Стратегічна складова інформаційних технологій в менеджменті

Вступ

До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки й інформатики поняття «інформація» трактували як відомості, які передаються усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних засобів. Тепер, зберігаючи первинний зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для всіх наук), яке охоплює обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом (наприклад, ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

Інформація (лат. informatio — роз'яснення) — відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.

Згідно з технологічним підходом це поняття визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об'єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття «статистична ймовірність» трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений, основоположник кібернетики Норберт Вінер (1894—1964) стверджував, що інформація — це визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до людських відчуттів.

Згідно із Законом України «Про інформацію» інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

Стратегічна складова інформаційних технологій в менеджменті

Становлення і розвиток СППР стало можливим завдяки досягненням сучасних комп'ютерних технологій протягом 80—90-х років XX ст. Найбільш відчутним є вплив таких досягнень у сфері комп'ютерних технологій.

Інтенсивний розвиток набувають комп'ютерні технології автоматичного інтелектуального аналізу даних КВВ — виявлення знань у БД. Автоматичне оброблення й аналіз даних стають невід'ємною складовою електронних сховищ даних. Вони мають назву "здобуття даних і знань" можуть вбудовуватися в структуру СППР. З використанням підтримки цих засобів ОПР шукає рішення на основі аналізу відомих даних, що описують поведінку об'єкта (підприємства, клієнта, конкурента, товару і т.д.), а також прийнятих у минулому рішень та їхніх результатів.

Методи аналізу даних, що використовуються, перебувають на межі економіки, математики та комп'ютерних технологій. Найвідомішими з них є:

предметно-орієнтовані аналітичні методи (виявлення трендів, методи фрактальної математики, спектрального аналізу та ін.);

методи побудови моделей на основі нейронних мереж;

методи міркувань на основі аналогічних і випадків СВК;

статистичні методи (кореляційний, факторний, лінійний регресійний аналіз);

дерева рішень;

генетичні алгоритми;

методи нелінійного регресійного аналізу.

Аналітики підприємств повинні не тільки аналізувати дані для вироблення раціональних рішень, а й відбирати початковий матеріал для проведення аналізу.

Більшість підприємств відчуває надлишок непотрібних і суперечливих даних, які складно впорядкувати, а також використовувати у процесі прийняття рішень. Процеси прийняття рішень мають тенденцію до децентралізації та розподіляються від вищого керівництва до всіх службовців і менеджерів підприємства. Внаслідок цього інформаційні задачі виявляються неадекватними новим механізмам прийняття рішень, тобто потребам конкретних менеджерів та службовців. У відповідь на це ІТ пропонують інструментарій, що іменується як сховище даних (це сховище, або склад даних, є БД, яка містить заздалегідь оброблені початкові дані, що мають структуру специфічного вигляду — типу "зірка" або "пластівці"). Сховища включають дані, оптимізовані спеціально для додатків, які підтримують аналітичне оброблення інформації та прийняття рішень [3, с. 237].

Усе ширше застосовуються аналітичні системи на основі багатовимірних СУБД. Це системи, в яких дані організовано не у вигляді плоских таблиць (як в реляційних системах), а у вигляді впорядкованих багатовимірних масивів — гіперкубів (і полікубів). Багатовимірний підхід на основі СУБД дає змогу розв'язувати задачі, що потребують синтезу, аналізу та консолідації багатоагрегованих і стабільних у часі даних. Інструментарій багатовимірних СУБД ефективно використовується не тільки як самостійний продукт, а й як аналітичний засіб для сховищ даних.

У структури СППР включаються додатки оперативного аналітичного оброблення інформації ОІАР з використанням таких функцій, як прогнозування, складання бюджету та планування, аналізу продажу, підвищення ефективності маркетингу і прибутковості та ін.

Великі підприємства і корпорації все більше залежать від цілісності ІТ. Результати досліджень, проведені компанією Cotuso для 200 підприємств США, Канади та Великобританії із середнім річним оборотом 2,5 млрд дол., показали, що "індекс уразливості" підприємства склав у середньому 74 бали (60 балів — для локальних мереж і 43 бали — для обчислювальних центрів, причому 0 означає найменшу уразливість, а 100 — повну). Так, за відсутності програми відновлення ІТ після їх зруйнування тривалість порушення нормальної діяльності підприємства становить 10 год., а за наявності такої програми — 6 год.

Фахівцями компанії Intel зроблено висновок, що світовий ринок навчання фахівців протягом 1998—2002 рр. щорічно зростатиме на 11,2%. Це зумовлено необхідністю навчання і перенавчання фахівців з ІТ та їх залучення до роботи в бізнесі [2, с. 221].

Управлінську інформацію фіксують на паперових та машинних носіях. Машинні носії називають дисками, вони бувають жорсткі, вмонтовані в ПК і м'які (дискети, компакт-диски). До машинних належать різноманітні магнітні стрічки, на яких можна фіксувати аудіальну, візуальну чи аудіовізуальну інформацію.

Управлінська інформація піддається низці операцій: передавання, перетворення, оброблення, зберігання, оцінювання, використання, а в деяких випадках і знищення.

Передавання інформації — переміщування її каналом зв'язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інформації — проходження її найкоротшим шляхом із мінімальними затратами часу та праці. Зворотні переміщення неможливі або обмежені, що вимагає відповідного розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

Перетворення інформації — аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовка нової (вторинної) інформації з метою надання зручної для використання форми.

Оброблення інформації — сукупність дій, які змінюють вид або характер подання інформації.

Зберігання інформації — передавання її у часі шляхом забезпечення незмінності станів матеріального носія інформації. Для скорочення часу на пошук інформації, що зберігається, її систематизують.

Оцінювання інформації — визначення якісних і кількісних характеристик інформації для вирішення питання щодо її необхідності і доцільності використання.

Використання інформації — прийняття управлінських рішень, здійснення певних дій, до яких вона спонукає.

Знищення інформації — її видалення з пам'яті комп'ютера або фізичне знищення матеріальних носіїв.

Усі ці операції в комплексі дають змогу ефективно використовувати інформацію в процесі менеджменту.

Операції, пов'язані з обробленням інформації, здійснюються в процесі функціонування систем інформаційного забезпечення менеджменту (СІЗМ).

Системи інформаційного забезпечення менеджменту (СІЗМ) — сукупність елементів забезпечення менеджменту, які дають змогу організувати своєчасне надходження необхідної кількості інформації відповідної якості на всі рівні й ланки менеджменту.

Елементами СІЗМ є сукупність ланок накопичення інформації, каналів її циркулювання, технічних засобів збирання, оброблення, зберігання, а також її носіїв.

Тривалий час основна роль у технологічному процесі інформаційного забезпечення управління належала людині — управлінському працівнику з відносно обмеженими потенційними можливостями, який діяв у межах системи інформаційного забезпечення управління на основі ручного оброблення даних. Наступним кроком розвитку СІЗМ було створення систем комплексного механізованого оброблення даних. Технічною основою таких систем були настільні ЕЦОМ (електронні цифрові обчислювальні машини) та спеціалізовані технічні засоби оброблення окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини).

Нині управління ґрунтується на інтегрованих системах інформаційного забезпечення менеджменту (ІСІЗМ). Основою ІСІЗМ є такі методологічні передумови:

функціонування ІСІЗМ передбачає відокремлення творчих процесів розроблення управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпечення, централізацію їх виконання у спеціальному підрозділі менеджменту;

організація ІСІЗМ вимагає введення науково обґрунтованої технології створення інформаційного забезпечення управління соціально-економічними та технологічними процесами в організаціях.

Найважливішими відмінностями ІСІЗМ від інших інформаційних систем є:

організація єдиного потоку даних між суб'єктом і об'єктом управління;

побудова єдиної централізованої бази умовно-постійних даних, яка обслуговує усі підрозділи менеджменту;

розроблення та впровадження чіткого технологічного процесу реалізації процедур перетворення та зберігання даних, формування проміжних документів;

реалізація технологічного процесу оброблення даних спеціалізованим управлінським підрозділом;

концентрація творчих операцій щодо здійснення аналітичних робіт та прийняття рішень у лінійних та функціональних підрозділах керуючої підсистеми.

Оволодіння змістом та порядком організації систем інформаційного забезпечення менеджменту сприяє ефективності процесів управління, дає змогу вдосконалити технологію розроблення управлінських рішень, раціонально витрачати кошти на підтримання функціонування організацій загалом.

Цикл розвитку інформаційних систем включає декілька етапів, які здійснюються в більшості середніх і великих інформаційних систем. Як правило, розвиток систем ведеться командою проектувальників, яка складається з менеджерів-користувачів, системних аналітиків, програмістів, іншого технічного персоналу, потрібного для успішного розвитку проекту.

Хоча існує декілька різних версій життєвого циклу і використовувана термінологія може відрізнятися, є три основні стадії розвитку: визначення, фізичний дизайн (розробка) і виконання.

Стадія визначення має на меті оцінити запропоновану ідею, визначити системні параметри. Це стадія має велику значимість, оскільки допущені в процесі підрахунків помилки, які не були виявлені вчасно, можуть коштувати від 50 до 100 разів більше, ніж їх виявлення і виправлення на стадії визначення.

Стадія розробки передбачає процес від прийняття проекту до реальної його розробки. Стадія включає розвиток деталей системи, розробку необхідних програм, планування і виконання. В кінці цього циклу система існує фізично.

Стадія операційного виконання включає оцінку ефективності системи і її підвищення.

Оцінка підходу "життєвого циклу" має свої переваги, такі як фокусування зусиль на стадії розробки (визначення) на необхідних функціях і виходах системи. Цей підхід як загальний курс головних зусиль забезпечує серію етапів розвитку систем, передбачає втручання на стадії визначення потенційних користувачів. Проте є і свої недоліки. Цикл вимагає великих затрат, особливо тому, що потрібно багато часу на дослідження різних аспектів системи. Користувачі часто не розуміють функцій і виходів системи, технічних аспектів комп'ютерів. Недолік полягає і в тому, що після завершення стадії визначення важко вносити зміни в початковий цикл [1, с. 190].

Але підхід життєвого циклу є найкращою альтернативою тоді, коли проекти дуже громіздкі, а вимоги досить структуровані, тобто параметри можуть бути визначені на першій стадії проекту.

В Україні у законодавчому порядку видано нормативні акти, що регулюють інформаційні процеси у суспільстві: Закони України "Про інформацію" (1992 р.), "Про захист інформації в автоматизованих системах" (1994 р.), "Про інформаційні агентства" (1995 р.) та ін.

Нині в Україні створюється інформаційно-консультаційні служби у кожній галузі народного господарства, як складові частини національної інформаційної системи країни. Її основою буде мережа зональних інформаційно-консультаційних центрів, районних інформаційно-консультаційних пунктів і абонентських пунктів спеціального призначення (пункти користувачів).

Економічна комп'ютерна система (ЕКОС) для управління створена в колективному підприємстві "КОНТО" м. Миколаєва. Вона призначена для автоматизації функцій обліку в системі управління середнім і великим багатопрофільним промисловим підприємством.

Програмний комплекс ЕКОС забезпечує повну автоматизацію операцій введення облікових даних у місцях їх виникнення, їх обробку для одержання усіх регламентованих зведених, накопичуваних, порівняльних і звітних документів, що створює усі необхідні умови для удосконалення системи управління. У міру зміни організаційної структури підприємства і перерозподілу посадових обов'язків автоматизовані інформаційні операції "переставляються" з одного робочого місця на інше.

Впровадження ЕКОС дає можливість здійснити максимальну автоматизацію усіх робочих місць, де виникає облікова інформація; повну інтеграцію усіх видів обліку: оперативного, бухгалтерського і статистичного, фінансового і управлінського; перехід до юридичне допустимої безпаперової технології управління; функціонування систем інформування управлінського персоналу обліковими даними в режимі реального часу; багаторівневий захист інформації, що зберігається від некваліфікованого і несанкціонованого доступу; можливість постійного удосконалення системи управління виробництвом [4, с. 84].

Система ЕКОС має модульну ієрархічну структуру. Її програмний комплекс включає шість функціональних компонентів — підсистем автоматизації ("засоби праці", "продукція підприємства", "фінанси", "праця", "предмети праці", "результати діяльності") і один базовий загальносистемний компонент — КОНТО МОНІТОР, який по суті являє собою технологію управління обчислювальним процесом і включає принципи, правила, а також програмне забезпечення, що автоматизує виконання цих правил.

Кожна підсистема автоматизує переробку облікової інформації сукупності господарських процесів відповідно до свого функціонального призначення. Так, підсистема "Результати діяльності" забезпечує автоматизацію: формування собівартості вироблюваної продукції підприємства. Формування усієї звітності (бухгалтерської, статистичної); формування усіх регламентованих бухгалтерських регістрів; формування даних для всестороннього економічного аналізу діяльності підприємства.

Склад робіт по впровадженню ЕКОС включає: 1) розробку організаційної структури підприємства для впровадження систем автоматизації; 2) розробку специфікації обладнання для створення сітки; 3) придбання обладнання відповідно до специфікації; 4) монтаж стенда для навчання персоналу підприємства — замовника для роботи в умовах функціонування системи автоматизації; 5) монтаж ліній комунікацій на території підприємства у відповідності із структурою сітки; 6) навчання персоналу для роботи в умовах системи автоматизації; 7) установка робочих станцій у службових приміщеннях у відповідності із прийнятою структурою сітки; 8) експлуатація системи автоматизації і здійснення авторського нагляду на протязі одного року [1, с. 191].

На черзі автоматизація процесів, що відбувається в офісах і на кожному робочому місці. Спільне італо-російське підприємство "Інтерпроект" (м. Москва) випускає оргтехнічний комплекс "Електронний кабінет". Він призначений для автоматизації рутинних робіт, що виконує менеджер і включає: калькулятор, блокнот-щоденник, який дозволяє планувати робочий час і вести обліки невиконаних справ, телефонну книгу (із автодозвоном), картотеку, реєстр підприємств — партнерів, факс, друкарську машинку, рекламу підприємства. Вся інформація заноситься секретарем із свого робочого місця, тому менеджеру досить натиснути одну кнопку, щоб одержати необхідну справу, а мікрофони і вмонтовані динаміки дозволяють використати в роботі голосові повідомлення.

Ключовою ланкою інтегрованої комп'ютерної інформаційної системи стає створення автоматизованих робочих місць (АРМ) керівників та спеціалістів будь-якого ієрархічного рівня.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) — робочий простір, оснащений окремими технічними засобами автоматизації і допоміжним обладнанням, де здійснюється професійна діяльність оператора або спеціаліста.

До складу АРМ входять: засоби відображення інформації індивідуального користування (блоки відображення дисплеїв, табло, мнемосхеми і. т.п.), а також панелі і засоби сигналізації, засоби управління (пульти, різні клавіатури та ін. пристосування); засоби зв'язку (пульти зв'язку, телефонні і телеграфні апарати і ін.); засоби розмноження інформації (принтери, друкарські машинки ін.); стіл оператора з конструктивними елементами або приставками для розміщення окремих технічних засобів; крісло оператора з допоміжним обладнанням (засоби оргтехніки, світильники і т. ін.).

В склад обладнання АРМ входять також засоби логічної обробки інформації, а в АРМ, що побудоване на базі персональних ЕОМ, додаткові засоби пам'яті на касетах, гнучких дисках і ін.

За функціональним призначенням виділяють такі основні типи АРМ: оперативного управління, інформаційно-довідкові, введення інформації, функціонально-технічного контролю, комбіновані, управління об'єктами, що рухаються [5, с. 170].

АРМ керівника, наприклад, виконує такі основні функції (перша черга): облік і оцінка кадрів; розрахунок основних показників господарської діяльності; аналіз виробництва по галузях; підготовка оперативної інформації по періодах виконуваних робіт; аналіз соціального розвитку колективу і одержання рекомендації з удосконалення соціальної інфраструктури; автоматизація діловодства; користування довідковим матеріалом по господарській діяльності.

Очікується, що в двадцять першому столітті наступить суцільна комп'ютеризація і суперінформаційна технологія.

Революційним кроком у розвитку комп'ютерних систем стало створення обладнання, що одержало назву магнітооптичних накопичувачів (або скорочено МО-накопичувачів). Це обладнання одержано в результаті об'єднання в одному записуючому обладнанні лазера і магнітної головки. Одержане обладнання стало прямим конкурентом жорстких магнітних дисків або вінчестерів, що є складовими компонентами кожного нинішнього комп'ютера. Дискова пам'ять комп'ютера, обладнаного магнітооптичними накопичувачами, стає необмеженою, оскільки в МО-накопичувачах використовуються змінні диски, які вставляються в МО-накопичувач так же просто, як звичайні дискети у відповідний накопичувач.

Вчені багатьох країн світу працюють над тим, щоб випускати комп'ютерну продукцію, яка б "розмовляла однією мовою", і розробляють стандарти, які при їх впровадженні приведуть до сумісності будь-яких комп'ютерів.

Висновки

Становлення і розвиток СППР стало можливим завдяки досягненням сучасних комп'ютерних технологій протягом 80-90-х років XX ст. Найбільш відчутним є вплив таких досягнень у сфері комп'ютерних технологій. Інтенсивний розвиток набувають комп'ютерні технології автоматичного інтелектуального аналізу даних КВВ — виявлення знань у БД. Автоматичне оброблення й аналіз даних стають невід'ємною складовою електронних сховищ даних. Аналітики підприємств повинні не тільки аналізувати дані для вироблення раціональних рішень, а й відбирати початковий матеріал для проведення аналізу.

Список використаних джерел

Бебик В.М. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблік рилейшнз. — К.: МАУП, 2005. — 440 с.

Глівенко С.В., Лапін Є.В., Павленко О.О., Лебідь В.М., Слабко С. С. Інформаційні системи в менеджменті. — Суми: ТОВ "ВДТ "Університетська книга", 2005. — 408с

Каранфілов М.С. Інформаційні системи в державному менеджменті. — К.: КНЕУ, 2005. — 455 с.

Мінаєв Ю.М., Бочарников В.П., Філімонова О.Ю., Гузій М.М. Інформаційні системи в менеджменті. — К.: Видавництво Європейського університету, 2004. — 191 с.

Щербаков П.А., Ульянченко О.В. Інформаційні системи в менеджменті. — Х.: Гриф, 2004. — 336 с.