Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций (на примере Мэрии г. Новосибирска)

Введение

Тема моей курсовой работы звучит как “Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций”. Эта тема является очень актуальной в настоящее время, поскольку в любой организации деятельность персонала определяется различными регламентами, наиболее распространенными из которых являются как раз должностные инструкции. И далеко не всегда они составлены в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих. При поступлении на работу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией, разработанной для него кадровой службой или руководителем структурного подразделения (подписанной руководителем структурного подразделения и утвержденной руководителем организации), на основании которой будет заключаться трудовой договор. Но, к сожалению, далеко не каждый знаком с правилами составления данного нормативно-правового акта и требованиями, предъявляемыми к оформлению. Кроме того, в последнее время в связи с введением нового Трудового Кодекса некоторые руководители предлагают подчиненным самостоятельно написать на себя должностную инструкцию. В этом случае человеку уже действительно необходимо обладать определенными знаниями в этой области. И я как будущий работник, который тоже непременно столкнется с такой проблемой, хотела бы разобраться с этой темой.

Итак, цель моей курсовой работы: научиться составлять должностные инструкции.

Задачами будут являться:

    Изучение теоретических основ темы (определение понятия “регламент”, виды регламентов, понятия должностной инструкции, изучение общих подходов к разработке должностных инструкций).

    Анализ должностных инструкций с точки зрения правильности их составления.

В качестве объекта исследования я возьму должностные инструкции сотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественных отношений мэрии г. Новосибирска, где мне довелось проходить практику. А предметом моего исследования соответственно будет являться содержание этих документов, форма составления. Среди методов, с помощью которых я собираюсь проводить исследование, я выделю:

    Наблюдение (в плане изучения нормативных требований к составлению должностных инструкций и изучения самих должностных инструкций)

    Сравнение (сопоставление фактической формы и нормативов; выводы)

Глава 1

Теоретические основы темы

1.Понятие и виды регламентов

Эффективному управлению предприятием, фирмой и т. п., тесному взаимодействию всех подразделений и служб, исключению дублирования в работе способствует разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность, четко определяющих функции, права, обязанности каждого подразделения, а также отдельных исполнителей с учетом специфических особенностей их деятельности.

Т.о. понятие “регламент” означает совокупность правил, определяющих порядок деятельности предприятия, организации. Без регламентов любая хорошо организованная и построенная система управления превратится в анархию. К числу таких документов относятся положения о структурных подразделениях, об отделах и службах предприятия, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, штатное расписание и должностные инструкции работников, согласно которым определяются место, роль подразделений в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность исполнителей за выполняемую работу.

Поскольку я должна научиться составлять должностные инструкции, то остановлюсь подробно именно на этом виде документов, регламентирующих деятельность персонала.

2. Должностные инструкции

2.1. Общая характеристика должностной инструкции

Главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного.

Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления.

Должностная инструкция   - документ,  регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.  Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются они также руководителями структурных подразделений.  При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается . Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.  Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров,  второй у руководителя подразделения,  третий у работника.  Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении.  Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации.  Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том,  чем данная работа отличается от всех других работ.  Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.  Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/ или его корректировки.  Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию,  которая необходима в процессе управления персоналом.

Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных инструкций является формализация задач и функций сотрудника, но формализм - признак плохо написанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы (полностью или с адаптацией к конкретной компании) с имеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этом содержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическим должностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано "на бумаге", не соответствует тому, как это выполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкций сформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.

Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.

Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

      Значение должностных инструкций

Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку.

Во-первых,  должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того,  каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда,  представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия,  организацию,  критерии оценки его труда.

Во-вторых,  должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника,  принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении,  перемещении,  увольнении,  зачислении в резерв руководящих кадров,  направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих,  должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме,  оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых,  должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых,  анализ должностных инструкций (обязанностей,  полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры,  планирования мероприятий по повышению производительности труда.

2.3 Основные требования к составлению должностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения.  Обязанности работников должны вытекать из основных задач,  решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.

 Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций.  Должностная инструкция должна быть написана простым,  понятным языком.  Все пункты должны быть максимально конкретными.  Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения,  дату,  подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность,  место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит,  кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам.
Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата",  б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.

При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.

Основные требования к форме должностной инструкции

В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:

1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.

    Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

Разделы должностной инструкции

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

1.Содержание раздела “Общие положения”

Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.

В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела “требования к квалификации” квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации. При этом учитываются:

    степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;

    ответственность за принимаемые решения;

    отношение к работе;

    эффективность и качество труда;

    профессиональные знания;

    опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;

    другие факторы.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пункт разрабатывается на основании раздела “должен знать” квалификационных характеристик должностей служащих.

5. Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.

6. Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный пункт может быть включен в раздел “Должностные обязанности”.

7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

Пункты 3, 5 – 7 разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

3 Содержание раздела “Описание должности”

3.1. Обязанности

В этом разделе указывают должностные обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела “должностные обязанности” квалификационных характеристик по должностям служащих.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и в отдельном разделе должностной инструкции с одноименным наименованием. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

 

3.2.Права

В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.

Конструкция раздела “Права” в наиболее общем виде может быть следующей:

Служащий вправе:

    Знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.

    Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).

    Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

    Вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.

    Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.

    Запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

    Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    Требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

В данной статье может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

1. Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

2. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3. Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

Например:

Главный бухгалтер организации вправе:

1.

2.

...

3. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Однако не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации можно обобщить в отдельный раздел “Взаимоотношения”.

Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:

Начальник отдела документационного обеспечения в процессе работы взаимодействует:

1. Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления необходимых руководству материалов.

2. С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. С отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.

4. С отделом материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

5. ...

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений определен Положениями об отделах, службах, и дублирование в должностных инструкциях не обязательно – достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его взаимоотношения с подразделениями и отдельными специалистами.

 

3.3.Ответственность

Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Например:

Главный бухгалтер несет ответственность за:

1. ...

2. ...

3. Несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах предприятия.

4. Нарушение сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Как правило, такое подробное регламентирование ответственности сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ “О бухгалтерском учете”, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.

Представляется, что разработка юристами организации специальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности служащего и ознакомление его с ними под расписку, является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.

 3. Ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция

Указывается наименование, номер и дата принятия документа.

Например (по должностной инструкции главного бухгалтера):

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1—41.

 4. Подпись руководителя структурного подразделения

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения.

В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями – их руководителями.

В состав реквизита “Подпись” входят:

    наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

    личная подпись;

    расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник кадровой службы Личная Ф.А. Карпов

 5. Согласование

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись Т.Ф. Макаров

18.10.99

Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько угодно пунктов. Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.

Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в организации целесообразно разработать схему по нижеприведенному образцу:

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

Должностные инструкции составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").

2.4. Юридическая сила должностной инструкции

На юридическую силу влияют три группы реквизитов.  

    Первая группа называется "Реквизиты бланка". Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: "Утверждаю", "Должностная инструкция" – писать необходимо на бланках. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее. 

    Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".
     

    Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

2.5. Внесение изменений в текст должностной инструкции

В целом инструкция может действовать годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д.

Некоторые кадровики обновляют должностные инструкции, например, если сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность.

Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

Глава 2.

Анализ должностных инструкций

Итак, в практической части своей курсовой работы я должна проанализировать должностные инструкции, а именно должностные инструкции сотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественных отношений мэрии г. Новосибирска, в котором я проходила практику. Для анализа я взяла три должностные инструкции: должностные инструкции двух главных специалистов и должностную инструкцию техника отдела.

Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля

Первый раздел как по нормативной структуре, так и в моей инструкции называется “Общие положения”. Его содержание также соответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности; Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующие деятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности). Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное квалификационное категорирование.

Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников. Но по этому поводу не могу сказать ничего определенного (все они отражены или не все), поскольку у меня нет на руках должностных инструкций всех сотрудников отдела. Единственное, хочу сказать по поводу последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.

Следующий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетом является то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, в то время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме. Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимо перестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось с инфинитива.

Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целом соответствует требованиям, только вместо указания соответствующих форм ответственности за определенные нарушения здесь даны ссылки на законы, что в принципе допустимо.

В большинстве источников четвертый раздел является последним. Но на лекциях говорилось, что существует еще раздел “Требования объективной квалификации”, который в случае четырех разделов должен был быть освещен в Общих положениях.

В моей должностной инструкции имеется еще 5-й и 6-й разделы “Профессиональные знания” (что является одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и “Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общих положениях). Здесь же они выделены в отдельные разделы, но тем не менее освещены.

По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но в моей должностной инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ также не хватает расшифровки подписи и даты.

Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).

Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля

Раздел “Общие положения” должностной инструкции второго главного специалиста идентичен должностной инструкции первого главного специалиста (за исключением второго пункта, где перечислено меньшее количество объектов взаимодействия, чем в первом случае), поэтому останавливаться на анализе первого раздела не буду.

Следующий раздел “Должностные обязанности” соответствует структуре. От первой инструкции отличается набор обязанностей, поскольку это все-таки другой человек. А в целом замечания для раздела такие же, как и в первом случае.

Раздел “Права” тоже практически идентичен соответствующему разделу первой должностной инструкции, только менее объемный (в нем на 1 пункт меньше). Комментарии и рекомендации аналогичны первому случаю.

Раздел “Ответственность” абсолютно совпадает с первой инструкцией, поэтому останавливаться на нем не буду.

Пятый раздел называется “Профессиональные знания”, но в данной должностной инструкции название почему-то не напечатано. Возможно это издержки ксерокопирования. Этот раздел также как и последний (“Квалификационные требования”) полностью идентичен первому документу. Поэтому замечания аналогичны.

Как и в первом случае почему-то нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию. Гриф СОГЛАСОВАНИЯ выполнен не верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. А в реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ вообще подпись не стоит. Как работник руководствуется данным документом – не понятно.

Гриф УТВЕРЖДАЮ оформлен верно, но не хватает даты.

Анализ должностной инструкции техника отдела организационно-кадровой работы и контроля

Первый раздел как по нормативной структуре, так и в данной инструкции называется “Общие положения”. Его содержание соответствует требованиям, т.е. в нем отражены все необходимые пункты. Минусом по структуре является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. И замечания по содержанию: почему-то в пункте “Назначение должности” имеется фраза “В своей работе взаимодействует с муниципальными служащими департамента”. На мой взгляд, ее нужно поместить в пункт “Структура подчинения и взаимодействия”. Абсолютно мне не понятна фраза из 3-го пункта: “…и нормативно-правовых актов муниципалитета в интересах населения города, соблюдение и защиту прав и законных интересов горожан”. Как выделенное курсивом относится к Нормативным документам, регламентирующим деятельность, неизвестно. Вероятно, это оборванная фраза, скопированная откуда-то, у которой просто отсутствует начало.

Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. По содержанию нет никаких замечаний, кроме опять же последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.

Следующий раздел “Права” соответствует нормативной структуре. Также правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей.

Раздел “Ответственность” соответствует требованиям, и отличается от предыдущих инструкций по сути только набором источников, в которых предусмотрена ответственность. В остальном он совпадает с предыдущими документами, поэтому повторяться не буду. Все замечания описаны в анализе соответствующего раздела первой инструкции.

Пятый раздел называется “Профессиональные знания”. Комментарии по этому поводу были даны в анализе первой инструкции. Он хотя и несколько отличается от соответствующих разделов первых двух инструкций набором документов, которые необходимо знать работнику, но в целом по структуре такой же. Промахом тут является то, что в пункте 5.1. уже упоминался Устав г. Новосибирска, а в пункте 5.2. он повторяется.

Последний шестой раздел, судя по его содержанию и по предыдущим должностным инструкциям, должен называться “Квалификационные требования”, а его здесь назвали так же как пятый раздел - “Профессиональные знания”. Но это вероятно просто опечатка.

Содержание же этого раздела вообще представляет собой какое-то несогласованное предложение, о точном смысле которого остается только догадываться: “Среднее профессиональное образование по специальности образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу”.

По поводу трех подписей, требуемых в конце документа – опять нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ полностью отсутствует подпись.

Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).

Заключение

Подводя итог, нужно сказать, что раньше в большинстве организаций должностные обязанности между сотрудниками были распределены в рабочем порядке, но не закреплены формально. В настоящее же время по новому трудовому законодательству у каждого работника должна быть своя должностная инструкция. Значение должностных инструкций заключается в том, что они:

    определяют статус руководителя и сотрудника;

    закрепляют иерархическую подчиненность каждого конкретного сотрудника;

    определяют диапазоны ответственности сотрудников фирмы;

    определяют распределение полномочий внутри структуры;

    определяют порядок согласования, подписания и утверждения исполнительской документации;

    определяют горизонтальные взаимодействия руководителей и сотрудников;

    определяют требования к персоналу фирмы, органа;

    определяют качественные и количественные критерии наступления ответственности сотрудников;

    оптимизируют и стандартизируют процессы, проходящие в организации;

    дисциплинируют сотрудников

Помимо всего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы компании, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении => каждый человек понимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа. Если компания хочет расстаться с нерадивым сотрудником, который систематически не выполняет свои служебные обязанности, вовремя подписанная должностная инструкция может существенно облегчить этот процесс.

Преимущества должностной инструкции для руководителя заключаются в следующем:

    она помогает отобрать подходящих сотрудников;

    она дает возможность руководителю и его сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого вида работы;

    она показывает каждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.

Неформализованное же распределение задач и функций, полномочий и ответственности является одним из наиболее распространенных недостатков системы управления. В частности из-за отсутствия четкого распределения полномочий и ответственности могут возникать ситуации, когда выполнение некоторых функций дублируется, а за выполнение некоторых важных функций никто не отвечает.

Итак, в своей курсовой работе я раскрыла тему “Регламентация деятельности персонала” на примере должностных инструкций. Осветив теоретический аспект темы и показав общую картину требований к составлению данного вида регламентов, я выполнила первую задачу своего исследования, поставленную в начале работы. Вторую задачу я выполнила, проанализировав должностные инструкции трех работников мэрии г. Новосибирска, с точки зрения правильности их составления.

Т.о. получив достаточно полное представление о подходе к составлению должностных инструкций и применив это на практике, я думаю, что выполнила цель своей курсовой работы и научилась составлять должностные инструкции.

Я уверена, что опыт данной курсовой работы поможет и пригодиться мне в будущем, когда я буду устраиваться на работу, и может быть, когда-нибудь буду сама как руководитель составлять должностные инструкции для своих подчиненных.

Список литературы

          Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина.–2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2002.

          Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А.И. Турчинова. – М.: Изд-во РАГС, 2002.

          Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом – СПб: Издательство “Питер”, 2000.

          Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2001.

          Управление персоналом: Хрестоматия / Сост. Т.Г.Абрамова, И.М.Войтик – Новосибирск: СибАГС, 2003.