходимо определить систему управления компанией.

Система управления – это совокупность нормативно-распорядительных документов и организационных мероприятий, направленных на постановку целей, организацию исполнения задач, контроль за результатами и вознаграждение (мотивация

Стратегическое целеполагание – ежегодные отчётно-установочные совещания.

Тактическое целеполагание - ежеквартальные отчётно-установочные совещания.

Исполнительное целеполагание – еженедельные совещания.

Организация исполнения – нормативные документы по основной деятельности, которые описывают общие принципы работы ((презентации менеджера исполнения, супервайзера и т.д.), планы работ, графики Гантта, различные отчётные формы.

Контроль – обсуждение итогов акции (разбор полётов), утверждение KPI по каждой акции.

Мотивация – система поощрения и наказания.

В соответствии с классификацией задач управленческий аппарат имеет следующую структуру (трёхуровневую иерархию):

- высший уровень;

- средний уровень:

- нижний (оперативный) уровень.

2.1. Описание основных целей и задач высшего уровня управления ООО «MTG»

К высшему уровню управлению следует отнести Генерального Директора, Коммерческого директора, Арт-Директора, Бухгалтера, т.к. основная их задача – стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления. На высшем уровне происходит выработка управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. Функции выполняются на основе анализа рыка. Конкуренции, конъюнктуры, альтернативных стратегий на случай угрожающих тенденций в сфере интересов экономической системы. Таким образом, руководители определяют: цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, долгосрочные планы и стратегии их выполнения.

2.2. Описание основных целей и задач среднего уровня управления ООО «MTG»

К среднему уровню относятся: Менеджер по персоналу, начальник отдела исполнения, Начальник отдела по работе с клиентами; в г. Тольятти – руководитель филиала/менеджер по работе с клиентами – т.к. основная их задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности. Должности на этом уровне обеспечивают решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на нижнем уровне. Большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

2.3. Описание основных целей и задач нижнего (оперативного) уровня управления ООО «MTG»

К нижнему, оперативному, уровню относятся: Технический специалист, Менеджеры по работе с клиентами, Менеджеры проектов, Супервайзеры, Промоутеры, Отдел дизайнеров. Основная их задача – оперативное реагирование на изменение ситуации. Этот уровень обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия упрвленческих решений. Этот уровень называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. Здесь большой объём занимают учётные задачи. Основная задача состоит в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью детализации.

На каждом уровне выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление (функции). Типичные функции:

- планирование;

- учёт;

- анализ и регулирование.

Планирование. Здесь реализуются цели правления. Планирование на высшем уровне качается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется не более короткий срок, при этом план высшего уровня детализируется. Оперативное управление предполагает самодетальную проработку плана.

Учёт. – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. На оперативном уровне чёт значителен. На высшем урвоне учёт отсутствует, но на его основе выполняется анализ результатов производства и регулирование его кодом.

Анализ и регулирование. – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений, выходящие за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей, исправление создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую территорию.

2.4. Организационная структура по уровням управления

Уровень управления	Наименование подразделения	Планирование	Учёт	Анализ и регулирование
Высший	Генеральный Директор, Коммерческий Директор, Арт-Директор, Бухгалтер.	Значительное	Отсутствует	Значительное
Средний	Менеджер по персоналу, Начальник отдела исполнения, Начальник отдела по работе с клиентами, Руководитель филиала в г. Тольятти/менеджер по работе с клиентами	Умеренное	Значительное	Умеренное
Нижний (Оперативный)	Технический специалист, Менеджер по работе с клиентами, Отдел дизайнеров, Менеджер проектов, Супервайзеры, Промоутеры.	Незначительное	Значительное	Отсутствует

3. Определение задач координирования

3.1. Определение глобальных задач координирования

Глобальные задачи:

- формирует клиентскую базу, своевременно вносит в неё изменения;

- изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами.

С помощью задач координирования АМК «MTG» достигает три главные цели6

1. Гарантированный сбыт. Вне зависимости от сезона, колебания рынка и форс-мажорных обстоятельств компания должна обеспечить объём продаж.

2. Независимость от кадров. Если самого важного сотрудника нельзя изъять из бизнеса без ущерба продаж, это свидетельствует о непрофессионализме подразделения.

3. Увеличение сбыта. Если «MTG» ставит задачи увеличить продажи на 30% за полгода, то сейлз-менеджеры должны её выполнить. Чтобы двигать дело вперёд необходимы амбициозные цели.

3.2. Определение исполнителей ролей «координатора и кормчего»

Роль кормчего играет – Бухгалтер, потому что он учитывает некоторые действия вышестоящих органов управления вплоть до Директора, которые влияют на поведение потребителя. Для того, чтобы эффективно управлять всей системой в целом необходимо поставить перед всеми элементами соответствующие задачи. Они должны определить и реализовать оптимальное значение по отношению к глобальной функции качества.

При решении задачи координирования используется принцип согласования взаимодействий, который выступает как принцип развязывания взаимодействий. Решающим элементом высшего уровня является координатор. В компании «MTG» координатором является Генеральный Директор. Он выбирает координирующие параметры таким образом, чтобы сбалансировать отдельные взаимодействия. При этом Генеральный директор учитывает оптимальные значения координирования, которые выбраны кормчим – Бухгалтером. Для оптимального функционирования системы в целом необходимо согласование работы координатора и кормчего. Координирующими параметрами являются цены на продукты и товары. Прибыль Бухгалтера – разница между получаемой общественной выгодой и стоимостью производства. Всё это максимизируется в общей функции качества системы в целом, с позиций сбалансированной экономики.

4. Сбор данных об используемых программных продуктах

4.1. Описание используемых АРМ, программ, сетей

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовывать работу конечных пользователей в некоторой предметной области. По мере создания АРМ, обеспечивающих работу различных специалистов предприятия Ии организации в автоматизированном режиме, они объединяются в единую систему – локальную вычислительную сеть (ЛВС).

Объединение компьютеров в единую сеть даёт большие возможности, не сравнимые с простой передачей файлов из одного компьютера в другой. Кроме передачи файлов локальные сети позволяют организовывать совместное использование дорогостоящей аппаратуры, а также распределённую обработку данных на нескольких компьютерах. Это даёт значительную экономию денежных средств.

Анализ существующих на предприятии продуктов облегчает процесс создания новых и модернизации старых автоматизированных экономических информационных систем.

АМК «MTG» использует различные программы. Рассмотрим некоторые из них.

Архиваторы Rar, WinZip, WinRar. Архивирование файлов используется для высвобождения места а диске, либо для переноса больших объёмов информации с одного ПК на другой с помощью носителя, т.к. файлы, хранящиеся в архивах, имеют значительно меньший размер, чем исходные данные. Информация, находящаяся в архивированных файлах не может быть подвержена изменению: для редактирования такие файлы должны быть извлечены из архива – разархивированы.

Текстовый редактор Microsoft Word ориентирован для работы с чисто текстовыми файлами: тексты программ, написанные на различных языках, файлы настройки.

MS Word – это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов.

MS Word позволяет применять: различные шрифты, вставлять в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, проверку орфографии.

Табличный процессор Microsoft Excel имеет следующие возможности:

возможность мгновенного пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда;

построение диаграмм различных типов и их форматирование;

составление статистических сводок;

прогнозирование, планирование и распределение ресурсов;

выполнение технических и научных расчётов.

Современные информационные системы характеризуются огромными объёмами хранимых данных, их сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования пользователей.

СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания БД, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них информации. Наиболее известной СУБД является Access.

Также используется графические редакторы, такие как Point, CorelDraw, Adobe Photoshop и другие, которые позволяют редактировать изображения: изменять размер, вырезать отдельные фрагменты, рисовать, дополнять автофигурами и т.д.

Список используемых источников

Кордонская И.Б. Курс лекций по «Теории экономических нформационных систем».

Методическая разработка по выполнению контрольной работы по дисциплине «Теория экономических информационных систем». Составитель Кордонская И. Б.

Тимербулатов А. В. «Windows XP для начинающих» - Издательство «ДМК», Москва, 2003.